ACQUISITION D`UN LOGICIEL DE GESTION DES MARCHES

Référence du marché : 2016/02
COMMUNAUTE DE COMMUNES DES
TROIS-PAYS
14 rue Clémenceau 62340 Guînes
Tél : 03 21 00 83 33
Fax : 03 21 00 83 30
ACQUISITION D’UN LOGICIEL DE GESTION DES MARCHES PUBLICS
ET PRESTATIONS DE MAINTENANCE ASSOCIEES
CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES
Référence du marché : 2016/02
ARTICLE 1. Objet du marché
Les stipulations du présent cahier des clauses particulières (C.C.T.P.) concernent : l’acquisition
d’un logiciel de gestion de marchés publics et prestations de maintenance associées
Ce marché comprend la fourniture, l’installation, le paramétrage, la personnalisation des documents,
la formation, l’assistance, et la maintenance du logiciel.
Le logiciel doit permettre :
- de rédiger les différentes pièces de consultation,
- de rédiger les différents documents de gestion des commissions (convocation, CR et PV,
etc.…),
- la passation des contrats, marchés et accords-cadres,
- de rédiger les différents documents pour la gestion de l’exécution (décomptes, avenants,
factures, calcul des pénalités, …)
- la gestion administrative et financière des contrats, marchés et accords-cadres pour les
besoins du pouvoir adjudicateur
L’Administration attend de ce logiciel une solution complète, permettant la gestion des « A à Z » des
marchés publics, sans achat de modules additionnels. La solution doit apporter aux utilisateurs une
vue d’ensemble et chronologique des procédures passées, en cours de passation et à venir.
Référence du marché : 2016/02
ARTICLE 2. Caractéristiques fonctionnelles du logiciel
ARTICLE 2.1 Objectifs attendus
Le logiciel devra assurer à chaque utilisateur de :
-
respecter la réglementation de la commande publique nationale et européenne
assurer une gestion sécurisée des procédures
homogénéiser les documents et les procédures
assister l’utilisateur à chaque étape de la procédure
optimiser le processus de passation des marchés
assurer un suivi complet et précis des marchés
suivre l’exécution des marchés
éditer des rapports apportant une vue d’ensemble des marchés.
ARTICLE 2.2 Fonctionnalités attendues
a. Rédaction des pièces administratives du marché
Objectif attendu : harmonisation des documents / Facilitation de la génération des documents
Gestion de tous les types de marchés
Le logiciel doit permettre la gestion de tous les types de marché et de toutes les procédures.
Type de procédure*
Type de marché
Appel d’offres ouvert
Marché de services relevant de
l’article 30 du Code des marchés
publics
Appel d’offres restreint
Concours
Procédure adaptée
Accord-cadre
Dialogue compétitif
Procédure négociée
Nature du marché*






Marché à bons de commande
Délégation service public
Gestion des tranches de
subvention/tiers payant


Travaux
Fournitures
Services
Prestations intellectuelles
Maîtrise d’œuvre
Marchés de techniques de
l’information et de la
communication
Coordination SPS
Contrôle technique
* liste non exhaustive
Production de toutes les pièces administratives du DCE
Le logiciel devra permettre la rédaction des pièces administratives (DCE) des différents types de
marchés décrits dans le Code des marchés publics 2006. Le logiciel devra permettre la gestion et la
production sécurisée des pièces administratives du Dossier de Consultation des Entreprises :
-
Acte d’engagement
Cahier des Clauses Administratives Particulières
Règlement de la consultation
Documents simplifiés pour les MAPA
Référence du marché : 2016/02
-
Marchés subséquents
Lettre de consultation (pour le marché subséquent)
Edition des formulaires types des candidatures
Saisie unique
Le logiciel doit permettre aux utilisateurs de ne saisir les données qu’une seule fois. Les données
seront ensuite reprises dans l’ensemble des documents du marché. Cette automatisation doit
permettre un gain de temps aux utilisateurs mais aussi d’éviter les incohérences entre les différents
documents générés. La solution devra également permettre de copier les données depuis un marché
existant.
Personnalisation des documents
Le titulaire devra créer des documents entièrement sur mesure et personnalisés en fonction des
attentes de l’administration. Il doit être possible d’insérer des clauses spécifiques à l‘administration
mais aussi de reprendre charte graphique et logo. Les documents générés pourront être modifiés par
l’utilisateur, au besoin. En cas d’évolutions, le paramétrage et la personnalisation devront être revus
par le titulaire, sans frais additionnels.
Assistance de l’utilisateur
Le logiciel doit assister le titulaire dans toutes les étapes de la rédaction des documents du marché. Il
devra disposer d’une assistance réglementaire en ligne, directement accessible depuis la solution.
L’assistance devra s’adapter en fonction du type de marché et devra proposer les informations
nécessaires à l’utilisateur en fonction de la phase de marché dans laquelle il se trouve. Le logiciel
devra également lui signaler toute erreur de saisie et incohérence, en fonction du mode de passation
choisi au préalable. Des astuces et points d’informations viendront également guider l’utilisateur.
