Code de conduite mondial de Baxalta
Transcription
Code de conduite mondial de Baxalta
Notre étincelle d’intégrité Code de conduite mondial de Baxalta Titre de section 1 Table des matières Message du CEO 03 Nos Valeurs, actions & comportements 04 La promesse de l’étincelle Baxalta 07 Présentation de l’entreprise 08 I. Nos partenaires / La passion au service de l’amélioration de la qualité de vie IV. Notre univers / Un engagement avec le monde qui nous entoure 15 Présentation 35 Présentation 16 Relations avec la communauté médicale 36 Environnement, santé et sécurité 17 Interdiction des pratiques de corruption 37 Fournisseurs 18 Concurrence loyale et antitrust 38 Conformité en matière de commerce 19 Protection de la confidentialité des informations 40Veille économique II. Nos thérapies / La quête de l’innovation 41 Traitement approprié des informations privilégiées et des transactions sur les titres 21 Présentation Cadre de conformité des décisions 22 Bioéthique 09 23Protection des patients et production de produits de qualité Composantes de notre Programme de conformité opérationnelle 24 Publicité et promotion 42 Communication avec les médias et les investisseurs 43 Affaires publiques et activités politiques 45 Communication d’informations aux pouvoirs publics V. Signalement de problèmes et guide d’action / Assistance téléphonique 10 25 Patrimoine de Baxalta Principales attentes III. Notre société / Des équipes inspirées 12 28 Présentation VI. Outils et ressources Attentes fondamentales 29 Pratiques en matière d’emploi 49 30Conflits d’intérêts VII. Gouvernance de la conformité chez Baxalta 31 Cadeaux et divertissements offerts aux employés 51 33 Tenue correcte des dossiers Le mot de la fin 13 47 53 Code de conduite mondial de Baxalta : Table des matières 2 Message du CEO Chers collègues de Baxalta, Chez Baxalta, notre travail et la façon dont nous le faisons ont une grande importance pour beaucoup de gens à travers le monde. Notre objectif est d’être au service des patients et d’améliorer leur qualité de vie, et nous considérons comme un privilège de pouvoir faire quelque chose de concret pour eux. En plus de ce privilège, notre travail nous impose d’adhérer aux normes les plus élevées d’éthique et d’intégrité. Respecter ces normes est non seulement bon pour notre clientèle, c’est aussi bon pour notre entreprise. Notre Code de conduite Baxalta définit clairement nos normes et nous aide à exécuter nos tâches quotidiennes face à la complexité croissante des soins de santé à travers le monde. Dans notre Code, vous trouverez des conseils pratiques qui vous aideront à respecter toutes les lois, directives gouvernementales et exigences réglementaires en vigueur. Le Code est un élément essentiel de nos Valeurs Baxalta et incarne la promesse de l’étincelle Baxalta. Nos Valeurs et Comportements représentent nos convictions fondamentales, nous définissent en tant que société et guident chacun de nos actes. La promesse de l’étincelle Baxalta, c’est aussi notre engagement à servir au mieux nos patients, nos communautés à travers le monde et à nous aider les uns les autres. Le Code, les Valeurs, les Comportements et la Promesse constituent ensemble le socle fondateur de notre entreprise et sont à la base de notre réussite, aujourd’hui comme demain. Code de conduite mondial de Baxalta : Message du CEO Notre Code de conduite représente un élément clé de notre engagement envers notre clientèle comme envers nous-mêmes, c’est pourquoi tous les employés, fournisseurs et autres partenaires de Baxalta sont tenus d’en prendre connaissance et de s’engager à en respecter les directives. Dans le cadre de notre Programme de conformité global et en complément de notre Code de conduite, nous disposons d’outils et de ressources qui vous permettront d’en savoir davantage sur le respect de la conformité et le signalement de tous problèmes ou préoccupations. Je vous invite à découvrir toutes ces ressources et tous ces outils, et à vous montrer vigilants en n’hésitant pas à faire part de toutes les questions que vous pourriez vous poser. En visant l’extraordinaire, en travaillant de concert et en agissant dans le respect des normes d’intégrité les plus élevées, nous nous acquittons de la promesse formulée par notre société et nous offrons aux patients la possibilité de donner libre cours à leurs rêves et de profiter pleinement de la vie. Merci de tout ce que vous faites chaque jour pour nos patients et nos communautés à travers le monde. Cordialement, Ludwig N. Hantson, Ph.D. CEO, Baxalta 3 En visant l’extraordinaire, en travaillant de concert et en agissant dans le respect des normes d’intégrité les plus élevées, nous nous acquittons de la promesse formulée par notre société et nous offrons aux patients la possibilité de donner libre cours à leurs rêves et de profiter pleinement de la vie. Nos Valeurs, actions & comportements La quête de l’innovation Nos Valeurs, actions & comportements représentent nos convictions fondamentales, nous définissent en tant que société et guident nos actions. La passion, au service de l’amélioration de la qualité de vie Nos Valeurs, actions & comportements Placer les patients au centre (de toutes nos actions) 4 Un engagement avec le monde qui nous entoure Encourager des performances de haut niveau Imaginer un monde de possibilités Code de conduite mondial de Baxalta : Nos Valeurs, actions & comportements Des équipes inspirées Faire progresser les équipes et les personnes Nos Valeurs, actions & comportements (suite) La passion, au service de l’amélioration La quête de de la qualité de vie l’innovation • L es patients sont au centre de toutes nos actions. • N ous nous engageons à comprendre les besoins des patients et des professionnels de santé du monde entier, et leur fournir ressources essentielles, assistance et traitements novateurs. Code de conduite mondial de Baxalta : Nos Valeurs, actions & comportements Des équipes inspirées • A méliorer la qualité de vie des patients nous motive en permanence à explorer et innover. • N ous nous épanouissons par la collaboration avec des équipes diversifiées et très performantes. • E nsemble, nous donnons vie à la science et concentrons nos efforts à la recherche de l’excellence. • N ous encourageons le sens des responsabilités et nous tenons à nos engagements. • N ous prenons des risques calculés pour transformer les défis d’aujourd’hui en innovations décisives. 5 • N ous sommes flexibles et visons l’excellence dans tout ce que nous entreprenons. • Nous encourageons chacun à apporter sa propre contribution, convaincus que nous sommes meilleurs ensemble qu’individuellement. Un engagement avec le monde qui nous entoure • N ous recherchons pro activement de nouvelles manières de réfléchir et de travailler, non seulement au sein de notre secteur d’activité mais au-delà. • E n tant que citoyens du monde, nous accueillons le changement et cherchons diverses perspectives et divers partenariats au bénéfice des patients et dans le but de laisser une empreinte positive dans le monde. Nos Valeurs, actions & comportements (suite) Placer les patients Imaginer un au centre (de toutes monde de nos actions) possibilités • N ous défendons les intérêts des patients, en les plaçant toujours au centre de tout ce que nous réalisons. • N ous cherchons à mieux comprendre et sommes constamment à l’écoute de nos patients et de ceux qui les accompagnent. • N ous tenons compte des recommandations avisées afin de faire une vraie différence dans la vie de nos patients. Code de conduite mondial de Baxalta : Nos Valeurs, actions & comportements Faire progresser les équipes et les personnes Encourager des performances de haut niveau • N ous encourageons nos collègues et le monde qui nous entoure à exprimer des idées audacieuses et diverses. • N ous croyons passionnément au développement personnel et nous nous efforçons d’attirer et d’inspirer les meilleurs équipes et talents. • N ous exigeons de nous-mêmes et des autres des niveaux élevés de performance, d’éthique et d’intégrité. • N ous créons un environnement de confiance où les innovations et la prise de risque réfléchie sont encouragées et récompensées. • N ous mettons en place des équipes performantes auxquelles nous donnons tous les moyens nécessaires pour obtenir des résultats exceptionnels. • N ous simplifions la complexité et aidons les personnes et les équipes à réussir. • N ous faisons preuve de flexibilité et d’un désir d’apprendre afin de favoriser des innovations véritablement décisives. • N ous créons un environnement où nous avons le courage d’être nousmêmes, de nous exprimer ouvertement et d’accepter la diversité qui nous entoure. 