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Médiévales des Bordes
23 & 24 septembre 2017
Dossier d’inscription
Charte des Médiévales des Bordes
Afin de participer aux Médiévales des Bordes les 23 et 24 septembre 2017, vous devrez préalablement
remplir la « fiche d’inscription» ci‐joint, avoir pris connaissance et accepté la présente charte.
Article 1 : GENERALITES
Dans le cadre de la première édition des « Médiévales des Bordes » (58) à l’initiative de l’Association « Les
Amis du Château des Bordes », une fête médiévale se déroulera les 23 et 24 septembre 2017 au château
des Bordes.
Les horaires pour l’accès au public sont 11 h à 20 h le samedi (suivi d’un banquet médiéval) et 10h30 à 18h le
dimanche.
Article 2 : PARTICIPATION
Les candidatures seront retenues après délibération du comité organisateur et à réception de l’ensemble
des documents demandés sur la fiche d’inscription.
Vous serez informé de l’acceptation de votre dossier par mail et un contrat d'engagement vous sera alors
envoyé.
L’inscription sera définitive à réception du contrat d’engagement signé.
Article 3 : ADMISSION ET ENGAGEMENTS
Le marché médiéval est ouvert aux professionnels des métiers, produits et disciplines du Moyen Âge ou
d’inspiration médiévale (artisans, commerçants, agriculteurs, producteurs, associations, artistes libres…).
L’association se réserve le droit d’accepter ou de refuser une candidature en raison des places disponibles, de l’intérêt
des produits proposés à la vente et de la qualité de la présentation de l’échoppe. En cas de refus, les chèques seront
immédiatement restitués.
Les organisateurs se réservent le droit d’exclure un exposant sans remboursement de caution ni des frais de place dans
le cas où les renseignements fournis ne correspondent pas à la présentation de l’échoppe lors de cette festivité.
Si la manifestation ne pouvait avoir lieu pour cas de force majeure, la responsabilité des organisateurs ne pourrait pas
être engagée.
L'exposant s'engage à respecter la législation du travail.
L’exposant ne devra présenter que les produits cités dans sa fiche d’inscription et validés par les
organisateurs. L’inscription est valable pour les deux jours du marché.
L’exposant s’engage à être costumé (et non pas déguisé) et à rester présent sur son échoppe.
L’exposant devra au préalable fournir des photographies de son échoppe (impératif pour l’acceptation du
dossier).
Afin d’éviter tout malentendu, les inscriptions et les conditions du marché médiéval sont régies par un
contrat d'engagement et un règlement dûment signés par les deux parties pour servir ce que de droit en
application de la présente charte.
Château des Bordes – Route de la Grande Vanne – 58 130 Urzy / www.chateaudesbordes.net
Pour les prestataires proposant des produits à la vente, le contrat devra être accompagné du règlement de
la somme demandée, ainsi que d’un chèque de caution de 60 €. Voir à l’article 4 pour les tarifs et les
modalités de règlement.
Le repas de midi n’est pas compris pour les exposants.
Article 4 : TARIFS
N
Pour les échoppes marchandes :
L’emplacement par défaut est de 3 mètres linéaires (ou moins) au tarif forfaitaire de 20€.
Le mètre supplémentaire est de 6 €, dans la limite de 12 mètres linéaires.
Un chèque de caution de 60 € à l’ordre de l’Association des amis du château des Bordes est également
demandé. Ce chèque sera restitué le dernier jour de la manifestation (cette caution évite les réservations
non respectées et les espaces vides au milieu des échoppes installées).
N
Pour les exposants ne proposant pas de produits à la vente :
L’emplacement pour installer leur échoppe jusqu’à 6 mètres linéaires est gratuit.
Le mètre supplémentaire coûte 6 € le mètre, dans la limite de 12 mètres linéaires.
