ANNEXES LISTE DES ANNEXES Annexe 1. Liste des régions

ANNEXES
LISTE DES ANNEXES
Annexe 1. Liste des régions, départements, communautés rurales ciblées
Annexe 2. Modèle de Demande de Micro-Projet
Annexe 3. Modèle de Convention de financement entre CNP et CZGF
Annexe 4. Mémorandum d’Accord de financement entre UNOPS et les bénéficiaires
Annexe 5. Modèle de Fiche d’identification d’une ONG
Annexe 6. Termes de Référence pour l’Appui Conseil
Annexe 7 A. Modèle de Petit Contrat Type de Prestation de services (moins de US$
30,000) applicable à l’AC et IMF
Annexe 7 B. Modèle de Contrat Type de Prestation de Services (Plus de US$ 30,000)
applicable à l’AC et IMF
Annexe 8 A. Liste des actions éligibles au financement du FLCDRPS
Annexe 8 B. Liste des Actions non éligibles au financement du FLCDRPS
Annexe 9. Modèles de Rapport d’Avancement de Micro-Projet
Annexe 10. Fiche Individuelle d’Evaluation de Micro-Projet par le CZGF
Annexe 11. Fiche de suivi de Micro-Projet
Annexe 12. Modèles de PV de sélection de Micro-Projet
Annexe 13. Modèles de Lettre de Demande de tranche de fonds par les bénéficiaires
Annexe 14. Termes de Référence du Comité de Gestion des Micro-Projets (CGMP)
Annexe 15. Modèle de règlement intérieur du CNP
Annexe 16. Modèle de règlement intérieur du CZGF
Annexe 17 A. Modèle de Contrat Type de Travaux des CGMP
Annexe 17 B. Modèle de Contrat Type de travaux entre UNOPS, un Entrepreneur ou une
Personne Morale
Annexe 18. Modèles de Lettre de demande de biens
Annexe 19. Modèle Simplifié de Contrat Type de Consultants
Annexe 20. Termes de Référence Type pour la Mission de Maître d’œuvre
Annexe 21. Modèle d’Invitation à Manifestation d’Intérêt – CGMP – CZGF - Promoteur
Annexe 22 A. Modèles de Lettre d’Invitation à Soumissionner – CZGF - Promoteur
Annexe 22 B. Modèles de Lettre d’Invitation à Soumissionner – UNOPS
Annexe 23 A. Modèle d’Instructions aux Soumissionnaires - Promoteur
Annexe 23 B. Modèle d’Instructions aux Soumissionnaires - UNOPS
Annexe 24. Modèle de Formulaire d’Evaluation des Offre
ANNEXE 1 :
LISTE DES COMMUNAUTES RURALES D’INTERVENTION
REGION
LOUGA
MATAM
DEPARTEMEN
T
Louga
Matam
ARRONDISSEMENT
Bignona
POPULATION
TOTALE
1. Keur Momar Sarr
• Gandé
4 881
2. Mbédiène
• Mbédiène
8 406
3. Sakal
• Léona
15 712
Total
28 999
• Dabia
14 394
• Oréfondé
10 602
• Ogo
19 375
Total
44 371
1. Diouloulou
• Kafountine
18 057
2. Sindian
• Sindian
8 571
• Oulampane
9 779
Total
36 407
1.
Agnam-Civol
2. Ogo
ZIGUINCHOR
COMMUNAUTE
RURALE
ANNEXE 2 : MODELE DE DEMANDE DE MICRO-PROJET
MICRO-PROJET DE/
……………………………………………………
……………………………………………………
…………………………………….
VILLAGE DE
:
COMMUNAUTE RURALE DE
:
DEPARTEMENT DE
:
PAGE DE GARDE
TITRE DU MICRO-PROJET…………………………………………
LOCALISATION (Village, Communauté rurale, Département, Région)
…………………………………………………………….
NOM DU PROMOTEUR /SOUMISSIONNAIRE………………
ADRESSE BANCAIRE……………………………………………….
N° DE COMPTE BANCAIRE………………………………………..
PERSONNE RESPONSABLE ET DE CONTACT (Titre, Adresse postale et téléphonique, E.
Mail)………………………………………
BENEFICIAIRES :
NOMBRE :
- Hommes………...
- Femmes………….
- Groupements…….
NATURE DU MICRO-PROJET……………………………………
SECTEUR DU MICRO-PROJET…………………………………..
DUREE DU MICRO-PROJET………………………………………
FINANCEMENT
Financement demandé (FLCDRPS)
Participation des bénéficiaires
Autres sources de financement
MONTANT
COUT TOTAL
Date de soumission:
N° d’enregistrement:
POURCENTAGE
1. DESCRIPTION DE LA SITUATION DE LA COMMUNAUTE
1.1 Population
Population totale :
Hommes :
Femmes :
1.2 Décrivez dans le tableau ci-dessous les différents services qui existent dans votre localité, les
distances pour y accéder et les commentaires sur l’accessibilité à ses services.
Services
Existence
O
ui
N
on
Distance par
rapport à votre
localité
Nom de la localité
la plus proche
Commentaires sur l’accessibilité
Ecole primaire
Ecole secondaire
Medersa
Centre
d'alphabétisation
Puits modernes
Forage
Bornes fontaines
Latrines
Dispensaire
Maternité
CSCOM
Route bitumée
Route en latérite
Marché
Centre de formation
Marché à bétail
Pharmacie vétérinaire
Parc de vaccination
Air d'abattage
Banque de céréales
Radio rurale
Terrain de sport
Salle de cinéma
Autres (préciser)
1.3 Donner la liste des trois principaux problèmes auxquels la communauté est confrontée par ordre
d’importance
1.
2.
3.
1.4 Décrivez comment le problème majeur a été identifié
1.5 Dans le cas où des réunions auraient été tenues pour identifier le problème, remplissez le tableau
suivant
N° Réunion
Date
Objet
hommes
Nombre de participants
femmes
total
NB : joindre les PV des réunions à la présente Demande de Micro-Projet
1.6 La communauté dispose t-elle d’un plan de développement local ?
Si oui en quelle année a-t-il été élaboré et par qui ?
1.7 Le problème majeur identifié figure t-il dans le Plan de développement local ?
1.8 Quelles sont les différentes structures qui existent dans votre communauté ?
décrivez les dans le tableau ci-dessous
Nom de la structure
Activités
Hommes
Membres
Femmes
Jeunes
Total
Pour chaque structure, répondez aux questions suivantes
Nom de la structure 1
Nom de la structure 2
Nom de la structure 3
Existe-t-il un bureau
Existe-t-il des
commissions
Périodicité de réunions
Lieu de tenue des
réunions
Réalisations physiques
Réalisations financières
Formations reçues
Autres informations
utiles (à préciser)
1.9 La communauté a t-elle exécuté des Micro-Projets durant les 2 dernières années ?
si oui, remplissez le tableau ci-dessous
Type de projet
Date de
démarrage
Date de fin
Résultats ou impact
Partenaires
2. DESCRIPTION DU MICRO-PROJET
2.1. Titre du Micro-Projet :………………………………………………….
2.2 Localisation du Micro-Projet :
Région de…………………………………………………………………………………….
Département de. ……………………………………………………………………..
Arrondissement de ……………………………………………………………………………..
Communauté rurale de…………………………………………………………………………..
Village de : ……………………………………………………………………………
2.3 Statut foncier du site d'implantation
2.4. Description sommaire de la localité où se situe le projet :
2.5. Justification du Micro-Projet
2.6. Description du Micro-Projet
2.7. Bénéficiaires du Micro-Projet
Bénéficiaires
Directs
Indirects
Hommes
Femmes
2.8. Objectifs visés par le Micro-Projet
2.9. Conformité aux normes sectorielles établies
2.10 Résultats attendus :
2.10.1. Indicateurs mesurables de l'atteinte de l'objectif
Jeunes
TOTAL
2.10.2. Indicateurs mesurables de l'impact du projet sur la communauté et sur ses différents groupes
vulnérables
2.10.2.1 Sur le plan économique
2.10.2.1 Sur le plan social
2.10.2.3 Sur le plan environnemental
2.10.2.4 Sur le plan de l'amélioration des connaissances techniques
2.11. Stratégie de mise en œuvre
2.12. Calendrier d’exécution
2.12.1 Durée du Micro-Projet
2.12.2 Date de démarrage du Micro-Projet
2.12.3 Date d’achèvement du Micro-Projet
2.12.4 Déroulement des activités
TYPES D’ACTIVITES
PERIODE D’EXECUTION
RESPONSABLES
ASSOCIES
2.13. Coût du Micro-Projet
Apports du Promoteur
Espèces
Nature
Catégorie
I
Apports
FLCDR
PS
Autres apports (à
préciser).)
Investissements
1-1 : Matériaux de construction
ƒ
matériaux locaux
ƒ
matériaux modernes
1-2 : Services
ƒ
Main d’œuvre non qualifiée
ƒ
Main d'œuvre qualifiée
1-3 : Equipements
II
Besoins en fonds de roulement
2-1 : frais de fonctionnement (transport,
déplacements,
communication,
frais
bancaires, fournitures etc.)
2-2 : frais d’entretien et de maintenance
III
Besoins en renforcement de capacité
3.1 : coût des formations techniques
3.2 : coût des formations en gestion et
organisation
IV Besoins en suivi et auto-évaluation
•
•
•
•
V
Maître d'œuvre
Suivi par les services techniques
Contrôle technique
Auto-évaluation
Divers et imprévus (5%)
TOTAL
NB : Faire une note budgétaire pour donner le détail de tous les coûts pour chaque rubrique
2.14. Plan de financement
LIBELLE
1ere tranche
2eme tranche
3eme tranche
REPARTITION DU MONTANT PAR
STRUCTURE (F.CFA)
FLD-RPS
BENEF.
AUTRES
MONTANT
TOTAL
( F.CFA)
PERIODE
MONTANT
TOTAL
( F.CFA)
PERIODE
2.15. Plan des dépenses
LIBELLE
1ere tranche
Activité 1
Activité 2
Activité 3
2eme tranche
Activité 1
Activité 2
Activité 3
3eme tranche
Activité 1
Activité 2
Activité 3
REPARTITION DU MONTANT PAR
STRUCTURE (FCFA)
FLD-RPS
BENEF.
AUTRES
2. 16. Décrivez les besoins en renforcement de capacités relatifs aux activités du Micro-Projet
2.15.1 Justification
2.15.2 Plan de renforcement de capacités
Module
Période
Groupe
cible
Nombre
de
personnes
à former
Durée de
la
formation
Lieu de
la
formation
Coût de
la
formation
formateur
responsable
2.17. Organes du Micro-Projet :
Composition du bureau du Comité de Gestion du Micro-Projet (CGMP)
Prénoms et Nom
Fonctions
Sexe
Age
Niveau
d’instruction
2.18. Durabilité du Micro-Projet
2.17.1 Stratégies de maintenance et de pérennisation du Micro-Projet
2.17.2 Modalités de fonctionnement
2.19. Signatures et visas
2.18.1 Signatures des membres du CGMP
Prénoms/Nom
……………….
……………….
……………….
Fonctions
………………..
………………..
………………..
Signature
………………….
………………….
………………….
Signature et cachet
2.18.3 Visas du responsable de la Communauté rurale
Je soussigné………………, Président de la communauté rurale de ………………………… certifie que
le micro-projet est conforme au plan de développement de la communauté rurale dans lequel il est déjà
inscrit (ou sera inscrit à la prochaine révision) et qu'il n'entre pas en concurrence avec un autre projet
financé par la communauté rurale ou par un autre bailleur de fonds.
Je m'engage en concertation avec le chef de village et le conseil rural à affecter un terrain pour
l'implantation du micro-projet.
Signature et cachet
2.25.3 Visa du chef de Service Déconcentré compétent de l’Administration
Je soussigné…………………………….., chef du service départemental de ………
Certifie que le micro-projet est conforme à la stratégie du secteur de …………………………. et qu'il
n'entre pas en concurrence avec un autre projet financé par l'état ou par un autre bailleur de fonds pour
ce secteur.
J'ai examiné les aspects techniques du micro-projet et certifie que celui-ci est techniquement faisable.
Signature et cachet
ANNEXE 3 :
1.
MODELE DE CONVENTION DE FINANCEMENT
ENTRE LE COMITE NATIONAL DE PILOTAGE
(CNP)
ET
LE COMITE ZARESE DE GESTION DES FONDS
(CZGF)
Cette convention de financement est passée
Entre
Le Comité de ZARESE de Gestion des Fonds du département de ……, région de ………,
représenté par :
Monsieur …………, Président du Comité de Gestion des Fonds
et
Le Fonds Italie/CILSS de Lutte Contre la Désertification pour la Réduction de la Pauvreté au
Sahel (FLCD-RPS) objet de l’Accord de Service de Gestion signé le 14 janvier 2004 sous le
N° RAF/03/R51 entre la Direction Générale de la Coopération du Ministère des Affaires
Etrangères d’Italie et le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) dont
l’assistance a été sollicitée par les 4 pays bénéficiaires (Burkina Faso, Mali, Niger, Sénégal)
pour l’administration et les autres services fournis par le Bureau des Services d’Appui aux
Projets des Nations Unies (UNOPS),
représenté :
d’une part, par Monsieur Mamadou TALL, Directeur de Cabinet du Ministère de
l’Environnement et de la Protection de la Nature, représentant le Ministère de l’Environnement
et de la Protection de la Nature, Tutelle technique du Fonds et Président du Comité National de
Pilotage,
d’autre part, par Monsieur Mory MAGASSOUBA, Administrateur du Fonds et représentant du
Bureau des Services d’Appui aux Projets des Nations Unies (United Nations Office for Project
Services : UNOPS), Agence d’exécution du Fonds.
y
Attendu que le Fonds Italie-CILSS ci-après dénommé le FLCD-RPS, financé par la
coopération italienne, vise la promotion d’un développement économique et social
durable et participatif, géré par les communautés locales.
y
Attendu que le Comité Zarese de Gestion des Fonds ci-après dénommé le CZGF, du
département de ……….. est le représentant institutionnel légalement reconnu des
populations dans le cadre de la mise en œuvre du FLCD-RPS.
y
Attendu que le cadre de mise en oeuvre du FLCD RPS est défini par les procédures
et modalités contenues dans le manuel de procédures opérationnelles approuvé par
le CNP;
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT
Objet de la Convention
Article 1 :
La présente convention a pour objet de préciser les modalités de financement et de réalisation
des microprojets financés par le FLCD-RPS dans les Communautés rurales de ……………
dans le département de ……….
Montant financier prévisionnel et répartition des ressources
Article 2 :
Une enveloppe financière prévisionnelle estimée à un montant total de Cinq Cent Millions
(500 000 000) de FCFA, est affectée à titre indicatif au CZGF de ……….. pour la mise en
œuvre des activités éligibles au financement du FLCD-RPS et inscrites dans les plans locaux
de développement retenues pour l’intervention du Fonds.
Utilisation des ressources allouées
Article 3 :
La dotation financière qui est une subvention est soumise aux critères et modalités définis dans
le manuel de procédures opérationnelles du Fonds et servira uniquement à financer les
initiatives des promoteurs résidents dans les Communautés rurales de …………… retenues
comme éligibles au financement du FLCD-RPS, dans la limite de la dotation.
Pertinence des investissements du FLCD RPS
Article 4 :
Le CZGF s’engage à garantir la pertinence des activités financées dans le cadre de la présente
Convention sur la base d’un processus participatif de planification locale prenant en compte les
catégories pauvres et vulnérables, en particulier les femmes et les jeunes.
A cet effet, les actions qui seront financées sur les ressources de la présente Convention
devront conformément aux dispositions du Manuel de procédures opérationnelles :
-
Contribuer aux objectifs du Fonds en matière de lutte contre la pauvreté et de gestion
durable des ressources naturelles ;
Etre inscrites dans des Plans Locaux de Développement existants ou à élaborer;
Avoir été approuvées par le CZGF ;
Avoir obtenu le visa d’éligibilité du Président du Comité National de Pilotage et de
l’Administrateur du Fonds.
Appui conseil à la maîtrise d’ouvrage
Article 5 :
Pour l’exécution des activités fiancées dans le cadre de la présente Convention, le CZGF
s’engage à appuyer les promoteurs de micro-projet qui en sont les maîtres d’ouvrage, en
matière de planification, programmation des activités, de montage de dossiers de micro-projet,
de préparation des études et des appels d’offres, de surveillance travaux, etc..
Le CZGF devra veiller à ce que les micro-projets s’exécutent conformément aux normes et
dans les délais requis à la satisfaction des populations bénéficiaires.
Contrepartie des bénéficiaires
Article 6 :
Toute activité financée sur les ressources de la présente Convention sera obligatoirement
soumise au principe du « cofinancement » sur contrepartie locale.
A cet effet et conformément aux dispositions du manuel de procédures opérationnelles, la
contrepartie des bénéficiaires et maîtres d’ouvrage se fera soit en espèce soit sous la forme de
contributions physiques ou en nature selon le type de projet.
Le CZGF s’engage à sensibiliser et appuyer les promoteurs de micro-projets à mobiliser dans
les délais requis, leur contribution pour la réalisation de leurs micro-projets.
Visa technique
Article 7 :
Les infrastructures d’accès aux services sociaux de base notamment dans les domaines de
l’éducation, de la santé, de l’hydraulique, etc.…qui seront réalisées sur les ressources du
Fonds, devront être conformes cartes scolaires, sanitaires et normes techniques et de sécurité
du secteur considéré. Ainsi, le
CZGF veillera à ce que les dossiers de micro-projet reçoivent le visa des services concernés.
Mise à disposition de personnel
Article 8 :
Les micro-projets d’infrastructures requérrant l’utilisation de personnel de la fonction publique
pour leur fonctionnement (écoles, centres de santé, etc..) devront être pris en considération
dans les prévisions des secteurs.
A cet effet, le CZGF s’engage à appuyer les communautés dans toutes les démarches
nécessaires auprès des autorités pour l’obtention des autorisations d’affectation de personnel.
Les engagements seront faits par écrit et annexés dans chaque dossier de micro-projet portant
sur les infrastructures concernées.
A défaut de ces dispositions et engagements, les dossiers de micro-projets seront irrecevables.
Entretien des infrastructures et ouvrages réalisés
Article 9 :
Le bon fonctionnement et l’entretien des infrastructures, ouvrages et équipements réalisés dans
le cadre des ressources de la présente Convention sont de la responsabilité des bénéficiaires qui
s’engagent à se doter des moyens financiers et techniques.
Le CZGF s’engage à les appuyer techniquement et dans la mobilisation des ressources
nécessaires.
Délais de validité
Article 10 :
La présente convention a une durée fixe de validité de 1 (un) an et couvre exclusivement la
phase de réalisation approuvée par le CZGF.
