Télécharger le réglement intérieur de Neuilly golf

ASSOCIATION DE GOLF DE NEUILLY
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Projet de
REGLEMENT INTERIEUR
(versionVersion octobreaoût 2012)
Table des matières
1) PREAMBULE
1-1 But du Règlement Intérieur
1-2 Evolutions
2) DEVENIR MEMBRE
2-1 Membres
2-2 Cotisations
2-3 Paiements
3) ORGANISATION INTERNE et FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION
3-1 Assemblée Générale Ordinaire (A.G.O.)
3-2 Rôle et constitution du Bureau
3-3 Réunions et décisions du Bureau
3-4 Rôle et fonctions des membres du Bureau et des responsables de
commissions
3-5 Budget prévisionnel
4) ANIMATION INTERNE ET COMPETITIONS
4-1 Généralités
4-2 Cours hebdomadaires
4-3 Compétitions
4-4 Diners mensuels
5) REGLES GENERALES
5-1 Etiquette
5-2 Perte de la qualité de membre
1 - PREAMBULE
1-1 But du Règlement intérieur
Le présent Règlement intérieur est établi conformément au texte de l'article 10 des statuts de
l'Association. Son but est de faciliter une gestion et une organisation harmonieuse de
l'Association en établissant un certain nombre de principes et de règles.
Les principes et règles édictées précisent les droits et devoirs de chacun dans des domaines
essentiels et incontournables, tant pour les membres de l’association que pour les
personnes intéressées par son activité et susceptibles de la rejoindre.
Ils sont nécessaires à la vie et la pérennité d’une association qui se veut ouverte et
conviviale, et reposent avant tout sur la bonne volonté, la correction et la probité de chacun.
L’adhésion à l’association implique, pour tous les membres, le respect sans conditions ni
réserves du Règlement intérieur.
1-2 Evolutions
Conformément à l'article 10 des Statuts de l’association, le Règlement intérieur est rédigé
par le Bureau de l'Association. Il est affiché sur le site Internet de l'Association dans sa
dernière version pour que chaque membre puisse en prendre connaissance.
Une modification du Règlement intérieur peut intervenir à tout moment. Elle est appliquée
par le Bureau, seul décisionnaire., et peut être suscitée par :
- une décision majoritaire des membres du Bureau
- la demande motivée d’un nombre significatif de membres
- l'évolution d'évènements externes à l'association
- l'adjonction, la modification ou la suppression d'articles du présent règlement.
2 - DEVENIR MEMBRE
2-1 Membres
En principe, l'Association est réservée aux personnes habitant ou travaillant à Neuilly-surSeine ou exceptionnellement sur recommandation.
Pour acquérir la qualité de membre, il faut avoir préalablement :
assisté à un diner mensuel de l'association
participé à une compétition interne
avoir obligatoirement une adresse mail
payé sa cotisation annuelle
s’engager à respecter l’étiquette.
De plus, la licence de la Fédération Française de Golf (F.F.G.) ainsi qu'un certificat médical
autorisant la pratique du golf sont obligatoires pour tous les membres de l'Association.
Le bureau de l'Association se réserve le droit de refuser des adhésions ou des
renouvellements d'adhésion. Dans ce cas, un avis motivé sera envoyé aux intéressés.
2-2 Cotisations
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La cotisation annuelle couvre la saison sportive allant du 1er janvier au 31 décembre. Une
carte individuelle et personnelle (avec photo et n° de licence) est attribuée à chaque membre
à jour de sa cotisation dans le mois qui suit son inscription.
Elle se compose d'un droit d'entrée lors de la première inscription et d'une cotisation
annuelle renouvelable chaque année. Le montant du droit d'inscription et de la cotisation
annuelle sont déterminés chaque année par le Bureau.
En cas d'adhésion en cours d'année, le droit d'inscription est perçu dans son intégralité mais
la cotisation calculée prorata temporis.
Elle reste intégralement acquise à l'association en cas de démission ou d'exclusion.
2-3 Paiements
L'appel du renouvellement des cotisations annuelles des membres est faite dès le mois de
décembre et le recouvrement a lieu en début d'année. Tout membre n'ayant pas renouvelé
sa cotisation annuelle avant l'Assemblée Générale annuelle de mars est considéré comme
démissionnaire.
3 – ORGANISATION INTERNE et FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION
3-1 Assemblée Générale Ordinaire (AGO)
L'AGO se réunit une fois par an, au mois de mars, et comprend tous les membres de
l'Association.
