internal notice – vacant position

Reference #12-02
BILLING & REVENUE ACCOUNTING TECHNICIAN
(Regular Full-Time Position)
Reporting to the Director of Finance, the Billing & Revenue Accounting Technician is responsible for student school
fees billing, and the Quebec government operating grant calculations related to full time equivalent students
(EETP). The incumbent will also oversee the billing of Ancillary Services and the collection of accounts receivable.
The incumbent will also provide support to the Student Accounts & Financial Aid Officer on a daily basis and
especially during peak periods. The position is also responsible for the improvement process of the financial
system, links to the current and future SIS and automation of procedures. The regular work week is 32.5 hours,
from Monday to Friday inclusively.
Nature of duties
 Prepare school fee billing on a timely basis;
 Validate all financial transactions in regards to student accounts;
 Verify bank deposits;
 Reconcile sub-ledger to financial system general ledger;
 Prepare all government reports related to school fees and amounts paid by students including annual tax
forms;
 Provide both general information related to school fees and account specifics by phone or by email to
students, parents and external organizations in support to the Student & Aid Financial Aid Officer;
 Ensure that EETP data is accurate and complete ;
 Review the Quebec Government operating grant calculations based on EETP;
 Responsible for periodical follow-up and collection of all outstanding accounts;
 Work closely with Ancillary Services to ensure that revenues and accounts receivable are properly
recorded;
 Represent the University in areas of compliance and reporting when directed;
 Participates in the improvement process of the current financial system, upcoming SIS and automation of
procedures;
 Other projects and general tasks as requested by immediate supervisor.
Qualifications and Requirements
 College degree in accounting;
 Minimum 3 to 5 years experience in billing, accounts receivable and collection is required;
 Knowledge of a computerized financial/accounts receivable and General Ledger systems (Great Plain an
asset)
 Bilingual (English & French) oral as well as written;
 Advanced kknowledge of Excel and general office software.
Salary Scale:
Class 16
$ 20.67 to $26.64 per hour
(unionized position)
As per Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Testing will be required from
candidates selected for interviews. If interested, forward your curriculum vitae, with the reference number, before
January 20, 2012 at 4:00 pm. Please note that only candidates selected for an interview will be contacted. Thank
you for your interest. We implement an equal access employment/program under the Act respecting equal access
to employment in public bodies.
Human Resources
Bishop’s University
[email protected]
Référence # 12-01
TECHNICIENNE/TECHNICIEN
Comptes à recevoir et facturation
(poste régulier temps plein)
Le département des finances de l’Université Bishop’s est à la recherche d’un(e) technicien(ne) – comptes à recevoir
et facturation pour un poste régulier temps plein. Sous l’autorité du directeur des finances, le ou la titulaire sera
responsable de la facturation des frais de scolarité des étudiants, de la validation de la subvention de
fonctionnement octroyé par le gouvernement du Québec basée sur les étudiants temps plein (EETP), gérer la
facturation des services auxiliaires et la collection des comptes à recevoir. Le ou la technicien(ne) participera au
processus d’amélioration du système comptable, des liens avec le système automatisé des dossiers étudiants ainsi
que l’automatisation des procédés et procédures en place. L’horaire régulier de travail est de 32.5 heures par
semaine du lundi au vendredi inclusivement. L’entrée en fonction est prévue pour janvier 2012.
Nature des tâches
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Préparer la facturation pour les comptes financiers des étudiants;
Valider toutes les transactions financières inscrite aux comptes financiers de étudiants;
Vérifier les dépôts de banque;
Réconcilier les livres auxiliaires dans le grand livre du système comptable;
Préparer les rapports gouvernementaux reliés aux frais de scolarité et montants payés par les étudiants
incluant les relevés d’impôt de fin d’année.
Répondre aux questions d’ordre générale et/ou spécifiques relativement aux frais de scolarité et aide
financière aux études soit en personne, par téléphone ou par courriel en support à l’agent(e) des dossiers
financiers des étudiants;
S’assurer que les données de l’EETP sont exactes et conformes;
Valider les calculs de la subvention de fonctionnement du gouvernement du Québec basée sur les étudiants
temps plein (EETP)
Responsable des suivis périodiques et collection de comptes en souffrance;
Travaille en étroite collaboration avec les services auxiliaires afin d’assurer que tous les revenus sont
enregistrés correctement;
Représente l’université en matière de règlement et rapport;
Participe dans le processus d’amélioration des systèmes en place;
Autres tâches tel que demandé par son superviseur.
Qualifications et exigences
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DEC, techniques administratives, option comptabilité;
3 à 5 ans d’expérience en facturation, comptes à recevoir et collection;
Connaissance de logiciels comptables (Great Plain un atout);
Bilingue (anglais/français) à l’oral comme à l’écrit;
Connaissance de Excel, et autres logiciels administratifs tel Word etc.
Échelle salariale
Classe 16
$ 20.67 à $26.64 l’heure
(poste syndiqué)
Tel que prévu à la convention collective, priorité sera accordée à un(e) candidat(e) interne qualifié(e). Nous
pourrons procéder à des examens pour ce poste. SVP faire parvenir votre candidature, en indiquant le numéro de
référence, avant le 20 janvier 2012 à 16h00. Veuillez prendre note que seules les personnes retenues pour une
entrevue seront contactées. Merci pour l’intérêt manifesté. Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité en
vertu de la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics.
Service des ressources humaines
Université Bishop’s
[email protected]