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DOSSIER D’APPEL A CANDIDATURE
No : BIODIVERSITE/AC/2014/004
ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)1
(English version below)
1.
DESCRIPTION DU POSTE
1.1.
Cadre et objectif du poste
L’AAF (H/F) sera intégré dans l’Unité de Gestion du Projet (UGP) « Biodiversité ».
Sous la direction du Coordinateur /team leader du projet et la supervision directe de
l’Expert Contrat Finance du projet, il/elle aura pour rôle d’assister l’Expert Contrat Finance
dans la gestion administrative et financière des Devis Programmes, contrats et
subventions selon les procédures de l’Union européenne (Europaid).
1.2.
Description des tâches
En proche collaboration et sous la supervision directe de l’Expert Contrat Finance du
projet :
Généralité
-
-
Il/elle sera l’adjoint du l’Expert Contrat Finance du projet – qui est aussi le Comptable
de Devis programme (Imprest Accounting Officer) – pour toutes les opérations
administratives et financières dans le cadre de la mise en œuvre du projet.
Il/elle assistera l’Expert Contrat Finance / Comptable dans toute les opérations
comptables de ces DP et notamment dans le suivi financier des contrats et
subventions.
Préparation des devis programmes (DP)
-
Assistera l’Expert Contrat Finance / Comptable dans la préparation de la partie
financière et contractuelle des DP avant soumission à la COI et à la Délégation de
l’union européenne.
Mise en œuvre des devis programmes (DP)
-
1
Assistera l’Expert Contrat Finance / Comptable dans les procédures de passations des
marchés et d’octroi des subventions en conformité avec les règles de la Commission
européenne :
o Demande de prix
o Evaluation / comparaison des cotations et offres de prix (biens et services)
o Rédaction des bons de commande et contrats
o Vérification du volet financier des contrats de subventions
Tous les postes dans le cadre du projet sont ouverts à tout candidat sans distinction de sexe.
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-
-
Assistera l’Expert Contrat Finance / Comptable dans la vérification des dépenses et
l’exécution des paiements et des recouvrements correspondants après leur
ordonnancement par le Régisseur. Dans ce cadre il sera amené à exécuter les tâches
suivantes (liste non exhaustive) :
o vérifier l’existence des pièces justificatives probantes et suffisantes à l’appui des
engagements et des paiements ainsi que des éventuels recouvrements ;
o vérifier les aspects contractuels et financiers de chaque facture, demande de
paiement, état ou décompte transmis par le Régisseur ;
o établir et tenir à jour la liste du personnel et de leurs rémunérations, l’inventaire
du matériel et des équipements ainsi que, le cas échéant, l’inventaire des stocks
financés dans le cadre du projet ou programme ;
o tenir la comptabilité des opérations en utilisant le logiciel de gestion financière
adapte aux procédures du devis-programme (SARA ou TOMATE).
Assistera l’Expert Contrat Finance / Comptable dans la préparation et la production
des mémoires financiers (photocopies, vérifications, etc.)
Assistera l’Expert Contrat Finance / Comptable dans la gestion des immobilisations
(codification, inventaire, etc.)
Gestion de la petite caisse (petty cash).
Autres tâches
-
2.
QUALIFICATIONS ET APTITUDES
-
-
3.
Effectuer toutes autres tâches confiées par le supérieur hiérarchique et entrant dans
son domaine de compétences.
Etre titulaire d’un diplôme de niveau universitaire de niveau BAC + 3, de préférence
en gestion, finance et comptabilité ou équivalent (OU dans le cas d’un autre diplôme,
justifier d’une expérience professionnelle suffisante dans le domaine de la gestion et
de la comptabilité de projet);
Justifier d’une expérience en comptabilité de projet.
Avoir une bonne connaissance et expérience dans la vérification des dépenses, de
l’exécution des paiements et des recouvrements ;
Avoir une bonne connaissance et expérience de la tenue de la comptabilité et de saisie
de la comptabilité générale ;
Maîtriser l’outil informatique (traitement de texte, tableur Excel, logiciel de
présentation, logiciel de navigation Internet, logiciel de gestion de messageries, …) ;
Bonne maîtrise des langues anglaise écrite et parlée (langue officielle du projet) et
française (principale langue de communication au sein de la COI)
La connaissance d’un logiciel comptable adapte aux devis-programme (SARA,
TOMATE) sera un avantage;
Une bonne connaissance et expérience des procédures FED serait un avantage;
En matière de savoir-être :
o Esprit méthodique, dynamisme, adaptabilité, sens du contact, esprit d’équipe ;
o Qualité rédactionnelle, esprit d’analyse et de synthèse, esprit d’initiative ;
o Grande moralité et discrétion.