Quinze jours avant la date fixée, les membres sont convoqués par mail. Sur cette
convocation figure l'ordre du jour et un pouvoir permettant aux membres ne pouvant y
assister de s'y faire représenter par un autre membre. Le nombre de pouvoirs par membre
est limité à 15.
L'AGO se prononce sur le rapport moral et/ou d'activité, et sur les comptes de l'exercice. Elle
délibère sur les orientations à venir. En cas de besoin, elle fait appelle à candidatures pour le
renouvellement éventuel des membres du Bureau.
Les votes se font à main levée et les décisions sont prises à la majorité des membres
présents.
3-2 Rôle et constitution du Bureau
En accord avec l'article 8 des statuts, l'Association est dirigée par un Bureau constitué au
minimum de 3 membres :
le Président
le Vice-Président
le Trésorier
le secrétaire.
Cette équipe de base peut être complétée par un vice-président, un trésorier-adjoint et un
secrétaire adjoint.
Peuvent se joindre pour auxquels se joignent, pour un fonctionnement rationnel et
harmonieux de l'Association, un certain nombre de membres constitués en commissions
telles que :
Commission de gestion des adhérents
CommisisonCommission des sports
Commission des évènements golfiques
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Commission des diners.
Le Bureau et les membres de commissions forment le conseil d’administration de
l’association.bureau étendu.
Est systématiquement invité un représentant de la ville de Neuilly-sur-Seine.
3-3 Réunions et décisions du Bureau étendu Conseil d’administration
En conformité avec l'article 9 des statuts, le Bureau et les membres responsables des
commissions le conseil d’administration se réunissent aussi souvent que l'intérêt de
l'Association l'exige et au moins une fois par trimestre. Le Président convoque par mail ou
tout autre moyen les membres du Bureau et / ou du conseil d’administrationétendu en
précisant l'ordre du jour.
La présence d'au moins la moitié des membres est nécessaire pour que le Bureau étendu
Conseil d’administration puisse valablement délibérer. Le vote par procuration est autorisé.
Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix des présents ou représentés. En cas
de partage, la voix du Président est prépondérante.
Le Bureau et les responsables de commissions sont investis des pouvoirs les plus étendus
dans les limites de l'objet de l'Association et dans le cadre des résolutions adoptées par
l'AGO.
Le conseil d’administration Il sont chargés en particulier :
de définir les orientations de l'Association.
de la préparation des bilans et de l'ordre du jour présentés à la future AGO
de la préparation et du vote du budget prévisionnel.
de compléter, modifier ou supprimer certains articles du règlement intérieur
de statuer sur le refus de certaines adhésions ou l'exclusion de certains membres
d'envisager d'effectuer desenvisager des modifications ou des amélioration sur le site de
l'Association
3-4 Rôle et fonction des membres du Bureau, du conseil d’administration et des
responsables de Commissions
Chaque membre du bureau, du conseil d’administration, et chaque responsable de
commission a un rôle défini en fonction de ses compétences et de la tâche dont il a accepté
la responsabilité lors de sa nomination. Il peut se faire aider ponctuellement ou confier des
missions à un membre extérieur au bureau étendu sans que cette délégation donne droit au
missionné à une voix délibérative au sein du bureau.
En accord avec l'article 8 des statuts de l'Association les différentes fonctions des membres
du Bureau étendu sont les suivantes :
Le Président :
représente l'Association dans tous les actes de sa gestion courante.
se charge des missions de représentation auprès de la municipalité de Neuilly ou des
organismes sportifs (F.F.G)
recherche des subventions auprès des organismes officiels.
anime, contrôle et coordonne les activités principales de l'Association et des membres du
bureau.
représente l'Association en justice.
Le Vice-Président :
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seconde le Président dans toutes ses fonctions
représente le président quand celui-ci est absent
Le Trésorier :
en accord avec les délibérations du bureau, il établit le budget prévisionnel en décembre.
établit le bilan financier de fin d'année en février pour présentation en mars à l'AGO.
encaisse les chèques et paie les factures.
tient à jour (en collaboration avec le responsable gestion des adhérents) la liste des
membres à jour de leur cotisation.