Article 11 :
Sauf cas de force majeure, toute activité approuvée n’ayant pas connu un début d’exécution à
la fin de l’année de validité de la présente Convention verra son budget soustrait du montant
total de la présente Convention et devra, pour être reconduite, avoir été approuvée à nouveau
conformément aux dispositions du Manuel de Procédures Opérationnelles
Modification et Amendements
Article 12 :
L’enveloppe indicative annuelle peut être révisée à la hausse ou à la baisse pour l’année
suivante sur la base d’une évaluation annuelle des performances du CZGF et des bénéficiaires
de micro-projets au sein de la ZARESE.
L’indicateur de base de cette évaluation sera le taux d’exécution. En accord avec les CZGF et
les communautés bénéficiaires, d’autres indicateurs de performances seront pris en compte
conformément aux résultats attendus et à la stratégie d’intervention du Fonds (participation des
catégories pauvres et vulnérables, équité genre, environnement etc.).
Suivi, évaluation de la mise en œuvre de la Convention
Article 13 :
Le FLCD-RPS et le CZGF assureront le suivi et l’évaluation des engagements pris dans le
cadre de la présente Convention, conformément aux dispositions du Manuel de procédures.
A cet effet, le CZGF durant l’exercice budgétaire annuel (prévision/réalisation) élaborera et
transmettra au FLCD-RPS un bilan technique et financier de l’exécution de la présente
Convention. L’élaboration d’un tel bilan par le CZGF est un préalable à l’annualité suivante.
Impôts, Taxes et Droits divers
Article 14 :
Le FLCD-RPS est exempté de taxes et impôts. Tous les contrats passés sur les financements
dans le cadre de la réalisation d’investissements et d’autres activités du Fonds bénéficient
également des mêmes exonérations.
Règlement des litiges
Article 15 :
Tous les litiges éventuels entre le CZGF et le FLCD-RPS qui pourront résulter de divergences
dans l’interprétation de la présente convention seront soumis à l’arbitrage du Comité National
de Pilotage et de l’Institution nationale de Tutelle.
Suspension de la convention
Article 16 :
La présente convention peut être suspendue ou résiliée pour des raisons de forces majeures, en
cas de non respect par l’une des parties des engagements ou en cas où des manquements graves
sont constatées au cours de la mise en œuvre des activités.
Entrée en vigueur de la Convention de Financement
Article 17 :
La présente convention entrera en vigueur à la date de sa signature par les deux parties.
Fait à Dakar, le
Pour le Comité ZARESE de Gestion des
Fonds du Département de………..
Pour l’UNOPS, Agence
d’exécution du FLCD-RPS
Mory MAGASSOUBA
Président du CZGF
Administrateur
du Fonds LCD-RPS
Pour le Comité National de pilotage du Fonds LCD-RPS
Monsieur Mamadou TALL
Directeur du Cabinet du MEPN
Président du Comité
ANNEXE 4 :
MODELE TYPE DE MEMORANDUM D’ACCORD
ENTRE
L’UNOPS ET LES BENEFICIAIRES
(ACCORD DE TRANSFERT DE DONS)
Mémorandum d'accord (ci-après dénommé « Accord ») conclu entre le Bureau des Services
d’Appui aux Projets des Nations Unies (ci-après dénommés « UNOPS »), et …………………
(ci-après dénommé "Organisation villageoise").
Considérant que l'UNOPS souhaite financer l'Organisation Villageoise dans le cadre du Fonds
Italie-CILSS de Lutte Contre la Désertification pour la Réduction de la Pauvreté au Sahel
FLCD-RPS (RAF/03/R51) en vue de [DONNER UNE BREVE DESCRIPTION DES
SERVICES/TRAVAUX EFFECTUER ], conformément aux dispositions suivantes, et,
Considérant que l'Organisation Villageoise est prête et consent à accepter ces fonds de
l'UNOPS pour les services ci-dessus mentionnés aux dits termes et conditions, les parties au
présent Accord sont convenues de ce qui suit :
I.
Responsabilités de l'Organisation Villageoise
L'Organisation Villageoise consent à effectuer les prestations de services décrites dans la
proposition ci-jointe (Annexes Al) qui constitue une partie intégrante du présent Accord.
Les fonds récoltés à la fin du Contrat ne pourront être utilisés à des fins autres que celles
expressément indiquées à l'Annexe A.
II.
2.1.
Responsabilités de l'UNOPS
L'UNOPS s'engage à effectuer les paiements spécifiés dans l'Article IV ci-dessous.
III.
Durée
3.1.
Le présent accord entrera en vigueur le _________ et viendra à expiration le ________ ,
sous réserve que le Directeur du Bureau Régional de l'UNOPS/Dakar accepte le
rapport final présenté par l'Organisation Villageoise.
IV.
Paiement
4.1.
En contre partie intégrale des services rendus par l'Organisation Villageoise en
vertu du présent accord, l'UNOPS versera au contractant un montant de :
_______________________ à la signature du présent accord
________________________à l'acceptation par le Directeur du bureau régional
de l’UNOPS/Dakar du premier rapport intérimaire sur
l'état d'avancement du micro-projet.
________________________à l'acceptation par le Directeur du bureau régional
de l’UNOPS/Dakar du deuxième rapport intérimaire
sur l'état d'avancement du micro-projet.
4.2.
Tout paiement sera effectué en monnaie locale, et déposé au compte en
banque de l'Organisation Villageoise dont les détails sont énoncés ciaprès :
[Nom de la Banque]
[Libellé du compte]
[Numéro du compte]
[Adresse de la Banque]
4.3.
V.
Le montant de ces fonds n'est sujet à aucun réajustement ni à aucune révision, que ce
soit en raison du taux de change, des fluctuations monétaires ou des frais réels
encourus par l'Organisation Villageoise au cours de l'exécution du Contrat.
Dossiers, renseignements et rapports
5.1.
L'Organisation Villageoise maintiendra des dossiers exacts et complets des sommes
reçues au terme du présent Accord. Tous les dossiers et rapports de l'Organisation
Villageoise devront être maintenus de façon telle que les justificatifs de factures et
de dépenses apparaissent séparément dans les rapports et puissent être facilement
vérifiés.
5.2.
L'Organisation Villageoise fournira, compilera et communiquera à l'UNOPS tous les
dossiers et tous les renseignements, verbalement ou par écrits, que l'UNOPS
pourrait raisonnablement demander en ce qui concerne les services rendus par
l'Organisation Villageoise.
5.3.
Dans les soixante jours suivant l'utilisation des fonds, l'organisation Villageoise
s'engage à soumettre à l'UNOPS un rapport final des dépenses encourues en
indiquent le progrès accomplis pour l'achèvement du projet.
5.4.
Toute correspondance ultérieure au sujet de l’exécution de cet Accord devra être
adressée à :
Pour l'UNOPS Bureau Régional/Dakar :[INSERER NOM ET ADRESSE]
Pour [NOM de l'Organisation
Villageoise] : [INSERER NOM ET
ADRESSE]
VI.
Conditions Générales
6.1.
L'ensemble de cet Accord et de ses Annexes constituera la totalité de l'Accord entre
l'Organisation Villageoise et l'UNOPS, remplaçant et annulant le contenu de
toute autre négociation et / ou accord, oral ou écrit, se rapportant à l'objet du présent
Contrat.
6.2.
L'Organisation Villageoise accomplira tous les services décrits à l'Annexe A avec
diligence et efficacité. Selon les termes du Contrat, il est entendu que
l'Organisation Villageoise conservera le contrôle exclusif de l'administration et de
la mise en œuvre des activités décrites dans le paragraphe 1 et l'UNOPS ne pourra
pas intervenir dans l'exercice de ce contrôle. Cependant, l'UNOPS pourra procéder à
l'examen de la qualité du travail et des progrès accomplis dans l'achèvement du
projet. Si, à tout moment, l'UNOPS n'est pas satisfait de la qualité du travail accompli
ou de son état d'avancement, l'UNOPS pourra (i) retenir à sa discrétion, les paiements
de fonds jusqu'à ce que son opinion sur la situation soit revue ou (ii) déclare par écrit
à l'Organisation Villageoise locale la réalisation de cet Accord selon la procédure
décrite au paragraphe 6.8. ci-dessous ; et/ ou recherche toute autre solution si
nécessaire (y inclus la récupération des actifs acquis par l'association grâce au
projet).La décision de l'UNOPS concernant la qualité du travail accompli et son état
d'avancement pour atteindre les objectifs fixés sera décisive et finale et
l'Organisation Villageoise ne pourra prétendre à aucun paiement additionnel.
6.3.
L'UNOPS décline toute responsabilité pour ce qui a trait à l'assurance vie assurance
maladie, assurance accidents, assurance voyages ou protection contre tout autre risque
pouvant être nécessaire ou souhaitable pour le personnel chargé de rendre les
services prévus aux termes du présent Accord. Cette responsabilité incombe à
l'Organisation Villageoise.
6.4.
Les droits et obligations de l'Organisation Villageoise sont limités aux termes et
conditions du présent Accord. Par conséquent, l'Organisation Villageoise ainsi
que le personnel rendant les services pour son compte ne pourront prétendre à
aucun avantage, paiement, contrepartie ou indemnité, sauf disposition expresse du
présent Accord.
6.5.
L'Organisation Villageoise sera seule responsable en cas de réclamation de la part de
tiers résultant de faits de négligence ou omission de la part de [INSERER
ACRONYME] au cours de l'exécution du présent Accord et l'UNOPS ne saurait en
aucun cas être tenu responsable en cas de telles réclamations de la part de tiers.
6.6.
L'équipement et le cheptel achetés par l'Organisation Villageoise au moyen de fonds
fournis par l'UNOPS sera la propriété de l'Organisation Villageoise et sera
utilisée exclusivement aux fins indiquées à l'Annexe « Al » pendant toute la durée du
présent Accord.
6.7.
Tous les fonds non utilisés après l'achèvement des activités du projet seront rapidement
restitués par l'Organisation Villageoise à l'UNOPS, où il en sera disposé autrement
selon ce qui sera convenu avec l'UNOPS.
6.8.
Le présent Accord peut être résilié par l'une des deux parties avant la fin de l'Accord
moyennant un préavis écrit de l'une à l'autre de trente (30) jours et l'Organisation
Villageoise devra restituer rapidement les fonds non utilisés à l'UNOPS, comme
spécifié au paragraphe 6.8 ci-dessus.
6.9.
L'Organisation Villageoise reconnaît que l'UNOPS et ses représentants sont tenus de
financer uniquement les montants prévus dans cet Accord. En cas de restitution de la
totalité ou d'une partie des montants à l'UNOPS ou en cas de résiliation de cet Accord,
l'Organisation Villageoise reconnaît que l'UNOPS ne sera plus redevable à
l'Organisation Villageoise à la suite de ladite restitution ou annulation.
6.10.
Aucun amendement, modification ou dérogation aux dispositions du présent Accord ne
sera valable ou applicable sauf accord écrit préalable des parties au Contrat ou de
leurs représentants dûment habilités, sous la forme d'un amendement au Contrat
dûment signé par les parties.
6.11.
Tout différent ou litige découlant du Contrat ou toute rupture de celui-ci, s'ils ne sont
pas réglés à l'amiable par voie de négociation directe, seront réglés conformément
au règlement d'arbitrage de la Commission des Nations Unies pour le droit
Commercial International (CNUDCI) en vigueur. Dans le cas où, lors des
négociations directes mentionnées ci-dessus, les parties expriment le souhait de régler
leur différend à l'amiable, ce règlement sera effectué conformément au règlement de
Conciliation de la Commission des Nations Unies pour le Droit Commercial
International (CNUDCI) en vigueur.
Les parties s'engagent à respecter la sentence arbitrale rendue dans le cadre de cet
arbitrage comme règlement final et définitif de ces différends, litiges ou griefs.
6.12.
Aucune disposition figurant dans le Contrat ou s'y rapportant ne sera interprétée
comme une renonciation aux privilèges et immunités accordés à l'UNOPS ou à
l'Organisation des Nations Unies.
En présence de témoins, les soussignés, dûment nommés comme représentants de l'UNOPS et
de l'Organisation Villageoise, respectivement, ont signé au nom de l'UNOPS et de
l'Organisation Villageoise le présent Mémorandum d'Accord aux dates indiquées sous leurs
signatures respectives.
Lu et approuvé pour l'UNOPS
Lu et approuvé pour
l'Organisation Villageoise
Nom
Titre
Date
Nom
Titre
Date
:
:
:
ANNEXES :
1.
ETAT RECAPITULATIF DU MICRO- PROJET
Pays : Sénégal
Micro-projet n° :________________________
Nom de l’organisation sollicitant le financement : ___________________________
Adresse postale : __________________________________________________________
Téléphone : _______________________________________________________________
Responsable du dossier : __________________________________________________
(Nom et titre)
Titre du micro-projet envisagé : _____________________________________________
___________________________________________________________________________
Localisation du micro-projet : _____________________________________________
Date de démarrage : _____________________ Durée : ________________________
Activités devant être exécutées dans le cadre du projet :
2.
INFORMATIONS FINANCIERES
Coût total estimé du micro-projet :
___________________
(monnaie locale)
____________________
(équivalent en $ E.U.)
Subvention sollicitée auprès du Fonds Italie-CILSS :
__________________
(monnaie locale)
______________________
(équivalent en $ E..U.)
Contribution de l’Organisation Villageoise (en espèces ou en nature) :
Autres contributions :
___________________
(monnaie locale)
______________________
(équivalent en $ E.U.)
Calendrier prévu pour les déboursements de la subvention :
Date
Montant
Date
Montant
_________
___________
___________
_____________
__________
___________
___________
_____________
__________
___________
___________
_____________
ANNEXE 5 :
FICHE D’IDENTIFICATION D’UNE ORGANISATION
NON GOUVERNEMENTALE
1. DENOMINATION DE L'ONG / ASSOCIATION:
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
2. ADRESSE :
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
3. DATE DE CREATION :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
4. SIEGE SOCIAL :
...............................................................................................................................................
…………………………………………………………………………………………………
5. NOMBRE DE MEMBRES (préciser H/F) :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
6. NOM DU RESPONSABLE/REPRESENTANT :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
7. REFERENCE D'ENREGISTREMENT OFFICIEL :
...............................................................................................................................................
…………………………………………………………………………………………………
8. OBJECTIFS
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
9. ORGANISATION INTERNE ET STRUCTURE :
……………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
10. PERSONNEL DE L'EQUIPE DIRIGEANTE
NOM & PRENOMS
FONCTION
QUALIFICATION
PROFESSIONNELLE
STATUT
CONTRACAUTRE
TUEL
(à préciser)
11. EFFECTIF DU PERSONNEL :
CELLULE
CENTRALE
OPERATIONS
DE TERRAIN
TOTAL
PERSONNEL TECHNIQUE PERMANENT
- Cadres supérieurs
- Agents de maîtrise
- Agents d'exécution
PERSONNEL ADMINISTRATIF
- Cadres supérieurs
- Agents de maîtrise/encadrement
- Agents d'exécution
AUTRES TYPES DE PERSONNEL (à
préciser)
12. LOGISTIQUE ET MOYENS :
(Présenter la liste des bien meubles et immeubles de la structure et leur état).
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
13. RAYON(S) D'ACTION : (indiquer par une croix)
Ensemble du territoire
‰
Régional
‰
Départemental
‰
Communal
‰
Village
‰
Actions ponctuelles
‰
Autres (préciser)
‰
Préciser la (les) zone (s) d’intervention (Région, département, communauté rurale) :
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………
14. DOMAINES D'ACTIVITES (indiquer par une croix)
a) Cultures maraîchères
‰
b) Cultures vivrières
‰
c) Reboisement
‰
d) Protection de l'environnement
‰
e) Aménagement
des bas-fonds
g) Petit élevage
‰
f) Réalisation des micro-infrastructures
‰
‰
h) Pisciculture
‰
i) Animation/vulgarisation
‰
j) Organisation/gestion crédits
‰
k) Autres activités (à préciser) : ...............................................................................
15. MODES D'INTERVENTION
a) Seule
‰
b) En partenariat avec autres ONG/Associations : (si oui, remplir le tableau ci-après.)
‰ Oui
‰ Non
N°
D’ORDRE
1
NOM DE L’ONG
ADRESSE
ACTIVITE
PRINCIPALE
INTERET DU
PARTENARIAT
2
3
...
...
c) En coopération avec services publics : (Si oui, remplir le tableau ci-après :)
‰ Oui
‰ Non
N°
D’ORDRE
1
NOM DU SERVICE
ADRESSE
DOMAINE
D’ACTIVITE
INTERET DE
LA COOPERATION
2
3
...
...
16. EXPERIENCES PRATIQUES DEJA MENEES
PROJETS
PERIODE
D’EXECUTION
OBJECTIFS
RESULTATS ATTENDUS
17. RESUME DES ACTIVITES ET EXPERIENCES PRATIQUES DANS LE DEPARTEMENT
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
18. FINANCEMENTS MOBILISES AU COURS DES DEUX DERNIERES ANNEES
ACTIVITES REALISEES
MONTANT
SOURCES DE
FINANCEMENT
OBSERVATIONS
19. FINANCEMENTS A MOBILISER AU COURS DES TROIS PROCHAINES ANNEES
ACTIVITES PREVUES
MONTANT
SOURCES DE
FINANCEMENT
OBSERVATIONS
20. TENUE D'UNE COMPTABILITE : Oui ‰. Non
‰
21. ZONES GEOGRAPHIQUE D’INTERVENTIONS SOUHAITEES
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
18. CREDIBILITE DE L'ONG/ASSOCIATION : (Décrire l’implantation de
l'ONG/Association au niveau départemental et citer les atouts de l’ONG/Association
pour être un bon intermédiaire d’appui-conseil)
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
23. Veuillez donner toutes autres informations que vous juger importantes :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
.....................................................................................................................................
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
ANNEXE 6 :
TERMES DE REFERENCE DE LA MISSION
D’APPUI CONSEIL AU SENAGAL
I.
CONTEXTE
Le Fonds Italie CILSS Lutte Contre la désertification pour la Réduction de la Pauvreté au Sahel
(FLCD RPS) qui est financé par la Coopération Italienne répond à la volonté du Gouvernement Italien
de contribuer à la réduction de la pauvreté et à l’amélioration du niveau de sécurité alimentaire, par le
biais de l’amélioration des conditions socio-économiques des populations rurales, dans un contexte de
restauration et de gestion durable des ressources naturelles.
Le FLCD RPS qui est un programme d’une durée de 3 ans intervient dans quatre pays du Sahel :
Sénégal, Mali, Niger et Burkina Faso qui ont été identifiés à cause de la vulnérabilité sociale et
environnementale de certaines zones. Dans ces pays, le FLCD RPS appuiera la mise en œuvre
d’initiatives visant à améliorer les capacités de production et d’accroître les revenus des populations
vulnérables ainsi que leur cadre de vie.
Ces initiatives doivent se faire dans un cadre cohérent au niveau national à travers les Stratégies de
Réduction de la Pauvreté, les politiques sectorielles et au niveau sous-régional dans le cadre des
options définies par les instances sous-régionales.
Au niveau sous-régional, un Comité Sous-Régional de Pilotage (CSRP) présidé par le Secrétariat
Exécutif (SE) du CILSS1, est chargé de la coordination, de la promotion, de l'orientation et du suivi du
FLCD RPS à ce niveau ainsi que de l'évaluation de ce qui est réalisé au niveau national.
