CONVENTION de remboursement de frais entre la

CONVENTION de remboursement de frais
entre la Communauté de Communes de Saint Romain de Colbosc
et la Communauté d’Agglomération Havraise
Permanence de l’Espace Info Énergie de la CODAH
sur le territoire de la Communauté de Communes de Saint Romain de Colbosc
Convention fixée pour une durée d’un an, du 1er janvier au 31 décembre 2013
Entre les soussignés :
La Communauté d’Agglomération Havraise (CODAH), sise Hôtel d’agglomération, 19 rue Georges Braque
CS 70854, 76085 Le Havre Cedex, représentée par Monsieur Edouard PHILIPPE, son Président, autorisé par
délibération du Conseil Communautaire du 31 janvier 2013,
d’une part,
ET :
La Communauté de Communes de Saint Romain de Colbosc (Caux Estuaire) , sise 5 rue Sylvestre Dumesnil
76430 Saint Romain de Colbosc représentée par Monsieur Didier SANSON, son président, autorisé par
délibération du Conseil Communautaire du
d’autre part.
Vu :
-
les statuts de la Communauté de Communes de Saint Romain de Colbosc modifiés par arrêté
préfectoral du 15 juin 2009,
les dispositions du Code Général des Collectivités Territoriales,
la délibération n°45-08 du Conseil Communautaire de la Communauté de Communes de Saint
Romain de Colbosc du 29 avril 2008,
la délibération n°51-10 du Conseil Communautaire de la Communauté de Communes de Saint
Romain de Colbosc du 22 avril 2010,
la délibération du Conseil Communautaire de la Communauté d’Agglomération Havraise en date
du 1er Juillet 2010,
Aux motifs suivants :
Conscients que l’échelle du Pays est pertinente pour mener une action de maîtrise de l’énergie, les
élus des deux territoires ont décidé depuis le 1er août 2010 d’être partenaires pour la mise en place
d’une permanence de l’Espace Info Énergie de la CODAH sur le territoire de la Communauté de
Communes de Saint Romain de Colbosc.
Identifiée comme le porteur du projet, la Communauté d’Agglomération Havraise est l'employeur du
conseiller Info Énergie et l’attributaire des aides des partenaires financiers (ADEME et Région HauteNormandie) pour le budget de fonctionnement annuel.
Considérant que la Communauté de Communes de Saint Romain de Colbosc et la Communauté
d’Agglomération Havraise constituent à elles deux le Pays Le Havre Pointe de Caux Estuaire.
Considérant que ces deux communautés souhaitent créer une dynamique de maîtrise de l’énergie à
l’échelle de leur territoire.
Considérant qu’une première convention a été signée le 28 juillet 2010, afin de définir les modalités de
permanence du Conseiller Info Energie de la CODAH à la Communauté de Communes de Saint Romain de
Colbosc, et les rapports des contractants ;
Considérant qu’aux termes de l’article 7 de ladite convention, sa durée était de 17 mois à compter du 1er
août 2010, renouvelée par un avenant d’une période de 12 mois et qu’elle arrive par conséquent à
échéance le 31 décembre2012 ;
Il convient donc de procéder au renouvellement de la convention dans les conditions définies ci-après, à
compter du 1er janvier 2013, pour une durée de 12 mois.
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
ARTICLE 1 : Objet de la convention
La présente convention a pour objet de définir les modalités de permanence du conseiller Info
Énergie de la Communauté d’Agglomération Havraise à la Communauté de Communes de Saint
Romain de Colbosc, et les rapports des contractants.
Elle prévoit les conditions de remboursement des frais engagés par la Communauté d’Agglomération
Havraise pour les frais de fonctionnement du service rendu par celle-ci pour informer le public en
matière d’énergie.
ARTICLE 2 : Nature des activités exercées
Le service Espace Info Énergie de la CODAH est étendu aux deux collectivités en vue d’exercer des
missions de conseil en énergie auprès de l’ensemble des habitants du pays et d’animer l’Espace Info
Énergie de la Communauté de Communes de Saint Romain de Colbosc.
Les activités du conseiller info-énergie sur le territoire de la CCSRC consisteront à :
- Mettre en place un « service questions/réponses techniques » par téléphone, par mail et sur
rendez-vous, aux particuliers, collectivités et artisans, d’une part durant les jours de
permanence à Saint Romain de Colbosc, et d’autre part depuis le siège de la CODAH le reste
de la semaine ;
- Assurer un accueil personnalisé et confidentiel des visiteurs ;
- Référencer et maintenir à jour l’ensemble de la documentation ;
- Diffuser les documentations « grand public » ;
- Créer des documentations spécifiques en fonction des besoins locaux ou en fonction des publics ;
- Assurer un conseil neutre auprès du grand public ;
- Assurer la comptabilité des contacts selon les moyens de communication ;
- Mettre à disposition des visiteurs des outils adaptés ;
- Etre un relais d’information de la Communauté de Communes de Saint Romain de Colbosc dans la
mise en œuvre de son Programme Local de l’Habitat, et plus particulièrement informer les
habitants du territoire des aides possibles en matière d’habitat durable. En aucun cas, le Conseiller
Info Energie ne devra aider au montage des dossiers de demande de subvention ou d’instruire ces
dossiers.