La Secrétaire (poste ajouté par avenant aux statuts)
est chargée de toutes les tâches administratives (courriers, compte-rendu, convocations ….)
a un rôle de conseil, notamment dans le domaine juridique
Le responsable de la commission sportive :
en accord avec le responsable de la commission des évènements golfiques, il définit le
nombre, les golfs et les dates des compétitions officielles ou amicales prévues au cours de
l'année.
se charge de la formation des équipes, de l'organisation et de leur gestion sur le terrain.
organise et gère les tournois internes et/ou inter-clubs.
Le Responsable de la commission des évènements golfiques :
représentant exclusif de l'Association auprès des golfs, il travaille en collaboration étroite
avec le responsable des sports.
lors des manifestations sportives, il est chargé de la négociation du prix des green-fee en
fonction de la date et du nombre de départs ainsi que des quotas « tarifs négociés » par
rapport aux « tarifs préférentiels » et en informe rapidement le responsable de la commission
de gestion des adhérents.
définit avec les responsables des golfs concernés le montant éventuel du chèque de garanti
(et en informe le trésorier).
Le Responsable de la commission relationnelle et des diners :diners :
en accord avec le président, choisit le lieu du diner mensuel de l'Association.
négocie la prestation en fonction de son estimation du nombre de participants.
se charge d'établir et de fournir les éléments et l'étendue de la prestation négociée (apéritif,
menu, boisson, café …)
Selon les compétences, le temps disponible et les charges de chacun, il est admis qu'un
même membre puisse assumer plusieurs fonctions totales ou partielles au sein du conseil
d’administration bureau étendu.
Le responsable des membres de l’association
assure le suivi des inscrits / inscriptions
établit la liste officielle des membres
3-5 Budget prévisionnel
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Chaque année en décembre, il sera établi un budget prévisionnel des recettes et des
dépenses en tenant compte du bilan financier de l'année précédente. Ce budget tiendra
compte des dépenses récurrentes et/ou exceptionnelles à venir et affectera la recette
prévisionnelle globale à différents postes tels que par exemple :
Dotations
Marketing, mailing (impression, affranchissements, annonces …)
Amélioration du site
Participation aux green-fee
Participation aux diners
Participation à des cours
Voyage golfique
Dépenses AGO (location, boissons …)
Achat de matériels (oriflammes, cartes de membres, papier, …)
Dépenses imprévues
Les dépenses estimatives affectées aux différents postes, sans être rigoureuses, serviront
de base de réflexion aux orientations du budget de l'Association pour l'année à venir.
4 – ANIMATION INTERNE ET COMPETITIONS
4-1 Généralités
Pour permettre une vie associative dynamique au sein des membres, il est prévu différentes
manifestations récurrentes tout au long de l'année. Ces manifestations n'ont aucun caractère
obligatoire mais il est souhaitable que les membres y participent au minimum de temps à
autre, ne serait-ce que pour justifier leur appartenance à une association.
Ces manifestations sont les suivantes :
Chaque semaine :
- des cours hebdomadaires (facultatifs) et un practice d'entraînement dans un lieu proche de
Neuilly.
Chaque mois :
- Une ou plusieurs compétitions avec éventuellement enregistrement FFGinterne sur un golf
de la région parisienne
- Une compétition officielle avec enregistrement auprès de la F.F.G.compétitions sportives
intercommunales, 36 communes, Trophée de Neuilly, etc
- Un diner dans un lieu proche de Neuilly
La fréquence de ces manifestations est donnée à titre indicatif. Elles sont susceptibles d'être
adaptées en fonction de la saison, de la disponibilité des golfs et des animateurs.
Elles figurent systématiquement sur le site de l'Association avec une date limite d'inscription.
4-2 Cours hebdomadaires
Les membres auront la possibilité de se retrouver chaque dimanche (sauf les dimanches de
courses) au club-house de l'hippodrome de Saint-Cloud, 1 avenue du Camp Canadien à
Saint-Cloud.
Inscriptions et indications sur le site pour les cours. Les cours (facultatifs) sont réglés
directement aux moniteurs. Accès au practice pour un coût modique (de l'ordre de 10 €),
seaux de balles à volonté. Possibilité de déjeuner en terrasse.
4-23 Compétitions
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Tout compétiteur devra être possesseur de sa licence F.F.G. et avoir remis un certificat
médical.
Les compétitions (internes et officielles) figurent plusieurs semaines à l'avance sur le site
avec le tarif négocié entre le golf concerné et l'Association.
