Règlement intérieur + contrat de location - Commune d`Arc-sur

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L'ASSET' SALLES ANNEXES I et II Contrat de location
La signature de la présente convention implique l’acceptation pleine et entière du contrat ci‐après et du règlement intérieur ci‐annexé. Est dénommé « le locataire » la personne signataire sollicitant la location de L'ASSET' ‐SALLE ANNEXE I ‐ SALLE ANNEXE II (rayer la mention inutile). Ce contrat sera établie en deux exemplaires signés et datés du jour de leur dépôt en Mairie rendant effective la réservation. Un exemplaire sera remis au locataire, l’autre conservé en mairie. L’utilisateur sera responsable des locaux loués et de leur utilisation (responsable juridique, matériel et moral). Le présent contrat est établi entre la commune d'Arc‐sur‐Tille, représentée par Patrick MORELIÈRE, Maire, Et Nom, prénom(s) :____________________________________________________________________ ci‐après dénommé « le locataire » Numéro de téléphone fixe : ________________________ Numéro de téléphone portable (joignable le jour de la location) : _______________________ Adresse:________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________ Sollicitant la location de la ASSET' ‐ SALLE ANNEXE I ‐ SALLE ANNEXE II (rayer la mention inutile) pour la période : 
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date et heure de début de location : ______________________________________________________________ date et heure de fin de location : _________________________________________________________________ Nombre de personnes attendues (maximum 250) : _____________________________________________ 
Type de manifestation : ________________________________________________________________ Déclare :  avoir pris connaissance des dispositions, du présent contrat de location et du règlement intérieur présenté en annexe,  l’accepter sans réserve Fait à Arc‐sur‐Tille, le _____________________________ en 2 exemplaires Signatures précédées de la mention « Bon pour accord » L’utilisateur, Le Maire (ou un adjoint) Page 1 sur 8 ________________________________ REPUBLIQUE FRANCAISE _______________________________ DEPARTEMENT DE LA CÔTE-D'OR
L'ASSET' SALLES ANNEXES I et II RÈGLEMENT INTÉRIEUR les présentes dispositions réglementent les conditions de location et d'utilisation de la salle polyvalente et des salles annexes I et II. Ces espaces communaux sont mis à disposition exclusivement pour les manifestations suivantes : spectacles expositions réunions repas réceptions élections répétitions musicales activités artistiques Les activités sportives nécessitant des équipements fixes ou permanents sont formellement exclues : basketball, handball, tennis ou tout autre sport collectif ou individuel. Article 2 ‐ Affectations La salle polyvalente et les deux salles annexes adjacentes (I et II) seront utilisées prioritairement par les services périscolaires et extrascolaires municipaux, les écoles d’Arc‐sur‐Tille et les associations locales, suivant un planning d'utilisation défini chaque année par la ville. Un ordre de priorité dans l'affectation des salles est établi comme suit : 1. Activités municipales et scolaires 2. associations locales (réunions) 3. manifestations à caractère culturel 4. cérémonies ou réunions privées organisées par un/des habitants d'Arc‐sur‐Tille 5. Autres utilisateurs. Afin de laisser la priorité aux habitants d'Arc‐sur‐Tille, les demandes de location émanant de personnes ou organismes extérieurs à la Commune ne seront pas acceptées plus de trois mois à l'avance, sauf en ce qui concerne les deux derniers week‐ends de chaque mois. Page 2 sur 8 ________________________________ REPUBLIQUE FRANCAISE _______________________________ Article 3 ‐ Conditions et règles générales d'utilisation DEPARTEMENT DE LA CÔTE-D'OR
Les différentes salles communales sont mises à disposition des utilisateurs dans les conditions suivantes : Les occupants s’engagent à jouir de la salle polyvalente et des salles annexes paisiblement. Cette location s'effectue aux conditions sine qua non suivantes :  Présence obligatoire d'un représentant, d'un dirigeant, cadre technique, entraîneur ou professeur majeur.  Les locaux doivent être rendus propres.  L'installation et le rangement du matériel sont compris dans les horaires attribués par la ville.  Les locaux utilisés ne doivent être ni modifiés ni transformés.  Les locaux et le matériel doivent être utilisés conformément à leur destination.  Le matériel sera obligatoirement rangé après chaque utilisation.  Il est strictement interdit de fumer dans l'enceinte de la salle polyvalente et des salles annexes.  L'exploitation d'une buvette dans l'enceinte de la Salle Polyvalente à l'occasion des manifestations de tout ordre est accordée à la structure déclarée organisatrice. Pour ce faire, ils devront obtenir, au préalable, les autorisations nécessaires auprès des administrations concernées (Mairie pour buvette 1ère catégorie et Préfecture pour buvette 2ème catégorie).  La salle polyvalente et ses annexes se situant à proximité de zones d'habitat, l'organisateur s'engage à ne pas nuire à la tranquillité du voisinage avant, pendant et après la manifestation. 4.1 Utilisation du matériel 4.1.1. traitement des déchets  Pour la collecte des ordures ménagères, des nappes et papier, le locataire devra se munir de sacs poubelles (non fournis par la Commune)  Les sacs poubelles pleins seront entreposés dans les bacs roulants grenats entreposés à l'extérieur.  Le verre et le carton usagés seront mis à part et évacués en déchetterie.  les boites en métal et les emballages seront stockés en l'état dans les bacs roulant de couleur bleue. Page 3 sur 8 ________________________________ _______________________________ REPUBLIQUE FRANCAISE DEPARTEMENT DE LA CÔTE-D'OR
