Dossier d`organisation du Festival de la marche

Dossier d’organisation du
Festival de la marche
Objet du dossier d’organisation
Après avoir pris connaissance du « Document d’information pour l’organisation du Festival de la
marche », le Club Hôte (C.H.) s’appuiera sur ce document pour l’organisation du Festival de la
marche.
Table des matières
1. GÉNÉRALITÉS ......................................................................................................................... 2
1.1 CHOIX DU C.H. ................................................................................................................. 2
1.2 COORDONNATEUR DU FESTIVAL ............................................................................. 2
1.3 PARTICIPATION ET PRESTATIONS DE LA FQM ................................................... 2
2. COMITÉ D’ORGANISATION (C.O.)....................................................................................... 4
2.1 PRÉSENTATION DU C.O. ............................................................................................... 4
2.2 PROFIL SOCIO-DÉMOGRAPHIQUE DE LA CLIENTÈLE...................................... 6
2.3 NOMBRE DE PARTICIPANTS ....................................................................................... 6
2.4 CHOIX DU LIEU DU FESTIVAL.................................................................................... 7
2.6 NOMINATION D’UN PRÉSIDENT D’HONNEUR ....................................................... 8
2.7 ÉCHÉANCIER ................................................................................................................... 8
3. SOUS-COMITÉ FINANCE ..................................................................................................... 16
3.1 LA GESTION DU BUDGET ........................................................................................... 16
3.2 LA RECHERCHE DE COMMANDITES ..................................................................... 18
3.3 LES EXPOSANTS POTENTIELS ................................................................................. 18
4. PROGRAMMATION ET LOGISTIQUE ................................................................................ 18
4.1 PROGRAMMATION DES ACTIVITÉS ....................................................................... 19
4.2 LOGISTIQUE ................................................................................................................... 20
4.3 GESTION DES BÉNÉVOLES ........................................................................................ 21
5. COMMUNICATION/PARTENARIAT ................................................................................... 23
5.1 COMMUNICATION C.O. ET FQM .............................................................................. 23
5.2 ÉTABLISSEMENT ET GESTION DU PROGRAMME PUBLICITAIRE ............... 23
5.3 PARTENARIAT ............................................................................................................... 25
6. SÉCURITÉ ............................................................................................................................... 26
6.1 VALIDER LES DIFFÉRENTS PARCOURS ................................................................ 26
6.2 VALIDER L’ORGANISATION GÉNÉRALE .............................................................. 27
6.3 VALIDER L’ORGANISATION DES SECOURS......................................................... 28
1. GÉNÉRALITÉS
1.1 CHOIX DU C.H.
Le Festival de la marche est un événement de la Fédération québécoise de la marche (FQM)
organisé annuellement par un organisme régional affilié à la FQM depuis au moins un an, au
moment du dépôt de sa candidature, et mandaté pour organiser le Festival.
Le choix du C.H. détermine la région dans laquelle l’événement a lieu.
1.2 COORDONNATEUR DU FESTIVAL
Le rôle du coordonnateur se situe plus principalement au niveau de la gestion des sous-comités.
Les autres actions se situent au niveau de :
-
la présentation du dossier de candidature;
la liaison avec la FQM;
la coordination des différents sous-comités en collaboration avec le Comité
organisateur (C.O.).
1.3 PARTICIPATION ET PRESTATIONS DE LA FQM
Depuis le tout premier Festival, la FQM a toujours tenu un rôle important dans l’organisation et
le succès du Festival. Sa prise en charge de certaines tâches est établie suivant trois périodes :
1.3.1 Avant l’événement
Aide à la recherche d’un président d’honneur (voir plus loin : 2.6 Nomination d’un président
d’honneur)
Assure la gestion des inscriptions sur le plan provincial
Par son personnel régulier, la FQM assurera la gestion administrative des inscriptions :
- établissement de la base de données des inscriptions;
- information au C.O. du cheminement des inscriptions;
- élaboration et envoi des confirmations d’inscriptions aux participants;
- établissement des listes finales de participants pour la journée de l’événement.
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Supporte la démarche publicitaire
La FQM, à ce chapitre, opère une double fonction de partenaire commanditaire (P.C.) et de
support intermédiaire (S.I.) :
- annonce du Festival dans les numéros de printemps et d’été de la revue Marche-Randonnée.
- production d’un formulaire d’inscription en ligne via la page Web du Festival.
- soumission auprès d’imprimeurs (à la demande du C.O.) pour la production de documents
reliés au Festival.
La FQM pourra faire bénéficier le C.O. de son réseau de contacts. De plus, une entente
pourra être signée pour une collaboration plus élargie.
Le responsable des communications de la FQM s’assurera que toutes les mesures sont prises
pour diffuser l’information à la presse écrite, parlée et télévisée nationale ainsi qu’à ses clubs
affiliés et ses membres. À cette fin, il prendra contact avec le coordonnateur du C.O. afin
d’assurer des communications conjointes.
Mise en contact du C.O. avec le courtier d’assurance de la FQM.
1.3.2 La journée de l’événement
À ce stade-ci, le rôle de la FQM est limité.
Suivant le contexte et la disponibilité de chacun, une présence maximum des administrateurs
est souhaitée, celle-ci se faisant de façon bénévole.
Suivant le contexte et la disponibilité de chacun, la FQM pourrait avoir un point de vente
(kiosque) de ses produits.
Le président-directeur général de la FQM, le président du Conseil d’administration ou un
autre administrateur, pourra faire partie des personnes qui s’exprimeront lors de la cérémonie
d’ouverture et de clôture de l’événement.
Quelques prix de présence seront offerts par la FMQ.
1.3.3 Après l’événement
Parution d’un article dans le numéro d’hiver de la revue Marche-Randonnée.
Préparation d’un état global des revenus et dépenses, intégrant les données transmises par le
C.O.
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1.3.4 Promotion interne
La FQM assurera la promotion de la manifestation au niveau interne de la FQM de la manière
suivante :
½ page dans la revue Marche-Randonnée (numéro de printemps) pour annoncer la date et
le lieu du Festival.
1 pleine page dans la revue Marche-Randonnée (numéro d’été).
Visibilité dans le bulletin de liaison aux membres.
Envoi d’invitations aux participants des dernières éditions.
Envoi d’invitations aux clubs.
Le C.O. peut aussi bénéficier, à des conditions tarifaires particulièrement intéressantes, de l’achat
de pages publicitaires dans la revue Marche-Randonnée.
