Procès verbal - Science Students` Association

The fifth meeting of the executive ’15-’16 of the Science Students’ Association of the
University of Ottawa - MINUTES
Date: Friday, July 3rd, 2015
Location: GNN 080
Start Time: 6PM
Attendance
Esther Eruysal
Vincent Nguyen
Grace Ediae
Michael West
Kijoo Kim
Alexandre Wong (skype call)
Sorush Rokui
André Costisella
Phil Angel
Pawrnaa Perinpanayagam (absent)
Alick Wang
Rae Woodhouse
Elsa Mirzaei (absent)
Kate Klarer (absent)
Meeting starts at 6:14PM
1. Opening of the meeting
-Seconded by Esther
2. Motion to adopt agenda
-Seconded by Rae
3. Approving last meeting's minutes
-Seconded by Andre
4. Exec Updates & Action Items
4.1 Senator
-n/a
4.2 Senior Advisor
-n/a
4.3 Internal
-couch is in, help set up before Sucker Run
- we have the 2003 receipt and the domain (back end is controlled by uottawa, front is by
goDaddy) for the website
-redirect our old website to our new one
4.4 External
-OSSA, rgistration is open June 26-July 20th
-Mohawk for accommodations
-conference is August 14-16
-session on Ontario Science games
-social event is 19+
-115$/person, MacMaster Science Society
-Speaker Series: contact Degrasse Tyson in July
-clubs committee had a meeting to not have competitive club and it's better to go through
grants
-club forms to be updated
4.5 Academic
-Czajkowski, Turcotte, Rashmi are in for Academic Symposium
-Scholastic Events whenisgood
4.6 Social
-football game is difficult to get tickets (wants to go against it)
-difficulty in scheduling it in
-mandatory tissue signing at TBTN
-Monday Funday organized by the Fed Bodies or go to a bar and have a bar night
L-Arts Social:MMVD into Monday Funday, in the same 90u parking lot for Carnival and then
having MMVD there
-go ahead for bar night and have Walk and Talk then
-hoping for 2/3 of 101ers for Courtyard Dance (IPPSSA, DSA, CSA are fully in)
-question period is a relaxed time if you need help for class on Wednesday
-3 to 4 bars (Mardi Gras, Bistro, Maison) for the block party, each big fed body is stationed and
guides patrol
-Thursday: social media and open doors
-DMS is booked for Classy Night
-assure better bus patrol for Camp Fortune
L-ALT event is Glow Up
-guide training will be available after September1
-specific ways to wear the exec bandana
4.7 Bilingualism
-Translated:
-Website blurb
-Shine Things
-Minutes
-Agenda
-Still working on the website (slow but coming)
-picked up mail
-checked phone messages
4.8 Promotions
-changed the logo
-changing the constitution about the tumblr and new things
-Moldovan: to meet this weekend and give a July deadline for a promo video
-geofilter to be submitted
4.9 Finance
-budget is on the website
-101 week budget with Sorsh and MRT
-we do get charged for banking fee (item per month...1.25$)
-we have to keep financial records for 6 years plus the current year
4.10 Philanthropic
-515.37$ June profits
-July e-mail with events
-sell Kanye after party tickets and needs our help
-work with econ to do a bowling night (have a place booked loking into getting bus ticket
donations)
-paid for by the faculty (furniture and paint ) 10 000$ for office
-renovations to start within one or two weeks
4.11 Summer Logistics
-mouse traps are still in room
-guide band email went out and it is being cancelled
-ATM conversation: all contracts with banks end this summer so they're renegotiation things
and we can see if MRN is a good location for one
4.12 Full Year Logistics
-dealing with situations (stones, wheels)
-washed the lab coats
4.13 Volunteer Coordinator
-communicate about guide training
4.14 President
