APPEL D`OFFRE – CLUB DE SOCCER DU ROUSSILLON

 APPEL D’OFFRE – CLUB DE SOCCER DU ROUSSILLON FOURNISSEUR ÉQUIPEMENT 2017‐2020 1.
Présentation et instructions Jusqu’au lundi 21 novembre 2016 à 18h00, le Club de soccer Roussillon (CSR) et les associations locales de St‐Rémi, St‐
Constant, Ste‐Catherine et Delson recevront les soumissions sous enveloppe scellée pour l’achat d’uniformes et d’équipements pour les équipes récréatives et compétitives (A, AA, AAA) sous sa responsabilité. a.
Informations générales I. Cet appel d’offre a pour but d’identifier un fournisseur unique pour les équipes récréatives du CSR ainsi que pour les associations membres du CSR soit l’Association de soccer de St‐Remi, l’Association de soccer de St‐
Constant, l’Association de soccer de Ste‐Catherine et l’association de soccer de Delson/St‐Philippe appelées Zones dans le document. II. Le CSR et les zones sont individuellement responsables de leurs achats. Le fournisseur sélectionné devra donc gérer une relation individuelle avec chacune d’elle. b.
Renseignements I. Tous renseignements au sujet de cet appel d’offre doivent être obtenus auprès de Mahdi Ziani par courriel à l’adresse [email protected] II. Tous les soumissionnaires inscrits au moment de la réponse seront copiés sur celle‐ci. c.
Réception des soumissions I. Le bordereau de soumission doit être dactylographié et l’original dûment complété et accompagné des documents nécessaires. Le bordereau de soumission et les autres documents doivent être remis au bureau du CSR dans une enveloppe scellée identifiée au nom et adresse du soumissionnaire avant la date et l’heure fixée pour l’ouverture des soumissions, soit le 21 novembre 2016 à 18h00. Seul le soumissionnaire est responsable d’un quelconque retard dans le dépôt de sa soumission à l’heure et au lieu prévu. Chacune des feuilles du bordereau de soumission doit être signée par un représentant autorisé du soumissionnaire. Toute soumission reçue après l’heure fixée est immédiatement retournée. d.
Fermeture des bureaux I. Si, pour des circonstances incontrôlables, le bureau du CSR doit fermer ses portes le jour indiqué pour l’ouverture des soumissions, la date sera reportée au prochain jour ouvrable à l’heure déjà prévue. e.
Soumission unique I. Si une seule soumission est reçue à la date et l’heure prévue, son ouverture est reportée au 28 novembre 2016. Dans ce cas, la personne responsable du dossier communique immédiatement par téléphone avec l’unique soumissionnaire pour l’informer de sa décision de reporter l’ouverture de sa soumission. Le CSR contactera alors d’autres entreprises afin de les inviter à présenter leur soumission aux conditions qu’elle fixera, lesquelles peuvent être différentes des conditions initiales. Si aucune autre soumission n’est reçue le 21 novembre 2016, le CSR avise le soumissionnaire de sa décision d’analyser sa soumission sans aucune obligation de sa part ou de retourner en appel d’offre. f.
Langue de la documentation I. Le bordereau de soumission, la correspondance ainsi que tout autre document adressé au CSR doivent être rédigés en français. g.
Conformité I. Toute soumission incorrectement remplie ou qui n’est pas conforme à l’une des exigences prévues aux documents d’appel d’offres peut être rejetée à la discrétion du CSR sans égard à l’importance de la non‐
conformité. h.
Addenda I. Le CSR se réserve le droit d’apporter des modifications aux documents d’appel d’offre en émettant des addendas qui seront expédiés aux personnes à qui ont été remis les documents relatifs à l’appel d’offre au moins 5 jours avant la limite d’ouverture des soumissions. i.
Prix soumis I. Les prix soumis doivent être en devises canadiennes II. Les prix soumis sont avant les taxes fédérales et provinciales applicables. Celles‐ci seront appliquées à leur juste valeur lors de la facturation le cas échéant. III. Les prix soumis doivent être franc de port à destination aux locaux du CSR ou aux entrepôts des associations incluant les frais de manutention. IV. Les quantités indiquées dans le bordereau figurant dans la soumission sont à titre indicatif et pour fin de comparaison seulement. Le CSR et les associations ne s’engagent pas à acheter les items dans les quantités indiquées. j.
Échantillons I. Le soumissionnaire s’engage à rendre disponible l’équipement conforme à la soumission à l’exception des couleurs dans les 48 heures et assumera la livraison. II. Le soumissionnaire dégage le CSR de tout bris aux échantillons fournis. k.
