entreprise a

Entreprise A
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Projet - Lot
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Numéro
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Version
0001
V2
/
ENTREPRISE A
CAHIER DES CHARGES
<SOLUTION SIRH>
<PROJET GROUPE>
NOMS
DATES
Exemple Cahier des chargesVD
REDACTION
VERIFICATION
APPROBATION
X
Y
Z
jj/mm/aaaa
jj/mm/aaaa
jj/mm/aaaa
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HISTORIQUE DES VERSIONS
Ver.
Date
Rédacteur
Pages
Objet de la modification
modif.
V1
jj/mm/aa
X
Ex : Création du document
V2
jj/mm/aa
X
Comité de pilotage du jj/mm/aa
Exemple Cahier des chargesVD
ajout.
supp.
Toutes
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SOMMAIRE
1
OBJET .............................................................................................................................................................................4
2
REGLES GENERALES DE LA CONSULTATION ..................................................................................................4
3
ORGANISATION SYSTEME D’INFORMATIONS EXISTANT ............................................................................6
4
RAPPEL DU CONTEXTE DU GROUPE A ...............................................................................................................8
5
DEFINITION DU SYSTEME CIBLE........................................................................................................................10
6
REPONSES AUX QUESTIONNAIRES THEMATIQUES .....................................................................................14
7
PLANNING ET EVALUATION DES REPONSES DE LA CONSULTATION....................................................23
8
CONTACTS ENTREPRISE A....................................................................................................................................27
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Projet - Lot
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OBJET
L’objet de ce cahier des charges consiste à évaluer le projet de refonte du système d’informations des
ressources humaines du Groupe A.
Le Groupe A souhaite faire évoluer son système d’informations SIRH et franchir un nouveau pas dans
l’harmonisation et la consolidation Groupe. Les principaux enjeux du projet sont les suivants :
⇒ remplacer les systèmes existants de paie et de gestion administrative dont la pérennité n’est plus garantie
par un système unique et un paramétrage plus simple et commun au maximum
⇒ utiliser les mêmes outils RH dans tout le Groupe quelles que soient l’organisation, la taille des sociétés et la
répartition géographique des sites,
⇒ intégrer une véritable gestion des ressources humaines et la consolidation associée,
⇒ gérer efficacement les budgets RH à l’aide de fonctions de simulation.
Le soumissionnaire, dans sa proposition, devra décrire l’ensemble de sa méthodologie et de son organisation
tout au long du projet pour répondre aux besoins exprimés dans le présent document. La réponse doit être
détaillée en faisant apparaître clairement si la phase d’intégration ou toute autre partie est réalisée par un
partenaire du soumissionnaire.
Le projet sera réalisé sous forme de lots fonctionnels à intégrer de 2002 à 2004.
Ce document présente :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
2
les règles générales de la consultation
l’organisation du système d’informations du Groupe A,
le contexte dans lequel a lieu le projet de gestion des ressources humaines,
les grandes lignes du système cible,
la présentation des questionnaires par thèmes,
les différentes phases et le planning de la consultation,
les contacts Entreprise A pour ce projet.
REGLES GENERALES DE LA CONSULTATION
Il est précisé aux soumissionnaires que le Groupe A se réserve le droit de ne pas accepter l’offre la plus basse
ou toute autre offre, ni d’accepter une offre en totalité ou en partie.
2.1
Confidentialité
Cette consultation est soumise à une stricte confidentialité. Dans ce cadre, l’ensemble des informations et
documents recueillis par le soumissionnaire est strictement confidentiel et ne saurait être utilisé ou divulgué
sans autorisation préalable écrite du Directeur Informatique du Groupe A ou de sa Direction Générale.
En cas de manquement à ce principe, le soumissionnaire pourra faire l’objet de recours de la part du Groupe A
auprès des tribunaux compétents et sera immédiatement éliminé de cette procédure de consultation.
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Cette obligation de confidentialité stricte demeure en vigueur à l’issue de la procédure de la consultation. A cet
effet tous les soumissionnaires non retenus s’engagent à détruire toute information qui lui aura été transmise
dans ce cadre.
2.2
Non-sollicitation de personnel
Durant toute la durée de la procédure de consultation, les soumissionnaires s’interdisent la sollicitation et
l’embauche d’un collaborateur du Groupe A sans un accord écrit préalable de la Direction du Groupe A.
2.3
Offre modulaire
Le Groupe A, dans son choix définitif, devra pouvoir sélectionner tout ou partie des différentes fonctions
proposées par le soumissionnaire, à savoir notamment :
⇒ Découpage de l’offre par lots fonctionnels (Paie, gestion des ressources humaines, …)
Estimation à ce jour de ces lots :
LOTS
1 – Gestion administrative et Paie
2 – GRH et consolidation
3 – Simulation budgétaire
4 – Formation
5 – Postes carrières compétences
Recrutement
6 – Gestion des Temps
7 – Avantages sociaux
Priorité
1
1
1
3
2
3
3
3
Date de mise en exploitation
jj/mm/aaaa
jj/mm/aaaa
jj/mm/aaaa
Aaaa/aaaa
Aaaa/aaaa
Aaaa/aaaa
Aaaa/aaaa
Aaaa/aaaa
Légende : Priorité :
• 1 : lot indispensable
• 2 : lot à faire
• 3 : lot optionnel
De même, le Groupe A devra pouvoir arrêter le projet à la fin de l’étude d’adéquation si les prestations du
soumissionnaire ne respectent pas le présent cahier des charges en terme de résultats attendus ou si les
développements spécifiques sont trop nombreux pour répondre aux besoins exprimés.
⇒ Découpage de l’offre par phase d’intégration (étude d’adéquation…)
2.4
Méthodologie et organisation du soumissionnaire
Le soumissionnaire, dans sa proposition, devra décrire l’ensemble de sa méthodologie et de son organisation
tout au long du projet pour répondre aux besoins exprimés dans le présent document.
⇒ Méthodologie d’intégration préconisée,
⇒ Configuration technique précise
⇒ Organisation de la relation Groupe A / soumissionnaire, description des interfaces attendues par le
soumissionnaire,
⇒ Compétences et charges de travail internes demandées au Groupe A pour la réussite du projet,
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⇒ Suivi de la prestation
⇒ …
Le soumissionnaire pourra intégrer lui-même la solution préconisée ou proposer un intégrateur. Dans tous les
cas, la réponse du soumissionnaire est détaillée par rapport au cahier des charges, que ce soit en terme de
prestations, délais, qualité ou coûts. Le Groupe A se réserve le droit de consulter et de choisir un autre
intégrateur que celui proposé par le soumissionnaire.
