Notes de Frais - E-tag

Notes de Frais
L’externalisation de vos logiciels entreprises :
une solution aux problèmes de coûts, de sécurités et de réactivités
Que ce soit par la communication, par les échanges ou par la collaboration, le partage de
l’information définie la performance et la réactivité d’une entreprise.
Les logiciels SaaS (Software as a Service) offrent aujourd’hui la possibilité à l’entreprise de
gérer plus efficacement son organisation, grâce à Internet. Avec nos solutions externalisées, vous
aurez une complète maîtrise de vos différents problèmes de coûts et de sécurité.
Maîtrise des coûts
Organisation simplifiée
Souplesse et simplicité
Plus besoin d’être préoccupé
Plus besoin de mises à jour /
Accès au logiciel 24h/24 - 7j/7
par la maintenance ou
Bénéficiez de formations,
l’investissement de matériels
d’assistance / Système de
et de logiciels
sauvegarde externalisé à
plusieurs niveaux
en tout point du globe afin
d’accéder à l’ensemble des
données, de travailler, modifier,
créer, imprimer, envoyer par
mail et partager un document
Pour Créateurs - Artisans - Auto-entrepreneurs
Pour TPE - Professions Libérales
PME et PMI
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Notre module Notes de Frais, un outil adapté à vos besoins
Le module Notes de Frais est l’outil idéal pour tout entrepreneur ou organisation qui souhaite gérer
efficacement son activité et suivre chaque étape de validation des notes de frais en temps réel sur
Internet grâce à un workflow totalement automatisé.
Avec des collaborateurs de plus en plus nombreux et mobiles, la gestion électronique des notes de
frais apparaît être la meilleure solution pour une efficacité optimale.
Un outil collaboratif
Un outil simple et astucieux
• Le salarié accède librement à
son espace via un login et un
mot de passe et saisit rapidement
les frais qu’il a engagé grâce à
un système d’icônes. Un tableau
reprend l’historique de ses notes de
frais et leurs états (enregistrée, à
valider, validée et remboursée).
Le salarié est ensuite informé par
mail à chaque étape de validation ;
• Appréhendez efficacement le
workflow de validation en
définissant un système hiérarchique
propre à votre entreprise (quels
collaborateurs, qui valide, qui
rembourse, personnalisez les icônes
et l’écran de saisie en fonction du
profil du collaborateur …) ;
• Saisies directement par les
collaborateurs, les informations
circulent rapidement et sans
erreur vers les différents acteurs ;
• Créez facilement et rapidement
vos notes de frais grâce à des
icônes et des sous icônes au
graphisme évocateur, à un écran
de saisie ergonomique et à la
gestion automatique des taux de
TVA (ainsi que de la double TVA
en restauration) ;
• Stockez vos données sur
des plate-formes hautement
sécurisés, accessibles uniquement
par connexion sécurisée et
système d’authentification
renforcé ;
• Le manager accède également
à son espace, d’où il visualise
les demandes en cours de ses
différents collaborateurs. Il peut
aisément et rapidement valider
les notes de frais, demander des
précisions grâce au système de
mails ou éventuellement les refuser ;
• Le responsable administratif
a une vision globale et précise de
toutes les notes de frais validées. Il
rembourse ainsi en quelques clics,
les frais engagés. Un récapitulatif
des frais remboursés est généré
automatiquement et exploitable
par le service comptabilité.
• Accédez rapidement aux
informations avec des tableaux de
bord récapitulatifs : historique des
notes de frais par statut, nombre
de notes, montant total, reste à
rembourser … ;
• Gérez simplement votre comptabilité :
création d’un récapitulatif par
compte comptable, directement
exportable dans tous les logiciels
de comptabilité.
Un outil sécurisé
• Ne doutez plus de la fiabilité de
vos données, grâce au contrôle
immédiat des saisies.
• Restez à l’abri des actes de vols,
de malveillance, d’espionnage ou
de défauts de sauvegarde grâce à
la protection par certificat SSL 128bits et le cryptage des données ;
• Gardez une traçabilité de toutes
les informations créées ;
• Contrôlez vos coûts : grâce au
mode SaaS payez seulement ce
que vous consommez.
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Détails des fonctionnalités - Notes de Frais
Rapports et statistiques
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État des notes : enregistrées, à valider, validées et remboursées
Montant total des notes, le solde à rembourser
Récapitulatif des échéances dans l’agenda - envoi d’alertes
Création des notes de frais
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Affichage d’icônes par catégories et sous catégories des frais avancés
Gestion automatique des taux de TVA
Possible ré-édition des notes déjà enregistrées
Lors de la validation des notes de frais, l’option ‘envoyer par e-mail’ permet à celui qui reçoit l’e-mail de se rendre directement sur la note à valider grâce à un lien URL.
Niveaux de gestion
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Le salarié : création des notes de frais - statut «enregistrée» et «à valider»
Le manager : gestion des notes de frais des différents collaborateurs - statut «à valider» et «validée»
Le responsable administratif : gestion des remboursement - statut «validée» et «remboursée»
Envoi de mails à chaque étape de validation
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Détails des fonctionnalités - Notes de Frais
Profil administrateur
Comptabilité
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Gestion de la hiérarchie de validation
Gestion des écrans de saisie des différents utilisateurs
Gestion des icônes des catégories et sous catégories par profil de collaborateur
Téléchargement de vos propres icônes
États et statuts des notes des frais de l’entreprise
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Clic
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Gestion automatique ou manuel des taux de TVA
(Gestion de la double TVA en restauration
(19.6% et 5.5%))
Récapitulatif par comptes comptables générés
automatiquement (directement exportable dans tous les logiciels de comptabilité)
(compatible avec les logiciels SAGE)
Facile d’utilisation
Nombreux récapitulatifs
Ergonomie intuitive
Rapide prise en main
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Société e-Tag
14, avenue de l’Opéra
75001 PARIS
Tel : 01 56 32 30 45
Fax : 01 56 32 09 69
[email protected]
www.e-tag.net
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