-CEMC: log your hours
-keep waivers for 4 years
-SFUO president is out for personal reasons and Taylor is hosting the next PRT
5. Social Media
-delete the tumblr account, save the blog name but deactivate it
6. Finalizing Geofilter
-submitting it this weekend
7. Newsletter
-found an old newsletter
-maybe one newsletter once a month
-Alick says it will require more planning but it is something to think about
-new layout to replace the infoscience e-mails
8. Merch 2015-2016
-idea is to get rid of everything we have
-custom order sweater every fall and a second custom order for the winter as well
-Rae wants feedback as to what we want in terms of merch
-Grace suggests varsity jackets
-Rae will ask about different options
-in need of a restock of underwear
9. Ad Hoc Office Renovation
-a little committee
-Rae, Grace, Phil
10. Shinerama Coordinator Resignation
-Maddie resigned, we wish her the best of luck
-Alick agrees to not hire another coordinator
11. Student Engagement Surveys
-use data to use our services etc wisely
-Esther and Grace to look through surveys with Alick
12. First Aid Training
-going with Imroze like last year
L-it is cheaper and covers the things we need to know
13. Exec Retreat Guests
-consensus: we will not be having outside guests this year
14. Next meeting
-2 weeks
15. Varia
-n/a
16. Motion to end meeting
-Seconded by Esther
Meeting ends meeting at 7:51PM
La quatrième rencontre de l'exécutif de ’15-’16 de l’Association des étudiant(e)s en science
de l’université d’Ottawa -PROCÈS VERBAL
Date: le vendredi 3 juillet 015
Lieu: GNN 080
Heure de départ: 18h00
Assiduité
Esther Eruysal
Vincent Nguyen
Grace Ediae
Michael West
Kijoo Kim
Alexandre Wong (appel Skype)
Sorush Rokui
André Costisella
Phil Angel
Pawrnaa Perinpanayagam (absente)
Alick Wang
Rae Woodhouse
Elsa Mirzaei (absente)
Kate Klarer (absent)
Réunion débute à 18h14
1. Ouverture de la réunion
-Appuyée par Esther
2. Motion d'adopter d'agenda
-Appuyée par Rae
3. Approbation du procès verbal de la réunion précédente
-Appuyée par Andre
4. Mises à jour de l'exécutif et les tâches
4.1 Sénateur
-n/a
4.2 Conseillère principale
-n/a
4.3 Interne
-le divan est arrivé, aider à le monter avant la vente de sucette
-on a le recu de 2003 et le domaine (arrière est contrôlée par uottawa et l'avant est contrôlée
par GoDaddy) pour le site web
-l'ancien site web redirige vers le nouveau
4.4 Externe
-OSSA, enregistrement est ouvert le 26 juin au 20 juillet
-Mohawk pour le logement
-la conférence est le 14 au 16 août
-session des jeux de sciences de l'Ontario
-événement social est 19+
-115$/personne, Société de Science de MacMaster
-Série d'orateurs : contacter Degrasse Tyson en juillet
-comité de clubs a eu une rencontre et décidé de ne pas avoir un club compétitif et qu'il est
mieux d'aller par subventions
-formulaire de club à être mit à jour
4.5 Académique
-Czajkowski, Turcotte, Rashmi sont tous intéressés pour le symposium académique
-whenisgood pour le comité des événements scolastiques
4.6 Social
-les billets pour le jeu de football sont difficiles à obtenir (est contre l'idée)
-difficulté avec l'horaire
-écriture sur du tissu est obligatoire à TBTN
-Monday Funday est organisé entièrement par les corps fédéré ou on peut sortir à un bar
L-Social des Arts : MMVD avec Monday Funday, dans le même stationnement que le Carnaval
(90u) et avoir le MMVD là
-on va probablement avoir la soirée au bar et ensuite la Walk and Talk
-veut au moins 2/3 des 101ers pour la danse dans la cours ( (AÉÉIP, AÉDSA, AÉÉC sont un oui)
-période de question est un temps relax et si vous avez besoin de l'aide pour vos cours de
