IP Office 5.0 - Avaya Support

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Contents
Table des matières
1. Messagerie vocale intégrée d'IP Office
1.1 Nouveautés..................................................................... 9
.....................................................................
la boîte vocale
12
1.2 Fonctions de
1.3 Langues prises
.....................................................................
en charge
13
2. Installation de la messagerie vocale
intégrée
2.1 Installation.....................................................................
de carte
17
2.1.1 Installation de ......................................................
la carte IP 500
17
2.1.2 Installation de ......................................................
la carte IP406 Version 2
18
2.1.3 Installation de ......................................................
la carte Small Office Edition
19
2.2 Mise à niveau
.....................................................................
des messages
20
2.3 Activation de
.....................................................................
la messagerie vocale intégrée
22
3. Configuration
3.1 Configuration
.....................................................................
de la boîte vocale de l'utilisateur
24
3.1.1 Messagerie vocale
...................................................... 27
3.1.2 Annonces utilisateur
...................................................... 29
3.2 Configuration de la boîte vocale du groupe de
recherche de ligne
..................................................................... 31
3.2.1 Notification de......................................................
message en attente
32
3.2.2 Accès à la boîte vocale d'un groupe de
recherche de ligne ...................................................... 33
3.2.3 Annonces
...................................................... 35
3.3 Accès à distance
.....................................................................
à la boîte vocale
36
4. Configuration standard automatique
4.1 Création d'un
.....................................................................
standard automatique
42
4.2 Enregistrement
.....................................................................
des messages
44
4.3 Routage des appels entrants vers un standard
automatique ..................................................................... 45
4.4 Transfert des
.....................................................................
appels au standard automatique
46
4.5 Utilisation du standard automatique pour accéder à
la messagerie .....................................................................
vocale
48
4.6 Utilisation des
.....................................................................
fichiers d'annonce nommés
50
4.7 Numéroter .....................................................................
par nom
52
5. Divers
5.1 Retrait de la
.....................................................................
carte mémoire
54
5.2 Monitoring ..................................................................... 55
5.3 Surveillance
.....................................................................
de la messagerie vocale intégrée
57
5.4 Visual Voice
..................................................................... 59
5.5 Chargement
.....................................................................
d'autres fichiers sur la carte mémoire
60
5.6 Codes de fonction
..................................................................... 61
Index
...............................................................................63
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Chapitre 1.
Messagerie vocale intégrée
d'IP Office
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Messagerie vocale intégrée d'IP Office:
1. Messagerie vocale intégrée d'IP Office
La messagerie vocale intégrée d'IP Office est prise en charge sur les unités de contrôle IP Office Small Office Edition, IP
Office 406 Version 2 et IP Office 500. La messagerie vocale intégrée ne nécessite aucune licence IP Office.
Elle fournit les fonctions de base d'une boîte de messagerie vocale sans nécessiter de PC serveur de messagerie vocale
permanent. Elle prévoit également une prise en charge de plusieurs standards automatiques pour les appels entrants.
La messagerie vocale intégrée utilise les composants suivants :
 Carte mémoire
Le type et la capacité de la carte mémoire dépendent de l'unité de contrôle IP Office. Les cartes sont cependant
toujours spécialement formatées par Avaya pour l'utilisation de la messagerie vocale intégrée. Les cartes mémoire
tierces ne sont pas prises en charge pour la messagerie vocale intégrée.
 Unités de contrôles IP Office IP406 Version 2 et IP Office 500
Permet d'utiliser une carte mémoire Compact Flash de type II de 512 Mo fournie par Avaya. Elle fournit
jusqu'à 15 heures de stockage de messages non compressés. Une carte mémoire fournie pour une unité de
contrôle Small Office Edition ne peut pas être utilisée dans l'unité de contrôle IP 406 version 2 ou IP 500.
 Small Office Edition IP Office
Utilise une carte mémoire Compact Flash de 64 Mo fournie par Avaya avec un adaptateur de carte PCMCIA.
Elle fournit jusqu'à 10 heures de stockage de messages compressés. Une carte mémoire fournie pour une
unité de contrôle IP 406 version 2 ou IP 500 ne peut pas être utilisée dans l'unité de contrôle Small Office
Edition. La version Small Office Edition n'est pas prise en charge pour IP Office 5.0+.
 Canaux de compression de voix
Les messages et invites de commande stockés sur les cartes mémoire de Small Office Edition sont compressés à
l'aide des canaux de compression de voix de l'unité de contrôle IP Office. Les canaux de compression de voix sont
donc nécessaires pour tout accès à la messagerie vocale. Il est important de noter que les mêmes canaux de
compression vocale sont également utilisés pour les appels VoIP.
 Unités de contrôle IP Office 406 Version 2 et IP500
Ne requiert ni n'utilise aucun canal de compression vocale pour la messagerie vocale intégrée.
 Small Office Edition IP Office
Sur Small Office Edition, les canaux de compression de voix sont intégrés à l'unité de contrôle. Les unités de
contrôle de Small Office Edition sont disponibles avec 3 ou 16 canaux. Une unité de contrôle existante de
Small Office Edition ne peut pas être mise à niveau pour ajouter des canaux de compression vocale
supplémentaires.
 Application IP Office Manager
La messagerie vocale intégrée est configurée à l'aide d'options dans la configuration d'IP Office en utilisant
l'application IP Office Manager.
Remarque
 La messagerie vocale intégrée ne peut pas être utilisée conjointement avec un serveur IP Office Voicemail Lite ou
Voicemail Pro. La présence d'un autre serveur de messagerie vocale sur le même réseau risque d'entraîner la
panne de la messagerie vocale intégrée.
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Messagerie vocale intégrée d'IP Office: Nouveautés
1.1 Nouveautés
Cette section récapitule les nouvelles fonctions ajoutées à la messagerie vocale intégrée dans diverses versions du
logiciel IP Office. Notez que pour toute installation existante de la messagerie vocale intégrée, les nouvelles fonctions
utilisent généralement de nouveaux messages et nécessitent donc l'ensemble de messages à mettre à niveau 20 .
Nouvelles options dans IP Office 5.0
Dans Avaya IP Office 5.0, les modifications suivantes ont été apportées à la messagerie vocale intégrée :
 Numéroter par nom 52
Pour le standard automatique de la messagerie vocale intégrée, l'action Numéroter par nom peut être attribuée à
une touche du standard automatique. L'appelant qui sélectionne cette option est invité à composer le nom requis.
Ce nom est ensuite associé aux noms d'utilisateur IP Office puis une liste de correspondances est lue à l'appelant
pour effectuer une sélection. Seuls les noms des utilisateurs qui ont enregistré un message de nom de boîte vocale
sont inclus étant donné que le message est utilisé pour la sélection de l'appelant.
 Destinations de dérivation de boîtes vocales
L'appelant qui veut laisser un message dans une boîte vocale peut choisir d'être transféré vers un autre numéro en
composant *0, *2 ou *3. La destination de dérivation pour chacune de ces options est définie via la configuration
de l'utilisateur de la boîte vocale. Dans IP Office 5.0+, les numéros de destination de dérivation peuvent être
configurées de deux manières supplémentaires :
 Un paramètre par défaut système peut être défini pour chaque destination de dérivation. Ce paramètre est
ensuite utilisé par toutes les boîtes vocales de l'utilisateur sauf si ce dernier possède un autre numéro
configuré.
 Les destinations de dérivation peuvent également être appliquées à la boîte vocale d'un utilisateur via un
ensemble de droits d'utilisateurs auxquels l'utilisateur est associé. Les profils horaires permettent de contrôler
lorsqu'un ensemble spécifique de droits d'utilisateur (et donc les numéros de dérivation), sont appliqués à
l'utilisateur.
 Fin de la prise en charge de Small Office Edition
Les unités de contrôle IP Office Small Office Edition ne peuvent pas exécuter le logiciel IP Office 5.0. Ils ne
peuvent donc pas prendre en charge les fonctions de la messagerie vocale intégrée d'IP Office 5.0. Les détails du
fonctionnement de Small Office Edition sont conservés dans ce document pour la maintenance des systèmes Small
Office existants.
 Téléchargement des messages
L'installation d'IP Office Manager permet de décompresser automatiquement tous les messages de la messagerie
vocale intégrée G711 requis pour les systèmes IP406 version 2 et IP500 vers un sous-dossier de l'application
Manager. Dans IP Office Manager, via Gestion de fichiers intégré, l'option Télécharger les messages vocaux
permet de transférer les messages depuis ce sous-dossier vers la carte de la messagerie vocale intégrée.
Nouvelles options dans IP Office Version 4.2
 Prise en charge des messages en chinois cantonais 13
Les messages en chinois cantonais sont désormais pris en charge. Ils sont utilisés dans les systèmes ou les
paramètres régionaux utilisateur paramétrés sur Hong Kong (cantonais).
 Renvoi d’un message ou alerte de message par courrier électronique 27
Les utilisateurs peuvent utiliser les fonctions de messagerie électronique de la boîte vocale d’IP Office. Ils peuvent
ainsi renvoyer un message en pièce jointe sur leur adresse de messagerie via un serveur de messagerie
électronique SMTP. En outre, à chaque nouveau message dans la boîte vocale, ils peuvent choisir de recevoir soit
une alerte par courrier électronique, soit se faire renvoyer le message.
 Gestion de fichiers intégrée 20
Les utilisateurs peuvent afficher et gérer le contenu de la carte mémoire de la messagerie vocale intégrée dans IP
Office Manager. Sélectionnez Fichier | Avancé | Gestion des fichiers intégrée. La boîte de dialogue de
détection affiche ensuite les seuls systèmes qui peuvent prendre en charge des cartes mémoire. Quand le contenu
de la carte d’un système s’affiche, l’utilisateur peut faire glisser et déposer de nouveaux fichiers sur la carte et il
peut supprimer ou télécharger des fichiers qui se trouvent sur la carte. Il n’est pas possible de créer, ni de
supprimer des dossiers.
 Les fichiers de messages de la boîte vocale et de messages au format .clp sont protégés et l’utilisateur ne
peut ni les supprimer, ni les écraser.
 L’utilisateur peut placer, supprimer et télécharger les autres types de fichiers comme les fichiers .bin pour les
téléphones.
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Nouvelles options dans IP Office Version 4.1
 Prise en charge de 40 standards automatiques
Le nombre de standards automatiques pris en charge est passé de 4 à 40. Les modifications supplémentaires
suivantes associées ont également été effectuées :
 Numéro de standard automatique
Outre son nom, chaque standard automatique possède à présent son propre numéro AA que lui remet IP Office.
Ce numéro peut être utilisé à la place du nom dans les codes de fonction utilisés pour accéder au standard
automatique et pour enregistrer les messages d'accueil correspondants.
 Codes de fonction par défaut
Les codes de fonction par défaut créés pour l'enregistrement des messages du standard automatique ont été
modifiés. Sur les systèmes IP Office 4.1+, seuls quatre codes de fonction par défaut sont créés, un pour chaque
message d'accueil, plutôt que 4 par standard automatique. Ces codes de fonction utilisent le numéro du standard
automatique plutôt que le nom.
 Nom de l'enregistrement
Le champ Nom de l'enregistrement de l'onglet Standard automatique | Standard automatique permet de
sélectionner un fichier de message d'accueil nommé stocké sur la carte mémoire de la messagerie vocale intégrée.
Plusieurs standards automatiques peuvent utiliser le même fichier. L'outil nécessaire à la conversion des fichiers .
wav aux formats utilisés par la messagerie vocale intégré, appelés LVMGreeting, est fourni avec IP Office
Manager 6.1+.
Nouvelles options dans IP Office Version 4.0 mai 2007
Dans la version de maintenance d'IP Office 4.0 mai 2007, les modifications suivantes ont été apportées à la messagerie
vocale intégrée :
 Nom d'enregistrement du Message d'accueil du standard automatique
Ce champ s’affiche à côté du code de fonction utilisé pour enregistrer les messages du standard automatique. Ce
champ est utilisable uniquement pour les systèmes IP Office gérés via l'application Gestion intégrée d'Avaya (AIM).
Pour plus d'informations, consultez la documentation sur AIM pour IP Office.
 Contrôle de l'enregistrement local
L'utilisation des codes de fonction pour enregistrer les messages d'accueil du standard automatique peut être
désactivée, si nécessaire.
 Code de fonction d'arrêt de la messagerie vocale intégrée
La carte mémoire de la messagerie vocale intégrée n'est pas un périphérique échangeable à chaud. Par
conséquent, vous devez arrêter le système IP Office afin de retirer/remplacer la carte mémoire. L'utilisation de
cette fonctionnalité Code de fonction permet un retrait sans risque de la carte mémoire tandis que le système IP
Office est en cours d'exécution.
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Messagerie vocale intégrée d'IP Office: Nouveautés
Nouvelles options dans IP Office 4.0
 Prise en charge de l'unité de contrôle IP500
L'unité de contrôle IP Office 500 d'Avaya est prise en charge à l'aide d'une carte mémoire Compact Flash non
compressée de 512 Mo. Cette méthode ne nécessite pas l'utilisation des canaux de compression vocale sauf en cas
de connexion à un périphérique IP.
 Transfert de fax
Il est possible de définir une action de transfert de fax dans IP Office Manager. Si une action de transfert a été
définie, dès la détection de la tonalité d'une télécopie, le standard automatique dirige l'appel vers la destination du
transfert du fax. Pour plus d'informations, consultez la section Configuration du standard automatique 40 .
 Options améliorées lors de l'écoute des messages
Lors de la lecture d'un message, vous pouvez désormais passer au message suivant, revenir en arrière ou avancer
rapidement d'environ 5 secondes. Pour plus d'informations, consultez le guide de l'utilisateur.
 Renvoyer un message
Vous pouvez renvoyer un message vocal vers une ou plusieurs boîtes vocales. Pour plus d'informations, consultez
le guide de l'utilisateur.
 Répondre à un message
Si un ICLID/CLI est disponible, vous pouvez répondre à un message vers un numéro interne ou externe. Pour plus
d'informations, consultez le guide de l'utilisateur.
 Choix des options de transfert
Vous pouvez configurer jusqu'à 3 numéros de dérivation. Lorsque les appelants sont dirigés vers votre boîte
vocale, ils peuvent soit laisser un message, soit choisir d'être transférés vers l'un des trois numéros proposés.
Pour plus d'informations, consultez la section Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur 24 .