Enfin, un rapport reprendra les points d’attention par marché ou pour tous les marchés et pourra
être envoyé au Responsable des Marchés.
DPFG / DQE
La génération des DPGF et DQE doit être optimisée par le logiciel. Le soumissionnaire devra proposer
une méthodologie adaptée permettant de travailler avec des documents en format Excel, fournis par
des Responsables extérieurs à l’utilisation du logiciel. Les modèles de documents Excel devront être
exportables directement depuis le logiciel proposé. Ils pourront ainsi être complétés et importés
dans le logiciel de gestion des marchés, sans double encodage.
Autres documents
Le logiciel devra proposer une bibliothèque de documents conséquentes pré-remplis en fonction des
données encodées dans le logiciel et reprenant par exemple :
 Les documents OUV et notamment le registre des dépôts et le procès-verbal d’ouverture des
plis
 Les documents financiers et notamment le bon de commande et l’admission de visa
 Les modèles de lettre et notamment la demande de justification de prix anormal, l’accusé de
réception de candidature et l’ordre de commencer
 Les documents NOTI
b. Gestion sécurisée des procédures
Objectif attendu : optimiser la gestion de la passation des marchés – Gestion de A à Z des
marchés
Une fois la consultation engagée, le logiciel doit permettre d’avoir une vue d’ensemble des marchés
et connaître l’état d’avancement de la procédure à tout instant.
Référence du marché : 2016/02
Le logiciel doit également permettre de publier les Avis d’Appel à a Concurrence sur le profil acheteur
de l’Administration, au BOAMP et au JOUE, sans double saisie des informations.
Le logiciel devra proposer un système d’échéancier complet permettant un suivi planning marché par
marché, ainsi qu’un suivi global, reprenant toutes les étapes de la procédure. L’utilisateur pourra
également travailler sous forme de rétro planning en éditant les dates clés de la procédure à venir.
Le logiciel proposé devra être capable de gérer les différents types de commissions et de générer les
documents nécessaires. L’utilisateur devra être par ailleurs capable de générer tous les documents et
courriers liés à la procédure (liste non exhaustive):
 PV de commission
 Rapport d’analyse des offres/des candidatures
 Notification d’attribution
 Registre des dépôts
 Fiche de recensement
 Lettre aux candidats non retenus
 Délibération
 Rapport de présentation (Art 79 du CMP)
Ces documents seront personnalisés en fonction des demandes spécifiques de l’administration et
générés en format modifiable. Par ailleurs, le titulaire devra fournir une liste de modèles prédéfinis,
disponibles depuis l’application.
Le logiciel devra permettre d’extraire la liste des marchés passés l’année précédente conformément
à l’article 133 du CMP et son arrêté d’application.
c. Suivi administratif et financier
Objectif attendu : gestion du budget dès l’estimation
Le logiciel devra proposer un suivi budgétaire complet, avec les éléments suivants :
 une vue globale du budget annuel de l’administration (investissement et fonctionnement.
Cette vue en temps réel permettra de visualiser le montant estimé, dépensé, liquidé et de
prévoir les modifications budgétaires).
 Un métré-progression pour estimer au mieux les prochains marchés
 Une comparaison entre le montant de commande et le montant dépensé, par rapport à
l’estimation en interface avec le logiciel financier est souhaitée,
 Un outil Aperçu des prix unitaires,
 Un outil de contrôle des prix anormaux (globaux et unitaires)
 L’aperçu d’un marché et de tous les marchés.
Enfin, L’Administration souhaite disposer d’un module de partage de marchés permettant de mettre
en commun les données d’un marché avec d’autres administrations en cas de groupement de
commande, par exemple. L’objectif est de donner accès à un marché de sa base de données à un
autre utilisateur de la solution dans une autre organisation. Les différentes personnes ayant accès au
marché travaillent donc sur le même marché et ont donc accès aux dernières informations relatives
au marché.
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d. Suivi technique
Objectif attendu : Suivi de l’exécution complet
Le logiciel proposé permettra aux utilisateurs de suivre l’exécution des marchés de façon précise et
détaillé en travaillant :
 Le calcul des paiements
 Les décomptes et états d’avancements,
 Le calcul automatique des pénalités,
 Les avenants,
 Les ordres de service,
 Le calcul automatique de la révision des prix,
 L’ajout et la libération de garantie et avances
Le logiciel proposera un module permettant d’enregistrer les jours travaillés, les jours d’intempéries,
les jours de congés et calculera sur cette base la date de fin réelle du marché. Il sera possible à
l’utilisateur de comparer cette date avec la date de fin contractuelle.
Un module permettra d’évaluer la prestation des fournisseurs/prestataires de service/entrepreneurs.