Le C.O. peut envoyer à l’issue de la manifestation un reportage pour parution dans la revue; le
C.O. doit s’assurer que les photos transmises sont libres de droit.
1.3.5 Gestion des coûts reliés
Le C.O doit assumer et prendre en considération les dépenses de la FMQ pour son budget.
Ceux-ci seront prélevés sur les inscriptions perçus par la Fédération. Ils seront de quatre ordres :
Un total de 10 % sur le montant total des inscriptions sera prélevé par la FQM.
Les coûts directs (impression, communication, formulaire d’inscription en ligne,
matériaux divers) pour les travaux réalisés par la FQM pour le Festival.
Les coûts pour le déplacement et l’hébergement d’un membre de la FQM lors de sa visite
sur les lieux du Festival pour : évaluation, réunion ou autres (visite obligatoire).
Les coûts pour le déplacement et l’hébergement d’un membre de la FQM en charge du
Festival le jour de l’événement.
2. COMITÉ D’ORGANISATION (C.O.)
2.1 PRÉSENTATION DU C.O.
Le C.H. doit tout d’abord faire partie d’une organisation affiliée à la FQM depuis au moins un
an, au moment du dépôt de sa candidature.
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Composition du C.O.
L’organisation du C.O. est laissée à l’initiative du coordonnateur. Néanmoins, la FQM aura
connaissance de l’organigramme et du responsable de chacun des sous-comités décrits dans ce
dossier d’organisation.
Dans le cas où le C.O. bénéficierait de la mise à sa disposition, de la part d’une collectivité, de
matériel ou de personnel, une lettre d’intention entre le C.O. et la collectivité sera établie,
laquelle précisera les engagements de chacun et devra se transformer en convention si le club est
choisi pour organiser le Festival. Ces lettres seront jointes au dossier de candidature.
Personnes intégrant le C.O.
-
Le président d’honneur
Le coordonnateur du Festival de la marche
Les responsables des sous-comités
Responsabilités du C.O.
Rechercher un président d’honneur
Rechercher un maître de cérémonie
Nommer les responsables des sous-comités
Vérifier les actions des sous-comités selon l’échéancier établi
Administrer les dossiers d’assurances. De façon générale, le C.O. devra mettre en œuvre les
moyens matériels et humains nécessaires à la bonne exécution de ses obligations de sécurité
et garantir les risques de responsabilité, du fait des dommages pouvant provenir de son
fonctionnement, des moyens matériels et humains mis en œuvre. Le C.O. se fera un devoir de
consulter l’assureur de la FQM, mais pourra à son gré prendre localement son assurance si
celle-ci comporte les protections requises par la FQM.
Préparer un rapport du déroulement de l’activité pour dépôt au conseil d’administration
(C.A.) de la FQM. Afin d’aider au mieux tout futur organisateur, il serait souhaitable que le
cheminement du travail, les difficultés éventuellement rencontrées et tout événement même
fortuit et imprévu soient indiqués. Un bilan de couverture média, incluant toutes les
interventions dans la presse écrite, Web, radiophonique ou télévisée, ainsi que la revue de
presse sont recommandés.
Présenter un état des revenus et dépenses de l’événement reliés aux opérations gérées par le
C.O. pour remise au directeur général de la FQM après l’événement.
Dans le cas où une convention serait signée entre le C.O. et des partenaires institutionnels
(collectivités, organismes de secours, etc.), il sera fait mention explicitement des questions
d’assurances. Dans tous les cas, ces conventions seront transmises à la FQM lors de la
candidature.
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Sous-comités
La division en sous-comités permet de distribuer des tâches sans que la totalité de l’organisation
ne repose que sur quelques personnes.
FINANCE
PROGRAMMATION ET LOGISTIQUE
COMMUNICATION / PARTENARIAT
SÉCURITÉ
Même si l’organisation générale est divisée en sous-comités, il est primordial qu’ils
communiquent fréquemment.
2.2 PROFIL SOCIO-DÉMOGRAPHIQUE DE LA CLIENTÈLE
Connaître le profil des marcheurs permet de mieux cibler la clientèle visée.
Une étude, parue en mars 2001, à laquelle la FQM a participé, s’orientait spécifiquement sur la
randonnée pédestre et le profil de ceux qui la pratiquent, c’est-à- dire les marcheurs qui
pratiquent la marche exclusivement en milieu naturel (cette catégorie de marcheurs représente
50 % de tous les participants aux différentes marches durant le Festival). Voici les informations
recueillies concernant le profil des randonneurs :
les randonneurs au Québec représentent 970 326 individus (1/3 à Montréal), soit 16 % de la
population. 53 % sont des femmes;
l’âge moyen se situe entre 46 et 55 ans; il faut donc s’attendre à satisfaire une clientèle
mature, car seulement 8 % des individus ont moins de 36 ans;
81 % des randonneurs ont un niveau de scolarité élevé;
50 % des ménages ont un revenu supérieur à 50 000 $.
2.3 NOMBRE DE PARTICIPANTS
Le nombre de participants a une importance significative dans l’organisation de ce Festival. En
effet, celui-ci déterminera l’ampleur de l’événement. S'il est difficile de connaître le nombre de
marcheurs présents lors du Festival, on peut s’appuyer sur les années antérieures, qui pourront
donner un certain nombre de repères. Trois points sont à prendre en compte : le lieu, le nombre
de participants des derniers Festivals, et l’âge du Festival.
Par exemple, le Festival de la marche 2001 en Montérégie a rassemblé 1240 participants, ce
qui permet de dire que la présence de cet événement dans la région montréalaise est
synonyme d’une affluence plus importante. Tel qu’indiqué plus haut, un tiers des
randonneurs québécois résident dans la région de Montréal.
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Voici une comparaison du nombre de participants selon les dernières années et la région :
Année
2012
2011
2010
2009
2008
2007
2006
2005
2004
2003
Région
Bas-Saint-Laurent
Gaspésie
Montérégie
Montréal
Québec (30e)
Bas-Saint-Laurent
Gaspésie
Chaudières-Appalaches
Laurentides
Charlevoix
Nombre de participants
157
168
400
350
625
150
175
300
500
300
2.4 CHOIX DU LIEU DU FESTIVAL
Le lieu de l’événement sera choisi en essayant de respecter les critères ci-dessous :
Sélectionner un secteur représentant le mieux la région aux yeux du public.
Centraliser les activités au même endroit (enregistrement des participants, départ pour les
parcours de marche, salon des exposants, animation, souper).
Lieux d’hébergements à proximité (campings, auberges, etc.).
