pr- dip/add etablissement des diplomes et des annexes descriptives

Procédure
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ETABLISSEMENT DES DIPLOMES
ET DES ANNEXES DESCRIPTIVES
Plan
1 – OBJET
2 – DOMAINE D’APPLICATION ET RESPONSABILITES
3 – REFERENCES REGLEMENTAIRES ET DEFINITIONS
3.1 - DEFINITIONS RELATIVES AUX DIPLOMES NATIONAUX
3.2 - DEFINITIONS RELATIVES AUX ANNEXES DESCRIPTIVES
4 – DEROULEMENT DE LA PROCEDURE
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
- REGLES RELATIVES AUX DIPLOMES NATIONAUX
- REGLES RELATIVES AUX ANNEXES DESCRIPTIVES
- REGLES RELATIVES AUX DIPLOMES UNIVERSITAIRES
- OPERATIONS PREALABLES A LA DEMANDE D’EDITION DES DIPLOMES
– OPERATIONS PREALABLES A L’EDITION DES ANNEXES DESCRIPTIVES
– OPERATIONS D’EDITION DES ANNEXES DESCRIPTIVES
– MODALITES DE DELIVRANCE DES DOCUMENTS SIGNES
5 – DESCRIPTION SYNOPTIQUE DES ETAPES : LE PROCESSUS
6 – PERSONNES A CONTACTER
A
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version
date
S. HAYE
P. GHANEM
N. MARTIN
établi par
S. HAYE
F. RIOU
vérifié par
approuvé par
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1 – OBJET
L’objectif est de rationnaliser les opérations qui mènent à l’établissement du diplôme définitif
et à l’annexe descriptive au diplôme, en utilisant l’application informatique APOGEE, et ainsi de
mieux respecter les délais imposés par la réglementation pour remettre les parchemins et les
suppléments aux diplômés.
2 – DOMAINE D’APPLICATION ET RESPONSABILITES
Tous les documents officiels doivent être édités par l’intermédiaire d’APOGEE. Cette procédure
définit et rappelle les notions essentielles avant de décrire les principales étapes à effectuer
pour le bon déroulement du processus représenté page 10.
Cette procédure ne décrit pas de manière exhaustive tous les cas de figure liés aux
particularités des diplômes. Elle concerne les règles générales à respecter en matière
d’établissement des attestations provisoires, des parchemins définitifs et des annexes
descriptives. Elle définit aussi les modalités administratives et techniques pour l’édition
informatisée.
Elle s’adresse à tous les personnels de l’Université concernés par la fonction scolarité.
La saisie des résultats d’admission aux diplômes, ainsi que l’établissement des attestations
provisoires de diplôme et des annexes descriptives, sont effectués par les Services Scolarité
des composantes, sous l’autorité du Directeur, et en respect des délibérations des jurys
d’examens.
L’établissement des parchemins définitifs (édition, mise à la signature) est de la compétence
de la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante (DEVE) de l’Université, sous l’autorité du
Président de l’Université.
3 – REFERENCES REGLEMENTAIRES ET DEFINITIONS
- code de l’éducation
- décret n° 2002-482 du 8 avril 2002 portant application au système français d'enseignement
supérieur de la construction de l'Espace européen de l'enseignement supérieur
- décret n° 84-573 du 05 juillet 1984 modifié relatif aux diplômes nationaux de l’enseignement
supérieur
- décret n° 84-932 du 17 octobre 1984 modifié relatif aux diplômes nationaux de
l’enseignement supérieur (santé)
- arrêté du 19 octobre 1994 modifié relatif à l’établissement de certains titres et diplômes
nationaux de l’enseignement supérieur
- arrêté du 20 avril 2001 modifié relatif à l’établissement de certains titres et diplômes
nationaux de l’enseignement supérieur (santé)
- circulaire du 8 décembre 2006 relative aux modalités d’élaboration et de délivrance des
diplômes dans le cadre du dispositif « LMD »
3.1 - DEFINITIONS RELATIVES AUX DIPLOMES NATIONAUX
Les diplômes nationaux de l'enseignement supérieur sont établis sur des documents édités par
l'Imprimerie nationale. Ainsi, les « parchemins » délivrés aux titulaires de ces diplômes sont
dits « sécurisés », qu’ils soient liés au secteur santé (arrêté du 20/04/2001 modifié) ou non
(arrêté du 19/10/1994 modifié).
