F I C H E P R A T I Q U E - Médiathèque départementale de l`Allier
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F I C H E P R A T I Q U E I NFORMATISATION D’UNE BIBLIOTHEQUE L'informatisation d'une bibliothèque en milieu rural ne se justifie pas dans tous les cas et n'a de sens que si elle s'accompagne d'une réelle amélioration du service proposé aux usagers. Il est donc essentiel de garder à l'esprit quelques principes de base que nous avons résumés, pour vous, dans le dossier qui suit. Pourquoi informatiser ? Pour automatiser toutes les fonctions répétitives, à savoir une grande partie des activités régulières d'une bibliothèque : inventaire, catalogage, prêts, réservations. L'informatisation doit faciliter la gestion de la bibliothèque et la rendre plus efficace. Les gains de temps, mêmes minimes, donneront plus de disponibilité pour l'accueil du public ou pour des actions d'animation au sein de la commune. D'une manière générale, l'usager doit sentir la différence après l'informatisation (rapidité du prêt, efficacité et qualité de la recherche documentaire). Quel profil ? Même si des petites bibliothèques peuvent s'équiper d'un système complet il paraît difficile, d'un point de vue économique, d'envisager une informatisation pour une population de moins de 500 habitants. Au niveau des collections, disons-le tout de suite, il serait inutile d'informatiser "un placard" ; un minimum de 3 000 ouvrages semble être une base de départ convenable. En dehors de ce seuil minimum, les candidats à l'informatisation doivent également savoir que les collections nécessitent un renouvellement régulier. Celui-ci est possible grâce aux achats propres (donc à un budget d'acquisitions significatif) et au dépôt temporaire de la MDA. L'informatisation est également une excellente opportunité pour repenser le fonctionnement de la bibliothèque : faut-il redéfinir les postes de travail, modifier le mode de classement ? etc... Dans tous les cas il convient de partir d'une réflexion centrée sur les besoins de la bibliothèque et on ne choisira pas un système avant d'avoir déterminé précisément quelles sont les fonctions à informatiser. Quelle configuration générale ? (Nous nous limitons ici à une brève description des outils nécessaires à l'informatisation). Globalement on compte 2 postes de dépenses principaux : le matériel (ordinateur + périphériques) et le logiciel (en fonction des modules demandés). A cela s'ajoutent des frais qu'il vaut mieux prendre en compte dès le départ comme la formation, la maintenance des matériels et logiciels (en général prévoir 10 % du coût d'achat), les petites fournitures, les communications téléphoniques pour Internet. F I C H E P R A T I Q U E Le matériel. 1 ordinateur neuf et performant (éviter la récupération), 1 imprimante laser ou jet d'encre couleur, 1 douchette (lecteur de codes-barres). On peut profiter de l'occasion pour intégrer un logiciel de traitement de textes, idéal pour rédiger des rapports, éditer des bibliographies, préparer des tracts pour des animations ou des expositions. Un lecteur de cédéroms n'est pas négligeable et enrichira les services de la bibliothèque. 1 modem : cet appareil permet de se connecter au réseau téléphonique. Il est indispensable si on veut consulter Internet et peut se révéler très pratique pour la maintenance du logiciel de gestion de la bibliothèque. La plupart du temps les dépannages se font "en ligne", le technicien allant effectuer les modifications sur votre propre ordinateur via le réseau téléphonique. 1 ligne téléphonique et un fournisseur d'accès à Internet. A titre d'exemple, une configuration possible et peu coûteuse pour une petite bibliothèque (environ 3 000 livres, moins de 3 000 habitants) serait de proposer un système monoposte, c'est à dire 1 seul terminal qui peut servir à la fois, et sous réserve d'une bonne organisation, au travail interne (catalogage, prêt) comme à la recherche documentaire pour les usagers. Le matériel a une durée de vie comprise entre 5 et 8 ans et devra être renouvelé. Le logiciel. L'objectif de la MDA n'est pas d'imposer un choix de logiciel à une bibliothèque de son réseau. Cependant, forte de son expérience sur le terrain et de ses compétences, elle peut jouer un rôle essentiel en matière de conseil technique sur l'ensemble du projet, depuis la réflexion jusqu'à la mise en service. Même si l'informatisation nécessite une réflexion en profondeur que nous ne pouvons pas résumer en quelques lignes, nous avons jugé opportun de rappeler quelques principes de base que l'on doit retrouver dans le cahier des charges pour le choix d'un logiciel de gestion d'une bibliothèque : Le système choisit par la bibliothèque devra lire/reconnaître les codes barres de ses propres documents et ceux laissés par la MDA (importation de notices bibliographiques en UNIMARC/ISO 2709). Le module de catalogage doit être simple d'utilisation et permettre d'intégrer d'autres supports (CD, vidéo, cédérom). Même si la bibliothèque ne dispose pas encore de ces supports, il faut toujours penser en termes d'évolution possible. La recherche documentaire sera performante et proposera une recherche combinatoire. Enfin, on peut attendre du système de prêt qu'il donne la liberté de paramétrer différents profils en fonction des lecteurs et qu'il offre aussi la possibilité de réserver des documents. –––– C o n s e i l s F I C H E p r a t i q u e s –––– Ne pas utiliser un système "maison". Loin d'être efficaces ces solutions sont souvent des échecs. Le marché propose suffisamment de logiciels éprouvés sur lesquels arrêter son choix. La maintenance du matériel est un des critères de choix du fournisseur, ne l'oubliez pas dans votre cahier des charges. Pour vous faire une idée, vous pouvez visiter d'autres bibliothèques ayant le même profil. Leurs expériences sont très enrichissantes avec l'avantage non négligeable de voir et d'essayer le système dans des conditions réelles de fonctionnement. Exigez de votre fournisseur une démonstration vraiment complète sur tous les modules du logiciel. Assurez-vous que tout fonctionne bien y compris l'échange de notices avec la Médiathèque Départementale. Veillez aussi à la souplesse de passage d'un module à l'autre, c'est à dire la possibilité d'interrompre une tâche pour passer à une autre et y revenir ensuite. Renseignez vous sur les conditions de mise à jour ou sur les extensions possibles au logiciel. N'oubliez pas de préciser le nombre de postes sur lesquels le logiciel sera installé, même si au début vous ne pensez en utiliser qu'un seul, car l'installation sur un terminal supplémentaire (dit "passif") peut entraîner un surcoût pour l'achat d'une autre licence d'utilisation. Il vaut mieux prévoir grand dès le départ. Résumons-nous… P R A T I Q U E 1) L'étude préalable Mise à plat du fonctionnement actuel de la bibliothèque. Changements si nécessaire dans les méthodes de travail et d'organisation. Concertation avec la Médiathèque Départementale. Etude de faisabilité. Tous les acteurs doivent être réunis. Visite d'autres bibliothèques ayant le même profil. Rédaction du cahier des charges. 2) Phase de sélection On peut commencer à recevoir les fournisseurs. Les démonstrations vont constituer un critère de sélection important. Si possible il faut préférer des présentations faites chez des clients possédant des bases de données de taille comparable à celle du système envisagé. Rédaction des grilles d'analyse qui donneront une vision synthétique des logiciels. Choix du système. Réception, vérification, mise en service. Ne pas oublier d'établir un échéancier précis pour l'installation du logiciel par le fournisseur. Prévoir aussi le temps de prise en main, de formation. Les aides : Vos projets d'informatisation peuvent être subventionnés par l'Etat ou le Conseil Régional. Voir fiche « Les aides financières pour les bibliothèques communales et intercommunales ».