Capacité d’accueil adapté pour un nombre important de véhicules (stationnement) et de
personnes (lieu de rassemblement et parcours). Prévoir en cas de pluie.
Parcours urbains et en forêt relativement proches les uns des autres, afin de faciliter les
rassemblements (accueil, enregistrement, animation et souper).
2.5 CHOIX DE LA DATE DU FESTIVAL
Avant de choisir une date pour le Festival, de préférence en automne, il est important d’évaluer
la concurrence probable.
Voici quelques points à observer :
Qu’organise-t-on ailleurs dans la région cette journée-là ou cette fin de semaine-là?
Que se passe-t-il dans les régions environnantes?
Est-ce que les grands centres comme Montréal et Québec organisent un événement
susceptible d’attirer votre clientèle-cible?
Prenez note de tous les éléments concurrentiels qui pourraient nuire à la réussite de votre projet.
Cette évaluation joue un rôle prédominant dans le choix de la date de présentation du Festival.
Vous pouvez orienter la recherche des calendriers d’événements vers différentes sources
d’informations : les organismes touristiques nationaux et régionaux, les organismes de loisirs
nationaux et régionaux.
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2.6 NOMINATION D’UN PRÉSIDENT D’HONNEUR
Même s’il n’est pas indispensable, la nomination d’un président d’honneur peut constituer une
excellente façon d’augmenter la visibilité de l’événement et d’attirer les médias.
Il faut savoir identifier des personnalités actives et connues du public, ayant leur pied-à-terre
dans sa région, et qui sont donc plus susceptibles d’être sensibilisées à supporter une initiative de
la région. La FQM peut communiquer au C.H. des noms qu’elle pourrait posséder de
personnalités susceptibles d’être président d’honneur.
2.7 ÉCHÉANCIER
Dans tout événement, l’organisation et la logistique sont des éléments primordiaux. Pour ce faire,
nous vous proposons ici un échéancier idéal qui regroupe les échéances des différents
intervenants de l’organisation du Festival. Voici un exemple d’échéancier débutant un an et demi
avant l’événement, servant à titre de référence :
(Les initiales FQM ou C.O., celui-ci regroupant aussi les différents sous-comités, seront
indiquées à la fin de chaque action pour indiquer qui en a la responsabilité.)
1 an et demi avant l’événement
Produire un échéancier détaillé de l’organisation du Festival en déléguant les tâches aux
sous-comités concernés (C.O.)
Évaluer et choisir le président d’honneur envisagé pour représenter le Festival (C.O.)
Amorcer la demande de permis de toutes sortes (C.O.)
Réserver des sites (rassemblement et souper) (C.O.)
1 an avant l’événement
Élaborer un plan de commandite afin de recruter des commanditaires et des exposants (C.O.)
Proposer le projet à des étudiants en infographie pour la publicité ou rechercher un graphiste
(C.O.). La FQM peut référer le C.O. à certains contacts.
10 mois avant
Produire le texte accrocheur pour la revue Marche-Randonnée (numéro de printemps)
Produire une programmation préliminaire de l’événement (C.O.)
Indiquer la date de l’événement aux clubs affiliés à la FQM pour qu’ils en tiennent compte
dans leur calendrier (FQM)
8
9 mois avant l’événement
Préparer et envoyer les invitations aux exposants potentiels accompagnées d’un formulaire
d’inscription (C.O.)
Préparer et envoyer les invitations aux clubs de marche (C.O.)
Réserver les équipements (chapiteau, tables, chaises, toilettes, douches…) (C.O.)
8 mois avant l’événement
Établir les ententes avec la ville pour les rues qui devront être barrées et le site à surveiller :
police et agent de sécurité (C.O.)
Réserver le personnel expert pour les besoins en secourisme (C.O.)
7 mois avant l’événement
Élaborer le menu avec le traiteur (C.O.)
Contacter les commanditaires qui n’ont pas encore répondu. À ce jour, les commanditaires
majeurs devraient être connus et confirmés. On recherche à obtenir les derniers
commanditaires manquants pour combler le budget. (C.O.)
Trouver un graphiste et un concept promotionnel pour les dépliants et les affiches de
l’événement (C.O.)
4 ou 5 mois avant l’événement
Rappel de la date de l’événement aux clubs affiliés à la FQM qui font leur calendrier
d’automne au printemps (FQM)
Imprimer les dépliants, les affiches, les outils de promotion (C.O.)
Recruter les bénévoles (accueil et terrain) pour le Festival (C.O.)
Publicité et insertion du coupon d’inscription dans la revue Marche-Randonnée (FQM)
3 mois avant l’événement
Débuter la promotion avec les entreprises et organismes régionaux, les clubs de marche, etc.
(C.O.)
Apposer des affiches aux endroits stratégiques (C.O.)
Rédiger un communiqué de presse (FQM et C.O.)
Inscrire l’événement sur les calendriers Web et envoyer le communiqué de presse dans les
journaux ou magazines mensuels (FQM et C.O.)
Envoyer des invitations spéciales (maire, député, etc.) (C.O.)
9
1 mois avant l’événement
Former les bénévoles présents lors de la journée du Festival (C.O.)
Envoyer des communiqués de presse aux médias locaux et hebdomadaires (FQM et C.O.)
Commencer à préparer des dossiers de presse (FQM et C.O.)
Vérifier les sentiers de marche en forêt choisis et s’assurer qu’ils sont propices aux
randonnées (C.O.)
Prépare un plan d’urgence en cas de blessures ou malaises et coordonner avec les personnes
responsables du secourisme (C.O.)
1 semaine avant l’événement
Contacter les médias à nouveau pour intensifier les messages (C.O.)
Confirmer les réservations des ressources matérielles avec les fournisseurs (C.O.)
La veille de l’événement
Commencer l’installation du matériel fixe dans le lieu de rassemblement (les kiosques, la
scène, le chapiteau, etc.) si possible (C.O.)
Installer la signalisation dans la ville pour se rendre à l’accueil de l’événement, ainsi que
pour les circuits en ville (C.O.)
Baliser les parcours (C.O.)
Le jour même de l’événement
6h
Montage de la scène et du lieu de rassemblement, matériel audiovisuel, test de
sonorisation, etc. (C.O.)
Ressources matérielles
-
Microphones sur pied
Haut-parleurs
Console pour le son
Éclairage
Instruments de musique si nécessaire
Abri-pluie pour les équipements sono
Note : Prévoir du matériel supplémentaire en cas de mal fonctionnement de l’un des
équipements.