 Visual Voice
Les utilisateurs peuvent accéder à leur boîte vocale grâce à une touche programmée pour Visual Voice. Un menu
propose à l'utilisateur l'écoute de messages, l'envoi de messages, la modification de son message d'accueil ainsi
que de son mot de passe. L'accès à Visual Voice est accordé par l'administrateur système au moyen d'IP Office
Manager. Pour plus d'informations, consultez la section Visual Voice 59 .
 La fonction Visual Voice n’est pas disponible sur tous les téléphones. Veuillez consulter le guide du téléphone
pour de plus amples renseignements.
 Annonces
Des annonces spécifiques de file d'attente peuvent être enregistrées puis lues lorsqu'un appel est en attente dans
une file pour le groupe de recherche de ligne. Pour plus d'informations, consultez la section Configuration des
annonces de file d'attente 35 .
 Annonces utilisateur
Le système IP Office prend également en charge les annonces pour les utilisateurs individuels. Vous pouvez les
utiliser avec la messagerie vocale intégrée de la même façon que les annonces de groupe de recherche de ligne.
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1.2 Fonctions de la boîte vocale
Le système IP Office crée automatiquement une boîte vocale de la messagerie intégrée pour chaque utilisateur et groupe
de recherche de ligne dans la configuration IP Office.
Pour les utilisateurs, la boîte vocale permet automatiquement de répondre à l'utilisateur qui sonne et reste sans réponse
pendant la Durée de non-réponse configurée. La boîte vocale est également utilisée dans d'autres cas où IP Office
renvoie une tonalité d'occupation, par exemple, lorsque l'utilisateur est configuré sur Ne pas déranger.
Pour les groupes de recherche de ligne, la boîte vocale est utilisée lorsqu'un appel est émis pendant le Délai de réponse
de la messagerie vocale du groupe.
 Pour des raisons de sécurité, un code d'accès de messagerie vocale peut être attribué à toute boîte vocale. Il peut
être modifié par l'utilisateur de la boîte vocale ou par l'administrateur système.
 Une notification de message en attente pour l'utilisateur est fournie aux postes IP Office et à IP Office Phone
Manager.
 Une notification de message en attente pour le groupe de recherche de ligne est attribuée à des utilisateurs
spécifiés.
 Vous pouvez utiliser divers codes de fonction pour contrôler les fonctions de la messagerie vocale et les actions
telles que relever ou laisser des messages, activer/désactiver la messagerie vocale.
Comparaison du système de messagerie vocale intégrée
Fonction
Small Office Edition
IP406 V2 et IP500
Type de mémoire
Compact Flash 64 Mo (dans adaptateur de
carte PCMCIA).
Compact Flash 512 Mo
Méthode de compression
Utilise G.723 à l'aide des canaux du module
de compression vocale (VCM) intégrés dans
la carte mère de l'unité de contrôle.
Utilise G711. VCM non requis.
Archivage
10 heures
15 heures
Nombre maximum de
connexions simultanées[1]
Jusqu'à 3 sur le système VC3
Jusqu'à 10 sur le système VC16
4
Durée maximum des
messages individuels
Réglable entre 3 et 180 secondes (120 secondes par défaut).
Standard automatique
Oui
Oui
1. Pour les systèmes Small Office Edition, il est possible que le nombre de connexions simultanées soit réduit chaque
fois que des canaux de compression vocale sont déjà utilisés pour la prise en charge des appels VoIP.
Fonctions principales non prises en charge
 Paramètres source de confiance de l'utilisateur
L'utilisation des numéros V dans les numéros source de l'utilisateur pour ne pas avoir à utiliser le code d'accès de
la boîte vocale n'est pas pris en charge.
 Enregistrement d'appel
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Messagerie vocale intégrée d'IP Office: Fonctions de la boîte vocale
1.3 Langues prises en charge
La messagerie vocale intégrée prend en charge des invites en différentes langues. Les langues suivantes sont prises en
charge par la messagerie vocale intégrée : Le nom de dossier correspondant est indiqué entre parenthèses ().










Chinois-Mandarin (chs)
Chinois-Cantonais (zhh)
Danois (dan)
Néerlandais (nld)
Anglais-Royaume-Uni (eng)
Anglais -États-Unis (enu)
Finnois (fin)
Français (fra)
Français-Canada (frc)
Allemand (deu)










Italien (ita)
Coréen (kor)
Norvégien (nor)
Portugais (ptg)
Portugais - Brésil (ptb)
Russe (rus)
Suédois (sve)
Espagnol (esp)
Espagnol - Mexique (esm)
Espagnol - Argentine (ess)
Les paramètres régionaux du système IP Office sont utilisés pour déterminer la langue par défaut des messages
utilisés. Des paramètres régionaux sont définis pour la totalité du système IP Office. Pour les utilisateurs individuels et le
routage d'appels entrants, les paramètres régionaux du système peuvent être remplacés.
Pour les appels vers la messagerie vocale, les paramètres régionaux utilisés sont déterminés comme suit :
 Les paramètres régionaux de l'utilisateur, si définis, sont utilisés si l'appelant est interne.
 Les paramètres régionaux du routage d'appels entrants, si définis, sont utilisés si l'appelant est externe.
 Si aucun paramètre régional d'utilisateur ou de routage d'appels entrants n'est applicable, les paramètres
régionaux du système sont utilisés.
 Les paramètres régionaux de code de fonction, si définis, sont utilisés et remplacent les options ci-dessus si
l'appel est acheminé vers la messagerie vocale à l'aide du code de fonction.
Si des paramètres régionaux sélectionnés ne sont pas pris en charge, une langue de remplacement est utilisée, comme
indiqué dans le tableau.
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Paramètres régionaux
sélectionnés dans Manager
Langue de
remplacement
Australie (Anglais RU)
Anglais RU (eng)
Belgique (néerlandais)
Néerlandais (nld)
Belgique (français)
Français (fra)
Canada (français canadien)
Français (fra)
Chili (Amérique latine)
Espagnol (esp)
Colombie (Amérique latine)
Espagnol (esp)
Grèce (grec)
Anglais RU (eng)
Hong-Kong (cantonais)
Anglais RU (eng)
Hongrie (hongrois)
Anglais RU (eng)
Islande (islandais)
Anglais RU (eng)
Inde (Anglais RU)
Anglais RU (eng)
Nouvelle Zélande (Anglais RU)
Anglais RU (eng)
Pérou (Amérique latine)
Espagnol (esp)
Pologne (polonais)
Anglais RU (eng)
Arabie Saoudite (Anglais RU)
Anglais RU (eng)
Afrique du Sud (Anglais RU)
Anglais RU (eng)
Suisse (français)
Français (fra)
Taïwan (Putonghua)
Chinois (mandarin)
Venezuela (Amérique latine)
Espagnol (esp)
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Chapitre 2.
Installation de la messagerie
vocale intégrée
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2. Installation de la messagerie vocale intégrée
L'installation comprend les étapes suivantes :
1. Installation de la carte de messagerie vocale intégrée 17
L'installation physique de la carte mémoire. Cette procédure varie selon le type de l'unité de contrôle IP Office.
 Unité de contrôle IP406 Version 2.
18
 Unité de contrôle Small Office Edition.
 Unité de contrôle IP 500
17
19
.
2. Mettre à niveau les messages 20
Un ensemble de messages fournis sur les cartes mémoire de la messagerie vocale intégrée fournies par Avaya.
Mais, il se peut qu'ils ne correspondent pas à l'ensemble complet de messages requis pour les nouvelles fonctions
de la version d'IP Office installée sur votre système.
3. Activer la messagerie vocale intégrée 22
Permet de configurer IP Office pour utiliser la messagerie vocale intégrée et de définir la durée maximale
d'enregistrement des messages, messages d'accueil et invites.
4. Configuration de la boîte vocale utilisateur 24
Permet de configurer les paramètres personnels de chaque utilisateur.
5. Configuration de la boîte vocale d'un groupe de recherche de ligne 31
Permet de configurer les paramètres pour tout groupe de recherche de ligne qui requiert une boîte vocale. Cela
inclut la configuration de l'indication de message en attente et l'accès à la boîte vocale qui ne sont pas activés par
défaut.
6. Configuration du standard automatique 40
Permet de configurer tous les services de standard automatique requis et les associe à des routes d'appels
entrants.
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Installation de la messagerie vocale intégrée:
2.1 Installation de carte
2.1.1 Installation de la carte IP 500
Les instructions suivantes détaillent la procédure utilisée pour installer la messagerie vocale intégrée pour un système
IP500.
1. Vérifiez que les conditions requises suivantes ont été remplies.
 Matériel :
 Unité de contrôle IP Office 500. Aucun canal de compression de voix n'est requis.
 Carte mémoire (Compact Flash de 512 Mo) de messagerie vocale intégrée fournie par Avaya.
 CD Applications de l'administrateur IP Office correspondant à la version logicielle du système IP Office.
 Configuration :
 PC, connecté au réseau IP Office avec l'application IP Office Manager installée.
2. Installer la carte d'extension de mémoire
La carte mémoire IP 500 est une carte mémoire Compact Flash de type II. Seule une carte fournie par Avaya peut
être utilisée pour la messagerie vocale intégrée. Les cartes Compact Flash provenant d'autres sources ne peuvent
pas être utilisées dans le cadre de la messagerie vocale intégrée.
 Arrêtez l'unité du système IP Office avant d'insérer la carte mémoire.
 Avertissement
Vous devez toujours arrêter l'unité de contrôle IP Office avant d'insérer ou de retirer une carte mémoire.
En outre, lors du retrait de la carte, utilisez un code de fonction Arrêter la messagerie vocale intégrée
54 .
 Insérez la carte mémoire dans l'emplacement C/F TII situé à l'arrière de l'unité de contrôle IP500. Insérez la
carte avec l'étiquette de carte mémoire sur le dessus. Lorsque la carte est insérée, le bouton d'éjection de la
carte qui se trouve à côté de l'emplacement ressort.
 Allumez l'unité de contrôle IP Office.
Les messages situés sur la carte mémoire de la messagerie vocale intégrée peuvent désormais être mis à niveau
pour correspondre à la version logicielle de l'unité IP Office.
4. Configurer l'unité de contrôle IP Office pour la messagerie vocale intégrée
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2.1.2 Installation de la carte IP406 Version 2
Les instructions suivantes détaillent la procédure utilisée pour installer la messagerie vocale intégrée pour un système
IP406 Version 2.
 Matériel :
 Unité de contrôle IP Office 406 Version 2. Aucun canal de compression vocale n'est requis pour la
messagerie vocale intégrée.
 Carte mémoire (Compact Flash de 512 Mo) de messagerie vocale intégrée fournie par Avaya.
 Configuration :
 PC, connecté au réseau IP Office avec l'application IP Office Manager installée.
2. Installer la carte d'extension de mémoire
La carte mémoire IP406 Version 2 est une carte mémoire Compact Flash de type II. Seule une carte fournie par
Avaya peut être utilisée pour la messagerie vocale intégrée. Les cartes Compact Flash provenant d'autres sources
ne peuvent pas être utilisées dans le cadre de la messagerie vocale intégrée.
 Arrêtez l'unité du système IP Office avant d'insérer la carte mémoire.
 Avertissement
Vous devez toujours arrêter l'unité de contrôle IP Office avant d'insérer ou de retirer une carte mémoire.
En outre, lors du retrait de la carte, utilisez un code de fonction Arrêter la messagerie vocale intégrée
54 .
 Insérez la carte mémoire dans l'emplacement C/F TII situé à l'avant de l'unité de contrôle IP406 Version 2.
Insérez la carte avec l'étiquette de carte mémoire sur le dessus. Lorsque la carte est insérée, le bouton
d'éjection de la carte qui se trouve à côté de l'emplacement ressort.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
22
.
Page 18
Installation de la messagerie vocale intégrée: Installation de carte
2.1.3 Installation de la carte Small Office Edition
Les instructions suivantes détaillent l'installation de la messagerie vocale intégrée pour un système Small Office.
 Matériel :
Unité de contrôle Small Office Edition avec canaux de compression vocale. Remarque : Les systèmes existants
ne peuvent pas être mis à jour pour ajouter des canaux de compression vocale supplémentaires.
 Carte mémoire Small Office (Compact Flash) 64 Mo d'Avaya. Elle est fournie avec un adaptateur PCMCIA
de carte mémoire.
 Configuration :
 PC, connecté au réseau IP Office avec les applications IP Office Manager et IP Office Monitor installées.
2. Vérifier les canaux de compression vocale
Le nombre de canaux de compression vocale dans l'unité de contrôle Small Office Edition (3 ou 16) contrôle le
nombre maximum d'appels simultanés de la messagerie vocale intégrée. Le nombre de canaux de compression
vocale est indiqué sur l'étiquette de l'unité de contrôle.
 Vérifier l'étiquette qui se trouve à la base de l'unité de contrôle.
 En haut de l'étiquette, la ligne SMALL OFFICE est suivie d'une liste des composants de l'unité. Le nombre de
canaux de compression vocale est indiqué par VC suivi d'un nombre. Remarque : comme pour toutes les
unités de contrôle IP Office, le nombre de canaux de compression vocale installés peut également être vérifié
à l'aide de l'application IP Office Monitor. Pour plus d'informations, consultez la section Surveillance de la
messagerie vocale intégrée 55 .
 Installez la carte d'extension de mémoire. La carte mémoire Small Office est fournie avec un adaptateur
PCMCIA.
 Insérez la carte mémoire dans l'adaptateur PCMCIA.
 L'adaptateur de carte PCMCIA peut être inséré dans l'un des emplacements de carte PCMCIA situés à l'arrière
de l'unité de contrôle Small Office Edition. Insérer l'adaptateur de carte avec l'étiquette de carte mémoire sur
le dessus. Lorsqu'il est inséré, le bouton d'éjection de la carte pour l'emplacement PCMCIA ressort.
 En raison de la forme surélevée de la carte sans fil en option de Small Office Edition, il est recommandé
d'insérer l'adaptateur de carte mémoire Small Office dans l'Emplacement A, laissant l'Emplacement B vide.
Cela permet d'insérer ou de retirer les cartes sans avoir à retirer l'autre.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
22
Page 19
2.2 Mise à niveau des messages
Depuis IP Office 3.0, les cartes mémoire de messagerie vocale intégrée sont fournies avec les fichiers de messages de
base pré-installés. Mais, les versions ultérieures d'IP Office ont ajouté des fonctions de messagerie vocale intégrée qui
nécessitent d'autres messages.