Le soumissionnaire s’engage à affecter un directeur de projet unique sur la durée du projet. Les CV de ce
directeur de projet et des principaux autres intervenants doivent être joints au dossier de réponse à la
consultation.
3
3.1
ORGANISATION SYSTEME D’INFORMATIONS EXISTANT
Informations générales
Le Groupe A est présenté en totalité sur notre site WEB : http://nomdomaine.fr
3.2
Vue administrative
Le Groupe A est constitué de plusieurs branches représentant un regroupement de sociétés par métiers :
Filiale A-A,
Filiale A-B,
Filiale A-C,
Filiale A-D,
Filiale A-E,
Siège administratif du Groupe
3.3
Vue économique
Plusieurs activités sont regroupées selon les branches :
Collecte de lait au quotidien chez les producteurs jusqu’à l’emballage et la commercialisation de ses
fromages, transformation du lait collecté en poudre,
Préparation et livraisons d’aliments pour le bétail et la volaille,
Abattage, conditionnement de produits de volailles et commercialisation,
Fabrication, conditionnement de produits de charcuteries, puis commercialisation.
Le Groupe A est composé actuellement de xx sociétés (au sens juridique du terme) et de yy établissements.
3.4
Vue géographique
Les différentes branches sont réparties dans « zone géographique », quelques sociétés sont implantées sur le
« situation géographique ».
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Les implantations du siège des différentes directions de branches sont les suivantes :
3.5
Filiale A-A :
Filiale A-B :
Lieu
Lieu
(Département)
(Département)
Filiale A-C :
Filiale A-D :
Filiale A-E :
Siège du Groupe :
Lieu
Lieu
Lieu
Lieu
(Département)
(Département)
(Département)
(Département)
Description de l’architecture matérielle
Le Groupe A dispose d’un parc d’AS/400 important sur lequel la plupart des applications ont été
réalisées en interne : Le Groupe possède des bonnes connaissances de ce matériel et des outils de
développement associés (RPG, COBOL, DB2/400, applications client/serveur).
Les logiciels actuels de ressources humaines et de paie installés dans le Groupe A sont les suivants :
•
PLURIEL :
• Groupe A Siège,
• Filiale A-B,
• Filiale A-D,
• Filiale A-A,
• Filiale A-E,
•
MAPAYE :
• Filiale A-C,
•
SAGE :
• Filiale A-D,
•
SCOOT :
• Filiale A-D,
•
SAARI :
• Filiale A-C,
•
SAPHYR :
• Filiale A-C.
Les applications de comptabilité (ANAEL de GEAC, COMPTAREL de SCOD (sous ALPHA/VMS)) et gestion
des temps (TEMPTATION de HORO QUARTZ, GESTIL de ADP-GSI) sont sur des AS/400 implantés sur les
branches et le siège Entreprise A.
Serveurs NT par site pour la bureautique et autres applications + serveurs TSE METAFRAME pour certaines
branches.
Serveurs NT pour la messagerie + Groupware Domino Notes V5 (Serveur principal à Morlaix + serveurs
satellites dans les branches)
Réseau frame-relay entre les sites minimum 64 Kbps.
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4.1
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RAPPEL DU CONTEXTE DU GROUPE A
Conclusions de l’étude préliminaire réalisée en 2000
Actuellement le système de gestion des ressources humaines se décompose comme suit :
PLURIEL : pour les branches Filiale A-B, Filiale A-D, Filiale A-E, le siège, Filiale A-A
MAPAYE : pour la branche Filiale A-C,
SAGE : pour l’établissement la société X dépendant de la Filiale A-D
SAPHYR : pour la société Y dépendant de la branche Filiale A-C
SAARI : pour la société de Z dépendant de la branche Filiale A-C
Le Groupe dispose de plusieurs systèmes de gestion du personnel ne permettant pas une harmonisation des
informations de paie du Groupe. Ces différents systèmes ne sont utilisés ou conçus que pour effectuer la
gestion administrative du personnel rémunéré et calculer la paie des salariés.
La consolidation des données du Groupe ne peut se faire que manuellement en récupérant les données de
différents systèmes. La consolidation des données sous PLURIEL est trop complexe (du fait de l’architecture
des données) et demande trop de développements pour être mise en place à faible coût.
Les extractions de données sur les principaux systèmes et leur mise en forme simple ne peuvent à ce jour être
réalisées avec les outils actuellement proposés par les éditeurs.
La pérennité des logiciels PLURIEL et MAPAYE n’est plus assurée.
4.2
Description des différents niveaux de gestion
Plusieurs niveaux de gestion existent actuellement au sein du Groupe, une définition des différents termes est
nécessaire ainsi que la définition de l’arborescence.
Groupe : globalité de l’ensemble du système juridique
Branche : regroupement des entités par métier
Département : segmentation par matière première, par marché ou regroupement social de sociétés
Société : notion juridique SIREN
Etablissement : notion juridique SIRET
Service ou regroupement de services : notion d’étape de fabrication en usine ou autre
Section analytique : découpage des différentes activités d’un service
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Groupe
Branche
Projet - Lot
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Département
Filiale A-D1
Filiale A-D
Filiale A-D2
Filiale A-B
A
Filiale A-A
Filiale A-C1
Filiale A-C
Filiale A-C2
Filiale A-C3
Tilly-Sabco
Filiale A-E
Siège
Sous ces 26 sociétés sont rattachées 35 établissements.
4.3
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
4.4
223
Société
Filiale A-D1-A
Filiale A-D1-B
Filiale A-D1-C
Filiale A-D2-A
Filiale A-D2-B
Filiale A-D2-C
Filiale A-D2-D
Filiale A-D2-E
Filiale A-B-A
Filiale A-B-B
Filiale A-B-C
Filiale A-B-D
Filiale A-A-A
Filiale A-A-B
Filiale A-A-C
Filiale A-A-D
Filiale A-C1-A
Filiale A-C1-B
Filiale A-C1-C
Filiale A-C2-A
Filiale A-C2-B
Filiale A-C2-C
Filiale A-C3-A
Filiale A-C3-B
Filiale A-C3-C
Filiale A-E-A
Filiale A-E-B
Entreprise A
Numéro
/
0001
Version
V2
/
Nbre Etab.