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Les diplômes nationaux sanctionnent chaque étape du déroulement des études supérieures
dans un domaine de formation particulier mentionné dans l'intitulé du diplôme.
Les grades et titres universitaires qui sanctionnent les divers niveaux de l'enseignement
supérieur communs à tous les domaines de formation et dont l'Etat a le monopole de la
collation
sont
conférés
aux
titulaires
de
diplômes
nationaux.
Les grades qui fixent les principaux niveaux de référence de l'espace européen de
l'enseignement supérieur sont le baccalauréat, la licence, le master et le doctorat. Les
titres universitaires fixent les niveaux intermédiaires.
L’arrêté d’habilitation est l'acte juridique ministériel qui fixe officiellement la durée
durant laquelle l'établissement est habilité à délivrer un diplôme. Les arrêtés sont établis après
une procédure nationale d'habilitation (suivie par la Direction Générale de l’Enseignement
Supérieur du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche). En règle générale,
l’habilitation ministérielle est donnée pour 4 années, période du contrat quadriennal. Le
diplôme est toujours établi en référence à l'arrêté d'habilitation. Il précise l'intitulé exact du
diplôme à délivrer (Exemple : Master « Domaine », « Mention », « Spécialité »). Aucun autre
intitulé de diplôme ne peut figurer sur le parchemin.
3.2 - DEFINITIONS RELATIVES AUX ANNEXES DESCRIPTIVES
L’annexe descriptive, aussi appelée « supplément au diplôme », est un document joint à un
diplôme d’études supérieures qui vise à améliorer la « transparence » internationale et à
faciliter la reconnaissance académique et professionnelle des qualifications (diplômes,
acquis universitaires, certificats, etc.).
Il est destiné à décrire la nature, le niveau, le contexte, le contenu et le statut des études
accomplies avec succès par la personne désignée par la qualification originale à laquelle ce
supplément est annexé. Il doit être dépourvu de tout jugement de valeur, déclaration
d'équivalence ou suggestion de reconnaissance. Cet outil peut être adapté aux besoins locaux.
La Conférence des Présidents d’Université a mis en place un groupe de travail réunissant des
représentants des établissements, du Ministère, des promoteurs nationaux de l’annexe
descriptive et des ECTS, et de l’AMUE. Ce groupe a travaillé à partir du modèle européen, pour
établir un modèle français de supplément au diplôme destiné à la mobilité internationale et
nationale. Ce modèle a également été soumis aux comités de suivi de Licence et de Master.
C’est sur la base de ce modèle qu’a été conçue l’annexe descriptive d’APOGEE.
L’article D123-13 du code de l’éducation stipule que « l'application nationale aux études
supérieures et aux diplômes nationaux de la construction de l'Espace européen de
l'enseignement supérieur se caractérise par … d) La délivrance d'une annexe décrivant les
connaissances et aptitudes acquises dite " supplément au diplôme " afin d'assurer la lisibilité
des diplômes dans le cadre de la mobilité internationale. »
4 – DEROULEMENT DE LA PROCEDURE
4.1 - REGLES RELATIVES AUX DIPLOMES NATIONAUX
Edition et signatures sur les parchemins :
Les diplômes nationaux définitifs sont édités au niveau central par la DEVE. Tous les
parchemins sont signés par le Président de l'Université et par le Recteur d'Académie.
Pour l’IUT, le diplôme est également visé par le Directeur.
Le timbre sec de l’Université est apposé après retour du Rectorat.
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Numérotation :
Les diplômes sécurisés sont pré-numérotés par l’Imprimerie nationale. Il est ajouté
au moment de l’édition sur APOGEE un numéro d'ordre (ex. : 2009/001). Ce n° est reporté
sur les 3 listes d'émargement.
Liste d’émargement :
La liste d'émargement est établie par la DEVE, par l’intermédiaire de l’application
APOGEE, en 3 exemplaires :
- 1 exemplaire destiné au Rectorat,
- 1 exemplaire destiné au Service Scolarité de la composante (accompagné des
diplômes signés par le Recteur et la Présidente),
- 1 exemplaire classé par la DEVE.