Chaque compétiteur doit obligatoirement s'inscrire sur le site selon la procédure qui sera
indiquéeet adresser un chèque du montant correspondant à l'adresse indiquée sur le site,
avant le date de clôture.
La date de clôture est généralement fixée à 5 jours avant la date de la compétition. Pour des
questions d'organisation, tout chèque arrivé après la date de clôture ne sera pas enregistré
et retourné. Toute inscription vaut engagement ferme de participation.
Si un compétiteur est inscrit et qu'il souhaite se désister ou s'il ne se présente pas le jour de
l'évènement, son chèque restera acquis à l'Association. Il aura toutefois la possibilité de se
faire remplacer par quelqu'un d'autre sans pénalité. Dans ce cas, le règlement se fera à
l'amiable entre eux.
Le nombre de départ de chaque compétition étant limité, les compétiteurs ont intérêt à faire
leur réservation le plus rapidement possible après la date de parution sur le site.
Tout membre qui peut bénéficier d’une réservation devra informer l’organisateur de la sortie
golfique afin que le prix de son green fee puisse être étabbliétabli.
Pour les compétiteurs bénéficiant d'un tarif privilégié sur le golf concerné :
Exemples : membre de club, Golfomax, comité d'entreprise, EGA, Blue Green, OMG etc …
l'inscription se fera par téléphone (précisé sur le site) auprès du responsable des sports et le
paiement se fera directement auprès du golf le jour de l'évènement.
Les golfs fixent des quotas lors de chaque compétition pour les joueurs bénéficiant de tarifs
privilégiés. Le nombre de places est donc souvent limité (par exemple 15 départs au tarif
négocié et 5 départs maxi au tarif privilégié). La règle fixée est : premier inscrit, premier
servi.
Le joueur possédant un tarif privilégié qui s'inscrit trop tard et qui tombe hors quota sera
prévenu par téléphone ou par retour d'émail. Il aura alors la possibilité de s'inscrire par la
procédure décrite précédemment au tarif négocié, s'il reste encore des places. Dans le cas
contraire, il ne pourra pas participer à la compétition.
Tout compétiteur bénéficiant d'un tarif spécial qui ne se présentera pas au départ le jour de
l'évènement sera facturé par l'Association du montant du green-fee au tarif négocié par
l'Association, sauf s'il se fait remplacer par quelqu'un d'autre bénéficiant du même tarif
privilégié.
De plus, le bureau étendu se réserve le droit de refuser tout autre inscription de ce membre
pour les trois mois suivants.
4-34 Diners mensuels
Les membres ont la possibilité de se retrouveretrouventr une fois par mois autour d'un diner
dans un restaurant de Neuilly ou de ses environs proches.
Les diners figurent plusieurs semaines à l'avance sur le site avec le tarif négocié entre le
restaurateur et l'Association.
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Chaque membre doit obligatoirement s'inscrire sur le site avant lae date de clôture.
La date de clôture est généralement fixée à 2 jours avant la date du diner. Pour des
questions d'organisation, toute inscription arrivée après la date de clôture ne sera pas
enregistrée.
Le prix du repas étant négocié par l'Association en fonction du nombre de repas anticipé, il
est important pour des questions d'organisation de s'inscrire rapidement sur le site. Cette
façon de faire présente pour les membres l'avantage d'être assuré d'avoir une place et pour
l'Association d'avoir la possibilité d'obtenir des places supplémentaires auprès du
restaurateur si le besoin s'en fait sentir.
Toute inscription vaut engagement ferme de participation.
Les paiements se feront directement auprès du restaurateur en début de repas.
5 – REGLES GENERALES
5-1 Etiquette
Les membres de l'Association sont tenus de respecter scrupuleusement les règles de Golf et
l'étiquette définie par la F.F.G. et éditée par celle-ci dans son fascicule « Les règles du
Golf ». Sur les golfs qui nous accueillent une discipline stricte est de rigueur. Les membres
doivent se conformer aux règles de ceux-ci et ne pas perturber leur fonctionnement.
5-2 Perte de la qualité de membre
En conformité avec l'article 6 des statuts de l'Association, la qualité de membre peut se
perdre :
par démission
par le non renouvellement de la cotisation
par l'exclusion prononcée par le président ou la majorité des membres du bureau étendu
conseil d’administration
pour non respect du règlement intérieur
La cotisation annuelle reste intégralement acquise à l'association en cas de perte de la
qualité de membre.
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