Ressources humaines (besoins et fonctions)
Des techniciens professionnels seront affectés pour toute la journée à cet endroit. Cependant,
pour le montage et le démontage de la scène, des bénévoles seraient opportuns pour que cette
étape se fasse le plus rapidement possible. Par la suite, les techniciens attitrés pourront procéder
aux tests de son. Le nombre de personnes nécessaires dépendra de l’ampleur du matériel installé.
6 h 30
Accueil des bénévoles, réunion pour informations de dernière minute, assignation des
10
postes (C.O.)
Ressources matérielles
-
Liste des bénévoles (accueil) afin de prendre la présence de chacun et ainsi ajuster les
besoins et les postes à combler.
Donner les informations et les documents nécessaires pour chacun des postes. Cela peut
se faire en sous-groupe, de façon à ce que tout se déroule rapidement. Un coordonnateur
par sous-groupe serait souhaitable. Tester les radios (walkies-talkies).
Ressources humaines (besoins et fonctions)
-
7 h 15
Coordonnateurs des bénévoles : ils devront informer et diriger les bénévoles dans leurs
tâches afin d’uniformiser les services offerts tout au long de la journée.
L’ensemble des bénévoles de la journée doit être présent pour cette rencontre
d’informations.
Installation du kiosque d’accueil, des tables d’enregistrement et d’inscription
Installation des kiosques des exposants (si présents en avant-midi)
Ressources matérielles
-
Plan des lieux
Tables et chaises
Fournitures de bureau (crayons, surligneurs, etc.)
Ressources humaines (besoins et fonctions)
-
8h
Un maximum de bénévoles participera à ces tâches. Le tout doit se faire rapidement et
efficacement.
Accueil des V.I.P., des exposants et des médias
Installation des exposants dans leurs kiosques (si présents en avant-midi)
Mise en place de la sécurité
L’accueil des V.I.P. est primordial pour montrer votre reconnaissance. Il est important d’avoir
des bénévoles qui sont spécifiquement attitrés pour répondre à leurs besoins. Assurez-vous qu’ils
se sentent bien et qu’ils se divertissent tout au long de la journée. Réservez-leur une place
particulière lors de la cérémonie d’ouverture et lors du souper. De cette manière, ils seront à
l’aise et constateront qu’ils ont tout votre respect.
Ressources matérielles
-
Dossiers de presse
Plan de sécurité, où doivent être postés les agents
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Ressources humaines (besoins et fonctions)
-
8 h 30
Deux ou trois bénévoles doivent être affectés aux relations avec les journalistes. Ils
devront les accueillir et les accompagner tout au long de la journée.
Un ou deux bénévoles devront s’occuper de diriger les exposants vers leurs kiosques et
s’assurer du bon fonctionnement de l’exposition.
Un coordonnateur s’assurera que la sécurité est adéquate et suffisante, partout sur le site
et aux endroits ciblés (ville, sentiers).
Arrivée des participants
Lors de l’arrivée des participants, il devrait y avoir une table où les gens seront reçus et inscris.
Ils pourront ainsi recevoir leur identification et une brève description de la marche à suivre pour
la journée, mais seulement dans les grandes lignes, puisque des explications plus approfondies
suivront plus tard.
Les préinscrits
Matériel à remettre :
-
l’identification du participant (cocarde, bracelet ou billet);
le programme final indiquant les changements d’horaire;
une brève description des exposants;
une carte du parcours.
Les inscriptions sur place
Matériel à remettre :
-
l’identification du participant (cocarde, bracelet ou billet);
la pochette d’inscription incluant le programme final;
une brève description des exposants.
Les V.I.P. (les journalistes, les exposants, les commanditaires, etc.)
Matériel à remettre :
-
la cocarde avec leur nom inscrit dessus;
le dossier de presse;
le programme final.
Ressources matérielles
-
Grand panneau d’identification « Accueil », « Inscriptions » et panneaux d’identification
pour l’enregistrement (ex : A-F, G à L, M à R, S à Z)
Trousse du participant déjà inscrit (identification du participant, cahier du participant,
billets pour le tirage, etc.) classé en ordre alphabétique
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-
Surligneurs et crayons
Matériel pour répondre à toutes éventualités : papier collant, ciseaux, corde, règle,
agrafeuse, etc.
Matériel pour les inscriptions : carnet de facture, caisse, change
Tables assez grandes pour recevoir plusieurs bénévoles à la fois et contenir tout le
matériel nécessaire servant à l’accueil
Chaises pour que les bénévoles à l’inscription puissent s’asseoir
Cahiers du participant incluant le programme de la journée
Identification du participant (billet, cocarde, bracelet)
Guides de l’ATR ou de la ville (facultatif)
Liste des restaurants et hébergements à proximité (facultatif)
Ressources humaines (besoins et fonctions)
-
9 h 15
-
-
-
-
Quelques bénévoles pour diriger vers le stationnement et vers l’accueil
Quelques bénévoles à l’entrée de la salle d’accueil pour les diriger vers les tables
d’enregistrement et d’inscription
Plusieurs bénévoles aux tables d’enregistrement et d’inscriptions
Les bénévoles doivent être bien informés pour répondre aux questions de toutes sortes
(déroulement de la journée, parcours, etc.)
Une équipe réduite pourra être présente tout au long de la journée dans la salle de
rassemblement pour accueillir les participants qui arriveront à différentes heures et
périodes de la journée.
Cérémonie d’ouverture
Mot de bienvenue : un petit mot des organisateurs, des présidents du club hôte et de la
FQM, des autres personnes importantes qui ont participé à la mise en œuvre de cette
journée.
Cérémonie de l’eau - Baptême
Programme de la journée : une description verbale des activités prévues pour la journée,
faite par les animateurs. Les heures de départ devraient être rapidement rappelées, afin de
rafraîchir la mémoire des participants.
Instructions et marche à suivre et sécurité dans les sentiers : il est important de rappeler la
marche à suivre dans les sentiers. Il est aussi important de leur rappeler qu’il y a des
bénévoles à leur disposition dans les sentiers, pour assurer leur sécurité.