Duplicata de diplôme :
Toute personne peut demander que lui soit établi un duplicata de son diplôme si le
document original a été détruit, perdu ou volé. Quelle que soit l'origine de la perte ou de la
destruction, l'intéressé doit présenter toutes pièces justificatives officielles permettant de
vérifier la validité de la demande (déclaration de sinistre, récépissé de plainte, etc.). Seul
l'établissement qui a délivré le diplôme original est habilité à remettre à l'intéressé un
duplicata qui sera établi sur l'imprimé officiel dans les mêmes formes que l'original et affecté
d'un nouveau numéro. La mention « duplicata » doit apparaître sur le diplôme et une
comptabilité des duplicata est tenue à jour par l’Université en lien avec le Rectorat.
Correction :
Erreur d'orthographe ou de lieu/date de naissance : l'intéressé devra fournir une
copie de carte d’identité ou un extrait d’acte de naissance ou une copie du livret de famille. La
correction sera effectuée par la DEVE avant édition du parchemin corrigé.
Pour toute correction, le diplôme erroné doit être transmis avec la demande à la DEVE. Les
pièces justificatives sont envoyées au Rectorat pour permettre l'annulation de l'ancien diplôme.
Les données relatives à l’état civil du titulaire étant enregistrées sur APOGEE, ces erreurs
doivent en toute logique être exceptionnelles. En tout état de cause, le Service Scolarité doit
immédiatement prévenir la DEVE lorsqu’une erreur est décelée sur la base APOGEE dans le
« dossier étudiant ».
Attestation provisoire de réussite :
Toutes les attestations provisoires de réussite au diplôme doivent être éditées par le
Service Scolarité de la composante avec l’aide de l’application APOGEE, après saisie des
résultats et suite à la procédure de clôture (domaine « Résultats » : Documentation - Edition
d’attestations de réussite). N’ayant pas de valeur réglementaire au vu de la délivrance des
diplômes, l’attestation doit être signée par le Directeur de la composante qui peut
éventuellement déléguer sa signature.
Délais à respecter :
A partir de la date de proclamation des résultats (affichage du procès-verbal d’examen
signé par le jury) :
Attestation provisoire de réussite : 3 semaines.
Diplôme définitif : 6 mois.
(Référence réglementaire : art. 30 de l’arrêté du 23 avril 2002 relatif aux études universitaires conduisant au
grade de licence : « Une attestation de réussite et d’obtention du diplôme est fournie aux étudiants trois
semaines au plus tard après la proclamation des résultats. La délivrance du diplôme définitif, signé par les
autorités concernées, intervient dans un délai inférieur à six mois après cette proclamation.)
Liste des diplômés :
Afin de respecter le délai de 6 mois, les Services Scolarité doivent faire parvenir à la
DEVE la liste des diplômés validée par le Directeur de la composante ou le Président
du Jury le plus tôt possible, et dans tous les cas avant le 31 décembre de l’année
d’obtention du diplôme.
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4.2 - REGLES RELATIVES AUX ANNEXES DESCRIPTIVES
Les différentes rubriques de l’annexe descriptive sont remplies par l’équipe
pédagogique, via une application web http://web.unicaen.fr/gesadd. Celle-ci autorise
les Directeurs des composantes à déléguer l’organisation, à confier la saisie et à valider les
annexes descriptives de chaque formation. La validation de l’annexe sur l’application de
gestion « gesadd » entraîne un enregistrement sur la base de données APOGEE et une
publication de la fiche formation sur le portail étudiant du site Internet de l’Université.
Les annexes descriptives aux diplômes nationaux sont éditées par les Services Scolarité qui
procèdent aux vérifications nécessaires pour le bon affichage du contenu des formations.
Elles sont signées par les Directeurs des composantes. La signature électronique
automatisée peut éventuellement être utilisée.
Cette édition peut se faire dès que la procédure de clôture a été effectuée dans APOGEE.
Il convient de noter que les annexes devant utilement compléter les diplômes, le délai de 6
mois doit aussi s’appliquer.
