Fiche Outil "Relations presse" - PROSCITEC

Communication
Qu’est ce que les relations presse ?
Les relations presse constituent l'ensemble des actions de
communication destinées à créer et entretenir des relations
avec les journalistes afin d’augmenter sa visibilité dans la
presse écrite ou d’autres médias (TV, radio, web…).
La mise en oeuvre comprend notamment l'envoi de communiqués de presse, la rédaction de dossiers de presse, l'organisation de conférences de presse… Les relations presse
sont donc un complément intéressant à vos efforts de communication (dépliants, affiches, internet...).
Créer un fichier de contacts presse
Le fichier de contacts presse est indispensable et peut être utilisé ensuite pour tous vos événements. Sélectionnez les médias susceptibles
d'être intéressés par vos actions : presse quotidienne, presse spécialisée, télévision, radio, magazines institutionnels (du conseil général,
des municipalités, des communautés de communes...)...
Puis collectez les coordonnées des journalistes. Vous trouverez généralement dans les journaux un encadré appelé "ours" rassemblant les
coordonnées du siège, les noms et coordonnées du directeur de publication, du rédacteur en chef, des journalistes… Ces contacts peuvent
se trouver aussi directement sur le site internet du média concerné ou
sur les pages jaunes. Sinon, téléphonez au standard et demandez les
coordonnées de la personne à qui adresser vos informations.
Rédiger un communiqué de presse
→ Un communiqué = une information
Le communiqué de presse sert à annoncer un événement ou à donner
une information. Soyez sélectif et synthétique afin de donner au journaliste l'essentiel de l'information.
Le communiqué doit tenir sur une page A4 maximum! S'il y a assez de
matière, vous pouvez également envoyer un communiqué de presse
bilan après votre événement afin de présenter sa réussite (nombre de
visiteurs, personnalités présentes, faits marquants...)
→ Structure d’un communiqué de presse
▪ Un titre soigné
Soyez percutant tout en restant informatif : votre titre doit donner envie
de lire mais doit également faire comprendre tout de suite au journaliste le sujet du communiqué.
▪ Une accroche (5 lignes environ)
L'accroche est un texte d'introduction qui coiffe le communiqué et retient l'attention du lecteur. Elle est généralement présentée en plus
gros ou gras. Elle concentre l'essentiel de l'information et permet au
journaliste de situer le communiqué dans son contexte (événement,
salon, lancement…).
Les conseils ci dessous vous seront utiles si vous souhaitez gérer
vous même vos relations avec les journalistes. Mais vous pouvez
également faire appel à une agence spécialisée en relations presse, qui a l'avantage de bien connaître les journalistes, leurs attentes et les sujets qui les intéressent.
A noter : Les journalistes reçoivent beaucoup d'informations et
ne retiendront que les événements importants susceptibles d'intéresser le public. Tout ce qui est interne à votre structure ne les
intéressera pas forcément. Evitez donc de noyer les journalistes
avec des communiqués trop fréquents à la moindre actualité.
▪ Le corps de texte en quelques paragraphes
En général, deux ou trois paragraphes suffisent à aérer et séquencer le
texte. Ils peuvent être complétés chacun d'un intertitre court (3 à 5
mots) permettant de relancer l'intérêt du lecteur et de repérer facilement les points qui l’intéressent.
▪ Présentation de votre structure en quelques mots si nécessaire
5 lignes maximum pour expliquer vos missions, finalités, actions...
▪ Le contact presse (Nom, Prénom, coordonnées)
Le contact est toujours le même, même si le sujet change. Le journaliste l'identifie alors comme le relai d'information dans votre structure.
Cette personne ne sera pas forcément le porte parole, mais assurera
l'intermédiaire entre le journaliste et ce dernier.
▪ Des documents joints
Si cela est nécessaire et pertinent, vous pouvez joindre à votre communiqué des documents illustrant votre propos (photos, chiffres...).
Mais attention, ils doivent être synthétiques et en nombre limité (pas
plus de 2 ou 3 documents joints).
→ Et n'oubliez pas:
▪ de mettre le logo et/ou le nom de votre structure
▪ d'indiquer la date d'envoi
▪ de mentionner vos partenaires (nom et logo)
▪ d'illustrer votre communiqué par des photos ou images (pas obligatoire mais conseillé car plus accrocheur)
Cf. Annexe « Modèle de communiqué de presse »
Concevoir un dossier de presse
Le dossier de presse se justifie pour les événements importants et si
les informations à donner sont nombreuses et complémentaires à celles du communiqué. Pour l'actualité plus courante, contentez vous
d'envoyer un communiqué de presse.
Le dossier de presse constitue un outil de travail et un guide pratique
de l'événement pour les journalistes. Il est plus complet que le communiqué de presse et fait 20 pages A4 maximum agrafées ou reliées.
Fiche Outil « Relations presse » / © PROSCITEC Patrimoines et Mémoires des Métiers, 2012 / Tous droits réservés.
Avec le soutien du Ministère de la Culture et de la Communication et du Conseil Général du Nord.
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→ Structure d’un dossier de presse
→ Conseils pour l’envoi par mail
▪ une page de couverture qui identifie votre événement (votre nom et
▪ Mettez les adresses mails de vos contacts en copie cachée (CCi) afin
logo ainsi que le titre, la date, le lieu et le visuel de la manifestation)
▪ un sommaire paginé
▪ une introduction/édito/accroche
▪ éventuellement, le communiqué de presse de l’événement
▪ la présentation détaillée de l'événement (nature, lieu, acteurs,
moyens, objectifs...)