- Participer à des manifestations destinées aux habitants de la Communauté de Communes de Saint
Romain de Colbosc ou à des réunions de sensibilisation dans les services de la collectivité et/ou
envers les habitants du territoire ;
ARTICLE 3 : Conditions d’intervention de la CODAH dans le cadre de l’Espace Info Énergie
La CODAH assure, sur le territoire de la Communauté de Commune de Saint Romain de Colbosc, et
pour le compte de celle-ci, une permanence de l’Espace Info Énergie sur un volume horaire
équivalent à 45 jours annuels temps plein.
Ce volume horaire doit inclure :
le temps de préparation nécessaire aux différentes animations, activités ainsi qu’à la création de
supports de communication si besoin.
le temps de formation et de congés au prorata du temps de mise à disposition, et selon un équilibre
à trouver entre les deux collectivités.
Ces permanences seront assurées dans des locaux aménagés à cet effet par la Communauté de
Communes de Saint Romain de Colbosc.
Le local qui accueillera l’Espace Info Énergie sera celui du Point Info Tourisme, situé : Place de la
mairie, 76430 Saint Romain de Colbosc.
Les permanences se tiendront à Saint Romain de Colbosc, les lundis de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17
heures. Le public sera reçu le matin sur rendez-vous et l’après-midi en accès libre.
Afin d’assurer cette mission, le conseiller Info Énergie disposera d’un bureau dédié à son activité ainsi
que du matériel nécessaire : ordinateur avec accès Internet, téléphone avec une ligne propre à
l’Espace Info Énergie, imprimante, adresse mail propre à l’Espace Info Énergie, présentoirs pour la
documentation. Ce matériel sera fourni par la Communauté de Communes de Saint Romain de
Colbosc.
Lors des permanences à l’Espace Info Énergie de Saint Romain de Colbosc, toutes les missions citées
à l’article 2 devront être assurées.
La ligne téléphonique propre à l’Espace Info Énergie sera renvoyée sur le standard de la
Communauté de Communes, hors jours permanence à Saint Romain de Colbosc. La Communauté de
Communes renseignera alors le calendrier partagé de prise de rendez-vous.
Un calendrier prévisionnel des permanences sera élaboré conjointement entre les services de la
CODAH et ceux de Caux Estuaire.
Afin de satisfaire les demandes de rendez-vous, ce calendrier sera partagé entre la Communauté de
Communes et le conseiller Info Energie de la CODAH.
Le calendrier des permanences sera transmis par la CODAH à Caux Estuaire par période de quatre mois ; en
décembre pour la période du 1er janvier au 30 avril, en avril pour la période du 1er mai au 31 août, et en
août pour la période du 1er septembre au 31 décembre.
Les activités de l’espace info énergie seront définies à l’occasion de réunions semestrielles au mois de
décembre et de juin. Ces réunions permettront de définir en concertation les manifestations que Caux
Estuaire envisage de mettre en place et qui nécessitent la présence du Conseiller Info Energie de la CODAH.
Le Conseiller Info Energie pourra s’appuyer sur les compétences du service Développement Durable de
Caux Estuaire pour la bonne organisation de ces manifestations.
Toutefois, la CODAH se réserve la priorité de la disponibilité du Conseiller Info-Energie en cas de
manifestation réalisée sur le temps des jours de permanence ou lors d’évènements organisés
simultanément par Caux Estuaire. Dans le cas de manifestations concomitantes, il pourra être procédé à
des échanges d’outils d’animation et de sensibilisation entre les deux collectivités.
Les permanences pourront être annulées par la CODAH pour autant que la Communauté de Communes de
Saint Romain en ait été informée au préalable 15 jours avant et devront être justifiées pour des raisons de
formations et/ou réunions, notamment par l’ADEME ou lors de période de congés, sauf cas exceptionnels
(maladie, force majeure ….).
En cas de jour férié ou d’absence maladie du conseiller coïncidant avec un jour de permanence à la
CCSRC, la CODAH ne sera pas tenue de remplacer le jour de permanence correspondant.