Acceptation des soumissions I. Le CSR ne s’engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des soumissions reçues et ouvertes. II. Le CSR se réserve le droit de contacter les fournisseurs retenus après la première étape de sélection afin d’avoir des précisions concernant l’appel d’offre. l.
Profil d’entreprise I. Le soumissionnaire doit déposer un profil de son entreprise. II. L’entreprise du soumissionnaire doit être en règle auprès du CIDREQ. III. Le soumissionnaire doit fournir au moins une référence. m. Assurance responsabilité civile I. Afin de garantir le CSR et les associations contre tout dommage matériel occasionné à ses biens ou contre tout dommage matériel ou corporel occasionné aux biens et à la personne de son personnel ou de tierce personnes, lors de la livraison de l’équipement visé par le présent contact, un soumissionnaire doit détenir et fournir à l’appui une preuve d’une couverture d’assurance qui couvre sa responsabilité civile et celle de ses employés, pour un montant de deux millions de dollars (2,000,000.00$) par sinistre, chaque réclamation ou poursuite judicaire devant être considérée comme un sinistre. 2.
Conditions du contrat a.
Durée du contrat I. Le contrat sera d’une durée de 3 ans. II. Le CSR se réserve le droit de résilier le contrat par simple avis écrit à tout moment en cas de non‐respect d’une ou plusieurs clauses ou tout manquement dans les termes et conditions du contrat, y compris des violations aux normes de facturation et service à la clientèle. III. Advenant une résiliation de contrat, le fournisseur ne pourra soumissionner sur l’appel d’offre suivante. b.
Prix I. Les prix acceptés lors de la signature du présent contrat devront être respectés pour toute la durée de l’entente. II. Aucune exception ou réouverture de l’entente ne sera accepté. c.
Substitution de produits I. Il est de la responsabilité du soumissionnaire de s’assurer que l’équipement déposé en soumission et pour fin d’analyse soit disponible en quantité suffisante pour répondre à la demande de l’appel d’offre, puisqu’aucune substitution de composantes ou de produits ne sera acceptée à moins d’être jugée supérieurs aux caractéristiques du devis, par le CSR. d.
Prise de commande et livraison I. Toute commande doit être soumise via un bon de commande pour être valide. II. Le fournisseur s’engage à respecter les délais de livraison établi. III. Advenant un retard de plus de 5 jours ouvrables une pénalité de 15% de la commande par commande automatiquement de la facture. IV. Une pénalité de $50.00 par commande pour chaque jour ouvrable de retard au‐delà de 10 jours ouvrables sera déduite automatiquement de la facture. V. Lors de la livraison le livreur doit faire signer le bordereau de livraison par un membre du personnel du CSR ou de l’association après que celui‐ci ait validé la commande. e.
Les commandes d’uniforme doivent être emballées par équipe ou individuellement selon la demande. Chaque emballage doit clairement indiquer le nom de l’équipe, catégorie, nombre d’uniforme par grandeur et l’association. f.
Facturation I. Le CSR ou l’association donnera un dépôt maximum de 15% pour les commandes de plus de $1000.00. II. Le terme de paiement de nets sera de 30 jours suivant la réception de l’équipement. g.
Publicité I. Le CSR et les associations s’engagent à fournir de la visibilité lors de ses différents événements et sur le site internet du club. h.