▪ la présentation succincte des éditions précédentes s'il y en a
(fréquentation, faits marquants....)
▪ le programme complet si nécessaire (horaires, adresses, tarifs)
▪ la présentation succincte de votre structure
▪ les partenaires et sponsors (liste des noms et logo)
▪ le contact presse de votre structure (comme pour le communiqué de
presse): nom, prénom, coordonnées
▪ des pièces jointes éventuelles: photos, interviews, plan d'accès...
→ Et n'oubliez pas de :
▪ structurer votre dossier en parties distinctes. Chaque nouvelle partie
commencera de préférence sur une nouvelle page.
▪ numéroter les pages
▪ joindre des photos à votre envoi ou d'indiquer "visuel sur demande"
▪ proposer éventuellement votre dossier de presse téléchargeable sur
votre site internet
A noter : Facilitez le travail des journalistes dans vos communiqués et dossiers de presse :
▪ Rédiger à l'impersonnel comme si c'était le journaliste qui parlait : il peut ainsi reprendre votre texte tel quel ou s'en inspirer.
▪ Utiliser des citations: cela rend le texte plus vivant et plait aux
journalistes qui n'ont pas toujours le temps de faire des interviews
(rédiger en style parlé sans être trop familier).
Diffuser l’information
→ Délais
Pour diffuser efficacement vos communiqués de presse, pensez à la
périodicité des médias. Il faut anticiper l'envoi notamment pour les
mensuels qui bouclent leurs sujets bien avant la parution.
▪ Les quotidiens : envoi au minimum 2 ou 3 jours avant publication
▪ Les hebdomadaires : envoi au minimum 1 semaine avant publication
(se renseigner sur le jour de parution)
▪ Les mensuels : envoi au minimum 2 mois avant publication (voir plus
selon les journaux)
▪ Les radios et télévision : envoi environ 1 semaine avant diffusion
(délais variables selon les médias)
Pour les grandes manifestations, envoyez le dossier de presse aux
journalistes avant l'événement et prévoyez d'en distribuer le jour de la
conférence de presse. Pour les manifestations de moins grande ampleur, vous pouvez vous contenter d'en distribuer le jour de la conférence de presse. Dans les deux cas, pensez à l'envoyer aux journalistes qui n'ont pas pu se déplacer à la conférence de presse.
Pour en savoir plus...
d'éviter de diffuser les adresses de personnes qui ne le souhaitent pas.
▪ En "Objet", indiquez un titre accrocheur et explicatif pour éviter que
votre mail soit directement supprimé sans être lu.
▪ Pour l'envoi d'un communiqué de presse, mettez le en pièce jointe
mais copiez le également directement dans le corps du mail afin de
faire gagner du temps au journaliste.
▪ Pour l'envoi d'un dossier de presse, mettez le en pièce jointe et insérez quelques phrases d'accroche dans le corps du mail.
Organiser une conférence de presse
La conférence de presse a pour objectif de réunir les journalistes afin
de leur donner toutes les informations sur votre événement et répondre
à leurs questions. Vous n'irez jusqu'à la conférence de presse que
pour les événements importants. Pour l'actualité plus courante, vous
pouvez vous contenter d'envoyer un communiqué de presse.
→ L'invitation presse
Envoyez une invitation presse environ 10 jours avant la conférence.
Cette invitation doit mentionner :
▪ le thème et le titre de votre événement
▪ le lieu, la date, l'heure, la qualité des participants à la conférence de
presse (personnalités...)
▪ le contact presse de votre structure
Relancez les journalistes par téléphone quelques jours avant afin de
vous assurer de leur présence le jour de la conférence. Cette étape est
déterminante pour attirer l'attention des journalistes.
→ La préparation
▪ Choisissez un jour en semaine, de préférence le matin. Evitez le lundi
ou le vendredi, jours déjà chargés pour les journalistes.
▪ Choisissez un lieu adéquat : bonne acoustique, espace, accès...
▪ Pensez au fléchage si besoin afin de faciliter l'accès au site
▪ Prévoyez 2 ou 3 intervenants maximum
▪ Prévoyez du café et quelques boissons à déguster pendant ou après
la conférence
→ Le jour même
▪ Il faut une personne identifiée chargée de recevoir les journalistes, de
les renseigner, de leur remettre le dossier de presse, de les guider vers
les bonnes personnes...
▪ Durée moyenne de la conférence : 30 minutes pour la conférence +
15 minutes de questions/réponses
A éviter avec les journalistes : ne jamais lui dire ce qu'il doit
écrire ou la façon dont il doit l'écrire et ne jamais lui demander
de lire ou vérifier ce qu'il a écrit avant la publication.
A noter : Pensez à faire une revue de presse rassemblant les
articles parus dans la presse au sujet de votre événement. Cela
permet de garder une trace, de valoriser le projet et de mesurer
les retombées.
Annexe : « Modèle de communiqué de presse »
Fiche Outil : « Principes et outils de communication »
Bibliographie : Les relations avec les médias, quelques repères, Rectorat de l'académie de Limoges, 2003
Fiche Outil « Relations presse » / © PROSCITEC Patrimoines et Mémoires des Métiers, 2012 / Tous droits réservés.
Avec le soutien du Ministère de la Culture et de la Communication et du Conseil Général du Nord.
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