Période d’échauffement
Ressources matérielles
-
Une scène bien équipée
Ressources humaines
-
Un animateur
Un ou des animateurs pour la période d’échauffement
Des bénévoles qui dirigent les participants vers le lieu où a lieu la cérémonie d’ouverture
Des gens compétents pour transmettre les instructions et expliquer les différents parcours
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9 h 30
Départ graduels des marcheurs vers les différents parcours
Ressources matérielles
-
Panneaux identifiant le parcours et la couleur associée au parcours
Ressources humaines
-
Responsables de parcours (guide de tête) pour accueillir les participants à l’aide des
panneaux identifiant leur parcours
Bénévoles dans les sentiers (serre-files et responsable des sous-groupes)
Secouristes dans les sentiers
Navette disponible en cas d’urgence tout au long de la journée
11 h à 15 h Montage de la salle de rassemblement pour le salon des exposants
Montage de la salle pour l’animation et le souper
Ressources matérielles
-
Décoration de la salle de réception
Installation du matériel audio
Table à l’entrée pour l’accueil des participants
Banderoles ou projection des commanditaires
Ressources humaines
-
Quelques techniciens seront nécessaires pour monter les installations techniques et
effectuer les tests de sonorisation
Deux ou trois bénévoles pour installer la décoration dans la salle de réception
Un coordonnateur devrait être présent pour superviser les installations et voir à ce que tout soit
conforme à ce qui a été décidé pour la soirée.
15 h à 17 h
Retour des participants
Cérémonie de clôture
Salon des exposants
Rassemblement des participants
Tirage
Étant donné que certaines marches sont plus longues que d’autres, et que les gens ne marchent
pas à la même vitesse, il est important de trouver une activité ou des ateliers pour éponger le
temps d’attente. Les participants arrivent en petits groupes.
Après une journée d’activité physique, il est recommandé également d’offrir des boissons
chaudes et froides et des collations aux participants pour les faire patienter jusqu’au souper.
Pour les participants ne restant pas pour la soirée et le souper, prévoir une bonne façon de dire au
revoir aux marcheurs. Par exemple, il est possible de placer des tables comme vous le ferez à
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l’accueil. Cependant, les gens devront passer devant ces tables avant de quitter. Ainsi, vous
pourrez les remercier de leur participation et en profiter pour leur faire remplir un sondage sur le
degré de leur satisfaction.
Ressources matérielles
-
Collations
Boissons chaudes et froides
Table d’accueil
Sondage d’opinion sur la qualité du Festival
Ressources humaines
-
Bénévoles pour s’assurer du bon déroulement des arrivées
Bénévoles pour diriger les gens et les informer sur le souper au besoin
Animateur
Le but de ces activités est d’offrir aux participants de la journée une soirée divertissante. Il est
important de bien choisir ce que l’on va présenter, car le mot « divertissement » prend beaucoup
d’ampleur à cette étape du Festival. En effet, les marcheurs passeront leur journée à l’extérieur à
faire de l’activité physique. Il faut donc les garder éveillés et intéressés. C’est pour cette raison
que la soirée doit être énergique. Tout doit être mis en œuvre et organisé pour bien terminer le
Festival et rendre la dernière partie de la journée intéressante, afin de faire de cet événement une
activité mémorable.
Lors de l’aménagement de la salle, vous pouvez prévoir une table d’honneur pour certaines
personnes qui furent indispensables à la réalisation de ce Festival. Il faut évidemment les
présenter à la foule.
Ressources humaines
-
Bénévoles à l’accueil
Serveurs (fournis par le traiteur)
Animateur de la soirée
Conférencier
Membres du comité organisateur et personnes importantes du Festival qui présenteront le
discours de clôture et les remerciements appropriés
Un responsable de la musique de fin de soirée
Cérémonie de clôture
- La cérémonie de l’eau et le dévoilement de l’hôte du prochain Festival de la marche
pourront être faits à ce moment.
18 h
Entrée des participants dans la salle, début du repas
Démontage du lieu de rassemblement
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Dès que le souper commence, le site d’activité n’est plus utile. Le démontage peut se faire
simultanément.
Ressources humaines
-
Bénévoles pour le démontage du site
20 h 30
Clôture du Festival
Les remerciements doivent être faits avant le souper car les gens quitteront à des heures
différentes. Ce n’est pas tous les participants qui resteront pour le souper.
Après l’événement
Faire un bilan financier final et un rapport d’événement (à envoyer à la FQM)
Faire une revue de presse de l’événement
Envoyer les lettres de remerciements et/ou références aux bénévoles
Comptabiliser le taux de participation au Festival
Cumuler les sondages remplis par les participants
Faire parvenir aux commanditaires un document résumant l’événement. Ce document doit
contenir les éléments suivants :
-
lettre de remerciements
photos de l’événement
bilan simplifié démontrant l’utilisation des commandites
statistiques générales sur le Festival
visibilité accordée lors du Festival
tout autre élément que vous jugerez pertinent
3. SOUS-COMITÉ FINANCE
Il est institué un sous-comité FINANCE dont un responsable sera tenu d’administrer ses actions.
Le responsable nommera les différents collaborateurs de ce sous-comité.
3.1 LA GESTION DU BUDGET
Il est difficile d’évaluer exactement le budget de départ et, comme nous l’avons vu plus haut, le
nombre de participants déterminera l’ampleur de l’événement. Toutefois, le principe de
l’autofinancement devra être respecté.
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Le C.O. doit soumettre à la FQM :
Lors de sa demande de candidature, un budget prévisionnel faisant apparaître clairement les
recettes et les dépenses de quelque nature que ce soit (espèces, subventions, échanges de
marchandises, prêts, locations).
1 mois après l’événement, le C.O. fera parvenir à la FQM un bilan provisoire détaillé qui
prendra en compte la totalité des dépenses engagées ou restant à engager, et la totalité des
recettes perçues ou restant à percevoir.
4 mois après l’événement, le C.O. fera parvenir un bilan financier et organisationnel détaillé.
Note : Le bénévolat étant essentiel dans tout le processus événementiel, mais, il est important de
prévoir un budget, non seulement pour nourrir les bénévoles mais également pour d’éventuels
frais de déplacement de certains d’entre eux.
3.1.1 Recettes
On peut dresser une liste des revenus qui devraient se retrouver dans le budget :
frais d’inscriptions;
commandites et subvention;
location d’espaces pour les exposants;
frais de participation au souper;
ventes de produits à l’effigie du Festival.
3.1.2 Dépenses à la charge du C.O.
On entend par "dépenses" tous les frais d’organisation découlant des obligations contractuelles et
nécessaires à la bonne réalisation de l’événement, conformément au cahier de charge.
On peut dresser une liste des dépenses qui devraient se retrouver dans le budget.
Production d’imprimés (dépliants, affiches, etc.) :
coûts d’impression du coupon d’inscription;
conception graphique;
photos et illustrations (s’assurer qu’elles sont libres de droit et préciser le crédit photo);
mise en page;
impression;
distribution.