MODALITES CONTRACTUELLES
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La personne sera recrutée dans le cadre du projet Projet « Coastal, Marine and Island Specific
Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States ».
Un contrat de travail sera établi selon les modalités de la COI. Le financement du poste est
conditionne à l’approbation par la Délégation de l’Union européenne des devis-programmes de
mise en œuvre du projet. Le projet sera mis en œuvre à travers deux devis-programmes
successifs de +/- 18 mois chacun. La période de mise en œuvre du projet se terminera au 15
novembre 2017. Le contrat de l’assistant comptable couvrira également la période de clôture
qui se terminera au plus tard le 15 février 2018.
Les contrats des personnes recrutées dans le cadre de ce projet ne peuvent en aucun cas
dépasser la date de fin du financement.
4. REMUNERATION
Le niveau de rémunération se conformera a la grille salariale de la COI, niveau « cadre
intermédiaire ». Le niveau de rémunération sera agrée de commun accord et reflètera le niveau
de qualification et d’expérience du candidat.
5. DOSSIER DE CANDIDATURE ET MODALITES DE SELECTION
Le dossier de candidature comportera un CV en anglais ou en français, copies des diplômes &
attestations d’emplois avec référence du superviseur direct et sera envoyé ou remis en main
propre au bureau du projet (Projet Biodiversité - COI – Blue Tower, 4th Floor, Ebène), ou envoyé
par e-mail à l’adresse suivante:
Attn. Projet Biodiversité – Project Management /unit
[email protected]
Date ultime de remise des candidatures: 05 décembre 2014 avant 16h00.
Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées.
Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes
doivent figurer sur l'enveloppe extérieure:
-
l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises;
la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en
l'occurrence BIODIVERSITE/AC/2014/004);
- le nom du candidat.
Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de
candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du
candidat avec objet : Recrutement de « Assistant administratif et financier »
Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront rejetés.
Nous vous prions d’utiliser le modèle de CV joint.
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English version
ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL ASSISTANT (M / F) 2
1.
JOB DESCRIPTION
1.1
Job framework and objective
The AFA (M/F) will form part of the “Biodiversity” Project Management Unit (PMU)
Under the supervision of the project Coordinator/Team Leader and the direct
supervision of the project Contract Expert Finance, he/she will assist the Contract
Expert Finance in the administrative and financial management of Programme
Estimates, contracts and grants according to the procedures of the European Union
(Europaid).
1.2.
Job description
In close collaboration with and under the direct supervision of the Project Contract
Expert Finance:
Overview
-
-
He / she will be the Deputy Project Contract Expert Finance– who is also the Project
Accountant (Imprest Accounting Officer) – for all administrative and financial
operations within the framework of the implementation of the project.
He / she will assist the Contract Expert Finance / Accountant in all PE accounting
transactions, particularly in the financial monitoring of contracts and grants.
Preparation of Program Estimates (PE)
-
Assist the Contract Expert Finance / Accountant in the preparation of financial and
contractual part of the DP before submission to the IOC and to the Delegation of
the European Union
Implementation of Program Estimates (PE)
-
2
Assist the Contract Expert Finance / Accountant in procedures for the award of
contracts and award of grants in accordance with the rules of the European
Commission:
o Price quote
o Evaluation / comparison of quotes and quotations (goods and services)
o Draft purchase orders and contracts
o Check the financial aspects of grant contracts
The post is open to all candidates without any gender discrimination.
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-
-
Assist the Contract Expert Finance / Accountant in expenditure verification and
enforcement of payments and corresponding recoveries after Imprest accounting
officer authorization. In this context he / she will (non-exhaustive list):
o check for existing and sufficient evidence to support the commitments and
payments as well as possible recoveries;
o check the contractual and financial aspects of each invoice, payment request,
statement or breakdown transmitted by the Imprest accounting officer;
o establish and update a list of staff and their salaries, equipment inventory and
equipment and, where applicable, the stocks inventory financed under the
project or program;
o keep accounts of all transactions using financial software adapted to the
procedures of the Program Estimate (SARA or TOMATE).