Pour toutes les nouvelles installations, il est donc recommandé de mettre à niveau les messages pour faire correspondre
la version logicielle d'IP Office. En outre, lors de la mise à niveau des systèmes IP Office avec la messagerie vocale
intégrée déjà installée, vous devez vérifier si les nouvelles fonctions 9 nécessitant d'autres messages ont été ajoutées.
Tous les messages de la messagerie vocale intégrée sont disponibles dans le dossier LVMSound du package
d'installation pour les applications de l'administrateur IP Office. Il existe deux ensembles possibles, l'un pour les cartes de
mémoire compressées dans le dossier G723 Files, l'autre pour les cartes mémoire non compressées dans le dossier
G711 Files. Chaque ensemble contient un sous-dossier pour chaque langue prise en charge 13 .
 G711 = Messages non compressés d'IP500/IP406 version 2
 G723 = messages compressés d'IP Office Small Office Edition
Un certain nombre de fichiers batch de ligne de commande sont également compris dans l'automatisation du transfert de
fichiers. Ceux-ci comprennent les fichiers de commandes pour transférer uniquement les messages supplémentaires
nécessaires à la mise à niveau d'une carte de messagerie vocale intégrée.
 Dans les sections ci-dessous, pour les systèmes Small Office Edition, changez toutes les références en 711 à 723
et c11 à c23. Le système Small Office Edition n'est pas pris en charge par IP Office 5.0 et donc aucun message
G723 compressé n'est disponible pour IP Office 5.0.
Transfert des fichiers de messages à l'aide d'IP Office Manager pour IP Office 5.0
Cette option est prise en charge pour IP Office 4.2+.
1. Démarrez IP Office Manager.
2. Sélectionnez Fichier | Avancé | Gestion des fichiers intégrée.
3. Utilisez le menu Sélectionnez IP Office pour sélectionner le système IP Office.
4. Sélectionnez Fichier | Télécharger les messages vocaux.
5. Les fichiers de messages sont automatiquement transférés du dossier de l'application Manager vers le dossier de la
carte mémoire de la messagerie vocale intégrée.
Vérification des ensembles de messages
Les fonctions supplémentaires de la messagerie vocale intégrée ajoutées dans la nouvelle version d'IP Office nécessitent
de nouveaux messages. Un ensemble manquant de messages peut être signalé dans System Monitor d'IP Office en
activant les options de suivi Filtres | Système | Erreur. Des messages d'erreur sont générés à intervalles réguliers.
158267586mS ERR: EVM 4p0 upgrade file clips missing
Messages supplémentaires
L'onglet suivant énumère les messages supplémentaires requis par les versions successives du logiciel IP Office depuis IP
Office 3.2.
IP Office 4.0
IP Office 4.2
IP Office 5.0
SVM_24.c11
SVM_26.c11
MNU_11.c11
IVR_25.c11
IVR_26.c11
IVR_27.c11
MNU_4.c11
G0022.c11
G0701.c11
G0702.c11
G0703.c11
G0704.c11
G0705.c11
G0706.c11
G0714.c11
G0715.c11
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
G0716.c11
G0717.c11
G0718.c11
G0719.c11
G0721.c11
G0722.c11
G0724.c11
G0725.c11
G0726.c11
G0727.c11
G0728.c11
G0731.c11
G0733.c11
G0735.c11
G0737.c11
G0738.c11
G0739.c11
Page 20
Installation de la messagerie vocale intégrée: Mise à niveau des messages
Les processus suivants ne sont requis que sur les anciens systèmes si le transfert automatique de fichiers à l'aide d'IP
Office Manager n'est ni disponible ni possible.
Extraire les fichiers de messages
Pour IP Office 5.0, l'installation d'IP Office Manager permet également d'extraire l'ensemble de messages G711 vers un
sous-dossier \LVMAIL de l'application IP Office Manager.
1. Ce processus requiert un dossier temporaire sur le PC dans lequel les fichiers peuvent être copiés. Il nécessite
également une application qui peut ouvrir et extraire le contenu d'un fichier .zip.
2. Vérifiez d’abord que le système IP Office a été mis à niveau avec le niveau du logiciel de base IP Office.
3. Insérez le CD ou le DVD sur lequel la suite IP Office Administration vous a été fournie. Annulez le processus
d’installation automatique s’il démarre.
4. Recherchez le dossier LVMSOUND. Ouvrez soit le dossier G711 Files (IP460 Version 2 et IP500), soit le dossier
G723 Files (Small Office Edition) et copiez le fichier .zip de ce dossier vers un emplacement du disque dur de
votre PC.
5. À l’aide d’une application compatible, ouvrez le fichier .zip et extrayez les fichiers. Vérifiez que vous extrayez les
fichiers en maintenant la structure qui affiche un dossier pour chaque langue prise en charge.
Transfert des fichiers de messages à l'aide d'IP Office Manager
Cette option est prise en charge pour IP Office 4.2+.
7. Sélectionnez Fichier | Avancé | Gestion des fichiers intégrée.
8. Utilisez le menu Sélectionnez IP Office pour sélectionner le système IP Office.
9. Accédez au dossier lvmail situé sur la carte mémoire.
10.Glissez et déplacez les dossiers de fichiers de messages extraits ci-dessus
21
dans le dossier lvmail.
Transférer des fichiers de messages à l’aide de TFTP
1. Extrayez l'ensemble des fichiers de messages dans le dossier temporaire de votre PC, comme décrit ci-dessus.
2. Démarrez IP Office Manager et recevez la configuration d'IP Office.
3. Affichez le formulaire de configuration Système .
4. Cliquez sur l'onglet Système.
5. Dans la zone Adresse IP pour l'envoi des fichiers media, tapez l'adresse IP du PC que vous utilisez pour le
transfert de fichiers.
6. Cliquez sur
pour renvoyer la configuration à l'unité de contrôle et laissez-la redémarrer.
7. Ouvrez une fenêtre d'invite de commande (Démarrer | Exécuter | cmd).
8. Changez le chemin d'accès au fichier en emplacement où vous avez extrait les messages
21
.
 Mise à niveau des messages existants
Exécuter les fichiers de commandes distincts Upgrade4p0_711.bat, Upgrade4p2_771.bat et
Upgrade5p0_711.bat pour transférer uniquement les nouveaux messages depuis IP Office 3.2.
 Transférer tous les messages
Tapez send711 suivi de l'adresse IP LAN1 d'IP Office, par exemple send711 192.168.42.1. Le fichier de
commandes commence à transférer tous les dossiers et fichiers de messages requis. Le processus de transfert
des fichiers de messages peut prendre jusqu'à 40 minutes.
9. Lorsque tous les fichiers ont été transférés, fermer la fenêtre de commande d'invite.
10.Si cette mise à niveau des messages a été effectuée comme faisant partie de la première installation de la
messagerie vocale intégrée, passez à Configuration système 22 pour activer l'utilisation de la messagerie vocale
intégrée par le système IP Office.
11.Redémarrez l'unité de contrôle IP Office en l'éteignant puis en la rallumant.
12.Après le redémarrage d'IP Office, attendez environ 10 minutes pour permettre l'analyse des nouveaux messages
disponibles.
13.L'application IP Office Monitor permet de surveiller cette activité
55
.
14.Testez le fonctionnement de la messagerie vocale intégrée en composant le *17 à partir d'un poste. La
messagerie vocale intégrée doit répondre et commencer à fournir les messages.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 21
2.3 Activation de la messagerie vocale intégrée
La configuration du système pour la messagerie vocale intégrée est commune à tous les systèmes IP Office qui prennent
en charge les cartes mémoire de messagerie vocale intégrée.
Pour configurer IP Office avec la messagerie vocale intégrée :
1. Vous devez redémarrer le système IP Office pour terminer le processus. Ceci permet de terminer l'ensemble des
appels et des opérations en cours pendant une période de 5 minutes.
2. Ouvrez IP Office Manager et recevez la configuration d'IP Office.
Système.
3. Sélectionnez
4. Affichez l'onglet Système.
 L'option Paramètres régionaux doit correspondre à la langue des messages requis de la messagerie vocale
intégrée. Pour plus d'informations, consultez la section Langues prises en charge 13 . Si ce n'est pas correct,
consultez le client en premier lieu. L'option Paramètres régionaux contrôle de nombreux aspects par défaut
d'IP Office et doit donc déjà être configuré pour correspondre aux paramètres régionaux du client.
5. Cliquez sur l'onglet Messagerie vocale.
6. Dans la liste Type de messagerie vocale, sélectionnez Messagerie vocale intégrée.
7. Définissez la Durée maximale d'enregistrement pour les invites et les messages requis par le client. Les
valeurs autorisées sont comprises entre 30 et 180 secondes, avec une valeur par défaut de 110 secondes.
8. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications du système de messagerie vocale.
9. Cliquez sur
pour renvoyer les modifications de la configuration à l'unité de contrôle.
10.Une fois le système IP Office redémarré, depuis un poste sur le système, composez le *17. La messagerie vocale
intégrée doit répondre et commencer à fournir des messages.
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Page 22
Chapitre 3.
Configuration
Embedded Voicemail
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Page 23
3. Configuration
3.1 Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur
La messagerie vocale intégrée crée une boîte vocale pour chaque utilisateur du système IP Office. Les appels sont
acheminés vers la boîte vocale lorsque le poste de l'utilisateur est occupé ou lorsqu'il ne répond pas dans le délai de
réponse alloué. Cela inclut les appels qui sont transférés à un autre poste interne.
La boîte vocale de l'utilisateur peut être configurée à l'aide de la boîte vocale et des codes de fonction du système (voir le
manuel de l'utilisateur de la Messagerie vocale intégrée) ou à l'aide des paramètres de l'utilisateur dans IP Office
Manager.
 Notification de message en attente
Si cette option est prise en charge par le poste de l'utilisateur, ce dernier reçoit une notification de message en
attente à chaque fois que sa boîte vocale contient des nouveaux messages. Le type d'indication de message en
attente dépend du téléphone de l'utilisateur.
 Accès à la boîte vocale
Le code de fonction normal par défaut (*17) peut être utilisé pour accéder à la boîte vocale associée au poste de
l'utilisateur. D'autres méthodes permettent de configurer l'accès à la boîte vocale.
 Pour IP Office 4.2+, la touche MESSAGES sur les téléphones, qui normalement imite le *17, est configurable
et permet d’accéder au mode Visual Voice sur les téléphones qui peuvent prendre en charge Visual Voice 59 .
Pour ce faire, utilisez l'option Le bouton Messages permet d'accéder à Visual Voice (Système |
Messagerie vocale).
 Rappel
La messagerie vocale intégrée peut être configurée pour appeler l'utilisateur à chaque fois que sa boîte vocale
contient un nouveau message. Ce rappel se déclenche à la fin d'un appel sur le poste de l'utilisateur. L'utilisateur
peut également avoir un rappel pour une boîte vocale de groupe de recherche de ligne contenant des nouveaux
messages s'il est configuré pour recevoir une indication de message en attente pour un groupe de recherche de
ligne.
 Messagerie vocale activée/désactivée
Le transfert des appels sur la boîte vocale de l'utilisateur peut être désactivé. Il faut cependant remarquer que
d'autres méthodes permettent de laisser des messages directement dans la boîte vocale de l'utilisateur.
 Code d'accès
Un code d'accès peut être attribué à la boîte vocale. Toute personne accédant à la boîte vocale doit d'abord taper
ce code avant de pouvoir relever les messages. Ce code d'accès peut être modifié par l'utilisateur une fois qu'il a
accédé à sa boîte vocale.
 Réception de la messagerie vocale et Numéros de dérivation
La configuration d'un numéro de réception de messagerie vocale pour un utilisateur permet aux appelants qui
laissent un message sur leur boîte vocale de composer *0 pour être transférés à ce numéro. Si cette fonction est
utilisée, elle doit être annoncée dans le message d'accueil de la boîte vocale. Deux numéros de transfert peuvent
également être entrés. L'utilisateur peut enregistrer un message indiquant que l'appelant peut appuyer sur *2 ou
*3 pour un transfert vers les numéros de téléphone spécifiés.
 Annonces
IP Office 4.0+ permet à la messagerie vocale intégrée de fournir des annonces aux appels en attente de réponses.
Cette fonction est semblable aux annonces fournies pour les groupes de recherche de ligne 35 , avec des
annonces lues aux appelants en attente de réponses. En raison du chevauchement de diverses temporisations,
l'utilisation des annonces utilisateur est déconseillée conjointement avec le renvoi et la messagerie vocale.
 Courrier électronique de messagerie vocale
IP Office 4.2+. Un utilisateur peut recevoir une notification de nouveaux messages à son adresse électronique. La
notification peut être une simple alerte leur indiquant qu’ils ont reçu un nouveau message ou, ils peuvent recevoir
une copie du message vocal, le cas échéant. Consultez la section Intégration du courrier électronique de la
messagerie vocale 27 .
AVERTISSEMENT : Modification des noms d'utilisateur
Les boîtes vocales sont créées en fonction d'un nom unique d'utilisateur dans la configuration IP Office. Si un nom
d'utilisateur est modifié, l'utilisateur est associé à une nouvelle boîte vocale. En cas de modification du nom d'utilisateur,
il faut s'assurer au préalable que tous les messages ont été écoutés et supprimés. Si le nom d'utilisateur est modifié et
que la boîte vocale d'origine n'est pas vide, il faut créer un code de fonction basé sur l'ancien nom d'utilisateur pour
pouvoir accéder à l'ancienne boîte vocale.
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IP Office 5.0
Page 24
Configuration: Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur
Pour changer la configuration de la messagerie vocale d'un utilisateur donné :
indique que le paramètre peut être également défini et verrouillé via les droits de l'utilisateur. Pour plus
Un symbole
d'informations, consultez la documentation sur IP Office Manager.
2. Dans le panneau de navigation, cliquez sur
Utilisateur puis sélectionnez l'utilisateur individuel.
3. Affichez l'onglet Messagerie vocale .
 Code de messagerie vocale : Par défaut = Vierge, Plage = 0 (aucun code) à 15 chiffres.
