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CANDIDAT N°4
FEBELFIN
Febelfin à l’aise dans son
nouveau cadre de travail
Febelfin, la Fédération
Belge du secteur Financier,
a récemment rajeuni son
image d’organisation
tertiaire, dynamique et
proactive. Les nouveaux
bureaux et logo contribuent
à une corporate identity plus
forte et à accroître la
motivation des employés.
n Philip Willaert
A gauche : Patricia Smekens, Facility Manager.
A droite : Wien De Geyter, Director Corporate
Affairs.
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facility awards 2010
F
ebelfin est aujourd’hui établi
dans les bureaux situés au-dessus du Concert Noble dans la rue
d’Arlon à Bruxelles. Un très bel endroit
en soi, et célèbre de surcroît. Il a été
conçu par l’architecte Hendrik Beyaert
qui a construit la Banque Nationale et a
été professeur de Victor Horta. Difficile
d’imaginer plus belle signature pour un
bureau.
Avec l’échéance imminente du contrat
de location, il était grand temps pour
Febelfin de faire le point sur son propre
logement dans la rue Ravenstein. L’urgence était là, compte tenu de l’état du
bureau qui commence à dater. Wien De
Geyter, Director Corporate Affairs de
Febelfin : « Ce n’était d’ailleurs pas la
première fois que des voix s’élevaient
pour aménager l’environnement de
travail. Dans les années ’80 déjà, il en
avait été question mais les projets sont
restés dans les tiroirs. »
Cette fois, une étude a été réalisée par
Opti-Loc - du nom de baptême du projet en interne -, étude qui a totalement
mobilisé Patricia Smekens, Facility
Les bureaux de Febelfin se
trouvent dans les bâtiments
du Concert Noble (CN).
Manager, et Wien De Geyter. Opti-Loc
signifie ‘Optimal Location’. Wien De
Geyter : « Notre immeuble de bureaux
précédent présentait énormément d’inconvénients. Nous avions un contrat
de location qui portait aussi sur de
nombreux espaces perdus. Par ailleurs,
l’infrastructure était morcelée, le mobilier fortement démodé et les salles de
réunion n’étaient plus adaptées à notre
époque. Bref, l’infrastructure ne répondait plus aux tendances actuelles et
futures en matière d’aménagement de
bureaux ni aux besoins organisationnels de Febelfin : travail flexible, télétravail, équipes de projet temporaires.
L’infrastructure ne satisfaisait pas non
plus aux normes légales en matière de
protection contre l’incendie. »
A l’épreuve du futur
Pour répondre à tous ces besoins, une
transformation et un réaménagement
en profondeur s’imposaient. Ceci impliquait un repli provisoire et un double déménagement. Mais les inconvénients de l’utilisation inefficace de
Des salles de réunion bien
équipées sont cruciales
pour ce prestataire de
services financiers.
l’espace auraient persisté. Une alternative fut dès lors de choisir une nouvelle implantation tenant compte d’un
certain nombre de paramètres comme
l’accessibilité aux institutions belges et
européennes, le prix de la location et
les coûts d’adaptation. Finalement, le
Conseil d’Administration a décidé le
14 juin 2007 que Febelfin déménagerait
vers le cœur du quartier européen de
Bruxelles. Une nouvelle implantation
meilleur marché pour Febelfin avec
une solution ‘clé sur porte’ totalement
opérationnelle, un environnement de
travail open space et quelques bureaux
séparés.
Wien De Geyter : « Nous avons créé un
environnement de travail qui frappe
l’imagination, qui est à l’épreuve du futur et motive le personnel. »
Economies d’échelle substantielles
Le premier étage du bâtiment est occupé par les collaborateurs de l’ASBL
Concert Noble. Febelfin a investi les
étages 2 à 6. Ces étages étaient vides depuis plusieurs années mais ils n’étaient
pas adaptés à la manière dont Febelfin
souhaitait travailler dans le futur. Le
groupe KBC, propriétaire du bâtiment
et qui dispose de son propre service
de project management, était prêt à
livrer le bâtiment clé sur porte, investissements du locataire compris, sans
compter pour cela un management fee
séparé. Les travaux ont débuté le 23
novembre 2007 sur ordre du groupe
KBC. Finalement, Febelfin a investi
1.056.000 euros, mobilier compris.
En outre, Febelfin peut profiter des
substantielles économies d’échelle et
des conditions contractuelles favorables dont bénéficie KBC pour les services facilitaires comme le nettoyage, la
surveillance, etc.
Dynamic Office
L’espace de bureau disponible est passé de 2235 m2 pour le vieux bâtiment
à 1824 m2 pour le nouveau. « Ouverts
et frais », voilà comment on pourrait
décrire les nouveaux bureaux de Febelfin. Celui qui veut se concentrer peut
s’isoler dans les ‘cockpits’. L’aménage-
ment ouvert favorise la concertation et
l’échange de savoir et d’information. On
travaille essentiellement avec un mobilier adapté de Vitra, Bulo et Steelcase,
autant de producteurs qui se concentrent sur une approche innovante de
l’espace de bureaux.
C’est le concept dynamic office qui a
été choisi, c’est-à-dire sans postes de
travail fixes. Au total, il y a 45 postes
de travail, pour 60 collaborateurs, dans
un paysage ouvert dynamique ainsi que
neuf ‘cockpits’ plus petits et verrouillables. Les facilités électroniques ne manquent pas. Tous les bureaux et toutes les
salles de réunion sont équipés de Wifi.
Parmi les belles acquisitions, citons
l’archivage électronique qui remplace
quasiment à 100 % le vieil archivage
de ± 400 m2.
Parallèlement à ce déménagement, un
nouveau logo Febelfin a également été
introduit. Les couleurs utilisées sont
le bleu clair, le bleu foncé et le rouge.
Elles soutiennent visuellement la corporate identity à travers les espaces. n
Les points forts
Les avantages de toute l’opération de déménagement
et d’adaptation sont incontestables. Le fait, notamment, que le nombre de mètres carrés ait fortement
diminué et que la location soit également nettement
moins chère qu’avant – une partie est sous-louée –
génèrent une solide économie annuelle de plus de
200.000 euros, y compris les coûts d’amortissement
de l’aménagement et du mobilier. Patricia Smekens,
Facility Manager : « C’était une situation win-win dans
laquelle tant KBC que Febelfin trouvaient avantage. »
Mais le point le plus fort est peut-être l’autre méthode
de travail. « Nous nous sentons particulièrement
à l’aise dans ce bâtiment. Les collaborateurs sont
bien plus ouverts aux nouvelles idées », explique P.
Smekens. Le fait que le projet ait été préparé dans les
moindres détails a permis à toute l’opération de se
dérouler sereinement.
Profil de l’entreprise
Febelfin ou Fédération Belge du secteur Financier
est une organisation créée en 2003 et à Bruxelles.
L’association Febelfin est le plus important représentant du monde financier belge tant au niveau
national qu’international. Il intervient en tant qu’interlocuteur auprès des décideurs, des inspecteurs et
des groupements d’intérêts.
Febelfin chapeaute à son tour 5 associations apparentées et 229 institutions financières qui emploient
directement 140.000 personnes en Belgique (et
environ 120.000 indirectement). Febelfin emploie
quelque 60 personnes.
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