Assistant administratif (h/f)

Bruxelles, le 23 décembre 2013
Description du poste et profil de la personne –
Assistant administratif (h/f)
FR/NL/EN
AGE Platform Europe (a.i.s.b.l.) est un réseau européen qui regroupe 167 organisations
de personnes âgées de 50 ans et plus. AGE a pour vocation de faire connaître et de
promouvoir les intérêts des 150 millions de seniors que compte l'UE et de sensibiliser les
décideurs politiques aux questions qui les préoccupent le plus.
Description du poste
Titre:
Assistant administratif (h/f)
Fait rapport à:
Secrétaire Générale de AGE, et Office Manager
Mission:
Fournir un soutien administratif au secrétariat, en particulier pour la
gestion des envois, l’organisation des réunions statutaires et autres
événements, pour la traduction de documents FR/EN et EN/FR, pour
les demandes de renseignements émanant des membres de AGE;
l'encodage des dépenses dans la comptabilité (Winbooks).
Missions du poste
1.
Organisation de réunions
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2.
Aider à l’organisation des réunions statutaires de AGE (1 Assemblée Générale et 2
réunions du Conseil d’Administration) ainsi que des réunions de groupes d’experts
(+ 10/an): gestion des inscriptions en ligne, réservation des salles de réunions, des
services d’interprétation, de la restauration et aide à la préparation des documents
de travail ainsi que d’autres tâches si nécessaire.
Aide à l’organisation des réunions et séminaires liés à des projets.
Dissémination de l’information
Fournir un soutien pour l’information et la communication interne et externe de AGE en liaison
avec la Secrétaire Générale et les chargés de politique.
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3.
Disséminer les publications de AGE, les “positions papers” et autres publications.
Contribuer à créer des mécanismes pour la diffusion rapide de l’information aux
membres de AGE, via email, internet.
Mise à jour des adresses-email (Outlook, base de données CiviCRM).
Mise à jour de la partie “Membres” du site : chargement des documents de travail
des réunions de AGE, en liaison avec la Secrétaire Générale et les chargés de
politiques.
Secretariat et tâches financières
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Assurer la liaison avec l’Office Manager pour toutes les questions financières et
logistiques
Aider l’Office Manager à garder la Comptabilité analytique à jour.
Travailler avec l’Office Manager pour les rapports financiers trimestriels et annuels
pour le projet AFE.
Profil recherché
Connaissanses
Requises:
• Bonnes connaissances en gestion administrative et organisationnelle
• Bonnes connaissances en secrétariat et notions de comptabilité
• Bonne maîtrise du français, de l’anglais, et du néerlandais
Souhaitées:
• Connaissance des procédures administratives liées au financement de projets
européens
• Connaissance d’une autre langue de l’UE
Compétences
Requises:
• Capacité à gérer et à planifier une charge de travail administratif complexe et sens
des priorités
• Bonne aptitude à la communication écrite et orale devant des groupes ou des individus
• Bonnes connaissances des outils informatiques et capacité à travailler de
manière autonome
• Capacité à travailler dans une petite équipe internationale dynamique
• Disponibilité pour travailler occasionnellement au-delà des heures habituelles de
bureau
Expérience
Requise:
• Expérience dans l’organisation de réunions
Souhaitée:
• Expérience dans la gestion de projets financés par l’UE
• Expérience dans le secteur des ONG
Conditions
Temps plein. Contrat à durée déterminée pour une durée de 3 mois avec possibilité de
prolongation jusque fin décembre 2014
Salaire brut: 2.150 EUR - 2.300 EUR par mois selon les compétences et l’expérience
Comment postuler?
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Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyées (en anglais et en français)
par courrier à : Anne-Sophie Parent, Secrétaire générale, AGE Platform Europe, 111 rue
Froissart, B-1040 Bruxelles, ou par courriel ([email protected])
Date limite pour l’envoi des candidatures : 15 janvier 2014 (à minuit)
Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés, et ce avant le 20
janvier 2014
AGE est un employeur qui respecte l’égalité des chances pour tous