1
2
1
2
1
1
1
1
4
1
1
1
3
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Liste des différentes conventions collectives
CCN des coopératives agricoles, de céréales, de meunerie, approvisionnement, d’alimentation du
bétail et d’oléagineux dite CCN “5 branches”
CCN de la meunerie
Fédération Nationale des Coopératives Laitières (FNCL)
Fédération Nationale des Industries Laitières (FNIL)
CCN des sociétés des abattoirs, ateliers de découpe et centres de conditionnement de volailles
CCN des sociétés d’accouvage et de sélection
CCN des exploitations frigorifiques
CCN commerce de gros de viande
CCN des industries charcutières
CCN du commerce de détail de boucherie
Effectifs
Effectif du Groupe A : X personnes environ, au périmètre actuel.
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DEFINITION DU SYSTEME CIBLE
Le futur système doit intégrer les différents points détaillés ci-dessous : chaque module garde son
indépendance mais le rajout de chaque module se fait de manière simple sans remise en cause des choix
précédents faits sur les autres modules, en s’appuyant sur les modules existants pour éviter toute duplication
d’information ou en n’autorisant qu’un point d’entrée unique pour la mise à jour d’une information.
Tous ces modules s’appuient sur une seule solution de gestion sécurisée aux informations du dossier d’un
individu.
Les modules décrits sont des nouveaux modules pour le Groupe sauf le module de paie. La paie et sa gestion
administrative sont des améliorations à apporter au système existant dont la principale est l’harmonisation de
tous les logiciels de paie présents dans le Groupe et la consolidation de toutes les données.
5.1
Gestion administrative et Paie
Disposer d’une gestion administrative et d’un calcul de paie commun à toutes les entités du Groupe A :
Gestion des informations communes s’appuyant sur des tables de références communes sur les
différents niveaux indiqués ci-dessus (groupe, banche, société,…)
Gestion de la paie permettant une indépendance des sociétés (avancement de la paie, clôture, règles
spécifiques),
Gestion d’informations spécifiques à chaque entité,
Gestion des informations avec historique,
Système permettant de faire cohabiter plusieurs conventions collectives avec les obligations légales,
plusieurs régimes sociaux
Gestion aisée des informations par un « administrateur unique » par branche et un « administrateur
global » Groupe,
Intégration de nouvelles fonctionnalités comme la DLU ou la DUCS, paiement par virements, extraction
de données pour la DUE, déclarations mensuelles et annuelles via le net…,
Ensemble d’outils permettant d’améliorer la productivité en gestion administrative du personnel
Ensemble d’outils permettant de constituer les déclarations légales,
5.2
Gestion des ressources humaines et consolidation
La nouvelle base du système d’informations doit intégrer les fonctionnalités suivantes :
Intégration d’informations sans aucune implication en paie,
Utilisation d’un outil simple et performant permettant de faire des requêtes sur l’ensemble des bases du
système aussi bien en temps réel qu’en temps différé et permettant d’utiliser les données restituées
sous différents supports
Utilisation d’un outil de requêtes simple, souple et puissant intégrant :
Des moteurs de recherche variés : alphabétique, par section, par date, …
Un nombre de tris illimité et des tris multicritères,
Un stockage de ces requêtes en thèmes avec une utilisation de manière commune ou privée,
La sélection automatique d’une population en fonction des droits d’accès aux données de
l’utilisateur,
Gestion d’une confidentialité multi niveaux (informations, écrans, populations)
Gestion de population non rémunérée (intérimaires, stagiaires, tacherons) et détachée,
Edition ou émission des documents légaux formatés aux obligations légales avec possibilité d’adaptation
en interne,
Mise à disposition d’un catalogue de documents à l’implantation du produit,
Consolidation des données avec possibilité d’interfaces avec d’autres produits.
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Simulation budgétaire
Les fonctions principales de ce module sont :
Etablir un budget prévisionnel avec intégration des intérimaires à l’aide d’un outil de calcul simple,
Gérer un budget réalisé avec analyses des écarts et correction du prévisionnel lors de la révision
du budget sur des périodes pouvant être différentes par entité,
Utiliser un outil permettant d’effectuer des simulations ayant un impact sur la paie avec
modifications de certains critères dans un périmètre déterminé (section analytique, lieu de
travail, …). Exemple : augmentation de 1% pour les agents de maîtrise de la maintenance.
5.4
Gestion de la formation
La gestion de la formation peut se décomposer en étapes suivantes :
Etablissement du budget de la formation,
Attribution des formations et suivi,
Suivi des coûts directs et indirects,
Mise à jour des données compétences, habilitations, formations aux postes, CIF, Capital Temps
formation… au niveau des informations du RH,
Génération d’éléments de paie directement ou via la gestion des temps,
Restitution des déclarations légales (sur tous les supports demandés).
Etats récapitulatifs par type de formation et valorisation de l’effort global de formation réalisé par la
société, la branche, le groupe.
5.5
Gestion des postes, carrières, compétences – Gestion des candidatures
Gestion des postes, carrières, compétences
Ce module intègre :
La description des postes de l’entreprise selon un référentiel de critères
La gestion des compétences et emplois successifs afin de faciliter la recherche d’un candidat interne
possible pour un poste vacant, ou inversement recherche d’un poste possible pour un candidat interne,
La gestion des entretiens annuels et de leur suivi,
L’intégration des niveaux HAY.
Gestion des candidatures
Cette application permet :
De disposer d’un vivier de candidatures commun à tout le Groupe,
Faciliter l’intégration depuis le vivier vers la gestion de ressources humaines,
Etablir un lien avec les outils déjà utilisés sur le net.
5.6
Gestion des temps et des activités
La gestion des temps se compose de plusieurs fonctions :
Gestion des temps : horaires / présences / absences, interfacée avec un système de badgeuses
Gestion de planning prévisionnel
Génération de données vers la paie
Gestion des activités du personnel de l’entreprise et des intérimaires
Analyse de l’activité de la main d’œuvre avec tableaux de bord pour évaluation des coûts
Interfaces avec la gestion du personnel, interfaces avec la paie
5.7
Avantages Sociaux
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Ce module traite des différents éléments d’avantages sociaux : les avantages en nature, les primes variables
collectives et individuelles, les primes de participation et d’intéressement.
