Référencement de la prestation - FormElie

Les étapes de la procédure de gestion de la
formation dans FormElie
Janvier 2015
Référencement du prestataire
Référencement de la prestation
Inscriptions
Achat de prestations
Gestion des présences
Facturation
Procédure GAFF
1 - Gérer les
budgets
2 - Référencer les prestataires
et les prestations
3 – Déclencher et
4 - Traiter les départs en
formation
5 – Traiter les retours de
formation
Avant la session
1
Référencement
prestataire
2
Référencement
prestation
6 – Rendre
compte
(MyReport)
Après la session
3
Inscriptions
4
Achat de
prestations
5
Gestion des
présences
6
Facturation
Guides CE
• Réinitialisation du mot de
passe
• Première connexion, la saisie
des coordonnées bancaires
• Saisie du plan de formation :
prestations simples
• Saisie du plan de formation :
prestations complexes
• Suivi du CRE
• Workflow du DI
Guides OF
Guides OF
Guides OF
Guides Formiris
Guides Formiris
Guides Formiris
• Création d’un compte
extranet
• Réinitialisation du
mot de passe
• Création d’un OF
• Workflow entre le
prestataire et Formiris
• Valider un prestataire
• Les niveaux de
référencement d’une
prestation
• Créer une prestation
simple
• Créer une prestation
complexe
• Création d’un appel d’offre
• Workflow de la prestation
• Les niveaux de
référencement d’une
prestation
• Valider une prestation
• Création d’un profil
budgétaire
Guides OF
• Gérer les inscriptions
aux sessions
• Exporter des listes
d’inscription
• Workflow du DI
• Gérer les présences
aux sessions
Guide Formiris
• Valider le financement • Achat de
d’un DI
prestations
• Modifier le financement
des FP d’un DI
• Modifier le financement
des FA d’un DI
• Traiter le DI
• Workflow du DI
Guides Formiris
• Gestion des présences
Guides OF
• Facturer ses
prestations
Guides Formiris
• Traiter les factures des
prestations
CE : chef d’établissement - CRE : crédit de référence établissement - DI : dossier d’inscription - FA : frais annexes - FP : frais pédagogiques - OF : organisme de formation
1 - Référencement du prestataire
• L’organisme de formation souhaite se faire référencer en tant que prestataire de Formiris.
• Formiris doit statuer sur cette demande.
• A cette étape, le chef d’établissement n’est pas concerné bien qu’il ait la faculté de demander à un prestataire de se référencer.
Création du compte OF
CE
OF
Formiris
Brouillon
En attente
Validé
2 - Référencement de la prestation
• L’organisme de formation référencé demande la validation du référencement de prestations commandées ou proposées.
• Formiris valide les prestations et rattache le profil budgétaire.
Brouillon
En attente
Validée
CE
Soumise pour
commande
Commandée
*
OF
Formiris
* Si les paramètres (périmètre et date d’inscription, case « visible dans l’extranet CE ») le permettent.
Note : Ces deux statuts de la prestation font partie du
workflow mais se positionnent plus tard dans la
procédure, au moment de l’achat de la prestation.
3 - Inscriptions
• Le chef d’établissement inscrit ses enseignants sur les prestations validées.
• L’organisme de formation statue sur l’inscription en formation.
• Formiris valide le financement.
Brouillon
En attente
Bon pour
travail
En attente
OF
CE
OF
Formiris
* L’accord de prise en charge et l’autorisation d’absence sont déposés sur l’extranet « Chef d’établissement ».
Validé par
OF
Validé
*
4 - Achat de la prestation
• Formiris commande la prestation lorsque tous les dossiers d’inscription ont été financés et validés.
Prestation soumise
pour achat
Prestation
commandée
Réception du bon de
commande
CE
OF
Formiris
* Possibilité d’ajouter le bon de commande signé sur la fiche de ce dernier.
Retour du bon de commande
par voie postale
*
5 - Gestion des présences
• L’organisme de formation remplit et transfère l’attestation de présence.
• Formiris valide les présences. Cette validation déclenche le transfert des frais annexes en comptabilité.
Brouillon
Tamponnage de la
fiche de présence
En attente
Validé
CE
OF
Formiris
* FA (frais annexes) basculés en comptabilité SI DERNIERE session de la prestation.
*
6 - Facturation d’une ou plusieurs sessions
• A l’issue d’une session dont la gestion des présences a été effectuée, l’organisme de formation a la faculté de facturer. Il doit joindre la
facture générée par son propre système.
• Formiris valide la facture si elle correspond au bon de commande. Elle est transférée en comptabilité.
Brouillon
Validation
Approuvée
CE
OF
Formiris
* La facture peut être mise en paiement en comptabilité.
*