6 • N ous gérons nos activités comme si elles étaient les nôtres ; avec un sens des priorités, discipline et un désir irréductible de créer de la valeur pour nos patients, nos employés et nos actionnaires. La promesse de l’étincelle Baxalta Notre objectif est d’être au service des patients et d’améliorer leur qualité de vie. Quoi que nous fassions, et où que ce soit, nous cherchons à atteindre un niveau élevé d’excellence au bénéfice de nos patients, des professionnels de santé et des infrastructures de soins. Nous nous efforçons de comprendre leur parcours. Grâce aux informations recueillies, nous sommes en mesure d’offrir des traitements novateurs et des services personnalisés. Nous sommes persuadés qu’il existe dans le monde d’infinies possibilités qui sont source d’inspiration et qui peuvent être mises en œuvre à bon escient. Nous respectons les idées audacieuses et diverses de chacun, et celles du monde qui nous entoure. Nous mettons en place des équipes flexibles et hautement performantes dans lesquelles nous pouvons être nous-mêmes. Nous nous encourageons et acceptons la responsabilité de nos engagements. Nous prenons le temps de célébrer la réussite. Voilà l’essence de l’étincelle Baxalta. C’est ainsi que nous travaillons, avec notre cœur et notre tête. C’est ce qui fait notre différence, pour que nos patients puissent laisser libre cours à leurs rêves et profiter pleinement de la vie. Chez Baxalta, votre vie est notre source d’inspiration. Code de conduite mondial de Baxalta : La promesse de l’étincelle Baxalta 7 Présentation de l’entreprise Il est impératif de faire preuve d’intégrité et de mener nos affaires selon les règles pour développer notre réputation de leader mondial dans le domaine des soins de santé. Code de conduite mondial de Baxalta : Présentation de l’entreprise Baxalta Incorporated est un leader international du secteur biopharmaceutique spécialisé dans le développement, la fabrication et la commercialisation de thérapies pour les affections rares et chroniques en hématologie, oncologie et immunologie. Le portefeuille large et diversifié de Baxalta comprend des produits biologiques employant des mécanismes novateurs et des plates-formes de technologie de pointe comme la thérapie génique. Le Centre International d’Innovation et de R&D de Baxalta est situé à Cambridge, dans le Massachusetts. Lancée en 2015 après sa séparation de Baxter International, Baxalta hérite de décennies d’expérience dans le secteur biopharmaceutique. Les thérapies de Baxalta sont disponibles dans plus de 100 pays et l’entreprise dispose de 12 unités de fabrication 8 biologique de pointe, dont certaines ont recours à des technologies dernier cri de production recombinante et de fractionnement du plasma. Basée dans le nord de l’Illinois, Baxalta emploie 16 000 personnes dans le monde. La nature même de notre activité en tant qu’entreprise internationale diversifiée dans le secteur biopharmaceutique nous confère une conscience accrue de ce que nous faisons. Nous avons la chance d’opérer dans un secteur où les produits que nous fabriquons ont une forte incidence sur la vie des gens. La manière dont nous exécutons notre travail est tout aussi importante. Il est impératif de faire preuve d’intégrité et de mener nos affaires selon les règles pour développer notre réputation de leader mondial dans le domaine des soins de santé. Cadre de conformité des décisions – Test des 3P Faites le simple test ci-dessous, appelé 3P en anglais, pour vous guider dans vos décisions et vos interactions. Les questions figurant dans le test des 3P (Purpose ou objectif, Perception et Process ou processus) peuvent vous aider à prédire si oui ou non le résultat sera positif. 1 Purpose (Objectif) • Pourquoi faites-vous cela ? • Est-ce légitime ? Perception •À quoi ressemblerait l’article de journal négatif ? • Qu’en penseraient les patients ? Process (Processus) •La documentation est-elle transparente ? •Le processus correct de Baxalta a-t-il été respecté ? •Les bons experts de Baxalta ont-ils été consultés ? Résultat positif Code de conduite mondial de Baxalta : Cadre de conformité des décisions 9 ur Global Code of Conduct Composantes de notre Programme de conformité opérationnelle acinia justo sed dolor rutrum vehicula. Aliquam tristique placerat pretium. Lobortis ut, sagittis eget velit. Conformité Notre Code de conduite mondial Éthique Code de conduite mondial de Baxalta : Composantes de notre Programme de conformité opérationnelle Intégrité 10 Composantes de notre Programme de conformité opérationnelle Conformité La conformité est un ensemble de comportements visant à éviter des sanctions légales, mais elle va plus loin. Elle sous-entend le respect d’un cadre défini de politiques, réglementations et lois, ainsi que d’attentes du secteur et de comportements professionnels. La conformité définit des normes basées sur l’activité et les comportements attendus des employés, ce qui encourage l’instauration d’une culture de résolution des problèmes et d’un climat de confiance dans lequel l’innovation et la performance sont encouragées et récompensées. Unifiée par ces principes communs et par un engagement partagé envers le comportement approprié des membres de l’entreprise, la conformité nous permettra d’atteindre des niveaux de réussite encore plus élevés. Code de conduite mondial de Baxalta : Composantes de notre Programme de conformité opérationnelle Éthique L’éthique est un ensemble de principes moraux et de valeurs qui guident le comportement d’une personne. Les mêmes principes qui déterminent les actions d’une personne s’appliquent aux entreprises. L’éthique est notre principale forme d’autorégulation. Elle nous amène à adopter systématiquement des comportements démontrant une conscience déontologique d’une décision à l’autre – en agissant correctement ou en menant nos affaires conformément aux règles. Pour notre société, cela passe par un engagement collectif envers un ensemble d’idéaux qu’elle incarne et qui s’appliquent de façon égale à tout le monde. 11 Intégrité L’intégrité est un terme d’action qui peut décrire la manière dont nous exécutons nos tâches. C’est une conduite basée sur l’éthique et la conformité. L’intégrité résulte de l’application de nos principes éthiques et de notre engagement à l’égard de la conformité dans notre processus décisionnel et, en fin de compte, dans notre comportement. Vecteur de dynamisme dans notre entreprise, l’intégrité aligne nos actes sur nos paroles pour nous permettre de tenir nos promesses. Collectivement, tous ceux qui respectent les normes d’éthique dans leurs actions génèrent un plus fort sentiment de confiance et sens de la mission, contribuant ainsi à notre réputation qui est d’être l’une des plus grandes entreprises au monde, et la renforçant pour demain. Principales attentes Baxalta tire sa réputation de nos comportements individuels dans la conduite de nos affaires. Chaque interaction avec nos partenaires est pour nous l’occasion de démontrer que nous menons nos affaires de manière éthique et conforme, et que nos résultats sont obtenus dans cette optique. Chez Baxalta, notre réputation de qualité et d’intégrité, et l’image positive qui découle de nos actions, nous aident à gagner la confiance des patients, des clients et des communautés où nous exerçons nos activités. Chaque employé, cadre et directeur de Baxalta est tenu de traiter de manière équitable nos clients, fournisseurs et concurrents, ainsi que ses collègues. Nous ne tolérons aucune pratique faisant intervenir toute forme de manipulation, de dissimulation, d’utilisation abusive de l’information, de présentation fallacieuse des faits matériels, ou toute autre pratique déloyale. Nous formulons nos propres attentes en termes de comportements pour obtenir des résultats conformément à ces principes. Nous ne basons pas nos normes et pratiques sur les activités des concurrents et ne modifions pas nos attentes parce que d’autres se comportent différemment. De plus, nous ne remettons pas en cause nos normes pour atteindre des objectifs financiers. Nous avons chacun la responsabilité de connaître et de respecter les lois, règles, réglementations, normes, politiques et procédures en vigueur dans notre travail et qui peuvent évoluer au fil du temps. Les employés de Baxalta qui ne se conforment pas aux lois, règles, réglementations, normes, politiques et procédures en vigueur sont passibles de sanctions pouvant aller jusqu’au licenciement. Chez Baxalta, il est du devoir de chacun de veiller à les respecter. Code de conduite mondial de Baxalta : Principales attentes 12 Responsabilités de l’employé • Comprendre et respecter la totalité des dispositions du Code de Conduite qui s’appliquent à votre travail chez Baxalta • Mener les affaires selon les règles, conformément aux politiques de Baxalta et aux obligations légales • Adopter un comportement éthique et protéger la réputation de Baxalta en adhérant activement au Code de conduite, aux politiques et aux procédures • Vous adresser aux personnes ou services à contacter lorsque vous avez des questions • Signaler toutes vos préoccupations ou soupçons d’infractions à la conformité à la Ligne d’assistance téléphonique Éthique et Conformité ou aux ressources disponibles • Coopérer pleinement et sincèrement à toute enquête sur des allégations de faute grave ou d’infraction au Code de conduite ou aux politiques et procédures de Baxalta Responsabilités supplémentaires de la direction • Inciter par l’exemple ceux avec qui vous êtes en relation à assumer leurs responsabilités en matière de conformité et à travailler selon les règles • Instaurer un environnement ouvert favorisant le dialogue et le débat, en plus d’apporter un soutien, afin que chacun se sente plus enclin à signaler des problèmes de conformité ou des préoccupations, sans hésitation ou crainte de représailles • Vous familiariser avec les risques de conformité spécifiques à votre activité et y répondre de façon proactive • Formuler des objectifs en matière de conformité pour vous-même et pour votre équipe Attentes fondamentales Intégrité et respect de la conformité Les employés de Baxalta doivent obtenir des résultats conformément aux règles, en menant leurs activités dans le respect de la politique de Baxalta et des obligations légales. La conformité est l’affaire de tous chez Baxalta. Communication ouverte Les employés de Baxalta doivent favoriser un dialogue ouvert, honnête et approfondi sur toutes les questions liées au respect de la politique de Baxalta ou aux obligations légales. Poser des questions Les employés de Baxalta sont tenus de poser des questions et de résoudre les problèmes relatifs au respect de la politique ou des obligations légales lorsqu’ils y sont confrontés. Signalement des infractions Les employés de Baxalta sont tenus de signaler toute infraction apparente à la politique ou aux obligations légales dans un délai raisonnable. Ceci peut se faire par l’intermédiaire de la Ligne d’assistance téléphonique Éthique et Conformité, de l’équipe Éthique et Conformité, de la direction, du service juridique, du service financier ou du service des Ressources humaines. Coopération Les employés de Baxalta sont tenus d’apporter leur pleine coopération, en toute transparence, à la réalisation des audits, aux évaluations de la conformité ou aux enquêtes internes, avec exactitude et en transmettant toutes les informations dont ils disposent. Non-représailles Les employés de Baxalta ne sont en aucun cas autorisés à punir quiconque signale de bonne foi une anomalie concernant le respect de la politique ou des obligations légales, ou à exercer des représailles à son encontre. Code de conduite