Objectifs de ce module :
-
5.8
Recensement et mise à jour des pratiques
Valorisation globale de tous les éléments de rémunération et avantages annexes pour un salarié ou
pour une société, ou tout autre ordre de tri
Comparaison des avantages sociaux par rapport aux seuils légaux
Description des accès
Le tableau qui suit décrit les accès souhaités au système d’informations par branche et par fonction selon les
domaines de gestion des ressources humaines.
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B ra n c h e
L 'in f o r m a t io n e s t
d é c e n t r a lis é e s u r la
f o n c t io n
N o m b re d e
p o s te s
d 'a c c è s
D ir e c tio n g é n é r a le
D ir e c tio n s ite
S e r v ic e R H s ite
C . g e s tio n /D ir in d u s t.
U tilis a te u r s
S o u s T o ta l
S e r v ic e R H
R e s p o n s a b le s ite
R e s p o n s a b le s e r v ic e
S o u s -T o ta l
S e r v ic e R H S ite
D ir e c tio n S ite
S e r v ic e a d m in is tr a tif
S e v ic e p r o d u c tio n
D ir . B r a n c h e
S o u s -T o ta l
D ir e c tio n g é n é r a le
D ir e c tio n u s in e
RRH
S e r v ic e R H
R e s p . s e r v ic e
R e s p . s e c te u r
C h e f d 'a te lie r
R e s p . e x p lo it/e m p l b u r .
S o u s -T o ta l
D ir e c tio n g é n é r a le
DRH
S e r v ic e R H
S e v ic e p r o d u c tio n
S o u s -T o ta l
D ir e c tio n g é n é r a le
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S e r v ic e R H
C h e fs d e s e r v ic e
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F ilia le A - B
V o la ille s
F ilia le A - E
F ilia le A - C
S iè g e
TO TAL
Exemple Cahier des chargesVD
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V2
/
D o m a in e s d é c e n t r a lis é s
E ta t c iv il
O ui
F ilia le A - A
Numéro
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/
Non
X
X
X
E lé m e n ts
c o n tra c tu e ls
O ui
Non
X
X
X
C a rriè re
O ui
Non
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C o m p é te n c e s
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X
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REPONSES AUX QUESTIONNAIRES THEMATIQUES
Le questionnaire électronique au format Excel 97 est joint au cahier des charges. Ces deux documents sont
transmis par E-MAIL.
La réponse au questionnaire doit être réalisée directement dans le document Excel. Vous aurez à répondre à
chaque question classée par thème. Il est important de répondre à toutes les questions, car cela rentre dans les
critères d’évaluation globale des propositions.
Les réponses au questionnaire doivent faire apparaître clairement les fonctionnalités présentes sur
AS/400 et celles qui ne le sont pas et les différences pour une même fonctionnalité entre la version
AS/400 et celle de la plate-forme phare du progiciel.
La réponse devra inclure également les informations suivantes :
⇒ Les conditions tarifaires (éditeur / intégrateur / maintenance)
⇒ La copie d’un contrat type pour ce genre de projet
⇒ Les références (licence / intégration) en général et dans l’agro-alimentaire
⇒ Le délai de mise à niveau de la version AS/400 par rapport à la version matérielle phare du
progiciel
Chaque thème correspond à une feuille Excel :
⇒
Aspect commercial et technique
⇒
Gestion administrative et paie
⇒
GRH et consolidation
⇒
Simulation budgétaire
⇒
Formation
⇒
Postes, carrières et compétences, Recrutement
⇒
Gestion des temps et des activités
⇒
Avantages sociaux et Participation
Les paragraphes qui suivent énumèrent la liste des critères fonctionnels incontournables pour le choix d’une
solution.
6.1
Paie et Administration du personnel
6.1.1
•
•
Contenu (Cf. point 6.2 GRH)
Modifications : oui-non et dans quelles conditions (impact sur l’historique) Gestion de populations non
rémunérées (intérimaires, stagiaires…)
6.1.2
•
•
Fichier du personnel
Tables
Nombre de tables et Mode de gestion des tables
Distinction des tables communes des tables privées
6.1.3
Rubriques de paie
Exemple Cahier des chargesVD
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Entreprise A
Type doc
CDC
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
V2
Calculs de paie
Historiques paie
Historiques Carrière
Qualité et utilité des états post-paie et des états administration du personnel
Gain de temps en administration du personnel (automatismes pour les entrées, les sorties du personnel),
liens avec les outils internet
Amélioration dans la restitution et l’exploitation de toutes les informations contenues dans la fiche
personnelle et générées par la paie
Etats standards proposés + extraction avec lien sur outils bureautiques
Qualité des états agréés et leur évolution
6.1.8
•
Version
/
Nombre de zones
Constitution – Datation (date d’effet- date de début – date de fin)
Modes de consultation et d’exploitation des informations stockées
6.1.7
•
0001
Constitution en temps différé, en temps réel
Consultation
Utilisation des historiques de paie dans les calculs
Intervention ponctuelle et exceptionnelle sur l’historique possible
6.1.6
•
•
•
Numéro
/
Indépendances des paies
Possibilité de gérer des paies décalées
Contrôles automatiques – sécurités
Prise en compte des particularités du régime agricole => paramétrages standard déjà réalisés (bordereaux
de cotisations, TDS bilatérales, TDS-CRC AGRICA)
Les éléments variables de paie : traitement, saisie en masse possible, possibilité de forcer un calcul, et/ou
un libellé, génération d’un EVP par un calcul « annexe » (ex rappel de salaire, gestion de la rétroactivité),
durée de validité d’un EVP, traitement des périodes à cheval avec décomposition sur chaque période
concernée…, affectation de plusieurs EVP à une rubrique…
La souplesse dans les écritures comptables (possibilité de tables de correspondance entre comptes
renseignés dans le paramétrage de la rubrique et le compte transmis à la comptabilité)
6.1.5
•
•
•
•
223
Leur nombre, leur taille
Paramétrage, MAJ dans un environnement varié, adaptation à des règles différentes en fonction des
sociétés, voire même en fonction des établissements ayant un régime de sécurité social et une convention
collective nationale communs
Contrôles et sécurité, accès au paramétrage
Paramétrage au minimum de toutes les règles standard (10ème CP, acquisition CP avec contrôle /4
semaines, gestion de jours ARTT, modulation, absences diverses, maladie, accidents du travail et
maternité avec suivi des droits et des IJ de sécurité sociale, garantie au net du salaire, indemnités de
rupture de contrat de travail, chômage partiel, convention de conversion, différents allégements de charges)
Mode de calculs des provisions
6.1.4
•
•
•
•
Projet - Lot
/
La fonction RH
Un des objectifs : Amélioration de la productivité en gestion administrative du personnel et requêtes
de tous styles.
