Procédures de gestion financière - Institut de formation doctorale

Institut de formation doctorale
Procédures de gestion financière
Budget 2015
Afin de faciliter l’exécution budgétaire de l’exercice 2015, voici quelques rappels ou précisions concernant les
règles pour une bonne gestion financière des services de l’IFD en lien avec le Bureau Finances de l’IFD.
Devis
Le devis est une pièce maîtresse dans la phase précontractuelle d’un achat, il détermine les conditions de mise en
œuvre de l’achat. Il permet de formaliser officiellement le coût d’un produit et de récupérer des informations
fiables sur le fournisseur. Afin de faciliter vos achats, un devis doit systématiquement être demandé à vos
fournisseurs pour vos commandes.
Il est important de transmettre la version définitive de vos devis, de façon à ce que la future facture corresponde
exactement au montant du devis engagé. En effet, toute différente entraîne des retards dans le traitement de la
facture et des écarts dans votre suivi Oscar.
Pour toutes vos demandes d’achat se rattachant à un événement (journées d’école doctorale, conférence,
séminaire, etc.), merci de joindre systématiquement dans Oscar un programme de l’événement pour expliquer et
justifier la demande. Il est conseillé de grouper vos demandes concernant le même événement afin d’en faciliter le
traitement.
Enfin, si vous envisagez un achat sortant de l’ordinaire, n’hésitez pas à prendre contact au préalable avec le Bureau
Finances de l’IFD pour échanger sur la meilleure façon de procéder.
Fournisseurs
Quand un fournisseur n’est pas déjà référencé par l’UPMC dans SIFAC, le Bureau Finances de l’IFD vous en
informera. Il vous appartient alors :
 Soit de changer votre demande d’achat en faisant appel à un fournisseur déjà référencé par l’UPMC.
 Soit de fournir à la Comptabilité Tiers de la direction du budget et des finances (DBF)
([email protected]) de l’UPMC les informations et les pièces nécessaires pour une création de
fournisseur. Une fois la création du fournisseur faite, vous devez transmettre ce numéro au Bureau
Finances de l’IFD qui peut alors faire le bon de commande.
Bon de commande
Le bon de commande signé est l’acte qui permet d’engager une dépense et qui confirme une commande auprès
d’un fournisseur. Le bon de commande doit obligatoirement être fait et signé AVANT la réalisation de la
prestation par le fournisseur (excepté pour les paiements par cartes d’achat et les prélèvements des coûts
secondaires, cf. plus loin).
Dans la mesure du possible, il vous est demandé de grouper vos achats chez un même fournisseur plutôt que de
faire plusieurs commandes à intervalle proche, de façon à économiser du temps de traitement. Vos bons de
commande vous sont envoyés par email par le Bureau Finances de l’IFD. Il vous revient de les transférer à vos
fournisseurs.
Institut de formation doctorale
Compte tenu du flux des demandes arrivant à l’IFD et de l’ensemble des autres tâches de gestion financière, vos
demandes sont traitées par le Bureau Finances dans un délai de 3 jours ouvrés. En cas d’urgence, il est possible
de contacter le Bureau Finances de l’IFD pour demander un traitement plus rapide. Néanmoins, ces urgences ne
doivent pas être systématiques.
Important : Chaque bon de commande à l’UPMC devra préciser sur quel type de financement est imputée la
dépense (Dotation, ressources contractuelles, taxe d’apprentissage). Aussi, si vous disposez de crédits autres
que la dotation de fonctionnement, merci de préciser sur Oscar sur quels types de crédits vous souhaitez
imputer la dépense.
Adresse de facturation et paiement des factures
Le bon de commande indique l’adresse de facturation. Celle-ci est différente de l’adresse de livraison et il arrive
que les fournisseurs se trompent et envoient leur facture à l’adresse de livraison (c’est-à-dire généralement à votre
ED). Merci d’inciter vos fournisseurs à bien envoyer leur facture à l’adresse de facturation indiquée sur le bon de
commande, et de leur rappeler que le numéro de bon de commande doit figurer sur leur facture pour pouvoir
être traitée par la Comptabilité Fournisseur de la DBF. Il est inutile de transmettre ces factures – ou les relances –
à l’IFD car cela n’est pas de son ressort.