Le CSR se réserve le droit de faire affaire avec différents partenaires pour l’achat de certains équipements spécifiques auprès de différents fournisseurs. 3. Bordereau de soumission Vous devez compléter les champs en gris et bleu. L’information en bleu des différentes sections doit être copiée dans le tableau ci‐dessous. Nom de la compagnie soumissionnaire # d’enregistrement au CIDREQ Adresse Ville Code Postal Personne responsable du dossier Titre Téléphone Vous êtes manufacturier ou détaillant ? Uniformes « Kit » récréatif Chandail Principal Sublimé Élite (A, AA, AAA) Prix total pour fin de comparaison
*Survêtement d’échauffement – Manteau *Survêtement d’échauffement – Pantalon *Survêtement Coupe‐vent ‐ Manteau Kit Secondaire Élite (A, AA, AAA) Équipement de gardiens Gants standard Gants « Finger Save » Chandail de gardien Short de gardien Pantalon de gardien Total équipement de gardiens Ballons et accessoires Ballon de match Ballon de pratique Ballon économique Pompe Filet pour ballons Total ballons et accessoires Accessoires *Survêtement Coupe‐vent ‐ Pantalon Polo entraîneur Sac d’entraineur – Moyen Sac d’entraineur – Grand Sac de gérant (porte document) Sac de joueurs Total accessoires Grand Total Uniformes « Kit » récréatif Spécifications 
Le kit doit contenir 1 short, 1 chandail et une paire de bas et doit avoir une durée de vie d’un an 
Doit être disponible dans les grandeurs YXS à XL 
Doit avoir le logo de la zone (une couleur) à l’avant gauche (cœur) du chandail 
Doit avoir le logo du CSR (une couleur) sur la manche gauche du chandail 
Un minimum de cinq (5) couleur doivent être disponible 
Doit avoir un numéro entre 2 et 99 au dos. Quantité pour fin de Prix unitaire ($) Prix total pour fin de comparaison comparaison 1800 1 ‐ Marque du produit présenté 2 ‐ Couleurs disponibles : 3 ‐ Délais de livraison garantie (semaines) : 4 ‐ Livraison au plus tôt le (JJ/MM/AAAA)*: Commentaires 5 ‐ Possibilité de commande après le 15 mars (Oui / Non) : 6 ‐ Délais de livraison garantie pour commande après le 15 mars (JJ/MM/AAAA) (indiquer « Non Applicable » le cas échéant). 7 ‐ Disponibilité du modèle de chandail garanti pour 3 ans : (Oui/Non) 8 ‐ Manufacturé au Canada (Oui/Non) : *Nous comprenons que certains items peuvent venir d’un fournisseur d’un autre pays et que les items ne peuvent arriver avant une certaine date. En respectant le délai à la question 1, quel est le plus tôt que vous pouvez livrer le produit. Logo additionnel pour Kit récréatif Spécifications 
Il est possible que pendant la durée du contrat nous devions ajouter des logos sur de nouveaux Kit. Indiqué « Non applicable » si une option n’est pas possible. Logo d’une couleur Commentaires Dos chandail (dessus du numéro) ($) Devant chandail ($) Short –cuisse ($) Manche droite chandail ($) Bas ($) Chandail Principal Élite (A, AA, AAA) Spécifications 
De qualité supérieur au kit récréatif, le chandail doit avoir une espérance de vie de 3 ans mais peut être appelé à être renouvelé plus fréquemment. 
Doit être disponible dans les grandeurs YS à AXL 
Doit avoir le logo du club (deux couleurs) à l’avant gauche (cœur) du chandail. 
Le chandail doit avoir comme couleur primaire le rouge, le noir ou le blanc. 
Doit avoir un numéro entre 2 et 99 selon les demandes spécifiques du CSR. Quantité pour fin de Prix total pour fin de Commentaires Prix unitaire ($) comparaison comparaison 400 1 ‐ Marque du produit présenté 2 ‐ Délais de livraison garanti (semaines) : 3 ‐ Livraison au plus tôt le (JJ/MM/AAAA): 4 ‐ Possibilité de commande après le 15 mars (Oui / Non) : 5 ‐ Délais de livraison garanti pour commande après le 15 mars (indiqué « Non Applicable » le cas échéant). 6 ‐ Disponibilité du modèle de chandail garantie pour 3 ans : (Oui/Non) 7 ‐ Manufacturé au Canada (Oui/Non) : Logo additionnel pour chandail élite Spécifications 
Il est possible que pendant la durée du contrat nous devions ajouter des logos sur de nouveaux chandails. Indiqué « Non applicable » si une option n’est pas possible. Logo une couleur Commentaires Dos chandail (dessus du numéro) ($) Devant chandail ($) Short –cuisse ($) Manche droite chandail ($) Bas ($) Kit Élite (A, AA, AAA) Spécifications 
De qualité supérieur au kit récréatif, il doit contenir 1 short, 1 chandail et une paire de bas 
Ces « Kits » sont renouvelés à chaque année 
Doit être disponible dans les grandeurs YS à A XL 
Doit avoir un logo (deux couleurs) à l’avant gauche (cœur) du chandail ainsi que le logo Rapides (deux couleurs) au dos. 
Le chandail doit avoir comme couleur primaire le noir ou le blanc et peut avoir comme couleur secondaire le rouge, noir ou blanc. 