Un code (1-15 chiffres) permet de valider l'accès à la boîte vocale. Si une tentative d'accès à distance est
effectuée sur une boîte vocale qui n'a pas de code de messagerie défini, alors le message « L'accès à
distance n'est pas configuré sur cette boîte vocale » est diffusé.
 L'utilisateur de la boîte vocale peut modifier le code en composant *04 après y avoir accédé.
 Messagerie vocale activée Par défaut = activé
Lorsque ce paramètre est activé, la boîte vocale est utilisée par le système IP Office pour répondre aux appels n’ayant
pas reçu de réponse ou à ceux lorsque le poste renvoie une tonalité d'occupation. Notez que la sélection du paramètre
« désactivé » ne permet pas de désactiver la boîte vocale de l'utilisateur. Les messages sont toujours transférables
vers la boîte vocale. Vous pouvez encore y accéder pour relever les messages.
 Aide de la messagerie vocale Par défaut = Désactivé
Ce paramètre n'est pas utilisé pour la messagerie vocale intégrée. Vous pouvez consulter l'Aide en composant le *4
après avoir accédé à la boîte vocale.
 Rappel de la messagerie vocale : Par défaut = Désactivé
Si cette option est activée et qu'un nouveau message a été reçu, le serveur de messagerie vocale appelle le
poste de l'utilisateur pour essayer de transmettre ce message à chaque fois que le téléphone est raccroché. La
messagerie vocale ne fait pas sonner le poste plus d'une fois toutes les 30 secondes.
 Lecture du courrier électronique de la messagerie vocale : Par défaut = Désactivé
Ce paramètre n'est pas utilisé pour la messagerie vocale intégrée.
 Services Web UMS : Par défaut = Désactivé, Version du logiciel = 4.2+.
Ce paramètre n'est pas utilisé pour la messagerie vocale intégrée.
 Courrier électronique de la messagerie vocale : Par défaut = Vierge (aucune fonction correspondante)
Ce champ permet de définir l'adresse e-mail de l'utilisateur ou du groupe utilisée pour le fonctionnement du courrier
électronique de la messagerie vocale 27 . Lorsque vous tapez une adresse, les contrôles supplémentaires du courrier
électronique de la messagerie vocale ci-dessous sont sélectionnables.
 Courrier électronique de la messagerie vocale Par défaut = Désactivé
Si une adresse e-mail est entrée pour le groupe ou l'utilisateur, les options suivantes deviennent sélectionnables. Elles
contrôlent le mode de fonctionnement automatique du courrier électronique de la messagerie vocale fourni par le
serveur de messagerie vocale lorsque la boîte vocale reçoit un nouveau message.
 Désactivé
Si ce paramètre est désactivé, aucune des options ci-dessous n'est utilisée pour le fonctionnement automatique du
courrier électronique de la messagerie vocale. Un utilisateur peut également sélectionner ce mode en composant
le *03 depuis son poste.
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IP Office 5.0
Page 25
 Copie
Si ce mode est sélectionné, chaque fois qu'un nouveau message est reçu dans la boîte vocale, une copie du
message est joint à un e-mail et envoyé vers l'adresse électronique. Il n'existe aucune synchronisation entre l'email et les boîtes vocales de la messagerie vocale. Par exemple, la lecture et la suppression de l'e-mail n'affectent
pas le message dans la boîte vocale ou la notification de message en attente fournie pour ce nouveau message.
 Renvoi
Si ce mode est sélectionné, chaque fois qu'un nouveau message est reçu dans la boîte vocale, ce message est
joint à un e-mail et envoyé vers l'adresse électronique. Aucune copie du message n'est conservée dans la boîte
vocale et il n'existe aucune notification de message en attente. Comme avec Copie, il n'existe aucune
synchronisation entre l'e-mail et les boîtes vocales de la messagerie vocale. Un utilisateur peut également
sélectionner ce mode en composant le *01 depuis son poste.
 Alerte
Si ce mode est sélectionné, chaque fois qu'un nouveau message est reçu dans la boîte vocale, un e-mail simple est
envoyé vers l'adresse électronique. Ceci est un e-mail annonçant les détails du message de la messagerie vocale
mais sans copie du message joint. Un utilisateur peut également sélectionner ce mode en composant le *02
depuis son poste.
 Dérivation DTMF
Lorsqu'un appelant est dirigé vers la messagerie vocale pour laisser un message, il peut choisir d'être
transféré vers un poste différent. Le message d'accueil de la boîte vocale enregistré doit indiquer à l'appelant
les options disponibles. Entrez les numéros des postes vers lesquels les appelants peuvent être transférés
dans les champs ci-dessous.
 Pour IP Office 5.0+, les valeurs par défaut du système peuvent être définies pour ces numéros et
sont utilisées sauf si un autre numéro est défini selon ces paramètres utilisateurs. Aussi pour IP
Office 5.0+, ces valeurs peuvent être définies à l'aide des Droits d'utilisateur.
 Réception / Dérivation (DTMF 0)
Le numéro vers lequel un appelant est transféré s'il appuie sur *0 tout en écoutant le message d'accueil de la
boîte vocale plutôt que de laisser un message.
 Dérivation (DTMF 2)
 Dérivation (DTMF 3)
4. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications apportées à la configuration de la messagerie vocale de
l'utilisateur.
5. Modifiez les paramètres de tout autre utilisateur, puis enregistrez et fusionnez les modifications apportées à la
configuration.
Embedded Voicemail
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Page 26
3.1.1 Messagerie vocale
Dans IP Office 4.2+ (à l’exception de Small Office Edition), la messagerie vocale intégrée prend en charge les fonctions
du courrier électronique de la messagerie vocale. Elle utilise les paramètres SMTP des systèmes IP Office pour envoyer
des messages sur le serveur de messagerie du client. Ce serveur transfère ensuite ces messages sur les messageries de
courrier électronique de l’utilisateur.
Une fois ces fonctions activées, l’utilisateur peut choisir de recevoir une alerte par courrier électronique à chaque fois qu’il
reçoit un nouveau message sur sa boîte vocale, ou de transférer le message de la boîte vocale vers sa messagerie
électronique. En outre, quand il écoute un message sur sa boîte vocale, il peut le transférer vers sa messagerie
électronique.
 Avertissement
L’envoi de fichiers .wav à travers un réseau encombre fortement le réseau informatique et les serveurs du réseau.
Un message d'une minute nécessite un fichier .wav de 1 Mo.
1. Veuillez noter que pour que les modifications effectuées sur les paramètres SMTP d’IP Office soient prises en
compte, il faut redémarrer le système.
2. Procurez-vous les informations sur le serveur de messagerie SMTP du client. Il peut s’avérer nécessaire de
configurer un compte utilisateur sur ce serveur pour que ce dernier accepte et relaye les courriers électroniques
provenant d’IP Office.
3. À l'aide d’IP Office Manager, recevez la configuration du système IP Office.
4. Sélectionnez Système puis l’onglet SMTP.
5. Tapez les informations à faire correspondre avec le serveur SMTP du client.
 Adresse IP
L’adresse IP du serveur SMTP du client. S’il ne se trouve pas sur le même sous-réseau que le LAN d’IP
Office, il faut aussi rajouter une route IP.
 Port
Le port d’écoute SMTP du serveur. La valeur par défaut est 25.
 Adresse de courrier électronique d'origine
Adresse qui sera utilisée par IP Office. Certains serveurs ne feront que relayer des messages provenant
d’adresses complètement reconnues ou d’adresses du même domaine.
 Le serveur doit être authentifié
Si le serveur nécessite un compte utilisateur pour recevoir et envoyer des courriers électroniques, saisissez les
informations sur le compte configuré sur ce serveur pour qu’IP Office puisse s’en servir.
6. Pour chaque utilisateur, sélectionnez Utilisateur | Messagerie vocale.
7. Dans le champ Courrier électronique de la messagerie vocale, tapez l'adresse électronique de l'utilisateur.
8. À l’aide de la case d'option, sélectionnez le type d’alerte de courrier électronique de messagerie vocale pour
l’utilisateur.
 Désactivé
N’envoie pas d’alerte pour les nouveaux messages. Les utilisateurs peuvent sélectionner cette option euxmêmes en composant le *03.
 Copie
Envoie une copie de chaque nouveau message reçu à l’adresse électronique de l’utilisateur. Les utilisateurs ne
peuvent pas sélectionner eux-mêmes ce mode.
 Renvoi
Renvoie chaque nouveau message reçu à l’adresse électronique de l’utilisateur et supprime le message de leur
boîte de réception. Les utilisateurs peuvent sélectionner cette option eux-mêmes en composant le *01.
 Alerte
Envoie une alerte par courrier électronique à chaque nouveau message reçu. Les utilisateurs peuvent
sélectionner cette option eux-mêmes en composant le *02.
9. Renvoyez la configuration à IP Office.
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3.1.2 Annonces utilisateur
Les annonces sont affichées aux appelants en attente de réponse. Cela inclut la présentation des appelants aux membres
du groupe de recherche de ligne (c'est à dire les appels en cours de sonnerie et ceux en attente de présentation).
 IP Office 4.0+ prend en charge les annonces avec la messagerie vocale intégrée.
 Si aucun canal de messagerie vocale n'est disponible pour une annonce, l'annonce n'est pas affichée.
 Il est possible de répondre à des appels pendant l'annonce.
 Lorsqu'un appel est rerouté vers le groupe de service de nuit d'un groupe de recherche de ligne ou vers un groupe de
remplacement hors service, ce sont les annonces du nouveau groupe qui seront appliquées.
 Lorsqu'un appel déborde, ce sont les annonces du groupe d'origine qui sont toujours appliquées et non celles du
groupe de débordement.
 Pour que les annonces soit utilisées de manière efficace, le paramètre Délai de réponse de la messagerie vocale du
groupe de recherche de ligne doit être étendu ou le paramètre Messagerie vocale activée désélectionné.
Configuration des annonces
1. Ouvrez IP Office Manager.
2. Sélectionnez l'utilisateur ou le groupe de recherche de ligne pour lequel les annonces sont requises.
3. Affichez l'onglet Annonces.
 Annonces activées : Par défaut = Désactivé.
Ce paramètre permet d'activer ou de désactiver les annonces.
 Attendre avant la première annonce : Par défaut = 10 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes.
Ce paramètre définit le délai après lequel la première annonce doit être présentée à l'appelant. Si l'option
Synchroniser les appels est sélectionnée, le délai d'attente réel peut varier (voir ci-dessous).
 Marquer l'appel comme pris : Par défaut = Désactivé.
Ce paramètre est utilisé par les applications CCC et CBC d'IP Office. Par défaut, un appel n'est pas considéré
comme pris avant qu'une personne n'y ait répondu. Ce paramètre permet à l'appel d'être marqué comme
ayant été répondu une fois que l'appelant a entendu la première annonce. Ce paramètre n'est pas utilisé par
l'application Customer Call Reporter d'IP Office.
 Tonalité après l'annonce : Par défaut = Musique d’attente.
Après la première annonce, il est possible de spécifier si l'appelant entendra une musique d'attente, une
sonnerie ou un silence jusqu'à ce qu'on lui réponde ou qu'il entende une autre annonce.
 2nde annonce : Par défaut = Activé.
Si ce paramètre est sélectionné, une seconde annonce est lue à l'appelant si on ne lui a toujours pas répondu.
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Page 29
 Attendre avant la seconde annonce : Par défaut = 20 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes.
Ce paramètre définit le délai d'attente entre la première et la seconde annonce. Si l'option Synchroniser les
appels est sélectionnée, le délai d'attente réel peut varier (voir ci-dessous).
 Répéter la dernière annonce : Par défaut = Activé.
Lorsque ce paramètre est sélectionné, la dernière annonce lue à l'appelant est répétée tant qu'il n'a pas reçu
de réponse ou qu'il n'a pas raccroché.
 Attente avant répétition : Par défaut = 20 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes.
Si le paramètre Répéter la dernière annonce est sélectionné, ce paramètre définit le délai d'attente entre
chaque lecture répétée de la dernière annonce. Si l'option Synchroniser les appels est sélectionnée, cette
valeur est grisée et définie pour correspondre à la valeur du paramètre Attendre avant la 2nde annonce.
 Synchroniser les appels : Par défaut = Désactivé
Cette option peut être utilisée pour restreindre le nombre de canaux de messagerie vocale requis pour gérer
les annonces.
 Désactivé
Lorsque l'option Synchroniser les appels est désactivée, les annonces sont lues individuellement pour
chaque appel. Cela nécessite un canal de messagerie vocale distinct chaque fois qu'une annonce est lue à
un appelant. Bien que ceci garantisse un suivi précis des paramètres d'attente sélectionnés, les canaux de
la messagerie vocale ne sont pas utilisés efficacement.
 Activé
Lorsque l'option Synchroniser les appels est activée, si une annonce requise est déjà en cours de
lecture à un appelant, les appelants en attente pour cette même annonce attendront qu'elle soit terminée
et redémarrée. En outre, lorsque l'appelant a attendu pendant la durée définie et que la lecture de
l'annonce est démarrée, tout autre appelant en attente pour la même annonce l'entend, même s'il n'a pas
attendu pendant la durée définie. Avec ce paramètre, le nombre maximal de canaux de messagerie
vocale nécessaires pour les annonces 1 et 2 dépend du nombre d'annonces sélectionnées.
4. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
5. Cliquez sur
pour fusionner la configuration et la renvoyer au système IP Office.
Enregistrement des annonces
Il n'existe aucune annonce par défaut sur file d'attente pour les utilisateurs et groupes de recherche de ligne. La durée
maximale des annonces est de 10 minutes.
Sur les nouveaux systèmes IP Office 4.0+, deux codes de fonction par défaut permettent d'enregistrer des annonces. Sur
les systèmes existants et mis à niveau, ces codes de fonction ou de semblables doivent être ajoutés manuellement.
Les codes de fonction par défaut sont les suivants :
 *91N; / N".1" / Enregistrer le message
Utilisé pour enregistrer une annonce 1. Par exemple, afin d'enregistrer l'annonce 1 pour un groupe de recherche
de ligne sur le poste 300, composez *91300# et suivez les instructions pour enregistrer la nouvelle annonce.
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Page 30
Configuration: Configuration de la boîte vocale du groupe de recherche de ligne
3.2 Configuration de la boîte vocale du groupe de recherche de ligne
La messagerie vocale intégrée crée une boîte vocale pour chaque groupe de recherche de ligne du système IP Office. Les
appels sont dirigés sur la boîte vocale uniquement lorsque chaque membre disponible du groupe a été appelé pendant la
durée de sonnerie déterminée pour ce groupe.