mondial de Baxalta : Attentes fondamentales 13 I. Nos partenaires La passion au service de l’amélioration de la qualité de vie Section I : Présentation Chez Baxalta, contribuer à l’amélioration de la qualité de vie est une passion. La façon dont nous nous efforçons de répondre aux attentes de nos partenaires est aussi importante que ce que nous faisons. En accomplissant correctement notre travail au quotidien, nous pouvons obtenir des résultats extraordinaires et avoir un impact positif sur le monde. Code de conduite mondial de Baxalta : Nos partenaires 15 Relations avec la communauté médicale Les relations de Baxalta avec la communauté médicale (que ce soient les professionnels de la santé, les organismes de soins, les patients, les associations de patients, les pouvoirs publics et les organismes payeurs) sont fortement réglementées et strictement encadrées dans le monde entier. Les règles qui régissent le paiement ou la fourniture de tout objet de valeur comme des cadeaux, des repas, des divertissements, des honoraires, la prise en charge de voyages, des subventions ou autres éléments sont complexes et peuvent même différer d’un pays à l’autre. Le non respect de ces règles peut entraîner des sanctions pécuniaires et parfois pénales importantes pour Baxalta et pour les particuliers. Il est donc important que vous compreniez toutes les règles applicables et que vous vous y conformiez. Baxalta a mis en place des politiques précises ainsi que des processus qui régissent nos interactions avec la communauté médicale partout dans le monde. Dans la mesure où certains pays pourraient imposer des obligations plus contraignantes que celles de Baxalta, celles-ci doivent également être observées. Tout versement d’argent effectué ou tout avantage accordé au profit d’un membre de la communauté médicale doit se conformer à la politique de Baxalta et avoir reçu les approbations nécessaires, compte tenu du pays dans lequel les membres de la communauté médicale résident et/ou pratiquent la médecine. En règle générale, tout versement d’argent effectué ou tout avantage accordé au profit d’un membre de la communauté médicale doit respecter les critères suivants : • Tous les versements d’argent doivent être accompagnés de documents justificatifs et faire preuve de transparence ; • Les versements d’argent ne doivent jamais, directement ou indirectement, être liés à la vente ou à d’autres décisions qui ont une incidence sur la société, ni être utilisés comme pot-de-vin, récompense, incitation ou encouragement à la conclusion d’une vente ; • Les versements doivent rémunérer des services légitimes, ou être effectués en contrepartie de prestations de recherche ou de formation, qui profitent à Baxalta ou à la communauté scientifique dans son ensemble ; et • Baxalta ne doit pas payer un prix supérieur à la juste valeur marchande des services dispensés ou plus qu’il n’est nécessaire pour assurer la formation médicale ou la recherche clinique. Passation de marchés publics Les employés de Baxalta qui sont en relation commerciale avec des organismes gouvernementaux/entités publiques ont le devoir de s’assurer du respect des lois et réglementations spéciales régissant les ventes aux organismes gouvernementaux dans de nombreuses régions du monde. Contactez le service juridique pour toutes les transactions commerciales et conclusions de contrats avec des organismes gouvernementaux. Code de conduite mondial de Baxalta : Nos partenaires 16 Interdiction des pratiques de corruption Les obligations légales de chaque pays où opère Baxalta interdisent les paiements indus au profit de fonctionnaires ou officiels. Dans de nombreuses régions du monde, les fonctionnaires comprennent les professionnels de santé, comme les médecins et les administrateurs d’hôpitaux qui travaillent dans le secteur public. Il est interdit aux employés de Baxalta de remettre, directement ou indirectement, quelque chose de valeur à un fonctionnaire afin de : • Obtenir ou conserver des clients, ou exercer une pression inappropriée sur les actes ou les décisions d’un quelconque fonctionnaire gouvernemental, parti politique, candidat à un poste en politique ou fonctionnaire d’une organisation publique internationale ; • S’assurer un avantage de manière déloyale ; ou • Influencer de façon illicite les actions de tout individu, client, société ou représentant d’une société. Tenue correcte des livres et des dossiers Tous les cadres, employés, contractuels et agents de Baxalta sont tenus de conserver des dossiers reflétant avec exactitude et en toute transparence les transactions réelles et les versements effectués, conformément aux dispositions du système de contrôle comptable interne de Baxalta. Contrats avec des tiers Baxalta honore souvent ses obligations envers les patients via des partenariats avec des tiers, comme des agents, des représentants, des sous-traitants, des consultants, des distributeurs et des fournisseurs. Afin de préserver les relations de confiance de Baxalta avec ses partenaires, les employés qui décident de l’établissement de relations avec des tierces parties et en font le suivi, sont tenus de : • Vérifier soigneusement les antécédents des partenaires pressentis pour s’assurer de leur bonne réputation et de leurs qualifications ; • Consigner par écrit les relations entretenues avec des tiers et s’assurer de la parfaite transparence de toutes les transactions effectuées avec eux ; • Vérifier que Baxalta ne paye pas plus que la juste valeur marchande des produits ou des services ; • S’assurer que les services des tiers ne sont pas retenus pour l’exercice d’activités au nom de Baxalta qu’il serait interdit aux employés de Baxalta d’exercer directement ; et • Adhérer à la politique de Baxalta sur la passation de contrats avec des tierces parties. Code de conduite mondial de Baxalta : Nos partenaires 17 Concurrence loyale et antitrust Communication avec les concurrents Ne discutez pas de ce qui suit avec les concurrents : Baxalta croit en une concurrence libre et loyale. Nous vendons nos produits en nous fondant sur leur qualité, leur efficacité et leur prix. • Informations confidentielles, dont le prix, les coûts des ventes et du marketing, ainsi que les informations relatives à la R&D ou aux fournisseurs ; • Clauses de contrats conclus avec des clients, des fournisseurs ou des prestataires ; • Offres, devis, propositions de prix, appels d’offres et réponses aux appels d’offres à l’intention des clients et des agences gouvernementales ; • Le fait que Baxalta refuse – ou refuserait — de travailler ou de traiter avec un quelconque client, fournisseur ou prestataire. Communication avec les clients ou les distributeurs Ne mentionnez pas ce qui suit à des clients ou distributeurs : • Le fait que Baxalta refuse de traiter avec un concurrent d’un client/distributeur ; • Les tarifications particulières appliquées par Baxalta à un concurrent du client. Certaines méthodes de vente peuvent être illégales • Ventes liées ou subordonnées : Imposer aux clients d’acheter un produit comme condition préalable à l’achat d’un produit différent, ou accorder une remise sur un produit sous réserve d’acheter, ou de s’engager à acheter des produits associés. • Prix de revente minimum : Se mettre d’accord avec un client/distributeur quant au prix de revente minimum à facturer pour un produit acheté auprès de Baxalta. • Contrats d’exclusivité : Passer des accords d’exclusivité de représentation ou de distribution avec des clients/distributeurs. Toutes les questions éventuelles doivent être adressées au service juridique. Code de conduite mondial de Baxalta : Nos partenaires 18 Protection de la confidentialité des informations Baxalta respecte la confidentialité des informations de ses clients, patients et employés. Voici des exemples de renseignements personnels susceptibles d’être détenus par Baxalta : • • • • • • Numéros de sécurité sociale et numéros d’identification nationaux Informations de marketing Informations concernant le patient Informations sur les tests cliniques Informations concernant les employés Informations concernant des événements indésirables Afin de protéger les informations des clients, patients et employés, employés de Baxalta doivent : • Avoir connaissance de l’existence de toute information personnelle dans le domaine où ils travaillent ; • Comprendre les limites légales et contractuelles imposées à l’utilisation d’informations ; • Recueillir, utiliser et divulguer les informations en conformité avec les lois et réglementations applicables à la protection de la vie privée ; • Partager les informations avec d’autres employés uniquement lorsque c’est nécessaire pour qu’ils puissent faire leur travail et seulement après en avoir reçu l’approbation du service juridique ; • Stocker ou transporter les informations de manière adéquate (par exemple, cryptage, protection du mot de passe, rangement dans un endroit verrouillé) ; et • Signaler sans délai toute utilisation non autorisée, divulgation ou perte d’informations à votre responsable, au service informatique ou à la ligne d’assistance téléphonique Éthique et Conformité. Points à considérer Avant d’obtenir ou de communiquer des données relatives aux clients, patients et employés, posez-vous les questions suivantes : Les informations que je veux utiliser ou divulguer sont-elles considérées comme des informations relatives aux clients, patients et employés ? Dans l’affirmative, les politiques internes de Baxalta, les lois externes ou les contrats commerciaux restreignent-ils l’utilisation ou la divulgation de ces informations ? La personne ou l’entité sollicitant ces informations en a-t-elle besoin pour faire son travail chez Baxalta ? Les informations ont-elles été perdues, dérobées ou utilisées d’une manière non autorisée ? Code de conduite mondial de Baxalta : Nos partenaires 19 II. Nos thérapies La quête de l’innovation Section II : Présentation Chez Baxalta, nous mettons au point des thérapies innovantes, en appliquant des normes intransigeantes concernant la précision de notre travail et la qualité de nos produits. Les patients comptent sur la qualité et la disponibilité de nos thérapies qui peuvent sauver des vies. Nous gardons toujours cela en tête et ne perdons jamais de vue notre responsabilité et notre engagement envers le respect de normes de qualité élevées dans tout ce que nous faisons. Code de conduite mondial de Baxalta : Nos thérapies 21 Bioéthique Les travaux de recherche effectués par Baxalta, sous sa direction ou avec son soutien doivent : Avant de prendre la décision de commercialiser un produit ou une thérapie, Baxalta insiste sur l’importance d’évaluer soigneusement les risques et les avantages pour les patients et la société. Code de conduite mondial de Baxalta : Nos thérapies • Respecter toutes les lois et réglementations en vigueur, ainsi que les normes couramment admises sur le plan de l’éthique et du professionnalisme ; • Protéger la vie, la santé, l’intimité et la dignité des personnes participant aux tests cliniques ; • Réduire au minimum l’utilisation d’animaux dans le cadre de nos recherches et, lorsqu’il n’existe pas d’alternative valable sur le plan scientifique, utiliser les animaux dans un but d’expérimentation en s’obligeant consciemment à respecter les normes les plus élevées de traitement de l’animal ; et • Protéger l’environnement et contribuer au maintien de la biodiversité et du développement durable. Nos engagements en matière de bioéthique s’appliquent au travail effectué sur les instructions de Baxalta par les organismes externes de recherche travaillant sur une base contractuelle, nos consultants et nos fournisseurs. 