Publicité :
conception;
placement dans les médias.
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Organisation générale de la journée :
les salaires et charges sociales fiscales du personnel éventuellement engagé;
les frais des bénévoles (repas, déplacements);
les installations et équipements : salle de réception, chapiteau, décoration, tables et
chaises, etc.;
les livraisons diverses
la journée : billetterie d’accréditation, transports des participants (s’il y a lieu), prix de
présence, collations (s’il y a lieu), toilettes et douches sur le site;
la soirée : les prestataires de service (restauration, location de salle…);
les assurances : les indemnités pour dommages causés aux installations, les frais
médicaux;
le secrétariat : photocopies, papeterie, téléphone, télécopies articles de bureau;
la documentation;
tous les autres frais ou taxes exigés par la loi;
imprévus (il est recommandé de prévoir de 5 à 10 % d’imprévus).
3.1.3 Excédent ou déficit d’exploitation
Le C.O. assure le risque financier de la manifestation. Il conservera donc la totalité de l’excédent
dans le cas d’un résultat bénéficiaire ou couvrira la totalité de la perte dans le cas d’un résultat
déficitaire.
3.2 LA RECHERCHE DE COMMANDITES
La commandite est un élément important pour le succès du Festival. Elle permet d’obtenir des
sommes d’argent, des biens et des services en échange de visibilité. Prévoir un plan de
commandite détaillée avec divers niveaux de partenariat (ex : niveau or : 1 000 $, argent : 500 $
et bronze : 200 $). Prévoir la visibilité en conséquence.
3.3 LES EXPOSANTS POTENTIELS
Une exposition est un moyen d’augmenter les revenus de façon considérable. Il est important de
fournir le matériel (tables, chaises…) et la visibilité à chacun des exposants. Le coût peut varier
selon vos exigences, mais ne peut être différent pour chaque exposant. Un coût raisonnable
oscillerait entre 100 $ et 300 $ la table. L’espace alloué à la FQM est gratuit.
4. PROGRAMMATION ET LOGISTIQUE
Il est institué un sous-comité de PROGRAMMATION ET LOGISTIQUE dont un responsable
sera tenu d’administrer ses actions. Le responsable nommera les différents collaborateurs de ce
sous-comité.
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4.1 PROGRAMMATION DES ACTIVITÉS
L’étude du contenu des documents relatifs à la programmation est à la charge du sous-comité.
Celui-ci est libre de choisir son prestataire pour la réalisation. Il peut s’adresser, à titre de
conseil, à la FQM. Voici, par ordre chronologique, les différentes étapes de la journée.
4.1.1 Arrivée des participants
Accueil et remise du matériel (voir 3.2.4 Matériel des participants)
Accompagnement des officiels (président d’honneur et dignitaires régionaux ou
municipaux)
4.1.2 Cérémonie d’ouverture
Mot de bienvenue
Cérémonie de l’eau (baptême)
Programme de la journée (déroulement)
Consignes de sécurité par le responsable du sous-comité SÉCURITÉ
4.1.3 Échauffement et début des activités
Le but de cette période est de préparer les participants à faire face aux prochains efforts
physiques. L’échauffement est nécessaire pour bien préparer les muscles.
4.1.4 Les parcours
Les parcours doivent être conçus et mis en place pour au moins deux catégories de marches :
urbaines et en randonnée pédestre. La possibilité d’un parcours Audax, Volksmarche, ou autres
pourra être étudiée suivant les intérêts locaux.
4.1.5 Animation durant la journée
Cette partie est laissée à l’initiative du sous-comité. Prévoir des animations ou ateliers permet
d’éviter les périodes de temps mort au retour des marcheurs. La promotion des activités
d’animation pourrait être faite dans le dépliant, dans le communiqué de presse et sur le site Web
et lors de la cérémonie d’accueil.
4.1.6 Cérémonie de clôture du Festival
Remerciements (commanditaires, bénévoles, participants)
Tirages de divers prix de présence
Annonce du lieu du prochain Festival et petit mot des organisateurs
Cérémonie de l’eau : remise au gardien de l’eau
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4.1.7 Souper
Par expérience, il est nécessaire qu’une bonne coordination soit établie entre les responsables du
repas et du C.O afin que celui-ci débute avant 18 h 00. Il faut prendre en considération que les
marcheurs auront un appétit décuplé dus aux efforts physiques de la journée et que d’autres
reprendront la route.
4.2 LOGISTIQUE
L’étude des besoins généraux en logistique est à la charge de ce sous-comité.
4.2.1 La gestion des contrats auprès des fournisseurs
Cette mission se déroulera en 3 étapes :
l’analyse des besoins en termes de matériel, alimentation, services;
la recherche des fournisseurs;
la gestion de la livraison le jour de l’événement et stationnement.
4.2.2 L’aménagement du site et de la salle
La mission s’orientera autour de l’étude des besoins et la mise en place d’éléments comme :
service de navette;
chapiteau;
tables, chaises;
scène, banderoles;
alimentation électrique;
toilettes, douches.
4.2.3 Lieu de départ
Le lieu de départ des parcours devront être bien identifiés.
4.2.3.1 Les exposants
S’assurer que le matériel (tables, chaises…) sera disponible en quantité suffisante.
4.2.4 Matériel des participants
Identification du participant (billet, cocarde, bracelet)
Des couleurs différentes pourraient être utilisées pour identifier les parcours afin de permettre
aux participants de reconnaître facilement ceux qui ils partageront leur journée.
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Cahier du participant
Le C.O. est tenu de fournir un cahier à chaque participant.
Le cahier devra comprendre :
-
la programmation de la journée;
le détail de chaque parcours (heure de départ et d’arrivée);
la carte du parcours.
Matériel complémentaire
Préparer du matériel en surplus pour les inscriptions la journée de l’événement.
4.2.5 Hébergement
Voir avec les hébergements s’il n’est pas possible d’offrir des rabais (minimum 10%) aux
participants du Festival de la marche. De plus, il est beaucoup plus simple de laisser les
participants réserver eux-mêmes leur hébergement.
4.2.6 La radiocommunication
Le sous-comité aura en charge d’étudier les besoins, de rechercher et de distribuer le matériel de
radiocommunication. Prévoir des radios pour la sécurité (une radio par parcours et une pour le
coordonnateur de la sécurité) et pour faciliter l’organisation de la journée.