La boîte vocale du groupe peut être configurée à l'aide de la boîte vocale (voir le manuel de l'utilisateur de la Messagerie
vocale intégrée) ou à l'aide des paramètres du groupe de recherche de ligne dans IP Office Manager.
 Notification de message en attente
Par défaut, aucun utilisateur ne reçoit d'indication de message en attente pour les messages de groupe de
recherche de ligne. Il faut configurer les utilisateurs individuellement. Pour plus d'informations, consultez la
section Notification de message en attente 32 .
 Accès à la boîte vocale
Par défaut, il n'y a aucun accès à la boîte vocale défini pour les boîtes vocales de groupes de recherche de ligne
pour relever les messages. Les utilisateurs qui reçoivent une indication de message en attente pour le groupe de
recherche de ligne peuvent également y accéder, en fonction de leur type de téléphone et s'ils utilisent Phone
Manager IP Office. Sinon, il faut créer un code de fonction d'accès pour le groupe de recherche de ligne. Pour plus
d'informations, consultez la section Accès à la boîte vocale du groupe de recherche de ligne 33 .
 Rappel
La messagerie vocale intégrée peut être réglée pour rappeler l'utilisateur lorsqu'il y a des nouveaux messages
dans une boîte vocale de groupe de recherche de ligne pour lesquels il reçoit une notification de message en
attente. Ce rappel se déclenche à la fin d'un appel sur le poste de l'utilisateur.
 Messagerie vocale activée/désactivée
Le transfert des appels sur la boîte vocale du groupe peut être désactivé. Il faut cependant remarquer que
d'autres méthodes permettent de laisser des messages directement dans la boîte vocale.
 Code d'accès
Un code d'accès peut être attribué à la boîte vocale. Toute personne accédant à la boîte vocale doit d'abord taper
ce code avant de pouvoir relever les messages. Ce code d'accès peut être modifié par l'utilisateur une fois qu'il a
accédé à la boîte vocale.
AVERTISSEMENT : Modification des noms des groupes de recherche de ligne
Les boîtes vocales sont créées en fonction du nom unique du groupe dans la configuration IP Office. Si le nom d'un
groupe est modifié, le groupe est alors associé à une nouvelle boîte vocale. Si le nom d'un groupe est à modifier, il faut
s'assurer tout d'abord que tous les messages ont été écoutés et supprimés. Si le nom d'un groupe est modifié et que la
boîte vocale d'origine n'est pas vide, il faut créer un code de fonction basé sur l'ancien nom du groupe pour pouvoir
accéder à l'ancienne boîte vocale.
La boîte vocale du groupe peut être configurée à l'aide de la boîte vocale et des codes de fonction du système ou à l'aide
des paramètres du groupe de recherche de ligne dans la configuration IP Office.
Pour configurer une boîte de réception de groupe dans IP Office Manager :
Groupe de recherche de ligne pour afficher la liste des groupes de recherche de ligne
2. Cliquez sur
existants.
3. Double-cliquez sur le groupe de recherche de ligne requis.
4. Cliquez sur l'onglet Messagerie vocale. Celui-ci inclut les paramètres qui sont utilisés par Voicemail Lite et
Voicemail Pro de IP Office. Pour la messagerie vocale intégrée, compléter les informations suivantes :
 Code de messagerie vocale
Ce champ peut être utilisé pour définir un code d'accès à une boîte vocale. Quiconque tente de récupérer les
messages de la boîte vocale doit saisir le code.
 Messagerie vocale activée
Lorsqu'elle est cochée, les appels du numéro du groupe de recherche de ligne sont redirigés vers la
messagerie vocale si tous les membres du groupe sont occupés ou ne répondent pas durant le délai de
réponse alloué de ce groupe.
5. Effectuez toutes les modifications nécessaires pour le groupe de recherche de ligne et cliquez sur OK.
6. Répétez l'opération pour tout autre groupe de recherche de ligne.
7. Utilisez
pour renvoyer les nouvelles modifications enregistrées au système IP Office.
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Page 31
3.2.1 Notification de message en attente
Par défaut, aucune indication de message en attente n'est envoyée aux utilisateurs pour la boîte vocale d'un groupe de
recherche de ligne. Le processus suivant illustre comment activer l'indication de message en attente depuis la boîte
vocale d'un groupe de recherche de ligne pour un utilisateur. La méthode d'indication dépend du type de téléphone de
l'utilisateur et de l'utilisation, ou non, de Phone Manager IP Office.
2. Cliquez sur
Utilisateur pour afficher la liste des utilisateurs existants.
3. Double-cliquez sur l'utilisateur requérant l'indication de message en attente pour le groupe de recherche de ligne.
4. Cliquez sur l'onglet Numéros source.
5. Cliquez sur Ajouter.
6. Dans le champ Numéro source, tapez H suivi du nom du groupe de recherche. Par exemple, pour le groupe de
recherche de ligne Principal, tapez HMain.
7. Cliquez sur OK et répétez cette opération pour tous les autres groupes de recherche de ligne pour lesquels
l'utilisateur doit recevoir une indication de message en attente.
8. Cliquez sur OK et répéter cette opération pour tout autre utilisateur.
9. Utilisez
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Page 32
3.2.2 Accès à la boîte vocale d'un groupe de recherche de ligne
Par défaut, aucun utilisateur n'a accès à la boîte vocale d'un groupe de recherche de ligne à moins qu'un tel accès soit
spécialement configuré. Il est possible d'accéder aux boîtes vocales de groupes de recherche de ligne comme indiqué ciaprès :
Notification de message en attente
Les utilisateurs qui reçoivent une notification de message en attente pour le groupe de recherche de ligne peuvent
également accéder à la boîte vocale du groupe. La méthode d'accès dépend du téléphone et/ou du logiciel qu'ils utilisent.
Pour plus d'informations, consultez la section Notification de message en attente 32 .
 Utilisateurs de téléphones de série Avaya 4400
Les utilisateurs de téléphone à affichage numérique sur les modèles de téléphone avec une touche
MENU y
ont aussi accès une fois qu'ils ont été configurés pour les messages en attente du groupe de recherche de ligne. Le
MENU,
nom du groupe de recherche de ligne s'affiche alors lorsque l'utilisateur appuie sur
Msgs, Voix. Pour plus d'informations, consultez le guide de l'utilisateur de votre téléphone.
MENU,
 Utilisateurs de Phone Manager
Les utilisateurs de Phone Manager voient le nom du groupe de recherche de ligne et le nombre de messages
répertoriés dans l'onglet Messages. Ils peuvent cliquer dessus pour accéder à la boîte vocale du groupe de
recherche de ligne.
 Rappel de la messagerie vocale
Si l'utilisateur a activé le rappel de messagerie vocale, il sera appelé en cas de nouveau message de groupe et en
cas de tout nouveau message personnel. Le rappel pour les messages personnels est prioritaire sur le rappel pour
les nouveaux messages de groupe.
 Visual Voice
Si Visual Voice est disponible, l'utilisateur voit le nom du groupe de recherche de ligne répertorié. Le nombre des
nouveaux appels est indiqué entre parenthèses en regard du nombre du groupe de recherche de ligne.
Accès aux boutons et aux codes de fonction
Un code de fonction peut être créé pour accéder à la boîte vocale du groupe de recherche de ligne, comme indiqué dans
le tableau. Il peut s'agir d'un code de fonction système ou spécifique à l'utilisateur. Pour plus d'informations sur la
configuration des codes de fonction, consulter la section d'aide ou le guide Manager IP Office.
Champ
Contient...
Code
*99
Fonction
Relever la messagerie vocale
Numéro de téléphone
"?Ventes"
ID du groupe de ligne
0
La fonction Relever la messagerie vocale et le nom de la boîte vocale du groupe de recherche de ligne peuvent
également être attribués à une touche programmable de l'utilisateur.
Accès à distance
Les méthodes standard pour l'accès à distance à la boîte vocale s'appliquent aux utilisateurs et aux groupes de recherche
de ligne. Pour plus d'informations, consultez la section Accès à distance à la boîte vocale 36 .
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Page 34
3.2.3 Annonces
Les annonces sont affichées aux appelants en attente de réponse. Cela inclut la présentation des appelants aux membres
du groupe de recherche de ligne (c'est à dire les appels en cours de sonnerie et ceux en attente de présentation).
 IP Office 4.0+ prend en charge les annonces avec la messagerie vocale intégrée.
 Si aucun canal de messagerie vocale n'est disponible pour une annonce, l'annonce n'est pas affichée.
 Il est possible de répondre à des appels pendant l'annonce.
 Lorsqu'un appel est rerouté vers le groupe de service de nuit d'un groupe de recherche de ligne ou vers un groupe de
remplacement hors service, ce sont les annonces du nouveau groupe qui seront appliquées.
 Lorsqu'un appel déborde, ce sont les annonces du groupe d'origine qui sont toujours appliquées et non celles du
groupe de débordement.
 Pour que les annonces soit utilisées de manière efficace, le paramètre Délai de réponse de la messagerie vocale du
groupe de recherche de ligne doit être étendu ou le paramètre Messagerie vocale activée désélectionné.
Configuration des annonces
1. Ouvrez IP Office Manager.
2. Sélectionnez l'utilisateur ou le groupe de recherche de ligne pour lequel les annonces sont requises.
3. Affichez l'onglet Annonces.
 Annonces activées : Par défaut = Désactivé.
Ce paramètre permet d'activer ou de désactiver les annonces.
 Attendre avant la première annonce : Par défaut = 10 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes.
Ce paramètre définit le délai après lequel la première annonce doit être présentée à l'appelant. Si l'option
Synchroniser les appels est sélectionnée, le délai d'attente réel peut varier (voir ci-dessous).
 Marquer l'appel comme pris : Par défaut = Désactivé.
Ce paramètre est utilisé par les applications CCC et CBC d'IP Office. Par défaut, un appel n'est pas considéré
comme pris avant qu'une personne n'y ait répondu. Ce paramètre permet à l'appel d'être marqué comme
ayant été répondu une fois que l'appelant a entendu la première annonce. Ce paramètre n'est pas utilisé par
l'application Customer Call Reporter d'IP Office.
 Tonalité après l'annonce : Par défaut = Musique d’attente.
Après la première annonce, il est possible de spécifier si l'appelant entendra une musique d'attente, une
sonnerie ou un silence jusqu'à ce qu'on lui réponde ou qu'il entende une autre annonce.
 2nde annonce : Par défaut = Activé.
Si ce paramètre est sélectionné, une seconde annonce est lue à l'appelant si on ne lui a toujours pas répondu.
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 Attendre avant la seconde annonce : Par défaut = 20 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes.
Ce paramètre définit le délai d'attente entre la première et la seconde annonce. Si l'option Synchroniser les
appels est sélectionnée, le délai d'attente réel peut varier (voir ci-dessous).
 Répéter la dernière annonce : Par défaut = Activé.
Lorsque ce paramètre est sélectionné, la dernière annonce lue à l'appelant est répétée tant qu'il n'a pas reçu
de réponse ou qu'il n'a pas raccroché.
 Attente avant répétition : Par défaut = 20 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes.
Si le paramètre Répéter la dernière annonce est sélectionné, ce paramètre définit le délai d'attente entre
chaque lecture répétée de la dernière annonce. Si l'option Synchroniser les appels est sélectionnée, cette
valeur est grisée et définie pour correspondre à la valeur du paramètre Attendre avant la 2nde annonce.
 Synchroniser les appels : Par défaut = Désactivé
Cette option peut être utilisée pour restreindre le nombre de canaux de messagerie vocale requis pour gérer
les annonces.
 Désactivé
Lorsque l'option Synchroniser les appels est désactivée, les annonces sont lues individuellement pour
chaque appel. Cela nécessite un canal de messagerie vocale distinct chaque fois qu'une annonce est lue à
un appelant. Bien que ceci garantisse un suivi précis des paramètres d'attente sélectionnés, les canaux de
la messagerie vocale ne sont pas utilisés efficacement.
 Activé
Lorsque l'option Synchroniser les appels est activée, si une annonce requise est déjà en cours de
lecture à un appelant, les appelants en attente pour cette même annonce attendront qu'elle soit terminée
et redémarrée. En outre, lorsque l'appelant a attendu pendant la durée définie et que la lecture de
l'annonce est démarrée, tout autre appelant en attente pour la même annonce l'entend, même s'il n'a pas
attendu pendant la durée définie. Avec ce paramètre, le nombre maximal de canaux de messagerie
vocale nécessaires pour les annonces 1 et 2 dépend du nombre d'annonces sélectionnées.
4. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
5. Cliquez sur
pour fusionner la configuration et la renvoyer au système IP Office.
Enregistrement des annonces
Il n'existe aucune annonce par défaut sur file d'attente pour les utilisateurs et groupes de recherche de ligne. La durée
maximale des annonces est de 10 minutes.
Sur les nouveaux systèmes IP Office 4.0+, deux codes de fonction par défaut permettent d'enregistrer des annonces. Sur
les systèmes existants et mis à niveau, ces codes de fonction ou de semblables doivent être ajoutés manuellement.
Les codes de fonction par défaut sont les suivants :
3.3 Accès à distance à la boîte vocale
Avec cette fonction, vous pouvez accéder à une boîte vocale depuis tout emplacement qui ne correspond pas au numéro
de l'utilisateur ou du groupe de recherche de ligne de la boîte. Y figurent les appels internes et externes.
 L'accès à distance n'est possible que si l'utilisateur ou le groupe de recherche de ligne de la boîte vocale possède
un code de messagerie vocale défini dans la configuration d'IP Office.
Plusieurs méthodes permettent d'accéder à distance à une boîte vocale.
1. Direct à partir d'une route d'appels entrants
Une route d'appels entrants peut être configurée pour permettre l'accès à distance à une boîte vocale. L'option
Messagerie vocale peut être sélectionnée comme la Destination et/ou la Destination du service de nuit
d'une Route d'appels entrants.
2. Utilisation d'un code de fonction
Un code de fonction peut être créé et utilise la fonction Relever la messagerie vocale mais sans nom de boîte
vocale spécifié dans le champ Numéro de téléphone qui déclenche l'accès à distance. Vous en trouverez un
exemple ci-dessous. Ce code de fonction peut être utilisé par les utilisateurs du système, comme destination pour
une route d'appels entrants ou comme destination pour une option de standard automatique.