En cas d’absence de rendez-vous pendant les permanences, le Conseiller devra tout de même être
présent sur le lieu de la permanence afin d’effectuer les autres missions qui lui sont attribuées, telles
que : répondre aux demandes effectuées par mail ou par courrier, assurer une permanence
téléphonique, maintien à jour de la documentation, rédaction d’articles d’information…
ARTICLE 4 : Contribution aux frais engagés par la Communauté d’Agglomération Havraise
La prestation de conseil et d’information en énergie sera rémunérée au coût du service, sans bénéfice
possible pour la CODAH sur la base d’un forfait annuel de remboursement de 12 770 euros pour 45 jours
de permanence entre le 1er Janvier 2013 et le 31 Décembre 2013; montant calculé à partir du montant
2010 actualisé au taux de 2.16%.
ARTICLE 5 : Actualisations
La somme due au titre de cette permanence, sera actualisée chaque année, en fonction du taux
global d’actualisation de la masse salariale de la CODAH déterminé lors des conférences budgétaires
et servant de base de calcul au Budget Primitif de l’année n, voté par le Conseil Communautaire.
Ce taux global d’actualisation correspond à l’évolution du coût de la masse salariale de la
CODAH à effectif constant, constatée entre le BP de l’année n-1 et le BP de l’année n.
Le taux global d’actualisation est composé :
•
•
•
•
de l’évolution de la valeur annuelle du point de la fonction publique territoriale, appliquée au
traitement indiciaire brut des agents ;
du G.V.T (avancement grade, échelon, reclassement) de la CODAH qui correspond à
l’augmentation de la rémunération individuelle des agents de la CODAH découlant d’une
promotion interne, d’un avancement de grade ou d’échelon, ou d’un reclassement ;
des autres éléments de rémunérations (Régime indemnitaire, Indemnité de résidence,
Supplément familial, Heures supplémentaires.) ;
du taux cumulé des charges patronales.
Ce taux global d’actualisation s’applique au montant total de la partie « rémunération des moyens
humains » constaté l’année n-1 ou modifié par avenant.
ARTICLE 6 : Modalités de remboursement
La Communauté de Communes de Saint Romain de Colbosc s'acquittera des sommes dues par mandat
administratif. Le remboursement à la CODAH s’effectuera au prorata du nombre de jours de permanences
et participations à des manifestations de Caux Estuaire, réellement effectuées, sur la base du bilan
d’activités de la CODAH.
Pour l’exercice 2013:
- 6 385 euros avant le 15 juillet 2013, correspondant aux 6 premiers mois de l’année 2013 ;
- le solde de l’année, avant le 15 janvier 2014, correspondant aux 6 derniers mois de l’année, sur la
base du bilan d’activités validé par Caux Estuaire.
Pour les exercices suivants :
- Selon les mêmes modalités que celles prévues pour l’exercice 2013, actualisés selon les modalités
de l’article 5.
ARTICLE 7 : Durée de la convention
La présente convention est établie pour une durée de 12 mois à compter du 1er janvier 2013,
renouvelable de façon tacite par période de 12 mois.
La convention peut prendre fin avant le terme fixé précédemment, à la demande de :
- La Communauté d’Agglomération Havraise
- La Communauté de Communes de Saint Romain de Colbosc
Dans ces conditions, le préavis sera de 3 mois.
ARTICLE 8 : Assurances et Responsabilité
Le conseiller étant sous le lien de subordination du Président de la Communauté d’Agglomération
Havraise, il est assuré par ce dernier. Il est responsable de ses propres fautes inexcusables.
ARTICLE 9 : Contrôle et évaluation de l’activité
Un rapport d'activités semestriel intégrant les données liées à l’activité et à la fréquentation de l’Espace
Info Energie, sera réalisé et devra être transmis à la Communauté de Communesau cours du mois de juin, à
l’occasion d’une réunion permettant de réaliser un bilan de milieu d’année et de fixer les manifestations du
2nd semestre.
Un rapport d'activités annuel intégrant les éléments financiers sera réalisé. Il devra reprendre la
comptabilisation des contacts en indiquant notamment la date du rendez-vous et son objet, les
participations aux différentes manifestations sur le territoire, les documents d’information réalisés… Ce
rapport est accompagné d’une évaluation de l’action.
Il sera transmis au plus tard avec la demande de remboursement des frais engagés.
ARTICLE 10 : Litige
En cas de litige entre les deux parties quant à l’exécution ou l’interprétation de la présente
convention, les parties s’efforceront de le résoudre à l’amiable, le cas échéant il sera fait appel à un
organe arbitral. En dernier ressort le tribunal compétent sera le Tribunal administratif de Rouen.
Fait à
, le
Le Président de la Communauté
d’Agglomération Havraise
Edouard PHILIPPE
Le Président de la Communauté de
Communes de Saint Romain de Colbosc
Didier SANSON