4.3 - REGLES RELATIVES AUX DIPLOMES UNIVERSITAIRES
Les diplômes universitaires sont établis par la DEVE sur des « parchemins »
sécurisés, édités par l’Imprimerie nationale, mais ils ne sont pas pré-numérotés. Un n°
d’ordre est créé par APOGEE lors de l’édition.
- La procédure d’habilitation est interne à l’Université : après vote du CEVU et du CA, le
Président signe l’arrêté d’habilitation (pour 4 ans) qui crée ou renouvelle le D.U.
- Les diplômes universitaires sont signés par le Directeur de la composante et par le
Président de l’Université.
- La liste d'émargement est établie par la DEVE, par l’intermédiaire de l’application
APOGEE, en 2 exemplaires : 1 exemplaire destiné au Service Scolarité de la
composante avec les diplômes signés, et 1 exemplaire classé à la DEVE.
Hormis ces différences, les règles applicables aux diplômes nationaux décrites dans cette
procédure sont valables également pour les diplômes universitaires (retrait, duplicata,
correction, délais à respecter…).
Comme les diplômes nationaux, les D.U. doivent faire l’objet d’une saisie des résultats, d’un
calcul de délivrance de diplôme et d’une édition de la liste des diplômés.
-
4.4 - OPERATIONS PREALABLES A LA DEMANDE D’EDITION DES DIPLOMES
Ces opérations sont à effectuer par les Services Scolarité des composantes consécutivement
aux proclamations des résultats aux étapes diplômantes.
Lorsque les notes et résultats sont remontés sur la version d’étape dite « diplômante » et
que celle-ci a fait l’objet des procédures de clôture (Report d’une session à l’autre + mise à T),
il convient de faire remonter le résultat sur la version de diplôme.
Il faut, pour cela, lancer le calcul du résultat et de délivrance du diplôme pour permettre
son édition en respectant cet ordre :
- Remonter le résultat sur le diplôme en session 1 + délivrance
- puis clôturer sur le diplôme pour la session 1
……attendre quelques minutes pour que les étudiants déclarés admis à la session 1
disparaissent de la liste des étudiants en attente de résultat pour la session 2.
- Ensuite remonter le résultat sur le diplôme en session 2 +délivrance
- puis clôturer sur le diplôme pour la session 2
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> Attention ! A la suite de cette opération, il arrive qu’APOGEE édite un rapport sur lequel
apparaissent les étudiants dont le diplôme ne peut être délivré (problème de situation
militaire, interdit…). Il faut éditer cette liste et l’envoyer à la DEVE qui procédera aux
corrections nécessaires.
> Attention ! Pour les diplômes de santé, il est nécessaire, afin de pouvoir les éditer, de
renseigner leur date de validation, dans le menu « Délibération » : « Saisie de la date de
validation des diplômes de santé ». Cette date correspond le plus souvent à la date de
soutenance du mémoire ou de la thèse d’exercice. Elle doit être saisie par le Service Scolarité
de l’UFR Médecine ou de l’UFR des Sciences Pharmaceutiques.
Edition de la liste des diplômés
> Menu « Documentation » : « Edition de la liste des diplômés »
> Saisir l’année universitaire concernée
> Saisir la version de diplôme
> Pour les sessions, choisir « Toutes » (sauf en cas de session unique)
> Visualiser pour vérifier, puis imprimer
Cette liste doit être envoyée à la DEVE pour édition des diplômes, en respectant
strictement les consignes suivantes :
La liste des diplômés transmise doit impérativement concerner les résultats des 2
sessions d'examens. Les diplômés des 2 sessions sont traités en même temps. Il convient de
ne pas envoyer séparément 2 listes.
Le nombre d’étudiants admis au diplôme (et donc à qui le diplôme est conféré) est
automatiquement indiqué sur la liste des diplômés transmise. La liste est dite « arrêtée » et
définitive.
La liste des diplômés qui arrête le nombre des titulaires doit être signée par le Directeur
de composante, ou l’un de ses adjoints.
A réception de la liste des diplômés l’ensemble des diplômes seront édités par la DEVE puis
mis à la signature du Recteur. Dès leur retour du rectorat, ils sont ensuite transmis à la
composante concernée.