Champ
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Contient...
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Configuration: Accès à distance à la boîte vocale
Code
*99
Fonction
Relever la messagerie
vocale
?
0
3. Via un standard automatique
Un standard automatique peut être utilisé pour permettre l'accès à distance à une boîte vocale. Un code de
fonction semblable à l'exemple peut être entré comme Destination pour l'une des options principales de Transfert
normal du standard automatique. Pour plus d'informations, consultez la section Utilisation du standard
automatique pour accéder à la messagerie vocale 48 .
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Page 38
Chapitre 4.
Configuration standard
automatique
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4. Configuration standard automatique
Outre les opérations de messagerie vocale de base, vous pouvez créer des standards automatiques à l'aide de la
messagerie vocale intégrée. Pour IP Office 4.1+, un maximum de 40 services de standards automatiques sont pris en
charge (auparavant, seuls 4 l'étaient).
Les systèmes IP406 V2 et IP500 prennent en charge jusqu'à 4 appels simultanés sur les services de messagerie vocale
intégrée. Small Office Edition prend en charge jusqu'à 10 appels simultanés sur la messagerie vocale intégrée, en
fonction des canaux de compression vocale disponibles.
Chaque standard automatique comprend des :
 Actions
Chacune des touches normales de numérotation DTMF ; *, # et 0 à 9, peut être attribuée à une action. Les
appelants peuvent faire une sélection au milieu du message, c'est-à-dire appuyer sur une touche d'action tout en
écoutant les messages d'accueil. Pour IP Office 4.0+, vous pouvez également attribuer une action à la touche Fax.
Si une action de transfert est définie, dès la détection de la tonalité d'une télécopie, le standard automatique dirige
l'appel vers la destination du transfert du fax comme indiqué à l'aide de l'action Transfert en aveugle.
 Transfert en aveugle
Les appelants sont transférés vers la destination sélectionnée. Cette action est utilisée avec la touche Fax pour
que l'appel soit transféré vers le poste spécifié lorsqu'une tonalité de fax est détectée.
 Numéroter par nom IP Office 5.0+
Les appelants peuvent numéroter le nom de l'utilisateur requis. Une liste de noms correspondants est ensuite
affichée pour effectuer une sélection.
 Composer par numéro
Les appelants peuvent composer le numéro de poste requis. Aucun message n'est associé à l'action. Si un
message est requis, il fait partie du message de menu. Il se peut que les résultats soient inattendus si le plan
de numérotation n'est pas de même longueur. Les numéros de postes utilisateurs et de groupes de recherche
doivent être tous de la même longueur.
 Transfert normal
Transfère l'appelant à un numéro spécifié. Il s'agit d'un transfert supervisé, c'est-à-dire que si la ligne est
occupée ou que l'appel reste sans réponse, ce dernier suit les paramètres de l'utilisateur ou du groupe de
recherche de ligne qu'il veut joindre. Si le champ destination est vierge, les appelants peuvent composer le
numéro de poste dont ils ont besoin, même si aucun message n'est affiché.
 Non défini
Aucune action n'est effectuée.
 Réécouter message d’accueil
Permet de répéter le message d'accueil du menu.
 Transfert vers un standard
Permet d'accéder à un standard automatique depuis un autre.
 Messages
Vous pouvez enregistrer des messages d'accueil différents pour le matin, l'après-midi et le soir (en dehors des
heures de bureau). Le message d'accueil utilisé est défini par les profils horaires associés. Le message d'accueil
est suivi du message d'options de menu. Il est utilisé pour informer l'appelant des options du standard
automatique. Pour plus d'informations, consultez la section Enregistrement des messages 44 .
 Lorsqu'il n'existe pas de profils horaires, qu'ils se chevauchent ou qu'ils sont contradictoires, l'ordre de
préférence est donné aux profils horaires attribués au Matin, à l'Après-midi puis au Soir.
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Configuration standard automatique:
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4.1 Création d'un standard automatique
Le processus suivant décrit un exemple de configuration d'un standard automatique pour la messagerie vocale intégrée.
Dans cet exemple, le standard automatique doit donner aux appelants l'option d'appuyer sur 0 pour la réception (groupe
de recherche de ligne 200), sur 1 pour le service commercial (groupe de recherche de ligne 301).
 Pour plus d'informations sur l'acheminement des appels vers le standard automatique, consultez la section
Routage des appels entrants vers un standard automatique 45 .
Pour créer un standard automatique :
1. Démarrez IP Office Manager et chargez la configuration requise.
2. Notez que si vous utilisez un profil horaire dans un standard automatique, ce profil doit être créé avant. Pour plus
d'informations, consultez l'aide d'IP Office Manager.
3. Cliquez sur
Standard automatique. Tous les standards automatiques existants sont répertoriés.
4. Cliquez sur Créer une nouvelle entrée dans le panneau Groupe. Sélectionnez Standard automatique.Dans le
champ Nom, tapez le nom du standard automatique. Il peut contenir 15 caractères maximums.
 Nom : Plage = 12 caractères maximums
Ce champ définit le nom du service de standard automatique. Il est possible d'acheminer les appels externes
vers le standard automatique en saisissant AA:Nom dans le champ de destination d'une Route des appels
entrants.
 Inactivité maximum : Par défaut = 8 secondes ; Plage = 1 à 20 secondes, Version du logiciel = 3.0 et
ultérieur
Ce champ définit le délai d'attente, après lecture des invites, du standard automatique avant l'activation d'une
touche valide. Si ce délai est dépassé, l'appelant est transféré vers le Poste de remplacement défini dans la
Route des appels entrants utilisée pour ses appels, sinon l'appelant est déconnecté.
 Activer l'enregistrement local : Par défaut = Activé, Version du logiciel = 4.0+ (Version de maintenance
Q2 2007).
Lorsque cette option est désactivée, il est impossible d'utiliser des codes de fonction pour enregistrer les
messages de standard automatique. Les codes de fonction peuvent encore être utilisés pour réécouter les
messages d'accueil.
 Ordre de correspondance de la numérotation par nom Par défaut = Prénom/Nom, Version du logiciel =
5.0+.
Détermine l'ordre des noms utilisé pour la fonction Numéroter par nom de la messagerie vocale intégrée. Les
options disponibles sont Le premier puis le dernier ou Le dernier puis le premier.
 Numéro AA : Versions du logiciel = 4.1+.
Ce numéro est attribué par IP Office et ne peut pas être modifié. Il est utilisé conjointement avec les codes de
fonction pour accéder au service de standard automatique ou pour enregistrer les messages d'accueil du
standard automatique.
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Page 42
Configuration standard automatique: Création d'un standard automatique
 Matin/Après-midi/Soir/Options de menu :
Chaque standard automatique peut comprendre trois durées distinctes, définies par des profils horaires
associés. Il est possible d'enregistrer un message d'accueil pour chaque période. Le message d'accueil
approprié est lu aux appelants, suivi du message d'accueil décrivant les options de menu, qui devrait indiquer
les choix disponibles.
 Profil horaire
Il définit chaque période de fonctionnement du standard automatique. En cas de chevauchements ou
d'écarts entre les profils horaires, l'ordre prioritaire est le matin, l'après-midi puis le soir.
 Code de fonction
Ces champs indiquent les codes de fonction du système créés automatiquement pour permettre
d'enregistrer les messages d'accueil du profil horaire et des options de menu.
 Nom de l'enregistrement : Par défaut = Vierge. Plage = Jusqu’à 31 caractères, Version du logiciel =
4.0+ (version de maintenance Q2 2007).
Ce champ s’affiche à côté du code de fonction utilisé pour enregistrer manuellement les messages du
standard automatique. Il sert uniquement si vous utilisez des fichiers .wav pré-enregistrés pour le
message d’accueil au lieu d’enregistrer manuellement des messages avec les codes de fonction indiqués.
Si vous utilisez ce champ, veuillez noter qu’il est sensible à la casse et qu’il utilise le nom intégré à l’entête de fichier du fichier .wav plutôt que le nom de fichier réel. L'utilitaire de conversion des fichiers .wav
au format correct est livré avec Manager et peut être lancé via Fichier | Avancé | Utilitaire d'accueil LVM
50 . Les fichiers doivent être ensuite manuellement transférés vers la carte mémoire de la messagerie
vocale intégrée.
5. Cliquez sur l’onglet Actions. L'option pour appuyer sur 0 pour la réception (groupe de recherche de ligne Principal)
est entrée par :
 Cliquez avec la touche 0. Cliquez sur Modifier.
 Sélectionnez Transfert normal parmi les options disponibles.
 Sélectionnez la destination requise. Dans cet exemple, le groupe
Principal est sélectionné.
 Cliquez sur OK.
6. L'option pour appuyer sur 1 pour le service commercial (groupe de recherche 301) est entrée par :
 Cliquez sur la touche 1. Cliquez sur Modifier.
 Sélectionnez l'action Transfert normal parmi les options disponibles.
 Sélectionnez la destination requise, dans cet exemple, le groupe
Service commercial.
 Cliquez sur OK.
7. Cliquez sur OK pour enregistrer le standard automatique. Les codes de fonction sont automatiquement créés pour le
standard automatique et vous pouvez les consulter dans l'onglet Standard automatique.
8. Cliquez sur
9. Une fois le système relancé, vous pouvez enregistrer les messages pour le standard automatique à l'aide des codes de
fonction créés. Pour plus d'informations, consultez la section Enregistrement des messages 44 .
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Page 43
4.2 Enregistrement des messages
Lors de la création d'un nouveau standard automatique, plusieurs codes de fonction sont automatiquement ajoutés au
tableau des codes de fonction du système. Les codes de fonction permettent l'enregistrement des divers messages de
standard automatique. Le numéro approprié à composer est indiqué pour chaque message d'accueil dans l'onglet
Standard automatique d'IP Office Manager.
La partie numéro de téléphone est au format AA:Nom.x, où Nom est le nom du service de standard automatique, et x
est 1 pour le message d'accueil du matin, 2 pour le message d'accueil de l'après-midi, 3 pour le message d'accueil du
soir et 4 pour les options de menu.
Pour IP Office 4.1+, le numéro est également au format AA:N.x où N est le numéro du standard automatique et x est 1
pour le message d'accueil du matin, 2 pour le message d'accueil de l'après-midi, 3 pour le message d'accueil du soir et 4
pour les options de menu.
Lors de l'utilisation de l'uns de ces codes de fonction, vous entendez les options :
 1 pour entendre le message en cours.
 2 pour enregistrer un nouveau message.
 3 pour enregistrer le nouveau message.
Remarques
 Pour éviter tout abus, ces codes de fonction par défaut peuvent être supprimés ou modifiés. Ils peuvent
également être supprimés de la section codes de fonction du système et être rétablis dans les codes de fonction
utilisateur d'un utilisateur de confiance. En outre, la désactivation de l'option Activation de l'enregistrement
local (version de maintenance IP Office 4.0 mai 2007 et version ultérieure) arrête l'utilisation des codes de
fonction pour enregistrer les messages d'accueil du standard automatique.
 Avec la fonction Numéroter, les codes de fonction peuvent être attribués à une touche programmable. Cela
permet un accès rapide ainsi que l'enregistrement de toutes les invites de commande qui changent fréquemment.
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Page 44
Configuration standard automatique: Enregistrement des messages
4.3 Routage des appels entrants vers un standard automatique
Un standard automatique de messagerie vocale intégrée peut être spécifié comme destination dans le tableau des routes
d'appels entrants d'IP Office. Les appelants internes peuvent accéder au standard automatique grâce à un bouton DSS
programmé ou aux numéros abrégés de Phone Manager.
Pour router les appels entrants vers un standard automatique :
Route d'appels entrants et sélectionnez la route requise.
2. Cliquez sur
3. Affichez l'onglet Standard. Vérifiez que les paramètres correspondent aux appels dont le routage était prévu vers
le standard automatique (pour plus d'informations, consultez la documentation d'IP Office Manager).
4. Cliquez sur l'onglet Destination. Dans le champ Destination, utilisez la liste déroulante pour sélectionner le
standard automatique. Le nom des standards automatiques est affiché avec le préfixe AA:.
5. Dans l'exemple ci-dessus, le Poste de remplacement a également été défini pour acheminer les appels vers un
groupe de recherche de ligne. Ce paramètre est utilisé pour les appelants qui, au standard automatique,
n'appuient pas sur une touche valide pendant la durée d'Inactivité maximum du standard automatique.
6. À l'aide des profils horaires, d'autres ensembles de destinations peuvent être ajoutés pour utiliser le standard
automatique à certaines heures du jour ou pour utiliser des standards automatiques différents à des horaires
divers.
7. Cliquez sur OK.
8. Utilisez
Embedded Voicemail
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Page 45
4.4 Transfert des appels au standard automatique
Les appels sont généralement redirigés vers un standard automatique par une route d'appels entrants IP Office.
Toutefois, il peut s'avérer utile de transférer les appels reçus sur un poste interne au standard automatique.
Vous pouvez transférer les appels à un standard automatique par :
 Utilisation des touches programmées
 Utilisation de Phone Manager
 Utilisation de SoftConsole
47
46
46
.
.
.
 Utilisation des codes de fonction
47
.
Utilisation des touches programmées
Sur les téléphones Avaya dotés de touches programmables, ces touches peuvent être programmées pour accéder aux
services du standard automatique.
Pour créer une touche de standard automatique :
1. Dans la configuration du système IP Office, configurez l'action de l'une des touches programmables utilisateurs
sur Composer.
2. Configurez le numéro de téléphone associé sur AA:Nom où Nom correspondant au nom du standard automatique.
3. Enregistrez cette modification de la configuration et l'envoyer à IP Office.
Lorsque l'utilisateur reçoit un appel qu'il veut transférer au standard automatique, il peut utiliser une touche
programmée.
Pour transférer un appel à l'aide de la touche programmée :
1. Mettez l'appel en attente.
2. Appuyez sur la touche programmée pour le standard automatique.
3. Mettez fin à l'appel à son poste. L'appel en attente est alors transféré en aveugle au standard automatique.
A l'aide de Phone Manager
Pour créer un numéro abrégé pour le standard automatique :
1. Dans l'application Phone Manager de l'utilisateur, cliquez sur l'onglet Numéros abrégés.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le panneau de numéros abrégés et sélectionnez
Nouveau > Membre du
groupe de numéros abrégés. La fenêtre Numéros abrégés s'affiche.
