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Mode d’emploi du site www.helmo.be
POSTER DES ACTUALITES SUR
HELMo Connect
(en tant que membre du personnel)
1 POSTER UNE ACTUALITE DANS HELMO CONNECT EN
TANT QUE MEMBRE DU PERONNEL
Le nouveau site HELMo Connect vous permet de créer des « actualités » pour
communiquer de manière rapide et optimale à destination des autres membres du
personnel et des étudiants de votre institut.
Tous les membres du personnel peuvent poster des actualités de deux formes1 :
•
« organisations »
•
« petites annonces ».
Dans les deux cas, ces actualités apparaîtront dans la partie connectée du site internet
(votre « tableau de bord HELMo Connect ») : « organisations » dans la partie centrale, et
« petites annonces » dans la colonne de droite (voir ci-dessous)
1
Pour les autres types d’actualités (agendas, articles, vidéos, albums photos, horaires,
absences), des contributeurs ont été désignés et formés dans chaque institut.
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2 A
QUOI
CORRESPONDENT
L ES
ACTUALITES
« ORGANISATIONS » ET « PETITES ANNONCES » ?
2.1. Organisations
Sous l’appellation « Organisations » vous pouvez créer des actualités qui correspondent à
des informations organisationnelles (ex. : changement de classe ou d’auditoire, heure de
départ d’un voyage linguistique ou d’une visite d’entreprise, etc.) ou en lien avec votre
cours 2 (ex. : la mise à disposition d’un syllabus, des consignes d’exercices, l’heure d’une
réunion interdisciplinaire, etc.) dont le caractère est uniquement professionnel.
Les organisations peuvent également être « notifiées » par un envoi e-mail (adresse
@helmo.be ou @student.helmo.be). Concrètement, les destinataires de l’information
postée sur HELMo Connect reçoivent alors un e-mail les invitant à se connecter.
2.2. Petites annonces
Sous l’appellation « Petites annonces » vous pouvez créer des actualités qui
correspondent à des informations diverses et variées dont la destination peut être
davantage privée (ex. : la vente de bougies Amnesty International, l’organisation d’un
petit-déjeuner Oxfam, l’annonce d’une dégustation de vins, etc.).
Ces dernières, puisqu’elles ne revêtent pas un caractère strictement professionnelle, ne
peuvent pas être notifiées par e-mailing, ceci afin de ne pas engorger inutilement les
messageries @helmo.be ou @student.helmo.be.
3 COMMENT ENCODER ET DIFFUSER DES ACTUALITES ?
3.1. Accéder à « Mes actualités »
Pour encoder et diffuser des actualités « organisations » et « petites annonces », vous
devez être connecté à HELMo Connect, via votre code d’utilisateur (identifiant qui
commence par un P suivi de
6 chiffres) et votre mot de passe HELMo).
2
Ici, aussi, on privilégiera les informations organisationnelles ou « pratico-pratiques ». Pour la mise à
disposition de supports pédagogiques ou le développement de séquences collaboratives, on privilégiera la
plateforme e-learning. Des liens entre les deux plateformes sont d’ailleurs favorisés par une seule identification.
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Une fois sur votre tableau de bord, cliquez sur l’onglet « Mes actualités ».
3.2. Choisir un type d’actualités
Une autre fenêtre s’ouvre alors : celle-ci comporte des liens vers la création d’actualités
« Petites Annonces » ou « Organisations » (si vous êtes contributeur du site pour votre
institut ou votre section, vous en aurez davantage).
Cliquez sur le lien correspondant à votre souhait.
A partir d’ici, la procédure est identique que ce soit pour encoder et diffuser des « petites
annonces » ou des « organisations ».
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3.3. Encoder le contenu
Si vous cliquez sur « Organisations » : une autre fenêtre s’ouvre :
Si vous avez déjà créé des actualités « organisations », le listing apparaît. Dans ce casci, une seule actualité (intitulée « TEST ORGANISATIONS ») a déjà été créée. Nous
reviendrons ultérieurement sur l’utilisation des icônes qui se trouvent dans la colonne
« ACTIONS ».
Pour ajouter une nouvelle actualité, cliquez sur « Ajouter une organisation ». Une
nouvelle fenêtre s’ouvre :
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Vous allez devoir compléter l’ensemble des champs (seuls sont impératifs ceux marqués
d’une « * » ; les autres peuvent être laissés vides).
Le champ « Title » (impératif) correspond au titre que vous souhaitez donner à votre
actualité : ce titre apparaîtra en premier dans le tableau de bord HELMo Connect.
Conseil : soyez le plus précis possible et évitez les titres « Consignes »… Spécifiez plutôt
« BAC3 Marketing DEJPA : consignes exercice n°1». Attention ! La longueur de votre titre
ne peut pas dépasser 50 caractères ! Une fois dépasser cette limite, il vous sera
impossible d’encoder plus de texte dans le champ en question.
Le champ « Abstract » (facultatif) est un résumé de l’actualité. Il apparaîtra comme un
résumé, une introduction, un« chapeau journalistique » en caractères plus gros que le
corps du texte.
Ensuite, un peu plus bas :
Le champ « Text » vous permet de donner (sans limite de longueur) de donner les
informations concrètes et pratiques relatives à votre actualité.
