Mundo, I`intranet de Transat AT inc. Concours des prix de La Societe

Mundo, I'intranet de Transat A.T. inc.
Concours des prix de La Societe canadienne
des Relations publiques
Categorie
ProJets de communication
Communications electroniques et interactives
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transat
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Resume du projet
Transat A.T. inc. est I'une des plus grandes entreprises de tourisme integrees du monde. Elle a
son siege social a Montreal et compte quelque 6 500 employes et 17 filiales au Canada, en
France, au Royaume-Uni, aux Pays-Bas, en Grece, aux Etats-Unis, au Mexique et en Republique
dominicaine (voir annexe 1).
En 2005, Transat a mis sur pied son premier intranet, qui a ete baptise Mundo. Moins d'un an .
apres I'implantation de Mundo, certaines grandes filiales de Transat ont lance leurs propres
intranets dans Ie but d'offrir un contenu plus adapte a leurs employes que ce qui se trouvait sur
Mundo (voir annexe 2). Plus de la moiM des employes de Transat se voyaient alors proposer
« deux» intranets: Mundo et celui de leur filiale. Le message global qui en ressortait en etait
evidemment un de confusion. Bref, la communication en ligne avec les employes, trop
decentralisee, accentuait une vision de « silos», au detriment d'une vision commune, for9ant
Transat a reflechir a repenser son approche a cet egard.
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Le defi etaitgrand. Bien sQr, il existait une solution toute simple: balayer du revers de la main
toute notion d'intranet « local» et reconstruire une plateforme unique, totalement integree. Cette
avenue a ete d'emblee ecartee, au profit d'un systeme qui serait franchement hybride.Nous nous
sommes attaques a la quadrature du cercle. En effet, les filiales, surtout les grandes, forment des
entreprises a part entiere (Air Transat, par exemple, compte plus de 2 000 employes). {( Fondre »
les cultures locales dans un grand intranet Transat, c'eut ete tente d'effacer des esprits de corps
qu'en somme nous voulions (et qu'il fallait) proteger et cultiver. II nous fallait done arriver a concilier
des environnements « intimes » propres aux filiales, ou elles se sentiraient chez elles, et une
plateforme rassembleuse, qui contribuerait a creer un « esprit de famille Transat ». La nouvelle
plateforme allait graviter essentiellement autour des besoins de I'employe. Elle allait surtout tenter
de trouver un fin equilibre qui permettrait a I'organisation d'atteindre tous ses objectifs sans aucun
compromis.
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En fevrier 2008, Ie service des Affaires publiques et communication a done entrepris un projet de
refonte, soit en somme la creation d'un nouvel intranet, etabli sur Ie principe que chaque employe
devrait avoir la perception de se voir proposer un seul intranet; a I'image de sa filiale, mais sans
sacrifier un sentiment d'appartenance global envers Transat. Un groupe de travail dirige par Ie
service Affaires publiques et communication a done ete mis sur pied pour mener a bien ce projet
extremement complexe, des Ie printemps 2008 afin de livrer Ie projet en janvier 2009.
Les objectifs etaient: cultiver et communiquer une vision commune de ce qu'est Transat,
permettre aux employes de mieux se connaitre, d'etre plus motives, d'etre davantage mobilises
vers un but commun; mieux faire comprendre aux employes que Transat est une entreprise
integree verticalement et que chaque entite forme un tout; mieux refleter la vision de Transat en
matiere de tourisme durable.
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Une fois I'etape de planification terminee, un budget a ete etabli a 279 000 $ (voir annexe 3). Est
venue ensuite I'etape d'analyse et de strategie, qui a permis d'examiner les enjeux de securite et
de connectivite, de determiner I'architecture et de cerner les particularites des besoins des publics
cibles, c'est-a-dire les pilotes, les agents de bord, Ie personnel des aeroports, les mecaniciens, les
Mundo, I'intranet de Transat A.T. inc.
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Prix de la SCRP
mars 2009
guides, les representants a destination, les agents de voyages, Ie personnel de bureau, les cadres
intermediaires et cadres superieurs, les dirigeants des filiales, etc.
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L'etape de production (choix d'une plateforme graphique, design des pages, revision et production
du contenu, integration, migration des intranets existants vers la nouvelle plateforme, periode de
tests, formation des webmestres, plan de communication, guide des webmestres (voir annexe 8),
etc.) s'est deroulee par la suite, selon I'echeancier etabli.
A cours du processus, une dizaine de presentations ont ete faites aux dirigeants de filiales, aux
webmestres et responsables des intranets existants pour bien leur faire comprendre Ie projet (voir
annexes 4-7, 9, 10). Les employes devaient gagner avec Ie nouveau Mundo un outil encore plus
performant et pertinent que leur ancien intranet. Pour Ie lancement, une campagne de « teasers »
a ete mise sur pied. L'objectif etait de susciter un interet pour Ie nouvel intranet, tout en faisant
valoir que les employes auraient desormais Ie sentiment d'etre tous lies entre eux. Au nombre de
quatre, les « teasers» ont ete diffuses juste avant Ie lancement avec Ie meme message: « Le 13
janvier, on refait votre monde ». Le jour du lancement Ie message diffuse sur Mundo etait : « C'est
aujourd'hui qu'on refait votre monde » (voir annexe 11).
Le 13 janvier 2009, lors de son lancement, Mundo comptait 13 pages d'accueil (dont 6 ayant une
version en fran9ais et en anglais) ainsi que des sections communes a tous les employes et des
sections propres a certaines filiales (voir annexe 12). Chaque employe a « sa » page d'accueil
(contrairement a deux auparavant), mais il peut aussi visiter les pages d'accueil des autres filiales.
Le nombre de personnes visees par Ie projet (6 500) et I'heterogeneite des publics cibles, la
structure de I'entreprise (17 filiales dans huit pays) et les enjeux technologiques (interconnexion
des reseaux, exportation des intranets existants) ont contribue a la complexite du mandat. Le
projet a toutefois ete rassembleur, puisqu'il a mobilise pendant plusieurs mois une cinquantaine de
personnes provenant de differents services de I'entreprise. Avec Ie recul, meme de deux mois
seulement, on peut affirmer que Ie produit final correspond parfaitement a ce qui etait attendu au
depart et que les objectifs principaux ont ete atteints.
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Au bout du compte, tous les employes de Transat sont maintenant relies entre eux. II est encore
un peu tot pour evaluer si un changement d'attitude vis-a-vis de Mundo a vraiment eu lieu, mais de
nombreux commentaires nous portent a croire que les employes sont ravis de leur nouvel intranet.
L'outil est beaucoup plus convivial, efficace, pertinent et surtout plus facile d'acces. Non seulement
permet-il aux employes d'etre mieux informes de ce qui se passe chez Transat, mais aussi de ce
qui se passe dans leur filiale.
Somme toute, on peut dire que c'est mission accomplie pour I'equipe du projet. La creation d'un
seul intranet adapte pour toutes les filiales de Transat a permis d'integrer tous les employes
partout dans Ie monde et de mieux leur faire valoir qu'ils font partie d'une meme equipe, d'une
meme et grande famille, celie de Transat, tout en conservant un sentiment d'appartenance a leur
filiale.
Mundo, I'intranet de Transat A.T. inc.
Prix de la SCRP
mars 2009
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