3. Dans le champ Nom, tapez un nom pour le standard automatique.
4. Dans le champ Numéro, tapez AA:Nom où Nom correspond au nom du standard automatique.
5. Cliquez sur OK.
Pour transférer un appel à l'aide du numéro abrégé :
Mettre en attente pour mettre l'appel
1. Lors d'un appel à transférer vers le standard automatique, cliquez sur
en attente.
2. Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés.
3. Cliquez sur le numéro abrégé créé pour le standard automatique.
4. Cliquez sur
Embedded Voicemail
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Effectuer le transfert pour transférer l'appelant en attente.
Page 46
Configuration standard automatique: Transfert des appels au standard automatique
Utilisation de SoftConsole
Pour créer un numéro abrégé pour le standard automatique :
1. Cliquez sur l'onglet Groupe TVO requis.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le panneau de numéros abrégés et sélectionnez Nouveau > Membre du groupe
TVO. La fenêtre Nouveau membre du groupe TVO s'ouvre.
3. Dans le champ Nom, tapez un nom pour le standard automatique.
4. Dans le champ Numéro, tapez AA:Nom où Nom correspond au nom du standard automatique.
5. Cliquez sur OK.
Pour transférer un appel à l'aide du numéro abrégé :
1. Lors d'un appel à transférer vers le standard automatique, cliquez sur
en attente.
Mettre en attente pour mettre l'appel
2. Cliquez sur l'onglet Groupe TVO.
3. Cliquez sur le numéro abrégé créé pour le standard automatique.
4. Cliquez sur
Terminer le transfert pour transférer l'appelant en attente.
À l'aide de codes de fonction
La fonctionnalité code de fonction du Standard automatique permet de se connecter à un standard automatique
particulier. Le champ Numéro de téléphone est au format AA: suivi du nom du service de standard automatique.
Dans l'exemple ci-dessous, en composant *98 l'utilisateur est connecté au standard automatique appelé Exemple.
Champ
Contient...
Code
*98
Fonction
Standard automatique
AA:Exemple
0
Une fois qu'un code de fonction a été créé pour un standard automatique, les appelants peuvent être transférés.
Pour transférer un appelant :
1. Mettez l'appelant en attente.
2. Composez le code de fonction du standard automatique.
3. Raccrochez.
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Page 47
4.5 Utilisation du standard automatique pour accéder à la messagerie
vocale
Il s'agit d'une fonction très utile des standards automatiques car elle permet aux appelants d'accéder à leur propre boîte
de messagerie vocale. Il faut d'abord créer un code de fonction et utiliser ce code de fonction comme une destination du
standard automatique.
Pour créer un code de fonction pour l'accès à distance :
2. Allez dans les paramètres de l'utilisateur ou du groupe de recherche de ligne pour lequel il faut créer un accès à
distance dans l'onglet Messagerie vocale afin de vérifier qu'un Code de messagerie vocale a bien été défini.
L'accès à distance ne fonctionne pas sans ce code.
3. Dans le panneau de l'arborescence de configuration, cliquez sur
fonction système existants sont répertoriés.
Code de fonction. Tous les codes de
4. Cliquez sur Créer une nouvelle entrée dans le panneau Groupe. Sélectionnez Code de fonction.
5. Créez un code de fonction comme dans l'exemple suivant :
Champ
Contient...
Code
*99
Fonction
Relever la messagerie
vocale
?
0
6. Cliquez sur OK pour ajouter le nouveau code de fonction.
7. Créez un standard automatique et sélectionnez la touche que l'appelant doit utiliser. Configurez les touches Action
sur Transfert normal. Tapez le code de fonction dans la destination, dans l'exemple, c'est *99.
8. Cliquez sur OK.
9. Cliquez sur
Les appelants externes du standard automatique qui sélectionnent la bonne option sont invités à taper le numéro de leur
boîte vocale puis le code d'accès de la boîte vocale. S'ils sont corrects, ils peuvent relever leurs messages.
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Page 48
Configuration standard automatique: Utilisation du standard automatique pour accéder à la messagerie vocale
Embedded Voicemail
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Page 49
4.6 Utilisation des fichiers d'annonce nommés
IP Office 4.1+ permet aux fichiers pré-enregistrés d'être convertis et utilisés comme messages d'accueil de standard
automatique. Cette méthode permet l'enregistrement des messages d'accueil avec des méthodes autres que les codes de
fonction de téléphones IP Office. Elle permet également le partage du même message d'accueil entre plusieurs standards
automatiques.
 Éviter le réengistrement de fichiers téléchargés
Une fois téléchargés dans IP Office, les fichiers convertis peuvent toujours être réenregistrés à l'aide de codes de
fonction par défaut pour l'enregistrement des messages d'accueil du standard automatique. Pour éviter ceci,
désélectionnez l'option Activer l'enregistrement local du standard automatique.
A. Conversion des enregistrements
Cette procédure permet de convertir l'enregistrement des fichiers source WAV au format requis par la messagerie vocale
intégrée d'IP Office.
1. L'enregistrement d'origine doit être au format de fichier WAV suivant. S'il est dans un format différent,
convertissez le fichier avec un outil tel que Magnétophone Windows.
 PCM/Non compressé.
 8000 KHz, 16 bits, Mono.
3. Sélectionnez Fichier | Avancé | Utilitaire d'accueil LVM.
4. Cliquez sur le bouton ... pour le fichier d'entrée et sélectionnez le fichier WAV.
5. Cliquez sur le bouton ... pour le fichier de sortie et sélectionnez l'emplacement dans lequel vous voulez
enregistrer le fichier converti.
6. Sélectionnez le type de fichier requis. Pour les systèmes Small Office Edition, ceci doit être Fichiers G723 (*.
c23). Pour les autres systèmes IP Office, utilisez Fichiers G711 (*.c11).
 Tapez un nom pour le fichier (maximum de 8 caractères sans espace) et terminez le nom de fichier avec .c23
ou .c11 pour faire correspondre le type de fichier sélectionné.
 Tapez un nom pour l'enregistrement dans le champ Nom de l'enregistrement. Ceci est le nom qui sera
entré dans la configuration d'IP Office pour utiliser l'enregistrement. Notez que le champ respecte la casse.
7. Vérifiez que le format correspond à celui sélectionné pour les paramètres Fichier de sortie choisis ci-dessus.
8. Cliquez sur OK.
Embedded Voicemail
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Page 50
Configuration standard automatique: Utilisation des fichiers d'annonce nommés
B. Modification d'un standard automatique pour utiliser des enregistrements nommés
2. Sélectionnez le formulaire
Standard automatique et sélectionnez ou créez le standard automatique requis.
Nom de l'enregistrement, tapez le nom de l'enregistrement à utiliser. Ceci est le nom de
l'enregistrement entré lors de la conversion des fichiers, pas le nom de fichier réel. Il respecte la casse.
3. Dans le champ
4. Si seuls les fichiers de message d'accueil convertis doivent être utilisés avec le standard automatique, il est
recommandé de désactiver l'option Activer l'enregistrement local pour empêcher tout utilisateur du système de
réenregistrer le fichier.
5. Renvoyez la configuration à IP Office.
C. Transfert de l'enregistrement vers la carte mémoire de la messagerie vocale intégrée
Cette procédure utilise TFTP pour transférer le fichier converti vers la carte mémoire de la messagerie vocale intégrée.
Elle requiert d'abord la configuration d'IP Office avec l'adresse IP du PC d'où elle doit accepter les transferts de fichiers
TFTP.
 La procédure ci-dessous utilise la ligne de commande TFTP pour transférer des fichiers. IP Office 4.2+ permet de
transférer des fichiers à l’aide d’IP Office Manager pour afficher le contenu de la carte mémoire de la messagerie
vocale intégrée. Sélectionnez Fichier | Avancé | Gestion de fichiers intégrée puis glissez et déplacez
directement les fichiers dans le dossier lvmail\AAG. Vous ne pouvez pas utiliser cette méthode pour écraser un
fichier existant.
1. Déterminez l'adresse IP du PC d'où vous voulez transférer les fichiers.
3. Sélectionnez le formulaire de configuration
Système.
4. Sélectionnez l'onglet Système.
5. Dans le champ Adresse IP pour l'envoi des fichiers media, tapez l'adresse IP du PC d'où vous voulez autoriser
l'envoi des fichiers vers la carte mémoire.
6. Cliquez sur
pour renvoyer la configuration à l'unité de contrôle.
7. Ouvrez une fenêtre de commande dans Windows (sélectionnez Démarrer | Exécuter et tapez cmd).
8. Dans la fenêtre de commande, vous pouvez utiliser TFTP pour télécharger des fichiers sur la carte mémoire.
 La commande est tftp -i <Adresse IP d'IP Office> put <fichier source> a:\lvmail\<nom de fichier>
 Par exemple, pour transférer le fichier c:\greeting01.c11 vers un système IP Office avec une adresse IP LAN1
IP 192.168.42.1, la commande est tftp -i 192.168.42.1 put c:\greeting01.c11 a:\lvmail\AAG
\greeting01.c11
 a:\lvmail\AAG est le dossier de destination sur la carte mémoire de la messagerie vocale intégrée utilisée
pour les messages d'accueil du standard automatique.
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Page 51
4.7 Numéroter par nom
IP Office 5.0 permet que l'option Numéroter par nom soit sélectionnée comme option de standard automatique. Il est
demandé aux appelants sélectionnant cette option de numéroter le nom requis puis d'appuyer sur #. Les messages du
nom d'enregistrement pour les utilisateurs correspondants permettent ensuite d'effectuer la sélection.
L'ordre des noms utilisé pour configurer sur Prénom/Nom ou Nom/Prénom par le paramètre Numéroter par ordre de
correspondance du nom 42 dans Paramètres du standard automatique.
Le nom utilisé pour la correspondance est extrait de la configuration de l'utilisateur dans la configuration d'IP Office. Le
Nom complet est utilisé s'il est défini. Sinon, le Nom est utilisé.
Les utilisateurs sont exclus de Numéroter par nom s'ils :
 Sont marqués comme Exclusion du répertoire (Utilisateur | Utilisateur) dans la configuration d'IP Office.
 Ne possèdent pas un message de nom de boîte de réception enregistré.
 Ils peuvent enregistrer leur propre nom en composant *05 après avoir accédé à leur boîte vocale.
 Cette fonction suppose qu'un clavier ITU standard est utilisé.
 L'action demande à l'appelant de composer le nom requis, puis d'appuyer sur #. Par exemple, la composition de
527 correspond aux noms commençant par JAS (par exemple «Jason») et KAR (par exemple «Karl»). L'appelant
peut également quitter l'action sans faire de sélection en composant *#.
 Si aucun nom correspondant n'est trouvé, l'appelant a la possibilité de réessayer.
 Si 10 noms correspondants, ou moins, sont trouvés, les messages d’accueil des boîtes vocales correspondants
sont diffusés comme faisant partie d’une liste de sélection, par exemple, « Appuyer sur 1 pour …, appuyer sur
2 pour …, … ».
 Si plus de 10 noms correspondants sont trouvés, il est demandé à l’appelant d’appuyer sur # pour écouter les
10 premiers noms, ou de composer un nombre plus élevé de caractères afin de réduire le nombre de noms
correspondants. Si l'appelant décide d'écouter la totalité de la liste, il aura la possibilité, tous les 10 noms, de
faire son choix ou de poursuivre l'écoute des noms.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 52
Chapitre 5.
Divers
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 53
5. Divers
5.1 Retrait de la carte mémoire
Vous ne devez jamais retirer la carte mémoire du système au cours d'une utilisation normale d'IP Office. Cela risque
d'entraîner la corruption des fichiers en cours d'utilisation.
Sauf si vous utilisez un code de fonction d'arrêt, vous devez arrêter l'unité de contrôle IP Office avant tout retrait de la
carte mémoire. Il en est de même pour l'insertion de la carte.
Code de fonction d'arrêt
IP Office 4.0+ permet l'ajout d'un code de fonction pour arrêter le fonctionnement de la messagerie vocale intégrée. Ce
qui permet ensuite le retrait de la carte mémoire sans arrêt du système IP Office. Mais, la carte doit uniquement être
réinsérée lorsque l'unité de contrôle IP Office est arrêtée.
Le code de fonction comprend les effets suivants :
1. Déconnectez immédiatement tous les utilisateurs actifs de la messagerie vocale intégrée. Aucun arrêt « poli »
possible
2. Marque la messagerie vocale intégrée comme étant inactive pour qu'elle ne reçoive pas de nouveaux appels.
3. Arrête le système de fichiers pour que les données d'appels soient correctement écrites sur la carte Compact
Flash.
4. Éteignez le voyant C/F sur l'unité de contrôle IP406 V2 ou IP 500 lorsque le retrait de la carte mémoire est sans
risque.
Une fois la messagerie vocale intégrée arrêtée, elle est redémarrée par réinsertion de la carte mémoire.
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Page 54
Divers: Retrait de la carte mémoire
5.2 Monitoring
L'application Monitor IP Office peut être utilisée pour surveiller le fonctionnement de la messagerie vocale intégrée.
1. Dans le menu Démarrer, sélectionner Programmes > IP Office.
2. Sélectionnez
Monitor.
3. Dans le menu Fichier, cliquez sur Sélectionner l'unité. La fenêtre Sélectionner le système à surveiller s'ouvre.
4. Tapez l'Adresse IP de l'unité de contrôle et le mot de passe. Selon la configuration du système IP Office, le mot
de passe requis est soit le mot de passe du système, soit un mot de passe distinct pour le contrôleur, s'il a été
défini.
5. Vérifiez que le Type de l'unité de contrôle est configuré sur IP Office.
6. Cliquez sur OK.
7. L'application Monitor tente de se connecter à l'unité de contrôle. Si elle y parvient, un message similaire au suivant
s'affiche.