La coordination des activités du Fonds dans chaque pays est assurée par un Comité National de
Pilotage (CNP) composé de membres de l’administration, de la société civile et des organismes
partenaires. Le CNP est assisté dans sa mission par un Secrétariat Opérationnel (SO) qui en est son
organe technique L’UNOPS, Agence spécialisée des Nations Unies dans la gestion des projets est
chargé de l’administration du Fonds dans les 4 pays.
Dans chacun des 4 pays, les activités du Fonds seront menées à l’intérieur des Unités d’Intervention
dans des ZARESE2 identifiées selon des critères agro-météorologiques, environnementaux,
démographiques, socio-économiques, politiques et opérationnels. Le CNP choisit les ZARESE et
répartit le budget entre elles.
Au niveau local et dans chaque zone d’intervention, un Comité de ZARESE de Gestion du Fonds
(CZGF) assurera la mise en œuvre du Fonds. Les CZGF à l’instar des CNP sont composés de
membres de l’administration et organisations de la société civile représentant les bénéficiaires.
Le FLCD RPS financera trois type d’activités : Micro Projets de Développement Communautaire,
Micro Projets de Développement Socio-économique et activités génératrices de revenus, ces dernières
étant financés à travers les crédits octroyés par les institutions financières décentralisées appuyées par
le Fonds. Les collectivités locales, les communautés rurales et les organisations paysannes seront
chargées d'identifier, de préparer et de réaliser les initiatives pouvant être financées avec les ressources
du FLCD-RPS. Les ONG italiennes et la coopération décentralisée italienne, en relation avec les
organisations sahéliens partenaires, aideront les acteurs locaux à programmer et à réaliser les
interventions, conformément aux lignes de développement locales.
L’approche du Fonds est fondée sur une démarche de développement local visant à faire assurer la
maîtrise d’ouvrage de leur propre développement par les communautés locales bénéficiaires.
1
Le CSRP est composé d'un représentant du SE du CILSS, ayant fonction de président, d'un représentant de la DGCS, d'un
représentant de l'Institution de tutelle de chacun des quatre pays participant au “Fond LCD-RPS”, d'un représentant régional
des organisations paysannes (OP), d'un représentant des ONG italiennes et d’un représentant de la coopération décentralisée
italienne présente dans les quatre pays
2
Zone à Risque Elevé Social et Environnemental
Un des principes directeurs de cette démarche est de s’inscrire dans les dynamiques en cours tout en
renforçant les capacités des différents acteurs locaux en vue de garantir leur participation et de leur
transférer les responsabilités de conception, de mise en œuvre et de suivi des actions de
développement qu’ils auront initiées dans le cadre du Fonds.
Les activités approuvées par le Fonds seront financées à travers des Conventions de financement
signées entre le Fonds et les partenaires bénéficiaires.
Au titre de ces Conventions, les différentes instances locales représentatives des communautés sont
responsables de l'entière exécution de leur Micro Projet, y compris la passation de marchés de
travaux, biens et/ou services tandis que le Fonds mettra à disposition les ressources ainsi que
l’accompagnement pour une bonne mise en œuvre et le renforcement de capacités.
II.
CONTENU ET DEROULEMENT DE LA MISSION
2.1
Objectif global
L’objectif global dans lequel la présente mission s’inscrit est d'améliorer les capacités de production,
de diversifier les productions, d'accroître les revenus des familles rurales vulnérables et d’améliorer
leur accès aux services de base, à travers le renforcement/la création de capacités de développement
locales dans des zones à risque social et environnemental élevé.
2.2
Objectif spécifique
L’objectif spécifique est de renforcer les capacités des communautés de base et des institutions
décentralisées en matière de gestion des ressources mises à leur disposition pour des investissements
destinés à lutter contre la pauvreté.
2.3
Résultats attendus
Les résultats suivants sont attendus de l’action d’appui conseil :
¾
¾
¾
¾
¾
Tous les bénéficiaires potentiels dans les villages cible sont informés sur l’existence du Fonds,
ses objectifs, ses groupes cibles et sur le modalités pour y accéder ;
Un diagnostic est mené dans les aires d’intervention du FLCD RPS permettant d’identifier les
groupes cibles et leurs demandes prioritaires ;
A partir du diagnostic, une base de données sur la situation de référence est établie dans les aires
d’intervention du FLCD RPS permettant de mesurer les effets des actions menées sur les groupes
cible ;
Des Demandes de Micro Projets (DMP) sont élaborées suivant les canevas approuvés et soumises
à l’appréciation du CZGF ;
Les bénéficiaires portent de manière satisfaisante à terme leurs MP dans les délais et en pleine
autonomie.
2.4
Activités
La mission objet des présentes Termes de référence sera exécutée dans un certain nombre de villages
dans la ZARESE (voir liste des villages en annexe). Les activités ont été groupées en modules dont la
séquence d’exécution dépendra des conditions spécifiques dans chaque ZARESE. Pour chaque
module, les résultats attendus et les activités à mener sont détaillés.
MODULE 1 : CONNAISSANCE DE LA SITUATION DE REFERENCE ET EVALUATION
PARTICIPATIVE DES BESOINS
Cet exercice sera mené selon une démarche participative permettant de mieux connaître le contexte de
chaque village, la situation de pauvreté telle que vécue par les populations et les solutions qu’elles
envisagent pour leur auto développement.
La connaissance de la situation de référence aura pour cadre principalement le village, les différentes
organisations et les ménages qui le composent. Elle se fera à travers des enquêtes qualitatives et
quantitatives dont le but sera de disposer : i) de l’état des lieux du village; ii) d’une liste d’indicateurs
permettant d’établir la situation de référence en matière de pauvreté.
L’objectif de cet exercice d’Evaluations Participatives de la Pauvreté (EPP) est la collecte
d’informations permettant d'avoir une compréhension contextuelle plus approfondie des aspects
qualitatifs et quantitatifs de la pauvreté au niveau des communautés ainsi que les dynamiques locales
qui influencent le niveau de vie des populations. L’EPP permettra en particulier d’établir une liste des
facteurs caractérisant les ménages pauvres et une catégorisation des ménages en fonction de leur
pauvreté relative.
Les EPP toucheront les aspects suivants :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Les dynamiques de population, groupes sociaux, relations de pouvoir,
Les types d’indicateurs retenus par la communauté pour définir la pauvreté ;
L’organisation sociale et les structures à la base
L’économie locale (agriculture, élevage, etc…)
L’environnement
Les infrastructures de base (accès à l’eau, à la santé, à l’éducation, etc…)
Les potentialités et les contraintes au développement
L’Evaluation des Potentialités et des Faiblesses (EPF) découlera directement de l’EPP et permettra
de reconnaître, de manière participative, les besoins des différentes groupes socio économiques de la
communauté (ménages pauvres, femmes, jeunes, éleveurs, groupes marginalisés, …). et d’établir une
liste des services prioritaires (y compris les services financiers) demandés par ces groupes.
Le rôle du contractant dans ce module en tant que partie prenante sera principalement de : i) au
démarrage de sa mission, mener les activités d’animation et de mobilisation sociale dans chaque
village; ii) préparer et faciliter les exercices d’EPP et d’EPF.
Il devra utiliser les méthodes et outils permettant une mise en œuvre effective de l’approche
participative et garantir que les segments les plus vulnérables des communautés, notamment les
femmes, les jeunes et les groupes marginalisés ont participé à toutes les étapes de la définition de la
situation de pauvreté, de l’identification à la formulation du Micro Projet, que celui ci répond
effectivement aux attentes de la communauté et sera mis en œuvre de manière satisfaisante.
De manière plus spécifique, le contractant qui aura à faciliter ces exercices devra :
-
Informer les communautés sur la stratégie du Fonds en matière de Micro Projets;
Conduire un diagnostic sur la situation de la pauvreté dans la communauté et faciliter la prise de
conscience parmi les membres sur ce phénomène ;
Faciliter une bonne connaissance par les communautés de leur situation de pauvreté ;
Faciliter les exercices d'identification, de planification et d’établissement des priorités en utilisant
une ou des méthodes participatives reconnues et les outils de l’approche genre;
S'assurer de l'implication des groupes vulnérables dans le processus de planification;
Appuyer l’organisation interne des communautés en veillant à la participation adéquate des
femmes, des jeunes et des groupes vulnérables;
-
Aider les communautés à mettre en place des modalités de communication au niveau interne et
externe ;
Aider les communautés à identifier de manière participative les besoins en Renforcement des
Capacités;
Le résultat attendu pour ce module est la production pour chaque village d’un Plan de Développement
Local contenant :
-
une situation de référence qualitative et quantitative, incluant une définition de la pauvreté et
l’identification des ménages ou groupes pauvres /vulnérables /marginaux et de ce fait cibles du
Fonds, partagées par la communauté ;
un recueil de besoins priorisés et validés par les communautés en vue de l'appui que le Fonds
pourrait leur apporter.
Durant tout le processus, le contractant veillera à accompagner les communautés sans se substituer à
elles dans le choix des priorités.
MODULE 2 : APPUI A LA PREPARATION DES DEMANDES DE MICRO-PROJETS
Ce module permettra à la communauté, après avoir identifié ses besoins prioritaires, de les formuler et
les soumettre au Fonds pour financement.
La DMP sera rédigée par les communautés appuyées par le contractant, selon le modèle fourni dans le
manuel de procédures.
Cet exercice qui sera mené par les membres du Comité de Gestion du Micro Projet (CGMP) devra
permettre de définir les objectifs attendus de la réalisation du Micro Projet, les indicateurs de
performance, les résultats attendus, les coûts, la participation des communautés, les modalités de mise
en œuvre tant au niveau technique qu’institutionnel ainsi que tous les aspects permettant de s’assurer
que le Micro Projet élaboré permettra d’améliorer les conditions de vie des populations.
De manière spécifique, le rôle du contractant sera :
¾ d’assister la communauté à constituer les CGMP pour chaque projet identifié comme
prioritaire, et à en établir les règles de fonctionnement y inclus celles qui codifient leurs
composition, soit par l’inclusion des représentants des couches de la population plus
intéressées aux projets de réduction de la pauvreté en général (femmes, populations
marginaux, .. .), soit des acteurs directement intéressés au projet pour lequel le CGMP est
constitué;
¾ d’assurer la formation des membres du CGMP dans la formulation des MP (objectif, résultats,
activités, estimation des coûts et des temps, suivie, …)
¾ d’assurer l’information et la formation sur les procédures du Fonds Italie-CILSS LCDRPS en
matière de présentation des micro projets ;
¾ aider les CGMP à collecter toutes les informations de base permettant la bonne conception des
Micro Projets, y compris celles relevant des services techniques déconcentrés de l’Etat, des
collectivités locales et des prestataires de services
¾ aider les CGMP à formuler plans de renforcement de capacités pour la mise en œuvre des
Micro Projets.
Pour certains types de Micro Projets (salles de classe, magasin de stockage, cases de santé, marché,
puits), les plans et devis types existants et validés par les services techniques concernés seront utilisés
et les normes de sécurité adéquates respectées.
Les résultats attendus de ce module sont :
-
Demandes de Micro Projets approuvées par les CZGF;
Une maîtrise par les communautés des contenus et du processus d’élaboration des Demandes de
Micro Projets;
Des structures de gestion des Micro Projets (CGMP) mises en place et fonctionnelles
MODULE 3 : APPUI A L'EXECUTION DES MICRO PROJETS
Ce module pourra débuter après la signature de l’accord de financement entre la communauté
bénéficiaire et l’UNOPS et terminera à la fin de l'exécution complète du Micro Projet.
L'objectif qui est visé dans ce module est d'appuyer la communauté bénéficiaire du financement, à
exécuter correctement les activités du Micro Projet afin que les résultats attendus puissent être atteints.
De manière spécifique, l’AC aura à :
-
-
Aider les communautés dans toutes les procédures d’ouverture des comptes dans des institutions
spécialisées et dans la mobilisation des contributions financières ou en nature ;
Appuyer tout le processus d’exécution des Micro Projets y compris l'exécution des plans de
passation de marchés, des plans de renforcement de capacités et le choix par les Comités de
Gestion des Micro Projets (CGMP) des maîtres d’œuvre, fournisseurs, entrepreneurs et
prestataires de services ainsi que la gestion par les CGMP de leurs contrats en conformité avec le
manuel de procédures ;
Mettre en œuvre des activités de formation liées aux Micro Projets;
Renforcer les organes des communautés dans la gestion technique et financière de leur Micro
Projet;
Appuyer les communautés dans l’élaboration des rapports périodiques trimestriels ;
Compléter les exercices d’autoévaluation des MP par les communautés;
Appuyer l’animation des organes pour leur fonctionnement normal ;
Faire le suivi opérationnel de l'exécution des Micro Projets, sur la base des indicateurs retenus;
Faciliter les échanges intergroupes et intercommunautaires pour un partage d'expériences.
Les résultats attendus de ce module sont :
•
Des MP exécutés dans les délais et en pleine autonomie par les communautés bénéficiaires ;
•
Une autoévaluation complétée pour chaque MP ;
•
Des rapports d’exécution soumis à l’UNOPS par le Maître d’Ouvrage dans les délais et suivant le
format préétabli.
2.5
Durée de la mission et séquence des modules
La durée de la mission sera de 1 an. Pendant cette période, dans les villages où il n’existe pas de plans
de développement et où il n’y a pas de demandes de MP formulées, la mission couvrira les modules 1,
2 et 3 exécutés dans cet ordre. Dans les villages où les partenaires ont déjà identifié des priorités ou
sont déjà en mesure de proposer des MP spécifiques, la mission couvrira en même temps les modules
1 et 2, puis le module 3. Dans ce cas, l’EPP et l’EPF serviront à vérifier la cohérence des interventions
proposées avec le profil de la pauvreté du village et éventuellement à réorienter les interventions au
cours des années successives.
III.
METHODE DE TRAVAIL DU CONTRACTANT
Le contractant devra disposer de bureaux dans la ZARESE et plus précisément dans une localité
proche de sa zone d’intervention. Il exécute sa mission sous l’autorité de l’administrateur du Fonds et
sur le terrain, il travaillera sous la supervision du Comité de ZARESE de Gestion du Fonds.
Il sera le responsable de l’exécution sur le terrain de l’ensemble des activités liées à sa mission et de
son personnel vis à vis du Fonds. Il travaillera sur la base des activités prévues dans les termes de
référence, de sa proposition acceptée après négociation et conformément aux procédures et modalités
stipulées dans le manuel de procédures du Fonds qui sera mis à sa disposition.
Le contractant dans sa stratégie, devra se donner les moyens humains et logistiques de mener à bien
sa mission, tel que prévue dans sa proposition et acceptée. Il devra par une présence adéquate et
continue sur le terrain, assurer un accompagnement efficace des communautés et collecter les
informations pour le suivi. Il rendra compte régulièrement au Fonds selon des mécanismes qui
seront définis dans le contrat.
IV. COMPOSITION DE L’EQUIPE
Pour les besoins de la mission, le contractant mobilisera une équipe composée d’experts, de
spécialistes, de techniciens et d’animateurs dont l’expérience et les profils répondent à la mission.
L’équipe devra comporter un coordonnateur ayant une expérience prouvée en planification
participative avec la formation requise, une expérience professionnelle confirmée ( au moins 5 ans ) et
une expérience antérieure dans la conduite de missions similaires. Le Coordonnateur sera rétribué à
plein temps et devra résider dans la ZARESE d’intervention du contractant.
Outre le coordonnateur de l’équipe, le personnel clé comprendra au moins :
•
1 superviseur/formateur qui devra avoir une expérience de 5 ans minimum en matière
formation des adultes et la formation de base requise (minimum Bac +3). Ils coordonneront
les activités des animateurs ainsi que les formations
•
Des animateurs de base confirmés, ayant une qualification formation professionnelle de
base en animation et justifiant d’une expérience d’au moins 3 ans dans l’appui aux
communautés à la base et parlant les langues locales. Chaque animateur devra couvrir au
plus une dizaine de villages dans une communauté rurale.
L’équipe devra prouver, à travers des missions antérieures similaires, une expérience pratique avérée
et des connaissances solides dans l’animation communautaire, l’organisation et la planification
participative, la collecte et l’analyse des données, les stratégies et méthodes de renforcement des
capacités, la rédaction de rapports et tout autre domaine lié à la mission. Le personnel sera mobilisé à
plein temps pendant la durée d’exécution de la mission et doit résider dans la ZARESE d’intervention
du contractant.
La connaissance des langues locales des zones d’intervention est nécessaire.
En dehors de son équipe « permanente », il lui reviendra de mobiliser les compétences externes dont
l’intervention est jugée indispensable à l’exécution de la mission.
Bureau des Services d’Appui aux Projets des Nations Unies
ANNEXE 7 A :
CONTRAT TYPE DE SERVICES ENTRE L’UNOPS ET INTERMEDIAIRES
Réf. [REFERENCE DU CONTRAT ET NUMERO]
Le présent contrat en date du [DATE] entre le Bureau des Services d’Appui aux Projets des
Nations Unies (ci-après dénommé “UNOPS”) et [INSERER LA DENOMINATION OU
RAISON SOCIALE] légalement constituée à [INSERER LE NOM DU PAYS], (ci-après
dénommé “le Contractant”). En considération des engagements contenus dans ce Contrat et
régis par les Conditions de Services de l’UNOPS (ci-joint en Annexe I), les deux parties
sont convenues de ce qui suit:
1. DESCRIPTION DES SERVICES Le Contractant fournira les Services (ci-après
dénommés les "Services"), selon le Cahier des charges inclus à l’Annexe II ci-joint en
référence. Sauf indication contraire précisée dans le présent Contrat, le Contractant fournira
tout le support technique et administratif, main d’œuvre, matériaux et équipements
nécessaires à la bonne exécution des Services.
2. DUREE DU MARCHE Le Contractant commencera la prestation des Services le
[DATE] et les complétera avant le [DATE].
*OPTION 1 : MONTANT FORFAITAIRE
3. MONTANT ET MODALITES DE PAIEMENT
En rémunération de l’exécution
complète et satisfaisante des Services, l’UNOPS paiera au Contractant le montant forfaitaire
de [INSERER LA MONNAIE ET LE MONTANT EN CHIFFRES ET EN LETTRES].
Ce montant n'est sujet à aucun réajustement ni à aucune révision que ce soit en raison du taux
de change, des fluctuations monétaires ou des frais réels encourus par le Contractant au cours
de l'exécution du Contrat.
L'UNOPS effectuera les paiements selon le calendrier suivant :
US$ ____________ à la signature;
US$ ____________ à_________; et
US$ ____________ à ________.
