Airpost - Compagnie Aérienne Européenne

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EUROPE AIRPOST - COMPAGNIE AÉRIENNE EUROPÉENNE
Dématérialisation des factures fournisseurs
et imputation analytique automatique en
lien avec l’ERP !
nuault, Directeur du Contrôle de Gestion et
de la Comptabilité d’Europe Airpost.
Autres objectifs souhaités : améliorer l’archivage des documents et l’accès aux informations archivées à tous les services de l’entreprise.
LE BESOIN
Centraliser l’information et améliorer la
circulation des documents
LA SOLUTION MISE EN OEUVRE
Pour automatiser l’ensemble de son processus de dématérialisation de factures fournisseurs, soit 60’000 documents par an, et ceci
afin de diminuer significativement ses coûts
de gestion, Europe Airpost a mis en œuvre l’ensemble des solutions de la gamme
Xpert.Line.
«Nous perdions énormément de temps à valider nos factures et ceci avait pour conséquence des délais de règlement de nos
fournisseurs très longs, quelque fois plus de
45 jours. Sans oublier les pertes de factures,
des sources d’erreurs inhérentes au processus manuel et le coût des photocopies, voire
postaux, nécessaires pour la validation dans
les différents services» indique Thierry Cor-
Un processus automatisé et intégré
Cette application a été mise en place progressivement dans les différentes directions opérationnelles d’Europe Airpost :
LE
« Au-delà de la qualité technique de l’offre,
nous avons notamment choisi Azur Technology (partenaire de TI Informatique) pour leur
réactivité, la compréhension qu’ils ont eu de
notre dossier et la qualité d’écoute dont ils
ont fait preuve tout au long du projet » précise
Thierry Cornuault.
Concrètement, l’application se déroule en 4
phases et est interfacée avec l’ERP Métier et
le logiciel de gestion de la maintenance des
avions.
1. Tous les jours, grâce à Xpert.Cap-
ture une numérisation centralisée de
chaque fac
facture fournisseur est réalisée. Pour ce faire, une
base de connaissance
SECTEUR DES TRANSPORTS AÉRIENS
comprenant une centaine
de modèles a été constituée. Elle permet un taux
• Direction Commerciale et du Programme
de reconnaissance automatique de l’ordre de
• Direction des Opérations Aériennes
90%.
• Direction Technique
• Direction Administrative.
2. Grâce à Xpert.Ivy, le Workflow des fac-
tures fournisseurs est automatiquement
déclenché avec les bonnes imputations
analytiques, puis envoyé au bon service
pour le contrôle budgétaire. Le circuit de validation s’en trouve fluidifier. A titre d’exemple,
les factures carburant, les plus complexes à traiter car elles font plusieurs pages, révèlent une
automatisation du travail d’imputation d’environ 95%.
3. Chaque document est ensuite stocké
dans Xpert.ECM selon un plan de classement dédié. Il est ensuite possible à
tout moment de retrouver la facture recherchée via un formulaire de recherche
personnalisé.
4. Enfin, toujours grâce à Xpert.Ivy, l’auto-
risation de paiement est donnée et le
paiement effectué.
LES RÉSULTATS
Une économie globale de l’ordre de 30%
Aujourd’hui utilisée par une centaine de personnes, cette application a considérablement fluidifié les processus pour la satisfaction de tous
et notamment des fournisseurs qui ont vu leurs
délais de paiement réduits de plus de moitié.
L’économie estimée est de l’ordre de 30% sur
le traitement des factures pour un investissement d’un montant de 250’000 Euros (CHF
375’000.-), matériels, logiciels et intégration
par les équipes d’Azur Technology inclus. Ce qui
nous a permis d’obtenir un ROI en 6 mois.
Autres résultats :
• La suppression totale du papier
• Une amélioration de la productivité
• Une montée en compétences du personnel
• Des gains de traitement pouvant aller
jusqu’à 80%
• Une facilitation du travail du contrôleur de
gestion
• Un meilleur respect des échéances
• Une meilleure image auprès des fournisseurs
«La réussite de ce type de projet passe par une
analyse précise des besoins et surtout une implication étroite de l’ensemble des utilisateurs le
plus tôt possible pour qu’ils s’approprient l’outil»
précise Thierry Cornuault.
L’ENTREPRISE
Europe Airpost, compagnie aérienne française
(anciennement Aéropostale), membre du groupe ASL aviation, assure chaque année 35’000
heures de vol grâce à sa flotte de B737-300
tout cargo ou Quick Change (convertibles de
version cargo en version passager, et inversement), complétée par des Fokker 27 cargo.
Elle est organisée autour de 2 activités (fret
et passagers) et réalise un chiffre d’affaires de
257 M€ avec un effectif de 560 personnes.
SUISSE
TI Informatique Codi SA
Techno-Pôle 1
CH-3960 Sierre
Av. des Baumettes 9
CH-1020 Renens
Tél : +41 58 666 20 20
www.ti-informatique.com
Soreco AG
Ringstrasse 7
CH-8603 Schwerzenbach
Tel. +41 58 666 36 36
www.soreco.ch
FRANCE
Azur Technology
Innovalia - Bâtiment F
46-48 chemin de la Bruyère
F-69570 Dardilly
Tél : +33 4 72 52 30 00
www.azurtechnology.com
www.xpertline.com