********** SysMonitor v6.0 (11031) **********
********** contact made with 192.168.42.119 at 10:08:25 15/11/2006 **********
********** System (192.168.42.119) has been up and running for 1day, 19hrs, 3mins and 7secs(154987775mS) ***
154987776mS PRN: Monitor Started IP=192.168.42.130 IP 500 4.0(11031) IP500_40
(IP Office: Supports Unicode, System Locale is eng)
154987776mS PRN: LAW=A PRI=0, BRI=4, ALOG=4, ADSL=0 VCOMP=32, MDM=0, WAN=0, MODU=0 LANM=0 CkSRC=1 VMAIL=1(V
154987778mS LIST2: IFACE(4) "LAN1","LAN2","DialIn","RemoteManager"
A:\lvmail\ENG\*.*
155088356mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Scanning A:\lvmail\ITA\*.*
155088456mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Finished Scanning A:\lvmail\ITA\*.*
155088462mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: Finished Scanning A:\lvmail\*.*
155088462mS PRN: LVM Flash A: NextFlashItemScan: END-OF-LIST found
155088462mS PRN: LVM FlashMan: FiveMinuteActions: called
2006/11/15 10:10:02
155088520mS PRN: LVM FlashMan: FiveMinuteActions: Free: 955.9 MBytes ( 92% )
155088520mS PRN:
33 Hours 11 Minutes Approx. Remaining
155088520mS PRN:
FMML Size: 27
8. Dans le menu Filtres sélectionnez Options de suivi. La fenêtre Tous les paramètres s'affiche.
9. Les événements suivants de la messagerie vocale intégrée peuvent être sélectionnés pour être intégrés dans le
suivi de Monitor :
10.Dans l'onglet Appel, sélectionnez les options à surveiller dans la section Messagerie vocale intégrée.
11.Dans l'onglet Système, sélectionnez Imprimer.
12.La sélection de la Couleur de suivi de l'onglet Système s'applique aux événements de la messagerie vocale
intégrée.
13.Cliquez sur OK.
14.Les événements de la messagerie vocale intégrée apparaissent maintenant dans le suivi de Monitor, lorsqu'il est
exécuté. Ces événements sont tous précédés du préfixe LV.
Entretien de la messagerie vocale intégrée
La messagerie vocale intégrée effectue l'entretien environ toutes les 5 minutes, selon l'activité du système. Vous pouvez
voir ceci dans IP Office System Monitor en activant l'option de suivi Filtres | Appel | Entretien (Messagerie vocale
intégrée).
Les détails comprennent la capacité de message restante approximative de la carte mémoire.
156165753mS
156165796mS
156165796mS
156165796mS
LVM(housekeeping): FlashMan:
LVM(housekeeping): FlashMan:
LVM(housekeeping):
LVM(housekeeping):
FiveMinuteActions: called
2009/01/29 06:52:55
FiveMinuteActions: Free: 426.4 MBytes ( 81% )
14 Hours 48 Minutes Approx. Remaining
FMML Size: 35
Vérification des ensembles de messages
Les fonctions supplémentaires de la messagerie vocale intégrée ajoutées dans la nouvelle version d'IP Office nécessitent
de nouveaux messages. Un ensemble manquant de messages peut être signalé dans System Monitor d'IP Office en
activant les options de suivi Filtres | Système | Erreur. Des messages d'erreur sont générés à intervalles réguliers.
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Embedded Voicemail
IP Office 5.0
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Divers: Surveillance de la messagerie vocale intégrée
5.3 Surveillance de la messagerie vocale intégrée
Les mêmes fonctions utilisées pour les codes de fonction de la messagerie vocale intégrée peuvent être attribuées à des
touches du téléphone.
2. Cliquez sur
3. Cliquez sur l'utilisateur souhaité.
4. Cliquez sur l'onglet
Programmation des boutons.
5. Cliquez sur la ligne de la touche à modifier. Cliquez sur Modifier. Les champs Modifier le bouton sont affichés au
bas du formulaire.
6. Cliquez sur
au bas du champ Action. La fenêtre Programmation des boutons s'affiche.
7. Sélectionnez Avancé > Messagerie vocale pour afficher la liste des fonctions de la messagerie vocale.
8. Sélectionnez la fonction souhaitée :
 Relever la messagerie vocale
Permet d'accéder à une boîte vocale pour relever ou laisser des messages. La boîte vocale et l'action sont
déterminées par le numéro de téléphone associé. Elles sont au format "?Nom" pour relever les messages et
"#Nom" pour laisser un message. La partie Nom doit correspondre au nom de l'utilisateur ou du groupe de
recherche de ligne défini dans la configuration d'IP Office. Sur les téléphones appropriés, la touche DSS
affiche VMCol suivi du nom.
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 Messagerie vocale activée
Cette fonction active/désactive le transfert des appels sur la boîte vocale de l'utilisateur ou du groupe.
Lorsqu'elle est programmée sur une touche DSS, l'action est activée/désactivée. Il n'est donc pas nécessaire
d'avoir une touche Messagerie vocale désactivée distincte. Sur les téléphones appropriés, la touche DSS
affiche VMOn.
 Rappel de messagerie vocale activé
Cette fonction active/désactive la notification de rappel pour tout nouveau message. Lorsqu'elle est
programmée sur une touche DSS, l'action est activée/désactivée. Il n'est donc pas nécessaire d'avoir une
touche Rappel de messagerie vocale désactivé distincte. Sur les téléphones appropriés, la touche DSS affiche
VMRB+.
9. Répétez ce processus pour toutes les touches requises.
10.Cliquez sur OK.
11.Le cas échéant, répétez l'opération pour d'autres utilisateurs.
12.Utilisez
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 58
Divers: Surveillance de la messagerie vocale intégrée
5.4 Visual Voice
Un utilisateur peut accéder à sa boîte vocale au moyen d'un menu d'affichage. Ce menu comporte différentes options qui
leur permet d'écouter des messages, d'en envoyer, de modifier leurs messages d'accueils et leur mot passe.
 Remarque
La fonction Visual Voice n'est pas disponible sur tous les téléphones. Il faut un téléphone Avaya avec un écran
multilignes (plus de deux).
 Touche MESSAGES
Pour IP Office 4.2+, vous pouvez configurer la touche MESSAGES sur les téléphones pour activer Visual Voice
plutôt que d'accéder aux messages vocaux. Dans IP Office Manager, sélectionnez Système | Messagerie vocale
| Le bouton Messages permet d'accéder à Visual Voice.
Pour fournir un bouton Visual Voice
2. Cliquez sur
3. Cliquez sur l'utilisateur souhaité.
4. Cliquez sur l'onglet Programmation des boutons.
5. Cliquez sur la ligne de la touche que vous souhaitez modifier.
6. Cliquez avec le bouton droit dans le champ Action .
7. Sélectionnez Émulation > Visual Voice.
8. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres relatives à la touche pour l'utilisateur sélectionné.
9. Le cas échéant, répétez l'opération pour d'autres utilisateurs.
10.Utilisez
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Page 59
5.5 Chargement d'autres fichiers sur la carte mémoire
La carte mémoire Compact Flash utilisée avec les systèmes Small Office Edition et IP406 Version 2 et IP 500 peut être
utilisée pour stocker des fichiers autres que ceux utilisés pour la messagerie vocale intégrée. Il peut s'agir par exemple
d'un fichier holdmusic.wav.
 Les cartes mémoire Compact Flash non fournies par Avaya peuvent également être utilisées pour ce type de
stockage des fichiers. Cependant, elles ne peuvent pas être utilisées pour la messagerie vocale intégrée.
 Lorsqu'une carte mémoire fournie par Avaya est utilisée, tout fichier stocké de cette façon réduit la capacité de
stockage des messages de la carte mémoire Compact Flash.
Pour configurer le fichier source
2. Affichez le formulaire de configuration Système .
3. Cliquez sur l'onglet Système.
4. Dans la zone Adresse IP pour l'envoi des fichiers media, tapez l'adresse IP du PC depuis lequel l'envoi des
fichiers vers la carte mémoire est permis.
5. Utilisez
pour renvoyer la configuration à l'unité de contrôle et laissez-la redémarrer.
6. Ouvrir une fenêtre de commande sous Windows.
7. Dans la fenêtre de commande, vous pouvez utiliser TFTP pour charger des fichiers sur la carte mémoire.
 Par exemple : c:\tftp -i 192.168.42.1 put c:\holdmusic.wav
Cette commande permet d'envoyer le fichier c:\holdmusic.wav vers l'adresse IP du LAN1 de l'unité de contrôle
IP Office. Dans l'exemple indiqué, il s'agit de l'adresse suivante : 192.168.42.1. Pour plus d'informations sur
la commande TFTP, tapez TFTP.
 Si vous devez spécifier une destination, la carte mémoire est traitée comme un lecteur d'IP Officea:.
8. À l'aide de Manager IP Office, recevoir la configuration du système IP Office.
9. Dans l'onglet Système du formulaire Système, configurez l'Adresse IP du serveur TFTP sur l'adresse IP LAN1
de l'unité de contrôle.
pour renvoyer la configuration au système IP Office et laissez-le redémarrer. Le système IP Office va
10.Utilisez
maintenant rechercher dans la carte mémoire tout fichier dont il a besoin suite à une réinitialisation.
11.Si à l'avenir une mise à niveau ou un transfert de fichier du PC Manager IP Office est nécessaire, il faut tout
d'abord modifier l'adresse IP du serveur TFTP pour revenir à l'adresse IP du PC qui exécute Manager IP Office.
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Divers: Chargement d'autres fichiers sur la carte mémoire
5.6 Codes de fonction
La messagerie vocale intégrée prend en charge un certain nombre de fonctions des codes de fonction d'IP Office.
Codes de fonction par défaut
Les codes de fonction système par défaut suivants peuvent être utilisés avec la messagerie vocale intégrée.
 Relever les messages : *17
Peut être utilisé par les utilisateurs pour accéder à la boîte vocale associée à leur poste.
 Messagerie vocale activée/désactivée : *18/*19
Active/désactive le transfert des appelants sur la boîte vocale de l'utilisateur.
 Rappel de la messagerie vocale activé/désactivé : *48/*49
Active/désactive le rappel de l'utilisateur pour tout nouveau message.
 Enregistrer un message :
La fonction Enregistrer un message permet d'enregistrer des annonces utilisées lorsque des appelants vers un
groupe de recherche de ligne sont mis en file d'attente. Pour plus d'informations, consultez la section Configuration
des annonces de file d'attente 35 .
 *91N; - Pour enregistrer une annonce 1 pour le groupe de recherche de ligne.
 *92N; - Pour enregistrer une annonce 2 pour le groupe de recherche de ligne.
Fonctions des codes de fonction
Des codes de fonction supplémentaires peuvent être ajoutés à la demande, grâce aux fonctions correspondantes
répertoriées ci-après. Pour plus d'informations sur les codes de fonction, consultez la documentation sur IP Office
Manager.
 Relever la messagerie vocale
Cette fonction de code de fonction permet de créer des codes de fonction et relever ou laisser des messages.
L'action exacte est définie par l'utilisation de ? ou de # dans le numéro de téléphone. Par exemple "?Principal"
indique le relevé des messages de la boîte vocale Principale. "#Principal" indique que les utilisateurs veulent
laisser un message dans la boîte vocale Principale. Remarque : Les guillemets " " sont obligatoires et le nom doit
correspondre à l'utilisateur ou au groupe de recherche de ligne pour accéder à sa boîte vocale. Par exemple :
Champ
Contient...
Code
*99
Fonction
Relever la messagerie vocale
"?Principale"
0
 En utilisant simplement un ? dans le numéro de téléphone, sans les guillemets et le nom de la boîte vocale,
cela permet un accès à distance. L'utilisateur est invité à saisir le numéro de la boîte vocale, puis le code
d'accès de celle-ci, s'il a été défini.
 Messagerie vocale activée/Messagerie vocale désactivée
Ces deux fonctions activent/désactivent le transfert des appels sur la boîte vocale de l'utilisateur ou du groupe.
Aucun numéro de téléphone n'est requis pour ces deux fonctions.
 Rappel de messagerie vocale activé/désactivé
Ces deux fonctions permettent d'activer/désactiver la notification de rappel pour tout nouveau message. Aucun
numéro de téléphone n'est requis pour ces deux fonctions.
 Standard automatique
Cette fonction est utilisée pour enregistrer les invites de commande et les messages d'accueil du standard
automatique. Ces codes de fonction sont généralement créés automatiquement. Ils peuvent cependant être
supprimés et réattribués, le cas échéant. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Création d'un
standard automatique 42 .
 Enregistrer un message
Permet l'enregistrement de messages d'annonce pour les utilisateurs et les groupes de recherche de ligne.
 Arrêter la messagerie vocale intégrée 54
Pris en charge pour IP Office 4.0+. Permet de retirer la carte mémoire sans arrêter l'unité de contrôle IP Office.
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 61
Index
Index
A
Accès à distance 36
Accès à la boîte vocale 24
Accès à la boîte vocale d'un groupe de recherche de ligne
33
Accès interne#Touches DSS 46
Annonces 24
Appels entrants
Routage 45
Astuces pour le standard automatique 48
Routage
Appels entrants
45
S
Standard automatique 45
Surveillance
Messagerie vocale intégrée
55
U
Utilisation des fichiers d'annonce nommés 50
V
Visual Voice 59
C
Carte mémoire 60
Chargement
D'autres fichiers sur 60
Code d’accès 24
Codes de fonction 61
Configuration
files d'attente 35
IP Office 22
Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur 24
Courrier électronique de la messagerie vocale 24
D
D'autres fichiers sur
Chargement 60
E
Enregistrement
Messages 44
Exemple de configuration du standard automatique 42
F
Files d'attente
configuration 35
Fonctions de la boîte vocale de la messagerie intégrée 12
I
Installation de IP406 Version 2 18
Installation de la messagerie vocale intégrée de Small
Office 19
Installation d'IP 500 17
IP Office
Configuration 22
L
Langues prises en charge 13
M
Messagerie vocale intégrée 22
Présentation 7
Surveillance 55
Messages
Enregistrement 44
Mise à niveau 20
Mise à niveau
Messages 20
N
Notification de message en attente 24, 32
Nouveautés 9
Numéros de dérivation 24
P
Présentation
Messagerie vocale intégrée 7
Programmation des touches DSS 57
R
Rappel 24
Réception de la messagerie vocale 24
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 63
Embedded Voicemail
IP Office 5.0
Page 65
Les chiffres et les données de performances cités dans ce document correspondent à des mesures
habituelles ; leur application à une commande ou à un contrat particulier doit au préalable faire l’objet
d’une confirmation écrite expresse de la part d’Avaya. La société se réserve le droit de modifier ou de
rectifier à sa convenance le contenu de ce guide. La publication des informations de ce document
n’implique pas de dérogation en matière de protection des brevets ou d’autres droits de propriété
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