*OPTION 2 : REMBOURSEMENT SUR JUSTIFICATIFS
3. MONTANT ET MODALITES DE PAIEMENT
En rémunération de l’exécution
complète et satisfaisante des Services rendus, l’UNOPS paiera au Contractant un montant ne
pouvant dépasser [INSERER LA MONNAIE ET LE MONTANT EN CHIFFRES ET EN
LETTRES]. Ce montant représente la somme totale maximale des frais remboursables en
vertu des termes du Contrat. Le Détail des frais qui figure à l'Annexe III reflète les montants
maximaux des frais remboursables par catégorie en vertu du présent Contrat. Le Contractant
ne devra entreprendre aucun travail, fournir aucun équipement, matériaux et fournitures, ni
exécuter aucun service qui pourrait occasionner des frais supérieurs au montant effectivement
remboursable ci-dessus mentionné ou aux montants maximaux par catégories figurant à
l’Annexe III, sauf accord écrit et préalable de l’UNOPS. Ce montant n'est sujet à aucun
réajustement ni à aucune révision que ce soit en raison du taux de change, des fluctuations
monétaires ou des frais réels encourus par le Contractant au cours de l'exécution du Contrat.
Le Contractant devra soumettre les factures pour les Services rendus tous les [INSERER
LES DATES OU LES JALONS DU PROGRAMME].
4. FACTURES L’UNOPS effectuera les paiements au Contractant après acceptation d’une
facture originale et d’une copie pour le montant approprié, accompagnées de tous documents
qui pourraient être exigés par l'UNOPS. Le délai de paiement est de 30 jours après réception
et acceptation de la facture par l’UNOPS. Le paiement sera effectué sur le compte bancaire
suivant du Contractant :
-
Banque : ………………………………………….
Numéro de compte : ………………………………
Adresse : …………………………………………
5. CONDITIONS PARTICULIERES
* OPTION 1 : En raison de [……………………..], la (ou les) clause(s) […..] est (ou
seront) révisée(s) et libellée(s) comme suit : [………………….].
OU
*OPTION 2 : Il n’y a pas de condition particulière applicable au présent contrat.
6. NOTIFICATIONS Toute notification effectuée dans le cadre du présent Contrat devra
être faite aux adresses suivantes :
Pour l’UNOPS :
[NOM DU CHEF DE DIVISION]
The Chrysler Building,
Pour le Contractant :
[INSERER
NOM,
TITRE,
ADRESSE
ET
NUMERO
DE
TELECOPIEUR]
405 Lexington Avenue, 4th Floor
New York, NY 10174
New York, NY, U.S.A. 10017
Réf. [REFERENCE ET NUMERO DU CONTRAT]
7. DOCUMENTS CONTRACTUELS Ce Contrat annule et remplace, le cas échéant, tous
autre négociation et/ou accord, oral ou écrit et constitue entre les parties l’entier accord en vue
de la prestation des Services.
Au vu de ces termes et conditions, les parties exécutent le Contrat.
Pour et au nom de l’UNOPS :
Pour et au nom du Contractant :
Nom :
Nom :
Qualité :
Qualité :
Date :
Date :
ANNEXE I- CONDITIONS DE SERVICES DE L’UNOPS
1 - Statut Juridique du Contractant : Pour tout ce qui se réfère au présent contrat, le
Contractant agira comme un Contractant indépendant. Ni le Contractant ni ses employés ne
sont les employés de l’UNOPS. Le Contractant assume toute responsabilité et obligation
découlant de toute loi ou réglementation se rapportant aux dits employés. Le Contractant n’a
pas autorité pour créer des obligations quelles qu’elles soient au nom ou pour le compte de
l’UNOPS. Le Contractant n’agira ni comme agent, ni comme employé ni en aucune autre
qualité de l’UNOPS. Le Contractant est responsable de la compétence professionnelle et
technique de ses employés, qui sont tenus de respecter les coutumes locales et d’adopter une
conduite en accord avec des standards élevés de morale et d’éthique.
2 – Dommages aux Biens et aux Personnes :
Le Contractant se portera garant de
l’UNOPS, prendra fait et cause, tiendra quitte et indemne et défendra UNOPS, ainsi que les
représentants officiels, agents, préposés et employés de l’UNOPS, à l'occasion de toute
procédure judiciaire, revendication ou action en responsabilité de toute nature, y compris les
frais et débours y ayant trait, se fondant sur des actes ou des omissions du Contractant ou de
ses agents, employés, préposés ou sous-traitants dans l’exécution du présent contrat.
3 - Droit d'auteur, brevets et droits connexes : Tout droit de propriété intellectuelle et
autres droits connexes, y compris mais non exclusivement les brevets, droits d'auteur et
marques déposées dans tous les pays, concernant les cartes, dessins, photographies,
mosaïques, plans, manuscrits, dossiers, rapports, recommandations, évaluations, documents et
autre matériel, à l'exception de matériel préexistant possédé à titre public ou privé, recueilli ou
élaboré du fait ou au cours de l'exécution du Contrat, sont la propriété exclusive de l’UNOPS.
Le Contractant se portera garant de l’UNOPS, prendra fait et cause, tiendra quitte et indemne
et la défendra à ses propres frais de toute revendication, procédure et actions en responsabilité
découlant de l'utilisation d'inventions ou de procédés brevetés, de dessins et modèles et de
matériel protégé par des droits d'auteur ou autres droits intellectuels par le Contractant.
4 - Confidentialité des documents : Tous dessins, cartes, photographies, mosaïques, plans,
manuscrits, dossiers, rapports, recommandations, évaluations, documents et autres données,
élaborés ou reçus par le Contractant dans le cadre du Contrat sont la propriété de l’UNOPS,
doivent être traités comme des documents confidentiels et ne seront remis qu’a des
représentants dûment autorises de l’UNOPS après exécution des Services.
5 – Publicité : Le Contractant ne fera état en aucune façon de sa qualité de prestataire de
service pour l’UNOPS ou pour l'Organisation des Nations Unies. Il s'abstiendra également
d’utiliser de quelque façon que ce soit le nom, l'emblème ou le sceau officiel de l’UNOPS ou
de l'Organisation des Nations Unies ou toute abréviation de ce nom dans le cadre de ses
activités, à des fins publicitaires ou à toutes autres fins.
6 – Modifications : Aucune modification ou changement du présent Contrat ne sera valable
ou applicable sans accord écrit et préalable des parties ou de leurs représentants dûment
habilités.
7 - Sous-traitance- Cession du Contrat : Le Contractant ne devra pas sous-traiter en vue
d'exécuter les Services ni transférer, céder, mettre en gage, nantir ou disposer autrement de
tout ou partie du présent Contrat, de ses droits, créances ou obligations contractuelles.
8 – Résiliation : L’UNOPS peut résilier le Contrat pour quelque motif que ce soit,
moyennant un préavis écrit d’au moins quatorze (14) jours. En cas de résiliation du Contrat,
le Contractant est tenu de prendre sans délai toutes mesures pour conclure son exécution du
Contrat de manière prompte et ordonnée et de façon à réduire les pertes et minimiser les
dépenses. Sauf lorsque la résiliation est due à la faute ou à la négligence du Contractant ou à
l'inexécution de ses obligations, le Contractant sera remboursé sur production des pièces
justificatives, pour ceux des Servies exécutés de manière satisfaisante a la date de la
résiliation, ainsi que des frais dûment justifiés résultant d’engagements pris avant la date du
préavis de résiliation et des frais et dépenses directs et raisonnables encourus par le
Contractant du fait de la résiliation. Le Contractant ne saurait prétendre à recevoir d'autres
paiements ou dédommagements ni des paiements ou dédommagements complémentaires.
9 - Privilèges et immunités : Aucune disposition figurant dans le Contrat ou s'y rapportant ne
sera interprétée comme une renonciation expresse ou tacite aux privilèges et immunités
accordés à l’UNOPS ou à l'Organisation des Nations Unies, dont l’UNOPS fait partie
intégrante.
10 - Règlement des différends : Tout litige, différend ou réclamation résultant de ou se
rapportant à une des dispositions du présent contrat ou a la rupture du présent contrat, s'ils ne
sont pas réglés à l'amiable par voie de négociation directe, seront réglés par arbitrage
conformément au Règlement d'arbitrage de la Commission des Nations Unies pour le Droit
Commercial International (CNUDCI) en vigueur au moment de la survenance du litige, du
différend ou de la réclamation. Les parties s'engagent à respecter la sentence arbitrale rendue
dans le cadre de cet arbitrage comme valant règlement final et définitif.
ANNEXE II- CAHIER DES CHARGES
ANNEXE III- DETAIL DES FRAIS REMBOURSABLES
(Le Détail des Frais ne doit être inséré que pour les contrats de remboursement sur
justificatifs)
ANNEXE 7 B :
CONTRAT TYPE DE PRESTATIONS DE SERVICES
ENTRE L'UNOPS ET UNE SOCIETE OU AUTRE PERSONNE MORALE
[Madame/Monsieur,]
Réf.:______/ __________/__________[INSÉRER LE NUMÉRO ET LE TITRE DU
PROJET]
Le Bureau des Services d'appui aux Projets des Nations Unies (ci-après dénommé "UNOPS",
propose
d’engager
votre
[société/organisation/institution
INSERER
LA
DENOMINATION OU RAISON SOCIALE], légalement constituée à [INSÉRER LE
NOM DU PAYS], (ci-après dénommée le "Consultant") afin de fournir des prestations de
Services ayant pour objet [INSÉRER UNE DESCRIPTION SUCCINCTE DES
SERVICES] (ci-après dénommés les "Services") conformément aux dispositions du Contrat
suivant:
1. Documents contractuels
1.1
Le présent Contrat est régi par les Conditions Générales de l’UNOPS applicables aux
prestations de services, [insérer révision et date correspondantes selon la
“Contracts Documents Library”], Annexe I, ci-jointe. Les clauses de cette Annexe I
régissent l'interprétation du présent Contrat, et ni le contenu de cette Lettre-Accord ni
celui de toute autre annexe ne sauraient y déroger, sauf clause contraire expressément
spécifiée à l’article 4 ci-dessous, intitulé "Conditions Particulières".
[INSERER LE NOM ET L’ADDRESSE
DU CONSULTANT]
1.2
Le Consultant et l'UNOPS acceptent d'être liés par les termes et conditions stipulés
dans les documents ci-après qui en cas de contradiction primeront les uns par rapport
aux autres selon l'ordre suivant:
a)
la présente Lettre-Accord;
b)
le Cahier des Charges [réf. ......date......], Annexe II ci-jointe;
c)
l'Offre Technique du Consultant [réf........, date......], mentionnée dans le
procès- verbal agrée lors de la séance de négociation3 du [date........], ces deux
documents n'étant pas joints aux présentes mais étant connus des deux parties
et en leur possession.
2
S'il y a des mises à jour de l'offre technique ou dans l'échange de lettres en vue de clarifier certains
aspects, y faire également référence, à condition qu'elles soient entièrement acceptables par l'UNOPS.
Dans le cas contraire, les aspects dont la solution est en suspens doivent être traités dans cette lettre ou
dans le cahier des charges, comme il semblera le plus approprié.
1.3
L’ensemble des documents qui précède constitue le Contrat entre le Consultant et
l'UNOPS et remplace et annule le contenu de tout autre négociation et/ou accord, oral
ou écrit, se rapportant à l'objet du présent Contrat.
2.
Obligations du Consultant
2.1
Le Consultant devra fournir et accomplir les Services décrits à l'Annexe II avec soin et
diligence conformément aux dispositions du présent Contrat.
2.2
Le Consultant devra fournir les Services des personnes suivantes:
Nom Spécialisation Nationalité
...
..............
...........
...
..............
...........
Durée de service
.................
.................
2.3
Tout changement dans le personnel mentionné ci-dessus devra être soumis à
l'approbation préalable et écrite du Chef de Division [......], UNOPS.
2.4
Le Consultant devra également fournir toute l'assistance technique et administrative
nécessaires à l'exécution satisfaisante des Services dans les délais impartis.
2.5
Le Consultant devra soumettre à l'UNOPS les documents spécifiés ci-dessous selon le
calendrier suivant:
[LISTE DES DOCUMENTS]
Rapport d'activité
[Autre(s) rapport(s) éventuel(s)]
Rapport final
[INDIQUER LA DATE DE REMISE]
../../...
../../...
../../...
2.6
Tous les rapports devront être rédigés en français et donner une description détaillée
des Services rendus suivant les termes du Contrat pour la période couverte par le
rapport en question. Tous les rapports devront être transmis par le Consultant par [LA
POSTE, COURRIER SPECIAL, ET/OU TELECOPIE] à l'adresse indiquée au
paragraphe 9.1 ci-dessous.
2.7
Le Consultant déclare et garantit l'exactitude de tous les renseignements ou données
fournis à l'UNOPS en vue de l’établissement du présent Contrat, ainsi que la qualité
des Services et des rapports visés au Contrat, conformément aux règles de l’art.
OPTION No. 1 (MONTANT FORFAITAIRE)
3.
4
Montant et Modalités de Paiement 4
Cette version de l’article 3 doit être utilisée pour les contrats à montant forfaitaire. Les contrats à
montant forfaitaire doivent normalement être utilisés lorsqu’ il est possible d'estimer le coût des activités
faisant l'objet du contrat avec une certaine précision.
3.1
En rémunération de l’exécution complète et satisfaisante des Services rendus,
l'UNOPS paiera au Consultant le montant forfaitaire de [INSÉRER LA MONNAIE
ET LE MONTANT EN CHIFFRES ET EN LETTRES].
3.2
Ce montant n'est sujet à aucun réajustement ni à aucune révision que ce soit en raison
du taux de change, des fluctuations monétaires ou des frais réels encourus par le
Consultant au cours de l'exécution du Contrat.
3.3
Les paiements effectués par l'UNOPS au Consultant ne pourront en aucun cas être
considérés comme libérant de cernier de ses obligations contractuelles ni constituer, de
la part de l’UNOPS, une acceptation de l'exécution des Services rendus par le
Consultant.
3.4
L'UNOPS effectuera les paiements au Consultant après acceptation des factures
soumises par ce dernier à l'adresse indiquée au paragraphe 9.1 ci-dessous selon le
calendrier suivant:
JALON5
MONTANT
Au....
.......
../../....
......
......
../../....
DATE
OPTION No. 2 (REMBOURSEMENT SUR JUSTIFICATIFS)
3.
Montant et Modalités de Paiement6
3.1
En rémunération de l’exécution complète et satisfaisante des Services rendus,
l'UNOPS paiera au Consultant un montant ne pouvant dépasser [INSÉRER LA
MONNAIE ET LE MONTANT EN CHIFFRES ET EN LETTRES].
3.2
Ce montant représente la somme totale maximale des frais remboursables en vertu des
termes du Contrat. Le Détail des frais qui figure à l'Annexe III reflète les montants
maximaux des frais remboursables par catégorie. Le Consultant devra tenir compte
dans ses factures du montant effectivement remboursable des frais qu'il aura encourus
dans le cadre de l'exécution de ses Services.
3.3
Le Consultant ne devra entreprendre aucun travail, fournir aucun équipement,
fournitures et accessoires, ni exécuter aucun service qui pourrait occasionner des frais
supérieurs au montant effectivement remboursable indiqué au paragraphe 3.1.ci-
5
Dans le cas d’une avance de paiement, définir le premier jalon comme suit: “à la signature du
Contrat par les deux parties". Prendre note que les avances de paiements ne sont accordés que dans
des cas exceptionnels et doivent se conformer aux règles et procédures de l’UNOPS. Prière de se référer
à la section 8.442 du Manuel de l’UNOPS.
6
Cette version de l’article 3 est utilisée dans les contrats de remboursement sur frais. Normalement,
ces contrats doivent être utilisés lorsqu’il n 'est pas possible d'estimer le coût total des activités faisant
l'objet du Contrat avec une certaine précision.
dessus. La même règle s'applique aux montants qui figurent pour chaque catégorie
dans le Détail des frais, sauf accord écrit et préalable du Chef de Division, [.....],
UNOPS, en sens contraire.
3.4
Les paiements effectués par l'UNOPS au Consultant ne pourront en aucun cas être
considérés comme libérant ce dernier de ses obligations contractuelles ni constituer, de
la part de l'UNOPS, une acceptation de l'exécution des Services du Consultant.
3.5
Le Consultant devra soumettre les factures pour les Services rendus tous les
[INSÉRER LES DATES OU LES JALONS DU PROGRAMME].
OU
3.5
Le Consultant devra soumettre une facture pour [INSÉRER LA MONNAIE ET LE
MONTANT DE L'AVANCE DE PAIEMENT EN CHIFFRES ET EN
LETTRES] à la signature du Contrat par les deux parties pour les Services rendus
tous les [INSÉRER LES DATES OU LES JALONS DU PROGRAMME].7
3.6
L'UNOPS effectuera les paiements des Services en cours et le paiement final au
Consultant après acceptation des factures soumises par ce dernier à l'adresse indiquée
au paragraphe 9.1 ci-dessous. Toutes les factures devront être accompagnées de tous
les justificatifs de frais réels, conformément au Détail des frais ou autres justificatifs
qui pourraient être exigés par l'UNOPS. Ces paiements seront effectués conformément
aux conditions particulières applicables aux remboursements, et figurant à l’Annexe
III "Détails des frais".
4.
Conditions particulières8
4.1
Le paiement d’avance au Consultant à la signature du Contrat est subordonné à la
réception et à l'acceptation par l'UNOPS d'une caution bancaire égale au montant total
de l'avance de paiement, émise par une banque, sous une forme acceptable par
l'UNOPS.9
4.2
Les montants des paiements mentionnés au paragraphe 3.6 ci-dessus feront l’objet
d’une déduction de [INSÉRER LE POURCENTAGE DE L'AVANCE DE
PAIEMENT PAR RAPPORT AU MONTANT TOTAL DU CONTRAT] %
(.....pour cent) du montant accepté à titre de paiement, jusqu'à ce que le montant
7
Cet article doit être utilisé si une avance de paiement est accordée. Prendre note que les
avances de paiements ne sont accordés que dans des cas exceptionnels et doivent se conformer aux
règles et procédures de l’UNOPS. Prière de se référer à la section 8.442 du Manuel de l’UNOPS.
8
Conformément à cet article, le PMO peut proposer des clauses spéciales afin d'adapter le
Contrat Type à une situation particulière. Plusieurs clauses couramment utilisées sont données à titre
d’exemple à l’article 4. Prière de les supprimer au cas où elles ne seraient pas nécessaires. S'il n'existe
pas de conditions particulières, prière de substituer la deuxième version de l’article 4.1 afin de se
conformer à l’article 1.1.
9
Cet article doit être utilisé dans le cas où une avance de paiement égale ou supérieure à 50.000
dollars aurait été accordée au Consultant mais elle peut être également utilisée pour des paiements
inférieurs à 50.000 dollars quand les circonstances s'y prêtent. Prendre note que les avances de
paiements ne doivent se faire qu'à titre exceptionnel, quel qu'en soit le montant. Prière de se réferer à
la section 8.442 du Manuel de l’UNOPS.
cumulatif des déductions ainsi effectuées soit égal au montant de l'avance de
paiement.10
4.3
En raison de [..............], les Article(s) [............] des Conditions Générales (Annexe I)
sont modifiés pour signifier/sont supprimés.11
OU
4.1
Aucune condition particulière n’est applicable.
