courrier électronique - Commission scolaire des Laurentides

GUIDE D’UTILISATION INTERNET
POUR LE PERSONNEL ADMINISTRATIF
COURRIER ÉLECTRONIQUE
INSERTION D’UNE SIGNATURE AUTOMATIQUE
À VOS MESSAGES ÉLECTRONIQUES
Document préparé par Jimmy Beattie, technicien informatique,
 Commission scolaire des Laurentides, novembre 2000
1. INTRODUCTION
Ce guide vous enseigne comment configurer votre logiciel de messagerie
électronique Netscape Messenger pour qu’il insère automatiquement vos
coordonnées au bas de chacun de vos messages lors de la préparation d’un
envoi de courriel.
Avec ce guide, vous n’aurez plus besoin d’inscrire chaque fois votre nom et les
autres informations pour vous joindre au bas de vos messages électroniques.
Vous pouvez automatiser cette opération et vous assurez que vous utilisez
toujours le même format tout en évitant les erreurs de frappes.
Au fil des semaines, vous découvrirez comment cet outil peut vous faire gagner
du temps précieux lorsque vous utilisez fréquemment la messagerie
électronique.
Vous éviterez ainsi de réinscrire les mêmes informations
répétitives au bas de chacun de vos messages.
2. CONFIGURATION
Pour automatiser l’insertion de vos coordonnées (appelons cela : votre
signature), nous aurons recours à deux applications différentes, soit le BLOCNOTES (pour créer votre fichier contenant votre signature), puis votre logiciel
habituel de messagerie électronique Netscape Messenger (pour lui indiquer où se
situe votre fichier signature).
3. BLOC-NOTES
3.1 Création du fichier SIGNATURE.TXT
Le fichier contenant votre signature ne peut pas être produit à l’aide d’un
traitement de texte ordinaire, car il ne doit pas contenir de codes spéciaux pour la
police de caractères ou autres fonctions similaires.
Nous allons plutôt utiliser un outil très simple qui s’appelle BLOC-NOTES afin de
créer votre fichier SIGNATURE.TXT. C’est dans ce fichier que vous allez inscrire
votre nom, le nom de votre service ou unité ou simplement le nom de l’école ou le
centre où vous travaillez.
La page suivante vous indique le parcours que vous devez faire à travers le menu
DÉMARRER de Windows. Il est possible que le menu présenté ici diffère de celui
de votre ordinateur, mais le chemin sera sensiblement le même…
3.2 Démarrez le logiciel BLOC-NOTES à partir du menu DÉMARRER de Windows :
Il est possible que le menu présenté ici diffère de celui de votre ordinateur, mais
le chemin sera sensiblement le même, soit :
Démarrer, Programmes, Accessoires, Bloc-Notes
3.3 Édition de votre signature personnalisée
C’est ici que vous devez inscrire les coordonnées qui seront ajoutées au bas de chacun de vos
messages électroniques. Mentionnez tous les renseignements pertinents que vous désirez voir
apparaître au bas de tous vos messages éventuellement. Remarquez que ma signature débute
avec un trait allongé à la première ligne, simplement pour améliorer l’aspect visuel et bien séparer
mon message électronique de ma signature lorsque cette dernière sera ajoutée au message plus
tard dans votre logiciel de messagerie électronique.
3.4 Sauvegarde du fichier SIGNATURE.TXT sur votre ordinateur
À l’aide du menu principal du BLOC-NOTES, utilisez Fichier,
Enregistrer.
Notre document est actuellement sans titre, mais vous allez
maintenant lui assigner un nom de fichier et l’enregistrer sur le
disque rigide de votre ordinateur.
3.5 Nommez le fichier SIGNATURE.TXT
Vous devez maintenant enregistrer votre document texte dans un dossier. Nous vous
suggérons de le déposer dans le dossier C:\USAGER Vous n’avez qu’à naviguer dans vos
dossiers puis trouver celui qui se nomme USAGER.
N’oubliez pas de donner un nom à votre document.
Remplacez le nom « Sans titre » par le nom « Signature »
et puisqu’il s’agit d’un document texte, il prendra
automatiquement le suffixe « .TXT » sur votre ordinateur.
Le nom réel sera en fait : « SIGNATURE.TXT »
Il est très important maintenant de mémoriser l’endroit où vous avez enregistré le document
SIGNATURE. Si vous avez respecté ce guide, votre document SIGNATURE.TXT est enregistré
dans le dossier C:\USAGER
Nous avons maintenant terminé le travail à l’aide du logiciel BLOC-NOTES. Quittez ce module en
utilisant le menu FICHIER, QUITTER.
4. CONFIGURATION DE LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE
4.1 Modifier les paramètres pour introduire votre signature
Nous allons maintenant utiliser le logiciel de messagerie électronique Netscape Messenger pour
lui indiquer qu’il doit dorénavant introduire automatiquement votre signature au bas de vos
messages.
Au menu principal de Netscape Navigator, sélectionnez
Édition, Préférences…
Par la suite, cliquez sur le + près de l’option « Identité »
et inscrivez l’endroit et le nom où se situe le fichier de
signature.
Vous pouvez également parcourir vos
dossiers à l’aide du bouton « Choisir… »
5. VÉRIFIEZ VOTRE SIGNATURE
5.1 Envoyez-vous un message électronique à vous-même et constatez si tout
fonctionne bien…
Maintenant que vous avez défini tous les paramètres pour inclure automatiquement votre fichier
signature au bas de vos messages, nous vous invitons à faire un essais en vous envoyant un
courriel à vous-même…
Utilisez votre logiciel de courrier électronique et appuyez sur le bouton NOUVEAU MESSAGE. La
fenêtre d’édition devrait ressembler à celle présentée ci-après…
Si tout fonctionne bien, vous constaterez que le contenu de votre fichier SIGNATURE.TXT a été
introduit automatiquement dans votre message. Vous pouvez maintenant écrire votre message
habituel au-dessus de votre « signature » et comme vous pouvez le constater, cette fois-ci, vous
n’aurez pas à fournir toutes vos coordonnées, car elles ont été introduites automatiquement.
Vous pouvez aussi modifier le texte suggéré par défaut pour la signature au sein de ce message.
Néanmoins, si vous désirez apporter un changement définitif au contenu de votre signature, vous
allez devoir réutiliser le logiciel BLOC-NOTES de manière similaire aux opérations décrites au
début de ce guide, mais cette fois-ci vous seriez obligé de récupérer (Ouvrir) un fichier existant
nommé SIGNATURE.TXT situé dans le dossier C:\USAGER
Commission scolaire des Laurentides  2000