La totalité du règlement doit parvenir aux organisateurs au plus tard le 15 juillet 2017. Les règlements par
chèque seront encaissés à réception du contrat d’engagement signé.
Article 5 : ÉCHOPPE ET EMPLACEMENT
L’exposant s’engage à apporter à son échoppe un caractère médiéval. Il pourra lui être demandé un
« certificat de bon montage » qui sera transmis à la commission de sécurité.
Les échoppes seront disposées selon le plan des organisateurs. Le marché sera situé dans le village XVIIe
jouxtant le château.
Le nombre de places est limité et les emplacements sont déterminés par le comité organisateur. Il
sera communiqué à l’artisan à son arrivée. L'artisan ne pourra donc pas en choisir un autre.
Les produits devront être présentés de façon esthétique et attractive. Toute structure moderne sera
entièrement cachée. Il faut donner envie aux visiteurs de revenir.
Il est interdit de sous louer ou de partager, même gratuitement, un emplacement.
En aucun cas, les étals ne pourront servir de dépôt, de passage ou rester inoccupés même partiellement.
Par défaut il n’y a pas de branchement électrique fourni. En cas de besoin, faire une demande préalable.
Article 6 : ANNULATION
L’exposant peut annuler son inscription jusqu’à 1 mois avant la manifestation. Dans ce cas
l’intégralité de la somme versée lui sera rendue. Au‐delà, sans remplacement de sa part par un exposant
du même type, l’ensemble de la somme sera encaissée, ainsi que le chèque de caution.
Article 7 : ASSURANCE ET RESPONSABLITE
L’exposant est à jour d’une assurance Responsabilité Civile Professionnelle et fera parvenir une
attestation avec son inscription.
Château des Bordes – Route de la Grande Vanne – 58 130 Urzy / www.chateaudesbordes.net
Les exposants devront être en mesure de communiquer leur identité et/ou de commerce ainsi que leur
attestation d’assurance à tout agent chargé d’en assurer la vérification.
L’échoppe et les marchandises sont sous l’entière responsabilité de l’exposant. En cas de vol ou de
sinistre la responsabilité de l'organisateur ne pourra être engagée. De même en cas de dommages causés à
des tiers. Les installations mises en place et le matériel utilisé devront être conformes aux normes de
sécurité en vigueur.
L’organisateur ne pourra être tenu responsable de la qualité des produites exposés et vendus.
Article 8 : INSTALLATION ET ORGANISATION GENERALE
L’installation aura impérativement lieu le vendredi 22 septembre jusqu’à 22 h, le 23 septembre de 6 h à
9h30.
Les véhicules pourront accéder à l’échoppe jusqu’à 9h30, puis devront rejoindre les zones de
stationnement prévues. Les échoppes non occupées à 9h30 seront considérées comme libres sans que
l’exposant puisse demander ni remboursement, ni indemnité.
Article 9 : CLOTURE ET NETTOYAGE
Les échoppes ne pourront être dégarnies avant 18h00 le dimanche soir, sauf autorisation expresse de
l’organisateur. Il n’est pas prévu de société de nettoyage, un sac de poubelle sera distribué par échoppe.
L’exposant devra laisser son emplacement propre. Les poubelles seront à déposer à l’endroit indiqué par
les organisateurs. Aucune détérioration de quelque nature que ce soit ne sera tolérée.
Article 10 : PUBLICITÉ
La publicité de l’événement est prise en charge par les organisateurs par voie d’affiches, de tracts, de presse
de mailing…etc. Des affiches, tracts et programmes pourront être remis aux demandeurs afin de
promouvoir l’animation sur simple demande. La distribution de tout prospectus, documents, objets ou
autres sera autorisée pour chaque exposant dans les limites de son échoppe.
Tout manquement à la présente charte pourra entraîner l’exclusion d’un exposant même lorsque ce dernier
est déjà installé.