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Entreprise A
Type doc
CDC
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Version
/
V2
Interfaces
Gestion des paramètres et des tables
Le progiciel est multi-sociétés et multi-établissements : le nombre de sociétés et d’établissements est
illimité.
Le progiciel permet de créer une arborescence des entités (direction, service,….).
Il permet de créer une arborescence spécifique des entités correspondant au découpage du groupe
A sur au moins x niveaux (groupe, branche, société, ….).
Le fichier des paramètres est unique (ces paramètres sont stockés sur une base unique), la mise à
jour d’un paramètre commun à plusieurs sociétés implique sa mise à jour pour toutes les sociétés.
Les paramètres « société » sont datés.
Le progiciel propose en standard des tables de codes déjà renseignés.
Dans une même table un code correspond à une valeur alphabétique, ou une valeur numérique ou
une plage de valeurs.
Les données contenues dans les tables sont datées avec une date de début et une date de fin d’application
L’accès aux données contenues dans les tables est inclus dans la gestion de la confidentialité.
La diffusion des modifications d’une table est automatique.
6.2.2
•
•
0001
GRH et consolidation
6.2.1
•
•
Numéro
/
Le logiciel de paie doit pouvoir être utilisé avec d’autres outils déjà installés (ex : gestion des temps)
6.2
•
223
Mise en avant du rôle de l’utilisateur / outil
- Importance de la convivialité, de la souplesse de l’outil
- permettre une bonne maîtrise de l’outil, avec une progression du taux d’utilisation des
fonctionnalités dans le temps
- disposer d’un outil moderne, possédant notamment des liens avec les nouveaux systèmes
d’informations (ex site Net-entreprises)
6.1.9
•
Projet - Lot
/
Gestion de la base de données « Personnel »
Le fichier du personnel est commun à tous les modules du progiciel
La clé d’accès au fichier du personnel est le matricule : il peut être attribué automatiquement ou non,
il est conservé par un membre du personnel lors de sa mutation vers une autre société du Groupe
Les données du fichier sont historisées et conservées dans ce même fichier (donc accessibles
facilement), cette historisation est paramétrable par l’utilisateur
Le fichier dispose de données libres, structurables et contrôlables par l’utilisateur, conservées en
historique
Les données du fichier supportent : des contrôles par rapport à des tables, des contrôles de
cohérence modifiables facilement même pour les données libres
La création, modification, suppression d’un salarié peut se faire à tout moment
Le fichier du personnel contient les informations suivantes :
• Etat civil : nom, nom patronymique, prénom, date et lieu de naissance, sexe, numéro SS,
nationalité, adresse
• Affectation : branche, société, département, établissement, affectations multiples
• Convention collective, régime de sécurité sociale et informations propres à la TDS
• Emploi, classification : emploi, emploi INSEE, catégorie, indice ou coefficient , coefficient de
salaire, niveau hiérarchique
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Projet - Lot
/
223
Numéro
/
0001
Version
/
V2
•
•
•
•
•
•
•
•
Résultats de paie : informations liées à la DADS, à la TDS bilatérale, résultats mensuels de paie
Contrat et éléments de rémunération : type de contrat, nombre d’heures, primes permanentes,
informations sur personnes à charge, le motif de fin de contrat et le motif de départ, les dates de
contrats et d ‘entrées / sorties, les inaptitudes à certaines conditions de travail
• Carrière : niveau de formation initial, postes occupés, formation professionnelle
• Suivi : les absences, la prévoyance, la retraite et la mutuelle
• Population particulière : contrat de qualification, contrat d’apprentissage, personnel détaché
Le progiciel dispose d’un outil de restitution des informations :
• Recherche multi-critères sur l’ensemble des données du personnel à partir d’un langage de
requêtes simple
• Critères de tout type ; nombre, caractère, dates, variation d’une information
• Résultats des requêtes selon le niveau de confidentialité de l’utilisateur
• Restriction d’accès aux requêtes selon le profil utilisateur
Bilan social et effectif : Le progiciel édite en standard le bilan social, garde ce bilan en historique,
permet de transférer ces données sur un support bureautique, permet de réaliser un bilan pour un
groupe d’établissement, édite une pyramide des ages
Restitutions diverses fournies en standard :
• Nombre de contrat d’apprentissage et de qualification dans l’année
• Nombre moyen mensuel de travailleurs temporaires
• Durée moyenne des contrats temporaires
• Nombre d’embauche CDI, CDD, moins de 25 ans
• Nombre de départs par catégorie et motif, nombre de mutations, nombre de licenciement par
motif de licenciement
• Nombre de salariés mis en chômage partiel dans l’année, avec nombre d’heures indemnisées et
non indemnisées,
• Nombre d' handicapés au 31 mars, nombre d’handicapés suite à un accident de travail,
classification des handicapés selon la déclaration obligatoire
• Taux et montant de la cotisation sécurité sociale d’accidents de travail
Interfaces :
• Résultats mensuels de paie
• Récupération des données des anciens systèmes de Ressources Humaines
• Gestion des temps (envoi et réception de données)
Confidentialité :
• Segmentation des accès aux données via les données et les écrans
• Définition de profil de groupe d’utilisateurs
• Utilisation du contenu de la base de données pour gérer la confidentialité
• Restriction des écrans et des menus automatiquement en fonction de la confidentialité
• Application de la confidentialité à la table des codes et aux requêtes
Développement :
• Création, modification, suppression d’écrans, de menus, de traitements
• Développement réalisé par le Groupe A sans assistance du fournisseur
• Distribution des développements aisée et réalisée en temps réel.