22 Protection des patients et production de produits de qualité Fournir aux patients des produits essentiels au maintien de la vie, sécurisés et efficaces, est le volet le plus important de notre travail. La réputation de Baxalta repose sur notre capacité à mettre systématiquement sur le marché des produits de qualité. Pour conserver la confiance de nos clients, chaque employé de Baxalta est tenu de faire preuve d’un attachement sans faille à la qualité. En tant qu’employés de Baxalta, nous avons le devoir de : • Fournir des services de qualité conformes au système de qualité d’entreprise de Baxalta ; • Promouvoir la qualité du produit et les systèmes de gestion de la qualité ; • Respecter nos engagements vis-à-vis des autorités réglementaires ; • Signaler sans délai tout problème de qualité à notre responsable et/ou au personnel approprié des services de gestion de la qualité ; • Transmettre, dans le délai d’un jour ouvrable, toute réclamation reçue au sujet des produits, quelle qu’en soit l’origine, au service de Surveillance des produits (Product Surveillance) ; • Signaler, dans un délai d’un jour ouvrable, tout évènement indésirable, quelle qu’en soit l’origine, au service de Sécurité des médicaments ; • Comprendre et respecter pleinement les procédures standardisées d’exécution (Standard Operating Procedures, ou SOP) de votre service et y avoir été formé(e). Code de conduite mondial de Baxalta : Nos thérapies 23 La réputation de Baxalta repose sur notre capacité à offrir des produits de qualité aux patients et à la communauté médicale mondiale. Points à considérer Vous disposez de ressources pour vous aider à assurer la qualité des produits et la sécurité des médicaments : Assistance téléphonique mondiale Sécurité des médicaments : 1-800-999-1785 Télécopieur : 1-800-874-7528 ou par e-mail : [email protected] Publicité et promotion Nos clients font confiance à Baxalta parce que nous nous sommes engagés à donner une description honnête et exacte de nos produits et services. Publicité et concurrence Les employés de Baxalta sont tenus de ne pas critiquer de façon déloyale les produits ou les services d’un concurrent. Aucune comparaison entre produits en matière de sécurité et d’efficacité ne doit être faite sans être au préalable étayée par des données cliniques appropriées et approuvée par le biais de nos processus avant toute utilisation. Dans certains pays, tout commentaire à propos d’un concurrent et de ses produits ou services est interdit. Il convient de se montrer particulièrement vigilant pour respecter la conformité dans ce contexte. Promotion Tous les supports et activités de Baxalta à vocation promotionnelle, notamment la publicité, la documentation et les déclarations publiques sur les produits et services, doivent être conformes à l’étiquetage agréé des produits, être approuvés avant toute utilisation et donner une représentation équilibrée des risques et des avantages. Les supports doivent être étayés par des éléments scientifiques probants et ne sauraient contenir aucune information fausse ou trompeuse. Interdiction de promotion d’utilisations non indiquées sur l’étiquette Il est interdit aux employés de Baxalta de faire la promotion illégale de produits avant leur approbation ou de suggérer une utilisation qui n’a pas été approuvée par les organismes de réglementation compétents. Nous ne faisons la promotion de nos produits que pour des utilisations indiquées sur l’étiquette, en nous fondant sur les informations posologiques approuvées. Code de conduite mondial de Baxalta : Nos thérapies 24 Patrimoine de Baxalta Propriété intellectuelle et informations confidentielles Les employés de Baxalta ont le devoir de conserver, préserver et protéger la propriété physique et intellectuelle de Baxalta, ainsi que ses actifs financiers. La propriété intellectuelle et les informations confidentielles de Baxalta sont des biens précieux, et les employés sont tenus de prendre toutes les mesures nécessaires pour optimiser la valeur et/ou préserver la confidentialité de ces actifs. Par exemple, les employés doivent préserver le caractère secret des innovations dont Baxalta sollicite ou sollicitera la protection sous le couvert d’un brevet ; les intentions de l’entreprise quant à son utilisation de marques déposées ou marques de service ; et ses stratégies concernant la protection de matériels protégés par des droits d’auteur. Afin de préserver les droits de Baxalta, ses secrets commerciaux doivent être étroitement et rigoureusement surveillés et protégés. Les informations de nature confidentielle ne peuvent pas être communiquées à l’extérieur de Baxalta sans l’obtention préalable d’un accord de confidentialité approuvé par le service juridique. Les clauses de confidentialité continuent à s’appliquer même après que vous ayez quitté Baxalta. Les informations financières de Baxalta sont confidentielles et ne doivent pas être communiquées à l’extérieur de la société sans approbation préalable. Toute divulgation non autorisée d’informations confidentielles de Baxalta, intentionnelle ou non, doit être immédiatement signalée au service juridique. Produits La protection, le stockage et le transport des produits sont régis par les directives de votre service que vous êtes tenu(e) de respecter. Code de conduite mondial de Baxalta : Nos thérapies 25 Patrimoine de Baxalta (suite) Biens physiques et stocks appartenant à l’entreprise Les installations et l’équipement doivent être maintenus en bon état et protégés convenablement contre le vol et les détournements d’usage. Les actifs de Baxalta ne doivent être utilisés que pour les besoins de l’entreprise, sauf approbation par la direction générale. Les employés de Baxalta ont le devoir de conserver, préserver et protéger la propriété physique et intellectuelle de Baxalta, ainsi que ses actifs financiers. Usage des appareils portables, des médias électroniques, d’Internet et du courrier électronique Beaucoup d’outils sont indispensables à l’exercice de nos activités à travers le monde, notamment les appareils portables, les médias électroniques, l’accès à Internet, et la messagerie électronique. Les employés de Baxalta sont tenus de prendre des précautions pour protéger ces outils. Il est particulièrement important de protéger les informations confidentielles de l’entreprise ainsi que les appareils portables comme les ordinateurs portables, les disques durs externes, les disques et tous dispositifs similaires en : • Cryptant les données ou en les protégeant par mot de passe selon les exigences de la politique de Baxalta ; • Ne se séparant pas des appareils portables ou en les verrouillant pendant les déplacements ; • Protégeant les informations confidentielles et les médias électroniques de Baxalta ; • Respectant les législations locales en matière de protection des informations ; • Utilisant ces outils principalement dans un cadre professionnel ; l’utilisation à des fins personnelles ne saurait être tolérée que sur une base occasionnelle ; et en • Utilisant ces outils d’une manière conforme à la politique d’utilisation des médias électroniques de Baxalta. Baxalta exerce une surveillance sur vos communications électroniques conformément aux lois en vigueur. Code de conduite mondial de Baxalta : Nos thérapies 26 III. Notre Société Des équipes inspirées Section III : Présentation Chez Baxalta, nous encourageons le sens des responsabilités et nous nous considérons comme mutuellement responsables de l’atteinte des normes de qualité et d’intégrité les plus élevées dans tout ce que nous faisons. En visant et en atteignant un tel niveau d’excellence, nous étoffons notre réputation et gagnons la confiance de nos patients, de nos clients et des communautés où nous exerçons nos activités dans le monde entier. Notre diversité est un atout fondamental et notre engagement dans le monde qui nous entoure contribue à notre succès. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Société 28 Pratiques en matière d’emploi Un de nos meilleurs atouts chez Baxalta est notre équipe diversifiée et performante. Nous encourageons le sens des responsabilités, nous nous considérons comme mutuellement responsables d’honorer nos engagements et nous avons l’obligation permanente de nous traiter mutuellement avec dignité et respect. Diversité et non-discrimination Baxalta recherche et recrute des employés hautement qualifiés et motivés, indépendamment de leur sexe, âge, race, religion, origine nationale, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, statut d’ancien combattant ou invalidité. Chez Baxalta, nous ne tolérons aucune forme de discrimination. Harcèlement Baxalta offre un lieu de travail où chacun peut se sentir en sécurité. Aucune forme de harcèlement ou d’intimidation verbale ou physique n’est tolérée. Drogues et alcool Les employés de Baxalta sont tenus de ne pas introduire, utiliser ou revendre des produits stupéfiants illicites sur les sites de la société, ou d’effectuer leur travail sous l’influence de l’alcool ou de produits stupéfiants illicites. Baxalta peut être amenée à exiger des employés qu’ils passent des tests de dépistage de produits stupéfiants pour assurer un lieu de travail exempt de drogue. Âge minimum à l’embauche Dans la plupart des cas, les employés ordinaires à temps plein doivent avoir 18 ans ou plus. Baxalta ne fabrique ni ne distribue de produits résultant du travail forcé ou contraint d’enfants. Toute infraction à ces normes doit être immédiatement signalée à votre supérieur, au service des Ressources humaines, au service Éthique et Conformité ou à un membre de la direction. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Société 29 Conflits d’intérêts Les employés doivent travailler de façon impartiale et efficace pour Baxalta. Ceci signifie que les intérêts privés d’un employé ne sauraient interférer, voire donner simplement l’impression d’interférer, avec les intérêts de Baxalta. Les conflits d’intérêts peuvent prendre différentes formes : • Conflits d’intérêts financiers – Ceux-ci peuvent se produire si vous-même ou l’un de vos proches détenez des intérêts financiers, un emploi ou un poste quelconque au sein du conseil d’administration d’un concurrent, distributeur ou fournisseur de Baxalta. Un conflit d’intérêts financier potentiel peut exister lorsque vous-même ou l’un de vos parents détenez directement ou indirectement un « intérêt financier important » dans une entreprise qui est en concurrence, fait des affaires ou cherche à faire des affaires avec Baxalta. Un « intérêt financier important » existe lorsque : –– L’employé ou un parent détient plus de 1 % du capital en circulation d’une entreprise et/ou –– l’investissement représente plus de 5 % du total des actifs possédés par un employé ou son parent. • Conflits d’intérêts lié aux relations personnelles – Ce type de conflit d’intérêts peut se produire lorsqu’une personne, qui est votre conjoint(e) ou un membre de votre famille, ou qui est étroitement liée à vous travaille dans votre service ou fait partie de votre équipe de direction. Divulguez la relation à votre responsable afin de déterminer s’il y a ou non conflit et, dans l’affirmative, afin de déterminer ce qu’il convient de faire. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Société • Conflits d’intérêts portant sur le temps de travail – Ce type de conflit d’intérêts peut se produire lorsque vous avez un deuxième emploi ou possédez votre propre entreprise, ce qui pourrait créer un conflit avec les responsabilités que vous assumez au sein de Baxalta. • Conflits d’intérêts portant sur le détournement d’opportunités – Ce type de conflit d’intérêts peut se produire lorsque vous tirez parti d’opportunités personnelles en vous servant d’informations obtenues par le biais de Baxalta. Les employés ne doivent pas tirer parti à des fins personnelles d’opportunités qu’ils découvrent ou exploitent en se servant des actifs ou des informations de Baxalta, ou de leur poste au sein de l’entreprise. Les employés ne peuvent pas entrer en concurrence avec Baxalta et ont le devoir général de promouvoir les intérêts de Baxalta lorsque l’occasion s’en présente. Dans de telles situations, ou si un doute existe quant à l’existence possible d’un conflit d’intérêts, les employés de Baxalta sont tenus de divulguer tous les conflits apparents ou réels à leur direction ou à l’équipe Éthique et Conformité. Lorsque la direction de Baxalta ou l’équipe Éthique et Conformité approuvent un conflit d’intérêts réel ou apparent, la décision d’approbation doit être documentée conformément à la politique de Baxalta. 30 Points à considérer Détenez-vous, vous-même ou un membre de votre famille, un intérêt financier, ou êtes-vous propriétaire ou exploitant ou travaillez-vous pour un fournisseur, consultant, distributeur ou autre tierce partie qui fait, ou cherche à faire, des affaires avec Baxalta ? Quelqu’un d’autre avec qui vous entretenez une relation étroite travaillet-il pour un fournisseur, consultant, distributeur ou autre tierce partie qui fait, ou cherche à faire, des affaires avec Baxalta ? Détenez-vous, ou un membre de votre famille détient-il, un intérêt financier important chez un concurrent de Baxalta ou travaille-t-il pour lui ? Si vous avez répondu « oui » à l’une des questions ci-dessus, vous pouvez avoir un conflit d’intérêts potentiel qui doit être divulgué, discuté avec votre responsable ou l’équipe Éthique et Conformité, en plus d’être évalué et documenté de manière appropriée. Cadeaux et divertissements offerts aux employés Ce que vous pouvez accepter Dans de nombreuses cultures, faire des cadeaux et offrir des divertissements d’un montant modeste fait partie intégrante de la vie des affaires. Cependant, donner ou accepter des cadeaux ou des invitations indues risque de nuire aux affaires et à la réputation de Baxalta, en plus de revêtir éventuellement un caractère illicite. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Société Les cadeaux reçus ou les invitations acceptées pour un divertissement doivent être en lien avec les affaires de Baxalta. En règle générale, l’acceptation de cadeaux, de divertissements ou d’autres cadeaux d’affaires d’un montant modeste est acceptable si le cadeau ou le divertissement contribue à améliorer les relations commerciales, politiques ou communautaires. Les employés de Baxalta peuvent accepter des repas, des divertissements ou de petits cadeaux d’un montant modeste, à condition que ceux-ci ne soient pas offerts pendant le processus d’achat ou de prise de décision concernant la conclusion d’un contrat, et qu’ils n’aient pas d’incidence sur la décision globale de conclure ou non un contrat. Dans certaines circonstances, les employés de Baxalta peuvent accepter des cadeaux d’entreprise de grande valeur afin de respecter la coutume locale ; cette pratique est acceptable à condition que le don devienne la propriété de Baxalta avec enregistrement dans les livres et affectation en bonne et due forme. Si vous avez des doutes quant à la pertinence d’un tel don, contactez l’équipe Éthique et Conformité. Ce que vous ne devez pas accepter • Les sorties de loisir extravagantes, les voyages ou l’hébergement lors d’événements parrainés par un fournisseur • Les billets pour des événements sportifs ou des spectacles artistiques auxquels le donateur n’assistera pas • Les « prix » offerts par une entité commerciale • Les cadeaux d’un montant tel que vous ne seriez pas en mesure de rendre la pareille pour une valeur équivalente en vertu de la politique de Baxalta • Les cadeaux de fournisseurs ou prestataires potentiels avec lesquels Baxalta ne travaille pas encore, ou les cadeaux de fournisseurs ou prestataires donnés au moment de la négociation d’un premier contrat ou du renouvellement d’un contrat avec Baxalta. 31 Cadeaux et formes de divertissement offerts aux employés (suite) Dans de nombreuses cultures, faire des cadeaux et offrir des divertissements d’un montant modeste fait partie intégrante de la vie des affaires. Cependant donner ou accepter des cadeaux ou des invitations indues risque de nuire aux affaires et à la réputation de Baxalta en plus de revêtir éventuellement un caractère illicite. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Société De plus, les employés de Baxalta ne sont pas autorisés à solliciter de cadeaux ou à demander aux fournisseurs ou autres partenaires commerciaux de soutenir des causes charitables. Ce que vous êtes autorisé(e) à offrir Dans notre secteur, des règles particulières restreignent l’offre de cadeaux ou d’objets de valeur – des repas, des divertissements et des produits gratuits, par exemple – aux médecins, aux employés des hôpitaux, aux partenaires commerciaux et aux fonctionnaires. Toutes ces activités sont régies par les dispositions concernant les Relations avec les professionnels et organismes du secteur de la santé et l’Interdiction des pratiques de corruption figurant dans la section « Nos partenaires » du présent Code. Lors de l’échange de cadeaux et de divertissements avec d’autres partenaires commerciaux, les employés de Baxalta sont tenus de : • Se conformer aux lois et réglementations locales, aux politiques régionales ou à la politique de l’unité commerciale concernée si elle est plus contraignante ; • S’assurer que les cadeaux sont de bon goût ; • S’assurer que les cadeaux sont d’une valeur raisonnable et habituelle ; • Adhérer à la politique de l’entité destinataire du cadeau ; • Ne pas faire de dons d’argent liquide, de cartes-cadeaux ou de quasi-espèces ; • Éviter de donner l’impression d’offrir ou d’accepter un pot-de-vin ; • Éviter tout risque d’embarrasser ; agir comme si le public pouvait assister à l’échange ; et • Éviter de compromettre la capacité, ou l’impression d’avoir la capacité, de prendre des décisions dans l’intérêt de Baxalta. Les cadeaux ne peuvent jamais être donnés ou reçus à titre de pots-de-vin, de dessous de table ou de récompenses pour la conclusion d’une affaire. 