court services officer

Apply By: Thursday, June 16, 2016 11:59 pm EDT
COURT SERVICES OFFICER
Organization: Ministry of the Attorney General
Division: Court Services Division
City: Ottawa
Job Term: 4 Temporary
Job Code: 00036 - Usher and Messenger
Salary: $712.85 - $808.69 Per Week*
*Indicates the salary listed as per the OPSEU Collective Agreement.
Posting Status: Open
Job ID: 91334
Apply Online
View Job Description
Consider this challenging opportunity in the Superior Court of Justice as a Court Services Officer,
where you will provide support to the judiciary, juries and the overall administration of the courts.
Please note: you will work zero to 36.25 hours per week, depending on operational requirements, with
no guaranteed hours.
What can I expect to do in this role?
You will be responsible for:
• ensuring courtroom readiness
• maintaining proper decorum in the court
• conducting jury roll calls
• calling and escorting witnesses into court
• attending to juries
• providing assistance to the public
• providing assistance to the judiciary as required
How do I qualify?
Mandatory
• proficiency in English and oral French at the advanced level
Skills and Knowledge:
• knowledge of the Superior Court of Justice or other adjudicative proceedings and awareness of
legislative requirements as they pertain to juries
• knowledge of courtroom decorum and confidentiality/impartiality
• clerical knowledge and keyboarding skills to ensure accurate completion of court documents
• oral communication skills, public speaking skills and interpersonal skills to interact with the judiciary,
the public and other stakeholders with tact and diplomacy
• judgement to maintain courtroom decorum, to respond to inquiries and to deal with routine issues
• job requires attending to juries outside regular business hours
Additional Information:
Address:
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4 Bilingual Temporary - Irregular On-Call, duration up to 6 months, 161 Elgin St, Ottawa, East
Region, General Screening Requirement
Compensation Group: Ontario Public Service Employees Union
Schedule: 3-7
Category: Administrative and Support Services
Posted on: Wednesday, June 1, 2016
Note:
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
This ad is also available in French.
In accordance with the Ontario Public Service Employment Screening Checks Policy, the top
candidate(s) may be required to undergo a security screening check. Please refer to the
Additional Information / Address section above to determine the screening checks that are
required for this position.
You will be responsible for obtaining the criminal record check at your own expense and
provide it, along with your written consent, to the Transition and Security Office (TSO), HR
Service Delivery Division to evaluate the results. If applicable, the TSO, with your written
consent, will request and obtain any additional screening checks as indicated in the Additional
Information / Address section above that were not obtained directly by you. (Note: If a
Vulnerable Sector Screening/Check is required, it must also be obtained in person at your local
police service.)
A record under the Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not
automatically mean you will be ineligible for the position. The screening check(s) will only be
reviewed and evaluated by the TSO for the purpose of making a security clearance decision.
The details of an individual's screening check(s) will be considered in specific relation to the
duties and responsibilities of the position being filled. Screening check records will be
maintained by the TSO and kept strictly confidential.
How to apply:
1. You must apply online.
2. Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages. For tips and tools on
how to write a concise cover letter and resume, review the Writing a Cover Letter and Resume: Tips,
Tools and Resources.
3. Customize your cover letter and resume to the qualifications listed on the job ad. Using
concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job. We
rely on the information you provide to us.
4. Read the job description to make sure you understand this job.
5. OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.
6. If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment
process, please Contact Us to provide your contact information. Recruitment Services staff will
contact you within 48 hours.
All external applicants (including former employees of the Ontario Public Service) applying
to a competition in a ministry or Commission public body must disclose (either in the cover
letter or resume) previous employment with the Ontario Public Service. Disclosure must
include positions held, dates of employment and any active restrictions as applicable from
being rehired by the Ontario Public Service. Active restrictions can include time and/or
ministry-specific restrictions currently in force, and may preclude a former employee from
being offered a position with the Ontario Public Service for a specific time period (e.g. one
year), or from being offered a position with a specific ministry (either for a pre-determined
time period or indefinitely). The circumstances around an employee's exit will be
considered prior to an offer of employment.
Remember: The deadline to apply is Thursday, June 16, 2016 11:59 pm EDT. Late applications
will not be accepted.
We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be
contacted.
The Ontario Public Service is an inclusive employer.
Accommodation is available under the Ontario Human Rights Code.
Apply Online
Job Specification
Position Title: Court Services Officer
Job Code: 00036 - Usher and Messenger
Job ID: 91334
Purpose of Position :
To act as a Court Services Officer by providing support to presiding judiciary; maintaining court
decorum; and directing stakeholders, clients, jurors and members of the public. To provide support to
the overall administration of the court.
Duties / Responsibilities :
1. Ensuring courtroom and jury room readiness, e.g. check lighting, air control, appropriate materials
for administering oaths and replenish supplies and materials.
