Cahier des charges caissier

Cahier des charges
Responsable financier
(Caissier)
Dernière mise à jour : 4 août 2014
Responsable de la bonne tenue des comptes du club
Rentrée des cotisations et rappels
Paiements des factures, salaires, etc.
Responsable financier du tournoi annuel
Mise à disposition des fonds de caisse pour les différentes manifestations
(Différents tournois, cantine salle Riveraine, soirées, etc...)
Elaboration d’une proposition de budget sur la base des informations délivrées
par le responsable technique
Présentation du bilan, de l’exercice, du budget et des éventuels autres éléments
financiers à l’assemblée générale
Responsable du rapport concernant le contrôle des comptes pour l’obtention du
subside Sport-Toto. Présentation de ce rapport au commissaire du Sport-Toto.
Demande pour la subvention à envoyer jusqu’au 28 février
S’assurer régulièrement de l’exactitude des relevés postaux et du liquide en
caisse
Récupérer les impôts anticipés à Berne
Commander et/ou réactiver les licences de joueurs après paiements des
cotisations auprès de la Fédération
Distribution des badges de la Fête des Vendanges après paiement des
cotisations
Tenir à jour la base données des membres, préparer les enveloppes pour les
envois groupés, etc.
Commande/réactivation des licences pour les joueurs
Ces diverses tâches sont à piloter par le caissier selon l’échéancier des pages
suivantes
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HBC Neuchâtel
Case postale 2455
2001 Neuchâtel
CPP 20-8112-5
[email protected]
www.handballneuchatel.ch
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Dernière mise à jour : 4 août 2014
Planning du caissier, tâches à accomplir dans l’ordre chronologique :
Date/Délai
20 mai
Du 20 mai au 15 juillet
Échéance fédération juillet
Mi-août
Début septembre
Tournoi
Fêtes des Vendanges
Tâches
Envoyer les cotisations (publipostage) aux
membres actifs de manière à ce qu’elles
soient payées pour fin juin (commande des
licences en conséquence). Voir avec les
autres responsables du Club si d’autres
informations peuvent être regroupées pour
1’envoi
Mettre à jour la liste des joueurs qui ont payé
leur cotisation pour la commande et/ou
réactivation des licences, ainsi que pour les
rappels.
Réactiver les cotisations des personnes ayant
payé. Envoi à la Fédération selon leur fichier.
Préparer les cotisations (publipostage) pour
les membres passifs et sports loisir à joindre
à l’envoi du programme du tournoi et à
l’éventuel bulletin d’ information du club.
Fournir les documents au comité du tournoi
pour expédition.
Préparer un fond de caisse pour le tournoi.
Environ 2’200.- (par exemple iOx5OE-,
30x20.-, 30x10.-, 3 petits rouleaux de 5.-, 2
rouleau de 2.-, 3 rouleaux de I.- et 3 rouleaux
de 0.50). Le transmettre au comité du tournoi
avec le cahier de quittances, la petite caisse,
le support pour la monnaie, le décompte des
paiements des équipes inscrites reçus sur le
CCP, le tampon du Club et une banane.
Récupérer la caisse à la fin du tournoi et faire
les comptes. Informer le comité du tournoi
sur l’état des comptes du tournoi jusqu’à
clôture.
Payer la part « badges » au FC Helvetia,
distribuer les badges aux juniors ayant payés
leurs cotisations (début septembre), vérifier
le résultat selon décompte du FC Helvetia.
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Début de la saison
Durant la saison
Janvier
Fin février
Sport-toto
Fin de la saison
Mi-avril
Fin avril
Assemblée générale
Préparer un fond de caisse pour la cantine de
la Riveraine. Environ l’ooo.- (par exemple
4x50.-, 20x20.-, 10x10.-, 1 rouleau de 5.- (à
125.-), 1 rouleau de 2.-, 1 rouleau de 1.-, 1
rouleau de 0.50). Le transmettre au
responsable de la cantine (ou entraîneur)
avec un cahier de quittance, l’ouvre bouteille
et liste des prix.
Récupérer quelques fois les quittances dans
la caisse de la cantine et voir s’il faut ajouter
du liquide.
Demander le remboursement de l’impôt
anticipé à l’aide du formulaire fournit avec le
dernier remboursement. Joindre les pièces
(justificatives (relevés bancaire et postaux).
Tous les 2 ans.
Ecrire une lettre de motivation à la
commission du Sport-Toto (service cantonal
des sports) pour faire une demande de
subvention. Joindre un bulletin de versement.
Dès son estimation, envoyer le budget pour
la saison suivante (dernier délai 28.02).
Courant mars, des papiers arrivent en retour
du Sport-Toto. Les remplir et les remettre
lors de l’entretien (convocation fournie, en
général début avril. durée environ 15
minutes)
Récupérer la caisse de la cantine
Payer les arbitres et les entraîneurs.
Préparer budget et liste cotisation à envoyer
avec la convocation à l’assemblée générale,
enveloppes d’envoi
Clôturer les comptes et les faire vérifier
avant 1’ assemblée générale par les
vérificateurs.
.
Prendre la liste de présence, les diplômes des
membres honoraires, un peu d’argent liquide.
Présenter les comptes et le budget. Trouver
un nouveau vérificateur suppléant.
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Sinon, toute l’année:
Contrôler et payer les factures.
Mettre à jour les comptes avant chaque comité afin de pouvoir faire un résumé
de l’état.
En cas de paiement de la cotisation par un nouveau joueur, commander la
licence auprès de la fédération (uniquement lorsque l’on a reçu la photo, copie
pièce d’identité, fiche d’inscription au club).
Mettre à jour la base de données et la transférer aux responsables (notamment
coach J&S). En tirer des listes d’adressages si besoin (bulletin d’information,
invitation, etc.)
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