FICHE DE POSTE - Université de Lorraine

FICHE DE POSTE
N° de poste :
Corps :
BAP :
Emploi-Type :
Nature:
Intitulé du poste:
CATEGORIE :
Quotité :
57299G
ADT
J
Adjoint en gestion administrative
BOE
Secrétaire du laboratoire IFG
C
100%
ETABLISSEMENT :
SERVICE ou U.F.R. :
VILLE:
Université de Lorraine
Laboratoire IFG (Institut François Gény)
Nancy (Campus Carnot/Ravinelle)
Contexte :
L’IFG réunit les enseignants-chercheurs et les chercheurs (Professeurs, Maîtres de conférences,
Doctorants, etc.) en droit privé et en histoire du droit de l’Université de Lorraine, toutes
composantes confondues (Faculté de droit de Nancy, UFR DEA de Metz, ISAM-IAE, Institut Régional
du Travail, IUT Charlemagne de Nancy, IUT de Metz, etc.).
Le poste est localisé au siège de l’IFG, à la Faculté de Droit de Nancy, 13 place Carnot.
Le laboratoire est composé de :
- Plus de 50 enseignants chercheurs
- 4 personnels administratifs : 1 IGR, 2 IGE et 1 secrétaire [ce poste]
- Près de 90 doctorants
 Missions :
Activités principales :
Accueil
Accueil et suivi personnel mais également administratif des doctorants en lien avec le Directeur de
l’IFG
Accueil de tout autre public dans les locaux de l’IFG
Accueil et information des membres du laboratoire et des personnes extérieures (enseignantschercheurs, intervenants, organismes et institutions diverses)
Activités de secrétariat
Gestion du courrier
Diffusion d’informations internes ou externes en relation avec le fonctionnement ou l’activité
scientifique du laboratoire (colloques, publications…)
Organisation de la logistique des réunions et préparation des comptes-rendus
Gestion du photocopieur du laboratoire et des imprimantes (commandes consommables, relevés de
compteurs, interventions techniques)
Maintenance de proximité et contribution au dépannage des ordinateurs et des périphériques
Petite manutention (dont port de charges : documents, matériel lors des manifestations organisées
par le laboratoire, etc.)
Commandes diverses
Financier (en collaboration avec les IGR et IGE)
Suivi des dépenses (du bon de commande à l’attestation de service fait) et archivage
Le cas échéant, suivi des crédits de comptes de l’IFG
Le cas échéant, suivi de conventions
Participation à la préparation des BP, DBM et des dossiers de demande de subventions
Déplacements
Préparation (commande de titres de transport, réservation hôtelière, etc.) et suivi des déplacements
des membres du laboratoire (enseignants-chercheurs, doctorants) et des intervenants extérieurs
(colloques et autres manifestations scientifiques)
Colloques
Participation à l’organisation logistique et matérielle des colloques et autres manifestations
(conférences, journées d’études, workshop, etc.) en phase préparatoire et en phase opérationnelle, à
Nancy, à Metz, voire au-delà de ces deux villes et de la Lorraine.
A ce titre, déplacements de l’agent à prévoir.
Fonds documentaire
Suivi des commandes et des abonnements
Gestion du fonds documentaire (notamment pour la réalisation et l’actualisation du catalogage)
Classement / archivage
Mise en forme de décisions préalablement scannées
Communication
Administration du site internet de l’IFG (participation à sa conception et ses évolutions, gestion de sa
maintenance et de son actualisation permanente, etc.)
Communication ayant trait aux activités et réalisation de l’IFG
Articulation avec les IGR et IGE
L’agent affecté au secrétariat de l’IFG travaille en étroite collaboration avec les IGR et IGE, sous
l’autorité du directeur du laboratoire.
 Savoir faire :
Secrétariat
Connaissance appréciée des logiciels usuels (Word/Excel), Internet
Connaissance appréciée du Logiciel de création et de suivi internet (DRUPAL)
Connaissance appréciée du Logiciel de la base de données CERCLAB
Connaissance appréciée de l’Outils de catalogage de fonds documentaire (V-smart)
Formation financière en perspective de l’accroissement des tâches comptables des unités de
recherche
Connaissance appréciée des logiciels informatiques (Word, Excel, V-smart, logiciels de gestion de site
internet, SIFAC)
Connaissances comptables appréciées
Connaissance appréciée des techniques de communication
Connaissance appréciée d’une ou plusieurs langues étrangères (anglais ou allemand ou italien ou
espagnol ou portugais…)
 Savoir être :
Disponibilité / réactivité
Rigueur et efficacité
Sens du relationnel en interne et en externe
Discrétion
 Partenaires:
* En interne :
Secrétariat général de la Faculté
Décanat
Service financier
École doctorale SJPEG
Pôle scientifique SJPEG
Laboratoires de recherche de l’UL (à dominante juridique ou historique, notamment)
Bibliothèque universitaire de la Faculté de droit de Nancy
Service commun de documentation
Presses Universitaires de Nancy
Collegium DEG
Conseil de pôle scientifique de l’UL
Direction de la Recherche et de la valorisation de l’UL
UFR DEA de Metz
MSH …
* À l’extérieur :
Professionnels (juridictions, professionnels de la santé, etc.)
 Spécificités du poste, contraintes :
La secrétaire travaille en collaboration avec les IGR et IGE.
Son activité s’effectue au soutien global de l’IFG et des unités qui le composent.
Heures d’ouverture quotidienne de la salle de documentation (9h-11h30 et 14h-16h).
Contacts permanents avec des publics différents (enseignants-chercheurs, doctorants, magistrats et
autres professionnels de la justice, notamment)
Spécificités du poste, contraintes
Lieu de travail
Le site est bien desservi par les transports en commun. Deux places de parking réservées avec rampe
d’accès sont mises à disposition. L’accessibilité interne du site est limitée par une rupture de niveau
desservie uniquement par des escaliers entrainant de fait un allongement important des circulations,
notamment dans les relations pluriquotidiennes avec le service financier. Le bureau individuel se
situe au 2ème étage avec des toilettes aménagées à proximité immédiate.
Contraintes physiques
Station debout prolongée lors des colloques, port de charges.
Contraintes cognitives
Contacts permanents avec des publics différents (enseignants-chercheurs, doctorants, magistrats et
autres professionnels de la justice, notamment).
Environnement de travail
Les colloques (25 par an) supposent des déplacements en voiture et en train sur l’ensemble du
territoire national ainsi que des amplitudes horaires intégrant parfois les samedis.