2. Unlocking the courtroom prior to court starting and locking the courtroom at the end of each
session. Ensuring all individuals have vacated the courtroom and that all items not needed are
removed.
3. Assisting judiciary as required for court, e.g. escorting them to and from court; escorting counsel to
justice's chambers, calling witness and parties into the courtroom at the direction of the judiciary, and
controlling movement in and out of the courtroom prohibiting admission as directed by the judiciary.
4. Assisting with jury panel and all jury related duties. Remaining with and attending to the needs of
sequestered juries and maintaining the requisite isolation of sequestered jurors, e.g. ensuring there is
no contact with any persons including the media; immediately reporting any violations to appropriate
staff member and/or justice.
5. Assisting clients/stakeholders and others by providing information and giving direction to assist with
the movement of persons and court cases, e.g. location of offices and courtrooms, assist with the
vetting of court lists by determining party readiness and movement of court documents.
6. Maintaining court decorum at all times, ensuring proper protocol is followed.
7. Preparing, testing and running audio and video equipment in courts such as the jury procedure
video, in accordance with manual and local protocols.
8. Completing administrative duties that contribute to the progress of cases in the court system from
beginning to conclusion.
9. Providing assistance and training to others and ongoing technical guidance and assistance regarding
court procedures, policies and protocols.
10. Attending training, meetings, courses and conferences as required by manager or designee.
11. Providing recommendations to the supervisor, regarding changes to procedures, policies, and
protocols, which would improve services to the courts.
12. Other duties as assigned.
Staffing and Licensing :
Job requires oral French language skills at the advanced level.
Knowledge :
Job requires knowledge of the Ontario Courts of Justice, including jury protocol, courtroom decorum
and procedures, legal terminology and documentation to direct public and jurors, and to assist
judiciary and counsel. Awareness of legislative requirements as they pertain to juries, e.g. Juries Act,
Courts of Justice Act. Job requires knowledge of clerical functions, e.g. filing, photocopying, answering
telephone calls, and exhibit storage. Job requires knowledge of courtroom procedures, practices,
protocol and ministry directives pertaining to the completion of court documents to ensure proper
operation of the court proceedings and that required information is available to all parties involved.
Skills :
Job requires problem-solving skills to respond to inquiries and to direct non-routine situations
involving sequestered jurors to manager and judiciary. Job requires oral communication skills and
public speaking skills to effectively and professionally interact with and address judiciary, counsel,
parties, police staff, agency staff, jurors and court staff. Job requires judgement to maintain the
decorum of the courtroom, respecting the OPS business agenda and the dignity of the justice system.
Job requires tact, discretion and diplomacy when conveying information and responding to inquiries
from the public, counsel and judiciary. Job requires keyboarding skills in order to work in a
computerized environment.
Freedom of Action :
Job requires working within established guidelines and procedures available in directives and
memoranda. Job requires adherence to established practices and procedures. Job requires working at
the direction of the manager or the judicial official when in court or with sequestered juries. Job
requires referring matters not covered by established procedures and guidelines to the manager's
attention or the attention of the judiciary, e.g. questions from jurors, incidents in courtroom that may
compromise evidence. Job requires referring to manager matters that are unusual or contentious such
as lost evidence.
Postulez d'ici: le jeudi 16 juin 2016 23h59min HAE
Agent(e) des services aux tribunaux
Organisme: Ministère du Procureur général
Division: Court Services Division
Ville: Ottawa
Conditions: 4 Temporaire(s)
Code du poste: 00036 - Usher and Messenger
Salaire: 712,85 $ - 808,69 $ par semaine*
*Indique la rémunération énumérée selon la convention collective conclue avec le SEFPO.
Type de concours: Ouvert
Numéro du concours: 91334
Postuler en ligne
Voir la description de l'emploi
Voici des postes stimulants à la Cour supérieure de justice, à titre d'agent(e) des services aux
tribunaux. Ces postes consistent à fournir des services de soutien aux juges et aux jurés et à favoriser
l'administration générale des tribunaux.
Il s'agit d'un poste sur appel, dont l'horaire est irrégulier et où vous travaillerez de 0 à 36,25 heures
par semaine; le nombre d'heures de travail n'est pas garanti.
Quelles seront mes fonctions dans ce poste?
Vous devrez assumer les responsabilités suivantes :
• assurer la préparation des salles d'audience
• maintenir le décorum requis dans les salles d'audience
• appeler les jurés
• appeler les témoins et les accompagner dans la salle d'audience
• demeurer auprès des jurés et répondre à leurs besoins; fournir de l'aide au public
• fournir du soutien aux juges selon les besoins
À quelles exigences dois-je répondre?