5.
Soumission des factures
5.1
Le Consultant devra envoyer l'original de la facture par courrier pour chaque
paiement, conformément aux termes du Contrat, à l'adresse suivante:
……………………………….
……………………………….
5.2
Les factures soumises par fax ne sont pas acceptées par l’UNOPS.
6.
Délais et mode de paiement
6.1
Les factures seront réglées dans les trente (30) jours suivant la date de leur réception et
de leur acceptation par l'UNOPS.
6.2
Tous les paiements seront crédités par l'UNOPS au compte en banque du Consultant,
ci- après:
[NOM DE LA BANQUE]
[NUMÉRO DU COMPTE]
[ADRESSE DE LA BANQUE]
7.
Entrée en vigueur, délais
7.1
Le Contrat entrera en vigueur au jour de sa signature par les deux parties.
7.2
Le Consultant devra commencer les prestations de Services le [INSÉRER LA
DATE] au plus tard et devra les terminer dans les [INSÉRER LE NOMBRE DE
JOURS OU DE MOIS] suivant cette date.
7.3
Tous les délais figurant au présent Contrat sont considérés essentiels pour la fourniture
des Services.
8.
Modifications
10
Cet article doit être utilisé quand on accorde une avance de paiement (quel qu'en soit le
montant) dans le cas d'un contrat de remboursement sur frais.
11
Cet article s'applique dans les cas très rares où il existe une divergence avec une disposition des
Conditions Générales n'impliquant aucun privilège, ni immunité, ni arbitrage, ni aucun autre aspect
fondamental du statut légal de l'UNOPS. Toutes ces modifications doivent faire appel à une
consultation auprès de la Division P&C.
8.1
Toute modification du présent Contrat nécessitera un avenant dûment signé par les
représentants habilités du Consultant et de l’UNOPS.
9.
Notifications
9.1
Toute notification, demande ou approbation requise sera faite en vertu du Contrat, aux
adresses suivantes:
- Pour l'UNOPS:
[INSÉRER LE NOM DU CHEF DE DIVISION]
Chef de Division
[...........]
United Nations Office for Project Services
The Chrysler Building, 405 Lexington Avenue, 4th Floor
New York, NY 10174- U.S.A.
Réf._____/ _____/______
[INSÉRER LA RÉFÉRENCE ET LE NUMÉRO DU CONTRAT]
Télex:______________________________________
Télécopie:__________________________________
Adresse télégraphique_______________________
- Pour le Consultant:
[INSERER LE NOM, L’ADRESSE ET LES NUMEROS DE TELEX, TELECOPIE ET
ADRESSE TELEGRAPHIQUE]
Si les modalités et conditions ci-dessus vous conviennent, veuillez parafer chaque page de
cette Lettre-Accord et des annexes et nous en retourner un exemplaire original dûment daté et
signé.
Veuillez croire, [Madame/Monsieur], à l’expression de notre considération distinguée.
[INSERER LES NOM ET TITRE DU CHEF DE
DIVISION]
Pour l’UNOPS
Date
______________________
Nom ______________________
Titre ______________________
Signature_______________________
[INSERER LE NOM DE LA SOCIETE/ORGANISATION/INSTITUTION]
Pour le Consultant
Lu et approuvé ________________
Date
Nom
______________________
______________________
Titre ______________________
Signature______________________
ANNEXE I
CONDITIONS GÉNÉRALES DE L'UNOPS
APPLICABLES AUX PRESTATIONS DE SERVICES
ANNEXE II
CAHIER DES CHARGES
(Le cahier des charges doit être préparé conformément
aux instructions du Manuel de l'UNOPS)
ANNEXE III
Détail des Frais remboursables
(Un modèle est en voie de publication)
ANNEXE 8 A : LISTE DES ACTIONS ELIGIBLES AU FINANCEMENT DU FONDS
-
Construction/réhabilitation/équipement d’infrastructures de santé (dispensaires, CSCOM,
PMI, Dépôts pharmaceutiques, magasin, latrines logements de personnel de santé, centre
social, etc.) ;
Construction de murs de clôture d’infrastructures de santé
-
Construction/réhabilitation/équipement de salles de classe
Cantines scolaires
Terrains de sport scolaires
Construction de logements de maîtres
Construction de murs de clôture d’écoles
Construction de sanitaires
Construction et équipement de bibliothèques scolaires
Construction et équipement de garderies d’enfants communautaires
Construction/réhabilitation/équipement de centres d’accueil et de formation
Construction de latrines des centres d’alphabétisation
Construction et équipement de bibliothèques scolaires ou communaux
-
Fonçage de puits
Equipement de puits
Equipement et réhabilitation de forages
Adduction d’eau
Construction de réservoirs d’eau
Construction d’abreuvoirs
Petites retenues d’eau
-
Petits aménagements hydro-agricoles
Aménagement de petits périmètres maraîchers
Construction de mini-barrages et de diguettes de protection
Installation de petites unités de transformation ou de conservation ( unités apicoles, fruits
et légumes, etc )
-
construction/réhabiltation/équipement parcs à vaccination
construction/réhabilitation/équipement de dépôts véto
Mise en place de petites unités de conservation, de transformation et de
commercialisation des produits carnés, et laitiers et d’unités de tannage
Construction/équipement d’infrastructures d’appui aux activités d’élevage
Stockage et conservation de fourrage
Aménagement étangs de pisciculture
Construction/réhabilitation/équipemnt d’aires de transformation (séchage, fumage, etc).
Construction de structures de commercialisation des produits
Construction de chambre froide
Construction de banque de céréales
Construction de boutiques villageoises
Construction de magasins d’approvisionnement en intrants agricoles
Construction de magasins de stockage
Construction / équipement d’aires de séchage
Construction/réfection de chalands et de pirogues de transport
Réfection de ponts et d’ouvrage de passage
Equipement d’allègement des travaux de la femme
Radio rurale
Foires /marchés hebdomadaires
Electrification rurale
Téléphonie rurale
Construction/équipement d’unités de collecte, traitement et valorisation des ordures
ménagères
Mise en place de réseaux d’assainissement
Construction et équipement de campements touristiques
Equipement de comités de lutte contre les feux de brousse
Mise en place de pépinières villageoises/ communautaires
Aménagement et protection d’aires de biodiversité
Aménagements de protection des cours et points d’eau
Réhabilitation de mares
Piste rurales pastorales ou agricoles
Santé
Education
Hydraulique
Agriculture
Elevage
Pêche
Socio-économie
Environnement/
Eco-tourisme
-
ANNEXE 8 B : LISTE DES ACTIONS NON ELIGIBLES AU FINANCEMENT DU FONDS
N°
SECTEURS D'ACTIVITE
OPERATIONS
01
Art et culture
Centre culturel polyvalent - Petits ouvrages d'art Édifices religieux - Salles de spectacles - Centre
culturel
02
Equipement
Locaux administratifs
03
Sport
Terrains de sport
04
Tout secteur
Projets émanant des associations ou confessions
religieuses, des administrations locales, des services
techniques de l'Etat, des chefs traditionnels
ANNEXE 9 : MODELE DE RAPPORT D’AVANCEMENT OU D’ACHEVEMENT D’UN
MICRO-PROJET (ANNEXE C DU MEMORANDUM D’ACCORD)
1.
Veuillez fournir un rapport complet en utilisant des pages supplémentaires, si
nécessaire.
2.
Veuillez retourner le rapport d’avancement au SO du Fonds.
Maître d’Ouvrage:
Village:
Numéro du micro projet:
Communauté rurale :
Département :
Nom du micro projet:
Type de micro projet:
Date de démarrage:
Date d’achèvement prévue:
Période :
Année :
Activités:
Activités prévues
Date
d’achèvement
prévue
Etat d’exécution (%)
Période
précédente
Période en Cumulatif
cours
Commentaires :
Les activités sont-elles exécutées comme prévu ?
Quelles difficultés ont été rencontrées ?
Résultats:
Résultats
Commentaires :
Unité
Attendu
Réalisé
%
Rapport Financier :
Montants reçus et dépenses
Tranche
Date
Montant
reception Tranche
(FCFA)
Total
Dépenses
disponible (FCFA)
(FCFA)
% dépenses
/ disponible
Reliquat
(FCFA)
1ère
2ème
3ème
TOTAL
Détail des dépenses sur la période
Lignes
budgétaires
Budget
(FCFA)
total
Dépenses (FCFA)
Période
précédente
Total
Commentaires :
Période en Total
cours
% sur budget
Développements nouveaux et difficultés imprévues:
Développements nouveaux et difficultés imprévues durant la mise en oeuvre du
micro projet:
Mesures prises pour les résoudre:
Remarques/leçons apprises:
Date:____________________
Proposé par:_________________
Avec l’appui de (ONG) : __________________________
ANNEXE 10 :
FICHE INDIVIDUELLE D’EVALUATION DES MICROPROJETS PAR LE CZGF
L’évaluation de chaque Micro-Projet se fera sur la base des critères ci-dessous.
Pour procéder à l’évaluation, chaque membre de la Commission Technique d’Evaluation
(CTE) devra apprécier le respect des critères suivants en tenant compte des éléments contenus
dans les Demandes de Micro-Projets et répondre aux questions posées.
Cette évaluation se fera en 2 étapes (bureau et terrain)
1. Critères techniques
-
Respect du canevas de présentation de la DMP ;
Existence de compétences locales capables de mener à bien le projet ;
Expérience en gestion d’une activité communautaire similaire ;
Structuration et organisation des bénéficiaires ;
Participation de la communauté à l’identification du problème ;
Cohérence du plan de mise en œuvre et de suivi de la DMP ;
Cohérence du plan de renforcement de capacité ;
Pertinence des mesures de pérennisation du Micro-projet ;
Cohérence du plan de maintenance et d’entretien des infrastructures et équipements ;
Impact du Micro-Projet sur l’environnement.
2. Critères financiers
- Coût du micro-projet par rapport au plafond indiqué dans le code de financement
- Coût du micro-projet/population ;
- Coût de fonctionnement par rapport au coût total du projet ;
- Contribution des populations par rapport au coût total du projet.
QUESTIONS
1. Le micro-projet proposé répond-t-il aux objectifs et priorités de la collectivité locale?
OUI
NON
2. Le projet proposé répond-t-il aux objectifs et priorités du secteur d'activités?
OUI
NON
3. Le Micro-Projet représente t-il un besoin prioritaire de la communauté?
OUI
NON
4. Le Micro-Projet a-t-il été conçu de manière participative avec une participation
effective des femmes, des jeunes et des groupes vulnérables?
OUI
NON
5. Les impacts du projet vont-ils toucher les pauvres et les groupes vulnérables?
OUI
NON
6. Les indicateurs de performance et d'impact du micro-projet permettent-ils de
contribuer à réduire la pauvreté?
OUI
NON
7. La communauté est-elle prête à mobiliser sa contribution?
OUI
NON
8. Le projet peut il être exécuté dans une durée maximale de 1 an?
OUI
NON
9. La communauté a-t-elle mis en place les organes pour mettre en œuvre le projet?
OUI
NON
10. Les plans de financement, de dépenses et de passation de marchés sont-ils en
conformité avec le calendrier d'exécution du Micro-Projet?
OUI
NON
11. Le plan de renforcement de capacité permet-il une bonne exécution et une
pérennisation des activités du Micro-Projet?
OUI
NON
12. La communauté s'est-elle engagée à recevoir des modules d'IEC et de VIH/SIDA dans
les activités du Micro-Projet?
OUI
NON
13. La communauté a t-elle prise des mesures pour la maintenance et la pérennisation du
Micro-Projet?
OUI
NON
14. Le projet a t-il un impact positif ou nul sur l'environnement?
OUI
NON
Commentaires sur le Micro-Projet
APPRECIATION FINALE DE L'EVALUATION
Au vu des réponses aux questions, le projet sera retenu dans une des catégories
suivantes
CATEGORIE
A
B
C
APPRECIATION
Micro- Projet retenu pour une évaluation finale
Micro-Projet à reformuler
Micro-Projet rejeté
Cochez une case
Pour la réponse les micro-projets retenus dans la catégorie C, donner les raisons en
cochant une croix dans le tableau suivant:
Critères
Micro-Projet non conforme à la politique de l'état ou des
communautés rurales
Demande de Micro-Projet dans la catégorie inéligible
Demande de Micro-Projet incomplète
Micro-Projet ne bénéficiant pas aux pauvres et groupes
vulnérables
Structures de gestion du projet non mises en place
Manque de vision de maintenance et de pérennisation du
Micro-Projet
Coût du Micro-Projet élevé
Micro-Projet techniquement complexe
Micro-Projet ayant un impact négatif sur l'environnement
Cochez une ou des cases
ANNEXE 11 : FICHE DE SUIVI DE MICRO-PROJET
Date de la visite :……………………
Localisation : Département : ………… Communauté rurale :…………Village :……………
Titre du Micro-Projet : ................................................................................................................
Type de Micro-Projet : …………………………………………………………………….
Bénéficiaire : ...............................................................................................................................
Coût du Micro-Projet :……………………….
Début du Micro-Projet :………………………
SUIVI TECHNIQUE
REALISATIONS EXECUTEES
A LA DATE
TAUX D’EXECUTION
DEPENSES REALISEES A LA
PREVISIONS DE
DATE
DEPENSES A LA DATE
TAUX D’EXECUTION
REALISATIONS
PREVUES
A LA DATE
SUIVI FINANCIER
COMMMENTAIRES : justification des écarts techniques et financiers
COMMENTAIRES SUR LA PARTICIPATION
Rôle du Comité de Gestion du Micro-Projet
Degré de participation des bénéficiaires
Implication des groupes vulnérables
PRINCIPAUX PROBLEMES RENCONTRES ET SOLUTIONS PRECONISEES
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
JUGEMENT GLOBAL SUR LA PERFORMANCE DU MICRO-PROJET
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
ANNEXE 12 : MOIDELE DE PV DE SELECTION DE MICRO-PROJET
L’an ……. et le …………… 2005, le Comité de ZARESE de Gestion du Fonds de ………….
(nom de la ZARESE) s’est réunie en séance ………………….. (ordinaire ou extraordinaire)
pour procéder à l’examen des Demandes de Micro-Projets reçues dans le cadre du Fonds de
Lutte Contre la Désertification pour la Réduction de la Pauvreté au Sahel.
Etaient présents :
Prénom et Nom
Fonction dans le CZGF
1.
2.
3.
4.
5.
6.
La séance était présidée par Mr/Mme……………………….. qui a ouvert les travaux à …h…….
et le secrétariat assuré par Mr/Mme………………..
Au total, ……. de demandes ont été reçues et examinées par le CZGF.
1) Résultats de l’analyse
¾ Nombre de dossiers acceptés (classés en catégorie A) :
N°
d’enregistre
ment
Nom du
promoteur
Communauté
rurale
Titre du
micro-projet
Composante
Coût total
du microprojet
Subvention
demandée
approuvée
Participation
du promoteur
Observa
tions
¾ Nombre de dossiers ajournés (classés en catégorie B) :
N°
d’enregist
rement
Nom et Prénom (s) du
promoteur
Communauté
rurale
Titre du
micro-projet
Total
Coût du micro-projet
Subvention
Participation du
demandée
Promoteur
Raison de l’ajournement
¾ Nombre de dossiers rejetés (classés en catégorie C) :
N°
d’enregist
rement
Nom et Prénom (s) du
promoteur
Communauté
rurale
Titre du
micro-projet
Total
Coût total du micro-projet
Subvention
Participation du
demandée
Promoteur
Raison du rejet
Les Demandes de Micro-Projets classées en catégorie A ont fait l’objet d’une évaluation de
terrain durant la période du ………… au…………….
A l’issue de cette évaluation de terrain, les Micro-Projets listés dans le tableau ci-dessous ont été
finalement retenus pour être proposés au Comité National de Pilotage pour approbation
2) Commentaires
La séance a été levée à ………
PJ : - fiches d’évaluation
- rapport d’évaluation de bureau et de terrain
Ont signé
Prénom(s) et nom
président
Prénom(s) et
Secrétaire
nom
LISTES DES MICRO-PROJETS APPROUVES
N°
d’enregist
rement
Nom du promoteur
Communauté
rurale
Titre du microprojet
Coût du micro-projet
Total
Subvention
approuvée
Participation du
Promoteur
Observations
ANNEXE 13 : MODELE DE LETTRE DE DEMANDE DE PAIEMENT D'UNE
TRANCHE
Nom du bénéficiaire:
Titre du Micro-Projet:
N° Micro-Projet :
Date
Je soussigné Mr/Mme…………………………….., Président du Comité de Gestion du Micro-Projet
de ……………………….. vous prie de trouver ci-joint :
-
les justificatifs de la …. Allocation
le rapport financier pour la période du……… au………..
le relevé financier de la banque pour la période du …………… au ………………
Je vous prie d'approuver les justificatifs et vous demande le virement de la somme de……………….
dans notre compte N° …………… ouvert à la banque………………., représentant la …. ….
allocation pour le financement de l'exécution du Micro-Projet.
Cette somme servira à réaliser les travaux de ………………………………………………
Je m'engage à utiliser les fonds reçus conformément à l'Accord de financement et au manuel des
procédures.
Signature
TABLEAU RECAPUTILATIF
LIBELLE
Montant reçu allocation précédente
Montant dépensé et justifié sur les tranches précédentes
Reliquat des tranches précédentes
Montant demandé pour la prochaine tranche
MONTANT
ANNEXE 13 bis : Modèle de tableau de suivi budgétaire
Suivi budgétaire global
Libellés
Rubrique n° A
Dépense A1
Dépense A2
Dépense A3
Dépense A4
Total A
Rubrique n°B
Dépense B1
Dépense B2
Dépense B3
Dépense B4
Total B
Rubrique n°C
Dépense C1
Dépense C2
Dépense C3
Dépense C4
Total C
Total Général
N°
pièces
Dépenses
sur la
tranche
(a)
Cumul des
dépenses
précédentes
(b)
Total des
dépenses
effectuées
©= (a)+ (b)
Montants
budgétisés
(d)
Soldes
(e)= (d)-©
ANNEXE 14 :
TERMES DE REFERENCE DU COMITE DE GESTION
DU MICRO PROJET
I- MANDAT DU COMITE DE GESTION DU MICRO-PROJET
1.1
Mandat global
Le Comité de Gestion est l’organe mis en place par le bénéficiaire du Micro projet, en vue d’assurer
la responsabilité de l'exécution du micro-projet y compris la gestion administrative, financière et
technique.
Le Comité de Gestion du Micro-Projet (CGMP) a la responsabilité, déléguée par l'organisation
bénéficiaire, de la mise en œuvre du micro-projet.