4.5 – OPERATIONS PREALABLES A L’EDITION DES ANNEXES DESCRIPTIVES
Il s’agit de rappeler les paramétrages à effectuer obligatoirement avant de lancer les éditions
des annexes (DUT, licences, licences professionnelles, masters).
Conseil : Commencer par éditer les structures de toutes les étapes des diplômes LMD que vous
avez l’habitude de gérer. Noter sur vos DIEGO les numérotations avant de réaliser la
procédure sur APOGEE.
Numéroter les semestres de chaque année
•
•
•
•
Les
Les
Les
Les
licences : 1-2-3-4-5-6
masters : 1-2-3-4
DUT : 1-2-3-4
Licences Professionnelles :
si elles sont semestrielles : 1-2
si elles sont annuelles s’assurer que dans la structure il existe bien 1 élément sous la
version d’étape « ANNUEL » : numéroté 1
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Sur APOGEE :
Domaine : Structure des Enseignements
Elément Elément pédagogique
ATTENTION ! bien vérifier en même temps (car ces champs relatifs aux éléments
pédagogiques doivent obligatoirement être remplis dans APOGEE) :
● La nature
- chaque semestre est « SEM »
- pour les Licences Pro la nature de l’élément ANNUEL est « ANN »
● La période
- s1/s2/s3etc….
● Le libellé annexe
- vous pouvez le modifier pour le rendre le plus explicite possible.
Ne mettez pas d’abréviation.
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Numéroter les UE de chaque semestre selon l’ordre logique de présentation.
A l’intérieur de chaque semestre reprendre la numérotation des UE à 1
ATTENTION : bien vérifier en même temps (car ces champs relatifs aux éléments
pédagogiques doivent obligatoirement être remplis dans APOGEE) :
● La nature
- chaque UE est « UE »
● La période
- s1/s2/s3etc….
● Le libellé annexe
- vous pouvez le modifier pour le rendre le plus explicite possible
CAS DES ETUDIANTS AYANT VALIDE UNE PARTIE DU CURSUS A L’EXTERIEUR OU DANS UNE
AUTRE FILIERE :
Pour les étudiants ayant validé une partie du cursus à l’extérieur (à l’étranger, autre établissement), les
informations ont été saisies par la DEVE dans la rubrique : « Cursus externe » du Dossier de l’étudiant
d’APOGEE. Ces informations seront remontées dans l’annexe.
EDITION DE L’ANNEXE POUR VERIFICATION :
Sur APOGEE :
Domaine : Résultats (année universitaire à choisir, ex : 2008/2009)
Documentation Edition de l’annexe descriptive
Mettre la Version de diplôme
Faire F9 sur le signataire
Sélectionner quelques étudiants
Puis utiliser le bouton TEST (et non édition car celui-ci attribue un numéro d’enregistrement).
Au paragraphe 4.3 de l’Annexe doit apparaître un tableau comprenant : tous les semestres
de l’ensemble du cursus, toutes les UE, tous accompagnés de leur crédit de référence.
VALIDATION DE L’ANNEXE AVANT EDITION
Les éditions (en test et en version définitive) sont faites par le Service Scolarité de la
composante sous la responsabilité de son Directeur. Toutefois, la DEVE apporte son assistance
en termes de conseils et de formations. Pour toutes les formations concernées par
l’annexe, il convient de lui transmettre un exemplaire-modèle qui sera validé avant
l’édition définitive.
4.6 – OPERATIONS D’EDITION DES ANNEXES DESCRIPTIVES
L’édition de l’annexe descriptive au diplôme (ADD) est effectuée annuellement par les Services
Scolarité des composantes. Elle concerne tous les diplômes nationaux intégrés dans les
formations de l’espace européen de l’enseignement supérieur : DUT, licence professionnelle,
licence et master.
>
>
>
>
>
>
Menu « Documentation » : « Edition de l’annexe descriptive au diplôme »
Saisir l’année universitaire concernée
Saisir la version de diplôme
Saisir le signataire
Imprimer
Contrôler
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4.7 – MODALITES DE RETRAIT DES DOCUMENTS SIGNES
Les Services Scolarité organisent la conservation et la remise aux diplômés des 2
documents : l’exemplaire unique du parchemin et l’exemplaire de l’annexe descriptive
(pouvant éventuellement faire l’objet d’une réédition).