Ce qui est obligatoire :
• maîtrise de l'anglais et du français oral de niveau avancé
Connaissances et aptitudes:
• connaissance des procédures de la Cour supérieure de justice ou des autres instances judiciaires
ainsi que des exigences législatives applicables aux jurés
• connaissance du décorum requis dans les salles d'audience et des exigences en matière de
confidentialité et d'impartialité
• aptitudes pour le travail de bureau et la saisie clavier afin d'assurer que les documents judiciaires
sont dûment remplis
• capacité de prendre la parole en public et aptitudes pour la communication orale et les relations
interpersonnelles afin d'interagir avec tact et diplomatie avec les juges, le public et d'autres parties
intéressées
• discernement pour maintenir le décorum dans la salle d'audience, donner suite aux demandes de
renseignements et régler des questions courantes
• assurer une présence auprès des jurés en dehors des heures habituelles de bureau
Renseignements supplémentaires:
Adresse:
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4 bilingue Temporaire(s) - Irrégulier(s) - sur appel, durée jusqu'à 6 mois, 161, RUE ELGIN,
Ottawa, Région Est, Exigence : enquête de sécurité générale
Groupe de rémunération: Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario
Horaire: 3-7
Catégorie: Services d'administration et de soutien
Date de publication: le mercredi 1er juin 2016
Note:
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Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
Conformément à la politique sur la vérification des antécédents du personnel de la fonction
publique de l'Ontario, le ou les meilleurs candidats pourraient être tenus de se prêter à une
vérification des antécédents générale ou approfondie. Veuillez consulter la section
Renseignements supplémentaires / Adresse de l'offre d'emploi pour savoir quelles sont les
vérifications exigées pour ce poste.
Vous devrez obtenir l'attestation de vérification du casier judiciaire à vos propres frais et la
fournir, avec votre consentement écrit, au Bureau de la transition et de la sécurité de la
Division des services relatifs aux ressources humaines afin qu'il en évalue les résultats. S'il y a
lieu, le Bureau de la transition et de la sécurité demandera et obtiendra, avec votre
consentement écrit, toute autre enquête de sécurité figurant dans la section Renseignements
supplémentaires – Adresse, ci-dessus, que vous n'aurez pas obtenue directement. (Remarque:
Si une vérification des antécédents de personnes appelées à œuvrer auprès de personnes
vulnérables est nécessaire, vous devrez aussi l'obtenir en personne auprès de votre service de
police local.)
Un casier judiciaire découlant d'une infraction aux termes du Code criminel ou tout autre
casier judiciaire établi par le gouvernement fédéral ne signifie pas que vous serez
automatiquement inadmissible au poste. Les résultats de la vérification des antécédents sont
examinés et évalués par le Bureau de la transition et de la sécurité à la seule fin de prendre
une décision sur l'autorisation de sécurité. Les détails des résultats de la vérification des
antécédents d'un particulier sont pris en considération en relation précise des tâches et des
responsabilités du poste à pourvoir. Les dossiers des vérifications des antécédents sont tenus
par le Bureau de la transition et de la sécurité dans la plus stricte confidentialité.
Comment postuler:
1. Vous devez postuler en ligne.
2. Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de
cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre
d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement
et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.
3. Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences
figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en
quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons
sur les renseignements que vous nous fournissez.
4. Voir la description de l'emploi pour bien comprendre en quoi consiste ce poste.
5. Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID
Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.
6. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous
permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindre et
nous fournir vos coordonnées. Le personnel des Services de recrutement communiquera avec
vous dans les 48 heures.
Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui
participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la
Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ)
un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les
renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le
cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique
de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou
liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé
un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex.,
un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment).
Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant
qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.
Rappel : La date limite de candidature est le jeudi 16 juin 2016 23h59min HAE. Les candidatures
reçues en retard seront refusées.
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec
vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.
La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de
l'Ontario.
Postuler en ligne
Description du poste
Titre du poste: Agent(e) des services aux tribunaux
Code du poste: 00036 - Usher and Messenger
Numéro du concours: 91334
Objectifs du poste :
Job requires working within established guidelines and procedures available in directives and
memoranda. Job requires adherence to established practices and procedures. Job requires working at
the direction of the manager or the judicial official when in court or with sequestered juries. Job
requires referring matters not covered by established procedures and guidelines to the manager's
attention or the attention of the judiciary, e.g. questions from jurors, incidents in courtroom that may
compromise evidence. Job requires referring to manager matters that are unusual or contentious such
as lost evidence.
Tâches et responsabilités :
1. S'assurer que la salle d'audience et la salle des jurés soient prêtes, par exemple vérifier l'éclairage,
le contrôle de l'air, le matériel approprié pour faire administrer les serments et s'occuper du
réapprovisionnement des fournitures et du matériel.