A ce titre, il est chargé d’assurer :
1. la sensibilisation des populations sur les conditions à remplir pour la garantie des résultats
annoncés ;
2. la participation de la population dans le processus d’élaboration de diagnostics participatifs et
de priorisation des activités;
3. le respect par l’Organisation Communautaire de Base et ses partenaires des engagements pris
dans l’Accord de Micro-projet avec le Fonds, y compris la mobilisation de l’apport de la
communauté au financement ainsi que la conformité des actions et décisions prises
conformément au Manuel de procédures ;
4. les Formations nécessaires pour la participation effective des populations à tous les stades du
Micro-Projet ;
5. l’appui à l’organisation et au fonctionnement des organisations bénéficiaires et des activités
collectives.
6. la définition de la stratégie pour la réalisation, le fonctionnement, le suivi et la maintenance
des réalisations
I.2
Mandat spécifique
En tant que structure délégataire de l’organisation bénéficiaire, le Comité de Gestion du Micro-Projet
est responsable de :
¾ la préparation du Micro-projet et sa soumission au CZGF ;
¾ La signature du contrat de Micro-projet entre le Fonds et l’organisation bénéficiaire ;
¾ L’exécution administrative et technique du Micro-projet y compris la gestion comptable
des fonds et la gestion de la participation communautaire ;
¾ La passation et la gestion des marchés de travaux, de biens et services prévus dans le
micro-projet, y compris le paiement des contrats ;
¾ La tenue de la documentation du projet, le classement, l’archivage ;
¾ La production des rapports d’avancement mensuels, trimestriels et annuels ;
¾ La production des procès verbaux des réunions
II- COMPOSITION DU COMITE DE GESTION DU MICRO-PROJET
Le CGMP est composé d’hommes et de femmes choisis en assemblée générale parmi les membres de
l’organisation bénéficiaire.
Il sera constitué de façon à garantir une représentation significative, à comprendre des représentants
de chaque segment de la communauté et à s’assurer que les couches les plus vulnérables (femmes,
jeunes) soient correctement représentées et impliquées dans la prise de décision. Le ratio
femmes/hommes au sein du CGMP ne peut en aucun cas être inférieur à 33%. Pour autant qu’il sera
possible, les membres du CGMP seront choisis au regard de leurs compétences techniques et des
savoir-faire dans les domaines des activités du micro-projet.
Toutefois l’assemblée générale de l’organisation bénéficiaire pourra procéder des renouvellements en
cas de besoin.
2.1. Le Bureau du CGMP
Le bureau est dirigé par un président et comporte au minimum un Secrétaire et un trésorier.
Chacun des membres du bureau sera doublé d’un adjoint pour combler les absences éventuelles. La
composition du bureau tiendra compte du souci de représentation significative des femmes et des
jeunes.
Au moins deux membres du bureau doivent être lettrés ou alphabétisés.
Le règlement intérieur déterminera la répartition des tâches entre les différents membres titulaires et
suppléants.
Les fonctions de membres du bureau et le choix des membres doit tenir compte de la disponibilité,
de la rigueur, de l’intégrité etc.
Deux (2) commissaires aux comptes seront également choisis mais ne seront pas membres du
CGMP.
2.1.1. Le Président
Le président dirige le bureau du CGMP et préside les réunions. Il représente l’organisation
bénéficiaire à toutes les rencontres ayant trait à l’exécution du micro-projet. Il signe les actes issus
des réunions, les lettres, les procès verbaux et veille à la publication régulière des actes, études et
informations relatives aux activités du micro-projet. Il coordonne et contrôle les diverses activités du
CGMP et veille à une bonne sensibilisation des bénéficiaires et à la bonne marche du micro-projet.
Il présente les rapports d’activités à l’organisation bénéficiaire, au CZGF et à l’Administrateur du
Fonds. Il s’assure de la conformité des passations de marchés avec les procédures du projet, signe
les contrats de travaux, de biens et de service et co-signe avec le trésorier les ordres de paiement des
prestations. Le Président est responsable de la bonne application des mentions de l’accord de
financement.
Le vice-président supplée le président et le remplace en cas d’empêchement.
2.1.2. Le Secrétaire
Le Secrétaire assure l’administration du Micro-Projet et le secrétariat lors des réunions. Il est chargé
de la rédaction et de l’archivage des rapports, des procès verbaux et de tous les documents
administratifs ayant trait au micro-projet. Il appuie le président dans la sensibilisation et la diffusion
de l’information.
Le secrétaire adjoint supplée le secrétaire et le remplace en cas d’empêchement.
2.1.3. Le Trésorier
Le Trésorier veille à la bonne gestion des fonds et des biens du Micro-Projet. A ce titre, il co-signe
avec le Président les ordres de paiement des prestataires de service et s’occupe des
approvisionnements. Il aide le Président dans la collecte des participations financières qu’il verse
dans le compte de l’organisation bénéficiaire. Il veille aussi à la correcte justification de toutes les
dépenses effectuées.
Il tient les documents comptables du micro-projet.
Le trésorier adjoint supplée le trésorier et le remplace en cas d’absence.
2.1.4. Les Commissaires aux comptes
Ils sont choisis par l’organisation bénéficiaire pour procéder à des contrôles réguliers au moins une
fois par bimestre des comptes et de l’exécution financière des micro–projets. Ils doivent rendre
compte à l’organisation bénéficiaire des situations et alerter en cas de non respect des procédures ou
de malversations.
Les commissaires aux comptes doivent aussi s’assurer de la correcte exécution du projet.
III- FONCTIONNEMENT DU COMITE DE GESTION DU MICRO PROJET
Le bureau du CGMP se réunit en séance ordinaire une fois tous les mois sur convocation de son
président, ou en cas de besoin sur convocation du président ou à la demande de la moitié de ces
membres. La présence effective de la moitié plus un des membres est requise pour la validité des
décisions.
A la fin de chaque tranche de financement, une Assemblée Générale de l'organisation bénéficiaire
élargie à la communauté est convoquée pour présenter le rapport d’avancement de l'exécution de la
tranche et rendre compte à l’organisation de l’état d’avancement du micro-projet.
L’Assemblée Générale est l’organe souverain de décision de la communauté. Les réunions donnent
lieu à un procès verbal signé par le Président et le Secrétaire de séance.
Tous les six mois, le bureau du CGMP organise des séances d’auto-évaluation participatifs en
présence des partenaires (IAC, CZGF, STD, etc.).
ANNEXE 15 :
REGLEMENT INTERIEUR DU COMITE NATIONAL
DE PILOTAGE
Préambule
Le Fonds Italie-CILSS de Lutte Contre la désertification pour la Réduction de la Pauvreté au
Sahel FLCD RPS) répond à la volonté du Gouvernement Italien de contribuer à la réduction
de la pauvreté au sahel
L’objectif global du Fonds est de contribuer à la réduction de la pauvreté des populations
rurales, à travers la gestion rationnelle des ressources naturelles et le renforcement du
processus de décentralisation, des stratégies adéquates de sécurité alimentaire et des
investissements efficaces pour le développement local Son objectif spécifique est
d’améliorer les conditions socio-économiques des populations rurales vulnérables dans des
zones spécifiques, à travers des investissements en leur faveur , qui permettent l’accès aux
opportunités économiques et aux services sociaux de base, et qui soient cohérents avec les
priorités du développement local dans le cadre d’une gestion rationnelle et durable des
ressources naturelles.
L’intervention du Fonds se fera sur trois axes, à savoir l’appui au développement
communautaire, l’appui au développement socioéconomique et l’appui aux activités
génératrices de revenu. Ainsi, le Fonds appuiera la mise en œuvre d’initiatives visant à
améliorer les capacités de production et d’accroître les revenus des populations vulnérables
ainsi que leur cadre de vie.
Le Comité National de Pilotage représente les parties prenantes au Fonds (Etat, Bailleur,
autres partenaires nationaux et étrangers) dans l'orientation, la coordination et le suivi, au
niveau national, des activités du Fonds. Il appuie, assiste les Comités ZARESE de Gestion
du Fonds dans la mise en œuvre des activités sur le terrain ainsi que l’évaluation de ces
dernières à travers le Secrétariat Opérationnel (SO).
Le Manuel de procédures approuvé par le Comité national de pilotage guide l’utilisation du
Fonds dans les ZARESE.
TITRE I. : DENOMINATION – OBJET - SIEGE
Article 1 : Dénomination
Il est créé par Arrêté ministériel n° 005309 du 14 juin 2004, un Comité National de Pilotage
(CNP) du Fonds Italie-CILSS de Lutte Contre la Désertification pour la Réduction de la
Pauvreté au Sahel (FLCD-RPS).
Article 2 : Objet du CNP
Le CNP est la structure d'orientation, de concertation et de coordination, de suivi et de
contrôle au niveau national des activités du Fonds.
Article 3 : Siège
Le siège du CNP est fixé à Dakar, au Ministère de l’Environnement et de la Protection de la
Nature.
TITRE II : ROLE /ATTRIBUTIONS ET COMPOSITION DU CNP
Article 4 : Les attributions du CNP sont :
•
Fournir aux Organismes exécutants et à l'Institution de tutelle les critères
d'identification des ZARESE, sur la base des principes et des indications fournis
par le CSRP, et en approuver la sélection finale;
•
Informer les ZARESE retenues sur les mécanismes de fonctionnement du Fonds;
•
Appuyer la mise en place des Comités ZARESE de Gestion du Fonds (CZGF);
•
Définir les principes et critères de sélection des unités d’intervention à l’intérieur
des Zarese en consultation avec les CZGF ;
•
Définir et approuver les critères d'éligibilité des bénéficiaires et des Micro-Projets,
de façon cohérente avec les interventions nationales de lutte contre la pauvreté, et
les interventions locales susceptibles d'être financées par le “Fonds LCD-RPS”;
•
Approuver les Manuels de procédures opérationnelles rédigés par les Organismes
exécutants;
•
Approuver le budget et le plan annuel d'orientation des activités, en définissant les
critères d'allocation des ressources financières disponibles annuellement;
•
Identifier les institutions de micro finance devant être contractées par les
organismes exécutants ;
•
Examiner la cohérence des initiatives locales de développement proposées par les
CZGF par rapport aux politiques sectorielles nationales et aux plans publics
d'investissement et proposer des orientations de financement pour chaque Zarese;
•
Transmettre à l'Organisme exécutant chargé de la gestion financière du Fonds
(UNOPS), après vérification financière et de conformité aux critères d'éligibilité,
les demandes de financements approuvés par les CZGF;
•
Evaluer, le fonctionnement des CZGF et suivre l'exécution des micro-projets
financés à travers le SO ;
•
Examiner et approuver les rapports semestriels de suivi des activités du “Fonds
LCD-RPS” rédigés par le Secrétariat Opérationnel et les transmettre au Secrétariat
Technique du CSRP ;
Article 5 : Composition du CNP
Le CNP est constitué de :
Institutions / Organisations représentant la société civile :
ƒ
Conseil National de Concertation et de Coopération des Ruraux (CNCR);
ƒ
Association Nationale des Conseils Ruraux (ANCR) ;
ƒ
Groupe d’Appui des ONGs italiennes au Sénégal
ƒ
CONGAD
Institutions / Organisations représentant l'Etat.
ƒ
Ministère de l’Environnement et de la Protection de la Nature, (Directeur de
Cabinet, qui assure la Présidence) ;
ƒ
Ministère de la Famille, du Développement Social et de la Solidarité nationale ;
ƒ
Ministère de l’Agriculture et de l’Hydraulique ;
ƒ
Agence du Fonds de Développement Social ;
ƒ
Conseil Supérieur des Ressources Naturelles et de l’Environnement ;
ƒ
Centre de Suivi Ecologique ;
ƒ
Direction des Eaux, Forêts et Chasses et de la Conservation des Sols ;
ƒ
Direction des Collectivités Locales ;
ƒ
Direction de la Coopération Economique et Financière ;
ƒ
Direction de la Planification ;
ƒ
Cellule de Suivi du Programme de Lutte contre la Pauvreté ;
ƒ
Cellule d’Etudes de Planification et de suivi du Ministère de l’Environnement et de
la Protection de la Nature (CEPS) ;
ƒ
Ministère de la Coopération Décentralisée et de la Planification Régionale
(MCDPR).
Institutions / Organisations représentant le Bailleur, les Organismes exécutants et la
coopération multilatérale.
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Gouvernement d'Italie: - Représentant du Gouvernement de l’Italie - Ambassade
d'Italie au Sénégal;
Coopération Décentralisée Italienne
CONACILSS ;
Comité Inter Etats de Lutte contre la Sécheresse au Sahel (CILSS): Secrétariat
Technique du CSRP.
Article 6 : Les différentes institutions membres désignent leurs représentants dans le CNP
selon des critères qui leur sont propres tout en prenant en compte leur capacité à contribuer de
manière significative à la mise en œuvre du Fonds.
Article 7 : Le mandat des représentants (es) s’étale sur la durée de vie du Fonds et les
remplacements doivent avoir de fortes justifications afin d'assurer le maximum de continuité
et d'efficacité dans la participation des membres.
Article 8 : Le Président du CNP peut convier des personnes ressources, structures et
organismes capables d’appuyer le Comité dans la mise en œuvre de ses attributions.
TITRE III : ORGANISATION
Article 9 : Le CNP met en place un Secrétariat Opérationnel (SO) qui est l’organe de
gestion quotidienne des activités.
Article 10: Le SO est composé de :
Un (e) président(e), Point focal du Fonds ;
Deux Vice-présidents ;
Deux Secrétaires (dont l’Administrateur du Fonds pour L’UNOPS).
Article 11 : Les attributions du bureau sont :
-
Assurer la liaison avec les membres du CNP, les CZGF, la tutelle technique et le
CSRP ;
- assurer l’animation du CNP;
- initier des programmes d’actions annuelles pour un meilleur fonctionnement du
CNP;
- recevoir les projets de modifications des textes du CNP ;
- assurer l’animation des commissions techniques mises en place pour l’exécution
des activités ;
- Informer les ZARESE retenues sur les mécanismes de fonctionnement du Fonds et
appuyer la mise en place des CZGF ;
- Suivre l'exécution des micro-projets financés;
- produire des rapports semestriels et annuels, rendre compte de son mandat aux
membres du CNP, à la tutelle technique et au CSRP.
Article 12 : les membres du SO sont proposés par la tutelle nationale du Fonds parmi les
membres du CNP.
Article 13 : Les attributions des membres du bureau sont :
Poste
Responsabilités
Président(e)
-
Convoque, anime les réunions du SO, et prépare les réunions du
CNP;
Préside les réunions du SO ;
Soumet à signature du président du CNP tous les actes qui engagent
le CNP, notamment les conventions avec les CZGF ;
Veille à l’application des dispositions du règlement intérieur ;
Reçoit les rapports des commissions/comités créés pour l’exécution
de certaines tâches du SO ainsi que des CZGF.
Vice-président
-
Assiste le président dans ses attributions et le remplace en cas
d'empêchement.
Secrétaire
-
Diffuse de façon conséquente toutes les informations diligentées par
le bureau.
Exécute d’autres tâches qui lui sont confiées par le Président ou le
bureau ;
Assure la gestion des documents administratifs du CNP ;
Rédige les procès-verbaux, les comptes rendus, les correspondances,
les rapports d’activités du bureau et de rencontres du CNP;
Présente les rapports d’activités au CNP.
-
TITRE IV : DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES DU CNP
Article 14 : Droits des membres
Les membres du CNP jouissent tous sans exclusive des mêmes droits. Les représentant (e)s
des institutions et organisations siégeant au CNP ont le droit de :
-
participer aux activités et aux rencontres;
être informé de la vie du CNP ;
préserver la mission du CNP;
s’informer sur les activités, la gestion et le fonctionnement du CNP;
participer au suivi des activités financées par le Fonds dans les ZARESE.
Article 15 : Obligations
Tout membre est soumis aux obligations suivantes :
-
aider le CNP à jouer pleinement les rôles et tâches qui lui sont dévolus;
tenir informé le bureau et le CNP des opinions et faits innovateurs concourant au
développement des ZARESE.
-
rendre compte des activités du CNP à l'Institution qu’il représente ;
se soumettre aux dispositions, décisions prises par le CNP;
participer activement et régulièrement aux activités, séances et commissions de
travail ;
développer l’esprit de respect, de tolérance, de solidarité et d’initiative;
favoriser la collaboration, les échanges d’expériences entre promoteurs
d’initiatives de développement entre les membres du CNP.
TITRE V: FONCTIONNEMENT
Périodicité des rencontres du CNP
Article 16 : Le CNP se réunit ordinairement tous les trois (3) mois et extraordinairement
chaque fois que de besoin.
Article 17 : Les sessions ordinaires et extraordinaires du CNP sont convoquées par le
président sur sa propre initiative ou à la demande de deux (2) membres du bureau ou encore à
la demande de 2/3 des membres du comité.
Article 18 : L’avis de convocation d’une session de travail du CNP devra mentionner les date,
lieu, heure et ordre du jour de la rencontre. Cet avis devra comporter les fonds de dossier et
sera transmis une semaine avant sa tenue.
Article 19 : Le CNP ne peut délibérer valablement qu’en la présence d’une majorité absolue
de ses membres.
Article 20 : Les décisions du CNP sont prises par consensus. A défaut de consensus, chaque
représentant(e) présent (e) dûment mandaté (e) par son institution ou organisation dispose
d’une voix et le vote se fait à main levée. Toutefois, le vote à bulletin secret pourra être
appliqué à la demande d’au moins un tiers des membres.
Article 21 : En l'absence de consensus, les décisions du CNP se prennent à la majorité
absolue des représentant (e)s présent(e)s au premier tour et à la majorité simple au second tour
Périodicité des réunions du Secrétariat Opérationnel
Article 22 : Le bureau tient une réunion ordinaire au moins une fois tous les deux mois. Il
tient des rencontres préparatoires des sessions trimestrielles du CNP.
Article 23 : Les décisions au sein du bureau se prennent par consensus. En cas de vote, la
décision est prise à la majorité simple. En cas d’égalité de voix, la voix du président est
prépondérante.
De la vérification de conformité des micro-projets sélectionnés par le CNP
Article 24 : Les dossiers de micro-projets doivent parvenir au bureau du CNP dans les deux
(2) semaines qui suivent la réunion de sélection par le CZGF.
Article 25 : La conformité des dossiers de micro-projets sera établie dans les deux (2)
semaines qui suivent leur réception par rapport au respect :
-
de l'existence de procès verbal de sélection dûment signé par le président du CZGF
et le rapporteur de la session de sélection;
des orientations du manuel de procédures et de gestion du FLCDRPS incluant le
code de financement ;
des orientations de financement définies par le CNP en accord avec les priorités de
développement au niveau du département dont relève les communautés rurales
d’intervention du Fonds;
du fonds annuel alloué à la ZARESE ;
des critères d’appréciation des dossiers de micro-projets par les CZGF et visés au
Chapitre VI ci-après.
TITRE VI : RESSOURCES ET DEPENSES DU CNP
Article 26 : Les Ressources du CNP
Les ressources de fonctionnement du CNP proviennent de:
-
une allocation annuelle du FLCDRPS ;
subventions d’origines diverses (public, parapublic ou privé notamment des projets
de développement, des ONG ou de la coopération décentralisée italienne)
Article 27 : Des dépenses du CNP
Les dépenses prévues dans l’allocation du FLCD-RPS concernent les frais de
fonctionnement du CNP (frais de suivi-contrôle des activités, frais de reproduction de
documents et communications, frais de sessions ordinaires et ateliers techniques).