32 Tenue correcte des dossiers De nombreux partenaires au sein et à l’extérieur de Baxalta se fient à l’intégrité de nos dossiers. Le manque de rigueur des dossiers peut exposer la société à un risque de poursuites judiciaires et remettre en cause notre avantage concurrentiel. Les employés de Baxalta sont tenus de procéder à l’enregistrement des informations avec rigueur, sans erreur et sans omission, et conformément aux exigences de Baxalta. Les données originales (résultant de l’observation et de l’activité originales) doivent être enregistrées exactement telles qu’elles ont été relevées et sans les arrondir (en dehors des spécifications), sans faire de suppositions à leur sujet ou sans les modifier de quelque manière que ce soit. Une attention particulière doit être accordée aux documents suivants, tant au format papier qu’électronique : • Les documents financiers, y compris les états financiers, les écritures comptables et les justificatifs détaillés • Les dossiers de fabrication et de recherche, y compris les données de production, les rapports concernant la qualité et les résultats des tests de recherche • Les documents déposés auprès des organismes gouvernementaux ou attendus par eux ; et • D’autres documents concernant l’activité, y compris les notes de frais, les relevés d’activité et les feuilles de temps Gestion des dossiers La conservation des documents est indispensable à la gestion de notre entreprise. L’élimination systématique des documents qui ne sont plus nécessaires améliore nos activités. Afin d’assurer une gestion appropriée des documents, en tant qu’employé(e) vous êtes tenu(e) de : • Organiser un classement des dossiers conforme aux exigences de la politique de tenue de dossiers ou du système de gestion de la qualité correspondant à votre entreprise, région ou fonction ; • Passer en revue les documents placés sous votre responsabilité au moins une fois par an pour vous assurer que les documents nécessaires sont disponibles et que des documents inutiles n’ont pas été créés ou conservés ; • Conserver tous les documents relatifs aux litiges (en instance ou anticipés) et aux inspections ou enquêtes de la part des pouvoirs publics. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Société 33 IV.Notre Univers Un engagement avec le monde qui nous entoure Section IV : Présentation Les membres de l’équipe Baxalta vivent, travaillent et sont en relation avec de nombreux partenaires dans différents pays du monde. Ensembe, nous intervenons dans un large éventail de cultures et de points de vue, dans le but d’apporter une contribution significative à nos communautés du monde entier. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Univers 35 Environnement, santé et sécurité Baxalta est déterminée à être un leader mondial dans le domaine environnement-hygiène-sécurité (Environment, Health and Safety ou EHS). Nos politiques d’EHS ont pour objectif de : • Protéger nos employés, nos voisins et l’environnement ; • Prendre en charge les questions d’EHS, y compris le respect des réglementations, en mettant en œuvre les normes et systèmes de gestion considérés comme les meilleurs ; • Économiser les ressources, réduire les coûts et minimiser les effets et risques indésirables en termes d’EHS associés à nos produits, services et installations ; et • Promouvoir des pratiques et des communautés durables. Il est impératif que nous comprenions et respections toutes les exigences de Baxalta et les lois en termes d’EHS qui s’appliquent à nous. Nous devons travailler d’une manière qui garantisse notre propre sécurité et celle de nos collègues. Tout accident, toute situation urgente ou tout cas suspecté de non-conformité aux exigences de la loi ou de la politique doit être signalé sans délai à votre responsable ou au service Éthique et Conformité pour être traité dans les plus brefs délais. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Univers 36 Fournisseurs Baxalta s’appuie sur son réseau de fournisseurs pour offrir des produits et services de qualité à ses clients. Il est donc impératif que tous les fournisseurs de Baxalta partagent notre engagement à mener nos affaires selon les règles. Lorsqu’ils entrent en relation avec un fournisseur ou traitent avec lui, les employés de Baxalta sont tenus de : • Définir clairement les exigences et faire jouer la concurrence de façon loyale et ouverte en accord avec la Politique mondiale des approvisionnements ; • S’assurer que les fournisseurs jouissent d’une bonne réputation et sont qualifiés ; • S’assurer que retenir les services d’un fournisseur ne crée pas de conflit d’intérêts apparent ; • Évaluer et approuver les fournisseurs avant que des matériaux, des composants, des produits ou des services soient achetés auprès d’eux, conformément à la Norme de qualité des fournisseurs, à la Politique mondiale des approvisionnements et aux autres exigences de Baxalta ; • Incorporer dans chaque accord passé par écrit les Normes d’Éthique et de Conformité de Baxalta concernant les fournisseurs, ou les propres normes d’éthique et de conformité du fournisseur si ces normes répondent aux attentes de Baxalta ; et • Obtenir l’approbation du service de la Communication d’entreprise avant d’approuver publiquement tout partenaire pressenti. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Univers 37 Conformité en matière de commerce Baxalta se fait un devoir de respecter toutes les réglementations en vigueur régissant les échanges commerciaux, en particulier les mesures de contrôle des exportations et des importations. Enfreindre ces lois compromettrait la capacité de Baxalta à fournir des produits et services à ses clients, et exposerait également la société au risque de se faire infliger des amendes considérables et d’autres sanctions. La réglementation sur les échanges commerciaux est complexe. Les employés se doivent de respecter la Politique de Baxalta sur le commerce international et sont invités à faire part de toutes leurs questions concernant la réglementation à l’équipe de Conformité et Éthique. Parmi les exemples de réglementations importantes à respecter, on peut noter : Sanctions Les États-Unis ont imposé des sanctions et des restrictions aux échanges commerciaux à l’encontre d’un certain nombre de pays. Pour obtenir des renseignements à jour sur les sanctions prises par les États-Unis à l’encontre de ces pays et sur les autres sanctions, consultez la liste des sanctions prévues au Service de contrôle des actifs étrangers du Département du Trésor des États-Unis à l’adresse http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/Pages/default.aspx, ou prenez contact avec le service juridique. Entités proscrites Il nous est interdit de traiter avec un certain nombre de personnes, de groupes ou d’organisations qui ont enfreint des lois relatives à la conformité en matière de commerce, qui ont été désignées comme terroristes, comme soutenant le terrorisme, ou comme se livrant au trafic de drogue, etc. Toutes les marchandises importées doivent être correctement classifiées et répertoriées dans la bonne classe de tarification afin de déterminer le montant correct des droits de douane exigibles. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Univers 38 Points à considérer La transaction implique-t-elle d’expédier des produits à des personnes ou des organisations situées dans des pays visés par les restrictions ou interdictions sur les échanges commerciaux, de faire des affaires ou de partager des technologies avec elles ? Ai-je connaissance d’une transaction commerciale qui pourrait être liée à une entente visant à participer à un boycott ou une demande d’informations concernant un boycott ? Ai-je connaissance d’une transaction commerciale qui pourrait faire intervenir des documents inexacts, y compris des renseignements inexacts sur la tarification ou des documents portant sur une valeur inexacte ? Si votre réponse est oui à l’une ou l’autre des questions ci-dessus, faites part de vos préoccupations à un membre du groupe du Commerce international et des questions douanières ou de l’équipe Éthique et Conformité. Conformité en matière de commerce (suite) Points à considérer Activités proscrites Il nous est interdit d’effectuer des transactions avec des « utilisateurs finaux » susceptibles d’être impliqués dans le développement d’armes chimiques ou biologiques, de missiles balistiques, ou d’activités « sensibles » du domaine nucléaire dans certains pays. Restrictions anti-boycott Il nous est interdit d’apporter un soutien au boycott d’Israël par la Ligue arabe. Produits et technologies soumis à restrictions Baxalta doit détenir un permis d’exportation pour certains produits, logiciels et technologies, même lorsque ceux-ci sont expédiés à un client en règle dans un pays ami pour un usage pacifique. Le transfert de données techniques à des ressortissants étrangers, y compris les employés de Baxalta qui résident aux États-Unis, est considéré comme une forme d’exportation. Classification des marchandises Toutes les marchandises importées doivent être correctement classifiées et répertoriées dans la bonne classe de tarification afin de déterminer le montant correct des droits de douane exigibles. Valorisation Il est interdit de sous-évaluer les marchandises sur les documents commerciaux pour tenter de réduire les droits de douane exigibles. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Univers 39 Est-ce que je crains qu’un visiteur de passage dans mon usine ou mon bureau puisse être un ressortissant d’un pays figurant sur la liste des pays soumis à restriction/interdiction ou sur la liste des parties avec lesquelles nous refusons de traiter ? La transaction fait-elle naître un soupçon ou déclenche-t-elle un signal d’alerte si la destination finale n’est pas celle indiquée sur les documents ? Par exemple, l’expédition comprend-elle des équipements électriques à destination d’un pays équipé en 110 volts, alors que la destination officielle figurant sur le document est en 220 volts ? Si votre réponse est oui à l’une ou l’autre des questions ci-dessus, faites part de vos préoccupations à un membre du groupe du Commerce international et des questions douanières ou de l’équipe Éthique et Conformité. Veille économique L’information est un élément essentiel dans l’environnement mondialisé et très rapide dans lequel nous exerçons notre activité. Baxalta se fait un devoir d’obtenir par des moyens convenables tous les renseignements nécessaires à la bonne marche de l’entreprise en respectant la loi et l’éthique. Les employés de Baxalta ne peuvent pas compromettre notre intégrité dans l’obtention de renseignements en se livrant à l’une des activités suivantes : • La fraude ou la représentation fallacieuse ; • Les techniques d’intrusion, comme la pénétration illicite sur des sites ou l’effraction • Le recours à des cadeaux, à des pots-de-vin ou à la force en vue d’obtenir des informations confidentielles ; • La sollicitation ou l’acceptation d’informations protégées par les lois régissant le secret professionnel ; • L’infraction aux clauses