6.3
Simulation budgétaire
6.3.1
•
•
Données
La simulation budgétaire est incluse dans l’offre
La simulation s’appuie sur le fichier du personnel du chapitre 6.2
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
0001
Version
/
V2
Paramétrage
Règles
Le progiciel permet l'élaboration de budgets prévisionnels :
• Par branche,
• Par société
• Par département,
• Par établissement,
• Par section
Le découpage du budget peut-il se faire par année, semestre, trimestre, mois
Le budget peut à tout moment être modifié en temps réel
Pour une même donnée on peut saisir à l'écran les zones :
• Du budget initial,
• Du budget réalisé,
• Du budget révisé
Les données du réalisé sont récupérées à partir des résultats de paie
Les règles de calcul du budget prévisionnel sont simples
6.3.4
•
•
Numéro
/
Les principales actions à simuler sont :
• Augmentation de salaire à une population
• Affectation de primes à une population
• Variation de charges sociales et fiscales
• Evaluation des provisions significatives
• Choix d'une main d'œuvre (CDI, CDD, intérims)
• Prise en compte des variations d'activité (passage en 2X8, variations saisonnières)
• Calcul des augmentations en masse, en niveau
Certaines actions sont rattachées à des tables utilisées en paie
Les types de mouvement sur les effectifs que l'on peut simuler sont :
• Entrées de personnel,
• Sorties de personnel avec un motif,
• Modification d'horaires collectifs ou individuels
• Prêt de personnel d'une section à une autre,
• Changement des organisations du temps de travail,
• Intégration d'intérims.
6.3.3
•
223
Des nouvelles zones sont rajoutées pour la simulation budgétaire dans le fichier du personnel
6.3.2
•
Projet - Lot
/
Simulation, suivi, analyses
Le progiciel permet de réaliser mensuellement la comparaison entre le budget initial et le réalisé
Le progiciel permet d’élaborer plusieurs hypothèses de simulation et de conserver ces hypothèses
jusqu'à la fin du budget
Le budget initial doit être révisable plusieurs fois
Le progiciel fournit en standard des documents d’analyses des écarts et les postes de suivi possibles
sont au moins les suivants : Effectifs, Salaires, Charges, Allègements, Provisions
Les documents d'analyses permettent d'avoir les prévisions, les réalisations, et l'écart :
• Du mois en cours
• De tous les mois précédents
• Cumulés depuis le début de l'exercice
Les résultats d'analyses sont accessibles en temps réel
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
V2
Contenu des écrans formation
Le traitement de la formation
L’exploitation des données formation : requêtes et consolidation
Importance de la codification de la formation, et possibilité d’avoir un suivi par type de formation ainsi qu’un
suivi global de l’effort consacré à la formation par l’entreprise et par le groupe (nombre de stagiaires,
nombre de jour, coûts pédagogique , coûts salariaux, coûts annexes…)
Outil performant en statistiques diverses + graphiques associés
Gestion de la taxe d’apprentissage
6.4.4
•
•
Version
/
Etablissement d’un plan et d’un plan pluri-annuel des formations (avec outil de simulation avant plan
définitif), par service, par établissement, par société
Suivi administratif automatisé de la formation (convocation individuelle, attestations de présence,
information des chefs de service…)
Ecran récapitulatif d’avancement dans la session formation (pièces nécessaires, jusqu’à à la clôture)
Alimentation automatique du plan réalisé et de l’écran individuel du salarié
Etablissement du plan de formation réalisé, au cours de l’année, avec comparaison/budget et analyse des
écarts
Edition des déclarations légales + états du bilan social, avec les éléments préparatoires pour vérification
Gestion des CIF, des bilans de compétences
6.4.3
•
0001
Les écrans formation sont-ils figés ou paramétrables ?
La richesse des tables permettant d’exploiter toutes les données formations : adaptation aux besoins
spécifiques de l’entreprise (ex : formation aux postes)
Mode de codification :- d’une session formation
- des organismes de formation
- des axes de formation
- des formations
- type de formation (interne, externe- inter ou intra-entreprise)
Il doit y avoir un lien entre ces différents éléments. Ex : un code de rattachement au plan (année-axethème-n° ), formation, type, nature de la formation, codification de l’organisme
Autres codifications - nature de la formation (formation professionnelle continue, formation aux postes,
CIF, bilan de compétences, stagiaires scolaires)
- coûts repas, déplacement par zone géographique
- taux de charges patronales
- coûts moyens salariaux par catégorie (pour le budget, et pour le réalisé éventuellement)
6.4.2
•
Numéro
/
Formation
6.4.1
•
223
Les simulations sont cataloguées
6.4
•
•
Projet - Lot
/
Autres
La reprise des données formation déjà exploitées
Possibilité de gérer des outils de travail commun : feuille de recensement des besoins en formation, fiches
d’évaluation de stage, fiches pédagogiques(« à chaud » et « à froid »). Ces modèle sont-ils modifiables ?
Gestion des accès et de la confidentialité sécurisée
Gestion des règles à respecter pour un organisme de formation
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CDC
6.5
•
•
•
•
•
•
•
•
0001
Version
/
V2
Description de poste
Analyse du poste
Qualité et facilité d’exploitation des outils de requêtes standard
Analyse des compétences d’un poste avec les compétences d’un salarié
Analyse des postes vacants
Existence d’un lien avec le module recrutement
6.5.3
•
•
•
Numéro
/
Existence d’un modèle standard de description de poste ? Est-il modifiable ? Ou bien possibilité de créer et
mettre à jour un standard groupe ?
Historisation, au choix, des descriptions avant MAJ ou création
Peut-on comparer 2 descriptions de postes ?
Affectation d’un poste principal et de postes secondaires à un salarié
Consultation, requêtes à partir de certains éléments de la description : coefficient conventionnel, niveau
HAY, nom ou fonction du responsable hiérarchique, avec possibilité d’extraire certaines données (ex :
assurance qualité)
Copie d’une description afin de l’aménager pour un autre poste, ayant des similitudes
Intégration de ces descriptions dans un organigramme
6.5.2
•
•
•
•
223
Postes, carrières et compétences, Recrutement
6.5.1
•
Projet - Lot
/
Carrières et compétences
Détails et la richesse des écrans réservés aux compétences et à la gestion de carrière
Mesure de l’adéquation d’un salarié à un poste
Recherche des salariés ayant le meilleur profil pour occuper un poste, notamment à l’aide d’une
hiérarchisation multi-critères. Cette analyse de compétences peut-elle des limiter aux compétences clé ?
