comité exécutif - Ville de Sherbrooke
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COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL SÉANCE N° 28 DU 18 AOÛT 2015, À 9 HEURES SALLE 322 DE L'HÔTEL DE VILLE, 191 RUE DU PALAIS MEMBRES PRÉSENTS : Bernard Sévigny Maire Serge Paquin Président Bruno Vachon Conseiller Rémi Demers Conseiller PARTICIPENT ÉGALEMENT À L’ENSEMBLE OU À UNE PARTIE DE LA SÉANCE : Yves Vermette Directeur général René Allaire DGA - Gestion du territoire Marie-France Delage DGA - Relations avec la communauté Gaétan Drouin DGA - Optimisation et sécurité publique Étienne Vézina Directeur, Cabinet de la mairie Isabelle Sauvé Secrétaire du comité Jean-Yves La Rougery Directeur, Service des sports, de la culture et de la vie communautaire Michael Howard Directeur par intérim, Service de la planification et du développement urbain Suzanne Bergeron Urbaniste-designer coordonnatrice Jocelyn Grenier Directeur par intérim, Service des infrastructures urbaines et de l'environnement Guylaine Boutin Directrice, Service de l'entretien et de la voirie Michel Ostiguy Chef de section comptabilité Sylvie Fournier Chef de la section bibliothèque Israël Martineau Agent des affaires immobilières et foncières Yves Tremblay Chef de la division parcs et espaces verts COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL Page 2 _______________________________________________________________________________________________________________ 1. OUVERTURE DE LA SÉANCE À 9 heures, le président du comité, M. Serge Paquin, déclare la séance ouverte. __________________ 2. ADOPTION DE L'AVIS DE CONVOCATION RÉSOLUTION C.E. 2015-5594-01 Adoption de l'avis de convocation IL EST RÉSOLU Que l’avis de convocation de la présente séance soit et est adopté. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ __________________ 3. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR RÉSOLUTION C.E. 2015-5594-02 Adoption de l'ordre du jour IL EST RÉSOLU Que l’ordre du jour de la séance n° 28 du 18 août 2015 soit et est adopté en retirant le sujet suivant : 6.4.1 Dépôt du projet de Programme particulier d'urbanisme (PPU) du noyau urbain de Brompton ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ __________________ 4. PROCÈS-VERBAUX RÉSOLUTION C.E. 2015-5594-03 Lecture et adoption du procès-verbal n° 27 du 11 août 2015 IL EST RÉSOLU Que la secrétaire soit et est dispensée de lire le procès-verbal de la réunion n° 27 du 11 août 2015. Que le procès-verbal de la réunion n° 27 du 11 août 2015 soit et est adopté. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ __________________ 5. RAPPORT VERBAL DU MAIRE M. le maire discute avec les membres du comité exécutif du dossier de l'aéroport. __________________ 6. DOSSIERS D'ANALYSE DOSSIER C.E. 2015-5595-00 Dossiers d'analyse Les membres du comité exécutif discutent des dossiers suivants : - Nomination de membres de comité de sélection et choix de fournisseurs; Théâtre Centennial; Renouvellement de la convention entre la Ville et Animation centre-ville Sherbrooke; Oeuvre d'art public à la placette de Brompton (PPU); Constat du projet particulier de déploiement massif des boîtes postales communautaires pour la Ville de Sherbrooke et orientations face à ce projet particulier. __________________ RÉSOLUTION C.E. 2015-5596-00 Plan de sauvetage du Théâtre Centennial IL EST RÉSOLU DE RECOMMANDER AU CONSEIL COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL Page 3 _______________________________________________________________________________________________________________ D’autoriser un budget additionnel non récurrent à même les surplus au montant de 75 000 $ au poste 02.05051.5180.06831.0000 « assistance financière » et que le trésorier soit et est autorisé à modifier le budget en conséquence. D’autoriser le versement de 75 000 $ à l’Université Bishop’s à titre de contribution au plan de sauvetage du Théâtre Centennial, conditionnel à la réception de la lettre d’annonce du ministère de la Culture et des Communications. Que les signataires autorisés en vertu de l’article 2.1.32.1 du règlement numéro 1 de la Ville soient autorisés à signer tout document nécessaire à cette fin. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionanire responsable : Isabelle Sauvé __________________ RÉSOLUTION C.E. 2015-5597-00 Oeuvre d’art public à la placette de Brompton (PPU) IL EST RÉSOLU Que la proposition maquette de l'œuvre d'art public nommée « L'Hoir » de Valérie J. Gosselin, tel que présentée à la Division de l’urbanisme, des permis et de l’inspection, et soumise pour recommandation le 11 août 2015 à la Commission des arts visuels de la Ville de Sherbrooke, soit approuvée dans le cadre de l'intégration d’une œuvre d’art public à la placette de Brompton. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Michael Howard __________________ 7. DOSSIERS DES CONSEILS D'ARRONDISSEMENT 8. DOSSIERS DES CORPORATIONS, COMITÉS ET GROUPES DE TRAVAIL 8.1. SHERBROOKE INNOPOLE RÉSOLUTION C.E. 2015-5598-00 Les Entreprises Jean Baillargeon Inc. / Vente d'un terrain dans le parc industriel de Fleurimont IL EST RÉSOLU Que la Ville de Sherbrooke accepte, en principe, de vendre à Les Entreprises Jean Baillargeon Inc. deux parties du lot 4 183 253 du cadastre du Québec, circonscription foncière de Sherbrooke, en référence au plan préparé par Paul Martin a.-g ayant une superficie totale d’environ 3 924 mètres carrés, au prix de 5,38 $ le mètre carré, soit pour la somme totale de 21 111,00 $. Le tout suivant les termes et les conditions de l’offre d’achat signée par l’offrant le 17 juillet 2015. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Isabelle Sauvé __________________ 9. DOSSIERS DE LA MAIRIE ET DU CONSEIL 10. DOSSIERS DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL 11. DOSSIERS DU BUREAU DE L'OMBUDSMAN 12. DOSSIERS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE 12.1. DIRECTION GÉNÉRALE 12.2. SERVICE DES AFFAIRES JURIDIQUES 12.3. SERVICE DES FINANCES 12.4. SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL Page 4 _______________________________________________________________________________________________________________ RÉSOLUTION C.E. 2015-5599-00 Liste des personnes embauchées du 1er octobre 2014 au 30 juin 2015 IL EST RÉSOLU Que la liste des personnes embauchées en application de la délégation des pouvoirs d'engager o un salarié qui est conférée au directeur du Service des ressoures humaines par le règlement n 1 soit et est déposée. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Alain Duval __________________ RÉSOLUTION C.E. 2015-5600-00 Nomination - Chargée ou chargé de projets en informatique - Service des technologies de l'information IL EST RÉSOLU D'approuver la nomination de M. Sylvain Demers, au poste de chargé de projets en informatique au Service des technologies de l’information, à compter du 7 septembre 2015 date à laquelle débutera sa période d’essai de 12 mois et que sa rémunération soit fixée à l’échelon 10 de la classe 12 de la grille de rémunération du personnel cadre. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Alain Duval __________________ 13. DOSSIERS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE - OPTIMISATION ET SÉCURITÉ PUBLIQUE 13.1. DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE 13.2. SERVICE DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION 13.3. SERVICE DE L'APPROVISIONNEMENT ET DES ÉQUIPEMENTS RÉSOLUTION C.E. 2015-5601-00 Adjudication de l'appel d'offres 13705 - Service d'entretien hivernal des terrains de la station d'épuration de Sherbrooke ATTENDU QUE conformément à la Loi sur les cités et villes, des soumissions publiques ont été demandées par le Service de l'approvisionnement et des équipements; o ATTENDU QUE quatre soumissions ont été reçues et conservées au dossier n C.E. 2015-560100 des archives municipales; ATTENDU QU' il y a lieu d’accepter la soumission du plus bas soumissionnaire conforme; ATTENDU QUE l'ampleur du prix du contrat au moment de l'adjudication est de l'ordre de 87 250 $, taxes en sus; IL EST RÉSOLU D'adjuger à Excavation Carlo Lemay inc. le contrat selon les taux unitaires/forfaitaires indiqués au o bordereau de prix conformément aux documents contractuels conservés au dossier n C.E. 20155601-00 des archives municipales et d'autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. Que M. Stéphane Cotnoir soit et est nommé gestionnaire du projet. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Jocelyn Grenier __________________ RÉSOLUTION C.E. 2015-5602-00 Adjudication de l'appel d'offres 13717 - Déneigement des rues pour le circuit A de l'arrondissement de Fleurimont, Ville de Sherbrooke ATTENDU QUE conformément à la Loi sur les cités et villes, des soumissions publiques ont été demandées par le Service de l'approvisionnement et des équipements; COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL Page 5 _______________________________________________________________________________________________________________ o ATTENDU QUE deux soumissions ont été reçues et conservées au dossier n C.E. 2015-560200 des archives