légitimes de non-divulgation ; • Le recours à des tierces parties en vue de se livrer à des activités proscrites par Baxalta Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Univers 40 Points à considérer Les employés de Baxalta se rendent fréquemment dans les salons professionnels afin de se tenir au courant des tendances du secteur. Lorsque l’on se rend dans ce type de manifestations, il est impératif de garder en tête quelques règles de base : Les employés de Baxalta doivent toujours porter des badges indiquant leur nom et précisant leur appartenance à un service de Baxalta. Les employés de Baxalta ne sont pas autorisés à obtenir d’informations lors des salons commerciaux par le biais de fausses déclarations ou par la duperie. Les employés de Baxalta ne sont pas autorisés à pénétrer sans autorisation dans les zones privées ou réservées aux invités. Traitement approprié des informations privilégiées et des transactions sur les titres Baxalta communique régulièrement au public des informations essentielles concernant l’entreprise. Ces communications doivent être complètes, équitables, exactes, ponctuelles et compréhensibles. Tant que Baxalta n’a pas rendu publiques des informations essentielles concernant l’entreprise, les employés sont tenus d’en préserver la confidentialité et ne sont pas autorisés à les utiliser pour leur propre compte. Acheter ou vendre des titres de Baxalta parce que l’on dispose d’informations essentielles non connues du grand public constitue une infraction à la loi aux États-Unis. Dans le cadre de leur travail, les employés de Baxalta peuvent également recevoir des informations essentielles, non connues du grand public, au sujet d’autres entreprises. Là encore, les employés sont tenus de ne pas divulguer ces informations et ne sont en aucun cas autorisés à acheter ou vendre des titres d’autres sociétés sur la base de ces informations. Certains employés qui ont régulièrement accès à des informations non publiques importantes peuvent être soumis tous les trimestre à une « période d’interdiction » de négociation des titres ou à l’obligation d’obtenir une pré-validation des transactions auprès de l’équipe juridique. De plus, il est en règle générale interdit aux employés d’effectuer des transactions de nature agressive ou spéculative sur les titres de Baxalta. Ces obligations – en plus d’informations supplémentaires sur les opérations sur titres – sont détaillées dans la Politique relative aux opérations sur les titres de Baxalta. Qu’entend-on par « informations essentielles » ? Sont considérées comme des informations essentielles les informations que les investisseurs en titres considéreraient comme essentielles. Pour être plus précis, l’information est essentielle si, lorsqu’elle est divulguée, il est raisonnable de penser qu’elle peut avoir un effet sur le cours des titres de la société ou si elle est susceptible d’être considérée comme essentielle par un investisseur raisonnable pour déterminer s’il faut acheter ou vendre ces titres (ou modifier son comportement par rapport au marché d’une quelconque façon). Parmi les exemples d’informations qui peuvent être considérées comme essentielles on peut citer : • • • • Les acquisitions ou désinvestissements d’entreprises, de produits ou de technologies ; Les nouveaux produits, les travaux de recherche ou les essais cliniques ; Les résultats et tendances sur le plan financier ; ou Les événements importants en matière de réglementation, de litiges ou d’obtention de contrats. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Univers 41 Communication avec les médias et les investisseurs Points à considérer Relations avec les médias Seuls les porte-parole officiels désignés par les responsables de la Communication internationale et de la Communication pays sont autorisés à s’entretenir avec les médias. Si vous êtes contacté(e) par les médias, veuillez décliner poliment l’invitation à répondre, prenez tous les renseignements et réorientez la demande vers les services de Communication (pays ou internationale). Relations avec les investisseurs Seuls les porte-parole officiels autorisés sont habilités à s’exprimer auprès de la communauté des investisseurs. Si vous êtes contacté(e) par un investisseur, veuillez réorienter la personne vers le service des Relations avec les investisseurs. Présentation en public Si vous avez été invité(e) à prendre la parole lors d’une conférence, veillez à recevoir l’approbation de votre vice-président/directeur d’unité avant de vous exprimer. Bien vous soyez invité(e) à vous exprimer à titre d’expert, sachez que toute position que vous seriez amené(e) à prendre pourrait affecter la réputation de la société. Vos commentaires ne doivent porter que sur votre domaine d’expertise et vous devrez prendre soin d’annoncer dès le départ que vous vous exprimez à titre individuel et non au nom de Baxalta, sauf dérogation accordée par le service de la Communication d’entreprise. Veuillez consulter le service de la Communication d’entreprise pour connaître les messages approuvés concernant la société. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Univers 42 Avant de faire une déclaration aux médias ou à la communauté financière, ou lors de manifestations auxquelles l’une ou l’autre peuvent assister, posez-vous les questions suivantes : Avez-vous été autorisé(e) à parler au nom de Baxalta par le service de la Communication d’entreprise ou des Relations avec les investisseurs ? Si vous avez répondu « oui » à la question précédente, posez-vous les questions supplémentaires suivantes : Avez-vous vérifié les politiques de Baxalta concernant la communication avec les médias et la communauté financière ? Les informations que vous avez l’intention de communiquer sontelles déjà du domaine public ? En cas de doute, adressez-vous à votre supérieur hiérarchique ou au service de la Communication d’entreprise. Si la réponse à l’une de ces questions est « non », vous êtes tenu(e) d’obtenir l’approbation du service Communication d’entreprise ou des Relations avec les investisseurs avant de divulguer toute information. Affaires publiques et activités politiques Baxalta exerce régulièrement des activités politiques sous une forme appropriée dans le monde entier ; par exemple, du lobbying auprès des législateurs et l’apport d’une aide pour la préparation des réglementations administratives en vue de promouvoir les intérêts de la société et des patients auxquels nous fournissons des produits et services. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Univers Les règles régissant la participation au processus politique diffèrent notoirement d’un pays à l’autre, sont complexes et prévoient souvent de lourdes sanctions en cas d’infraction. En règle générale, toutes les activités de ce type doivent être exercées avec le concours de l’équipe Patient, innovation et politique (PIP) de Baxalta. Règles mondiales en matière de lobbying Quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, vous êtes tenu(e) de consulter d’abord votre représentant PIP et de coordonner votre action avec lui dans le cadre des efforts déployés pour influencer une décision politique du gouvernement concernant : • La législation et la réglementation • Les appels d’offres, les contrats et les subventions • Toute autre affaire dans laquelle les intérêts de Baxalta sont en jeu, à l’exception des demandes d’information, des inspections, des enquêtes et des litiges. Règles mondiales sur les contributions en faveur de partis politiques Quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, vous êtes tenu(e) de consulter d’abord votre supérieur hiérarchique, votre équipe PIP et votre représentant du service juridique, et de coordonner votre action avec lui, avant de faire une quelconque contribution monétaire au nom de Baxalta à une campagne politique, un parti politique ou à un événement ou une entité sous l’incitation d’un représentant de l’État. Règles mondiales sur les cadeaux en faveur de représentants de l’État Quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, la politique de Baxalta régissant la remise de cadeaux à des responsables gouvernementaux est restrictive. Vous êtes tenu(e) de consulter et d’appliquer les politiques de Baxalta sur les interactions avec la communauté médicale, ainsi que les politiques de lutte contre la corruption. 43 Affaires publiques et activités politiques (suite) Baxalta exerce régulièrement des activités politiques sous une forme appropriée dans le monde entier ; par exemple, du lobbying auprès des législateurs et l’apport d’une aide pour la préparation des réglementations administratives en vue de promouvoir les intérêts de la société et des patients auxquels nous fournissons des produits et services. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Univers Règles supplémentaires pour l’exercice d’activités politiques aux États-Unis • Lobbying auprès des autorités fédérales et d’État : Toutes les activités de lobbying doivent être coordonnées avec l’équipe PIP. • Contributions versées par l’entreprise à des partis politiques : En règle générale, Baxalta n’est pas autorisée à faire des contributions sous forme de versements d’argent ou en nature aux candidats fédéraux ou à leurs campagnes, sauf par le biais de BaxaltaPAC. • Contributions versées par l’entreprise : Plus de 20 États interdisent à Baxalta de verser des contributions d’entreprise aux partis politiques ou aux candidats. Les versements de contributions à des candidats locaux ou d’État, ou dans le cadre d’autres campagnes politiques, doivent être validés par l’équipe PIP. • Voyages, cadeaux et repas : Les possibilités pour Baxalta de faire des cadeaux à des responsables politiques, à leur personnel et aux candidats de partis politiques, ou de prendre en charge leurs frais de déplacement, sont extrêmement restreintes et toutes ces activités doivent être approuvées par l’équipe PIP. Activités politiques personnelles Baxalta encourage ses employés à s’engager dans les activités politiques de leur choix, exercées à titre personnel, sous réserve que : • Ces activités soient exercées à titre purement personnel et non au nom de Baxalta ; • Les versement de contributions à des campagnes politiques d’État par des collaborateurs de niveau direction et supérieur soient au préalable validées par l’équipe PIP afin de s’assurer de leur conformité aux nouvelles lois de l’État ; • Les locaux de Baxalta ne soient pas utilisés ; et • Les activités ne soient pas incompatibles avec l’exercice des responsabilités professionnelles. 