Mesure de la performance d’un salarié dans un poste
Entretiens individuels : modèle existant ? Est-il paramétrable ? Un outil permet-il de gérer les plannings et
de s’assurer du bon suivi des entretiens ?
6.5.4
Recrutement
•
•
La base candidatures est distincte du fichier base du personnel. C’est un fichier partagé au niveau Groupe
Le contenu de la candidature doit être complet (date de saisie, état civil, coordonnées, niveau d’études…)
avec possibilité de remplir un formulaire en ligne par le candidat, de joindre certains éléments (CV, photo)
avec le rattachement de documents ou bien le scanner
•
•
Liaison du module « recrutement » avec le module «postes»
Gestion des différentes étapes du recrutement (nom du recruteur, annonce, reprise automatique des
données pour la création de la fiche personnelle …)
Comptabilisation des candidatures reçues, des candidats convoqués, des candidats embauchés est-elle
possible ?
Automatisation de la gestion des candidats prévue (réponse)
Statistiques sur les délais et les coûts de recrutement afin de pourvoir un poste
•
•
•
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CDC
6.6
•
•
•
•
•
•
•
Données
Evènements
Modèles horaires journaliers
Régimes horaires
Macro langage
Un module de calcul peut être créé, modifié ou supprimé à tout moment.
Des modules sont déjà fournis en standard.
Le paramétrage des compteurs est facilement réalisable : création, modification, suppression
Dans un algorithme de calcul les opérateurs sont : les opérateurs arithmétiques, la bascule d’un
compteur dans un autre.
6.6.6
•
V2
Un régime horaire (ex 2X8, 3X8) est défini :
• Pour une population,
• Pour un individu
Il peut être modifié à tout moment même s’il est déjà affecté avec une mise à jour rapide des
modifications sur toutes ces affectations.
6.6.5
•
•
•
•
Version
/
Les plages horaires sont de nature fixe, variable, interdite, de tolérance, de repos.
Le nombre de modèles horaires est important
Un modèle initialement prévu peut être remplacé par un autre
6.6.4
•
0001
Un événement est quantifié de date à date , d’une heure de début à une heure de fin, sur une durée
exprimée en jour, demi-journée, heure, minute, centième d’heure.
Un événement permet une restriction d’accès dans l’entreprise à un individu.
6.6.3
•
•
•
Numéro
/
La gestion des temps est incluse dans l’offre
Cette fonction s’appuie sur le fichier du personnel du chapitre 6.2
La confidentialité est gérée comme sur les autres modules
6.6.2
•
223
Gestion des temps et des activités
6.6.1
•
•
•
Projet - Lot
/
Traitements
L’acquisition de données peut se faire via :
• Une badgeuse
• Une saisie des présences
• Une saisie par exception
• Une saisie collective
Les plannings sont gérés par service
Toute modification est visible directement sur le planning
Un planning peut être simuler avant d’être réellement activé, cette simulation permet de visualiser
l’impact des demandes de congés et autres absences connues
Le progiciel gère la flexibilité du temps de travail
Les temps sont recalculés automatiquement à la modification d’une donnée telle que :
• Rectification d’un modèle horaire,
• Rectification du calendrier,
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•
•
6.6.7
•
•
•
•
•
Projet - Lot
/
223
Numéro
/
0001
Version
/
Saisie d’un événement,
Mise à jour de la fiche personnel
Anomalies
Le progiciel gère les retards, les temps de pause et de repos
Les anomalies sont éditables et visualisables en temps réel
La mise en historique des anomalies est automatique
Le traitement de fin de journée permet de :
• Mettre à jour les compteurs,
• Détecter les anomalies de présence
Un traitement permet de visualiser en temps réels les absents et les présents
6.6.8
Interfaces
•
Avec l’administration du personnel
• Le progiciel permet de ramener dans le fichier du personnel :
• Les heures supplémentaires et complémentaires
• Les heures majorées
• Les absences
• Le progiciel permet de comptabiliser les heures payées sur une section analytique
• Différentes analyses sont proposer en standard par le progiciel :
• Absentéisme en nombre et taux
• Arrêts de travail
• Congés
• Etat de suivi à la semaine des heures payées et majorées
• Etat de suivi du repos compensateur acquis, pris ,perdu
• Etat de suivi des heures de délégation
•
Avec la gestion de la paie
• Le progiciel transmet en standard les données utiles à la paie et récupère certains éléments
calculés par la paie
•
Avec le dossier individuel
• Le progiciel dispose d’une interface automatique de création ou de modification des informations
du dossier du salarié (dans les 2 sens)
• Au cours de l’interface, certains individus peuvent être exclus
6.7
Avantages sociaux, participation et intéressement
6.7.1
•
•
•
•
V2
Définition des avantages sociaux
Recensement vaste des avantages sociaux
Gestion et valorisation collectives et individuelles de ces avantages sociaux. Les autres étant gérés en
paie, ou bien sous-traités. Le module doit permettre une valorisation globale des éléments de rémunération
et des avantages sociaux (coûts réels et coûts imputés en paie)
Lien du module avantages sociaux avec les modules paie et GRH
Exploitation de ces données par branche, société, établissement, par catégorie et par salarié +
consolidation groupe
Exemple Cahier des chargesVD
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Entreprise A
Type doc
CDC
6.7.2
•
•
•
7
Projet - Lot
/
223
Numéro
/
0001
Version
/
V2
Gestion des avantages sociaux
Calcul de l’intéressement et des primes variables collectives
Suivi des primes individuelles variables
Gestion individuelle des avantages sociaux- Etats standards fournis
PLANNING ET EVALUATION DES REPONSES DE LA CONSULTATION
⇒ La réponse au cahier des charges doit comprendre toutes les informations nécessaires au groupe
de décision du Groupe A pour les sélections successives.