mercredi
-3 à 4 bars (Mardi Gras, Bistro et Maison) pour la fête du cartier, chaque grand corps fédéré est
stationné et les guides vont circuler)
-Jeudi : médias sociaux et portes-ouvertes
-DMS est réservé pour la soirée chic
-assure pour une meilleure circulation des autobus pour le Camp Fortune
L- événement alternatif est Glow Up
-Formation des guides est disponible après le 1e septembre
-manière spécifique de porter les bandeaux de l'exécutif
4.7 Bilinguisme
-Traduit:
-petite section du site web de la faculté
-choses de Shine
-Procès verbal
-Agenda
-Site Web, travail encore dessus (ça s'en vient)
-ramasser le courrier
-vérifier les messages téléphoniques
4.8 Promotions
-changé le logo
-change la constitution pour le tumblr et autres choses
-Moldovan : lui rencontre cette fin de semaine et lui donne une date limite pour la vidéo
promotionnelle
-géofiltre à être soumit
4.9 Finance
-budget est sur le site web
-budget de la Semaine 101 avec Sorush et TRM
-on se fait chargé un frais bancaire (item par mois...1.25$)
-il faut qu'on garde les records financiers pour 6 ans plus l'année actuelle
4.10 Philanthropique
-515.37$ profits pour juin
-courriel de juillet avec tous les événements
-vendre les billets de l'après-fête de Kanye et a besoin de notre aide
-travaille avec l'économie pour une soirée de quilles (a déjà une place cherche pour un don de
billets d'autobus)
-payé par la faculté (meubles et peinture) 10 000$ pour le bureau
-rénovations commence dans une ou deux semaines
4.11 Logistiques d'été
-pièges de souris sont encore dans l'entrepôt
-courriel du groupe musicale des guides a été envoyé et il se fait annulé
-conversation du bancomat : les contrats avec les banques se font renégocie cette été et donc on
va voir si MRN est un bon candidat
4.12 Logistiques annuelles
-essaie de régler des situations (roches, roues)
-a lavé les sarraus
4.13 Coorinatrice des bénévoles
-communiquer au sujet de vos formations de guides
4.14 Président
-CEMC: écriver vos heures
-garder les formulaires de consentement pour 4 ans
-le président de la FÉUO est partie pour des raisons personnelles et Taylor va mener la
prochaine TRP
5. Média Social
-éliminer le tumblr, garder le nom de blog mais le désactiver
6. Finalisation du géofiltre
-soumettre cette fin de semaine
7. Bulletin
-trouvé un vieux bulletin
-peut être avoir un bulletin à chaque mois
-Alick dit que c'est beaucoup de planification, mais quelque chose à explorer
-nouveau format pour remplacer le vieux des courriels d'infoscience
8. Marchandise 2015-2016
-l'idée est de se débarrasser de tout ce qu'on a déjà
-une commande de gilets personnalisés en automne et en hiver
-Rae veut notre opinion quant aux items de marchandise
-Grace suggère un blouson de l'université
-Rae va demander au sujet des différentes options
-en besoin d'un nouveau stocke de culotte
9. Comité Ad Hoc de rénovations
-un petit comité
-Rae, Grace, Phil
10. Résignation de la coordinatrice de Shinerama
-Maddie a résignée, on la souhaite la meilleure
-Alick est en accord de ne pas embaucher un(e) nouveau/elle coordinateur/trice
11. Enquête d'engagement étudiant
-utiliser les données pour améliorer nos services etc
-Esther et Grace vont regarder à travers les enquêtes avec Alick
12. Formation de premiers soins
-avec Imroze, comme l'année passée
L-est moins cher et couvre les sujets qu'on doit savoir
13. Invités à la retraire exécutive
-consensus:on ne va pas avoir des invités externes
14. Prochaine réunion
-2 semaine
15. Varia
-n/a
16. Motion pour terminer la réunion
-Appuyée par Esther
Réunion termine à 19h51