Le paiement des fournisseurs s’effectue à 30 jours après réception de la facture par la Comptabilité Fournisseur,
et sous condition que le « service fait » a bien été enregistré.
Il est essentiel que vous signaliez (dans Oscar) le « service fait » dès réception de votre commande ou dès que la
prestation de service a eu lieu. Une fois le service fait, la suite de la procédure n’est plus entre les mains de l’IFD
mais entre celles de la DBF. Aussi, si vos fournisseurs vous relancent pour facture non payée, vérifiez auprès du
Bureau Finances de l’IFD que le service fait a bien été enregistré dans SIFAC. Si c’est bien le cas, vous pouvez
renvoyer votre fournisseur auprès de la Comptabilité Fournisseur à la DBF car le paiement est sous leur
responsabilité et non pas sous celle de l’IFD (contact : [email protected]).
Respect des procédures de marché public
Vous trouverez la liste des marchés conclus par l’UPMC dans l’espace des personnels sur le site internet de
l’UPMC, rubrique « Pour votre composante / département », sous-rubrique « Bien acheter » :
http://www.upmc.fr/fr/espace_des_personnels/pour_votre_composante_departement/bien_acheter.html
À partir du moment où un marché existe pour une catégorie de marchandises, vous devez impérativement
passer par le fournisseur titulaire du marché, y compris lorsque vous utilisez une carte d’achat (« carte bleue »).
En cas de doute, prenez contact avec le Bureau Finances de l’IFD.
Utilisation de la carte d’achat
L’utilisation de la carte d’achat nécessite une régularisation à posteriori de l’achat via un logiciel appelé SmartData.
Pour être en mesure de justifier l’achat en cas de contrôle ou d’audit, il est impératif de joindre dans Oscar un
certificat administratif signé de votre directeur d’ED, accompagné de la facture liée à l’achat, le plus vite possible
après l’achat (dans les 7 jours, de manière à laisser au minimum 13 jours au Bureau des Finances pour pouvoir
respecter le délai de régularisation pour l’ensemble des cartes d’achat de l’IFD).
La carte d’achat est une facilité de paiement qui ne dispense aucunement du respect des procédures (marchés
publics, justificatifs, etc.). En cas de non respect de la procédure, la carte d’achat peut être retirée par la DBF.
Attention :
La facture doit obligatoirement comporter le titre « UPMC » (il peut être accolé au nom du
porteur/service/laboratoire/composante : ex : pour un taxi ou un hôtel : nom du porteur – UPMC)
le ticket de carte bleue ne fait pas office de facture
Procédure de dépenses au comptant
Il faut noter que le paiement direct par un agent d’un achat fait pour le compte de l’Université ne peut être
autorisé qu’à titre exceptionnel.
Les demandes de remboursement doivent être présentées dans un délai d’un mois suivant la date de la facture.
Lors de la création de la demande sur oscar, pensez à envoyer l’original des documents ci-dessous au bureau
finances de l’IFD :
Page 2
Institut de formation doctorale
a) Le formulaire de demande de remboursement d’achat au comptant rempli et signé par le demandeur,
b) La facture originale payée qui doit être obligatoirement au nom de l’université et porter la mention
« acquittée »
Après avoir recuilli la signature de l’ordonnateur, l’ensemble des documents sera envoyé à la comptablitité
fournisseur.
Provision pour prélèvement coût secondaire
Des prélèvements sont effectués directement sur les centres financiers de l’IFD plusieurs fois l’année pour le
paiement des frais de téléphone, d’affranchissement, photocopieurs, achats à la DSI, etc.
En début d’année budgétaire, merci de prévoir une provision suffisante sur Oscar (en se basant sur l’année
précédente) pour le paiement de ces prestations (celles concernées pour votre ED) qui ne sont pas gérées par
bon de commande.
L’ajustement des écarts se fera sur votre compte Oscar par le Bureau Finances de l’IFD une fois le prélèvement
constaté et imputé. Evitez de créer plusieurs demandes pour la même prestation.
Ordre de mission, remboursement des frais
Les missions sont traitées entièrement par la structure prenant en charge financièrement la mission de l’agent.
Cela va de l’établissement de l’ordre de mission avant le départ de l’agent, au remboursement des frais via l’état
liquidatif au retour de la mission.
