Conf-call thematique - Wisembly Success Center

Conf-call thématique
Les objectifs d’une conf-call thématique
Réunir en direct des collaborateurs sur un sujet précis
Générer de nouvelles idées
Identifier d’éventuels problèmes
Faire circuler l’information
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Ils l’ont fait avec Wisembly
Le client est une entreprise du secteur du transport
Le contexte :
•
•
•
Multiples projets en interne
Equipes dispersées sur de grandes zones
Besoin d’embarquer tous ses collaborateurs dans les projets
Les enjeux de la réunion :
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•
•
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Partager l’avancée sur une thématique
Faciliter la cascade d’information auprès de tous les membres de l’équipe
Bénéficier des idées des collaborateurs
Avoir une communication claire et transparente
Pérenniser le format d’échange dans la durée
Comment l’ont-ils mis en place ?
Avant
Pendant
Après
• Communiquer sur l’existence de la
Communication •
plateforme
Fournir les instructions d’accès
• Inviter les participants à envoyer leurs
Message
•
messages et poser leurs questions
Collecter les attentes, sujets populaires et
problèmes remontés
• Encourager l’envoi de messages en
•
•
• Exporter les messages afin de conserver
réaction aux sujets abordés
Utiliser les questions les plus populaires
pour organiser des sessions de questionsréponses
de l’historique des échanges
Lancer des votes pour faciliter et
accélérer la prise de décisions
Vote
•
•
Questionnaire
•
Diffuser les supports de présentation
Lancer des quiz pour mesurer la
compréhension des sujets abordés
Lancer un questionnaire de satisfaction
pour améliorer les prochaines sessions
• Mettre à disposition des participants les
documents présentés en séance
Document
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Ouverture du flux de messages en amont
Une semaine avant la réunion : ouverture de la plateforme avec une slide indiquant
la thématique qui sera traitée
Recueil des questions relatives à la thématique
Les messages sont anonymes afin de vraiment libérer la parole
?
Astuces :
Poster des questions dans le flux pour éviter le syndrome de la « page
blanche » et ainsi inciter vos collaborateurs à participer
Commencer à répondre par commentaires écrits à certains messages pour que
tous puissent recevoir une réponse dès que possible
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Animer la conférence téléphonique
Pendant la réunion, diffusez votre présentation afin que tous puissent suivre le
support de la réunion sur leurs PC/tablettes/smartphones
N’hésitez pas à prioriser les messages grâce à la fonction « like »
Afin de traiter avec une granularité plus fine les messages, pensez à tagger les
messages avec des labels
Faites voter les participants pour recueillir en direct leur ressenti/opinion sur un
sujet spécifique
?
Astuces :
Répondre aux questions par série. Se concentrer sur un « tag » pour chaque
série de réponses. Par exemple : « idée », « frein », « question récurrente ».
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Après la conférence téléphonique
A la fin de chaque réunion le support de présentation est partagé : cela permet à
tous les collaborateurs de télécharger le document présenté pendant la réunion.
Effectuer un questionnaire pour collecter la satisfaction des participants et savoir si
tous les points marquants ont bien été abordés
?
Astuces :
Il est possible de consulter le nombre de téléchargements de chaque document
suite à la réunion
Laisser les supports des réunions précédentes disponibles au téléchargement
pour qu’ils aient toujours accès à l’ensemble des documents
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En bref
Enjeux
Partager l’information à des collaborateurs
dispersés géographiquement
Mobiliser l’intelligence collective
Garder une continuité entre les sessions
Solution
Avant la réunion :
• Remontée des questions
• Commentaires sur certains messages
Pendant la réunion :
• Diffusion d’un document
• Collecte et classement des messages
Après la réunion :
• Mise à disposition du support
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Les indicateurs que vous pouvez suivre
Nombre de messages remontés
Les problèmes remontés les plus plébiscités
Sujets remontés pour une prochaine
conf-call thématique
Nombre de téléchargements du support
Compréhension du contenu
Satisfaction des participants