44 Communication d’informations aux pouvoirs publics Les activités exercées par Baxalta sont fortement réglementées et les gouvernements peuvent souvent nous demander de leur communiquer des informations. Nous apporterons notre coopération à la satisfaction des demandes légitimes d’informations par les voies appropriées. Code de conduite mondial de Baxalta : Notre Univers • Toutes les demandes ordinaires de renseignements émanant d’un organisme gouvernemental doivent être adressées au conseiller juridique responsable de la division ou de la fonction, à moins que le service juridique ait convenu qu’une autre division ou fonction est à même de prendre en charge ce type d’affaire. • Toutes les citations à comparaître, les ordonnances d’un tribunal et les demandes de dépositions, de témoignages, d’entrevues ou de documents doivent être adressées au conseiller juridique responsable de la division ou de la fonction, qui devra faire part de l’affaire au responsable en chef du Contentieux. • Toute demande inédite de procéder à une inspection des locaux de Baxalta ou de permettre l’exécution d’un mandat de perquisition doit être immédiatement relayée au conseiller juridique responsable de la division, qui devra faire part de l’affaire au responsable en chef du Contentieux. Vous êtes également tenu(e) d’autoriser l’accès lorsque celui-ci est exigé aux termes de la législation locale. • Toutes les demandes de renseignements émanant du Congrès des États-Unis doivent être adressées au bureau du conseiller juridique général qui prendra les mesures appropriées. 45 V.Signalement de problèmes et guide d’action / Assistance téléphonique Section V : Signalement de problèmes et guide d’action / Assistance téléphonique Compte tenu de l’environnement complexe et fortement réglementé dans lequel évolue Baxalta, prendre les bonnes décisions peut s’avérer difficile. Vous devrez peut-être solliciter occasionnellement des conseils ou une assistance afin de résoudre un problème. Nous vous invitons à faire une recherche d’informations ou à obtenir des conseils concernant nos normes en matière d’éthique et de conformité. Baxalta encourage la discussion ouverte des problèmes et des préoccupations afin d’éviter la prise de décisions ou de mesures inappropriées pouvant constituer une infraction potentielle aux normes. Les employés de Baxalta ont l’obligation de signaler toute infraction apparente aux normes concernant les affaires financières de Baxalta, ses pratiques comptables, les questions d’audit, de corruption, de fraude ou autres problèmes graves qui mettent en jeu l’intérêt de la société ou l’intégrité physique ou morale de ses collaborateurs ou de son patrimoine. Nous invitons les employés, dans un premier temps, à consulter leur hiérarchie locale ou à s’adresser à l’équipe Éthique et Conformité afin d’obtenir de l’assistance et de trouver une réponse à leurs questions. Baxalta est très attachée au maintien d’un environnement exempt de toute forme de représailles, afin que les employés et les autres partenaires ne risquent rien lorsqu’ils font part, en toute bonne foi, de leurs préoccupations concernant le non respect de points d’éthique et de conformité. La Politique de non-représailles bénéficie du soutien actif de la direction générale de Baxalta et est rigoureusement appliquée. Ligne d’assistance téléphonique Éthique et Conformité Les agents de la ligne d’assistance téléphonique Éthique et Conformité sont à votre service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dans presque toutes les langues. Vous pouvez faire un signalement en ligne ou composer le numéro sans frais pour votre pays, comme indiqué sur le site Web. En cas d’appel à la ligne d’assistance téléphonique Éthique et Conformité, l’identité de l’appelant sera traitée de manière confidentielle et ne sera communiquée qu’à un nombre restreint de personnes qui doivent être mises au courant ou qui sont chargées de traiter les signalements et d’effectuer des enquêtes. Vos informations personnelles seront traitées conformément à la Politique mondiale sur la confidentialité de Baxalta et aux lois sur la protection des renseignements personnels. Les signalements peuvent être faits de façon anonyme. Faire appel à ces ressources dans votre processus de prise de décision nous aidera à maintenir la réputation de Baxalta en tant qu’entreprise leader responsable, dont les membres sont respectés pour leurs résultats et leur intégrité. Code de conduite mondial de Baxalta : Signalement de problèmes et guide d’action / Assistance téléphonique 47 Nous invitons dans un premier temps les employés à consulter leur hiérarchie locale ou à s’adresser à l’équipe Éthique et Conformité afin d’obtenir une assistance pour trouver une réponse à leurs questions. Points à considérer Pour contacter l’assistance Éthique et Conformité : • www.baxalta.com/compliance, pour faire un rapport en ligne • Téléphone (USA) : 1-844-294-5419 • Téléphone (international) : rendez-vous sur www.baxalta.com/compliance pour connaître le numéro gratuit dans votre pay VI. Outils et ressources Section VI : Outils et ressources Dans le cadre du Programme de conformité globale de Baxalta et en complément du Code de conduite mondial de Baxalta, des outils et des ressources sont à votre disposition pour en apprendre davantage sur la conformité et le signalement de tous problèmes ou préoccupations. Contacts importants : Contactez : • Votre superviseur, responsable ou chef de service • Les experts fonctionnels comme le service juridique, les Ressources humaines, le service Qualité, etc. • L’équipe Éthique et Conformité • Le site intranet Éthique et Conformité • Coordonnées du CRO : [email protected] • Ligne d’assistance téléphonique Éthique et Conformité : www.baxalta.com/compliance Code de conduite mondial de Baxalta : Outils et ressources 49 VII.Gouvernance de la conformité chez Baxalta Chapitre VII : Gouvernance de la conformité chez Baxalta Xonseil d’administration de Baxalta, Comité Qualité et Conformité et Bureau de la responsabilité d’entreprise (CRO) Le CRO est chargé de communiquer les normes d’éthique et de conformité de Baxalta aux employés, et de leur dispenser des conseils et des formations. Code de conduite mondial de Baxalta : Gouvernance de la conformité chez Baxalta Le conseil d’administration de Baxalta reconnaît l’importance de disposer d’un socle organisationnel solide capable de soutenir un environnement éthique et de nous aider à obtenir des résultats d’une manière correcte. Le Comité Qualité et Conformité du conseil d’administration est chargé de veiller à ce que Baxalta fonctionne avec intégrité, ait un programme de conformité efficace et se comporte comme un membre socialement responsable de notre communauté mondiale. Le CRO est chargé de communiquer les normes d’éthique et de conformité de Baxalta aux employés, de leur dispenser des conseils et des formations, de mettre plusieurs modes de communication à leur disposition pour leur permettre de faire part de leurs préoccupations et d’exercer une surveillance en matière de conformité. Le CRO rend compte de son activité au Comité Qualité et Conformité ainsi qu’au Comité d’audit du conseil d’administration sur les questions d’ordre financier. Toute exemption du Code de conduite de Baxalta accordée à des dirigeants ou à des membres du conseil d’administration doit émaner du Comité Qualité et Conformité, sous réserve d’approbation par le conseil d’administration dans son ensemble. Toute exemption accordée doit être rapidement divulguée aux actionnaires, comme prévu par la législation en vigueur et les règles sur les institutions boursières. 51 Section VII : Gouvernance de la conformité chez Baxalta (suite) Comités conformité pays / groupe Le CRO est chargé de communiquer les normes d’éthique et de conformité de Baxalta aux employés, et de leur dispenser des conseils et des formations. Code de conduite mondial de Baxalta : Gouvernance de la conformité chez Baxalta Baxalta se félicite de compter des comités de conformité dans le monde entier. Ces comités, sous l’égide de l’entreprise, sont chargés de : • • • • Rendre opérationnel le programme de conformité Renforcer la responsabilité en matière de conformité Intégrer l’éthique et la conformité dans la stratégie et le fonctionnement de l’entreprise Faire de la conformité un avantage concurrentiel Éthique et Conformité de Baxalta L’équipe Éthique et Conformité applique la conformité dans l’ensemble de l’organisation. L’équipe Éthique et Conformité, qui compte des représentants apportant leur appui aux divisions et zones géographiques, est responsable de l’élaboration des politiques de conformité, des formations, de l’évaluation de la conformité, de la surveillance, de la dispense de conseils et des enquêtes. L’équipe Éthique et Conformité est toujours disponible pour répondre aux questions, discuter des problèmes ou des préoccupations et apporter son aide pour se conformer aux exigences de la politique de Baxalta. 52 Le mot de la fin Les normes et les politiques de soutien contenues dans le présent document peuvent être modifiées de temps à autre et ne peuvent pas tenir compte de toutes les circonstances auxquelles vous pouvez être confronté(e). Les employés de Baxalta sont tenus de connaître et de respecter les lois, les règles, les réglementations, les normes, les politiques et les procédures en vigueur qui régissent notre travail. Si vous avez des questions, prenez contact avec les personnes ressources de la conformité indiquées dans la liste. La dernière version du présent document peut être consultée sur la page d’accueil « Éthique et Conformité » de l’intranet de Baxalta. Ce document ne constitue pas un contrat de travail entre Baxalta et ses employés. Code de conduite mondial de Baxalta : Le mot de la fin 53