L’étudiant qui retire ces deux documents, doit présenter l’ORIGINAL de l’attestation provisoire
de réussite. Celle-ci est conservée par le Service Scolarité de la composante. L’étudiant doit
obligatoirement viser la liste d’émargement.
Dans le cas où le diplômé ne peut pas retirer sur place son diplôme, il peut faire une demande
de retrait par courrier par le biais d’un imprimé spécifique téléchargeable sur le site
www.unicaen.fr.
> Sur place (accueil du service scolarité de la composante) : sur présentation d’une pièce
d’identité officielle en cours de validité et de l’original de l’attestation provisoire de réussite.
Le retrait de diplôme par procuration est possible sur présentation de toutes les pièces suivantes :
courrier manuscrit du diplômé donnant procuration à une tierce personne pour le retrait
pièce d’identité de la tierce personne et copie de la pièce d’identité du diplômé
original de l’attestation provisoire de réussite du diplômé
> Par correspondance : en retournant l’imprimé de demande de retrait du diplôme définitif, dûment
rempli et accompagné des pièces suivantes :
- 1 photocopie de pièce d’identité officielle en cours de validité
- 1 enveloppe cartonnée 24x32 libellée aux nom, prénom et adresse, affranchie à 5,10 € (pour ceux qui
résident sur le territoire français)
- l’original de l’attestation provisoire de réussite au diplôme
L’imprimé et les pièces doivent être retournés à l’adresse de la composante qui a délivré l’attestation
provisoire.
> En cas de perte de l’original de l’attestation provisoire de réussite :
Quelle que soit l’origine de la perte ou de la destruction de l’attestation, le Service Scolarité ne peut pas
remettre directement le diplôme. L’étudiant doit alors obligatoirement présenter une demande écrite de
retrait de diplôme au Président de l’Université pour obtenir l’autorisation de retrait de diplôme sans
l’attestation correspondante.
Cette demande doit être dûment motivée et accompagnée de toutes les pièces justificatives nécessaires :
déclaration de perte, vol ou sinistre, attestation sur l’honnneur, copie de pièce d’identité officielle en cours
de validité.
5 – DESCRIPTION SYNOPTIQUE DES ETAPES : LE PROCESSUS
Calendrier indicatif d’édition des documents
Juillet à septembre :
Attestation provisoire de réussite
Octobre à décembre :
Liste des diplômés
Octobre à février :
Diplômes définitifs
Novembre à février :
Annexes descriptives
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PROCESSUS
Services Scolarité des
composantes
- Remontée des résultats sur VET+VDI
(calcul des notes et résultats)
- Calcul de délivrance du diplôme
- Clôture des sessions 1 et 2 (VET+VDI)
Direction des Etudes
et de la Vie Etudiante
Juillet à septembre
Délai : 3 semaines après
proclamation des résultats
Edition de l’attestation de réussite
Etudiants diplômés
Edition de la liste des diplômés
Octobre à décembre
Signature de la liste
d’émargement
Edition de l’annexe descriptive au
diplôme,
après vérification du contenu
(pour DUT/licence/licence pro/master)
Novembre à février
Délai : 6 mois après
proclamation des résultats
- Saisie de la structure
des enseignements
- Assistance/formation
APOGEE pour la
modélisation
pédagogique et
l’annexe descriptive
- Edition des diplômes
et des 3 listes
d’émargement
- Signature par la
Présidente
- Contrôle du modèle
de l’annexe descriptive
de chaque diplôme
Rectorat de
Caen
Signature des
diplômes et des
3 listes
d’émargement
par le Recteur
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5 - PERSONNES A CONTACTER
Mme Nicole MARTIN, chargée de l’édition des diplômes à la DEVE
02.31.56.53.34 – [email protected]
Mme Pascale GHANEM, correspondante fonctionnelle Cellule APOGEE
02.31.56.65.38 – [email protected]
M. Samuel HAYE, responsable de la DEVE
02.31.56.53.83 – [email protected]
Procédure établie et vérifiée par
Samuel HAYE
Pascale GHANEM
Nicole MARTIN
Procédure approuvée par
François RIOU, Secrétaire Général