Doit avoir un numéro entre 2 et 99 selon les demandes spécifiques du CSR. Quantité pour fin de Commentaires Prix unitaire ($) Prix total pour fin de comparaison comparaison 400 1 ‐ Marque du produit présenté 2 ‐ Délais de livraison garanti (semaines) : 3 ‐ Livraison au plus tôt le (JJ/MM/AAAA) : 4 ‐ Possibilité de commande après le 15 mars (Oui / Non) : 5 ‐ Délais de livraison garanti pour commande après le 15 mars (indiqué « Non Applicable » le cas échéant). 6 ‐ Manufacturé au Canada (Oui/Non) : Équipement de gardiens Spécifications 
Doit être disponible dans les grandeurs YS à AXL 
Doit avoir un logo (deux couleurs) à l’avant gauche (cœur) du chandail 
Le chandail ne doit pas avoir comme couleur primaire le blanc, rouge, noir, vert, bleu foncé ou gris. 
Doit avoir un numéro 
Gants « Finger Save » doivent être disponible dans les grandeurs 5 à 10. 
Gants standard doivent être disponibles dans les grandeurs 5 à 10. Quantité Prix total pour Prix unitaire ($) pour fin de fin de comparaison comparaison Commentaires Gants Standard 200 Gants « Finger Save » 25 Chandail de gardien 225 1 ‐ Délais de livraison garanti (semaines) : 2 ‐ Livraison au plus tôt le (JJ/MM/AAAA): 3 ‐ Possibilité de commande après le 15 mars (Oui / Non) : 5 ‐ Délais de livraison garantie pour commande après le 15 mars (indiqué « Non Applicable » le cas échéant). 6 ‐ Manufacturé au Canada (Oui/Non) : 7 ‐ Disponibilité du modèle de chandail garantie pour 3 ans : (Oui/Non) Ballons Spécifications 
Doit être disponible dans les grandeurs 4 et 5 pour le ballon de match et 3,4 et 5 pour les autres modèles Prix Quantité pour Prix total pour Item Spécifications unitaire fin de fin de Commentaires ($) comparaison comparaison Ce ballon doit répondre aux Ballon de match normes de ballon de match de la 100 FSQ De qualité entre le ballon de match et le ballon économique ce ballon Ballon de pratique 1250 sera utilisé comme ballon de pratique pour les équipes élites. Pompe à double action et incluse Pompe 40 aiguille. Doit pouvoir contenir 15 ballons de Filet pour ballons 40 taille #5 Délais de livraison garanti (Semaines) : Livraison au plus tôt le (JJ/MM/AAAA) : Possibilité de commande après le 15 mars (Oui / Non) : Délais de livraison garantie pour commande après le 15 mars (indiqué « Non Applicable » le cas échéant). Manufacturé au Canada (Oui/Non) : Possibilité d’avoir des ballons aux couleurs ou identifié au nom du CSR : (Oui/Non) Prix additionnel pour identifier les ballons avec un logo ($) : Accessoires Spécifications En plus des uniformes, certaines zones veulent pouvoir acheter de l’équipement pour identifier leurs entraineurs, etc. Indiquer la marque du produit présenté dans la section Commentaires pour les items identifié d’une * Quantité pour Prix Prix total pour fin de Item Spécifications fin de comparaison unitaire comparaison *Survêtement d’échauffement – Manteau *Survêtement d’échauffement – Pantalon *Survêtement Coupe‐vent ‐ Manteau *Survêtement Coupe‐vent ‐ Pantalon Polo Manteaux en tissue de types coton / polyesters Doit avoir un logo (deux couleur) à l’avant gauche (cœur) du chandail. Doit être disponible dans les tailles YS à AXXL. Indiquer les couleurs disponibles dans les commentaires. Pantalons en tissue de types coton /polyester Doit être agencé au manteau d’échauffement. Indiquer 0$ si le pantalon doit être acheté avec le manteau et que le prix du pantalon est inclus dans le prix du manteau Manteaux en tissue de types nylon Doit avoir un logo (deux couleur) à l’avant gauche (cœur). Doit être disponible dans les tailles YS à AXXL. Indiquer les couleurs disponibles dans les commentaires. Pantalons en tissue de types nylon Doit être agencé au manteau d’échauffement. Indiquer 0$ si le pantalon doit être acheté avec le manteau et que le prix du pantalon est inclus dans le prix du manteau Tissue de type technique Doit avoir un logo brodé (deux couleurs) à l’avant gauche (cœur) du chandail. Doit être disponible dans les tailles AS à AXXL. Indiquer les couleurs disponibles dans les commentaires Commentaires 400 400 150 150 175 Sac d’entraineur – Moyen Sac d’entraineur – Grand Sac de gérant (porte document) Sac de joueurs Chandail Kangourou