municipales; ATTENDU QU' il y a lieu d’accepter la soumission du plus bas soumissionnaire conforme; ATTENDU QUE l'ampleur du prix du contrat au moment de l'adjudication est de l'ordre de 1 168 215 $, taxes en sus, plus un montant de 233 643 $, taxes en sus, qui tient compte de la variation des quantités; IL EST RÉSOLU DE RECOMMANDER AU CONSEIL D'adjuger à Environnement routier NRJ inc. le contrat selon les taux unitaires/forfaitaires indiqués o au bordereau de prix conformément aux documents contractuels conservés au dossier n C.E. 2015-5602-00 des archives municipales et d'autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. Que M. Roger-Pier Mercier soit et est nommé gestionnaire du projet. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Isabelle Sauvé __________________ RÉSOLUTION C.E. 2015-5603-00 Adjudication de l'appel d'offres 13723 - Déneigement des rues pour le circuit B de l'arrondissement de Fleurimont, Ville de Sherbrooke ATTENDU QUE conformément à la Loi sur les cités et villes, des soumissions publiques ont été demandées par le Service de l'approvisionnement et des équipements; o ATTENDU QU' une soumission a été reçue et conservée au dossier n C.E. 2015-5603-00 des archives municipales; ATTENDU QU' il y a lieu d’accepter la seule soumission reçue et que cette dernière est conforme; ATTENDU QUE l'ampleur du prix du contrat au moment de l'adjudication est de l'ordre de 2 210 940 $, taxes en sus, plus un montant de 442 188 $, taxes en sus, qui tient compte de la variation des quantités; IL EST RÉSOLU DE RECOMMANDER AU CONSEIL D'adjuger à Environnement routier NRJ inc. le contrat selon les taux unitaires/forfaitaires indiqués o au bordereau de prix conformément aux documents contractuels conservés au dossier n C.E. 2015-5603-00 des archives municipales et d'autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. Que M. Roger-Pier Mercier soit et est nommé gestionnaire du projet. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Isabelle Sauvé __________________ RÉSOLUTION C.E. 2015-5604-00 Adjudication de l'appel d'offres 13724 - Déneigement des rues pour le circuit C de l'arrondissement de Fleurimont, Ville de Sherbrooke ATTENDU QUE conformément à la Loi sur les cités et villes, des soumissions publiques ont été demandées par le Service de l'approvisionnement et des équipements; o ATTENDU QUE trois soumissions ont été reçues et conservées au dossier n C.E. 2015-5604-00 des archives municipales; ATTENDU QU' il y a lieu d’accepter la soumission du plus bas soumissionnaire conforme; ATTENDU QUE l'ampleur du prix du contrat au moment de l'adjudication est de l'ordre de 632 135,34 $, taxes en sus, plus un montant de 126 427,07 $, taxes en sus, qui tient compte de la variation des quantités; IL EST RÉSOLU DE RECOMMANDER AU CONSEIL D'adjuger à R.P. Verpaelst inc. le contrat selon les taux unitaires/forfaitaires indiqués au o bordereau de prix conformément aux documents contractuels conservés au dossier n C.E. 20155604-00 des archives municipales et d'autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL Page 6 _______________________________________________________________________________________________________________ Que M. Roger-Pier Mercier soit et est nommé gestionnaire du projet. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Isabelle Sauvé __________________ RÉSOLUTION C.E. 2015-5605-00 Adjudication de l'appel d'offres 13708 - Service de livraison rapide de courrier et de petits colis ATTENDU QUE conformément à la Loi sur les cités et villes, des soumissions publiques ont été demandées par le Service de l'approvisionnement et des équipements; o ATTENDU QUE sept soumissions ont été reçues et conservées au dossier n C.E. 2015-5605-00 des archives municipales; ATTENDU QU' il y a lieu d’accepter la soumission du plus bas soumissionnaire conforme; ATTENDU QUE l'ampleur du prix du contrat au moment de l'adjudication est de l'ordre de 107 590 $, taxes en sus, plus un montant de 21 518 $, taxes en sus, qui tient compte de la variation des quantités; IL EST RÉSOLU DE RECOMMANDER AU CONSEIL D'adjuger à Gilles Côté le contrat selon les taux unitaires/forfaitaires indiqués au bordereau de o prix conformément aux documents contractuels conservés au dossier n C.E. 2015-5605-00 des archives municipales et d'autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. Que M. Pierre Plourde soit et est nommé gestionnaire du projet. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Isabelle Sauvé __________________ RÉSOLUTION C.E. 2015-5606-00 Adjudication de l'appel d'offres 13701 - Location d'une dameuse sur chenilles pour les pentes de ski ATTENDU QUE conformément à la Loi sur les cités et villes, des soumissions publiques ont été demandées par le Service de l'approvisionnement et des équipements; o ATTENDU QU' une soumission a été reçue et conservée au dossier n C.E. 2015-5606-00 des archives municipales; ATTENDU QU' il y a lieu d’accepter la seule soumission reçue et que cette dernière est conforme; ATTENDU QUE l'ampleur du prix du contrat au moment de l'adjudication est de l'ordre de 229 500 $, taxes en sus, plus un montant de 34 425 $, taxes en sus, qui tient compte de la variation des quantités; IL EST RÉSOLU DE RECOMMANDER AU CONSEIL D'adjuger à Prinoth ltée le contrat selon les taux unitaires/forfaitaires indiqués au bordereau de o prix conformément aux documents contractuels conservés au dossier n C.E. 2015-5606-00 des archives municipales et d'autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. Que M. Stéphane Smith soit et est nommé gestionnaire du projet. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Isabelle Sauvé __________________ 13.4. SERVICE DE POLICE 13.5. SERVICE DE PROTECTION CONTRE LES INCENDIES RÉSOLUTION C.E. 2015-5607-00 Demande de renouvellement du protocole d'entente auprès de la Société canadienne de la Croix-Rouge COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL Page 7 _______________________________________________________________________________________________________________ IL EST RÉSOLU D'autoriser la signature de l'entente avec la Société canadienne de la Croix-Rouge afin de soutenir la population sherbrookoise lors des situations d'urgence, d'évacuations ou de sinistres suivant le projet conservé au dossier C.E. 2015-5607-00 des archives municipales. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Stéphane Simoneau __________________ 14. DOSSIERS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE - RELATIONS AVEC LA COMMUNAUTÉ 14.1. DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE 14.2. SERVICE DES SPORTS, DE LA CULTURE ET DE LA VIE COMMUNAUTAIRE RÉSOLUTION C.E. 2015-5608-00 Soutien financier à la mise en application d'une partie du Plan d'action sur le livre du ministère de la Culture et des Communications IL EST RÉSOLU De retirer ce dossier et de le présenter au comité plénier du 8 septembre. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Jean-Yves La Rougery __________________ RÉSOLUTION C.E. 2015-5609-00 Entente avec la Commission scolaire de la Région-de-Sherbrooke (CSRS) : abonnement à la bibliothèque municipale Éva-Senécal pour les enseignants des écoles primaires IL EST RÉSOLU DE RECOMMANDER AU CONSEIL D'autoriser la signature d'une entente entre la Ville et la Commission scolaire de la Région-deSherbrooke pour l'abonnement à la bibliothèque municipale Éva-Senécal suivant le projet conservé au dossier C.E. 2015-5609-00 des archives municipales. o Que le Service des affaires juridiques soit mandaté afin de modifier le Règlement n 1 pour y prévoir les tarifs en conséquence. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Isabelle Sauvé __________________ 14.3. SERVICE DES COMMUNICATIONS 15. DOSSIERS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE - GESTION DU TERRITOIRE 15.1. DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE RÉSOLUTION C.E. 2015-5610-00 Adjudication du contrat dans le cadre de l'appel d'offres 2015-032 en services professionnels en ingénierie pour la réalisation des plans et devis pour la réfection du balisage lumineux de l'Aéroport de Sherbrooke ATTENDU que conformément à la Loi sur les cités et villes un appel d'offres public a été effectué par le Service des affaires juridiques; ATTENDU que cinq soumissions, conservées au dossier numéro C.E. 2015-5610-00 des archives municipales, ont été reçues et qu'elles ont été déclarées conformes; ATTENDU que les soumissions ont été analysées par un comité de sélection et qu'il y a lieu d'accepter leur recommandation quant au soumissionnaire conforme ayant obtenu le meilleur pointage; ATTENDU que l'ampleur du prix du contrat au moment de l'adjudication est de l'ordre de 90 295 $, taxes en sus; IL EST RÉSOLU COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL Page 8 _______________________________________________________________________________________________________________ D'adjuger à la firme Tetra Tech QI inc. le contrat de services professionnels en ingénierie pour la réalisation des plans et devis pour la réfection du balisage lumineux de l'Aéroport de Sherbrooke, selon les taux unitaires et forfaitaires indiqués au bordereau de prix, conformément aux documents contractuels conservés au dossier C.E. 2015-5610-00 des archives municipales et d'autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. Que M. Jean-Pierre Gagnon soit et est nommé gestionnaire du projet. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : René Allaire __________________ 15.2. SERVICE DE LA PLANIFICATION ET DU DÉVELOPPEMENT URBAIN RÉSOLUTION C.E. 2015-5611-00 Vente des lots 5 517 416 et 5 517 417 du cadastre du Québec, en bordure de la rue Dunant Arrondissement du Mont-Bellevue IL EST RÉSOLU DE RECOMMANDER AU CONSEIL Que la Ville de Sherbrooke annule la vente par appel d'offres des lots 5 517 416 et 5 517 417 du cadastre du Québec puisqu'une aucune offre conforme n'a été reçue. Que la Ville de Sherbrooke vende à la compagnie Construction Rafco inc. les lots 5 517 416 et 5 517 417 du cadastre du Québec, ayant une superficie totale de 23 258,6 m² au montant de 522 000 $, correspondant à un taux unitaire de 22,44 $/m² et qu'elle autorise la signature d'un acte de vente à cette fin. Considération : Une somme de 522 000 $ payable à la signature de l'acte de vente, dont un montant de 52 200 $ a déjà été versé. Conditions : L'acheteur payera les frais de notaire. L'acheteur devra réaliser la totalité de la construction des infrastructures municipales dans un délai maximum de trois (3) ans à compter de la date d'acceptation de la proposition par le conseil municipal. Le tout, suivant les termes de l'offre d'achat signée le 10 juillet 2015 par M. Mirco Bergamin, président de la compagnie Construction Rafco inc. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Isabelle Sauvé __________________ RÉSOLUTION C.E. 2015-5612-00 Mme Diane Dubé et le Centre de l’automobile Ward inc. - Achat d’une partie des lots 2 446 406 et 2 446 407 du cadastre du Québec - Arrondissement de Lennoxville IL EST RÉSOLU me Que la Ville de Sherbrooke acquiert de M Diane Dubé, une partie du lot 2 446 406 du cadastre du Québec, d’une superficie d’environ 69 m², et qu’elle autorise la signature d’un acte de vente à cette fin. Que la Ville de Sherbrooke acquiert du Centre de l’automobile Ward inc., une partie du lot 2 446 407 du cadastre du Québec, d’une superficie d’environ 53 m², et qu’elle autorise la signature d’un acte de vente à cette fin. Considération : Une somme de 2 200 $ payable à la signature de l’acte de vente pour l’achat d’une partie du lot 2 446 406. Une somme de 2 200 $ payable à la signature de l’acte de vente pour l’achat d’une partie du lot 2 446 407. Conditions : Les frais des actes de vente, ainsi que les frais d’arpentage sont assumés par la Ville. Le tout suivant le terme des offres d’achat signées le 8 juillet par M. Rickey Ward, président de la me compagnie Centre de l’automobile Ward inc. et le 31 juillet 2015 par M Diane Dubé. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Michael Howard __________________ COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL Page 9 _______________________________________________________________________________________________________________ 15.3. SERVICE DES INFRASTRUCTURES URBAINES ET DE L'ENVIRONNEMENT RÉSOLUTION C.E. 2015-5613-00 Reconstruction du passage à niveau - Poste de pompage Queen IL EST RÉSOLU De reporter le dossier à une prochaine séance. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Jocelyn Grenier __________________ 15.4. SERVICE DE L'ENTRETIEN ET DE LA VOIRIE RÉSOLUTION C.E. 2015-5614-00 Gestion des décorations extérieures de Noël IL EST RÉSOLU DE RECOMMANDER AU CONSEIL Dans le but d'effectuer la réparation ou le remplacement des rideaux lumineux de la rue Wellington à même le budget d'opération : d'appuyer la volonté de Destination Sherbrooke de déplacer le grand sapin pour l'illumination au centre-ville sur un site à déterminer au préalable avec un effort budgétaire réduit pour couvrir une partie des dépenses d'opération; d'éliminer certains sites et aménagements peu significatifs pour concentrer les travaux de décorations aux endroits stratégiques (voir le tableau - Proposition décorations Noël 2015-2016) à mettre en place afin de respecter le budget autorisé. ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ Gestionnaire responsable : Guylaine Boutin __________________ 15.5. SERVICE HYDRO-SHERBROOKE 16. AFFAIRES NOUVELLES 17. LEVÉE DE LA SÉANCE L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12 h40. __________________ Sherbrooke, le 18 août 2015 Le président Serge Paquin La secrétaire Isabelle Sauvé, avocate