4.3 GESTION DES BÉNÉVOLES
Un Festival d’envergure ne peut être un succès sans l’apport et le soutien de bénévoles. Il est
nécessaire de rassembler plus de bénévoles que l’on en croit nécessaire, car la journée même,
plusieurs ne se présenteront pas ou n’effectueront qu’une partie des heures prévues. Planifiez
30 % de plus de bénévoles.
4.3.1 La répartition des postes
La description ci-dessous est effectuée par type de poste, sans préciser à ce stade le nombre de
personnes qui seront requises.
Agent de stationnement : il s’occupe d’orienter les participants dans le stationnement. Si
nécessaire, il donne de l’information concernant d’autres endroits pour se stationner à
proximité si le stationnement principal est complet.
Responsable des informations : il accueille les bénévoles et leur rappelle leurs tâches.
Préposé à l’accueil : il est responsable d’accueillir et de diriger les participants vers les tables
d’enregistrement ou d’inscriptions.
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Préposé à l’information : il donne de l’information sur la journée du Festival et la région. Il
peut se promener ou demeurer à un kiosque d’information.
Animateur : il s’occupe de donner les informations nécessaires au bon fonctionnement de la
journée et de motiver les participants. Il a aussi la responsabilité de mettre de la vie tout au
long du Festival.
Entraîneur : il s’occupe d’animer la période d’échauffement avant le départ des marcheurs.
Préposé à l’entretien : il s’occupe de ramasser les déchets laissés par les participants et de
vider les poubelles.
Secouriste : il s’occupe du bien-être de tous et administre les premiers soins en cas de besoin.
Équipe volante : elle s’occupe de remplacer les bénévoles lors du dîner ou des pauses. Elle
est aussi responsable d’aider les sous-comités désirant une aide immédiate.
Agent de sécurité : il s’occupe de la sécurité des participants dans le parc et les sentiers.
Guide de tête : il dirige les participants sur les parcours de marche et indique la voie à suivre.
Nécessité d'avoir une certaine expérience de guide, être un marcheur expérimenté et, si
possible, posséder une formation en secourisme. Il s’assure de la présence de tous les
participants inscrits sur sa liste avant le départ et du retour de tous.
Serre-file : il ferme le groupe, s’assure qu’aucun participant ne soit laissé derrière et s'occupe
des petits problèmes qui peuvent survenir durant la randonnée. Nécessité d'avoir une certaine
expérience de guide, être un marcheur expérimenté et, si possible, posséder une formation en
secourisme.
Responsable de sous-groupe : il est responsable de sous-groupes d’environ 10-15
participants, il s’assure du bien-être des participants, maintient le rythme de progression et
s’assure que tous les participants restent sur les chemins et sentiers.
4.3.2 Les pauses des bénévoles
Il est important de prévoir une liste pour les pauses. Ces personnes aident gracieusement toute la
journée, il est donc important de leur faire sentir qu’on les apprécie et les respecte.
Une pause pour manger, après quelques heures de travail, est de mise. De plus, lors d’une telle
activité, ce repas est souvent offert gratuitement par les organisateurs.
Afin de ne pas se retrouver au dépourvu durant les « pauses toilette », il est préférable d’avoir
toujours 1 ou 2 « bénévoles flottants » qui ne sont pas assignés à un poste en particulier. Ainsi,
ils n’auront qu’à remplacer ceux qui en ressentent le besoin.
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5. COMMUNICATION/PARTENARIAT
Il est institué un sous-comité COMMUNICATION / PARTENARIAT dont un responsable sera
tenu d’administrer ses actions. Le responsable nommera les différents collaborateurs de ce souscomité.
5.1 COMMUNICATION C.O. ET FQM
Le C.O. et la FQM doivent entretenir une liaison régulière dans le but de mieux organiser l’état
et l’avancement des travaux.
Réunions : 2 ou 3 réunions au minimum seront organisées, en présence d’au moins un des
délégués de la FQM :
une ou deux préparatoires à la manifestation;
une facultative au moment du bilan.
Les procès-verbaux des réunions du C.O. et de ses commissions sont adressés à la FQM qui en
assure la diffusion interne.
5.2 ÉTABLISSEMENT ET GESTION DU PROGRAMME PUBLICITAIRE
La publicité est un élément indispensable pour rappeler et inciter les marcheurs à participer au
prochain Festival.
Note : La promotion est réalisée en consultation et en collaboration avec la FQM.
5.2.1 Affiche
C’est un des outils indispensables de la campagne de promotion afin d’obtenir une plus large
visibilité par l’intermédiaire des boutiques situées en région.
5.2.2 Dépliant
Le dépliant est un outil promotionnel très important. Dans le cas du Festival, le dépliant se
retrouvera en présentation dans les boutiques de plein air et les clubs de marche. Il est important
de ne pas oublier d’y inclure la fiche d’inscription.
Un dépliant peut contient les éléments suivants :
logo des organisations;
endroit et date;
mot de bienvenue;
information concernant l’inscription;
le C.O.;
logos ou mention des partenaires;
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carte routière;
information concernant le programme;
information concernant le repas;
stationnement;
coupon d’inscription avec les coûts (s’assurer que le verso ne comporte pas d’information
importante).
coordonnées habituelles et ajouter (nom adresse), le courriel, le fax, l’âge, le nom du club de
marche, numéro de membre
date limite de préinscription et d’inscription
l’événement aura lieu beau temps mauvais temps
Le dépliant est un outil relativement dispendieux, mais il est indispensable. Un moyen de faire
baisser les coûts de production consiste à imprimer le dépliant en noir et blanc plutôt qu’en
couleurs. Un autre élément très important est la qualité du papier. Vous pouvez soumettre le
projet graphique à des étudiants en graphisme.
5.2.3 Formulaire d’inscription en ligne sur le site Web de la FQM
Afin de faciliter le processus d’inscription, un formulaire d’inscription en ligne du Festival de la
marche sera disponible sur le site Web de la Fédération québécoise de la marche quelques mois
avant l’événement. Le C.O devra donc prévoir le formulaire dans ses dépenses (300,00$).
5.2.4 Relations de presse
Les relations de presse sont essentielles pour assurer la visibilité de l’événement dans les médias
nationaux, régionaux et locaux.
Le communiqué de presse doit être attirant et rédigé clairement. Penser à tous types de médias
(presse écrite, média Web, média radio et télévisée) qui ciblent le domaine du tourisme, du loisir
et du sport.
