Règles et procédures de reporting et de certification

Règles et procédures de reporting et de
certification
Lyon| 24 juin 2016
This program m e is co-f inanced by the European Regional Dev elopm ent Fund.
Circuit des documents et flux financiers
Commission européenne
Autorité de gestion/Autorité de paiement
5
Vérifie la validité des activités
rapportées et les dépenses associées.
6
Initialisation du paiement
FEDER (délai de 6 à 8
semaines après soumission
du rapport au JS)
Secretariat Conjoint
4
Compile le rapport et le transmet au
SC.
Chef de file
3 Certifie dépenses dans l‘e-ms
7
1
Rédige le rapport (éléments de
contenu + financier) dans l‘e-ms
2
Partenaire de projet
=
Contrôleur de premier niveau
Financement FEDER
Envoie les justificatifs de
dépenses (originaux)
Les deux types de rapports
Project status report (SR)
Project progress report (PR)
Principales réalisations (main
achievements)
Principaux réalisations (main
achievements)
Degré d’atteinte des objectifs
spécifiques
Degré d’atteinte des objectifs
spécifiques
Principaux outputs réalisés
Principaux outputs réalisés
Groupes cibles atteintes
Description des activités par WP
Principaux livrables
Justification des potentielles
déviations/changements par rapport au
plan (le cas échant)
Justification des potentielles
déviations/changements par rapport au
plan (le cas échant)
Tableaux financiers
Tableaux financiers
Certificats du contrôle de premier niveau Certificats du contrôle de premier niveau
3
La procédure de reporting
Type de rapport
Période de dépenses
concernée *
Soumission du chef de
file au secrétariat conjoint
Status report
Du 1er janvier au 30 juin
Septembre/octobre
Progress report
Du 1er juillet au 31 décembre
Mars/avril
*s’agit de la date de paiement et pas d’engagement.
Ex: dépenses engagées pour une réunion le 22 juin mais non-payées avant le 30
juin seront reportées sur la période suivante
Date précise de soumission fixée par secrétariat conjoint pour chaque projet.
Attention délai interne au projet: date de soumission des rapports par les
partenaires au chef de file bien en amont (temps pour compiler)
Respect des délais = obligation contractuelle.
En cas d’impossibilité d’intégrer des dépenses certifiées dans un rapport (situation
exceptionnelle qui doit être dûment justifiée), le partenaire reste obligé de soumettre
le rapport sur les activités réalisées pendant la période concernée.
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Documents ressources
Factsheet 4.7 « project reporting »
http://www.alpine-space.eu/project-management/project-implementationhandbook/4.7_factsheet_project-reporting.pdf
http://www.espacealpin.fr/nationals/fr/factsheets-manuel/4.7-productiondes-rapports-de-projets_v1-20160120.pdf (traduction de courtoisie)
Annexe 4.7 « technical guidance online reporting »
http://www.alpine-space.eu/project-management/project-implementationhandbook/technical-guidance_online-reporting.pdf
Factsheet 4.6 « project changes »
http://www.alpine-space.eu/project-management/project-implementationhandbook/4.6_factsheet_project-changes.pdf
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