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ORGANISATION DES VOYAGES SCOLAIRES
Un voyage implique au minimum une nuitée (maximum 10 demi-journées sur temps scolaire).
Il s’inscrit dans le cadre d’un projet pédagogique précis.
Il peut se dérouler sur temps scolaire et sur temps de congé avec un maximum de huit jours pris sur le temps
scolaire.
Le voyage est autorisé par le proviseur mais son volet financier doit être soumis au vote du C.A. dont la
délibération ne devient exécutoire que 15 jours après le retour du dernier accusé réception des autorités de
contrôle soit environ 3 semaines après le vote, ce délai est de 30 jours pour le budget. Cette délibération en
devenant exécutoire s’impose à tous, y compris à l’agent comptable qui ne peut percevoir des
montants différents, sauf si la délibération le prévoit. Par exemple si un élève bénéficie de la gratuité des
transports (ou d’un pourcentage de réduction), la délibération peut prévoir une participation financière réduite
tenant compte du montant de la réduction.
Dans le cadre de la nouvelle réglementation budgétaire et des contrôles sur le financement de la part
accompagnateur par les autorités légales hiérarchiques, tous les voyages pour l’année civile N+1 seront
présentés au Conseil d’administration de novembre de l’année N. La part financière des accompagnateurs doit
être prise en charge par le budget de l’établissement et est de ce fait inscrite au budget.
La répartition budgétaire tient compte des subventions AVL, ou autres connues. Il faut donc s’assurer
longtemps à l’avance des diverses subventions, aides, dons…
Nota Bene : Pour des raisons de délais, les voyages ayant lieu entre janvier et mars de l’année N+1 pourront
être présentés au CA de septembre de l’année N. Les coûts financiers seront impactés sur le budget et ne
pourront plus être modifiés.
La répartition des crédits alloués aux voyages ne peut se faire qu’au moment de l’élaboration du
budget.
Il est impératif de remettre au secrétariat de direction le dossier complet 15 jours avant le Conseil
d’Administration pour permettre son instruction.
PRINCIPES PEDAGOGIQUES
Durant le voyage les cours continuent.
L’organisation et la progression des cours sont maintenus durant le temps d’absence des élèves.
L’élève s’engage à rattraper de façon autonome tous les cours auxquels il n’a pas assisté pendant son
absence.
Un élève ne peut participer qu’à un seul voyage par année scolaire en principe.
Le voyage d’étude ABI-BAC inscrit dans le cursus de l’élève est prioritaire.
QUELQUES REGLES D’ORGANISATION
Avant toute information ou sondage en direction des élèves, un premier contact doit être pris avec le proviseur.
Il sera discuté du contenu pédagogique, des objectifs, de la faisabilité et des dates possibles.
Le professeur organisateur renseigne la « Demande d’organisation de voyage scolaire ». Il la remet ensuite au
secrétariat de direction qui transmet le formulaire après accord du Proviseur au Gestionnaire, pour
présentation au CA.
Le nombre d’élèves prévus pour un voyage devra être respecté ; la variable d’ajustement ne pourra pas
excéder de 4 élèves en moins afin de respecter l’équilibre budgétaire. De même que le nombre d’élèves
indiqués ne pourra pas être dépassé, les crédits ouverts correspondent au nombre de personnes déclarées.
Après accord du Conseil d’Administration (respect des délais d’accord des autorités de contrôle) :
Le professeur organisateur duplique et diffuse les annexes aux familles et veille à ce qu’elles les retournent
dûment complétées.
Deux semaines avant le départ :
Le professeur devra se rendre au secrétariat de Direction pour y chercher les consignes de voyage ainsi que
les ordres de mission pour les accompagnateurs et lui-même.
Il remettra à la vie scolaire et au secrétariat de Direction la liste des participants : Nom-Prénom-Classe. Il
préviendra par ailleurs ses collègues de l’absence des élèves concernés.
INFORMATIONS SUR LA PARTIE FINANCIERE DU VOYAGE
Un voyage payant est facultatif.
Le budget du voyage est inscrit au budget du lycée.
Le professeur organisateur ne peut ramasser des chèques que lorsque la délibération du CA autorisant le
recouvrement de cette participation aura été rendue exécutoire soit environ trois semaines après accord du
C.A (4 semaines pour le budget), Il demande également un RIB aux familles, pour procéder au
remboursement des éventuels trop-perçus.
Un seul enseignant se charge de l’aspect financier et est l’interlocuteur unique du gestionnaire quelque
soit la composition du groupe d’élèves participants
Les chèques sont enregistrés sur un bordereau unique comportant le nom, la classe de l’élève, le nom des
parents si différent ainsi que le montant du chèque. L’ensemble sera remis à l’intendance.
Le paiement peut être fractionné en 2 acomptes maximum selon la même procédure.
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La totalité de la somme doit avoir été encaissée avant le 1 paiement (acompte transport, mije, etc…).
Il faut fournir trois devis de différents prestataires de services, agence de voyage.
Gestion des éventuels trop-perçus : ils sont reversés aux familles qui auront fourni un RIB. La remise des RIB
se fait selon la même procédure que les chèques. L’enseignant indiquera le nom de l’élève si différent des
parents et remettra la liste avec les RIB en une seule fois.
Aucun remboursement ne pourra être effectué si le service de comptabilité n’est pas en possession de tous
les RIB.
La prise en charge des dépenses ne peut être supérieure aux montants encaissés.
La participation des familles est celle votée en CA. Aucune dérogation ne sera acceptée (billet aller
seul, réductions autres…).
Les régies :
L’enseignant responsable du voyage peut être nommé régisseur d’avances par le chef d’établissement après
ème
agrément de l’agent comptable : le montant de la régie représente au maximum 1/6
des dépenses
totales du voyage.
Toutes les dépenses effectuées dans le cadre de la régie d’avance doivent être justifiées par une facture ou
un ticket de caisse (les facturettes de carte bancaire ne constituent pas un justificatif de dépenses). Les tickets
de caisse ou factures ne doivent en aucun cas comporter d’autres achats que ceux concernant le voyage.
Les dépenses non justifiées ne seront pas admises et le reversement sera demandé au régisseur.
La régie ne peut en aucun cas servir à payer des frais médicaux ou des infractions (ex : métro à Paris). Les
familles doivent veiller à ce que leur enfant dispose d’une somme d’argent suffisante pour parer à ces
éventualités.
Le montant de la régie accordée ne doit en aucun cas être dépassé.
Texte de référence : circulaire n° 2011-117 du 3-8-2011
Septembre 2013