but 1. personnes visées 2. définition 3. politique de

OBJET :
PROCÉDURE POUR EFFECTUER UNE DEMANDE D’ACHAT À
L'EXTÉRIEUR
DESTINATAIRE :
Toutes les unités administratives et tous les chercheurs
o
PROCÉDURE N
90 522-01
Émise le :
Révisée le :
ÉMISE PAR : Direction des ressources financières et des partenariats économiques
APPROUVÉE PAR :
Directeur de la DRFPE
Date :
BUT
Le but de cette procédure est d’aider le demandeur à bien remplir sa demande d’achat pour s’assurer qu’elle
soit prise en charge avec toute l'information nécessaire. Cette procédure découle de la Politique
d’approvisionnement portant le n° 90 522 qui détermine plus précisément la responsabilité des usagers du
Service des approvisionnements qui font des demandes d’achats.
1.
PERSONNES VISÉES
Tous les employés et les chercheurs qui sont autorisés à préparer des demandes d’achat ainsi que les
chefs de services qui les autorisent.
2.
DÉFINITION
La demande d’achat est le document qui contient tous les éléments pour identifier le produit, le service
payeur et les informations requises afin que le Service des approvisionnements puisse acheter le bon
produit, au meilleur prix et aux meilleures conditions. Elle indique également le lieu de livraison, le
signataire autorisé, la nature de la dépense et tous les autres renseignements nécessaires.
3.
POLITIQUE DE RÉFÉRENCE
Cette procédure découle de la Politique d’approvisionnement portant le n° 90 522 et de la politique
Signatures autorisées portant le n° 70 010 .
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L'EXTÉRIEUR
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PROCÉDURE N
90 522-01
RESPONSABILITÉS
Le demandeur est responsable de préparer sa demande d’achat sur papier ou électronique.
Le supérieur immédiat est responsable d'approuver cette demande et au besoin de justifier tout
dépassement de volume ou de valeur estimé.
Le Service des approvisionnements est responsable du traitement de cette demande dans les meilleurs
délais.
L’acheteur est le seul intervenant désigné au CHUM pour contacter les fournisseurs et engager une
dépense auprès de ceux-ci au nom de l’établissement. L’acheteur négocie le prix et les conditions de
livraison et de paiement.
5.
PROCÉDURE
1. Une demande d’achat doit être préparée par le demandeur qui inscrit : son nom, son numéro de
téléphone, le numéro de porte de livraison, le numéro de sous-service (payeur), la nature de la
dépense (imputation), la description du produit, le numéro de catalogue, la quantité requise, et le
nom du fournisseur suggéré (si disponible). Une estimation du prix doit être effectuée afin de
définir si la signature autorisée encadre la demande d’une valeur « x ». Tout changement de la
quantité ou de la valeur estimée doit être appuyée par une nouvelle demande d’achat qui explique le
dépassement de la demande initiale et l’autorise (en conformité avec les normes de contrôles
internes).
2. La demande d’achat doit également comporter une signature autorisée selon la Politique
d'approvisionnement. Le demandeur expédie ensuite sa demande à l’acheteur (le demandeur est
souvent un contact important pour toute information additionnelle requises pour le suivi ou la
substitution). Ne pas oublier d'ajouter une note au produit ou à l’acheteur pour mentionner toute
instruction spécifique, s'il y a lieu. L’utilisateur ou l’acheteur recommande la création d’une fiche par
produit dans la base de données du progiciel GRM (la fréquence de la demande, la valeur du produit
ou de l'article ou la pertinence de la commande sont des critères qui justifient la création de cette
fiche à la base de données).
3. L’acheteur valide la demande d’achat et s’assure de la présence de toutes les informations
indiquées antérieurement. Sinon il retournera la demande d’achat pour qu’elle soit complétée.
Aucune demande d’achat incomplète ne sera prise en charge.
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4. L’acheteur procède à une demande de prix pour tout produit non préalablement négocié dans un
délai de un à cinq jours pour un achat de 0 $ à 5 000 $, selon la complexité de l'achat. Pour un achat
de 5 000 $ à 25 000 $, le procédé d’approvisionnement consiste à établir une demande de prix
auprès de trois fournisseurs, avec production d'une documentation écrite pour le dossier. Un achat
d’une valeur monétaire de 25 000 $ doit faire l’objet d’un appel d’offres qui occasionne des délais
variables. Le demandeur est donc responsable de la planification de sa demande en tenant
compte de ces délais.
5. L’acheteur valide la date de livraison du fournisseur et inscrit dans le document tout autre
renseignement pertinent : le prix net, le format, les délais de livraison, la personne ressource chez le
fournisseur.
6. La demande d’achat est inscrite dans le système informatique afin de générer un bon de commande
qui lie contractuellement le CHUM au fournisseur retenu. Le bon de commande fournit les
renseignements de base : le nom du fournisseur, le numéro de bon de commande associé, le
numéro de catalogue, le prix et les taxes.
7. La commande en attente peut être relancée à la demande d’un utilisateur.
8. Une fois la marchandise livrée par le fournisseur, le Service d’entreposage et réception accuse
réception de la marchandise et génère une dépense dans le grand livre afin qu'elle se retrouve dans
les documents financiers du service concerné. Une dépense est engagée (engagement financier)
dans le système informatique lorsque le bon de commande est confirmé auprès du fournisseur.
9. Toutes les marchandises doivent être livrées au quai de réception afin d’assurer un contrôle
de quantité.
10. Tous les achats hors du Canada sont assujettis aux différents règlements existants. Il est toujours
préférable de s’assurer que le fournisseur n'a aucun distributeur canadien avant de faire une
commande auprès d’un fournisseur hors du Canada, ou mieux, de trouver une équivalence
acceptable disponible auprès d’un fournisseur canadien. Une description détaillée du produit est
requise afin de mieux déterminer la nature du produit et la classification douanière. Voir la
Procédure pour les achats hors du Canada portant le n n° 90 522-03.
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AIDES-MÉMOIRES DISPONIBLES DANS L'INTRANET
Possibilité de consulter les aides mémoires disponibles dans l'intranet - sous les directions Ressources financières et des partenariat économiques, onglet GRM :(3) Aides-mémoire pour vous
aider :
a)
Préparer une réquisition (Gestion des réquisitions directement dans l’application GRM,
simple comme 123).
b)
Consulter une réquisition (Consultation des réquisitions directement dans l’application
GRM : simple comme 1211 – conseiller pour les usagers qui préparent un gros volume de
réquisitions).
c)
Consulter le tableau de bord (Tableau de bord des requérants directement dans
l’application GRM, simple comme 1213– Le tableau de bord des requérants, un outil à
consulter à tous les jours).
Si vous n'avez pas accès à un des modules, vous pouvez contacter le Service des approvisionnements.
Nous vous invitons à consulter également la Procédure pour les achats hors du Canada portant le n° 90
522-03 ainsi que la Procédure pour le retour d’un produit à un fournisseur portant le n° 90 522-04.
APPLICATION
La présente procédure entre en vigueur le jour de son approbation par le directeur de la Direction des
ressources financières et des partenariats économiques, soit le 6 septembre 2007.
Centre hospitalier de l’Université de Montréal
DRFPE - Services des approvisionnemens/db (2007-06-11)
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