Pour toute question, veuillez contacter l’Association des Amis du Château des Bordes : soit par mail à
l’adresse : [email protected], soit par téléphone au 06 25 97 24 32 auprès d’Edouard
Champion, secrétaire de l’association.
Château des Bordes – Route de la Grande Vanne – 58 130 Urzy / www.chateaudesbordes.net
Fiche d’inscription
Samedi 23 et dimanche 24 septembre 2017
Échoppe marchande
Artisan
Association
Campement
Autre…………..….…….................
SOCIETE/COMPAGNIE: ……………………………………………………………….………… ...............................
N° SIRET : ……………………………………………………………….…………………….…………………………
ACTIVITÉ : ……………………………………………………………………………………………….. ......................
NOM :……………………………..…….PRÉNOM : …….………….……………………...………….. .......................
ADRESSE : ……………………………………………………………………………………….………. .......................
CODE POSTAL : ……………………….
VILLE : ……………………………………………………….…..……..
TÉLÉPHONE : …………………..……...
TEL. PORTABLE : …………….…….…………..………..…. ................
EMAIL : ……………………………………………………………………………………….……….… ........................
Souhaite participer aux Médiévales des Bordes, les 23 et 24 septembre 2017.
Nombre de participants : ……………………
Produits proposés à la vente ?
OUI
NON (Si OUI, voir la charte du marché médiéval)
Description de l’échoppe (il est impératif de joindre des photos pour l’acceptation du dossier) :
………………………………………………………………………………………………….………. ............................
…………………………………………………………………………………………………….……. ............................
………………………………………………………………………………………………….………. .........................
Nombre de mètres linéaires souhaités (+ profondeur) ou dimensions de votre échoppe ou tente :
………………………………………………………………………………………………….………. .........................
Produits exposés, activité pratiquée, etc. :
………………………………………………………………………………………………….………. .........................
………………………………………………………………………………………………….………. ............................
…………………………………………………………………………………………………….……. ............................
………………………………………………………………………………………………….………. .........................
Branchement électrique souhaité :
OUI
NON
(Si OUI, voir la charte du marché médiéval)
Acceptez-vous que vos noms, photos et le lien vers votre site internet apparaissent sur le site du Château
des Bordes ?
OUI
NON
Château des Bordes – Route de la Grande Vanne – 58 130 Urzy / www.chateaudesbordes.net
À retourner signée dès que possible et au plus tard le 15 juillet 2017 accompagnée de :
N
N
N
N
N
N
la copie de la carte d’artisan ou extrait d’inscription au répertoire de la Chambre des Métiers, ou
extrait K bis pour les professionnels,
le numéro d’enregistrement à la maison des artistes, pour les artistes,
pour la vente de produits, vous devrez vous acquitter du montant de l’inscription (voir charte du
marché médiéval pour les tarifs et modalités de règlement). Toute réservation non accompagnée de
son règlement ne sera pas prise en compte,
un chèque de caution de 60 € à l’ordre de l’Association des amis du château des Bordes, qui sera
restitué le dernier jour de la manifestation (cette caution évite les réservations non respectées et les
espaces vides au milieu des échoppes installées),
des photos de l’échoppe et du costume porté,
une attestation d’assurance à jour,
à
Association des Amis du Château des Bordes
Edouard Champion
8 square du Dragon
Résidence Saint-Michel
78 150 Le Chesnay
ou scanné par email à : [email protected].
Après examen par la commission de la fête, le comité organisateur est seul habilité à retenir ou à ne pas
retenir les candidatures. À l'issue de cette délibération, le comité enverra un contrat d'engagement aux
participants retenus. L’inscription ne sera considérée comme définitive qu’après renvoi du contrat signé.
En cas de refus, la présente fiche et les pièces demandées vous seront retournées.
Fait à ………………………………………..
Le ……………..…………………………….
Nom et Signature
Château des Bordes – Route de la Grande Vanne – 58 130 Urzy / www.chateaudesbordes.net