Article 28 : La participation aux sessions et commissions de travail du CNP ne donne droit
à aucune indemnité. Toutefois les dépenses encourues par les membres notamment les
déplacements sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.
TITRE VII : SANCTIONS/DISCIPLINES ET DISPOSITIONS DIVERSES
Sanctions/disciplines
Article 29 : La liberté d’opinion est garantie à tous les représentant(e)s.
Article 30 : Les remplacements motivés des représentants des institutions ou organisations
sont permises à condition que le bureau du CNP en soit informé par écrit par les responsables
des institutions et organisations concernées.
Article 31 : les représentant(e) s peuvent se retirer du CNP:
-
par démission écrite ;
par retrait de son mandant par son institution;
par vote des deux tiers des représentant(e)s du CNP, après explication écrite
donnée par la personne incriminée ou son refus de donner des explications.
Article 32 : Les manquements de tout (e) représentant (e) à l’exécution de missions qui lui
sont confiées par le CNP, à l’esprit de discipline, au respect mutuel, entraînent des sanctions.
Les sanctions sont par ordre d’importance :
-
l’avertissement ;
le renvoie du SO ou du CNP.
Seul l’avertissement relève de la compétence du bureau. Le renvoie relève de la compétence
du CNP et sur rapport du SO.
Article 33 : Du retrait d’un membre du CNP : Cesse de faire partie du CNP tout(e)
représentant(e) :
-
qui présente par écrit sa démission ;
cesse de posséder les qualifications requises (retrait de son mandat par son
institution ou organisation)
qui est renvoyé par un vote des deux tiers (2/3) des représentants du CNP ;
Article 34 : Trois absences successives injustifiées d’un membre du CNP entraînent son
remplacement à la session ordinaire suivante du CNP ;
Dispositions diverses
Article 35 : Le présent règlement intérieur ne peut être modifié que sur décision prise à la
majorité des 2/3 des membres présents d’une session ordinaire du CNP.
Fait à Dakar, le 17 mars 2005
Le Président du CNP
Le secrétaire de séance
ANNEXE 16 :
REGLEMENT INTERIEUR DES COMITES ZARESE
DE GESTION DES FONDS
Préambule
Le Fonds Italie-CILSS de Lutte Contre la désertification pour la Réduction de la Pauvreté au
Sahel (FLCD-RPS) répond à la volonté du Gouvernement Italien de contribuer à la réduction
de la pauvreté.
L’objectif global du Fonds est de contribuer à la réduction de la pauvreté des populations
rurales, à travers la gestion rationnelle des ressources naturelles et le renforcement du
processus de décentralisation, des stratégies adéquates de sécurité alimentaire et des
investissements efficaces pour le développement local.
Son objectif spécifique est d’améliorer les conditions socio-économiques des populations
rurales vulnérables dans des zones spécifiques, à travers des investissements en leur faveur ,
qui permettent l’accès aux opportunités économiques et aux services sociaux de base, et qui
soient cohérents avec les priorités du développement local dans le cadre d’une une gestion
rationnelle et durable des ressources naturelles.
L’intervention du Fonds se fera sur trois axes, à savoir l’appui au développement
communautaire, l’appui au développement socioéconomique et l’appui aux activités
génératrices de revenu. Ainsi, le Fonds appuiera la mise en œuvre d’initiatives visant à
améliorer les capacités de production et d’accroître les revenus des populations vulnérables
ainsi que leur cadre de vie.
Le Comité de Zone A Risque Environnemental et Social Elevé pour la Gestion du Fonds
(CZGF) représente les populations de la zone sélectionnée et les membres devront être en
mesure de comprendre les problèmes auxquels les populations sont confrontées et être
disponibles à les résoudre ensemble.
Le Fonds donne la plus grande importance à l’initiative au niveau local et le CZGF est dans
sa conception, un instrument incontournable d’impulsion et d’animation.
Le Manuel de procédures approuvé par le Comité national de pilotage guide l’utilisation du
Fonds dans la ZARESE.
Tout promoteur de micro-projet est le maître d’ouvrage de son projet. L’appui/conseil à la
population, visant l’appropriation progressive du processus de développement par celle-ci, y
compris la gestion des micro-projets est assuré par les intermédiaires d’appui conseil (ONG
nationales et italiennes, coopération décentralisée italienne, organisations paysannes, services
techniques déconcentrés et décentralisés, bureau d’études, etc.) Un appui-accompagnement
est aussi prévu pour le CZGF.
Le présent règlement intérieur définit les modalités de fonctionnement d’organisation des
Comités Zarese de Gestion de Fonds.
TITRE I. : DENOMINATION – OBJET - SIEGE
Article 1 : Dénomination
Il est créé par Arrêté du Préfet du Département de ………………………portant N° :
……………………………………, un Comité de ZARESE de Gestion du Fonds (CZGF) du
Fonds Italie-CILSS de Lutte Contre la Désertification pour la Réduction de la Pauvreté au
Sahel (FLCDRPS).
Article 2 : Objet du CZGF
Le Comité ZARESE de Gestion du Fonds (CZGF) est la structure de coordination et de
pilotage du fonds dans la ZARESE
Article 3 : Siège
Le siège du CZGF est fixé dans le département.
TITRE II : ROLE /ATTRIBUTIONS ET COMPOSITION DU CZGF
Article 4 : Les attributions du CZGF sont :
¾
se charger de la communication et de la diffusion des informations entre les différents
acteurs, et soutenir les promoteurs des initiatives;
¾
assurer la coordination des activités du Fonds LCD-RPS au niveau des ZARESE
d'intervention;
¾
promouvoir les mécanismes de concertation locale;
¾
élaborer et confirmer les lignes de développement local, et définir les priorités
d'intervention du Fonds LCD-RPS, en fonction des recommandations du
CNP;
¾
sélectionner les initiatives susceptibles d'être financées par le Fonds et devant être
soumises à la validation du CNP pour transmission à l’Administrateur du Fonds;
¾
assurer le suivi local des réalisations.
Article 5 : Composition du CZGF
Le CZGF est constitué de représentants (voir Arrêté ci-dessus cité et joint en annexe) de:
Institutions / Organisations dont les représentants sont inscrits à titre statutaire :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Collectivités locales : un (e) représentant du conseil rural de chaque communauté
rurale retenue pour les interventions du Fonds;
Organisations et groupes locaux : - un représentant des organisations de femmes ; un représentant des organisations de jeunes ; - deux représentants des groupements
de producteurs ;
Services Techniques Déconcentrés (STD) de l’Etat : un représentant de chaque
STD implanté dans la Zarese : Eaux et Forêts, Agriculture, élevage, éducation,
santé, hydraulique, trésor …
Représentant du Comité régional de Suivi du DRSP.
Institutions / Organisations dont les représentants sont inscrits à titre consultatif :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Autorité administrative locale : un représentant du Préfet ;
ONG locales : deux (2) représentants ;
ONG et/ou coopération décentralisée italienne : deux représentants ;
CNP : un représentant ;
Intermédiaires d’Appui Conseil : un représentant.
Article 6 : Les membres du CZGF sont désignés par les institutions/organisations
représentées en prenant en compte leur capacité à contribuer de manière significative à la
mise en œuvre du Fonds.
Article 7 : Le mandat des représentant (es) s’étale sur la durée de vie du Fonds et les
remplacements doivent avoir de fortes justifications dans le sens d'assurer une mémoire et une
continuité et donc une efficacité dans la participation des institutions.
Article 8 : Le Préfet et les autorités traditionnelles ou coutumières sont sollicités pour faire
bénéficier au CZGF de leurs compétences et de leurs capacités surtout dans la médiation et, le
cas échéant, la modération de situations conflictuelles.
Article 9 : Chaque CZGF peut s’adjoindre des personnes ressources, capables de l’appuyer
dans la mise en œuvre de ses attributions. Ces personnes ressources peuvent assister aux
réunions du CZGF à titre consultatif.
TITRE III : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU CZGF
Article 10 : Organisation du CZGF
Chaque CZGF met en place un bureau exécutif d’un Président, de deux vice-Présidents et
d’un secrétariat.
Le Président du CZGF est choisi parmi les représentants des collectivités locales. La 1ère vice
présidence du CZGF est assurée par un représentant des organisations de producteurs et la 2è
vice- présidence par les représentants organisations de femmes.
Le service départemental des Eaux et Forêts assure le secrétariat du CZGF.
Article 11 : Les attributions du bureau exécutif sont :
-
Assurer la liaison avec le CNP ;
assurer l’animation du CZGF;
assurer l’exécution courante des activités du CZGF;
initier des programmes d’actions annuelles pour un meilleur fonctionnement du
CZGF;
- recevoir les projets de modifications des textes du CZGF ;
- assurer l’animation des commissions techniques mises en place pour l’exécution
des activités ;
- produire des rapports semestriels et annuels, rendre compte de son mandat au
CZGF et
au CNP.
Article 12 : Ne peuvent prétendre à un poste dans le bureau que les représentant (es)
scolarisés ou alphabétisés sachant lire et écrire couramment. Les autres critères d’élection des
membres du bureau du CZGF sont discutés en séance de travail du comité.
Article 13 : Les attributions du Président du CZGF
-
Convoque et anime les réunions du bureau, les réunions du CZGF et /ou les sessions
d’analyse et de sélection des micro-projets à soumettre à l’approbation finale du CNP;
Préside les réunions du bureau, et les réunions du CZGF;
Signe tous les actes qui engagent le CZGF, notamment les conventions/contrats de
financement avec le CNP et l’UNOPS ;
Veille à l’application des dispositions du règlement intérieur ;
Autorise et cosigne les opérations financières notamment les fonds de fonctionnement
du CZGF avec le (la) trésorier (ère) ;
Assurer le suivi de l’exécution des conventions et contrats visés par le bureau ;
Reçoit les rapports des commissions/comités créés pour l’exécution de certaines
tâches du bureau.
Article 14 : Les attributions du vice-Président du CZGF
-
Assiste le Président dans ses attributions ;
Assure l’intérim du Président en cas d’absence ou d’empêchement ;
Exécute toute autre tâche confiée à lui par le bureau
Article 15 : Les attributions du Secrétariat du CZGF
-
Diffuse de façon conséquente toutes les informations diligentées par le bureau.
Assure la gestion des documents administratifs du CZGF ;
Rédige les procès-verbaux, les comptes rendus, les correspondances, les rapports
d’activités du bureau et de rencontres du CZGF;
Présente les rapports d’activités au CZGF;
Assiste le président dans ses attributions ;
Cosigne en cas d’absence ou d’empêchement du président ou du trésorier les
opérations financières ;
Assure le suivi des activités sur le terrain ;
-
Exécuter d’autres tâches qui lui sont confiées par le bureau.
Article 16 : Les membres du bureau du CZGF sont collectivement responsables devant le
CZGF.
TITRE IV : DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES DU CZGF
Article 17 : Droits des membres
Les membres du CZGF jouissent tous sans exclusive des mêmes droits. Les représentants
(es) institutions et organisations siégeant au CZGF ont le droit de :
-
participer aux activités et aux rencontres;
être informé de la vie du CZGF ;
participer aux élections et être éligible aux différents postes du bureau du CZGF;
préserver la mission du CZGF;
s’informer sur les activités, la gestion et le fonctionnement du CZGF ;
participer au suivi des activités financées par le Fonds dans les villages et
communes ;
se charger de la communication et de la diffusion des informations entre les
différents acteurs, et soutenir les promoteurs des initiatives.
Article 18 : Obligations
Tout membre est soumis aux devoirs ou obligations suivantes :
- aider les membres des communautés à analyser leurs besoins, à susciter des
initiatives de développement ;
- tenir informé le bureau exécutif des opinions et faits innovateurs concourant à la
bonne exécution du Fonds dans la Zarese.
- Rendre compte des activités du CZGF à l’institution qu’il représente ;
- observer la discipline interne du CZGF ;
- se soumettre aux dispositions, décisions prises par le CZGF;
- participer activement et régulièrement aux activités, séances et commissions de
travail ;
- développer l’esprit de respect, de tolérance, de solidarité et d’initiative;
- favoriser la collaboration, les échanges d’expériences entre promoteurs
d’initiatives de développement au sein de la Zarese et entre les Zarese du CZGF.
TITRE V : FONCTIONNEMENT
Périodicité des rencontres du CZGF
Article 19 : Le CZGF se réunit ordinairement tous les trois (3) mois et extraordinairement
chaque fois que de besoin.
Article 20 : Les sessions ordinaires et extraordinaires du CZGF sont convoquées par le
président sur sa propre initiative ou à la demande de deux (2) membres du bureau ou encore à
la demande de 2/3 des membres du comité.
Article 21 : L’avis de convocation d’une session de travail du CZGF devra mentionner les
date, lieu, heure et ordre du jour de la rencontre. Cet avis devra comporter les fonds de dossier
et sera transmis une semaine avant la date prévue pour la rencontre.
Article 22 : Le CZGF ne peut délibérer valablement qu’en la présence d’une majorité absolue
de ses membres.
Article 23 : Les décisions du CZGF sont prises par consensus. A défaut de consensus, chaque
représentant(e) présent (e) dûment mandaté (e) par son institution ou organisation inscrit à
titre statutaire dispose d’une voix et le vote se fait à main levée. Toutefois, le vote à bulletin
secret pourra être appliqué à la demande d’au moins un tiers des membres.
Article 24 : En l'absence de consensus, les décisions du CZGF se prennent à la majorité
absolue des représentant (es) présent (es) des institutions ou organisations inscrites à titre
statutaire au premier tour et à la majorité simple au second tour.
Périodicité des réunions du bureau
Article 25 : Le bureau du CZGF tient une réunion ordinaire au moins une fois par mois. Il
tient des rencontres préparatoires des sessions d’analyse et de sélection des micro-projets au
moins une semaine avant la tenue de la dite session.
Article 26 : Les décisions au sein du bureau se prennent par consensus. En cas de vote, la
décision est prise à la majorité simple. En cas d’égalité de voix, la voix du président est
prépondérante.
De l’acheminement des dossiers de micro-projets des promoteurs au CZGF
Article 27 : Les dossiers de micro-projets doivent parvenir au bureau du CZGF, au moins
trois (3) semaines avant la tenue de la session d’octroi. Les dossiers d’infrastructures
doivent obligatoirement recueillir le visa de la communauté rurale de leur ressort territorial
avant le dépôt auprès du bureau du CZGF.
Article 28 : Les dossiers de micro-projets sont examinés par le CZGF au cours de la session
de sélection selon :
-
les orientations du manuel de procédures et de gestion du FLCDRPS incluant le
code de financement ;
les priorités de développement au niveau du département dont relève les unités
d’intervention du Fonds;
le fonds annuel alloué à la ZARESE ;
des critères d’appréciation des dossiers de micro-projets.
CHAP. VI : RESSOURCES ET DEPENSES DU CZGF
Article 29 : Les Ressources du CZGF
Les ressources de fonctionnement du CZGF proviennent de:
-
-
une allocation annuelle du FLDC-RPS ;
frais de traitement de dossier de micro-projet soumis par les promoteurs. Ces frais
seront variables selon la catégorie de projet ou du promoteur :
- 1.500F pour micro-projet communautaire – du village
- 1.000F pour projet collectif - des groupements/associations, groupes de plus
de 10 personnes
- 500F pour micro-projet individuel.
subventions d’origines diverses (public, parapublic ou privé notamment des projets
de développement, des ONG ou de la coopération décentralisée italienne).
Article 30 : Des dépenses du CZGF
Les dépenses prévues dans l’allocation du FLCD-RPS concernent les frais de
fonctionnement du CZGF (frais de reproduction de documents, frais de communication,
frais de suivi des activités sur le terrain, frais de sessions ordinaires et de réunions
techniques).
Article 31 : La participation aux sessions et commissions de travail du CZGF ne donne
droit à aucune indemnité. Toutefois les dépenses encourues par les membres notamment les
déplacements sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.
TITRE VII : SANCTIONS/DISCIPLINES ET DISPOSITIONS DIVERSES
Sanctions/disciplines
Article 32 : La liberté d’opinion est garantie à tous les représentant(e)s.
Article 33 : Les remplacements motivés des représentants des institutions ou organisations
sont permises à condition que le bureau du CZGF en soit informé par écrit par les
responsables des institutions et organisations concernées.
Article 34 : les représentant(e)s peuvent se retirer du CZGF:
-
par démission écrite ;
par retrait de son mandant par son institution;
par vote des deux tiers des représentant(e)s du CZGF, après explication écrite
donnée par la personne incriminée ou son refus de donner des explications.
Article 35 : Les manquements de tout (e) représentant (e) à l’exécution de missions qui lui
sont confiées par le CZGF, à l’esprit de discipline, au respect mutuel entraînent des sanctions.
Les sanctions sont par ordre d’importance :
-
l’avertissement ;
la suspension de l’accès à l’appui du Fonds ;
le renvoie du bureau du CZGF ou du CZGF.
Seul l’avertissement relève de la compétence du bureau. La suspension d’accès à l’appui du
Fonds et le renvoie relèvent de la compétence du CZGF et sur rapport du bureau.
Article 36 : Du retrait d’un membre du bureau : Cesse de faire partie du bureau exécutif
tout(e) représentant(e) :
-
qui présente par écrit sa démission ;
qui cesse de posséder les qualifications requises (retrait de son mandat par son
institution ou organisation)
qui est renvoyé par un vote des deux tiers (2/3) des représentants du CZGF ;
Article 37 : Deux absences successives non justifiées d’un(e) représentant(e) l’expose à une
sanction;
Article 38 : Trois absences successives injustifiées d’un membre de bureau entraînent son
remplacement à la session ordinaire suivante du CZGF ;
Dispositions diverses
Article 39 : Le présent règlement intérieur ne peut être modifié que sur décision prise à la
majorité des 2/3 des membres présents d’une session ordinaire du CZGF.
Fait à…………, le …………. 200.
Le Président de séance
Le secrétaire de séance
ANNEXE 17 A : MODELE DE CONTRAT DE TRAVAUX
Entre :
Le Comité de Gestion du Micro-Projet représentant le [Nom du groupement communautaire de base]
représenté par son président
M./Mme/Mlle …………………………………sis au village de
………………………, et, désigné dans ce qui suit sous le vocable de "MAITRE D'OUVRAGE"
d’une part,
Et :
L'Entreprise…………………………….représentée par Mr/Mme/Mlle………………………. ayant
son siège Social à …………………Tél. :…………………………….. et, désigné ci-après sous le
vocable "L'ENTREPRENEUR" d’autre part
Les parties ont convenu et arrêté ce qui suit :
CHAPITRE I
:
ARTICLE 1 :
TEXTES GENERAUX
DISPOSITIONS GENERALES
Le présent contrat est préparé, passé et exécuté selon les règles et procédures définies par les textes en
vigueur au Burkina Faso, plus loin appelés ensemble "cahier général" qui fixent les clauses et
conditions applicables aux marchés publics.