Assist the Contract Expert Finance / Accountant in the preparation and filing of
financial papers (photocopies, audits, etc.)
Assist the Contract Expert Finance / Accountant in asset management (coding,
inventory, etc.)
Petty cash management
Other duties
-
2.
QUALIFICATIONS AND SKILLS
-
-
3.
Perform any other duty assigned by the supervisor and within his / her field of
competence.
Hold a university degree at BAC + 3, preferably in management, finance and
accounting or equivalent (OR in the case of another degree, provide proof of
professional experience in the field of management and project accounting);
Proven experience in project accounting;
Have a sound knowledge and experience in auditing expenses, making payments
and recoveries;
Have a sound knowledge and experience of bookkeeping and financial accounting
entry;
Computer literate (word processing, Excel spreadsheet, presentation software,
Internet browser software, management software, messaging, ...);
Good command of written and spoken English (official language of the project) and
French (main communication language within the COI);
Acquaintance of accounting software tailored to the program estimates (SARA
TOMATE) will be an advantage;
A good knowledge and experience of EDF procedures would be an advantage;
In terms of social skills:
o Methodical mind, dynamism, adaptability, interpersonal skills, teamwork;
o Drafting, analytical and synthetic mind, sense of initiative;
o High moral character and discretion.
CONTRACTUAL ARRANGEMENTS
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The person will be recruited in the “Coastal, Marine and Island Specific Biodiversity
Management in ESA-I0 Coastal States” Project framework.
A contract will be established according to the terms of IOC. Funding for the post is subject to
approval by the Delegation of the European Union of program estimates implementing the
project. The project will be implemented through two successive program estimates of +/- 18
months each. The period of implementation of the project will end on 15th November, 2017.
The contract of the Accountant Assistant will also cover the ending period not later than 15th
February, 2018.
The contracts of individuals recruited as part of this project may in no case exceed the end
date of funding.
4. REMUNERATION
The remuneration level will comply with the salary scale of the IOC, "Intermediate level"
level. The remuneration level will be approved by mutual agreement and reflect the level of
qualification and experience of the candidate.
5. APPLICATION AND SELECTION PROCEDURES
The application will include a resume with three references, a covering letter, copies of
diplomas & certificates of employment with reference from the direct supervisor) and will be
sent or filed in person at the office of the project (Biodiversity Project – IOC – Blue Tower, 4th
Floor, Ébène), or sent by e-mail to the following address:
Attn. Biodiversity Project – Project Management Unit
[email protected]
The envelope (or email) must be marked "Biodiversity Project – Recruitment – Communication
officer" or BIODIVERSITE/AC/2014/004.
Deadline for submission of applications: before 5th December 2014 at 16:00 hours (Mauritius
hour)
Only applicants deemed eligible will be contacted for an interview.
Attn. Projet Biodiversité – Project Management /unit
[email protected]
Kindly use the CV template below
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MODELE DE CURRICULUM VITAE
1.
Nom de famille:
2.
Prénoms:
3.
Date de naissance:
4.
Nationalité:
5.
État civil:
6.
Sexe :
7.
No de Carte D’identité
8.
Adresse :
9.
Téléphone (Domicile) :
10.
E-mail :
11.
Education
Photo
Institution
12.
Portable :
Date début
Date Fin
certificat(s) obtenu(s):
Diplôme:
Institution
13.
No de Passeport :
Date début
Date Fin
Diplôme(s) obtenu(s):
Connaissances Linguistiques
Langue
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Lu
Parlé
Écrit
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Commentaires
N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau
rudimentaire)
14.
Expérience Professionnelle
Date
Debut
Date Fin
Position
Organisation/
Compagnie
Brève Description du poste
N/B : A indiquer également votre situation actuelle
15.
Références
Nom
Prénom
Position
Organisation/
Compagnie
coordonnées de
contact
Justification :
N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence .Si vous êtes dans
l’impossibilité de fournir cette référence, veuillez apporter une justification
16.
Affiliation à une organisation professionnelle:
Date Debut
17.
Nom
Adresse
Domaine (MgtRecherche-RH etc…)
Autres compétences:
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Apport a votre
personne
Domaine (Ex :
Connaissances
informatiques-Formateurgestion de projets etc...)
18.
Expérience spécifique dans la région:
Date
début
19.
Détails
Date fin
Pays
Actions
Autres informations pertinentes
Items (Ref de
publication etc…)
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Details
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