Le lien « Attachments » vous permet d’ajouter des documents en pièce jointe à votre
actualité. Il est recommandé d’utiliser des attachements au format PDF, mais les autres
formats usuels sont également acceptés.
Le champ « contact » vous permet d’indiquer l’auteur ou une personne ressource (qui
n’est pas obligatoire l’auteur de l’actualité) en lien avec le sujet de l’organisation (ou de
la petite annonce). Par défaut, c’est le nom du profil connecté qui est indiqué.
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Ensuite, encore plus bas :
Les champs « Visible en non connecté », « tag », « profils » et « lieu(x) de publication »
ne seront accessibles que dans un deuxième temps, après avoir sauvegardé le contenu
rédactionnel des champs.
En effet, une fois que vous aurez complété tous les champs avec le rédactionnel
souhaité, vous devez sauvegarder votre actualité pour passer à l’étape suivante, la
diffusion
Pour sauvegarder, retourner au sommet de la page et cliquez sur l’icône « Save ».
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3.4. Paramétrer la publication de votre actualité
Une fois cette première sauvegarde effectuée et confirmée (« The changes were
saved »), retournez au-bas de la page : vous aller constater que les champs évoqués cidessus se sont ouverts. Vous allez maintenant devoir indiquer à qui s’adresse votre
actualité.
Par défaut, la diffusion de vos actualités est possible à tous les étudiants et membres du
personnel de l’institut dont vous faites partie. Vos actualités ne seront visibles que dans
HELMo Connect.
Visible en non connecté : Cette option n’est pas disponible ici puisque les actualités
postées par les membres du personnel ne sont visibles que sur HELMo Connect, pour des
utilisateurs connectés.
Tag : Cette option n’est pas disponible dans ce cas
d’actualités postées sur le site web.
car elle concerne d’autres types
Profil : Il s’agit ici de choisir à qui s’adresse votre actualité (sur quel tableau de bord elle
apparaîtra) : « étudiant » et/ou « enseignant » (sachant que sous l’appellation
« enseignant » se trouve également les membres du personnel administratif et ouvrier).
Il suffit pour cela de cocher les cases adéquates.
Lieux de publication : Il vous faudra enfin sélectionner l’institut (bien souvent vous
n’aurez pas le choix (sauf su vous êtes membre de plusieurs instituts HELMo) ainsi que la
formation (la section) et l’année d’études. A chaque fois, vous devrez cliquer sur l’icône
« OK » pour confirmer votre sélection. Si vous devez indiquer plusieurs sections ou
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plusieurs années différentes, vous devrez encoder à plusieurs reprises votre sélection et
chaque fois cliquez sur « OK ».3
Enfin, les champs « Publié à partir du » et « Publié jusqu’au »
permettent de spécifier la période de diffusion. Vous pouvez soit
cliquer sur « maintenant », soit sur l’icône ce qui ouvrira une fenêtre
« calendrier », vous permettant ainsi de choisir la date et l’heure de
début / fin de diffusion.
Pour terminer, une fois cette opération complétée, il ne
faudra surtout pas oublier de la sauvegarder une
seconde fois en utilisant l’icône « Save » qui se trouve au
sommet de la page.
3
Quelle que soit la formation, année et classe choisie, tous les membres du personnel verront l’actualité
postée. Les critères d’affichage au-delà de l’institut ne s’appliquent pour l’instant que pour les étudiants.
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En fonction des moments de publication que vous aurez encodés, votre actualité sera
diffusée sur les tableaux de bord HELMo Connect des personnes sélectionnées. Elle
apparaîtra comme ceci dans le tableau de bord HELMo si l’on clique dessus :
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4 COMMENT
MODIFIER/ANNULER/NOTIFIER
ACTUALITE ?
UNE
Si vous désirez modifier ou annuler ou notifier (par envoi d’e-mails) une actualité déjà
encodée et diffusée, il vous suffit de passer par le listing de vos actualités.
Vous y verrez apparaître les titres de toutes vos actualités ainsi qu’une
série de trois icônes :
• Le crayon vous permet d’éditer votre actu en vue d’y apporter des
modifications.
•
La croix vous permet de supprimer votre actualité (elle ne sera plus publiée et
disparaitra de votre archivage).
•
La flèche vous permet de notifier, c’est-à-dire d’envoyer un mail à toutes les
personnes reprises dans les lieux de publication (et rien qu’à elles) pour les
prévenir qu’une actualité qui les concernent est en ligne sur leur tableau de bord
HELMo Connect. Avant l’envoi, le système vous demandera une confirmation
Important : les notifications par e-mail ne sont possibles que pour les actualités
« organisation » et non pas pour celles « petites annonces » dont le caractère
n’est pas exclusivement professionnel (ceci afin de diminuer l’engorgement des
messageries HELMo et la sensation de « courriel non sollicité »).
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Les destinataires des notifications recevront alors un e-mail de ce type :
•
Le lien présent les amène directement sur l’actualité postée (moyennant
une connexion sécurisée).
•
Le mail est signé du nom de la personne de contact de l’actualité (vous)
•
Le bas du mail reprend la liste des destinataires (jusqu’à l’institut, les
sections et classes ne sont pas précisées).