4.1.2. mobilier En cas d'utilisation du mobilier :  les tables seront laissées sur place mais nettoyées.  Les chaises seront nettoyées et empilées par 10 devant la scène. 4.1.3. office cuisine la salle n'étant équipée que d'un office de réchauffage, il est interdit d'y préparer directement des repas. Aucun appareil à gaz ne doit être introduit dans les locaux. Le locataire doit veiller spécialement à la conservation en état des salles et de leurs dépendances, ainsi qu'à celle des mobiliers et matériels qui leur sont confiés, lesquels doivent être restitués en parfait état de propreté. En cas de repas, les tables utilisées devront être recouvertes de nappes. S'il y a dégradation ou constat de malpropreté, les frais de remise en état sont à la charge du locataire. Toute dégradation ou tout manquement de matériel ou de mobilier entraînera :  la facturation du matériel manquant au prix d'achat en vigueur à la date à laquelle il devra être remplacé.  la facturation du coût des réparations éventuellement supportées par la commune pour la remise en état de la salle. Article 5 – Utilisation régulière de la salle polyvalente et des salles annexes I et II L'utilisation régulière de la salle polyvalente et/ou des salles annexes I et II est subordonnée :  à une autorisation préalable formelle et personnelle délivrée par le Maire ou son représentant,  ou à la signature d’une convention entre l’utilisateur et la commune d’Arc‐sur‐Tille. Les autorisations au titre de ce type d'utilisation seront délivrées dans le cadre de l'établissement d'un planning d'utilisation élaboré chaque année lors d'une réunion regroupant le Maire, les services municipaux et les associations. Article 6 – Utilisation exceptionnelle de l'ASSET' et des salles annexes I et II L'utilisation exceptionnelle de la salle polyvalente et des salles annexes I et II devra se conformer au respect du présent règlement, ou le cas échéant au respect de la convention signée entre le preneur responsable de l'organisation et la commune représentée par le Maire. Page 4 sur 8 ________________________________ _______________________________ REPUBLIQUE FRANCAISE DEPARTEMENT DE LA CÔTE-D'OR
6.1 Horaires ‐ état des lieux La mise à disposition des locaux intervient du vendredi soir à 18h00 au lundi matin à 9h30. Un état des lieux contradictoire, en présence d'un employé municipal, est effectué à la remise des clés le vendredi soir et le lundi matin lors de la restitution des lieux. 6.2. Réservations Les réservations de salles doivent être confirmées par écrit sur le contrat de location à compléter en mairie. Les utilisateurs doivent spécifier dans leur demande la date précise, la nature de la manifestation, le nombre de participants prévus et le nom de l'organisateur responsable. Le locataire doit fournir à la réservation :  Une attestation d'assurance responsabilité civile, ou professionnelle le cas échéant, couvrant leur responsabilité du fait de l'occupation des locaux municipaux  Un chèque de caution (non‐encaissé)  Un chèque d'arrhes  Un chèque du solde de la location, encaissé en fin d'occupation. 6.3 encaissement et restitution de la caution La caution sera rendue au locataire par le responsable de la salle polyvalente, dans un délai de 15 jours minimum suivant la restitution des clés. En cas de dégâts, de malpropreté, de vol ou de disparition du matériel municipal, la totalité de la caution sera conservée par la commune. La commune délivrera un reçu au locataire et remettra le chèque pour encaissement au Centre des Finances Publiques de DIJON BANLIEUE. Si le montant des travaux ou achat est supérieur à la caution, un titre de recettes sera émis, par la commune à l’encontre de l'organisateur pour rembourser l'intégralité du coût restant à sa charge. Si le montant des travaux est inférieur à la caution, un titre de réduction de recettes sera émis par la commune à destination de l'organisateur. ARTICLE 7 ‐ Prix de la location Les tarifs de location de la salle polyvalente et des salles annexes sont fixés chaque année par le conseil municipal. Le montant de la location sera facturé par les soins de la mairie. La mise en recouvrement s'effectuera par les soins du Centre des Finances Publiques de DIJON BANLIEUE. Le montant de la location sera intégralement dû, même sans occupation effective de la salle, dès lors que les services municipaux de la commune d'Arc‐sur‐Tille n'auront pas été informés officiellement de l'annulation de la réservation au minimum 15 jours avant la date de réservation. Page 5 sur 8 ________________________________ _______________________________ REPUBLIQUE FRANCAISE DEPARTEMENT DE LA CÔTE-D'OR