Les médias intéressés peuvent être invités à assister à l’événement. Il est important qu’ils
confirment leur présence et de prévoir un dossier de presse qui leur seront remis. Le C.O. peut
rédiger un dossier de presse que la FQM devra recevoir au moins 3 mois avant la date de
l’événement. La FQM se chargera de l’envoi de ce dossier à la presse nationale et le C.O. à la
presse régionale.
5.2.5 Achat d’espaces publicitaires dans des médias écrits (quotidiens, journaux régionaux
et locaux, magazines)
L’espace publicitaire dans les journaux peut être relativement dispendieux. S’assurer d’intégrer
les informations essentielles : le nom de l’événement, le coût, le lieu, la date et comment les
participants peuvent s’inscrire. Penser aux dates de tombée des magazines qui sont plusieurs
mois à l’avance.
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5.2.6 Radio
La publicité dans ce type de média est plus coûteuse, mais elle rejoint un plus grand bassin de
population. De plus, un partenariat avec une station de radio est un moyen fréquemment utilisé
aujourd’hui. Cela consiste à octroyer à la station de radio un emplacement sur le terrain pour
qu’elle puisse installer un kiosque et faire jouer de la musique toute la journée. Cela donne une
animation gratuite et agréable pour les participants. En échange, la radio offre généralement des
espaces publicitaires gratuits, voire même une petite émission.
L’autre moyen de faire parler de l’événement à la radio est d’envoyer un communiqué de presse
aux recherchistes ou animateurs des émissions ciblées. Il peut arriver qu’on invite l’organisation
à faire une entrevue en direct ou qu’on en fasse mention gratuitement.
5.2.7 Télévision
Contrairement à la publicité, la participation à une émission de télévision permet d’expliquer
plus précisément la journée de l’événement. Bien que la majorité du temps, on ne sache pas les
questions d’avance, il est primordial d’être bien préparé.
5.2.8 Conférence de presse
Le C.O. peut organiser une conférence de presse pour présenter l’événement. Il doit en informer
le correspondant de la FQM et inviter le président-directeur général de la FQM.
5.2.9 Internet
Si le comité organisateur possède un site Web, il s’assurera de créer une page dédiée à la
présentation du Festival. La FQM établira un lien vers cette page. La FQM rendra également les
renseignements disponibles sur son propre site Web avec une page entière consacrée au Festival.
5.3 PARTENARIAT
Compte tenu des contrats entre la FQM et ses partenaires, la FQM se réserve un droit de veto sur
la collaboration avec certaines entreprises ou organisations. Valider auprès de la FQM, avant
d’accepter un partenaire (existence d’un contentieux). De plus, toute publicité portant atteinte à
la santé ou à la moralité ne sera pas autorisée.
Les différents supports :
Publicité sur des panneaux ou des banderoles
La fabrication des panneaux et des banderoles est à la charge de chaque partenaire. La
banderole officielle de la FQM est obligatoirement disposée au lieu de rassemblement ou
sur le lieu de départ.
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Présence de kiosque : le C.O. réservera gratuitement à la FQM un emplacement sur le
passage des participants et des visiteurs.
5.3.1 Les contrats
Pour planifier efficacement le Festival, il est important de ne rien laisser au hasard. Il est
recommandé de rédiger des conventions écrites dans la majorité des cas.
Voici les secteurs avec lesquels une convention serait souhaitable :
l’organisme qui gère le site;
les exposants;
les commanditaires;
les propriétaires de terrains privés.
Les conventions sont une partie importante d’un événement; elles garantissent le bon
fonctionnement des collaborations entre les deux parties.
6. SÉCURITÉ
Il est institué un sous-comité SÉCURITÉ dont un responsable sera tenu d’administrer ses
actions. Le responsable nommera les différents collaborateurs de ce sous-comité.
6.1 VALIDER LES DIFFÉRENTS PARCOURS
6.1.1 Signalisation de l’itinéraire
Les parcours qui pourraient conduire à des confusions doivent être obligatoirement et
particulièrement signalisés.
Les zones de danger doivent être identifiées et sécurisées.
Le logo de la FQM pourra être apposé sur la signalisation.
6.1.2 Sur les parcours
Placer des trousses de premiers soins aux endroits stratégiques du site (poste d’accueil, près
des kiosques d’exposants, postes de secours le long du parcours).
Vérifier que les guides accompagnateurs disposent d’une trousse de premiers soins.
Assurer la disponibilité d’un véhicule à proximité des lieux de randonnées pour intervenir en
cas d’urgence.
Prévoir des agents pour assurer la sécurité des participants dans les rues et aux intersections.
Placer des points de ravitaillement.
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6.1.3 Contrôles
Il est recommandé d’installer une zone de contrôle au départ et à l’arrivée des différentes
marches, ainsi que des points de contrôles situés dans les points les plus remarquables de
l’itinéraire (sommets, intersections) Tous seront munis d'une radio permettant de joindre le C.O.
6.1.4 Information aux marcheurs
Aviser les marcheurs des consignes de sécurité à respecter lors de l’ouverture du Festival :
les différents parcours, les points délicats que ceux-ci comportent et les postes de secours
disposés tout au long;
le danger de se rendre sur certains sites qui pourraient se révéler dangereux;
la garderie mise à la disposition des enfants des marcheurs (facultatif).
6.2 VALIDER L’ORGANISATION GÉNÉRALE
6.2.1 Zone stationnement
S’assurer d’avoir sur le stationnement un nombre suffisant de préposés pour diriger et renseigner
les participants.
6.2.2 Lieu de départ et d’arrivée
Assurer la mise en place d’un lieu réservé aux soins.
Valider l’organisation générale de l’événement sur le plan de la sécurité : protection des
participants, du public, des organisateurs.
Assurer la présence d’un nombre suffisant de secouristes (1 pour 100 participants).
Assurer que chaque superviseur dispose d’une trousse de premiers soins.
Collaborer étroitement avec le comité PROGRAMMATION ET LOGISTIQUE pour
l’organisation de la salle du souper.
Notes :
Vérification des plans de déboisement dans la région
Limitation maximale des moyens mécaniques (hélicoptère, vtt…)
Pas de déboisement ni atteinte aux zones de reboisement
Récupération rapide du matériel de balisage
Récupération des restes éventuels suite au passage des participants et des visiteurs
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6.3 VALIDER L’ORGANISATION DES SECOURS
Aviser les hôpitaux et services d’incendies de la tenue d’un événement à caractère sportif. Et
assurer les liaisons avec les services d’urgence et les services d’accueil hospitalier. Prévoir un
plan d’urgence.
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