Voici le macro-planning de la consultation :
Exemple Cahier des chargesVD
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Entreprise A
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Projet - Lot
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Numéro
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0001
Version
/
V2
mai-01
juin-01
juil-01
août-01
sept-01
S-19 S-20 S-21 S-22 S-23 S-24 S-25 S-26 S-27 S-28 S-29 S-30 S-31 S-32 S-33 S-34 S-35 S-36 S-37 S-38 S-39
Elaboration du cahier des charges
Consultation fournisseurs
Envoi du cahier des charges aux fournisseurs le 05/06
Réponses founisseurs pour le 22/06
Réception et traitement des réponses du 25/06 au 04/07
Comité Pilotage du 05/07 / dépouillement choix max 3 solutions
Analyse des solutions pré-sélectionnées
Confirmation aux fournisseurs si retenus ou pas
Réception des projets de contrat fournisseurs pour le 18/07
Préparation démonstrations / Questions réponses fournisseurs
Planning détaillé des démonstrations
Démonstration 1 le 11/09
Démonstration 2 le 12/09
Démonstration 3 le 18/09
Synthèse analyse des solutions
Comité de Pilotage fin 09 / dépouillement choix max 2 solutions
Négociation contrat et organisation projet en 10-11/2001
Exemple Cahier des chargesVD
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Entreprise A
Type doc
CDC
7.1
Projet - Lot
/
223
Numéro
/
0001
Version
/
V2
Etude des candidatures
Cette étude prend notamment en compte les caractéristiques des sociétés candidates : expérience, références,
pérennité…
7.2
Compléments éventuels au présent dossier
Les soumissionnaires admis à présenter une proposition doivent exprimer le besoin éventuel d’informations
complémentaires au descriptif de la consultation.
Les membres du groupe de décision Entreprise A restent à la disposition des soumissionnaires pour apporter
individuellement les réponses aux questions complémentaires posées avant la remise des offres définitives.
7.3
Réception et analyse des dossiers de réponse
A partir de la date de remise du cahier des charges, une période de X jours ouvrés doit permettre aux
soumissionnaires de déposer leur dossier de réponse.
La date limite de remise des dossiers de candidatures est fixée au jj/mm/aaaa. Ce dossier vaut engagement du
soumissionnaire, et doit donc contenir l’exhaustivité de son offre notamment en termes de périmètre
d’intervention, moyens, coûts, responsabilités et élaboré en conformité avec les exigences du Groupe A
exprimées dans le cadre de la procédure de consultation. La réponse au questionnaire électronique au format
Excel97 doit être réalisée directement dans le document Excel. Vous aurez à répondre à chaque question
classée par thème (oui/non, AS/400 (Oui/Non), commentaires).
Le dossier de réponse doit intégré un document de synthèse de l’offre d’au maximum 15 pages reprenant les
principaux éléments :
⇒ Organisation de projet proposée, notamment l’estimation des charges du Soumissionnaire et pour le
Groupe A,
⇒ Architecture fonctionnelle et technique préconisée,
⇒ Conditions tarifaires,
⇒ …
Le dossier de réponse doit être remis en 8 exemplaires papiers et un exemplaire électronique au format
Word97. Ces documents sont à transmettre à l’adresse suivante :
Groupe A
Mme Prénom Nom (du destinataire)
Adresse
Code postale Ville
7.4
Sélection des soumissionnaires
En fonction du nombre de soumissionnaires, une présélection est établie après analyse des réponses au cahier
des charges. La présélection retient deux à trois propositions les mieux situées par rapport aux critères retenus
par le Groupe A. Cette décision intervient approximativement une dizaine de jours après la date de remise des
offres, soit le jj/mm/aaaa.
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Projet - Lot
/
223
Numéro
/
0001
Version
/
V2
Les soumissionnaires présélectionnés devront adresser au Groupe A pour le jj/mm/aaaa au plus tard, un
projet de contrat adapté au contexte de l’opération envisagée et intégrant notamment l’ensemble des pré-requis
juridiques acceptés. Ce projet de contrat n’est en aucune façon le contrat « standard » du soumissionnaire.
7.5
Présentation de l’offre et de l’équipe d’intégration
Pour les soumissionnaires présélectionnés, une session de présentation de leur offre sera planifiée (une
journée par offre sur le site de l’entreprise à « ville »).
X dates sont déjà retenues :
• jour mois année,
• jour mois année,
• jour mois année.
Le calendrier exact est fixé en accord entre les décideurs du Groupe A et les soumissionnaires.
⇒ Le planning exact de chaque journée de présentation sera soumis pour validation à l’entreprise A deux
semaines avant.
A cette occasion, le soumissionnaire présente l’équipe d’intégration. Ceci entend que l’équipe d’intégration
présentée par le soumissionnaire est celle qui, en cas d’accord, prendra en charge l’étude et la mise en place
de la solution. Il y a donc engagement du soumissionnaire sur les personnes (au moins en ce qui concerne les
postes et fonctions sensibles).
L’objectif de cette présentation est de préciser aux décideurs du Groupe A qui ont participé à la réalisation du
cahier des charges, la solution de chaque soumissionnaire :
⇒ Présentation des intervenants (commercial – intégrateur)
⇒ Présentation globale de la solution
⇒ Présentation de la solution par domaine fonctionnel
⇒ Questions / réponses.
7.6
Synthèse et sélection finale
L’équipe de décision du Groupe A se donne 15 jours calendaires après les derniers entretiens et la remise
éventuelle des adaptations, afin de synthétiser les offres, les valider qualitativement et économiquement, et
choisir le soumissionnaire retenu.
Ces ultimes modifications devront être déposées le jj/mm/aaaa au plus tard.
Le soumissionnaire pressenti devra s’engager, au plus tard le jj/mm/aaaa, sur une lettre d’intention qui
officialisera son offre.
L’objectif est de démarrer le projet dès début mois années avec l’étude d’adéquation.
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Entreprise A
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8
Projet - Lot
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223
Numéro
/
Version
0001
/
V2
CONTACTS ENTREPRISE A
Nom
Fonction
Mme Y
Chef de projet utilisateur SIRH
02 xx xx xx xx
Entreprise A – siège
02 xx xx xx xx
Responsable du domaine SIRH
02 xx xx xx xx
Direction de l’Organisation des Systèmes d’Informations
02 xx xx xx xx
MX
Téléphone
Fax
E-mail
[email protected]
[email protected]
Groupe A
Site internet :
http://nomdomaine.fr
Fin du document
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