Manteau 3 saisons Sac d’équipement de taille moyen Doit être de taille suffisante pour contenir les items suivants (non inclus dans le prix du sac) ‐15 dossards ‐ Cartable ‐ Planche a pince (clipboard) ‐ 20 cônes plats (plots) ‐ Tousse de premiers soins de taille standard Doit avoir un logo brodé (deux couleurs) Sac d’équipement de grande taille Doit être de taille suffisante pour contenir les items suivants (non incluse dans le prix du sac) ‐15 dossards ‐ Cartable ‐ Planche a pince (clipboard) ‐ 20 cônes plats (plats) ‐ Tousse de premiers soins de taille standard ‐ Échelle d’entrainement ‐ Tableau blanc de XXX par XXX Doit avoir un logo brodé (deux couleur) Sac pouvant contenir les items suivant (non inclus dans le prix du sac) ‐
1 ballon ‐
1 Survêtement ‐
2 chandails ‐
Une paire de souliers ‐
1 survêtement ‐
Une bouteille d’eau Avec logo deux couleur brodé sur le devant gauche (cœur) Doit être disponible dans les tailles AS à AXXL Doit inclure un logo brodé (deux couleurs) 30 20 30 250 Dossards Couleurs disponibles Échelle d’entrainement Cône de grandeur XXX Cône plat De taille XXX Livraison au plus tôt le (JJ/MM/AAAA) : Possibilité de commande après le 15 mars (Oui / Non) : Délais de livraison garantie pour commande après le 15 mars (indiqué « Non Applicable » le cas échéant). Disponibilité du model de survêtement d’échauffement garantie pour la durée de l’entente : (Oui/Non) Disponibilité du model de survêtement coupe‐vent garantie pour la durée de l’entente : (Oui/Non) Disponibilité des sacs d’entraineurs moyen et grand garanti pour la durée de l’entente (Oui/Non) Offrez‐vous la mise en place et la gestion d’un système d’achat en ligne pour ces items ? (Oui/Non) Délais de livraison garantie pour les items commandés en ligne (semaines) Item livré directement au parent (domicile), au club ou autre ? Délais de livraison garanti (semaines) : Arbitrage Spécifications 
Kit arbitrage d’une bonne qualité (incluant chandail arbitre, short arbitre avec poches, bas, set de cartons jaune et rouge, sifflet, drapeau) 
Doit être disponible dans les grandeurs XS à XL 
Le chandail doit avoir comme couleur principale le noir (avec short et les bas). 
Des couleurs de chandails additionnelles seraient appréciées (au minimum jaune, possibilité bleu, vert et rouge). 
Inscrire N/A si non disponible Quantité pour fin de Prix total pour fin de Commentaires Prix unitaire ($) comparaison comparaison 100 1 ‐ Marque du produit présenté 2 ‐ Délais de livraison garanti (semaines) : 3 ‐ Livraison au plus tôt le (JJ/MM/AAAA): 4‐ Prix sifflet (spécifier marque en commentaire) 5‐ Prix drapeau (1) (spécifier marque en commentaire) 6‐ Prix chandail supplémentaire à l’unité 7‐ Prix pompe à ballon pour arbitre 8‐ Prix jauge à pression pour ballon 9‐ Pièce/jeton pour tirage au sort (flip) 10‐ Articles divers disponibles (drapeaux électroniques ErvoCom, système de communication Vokkero, etc). Spécifier. Termes et conditions de l’entente Le soussigné confirme être un représentant autorisé du soumissionnaire. Après avoir lu et compris l’ensemble des règles de la documentation, des conditions, des termes et des modalités spécifiées dans le document de soumission, le soumissionnaire s’engage par la présente à respecter ceux‐ci tout au long du processus de sélection et comme fournisseur officiel dans le cas où celui‐ci sera retenu. Il est convenu que tout autre modalité échangée verbalement ou par écrit ne sera pas applicable sauf si ceux‐ci contiennent la signature des représentants du conseil d’administration du CSR. Nom du représentant du soumissionnaire : ______________________ Signature : _____________________ Date : ___________________ Annexe 1 – Profil d’entreprise Annexe 2 – Preuve d’assurance responsabilité Annexe 3 – Photo et spécification du Kit récréatif proposé Annexe 4 – Photo et spécification du chandail élite proposé Annexe 5 – Photo et spécification des ballons proposés Annexe 6 – Photo et spécification du Kit élite secondaire proposé Annexe 7 – Photo et spécification du Survêtement d’échauffement Annexe 8 ‐ Survêtement Coupe‐vent – Pantalon Annexe 9 – Ajouter photo et spécification pour tous autres items promotionnels proposés (facultatif)