Les missions des doctorants liées à leur travail de recherche (colloque scientifique, mission dans un autre
laboratoire, déplacement sur le terrain, etc.) sont normalement prises en charge financièrement par leur
laboratoire, comme pour les autres chercheurs.
Les missions des doctorants liées à leur formation, en particulier quand il s’agit de formation transversale, sont
généralement prises en charge financièrement par leur école doctorale.
Si la structure qui prend en charge financièrement la mission n’est pas l’employeur du doctorant, un ordre de
mission sans frais de la part de l’employeur est demandé pour justifier qu’il n’y a pas une double prise en charge
financière.
Pour les missions entrainant des frais, vous devez transmettre par courrier postal l’original des justificatifs de
dépenses afin que le Bureau Finances de l’IFD puisse établir l’état liquidatif de la mission de manière à pouvoir
rembourser, selon les règles en vigueur, les frais avancés par l’agent. Le Bureau Finances de l’IFD reporte ensuite le
montant final de la mission sur Oscar.
En cas de partage des coûts d’une mission entre deux structures, c’est la structure qui a établit l’ordre de mission
avec frais qui fait l’état liquidatif total au retour de l’agent (par ex. le laboratoire du doctorant ou l’ED). La
structure concernée se fait ensuite « rembourser » de l’une des manières suivantes :
 Si la structure partageant le coût est interne à l’UPMC, une demande de virement est effectuée par l’ED
vers le centre financier de la structure qui a pris en charge l’ensemble de la mission.
 Si la structure partageant le coût est externe à l’UPMC, une demande de bon de commande est effectuée
sur Oscar par l’ED et la structure externe nous envoie une facture.
Nouveauté importante: Après l’édition de l’état liquidatif, le bureau finances vous transmet celle-ci par courrier
électronique. Vous devez le faire signer par le missionnaire. Ensuite l’original devra être transmis au bureau
finances pour recueillir la signature du responsable du centre financier. L’original de cet état liquidatif sera
ensuite transmis par le bureau finances à la comptabilité fournisseur de l’université.
L’établissement de l’état liquidatif se fait sur la base des orignaux des justificatifs fournis.
Commandes de vente
Quand vous avez besoin de facturer une prestation à un client, il faut réaliser une commande de vente (Exemple :
vous facturez à un laboratoire l’inscription d’un doctorant à une formation). Vous devez établir un devis pour votre
« client », qui vous enverra alors un bon de commande signé. Après la prestation, vous faites une demande de
facture via Oscar en joignant une copie scannée du bon de commande fourni par votre client. La facture sera
établie par le Bureau Finances de l’IFD et transmise à la DFI qui l’envoie au client.
Page 3
Institut de formation doctorale
Cahier d’inventaire
Toute structure doit avoir un « cahier d’inventaire » (cela peut être un fichier informatique) qui établit la liste du
matériel possédé par la structure (ordinateurs, imprimantes, autres matériels informatiques, appareils photo,
photocopieurs, etc.). Ce « cahier d’inventaire » doit être tenu à jour et doit être consultable sans délai en cas
d’audit ou contrôle interne.
Clôture budgétaire
Les opérations de clôtures en fin d’année obligent à prendre plus de temps pour solder les comptes.
Il est donc impératif de terminer vos achats, et vos demandes de régularisation diverses, pour la fin novembre. Le
calendrier de clôture vous sera communiqué quand il sera connu.
Il est donc préférable de prévoir à l’avance vos achats de fin d’année et d’éviter les commandes effectuées chez
le fournisseur Dawson la dernière semaine de clôture, car la livraison est souvent partielle ce qui ne permet pas de
tout rattacher à l’exercice en cours.
De même, il est également conseillé de ne pas effectuer vos journées d’ED proche de la date de clôture
budgétaire, sachant qu’il est impératif que vous imputiez les charges et les produits sur le bon exercice, pour être à
jour en cas de contrôle et d’audit.
Pour mémoire, il n’y a aucun report de crédit d’une année sur l’autre. D’autre part vos dernières dépenses de
l’année devront être tout aussi justifiées que celles réalisées en cours d’année. Il est rappelé que l’exécution de
votre budget est appréciée en premier lieu par rapport à la part des dépenses qui ont été consacrées aux
formations des doctorants et à l’animation scientifique des écoles doctorales.
Page 4