Il devra être possible d’identifier les fournisseurs/prestataires de service. A l’inverse, les
fournisseurs/prestataires de service/entrepreneurs proposant des prestations de qualité seront
rapidement identifiables afin de pouvoir par exemple les inviter à soumissionner dans le cadre de
procédures négociées sans publicité ni mise en concurrence.
ARTICLE 3. Caractéristiques techniques du logiciel
Le logiciel proposé devra être entièrement compatible avec l’environnement informatique et
technologique de l’Administration.
Le logiciel devra être convivial et facile d’utilisation. Ainsi, le logiciel devra :



Proposer des vues chronologiques des différentes étapes du marché encodé
Assurer la possibilité de revenir en arrière sans aucune difficulté ni contrainte particulière
Etre rapide. L’Administration recherche un logiciel sans temps d’attente lié aux
téléchargements de documents
La mise en place du logiciel devra respecter les contraintes administratives et techniques,
notamment en ce qui concerne l’intégration dans le réseau, l’intégration dans l’environnement de
sécurité, le respect de la charte graphique.
Dans son offre, le soumissionnaire communiquera les prérequis technique de son logiciel.
Le Pouvoir Adjudicateur préfèrera une solution hébergée directement sur ses serveurs. Ce choix
s’explique par le besoin d’une application rapide et complètement intégrée avec les logiciels déjà
installés sur les PC des utilisateurs : Excel, Word, Messagerie.
Cela assure également à l’Administration une sécurisation complète de ses données et une facilité
d’accessibilité.
Référence du marché : 2016/02
ARTICLE 3.1 Environnement technique
Intégration des budgets via Excel
Le logiciel devra proposer une intégration des données financières via un import Excel des crédits
relatifs aux sections de fonctionnement et d’investissement de l’Administration.
Echange avec la plateforme de publication
Le logiciel devra prévoir une interface fonctionnelle avec la plateforme de publication de
l’Administration dans l’objectif de favoriser la saisie unique des données.
A cette fin, le titulaire prendra contact avec l’éditeur de ce produit afin de travailler à l’interfaçage
des deux plateformes.
Synchronisation avec la messagerie
Le logiciel doit être synchronisé avec les messageries électroniques des différents utilisateurs et ainsi
permettre un envoi d’email depuis l’application.
ARTICLE 3.2 Installation et formation
Installation sur le serveur de l’Administration
L’installation, l’intégration et le déploiement du logiciel dans le système d’information de
l’Administration sont du ressort du titulaire du marché.
Le titulaire effectuera toutes les opérations de paramétrage du logiciel nécessitées par l’adaptation
du logiciel aux spécificités et besoins du maître d’ouvrage.
Le titulaire du marché assurera la mise en service régulier du logiciel et du matériel, après une
assistance au démarrage. Les mises à jour du logiciel ne doivent pas demander d’interventions
particulières du service informatique de l’Administration.
Possibilité de créer des profils utilisateurs
Le logiciel devra permettre la mise en place de différents profils ‘’utilisateur’’ :
 Administrateur ;
 Rédacteur ;
 Profil restreint ;
 Profil lecture seul sans modification.
 Etc.
L’Administration pourra définir des profils utilisateurs en fonction des droits d’accès définis au
préalable. Ces profils pourront être évolutifs.
Formation des utilisateurs
Pendant la période de mise en œuvre de la solution le titulaire assurera l’ensemble des formations
des utilisateurs du logiciel marchés, dans les locaux de l’administration.
Les utilisateurs devront bénéficier d’une formation complète sur les fonctionnalités du logiciel étayé
par des cas pratiques ; à l’issue de cette formation, les utilisateurs devront être capables de façon
autonome de rédiger et d’éditer des cahiers des charges et D.C.E. de marchés et de suivre la totalité
du cycle de vie d’un marché.
Le titulaire du marché fournira tous les supports de formation nécessaire en autant d’exemplaires
que de participants aux formations.
Référence du marché : 2016/02
Le candidat proposera le nombre de jours de formation nécessaires ainsi que le contenu et les
modalités de la formation des utilisateurs.
ARTICLE 3.3 Assistance et maintenance
Maintenance et assistance
La maintenance et l’assistance fournies par le titulaire devront être comprises dans l’offre de base.
L’assistance devra être gratuite et illimitée via un système de support par téléphone et par email. Ce
service devra être assuré les jours ouvrables, de 9h à 18h. Une personne de contact devra être
nommée et sera la personne de référence de l’Administration. Ainsi, l’ensemble des modifications
demandées, questions supports, bugs rencontrés ne se feront qu’auprès d’une seule personne de
référence. Un service support par email devra aussi être proposé.
Mise à jour en fonction de la législation
Toutes les mises à jour sont comprises dans l’offre de base et aucune facturation ne devra être
demandée au soumissionnaire.
Mise à disposition des nouvelles fonctionnalités sans frais
En cas d’évolution de l’application ou pour tout développement de l’application, l’Administration
pourra en profiter sans frais additionnels ou facturation.