Il est formellement interdit au locataire de céder les salles en sous‐location à une autre personne morale ou physique, ou d'y organiser une manifestation différente de celle déclarée. En cas de constatation de tels faits, le locataire ne pourra plus bénéficier d'une quelconque location des salles communales à Arc‐sur‐Tille. Monsieur le Maire, ses adjoints, les membres du conseil municipal et agents municipaux de la ville d'Arc‐sur‐Tille sont habilités à contrôler l'utilisation correcte des installations et formuler les remarques d'usage. Ils peuvent vérifier à tout moment que les mesures de sécurité sont respectées. Article 8 Assurance ‐ Police ‐ sécurité Les dispositions se rapportant à la sécurité sont prises en application des lois et règlements en vigueur. Elles s'imposent à tous et nul ne peut y déroger. Lors de manifestations, le nombre de personnes admises doit être conforme à la capacité d'accueil autorisée, qui est de 250 personnes au maximum pour l'ensemble de la salle polyvalente. La commune d'ARC‐SUR‐TILLE décline toute responsabilité pour les dommages survenant à des tiers lors de l'utilisation des locaux, ainsi que pour les vols commis au dépens des utilisateurs. Le locataire doit contracter et fournir à la commune une assurance garantissant leur responsabilité civile ou professionnelle du fait de l'occupation de la salle conformément à l'article 6.2 du présent règlement. Le matériel installé éventuellement par le locataire doit l'être de telle sorte qu'il n'entrave pas la circulation, l'accès aux sorties ou au matériel de lutte contre l'incendie et qu'il ne présente aucun danger tant pour les utilisateurs et participants que pour les spectateurs. Les organisateurs des spectacles, congrès, expositions, conférences et bals sont tenus de respecter la règlementation relative aux établissements recevant du public. L'utilisateur s'engage à se mettre en conformité avec la SACEM en cas de diffusion publique d'œuvres relevant du régime des droits d'auteur : musique, film, livres, etc.... En matière de sécurité incendie des lieux, le locataire devra désigner des membres capables d'assurer la manœuvre des extincteurs présents dans les salles communales, l'appel aux numéros d'urgence et l'évacuation du public. Pendant toute la durée d'occupation des salles, le locataire ou son représentant devra se trouver dans l'établissement pour prendre éventuellement les premières mesures de sécurité. Il est absolument interdit d'effectuer des branchements sur les installations électriques en dehors des prises de courant existantes. Page 6 sur 8 ________________________________ REPUBLIQUE FRANCAISE _______________________________ DEPARTEMENT DE LA CÔTE-D'OR
Article 9 ‐ Responsabilité du locataire L'utilisation de la salle polyvalente et des salles annexes s'effectue sous la responsabilité du locataire déclaré. Il est, à cet égard, responsable :  des accidents dont pourraient être victimes le public ou toutes personnes participant à des manifestations dont il est l'organisateur déclaré.  des dégâts matériels causés aux installations municipales mises à sa disposition ainsi qu'aux objets appartenant à des tiers.  des disparitions d'objets ou du matériel qui lui auraient été confiés par la Commune d'Arc‐sur‐Tille. Pour l'ensemble des risques susceptibles d'être encourus de par leur fait, les utilisateurs de ces salles doivent contracter toutes les assurances nécessaires et produire les attestations correspondantes dès le début de l'utilisation. Le locataire ne pourra en aucun cas se retourner contre la Commune en cas de vol ou perte. Article 10 ‐ Responsabilité de la Commune La Commune d'Arc‐sur‐Tille est assurée pour l'ensemble des biens meubles et immeubles lui appartenant, ainsi que pour les dommages pouvant résulter de son fait. Elle décline toute responsabilité pour les détériorations commises aux biens ne lui appartenant pas, stockés ou non dans l'établissement, ainsi que pour les vols pouvant être commis dans l'enceinte de ces salles. Il en va ainsi pour les dégâts pouvant être causés aux véhicules en stationnement sur les parkings avoisinants à l’occasion des différentes manifestations. Article 11 ‐ Sanctions  La réparation de tous dommages constatés après une occupation sera à la charge de son auteur.  En cas de non respect d'une des dispositions du présent règlement, la Commune se réserve la possibilité d'interdire à l'utilisateur concerné l'accès à la salle pour une durée déterminée ou de manière définitive si nécessaire. Article 12 ‐ Exécution du règlement Un extrait de ce règlement sera affiché dans le hall de la salle polyvalente. Un exemplaire sera conservé en permanence en Mairie d'Arc‐sur‐Tille. le locataire nommément désigné dans le contrat de location est personnellement responsable de l'application du présent règlement. En cas de non‐respect de ce dernier, ils se verront refuser toute mise à disposition d'une salle communale et seront éventuellement passibles de poursuites devant les juridictions compétentes. Page 7 sur 8 ________________________________ _______________________________ REPUBLIQUE FRANCAISE DEPARTEMENT DE LA CÔTE-D'OR
Tout litige ou dispositions non prévus par le présent règlement relève de l'autorité du Maire et pourra faire l'objet d'un additif. Fait à Arc‐sur‐Tille, Le Maire, Patrick MORELIERE Le Locataire mention manuscrite "lu et approuvé" + signature, Page 8 sur 8