2. Déverrouiller la salle d'audience avant le début de l'audience et la fermer à clé à la fin de chaque
audience. S'assurer que les personnes présentes soient toutes sorties de la salle d'audience et que
tous les articles non nécessaires soient retirés.
3. Aider les juges comme l'exige le tribunal, par exemple les accompagner pour qu'ils entrent en cour
et lorsqu'ils en sortent; accompagner les avocats au cabinet du juge, appeler les témoins et les parties
pour se rendre dans la salle d'audience à la demande du juge et contrôler le mouvement d'entrée dans
la salle d'audience et de sortie de la salle d'audience en y interdisant l'admission, selon les directives
du juge.
4. Aider dans le tableau des jurés et dans toutes les fonctions relatives au jury. Demeurer auprès du
jury et répondre aux besoins des jurés qui se retirent; maintenir l'isolement souhaité par les jurés
retirés, par exemple s'assurer qu'il n'y a aucun contact avec toute personne, y compris les médias;
signaler immédiatement toute violation au membre pertinent du personnel ou au juge.
5. Aider les clients, les intervenants et d'autres parties en fournissant des renseignements et en
donnant des directives pour aider dans le mouvement des personnes et des causes judiciaires, par
exemple l'emplacement des bureaux et des salles d'audience, aider dans l'examen des rôles en
déterminant l'état de préparation des parties et le mouvement des documents judiciaires.
6. Maintenir le décorum de la salle d'audience en tout temps et s'assurer que le protocole est suivi.
7. Préparer, tester et faire fonctionner l'équipement audio et vidéo dans les salles d'audience, comme
l'équipement vidéo utilisé dans la procédure de jury, conformément aux protocoles manuels et locaux.
8. Compléter les fonctions administratives qui contribuent à l'avancement des causes dans le système
judiciaire, du début à la fin.
9. Fournir une aide et de la formation aux autres ainsi qu'une assistance et des conseils techniques
continus concernant les procédures, politiques et protocoles judiciaires.
10. Participer à des séances de formation, des réunions, des cours et des conférences selon les
directives du chef de service ou de son suppléant.
11. Fournir des recommandations au superviseur concernant les changements aux procédures,
politiques et protocoles dans le but d'améliorer les services aux tribunaux.
12. Assumer d'autres fonctions, selon le besoin
Exigences - dotation et attestation des compétences :
Le poste exige des compétences orales en français au niveau avancé.
Connaissances :
Le poste exige la connaissance des Cours de justice de l'Ontario, y compris le protocole relative au
jury, le décorum et les procédures de la salle d'audience, la terminologie et la documentation juridique
pour diriger le public et les jurés et aider le juge et les avocats. Le poste exige la connaissance des
exigences législatives dans la mesure où elles portent sur les jurés, par exemple la Loi sur les jurys et
la Loi sur les tribunaux judiciaires. Le poste exige la connaissance des fonctions de bureau, comme le
classement, la photocopie, répondre aux appels téléphoniques et l'entreposage des pièces
justificatives. Le poste exige la connaissance des procédures, pratiques, protocoles de la salle
d'audience et des directives ministérielles relatives au parachèvement des documents judiciaires pour
assurer le bon fonctionnement des procédures judiciaires et veiller à ce que l'information requise soit
disponibles à toutes les parties en question.
Compétences :
Le poste exige des aptitudes à régler les problèmes pour répondre aux demandes de renseignements
et renvoyer les situations inhabituelles impliquant des jurés retirés au chef de service et au juge. Le
poste exige des aptitudes à la communication orale et des aptitudes pour parler en public afin
d'interagir de manière efficace et professionnelle avec le juge, les avocats, les parties, le personnel
policier, les jurés et le personnel du tribunal. Le poste exige un jugement pour maintenir le décorum
dans la salle d'audience, faire respecter l'ordre du jour professionnel de la FPO et la dignité du
système de justice. Le poste requiert du tact, de la discrétion et de la diplomatie en transmettant
l'information et en répondant aux demandes de renseignements du public, des avocats et des juges.
Le poste exige des aptitudes à la dactylographie pour travailler dans un milieu informatisé. Le poste
exige des aptitudes en français, à l'oral et à l'écrit.
Autonomie d'action :
Le poste exige de son titulaire de travailler conformément à des lignes directrices et procédures
établies dans des directives et des notes de service. Le poste exige la conformité aux pratiques et
procédures établies. Le poste exige le travail selon les directives du chef de service ou de l'officier de
justice dans le palais de justice ou avec les jurés retirés. Le poste exige le renvoi des questions non
couvertes par des procédures et des lignes directrices établies à l'attention du chef de service ou du
juge, par exemple des questions des jurés, des incidents dans la salle d'audience qui peuvent
compromettre les témoignages. Le poste exige le renvoi au chef de services des questions
inhabituelles ou controversées comme des éléments de preuve perdus.