ARTICLE 2 : OBJET DU CONTRAT ET CONSISTANCE DES TRAVAUX
-
Le présent contrat a pour objet
………………………………………………………………au village
……………………………………
-
Les travaux confiés à l’entrepreneur consistent en :
[une explication détaillée ou une référence à la description/dessin/quantités en annexe]
ARTICLE 3
:
PIECES CONTRACTUELLES
Les pièces énumérées ci-dessous par ordre de priorité constituent le marché
1.
le présent contrat
2.
la soumission de l’entrepreneur et ses annexes (liste du personnel de maîtrise, liste du matériel,
planning, etc.).
3.
le cahier de prescriptions techniques et particulières (CPTP)
4.
le bordereau des prix unitaires (BPU)
5.
le devis descriptif
6.
les plans d'exécution.
CHAPITRE II
:
EXECUTION ET CONTROLE DES TRAVAUX
ARTICLE 4 : MODE D'EXECUTION
Les travaux seront conduits et exécutés conformément aux dispositions et spécifications du cahier des
prescriptions techniques particulières (CPTP), des plans et des devis descriptifs.
ARTICLE 5 : RESPONSABILITE
L’entrepreneur est responsable lors de l’exécution des travaux, des dégâts et accidents de quelque
nature qu’ils soient, causés aux tiers par le personnel et le matériel de l’entrepreneur.
A cet effet il a l’obligation de souscrire à une police d’assurance responsabilité civile de chef
d’entreprise
ARTICLE 6 : SOUS-TRAITANCE
L’entrepreneur ne pourra sous-traiter une ou plusieurs parties de ses travaux que sous son entière
responsabilité.
ARTICLE 7 : CONTROLE DE L’EXECUTION DES TRAVAUX
-
Le contrôle de l’exécution du présent contrat est effectué par le CGMP ou son représentant
(Maître d’œuvre). Le FLCD RPS qui participe au financement du projet a la faculté de procéder à
des inspections sur le chantier.
-
En cas de non-respect des normes, le CGMP ou le Maître d’œuvre désigné par lui pourra
adresser à l’Entrepreneur une lettre de mise en demeure lui enjoignant de reprendre les travaux mal
faits.
-
Si l’entrepreneur ne se conforme pas aux prescriptions de la lettre de mise en demeure, le
CGMP pourra résilier le contrat sans préjudice de tout autre forme ou recours qu’il pourrait avoir.
ARTICLE 8 : PLANNING ET DELAI D’EXECUTION DES TRAVAUX
L’ensemble des travaux devra être achevé dans un délai de …….. mois à compter de la date de
signature du présent contrat qui vaut ordre de démarrage .
Il est expressément stipulé que ce délai tient compte des interruptions des travaux dues aux conditions
climatiques normales et les installations.
ARTICLE 9 : PENALITES DE RETARD
-
Au cas où les travaux ne sont pas achevés dans le délai imparti, il sera appliqué à
l’entrepreneur une pénalité d’1/1000e du coût des travaux par jour calendaire de retard, sauf cas de
force de force majeure attesté par le CGMP ou son Maître d’œuvre.
-
Au cas où les pénalités dépassent le plafond de 10% du montant du marché, le CGMP se
réserve le droit de résilier le contrat.
ARTICLE 10 : RECEPTION PROVISOIRE
Dès que, de l'avis de la commission de réception, les travaux du chantier seront terminés, et auront
subi avec succès les essais finaux prescrits dans le marché, la commission établira un procès verbal de
réception provisoire des travaux.
ARTICLE 11 : DELAI DE GARANTIE ET RECEPTION DEFINITIVE
-
La réception définitive sera attestée dans un procès verbal de réception définitive après
l’écoulement du délai de garantie qui est de ………… mois à compter de la date de réception
provisoire.
-
L'entreprise est tenue pendant la durée de garantie à une obligation dite "obligation de parfait
achèvement".
CHAPITRE III :
ARTICLE 12 :
DISPOSITIONS FINANCIERES
MONTANT DU MARCHE ET MODE DE FINANCEMENT
Le montant des travaux, objet du présent marché est évalué à __________________________ (
_________ ) FCFA reparti comme suit :
-
Contribution FLCD RPS
-
Contribution bénéficiaires : ____________
ARTICLE 13 :
a)
: _____________
FCFA soit ___ % du marché
FCFA soit ___ % du marché
MODALITES DE PAIEMENT DE L'ENTREPRISE ET RETENUE DE
GARANTIE
Contribution des bénéficiaires
Dès la signature du présent contrat, l'Entrepreneur établira avec le CGMP un protocole d'accord
définissant la nature et le détail d'exécution de la contribution des bénéficiaires. Celle-ci pourra être
réglée en espèces, en fourniture de matériaux locaux et/ou en fourniture de la main d'œuvre non
qualifiée.
b)
Contribution du FLCD RPS
Le paiement de la contribution du FLCD RPS se fera par le CGMP comme suit :
− Avance de démarrage : __ % du montant total à la signature du contrat ;
− __ % du montant du contrat quand les travaux auront atteints 25% ;
− __ % du montant du contrat quand les travaux auront atteints 75% ;
− __ % du montant du contrat après la réception provisoire des travaux;
− __ % du montant du contrat à la réception définitive des travaux .
Les paiements se feront par le CGMP en espèces, par chèque ou virement bancaire sur présentation
d’un décompte établi en trois (03) exemplaires par l’entrepreneur.
ARTICLE 14 :
DROITS, TAXES ET IMPOTS
L’entrepreneur est responsable du paiement des droits, taxes et impôts relatifs à l’exécution du présent
contrat conformément à la législation en vigueur dans le pays.
CHAPITRE III : AUTRES DISPOSITIONS
ARTICLE 15 : EXAMEN ET APPROBATION DU CONTRAT
Ce présent contrat ne sera effectif qu’après signature par les deux parties et après examen et
approbation par le Comité de Zarese de Gestion du Fonds (CZGF).
ARTICLE 16 : RESILIATION DU CONTRAT
Le CGMP peut résilier le contrat après une mise en demeure de 15 jours pour les cas suivants :
1. Refus ou négligence de l’Entrepreneur à se conformer aux dispositions du présent contrat
2. Retard de plus de 30 jours observé dans le démarrage des travaux après la signature du présent
contrat
3. En cas d’abandon injustifié du chantier
4. Lorsque le montant total des pénalités excède 10% du montant du contrat.
ARTICLE 17 : SIGNALISATION DU CHANTIER
Dès l’ouverture du chantier, l’Entrepreneur est tenu de poser aux endroits indiqués, deux panneaux
portant les indications qui seront fournies par le CGMP.
ARTICLE 18 : CONTESTATIONS ET LITIGES
Si au cours des travaux des difficultés s’élèvent entre le CGMP ou son représentant et
l’Entrepreneur, et qu’aucune solution à l’amiable n’est trouvée alors le différend est soumis aux
tribunaux compétents qui statueront selon les règles en vigueur au Burkina Faso.
Fait à ……………………………………..[lieu et date]
Pour le CGMP
Pour l’Entrepreneur
ANNEXE 17 B :
CONTRAT TYPE DE TRAVAUX DE CONSTRUCTION
ENTRE L’UNOPS ET UN ENTREPRENEUR OU UNE PERSONNE MORALE
Date __________________
Réf.:_______/______/________ [INSERER LE NUMERO ET LE TITRE DU PROJET]
Considérant que le Bureau des Services d’appui aux projets des Nations Unies (ci-après
appelé “l’UNOPS” en réponse à une requête du Gouvernement [INSÉRER LE NOM DU
PAYS] (ci-après appelé “le Gouvernement”) a consenti son aide à celui-ci pour l’exécution du
projet ci-dessus mentionné,
Considérant que l’UNOPS désire retenir les services de [INSERER LE NOM DE
L’ENTREPRENEUR] pour la réalisation de [INSERER UNE DESCRIPTION
SUCCINTE DES TRAVAUX],
Considérant que l’Entrepreneur qui a offert ses services, reconnaît avoir les compétences, les
qualifications et les expériences professionnelles nécessaires à l’exécution correcte des
services du présent contrat comme décrits ci-après,
Les soussignés, mandataires des parties du présent Contrat, ont convenu d’exécuter les
dispositions des Articles stipulés ci-après:
ARTICLE 1. Documents contractuels
1.1
Le présent Contrat est régi par les Conditions générales de l’UNOPS
applicables aux travaux de construction [INSERER REVISION ET DATE
CORRESPONDANTES SELON LA “CONTRACTS DOCUMENTS
LIBRARY”], ci-jointes en Annexe I, dont les Articles régissent l'interprétation
de ce Contrat. Ni le contenu de la présente Pièce ni celui de toute autre Pièce
ne pourront en aucune façon être considérés y apporter de dérogation, sauf
indication contraire expressément spécifiée dans la section 4, intitulée
“Conditions particulières”, de la présente Pièce.
[INSERER LE NOM ET L’ADDRESSE
DE L’ENTREPRENEUR]
1.2
L'Entrepreneur et l'UNOPS acceptent d'être liés par toutes les dispositions et
clauses stipulées dans le présent contrat ainsi que les Pièces contractuelles
suivantes qui constituent ainsi le “Contrat”. En cas de contradiction ou de
différence d’interpretation entre ces Pièces constitutives du Contrat, les Pièces
prévaudront par ordre de priorité suivant leur numérotation indiquée ci-dessus.
Pièce I:
Le présent contrat;
Pièce II:
le dossier d’appel d’offres contenant [INSERER
BREVE DESCRIPTION DES PRINCIPAUX DOCUMENTS DE
L’APPEL D’OFFRES], ci-joint en Annexe II;
Pièce III:
l’offre de l’Entrepreneur en date de [MENTIONNER LA
DATE DE L’OFFRE]..
1.3
L’ensemble des documents qui précède constitue le Contrat entre
l’Entrepreneur et l’UNOPS, et remplace le contenu de tout autre négociation
et/ou accord, oral ou écrit, se rapportant à l’objet du présent Contrat.
ARTICLE 2. Obligations de l'Entrepreneur
2.1
L'Entrepreneur devra commencer les Travaux dans les [INSÉRER LE
NOMBRE DE JOURS] jours à compter de la date à laquelle il aura obtenu
accès au chantier et reçu la notification de l'Ingénieur de commencer les
Travaux. Il exécutera ces Travaux et les aura effectivement terminés le ../../....
[INSÉRER LA DATE] au plus tard, conformément aux termes du Contrat.
L'Entrepreneur sera responsable de tout le matériel, fournitures, main-d'oeuvre
et autres services nécessaires à l'exécution desdits Travaux.
2.2
L'Entrepreneur devra soumettre à l'Ingénieur le Programme des travaux
mentionné à l’Article 13 des Conditions générales (Pièce II) dans un délai de
[INSÉRER NOMBRE DE JOURS] à compter de la date de signature du
Contrat.
2.3
L'Entrepreneur déclare et garantit l'exactitude de tous les renseignements
fournis à l'UNOPS en vue de l’établissement du présent Contrat, ainsi que la
qualité des Travaux visés au Contrat, conformément aux règles de l’art.
OPTION No. 1 (MONTANT FORFAITAIRE)
3.
Montant et Modalités de Paiement 12
3.1
En rémunération de l’exécution complète et satisfaisante des Travaux visés au Contrat,
l'UNOPS paiera à l'Entrepreneur le montant forfaitaire du Contrat, soit [INSÉRER
LA MONNAIE ET LE MONTANT EN CHIFFRES ET EN TOUTES
LETTRES].
3.2
Ce montant n’est sujet à aucun réajustement ou révision que ce soit en raison du taux
de change, des fluctuations monétaires ou des frais réels encourus par l'Entrepreneur
au cours de l'exécution du Contrat.
12
Cette version de l’article 3 doit être utilisée pour les contrats à montant forfaitaire. Les contrats à
montant forfaitaire doivent normalement être utilisés lorsque il est possible d'estimer le coût des activités
faisant l'objet du contrat avec une certaine précision.
3.3
Les paiements effectués par l'UNOPS à l'Entrepreneur ne pourront en aucun cas être
considérés comme libérant ce dernier de ses obligations contractuelles ni constituer, de
la part de l'UNOPS, une acceptation de l'exécution des Travaux accomplis par
l'Entrepreneur.
3.4
L'Entrepreneur soumettra ses factures à l'Ingénieur à la date d'achèvement des Travaux
correspondant aux jalons et montants indiqués ci-dessous, selon le calendrier suivant:
JALON13
MONTANT
DATE
.......
../../....
A la signature
du Contrat
A l’achèvement d'une
part substantielle
des Travaux....
........
A la réception définitive
des Travaux
../../....
........
../../....
OPTION No. 2 (REMBOURSEMENT SUR FRAIS)
3.
Montant et Modalités de Paiement
3.1
Le montant total estimé du Contrat est reflété dans le devis quantitatif soumis par
l’Entrepreneur et s’élève à [INSÉRER LA MONNAIE ET LE MONTANT EN
CHIFFRES ET EN TOUTES LETTRES].
3.2
Le montant définitif du Contrat sera déterminé en se basant sur le volume réel des
Travaux et des matériaux utilisés pour l'exécution complète et satisfaisante des
Travaux conformément à l'attestation certifiée par l'Ingénieur et, sur la base des prix
unitaires contenus dans l’offre financière de l’Entrepreneur. Ces prix unitaires sont
fixés et ne peuvent faire l’objet d’aucun changement.
3.3
Si l'Entrepreneur prévoit que le montant définitif du Contrat risque de dépasser le
montant total estimé au paragraphe 3.1 ci-dessus, il devra en faire part immédiatement
à l'Ingénieur, afin de permettre à l’UNOPS de décider, de son propre gré, soit
d'augmenter le montant estimé du Contrat suite à un volume plus élevé de
travaux/matériaux, soit de réduire le volume des Travaux à exécuter ou la quantité des
matériaux à utiliser. L'UNOPS ne sera en aucun cas responsable du paiement de
sommes supérieures à celles stipulées au paragraphe 3.1 ci-dessus, sauf si cette
13
Dans le cas d'une avance de paiement, veuillez vous référer à la section 8.442 du Manuel de
l’UNOPS.
augmentation a fait l’objet d’un avenant au Contrat conformément à l’article 7 cidessous.
3.4
L’Entrepreneur devra soumettre une facture pour [INSÉRER LA MONNAIE ET LE
MONTANT DE L'AVANCE DE PAIEMENT EN CHIFFRES ET EN TOUTES
LETTRES] à la signature du Contrat par les deux parties, des factures pour le travail
exécuté et les matériaux utilisés pour chacune des périodes suivantes [INSÉRER LA
PÉRIODE DE TEMPS OU LES JALONS DU PROGRAMME] et une dernière
facture dans les trente (30) jours suivant la délivrance par l'Ingénieur d'un Certificat de
réception définitive des Travaux14.
[LES PARAS. SUIVANTS S'APPLIQUENT ÉGALEMENT AUX OPTIONS 1 ET 2 ET
DOIVENT ETRE NUMEROTES SELON LE CHOIX FAIT POUR L’ARTICLE 3]
3.@
L'UNOPS effectuera le paiement des factures après réception du certificat de paiement
délivré par l'Ingénieur contenant l'approbation du montant de la facture. L'Ingénieur
pourra apporter des corrections à ce montant et l'UNOPS pourra effectuer le paiement
pour le montant ainsi corrigé. L'Ingénieur pourra également retenir les factures si,
quelle que soit la période considérée, les Travaux ne sont pas terminés conformément
au Contrat ou si les polices d'assurances ne sont pas valides ou si les normes de
sécurité ne sont pas acceptables et/ou conformes à la règlementation en vigueur.
L’ingénieur transmettra à l’UNOPS pour paiement les factures/décomptes soumises
par l’Entrepreneur dans les 15 jours de leur réception.
3.@
Les paiements effectués par l'UNOPS à l'Entrepreneur ne pourront en aucun cas être
considérés comme libérant ce dernier de ses obligations contractuelles ni constituer de
la part de l’UNOPS une acceptation de l'exécution des Travaux accomplis par
l'Entrepreneur.
3.@
L'UNOPS effectuera le paiement de la dernière facture après délivrance par l'Ingénieur
du Certificat de réception définitive des Travaux.
4.
Conditions spéciales15
4.1
[L'avance de paiement, payable à la signature du Contrat par les deux parties, est
subordonnée à la réception et à l'acceptation de la part de l'UNOPS d'une caution
bancaire16du montant total de l'avance de paiement,émise par une banque et sous une
forme acceptable par l'UNOPS.17]
4.2
Les montants des paiements mentionnés au paragraphe 3.6 ci-dessus feront l’objet
d’une déduction de [INSÉRER LE POURCENTAGE REPRÉSENTÉ PAR
14
En cas d’avances de paiement, veuillez vous référer à la Section 8.442 du Manuel de l’UNOPS.
Conformément à cet article, le PMO peut proposer des clauses spéciales afin d’adapter le
Contrat Type à une situation particulière. Plusieurs clauses couramment utilisées sont données à titre
d’exemple dans cet article. Prière de les supprimer au cas oû elles ne seraient pas nécessaires.
16
Si la législation du pays de l'Entrepreneur interdit l'utilisation de garanties bancaires, il est possible
d'accepter une obligation.
17
Cet article doit être utilisé dans le cas où une avance de paiement égale ou supérieure à 50.000
dollars aurait été accordée à l’Entrepreneur. Prière de se référer à la Section 8.442 du Manuel de
l’UNOPS.
15
L'AVANCE DE PAIEMENT PAR RAPPORT AU MONTANT TOTAL DU
CONTRAT] % (.....pour cent) du montant accepté à titre de paiement, jusqu'à ce que
le montant cumulatif des déductions ainsi effectuées soit égal au montant de l'avance
de paiement.18 Le montant total de l’avance devra être rembourser à l’UNOPS lorsque
la masse totale des travaux aura atteint 90% du marché.
4.3
L'Entrepreneur devra soumettre la garantie de bonne fin [CHOISIR ENTRE
GARANTIE BANCAIRE ET OBLIGATION] mentionnée à l’article 10 des
Conditions Générales pour un montant de [INSÉRER UN MONTANT ÉGAL À
10% DU MONTANT TOTAL ESTIMÉ OU DU MONTANT FORFAITAIRE
DU CONTRAT DANS LE CAS D'UNE GARANTIE BANCAIRE ET DE 30%
DANS CELUI D'UNE OBLIGATION].
4.4
[L'UTILISATION DE CETTE CLAUSE NÉCESSITE L'APPROBATION DU
CHEF DE DIVISION] L'Entrepreneur pourra soumettre des factures pour les
matériaux et l'équipement entreposés sur le chantier dans la mesure où ils sont
nécessaires et correspondent réellement à l'exécution des Travaux, se trouvent à l'abri
des intempéries et sont dûment assurés conformément aux instructions de l'Ingénieur.
4.5
L'Entrepreneur devra contracter l'assurance responsabilité mentionnée à l’article 23
des Conditions Générales pour une somme de.........[CONSULTER L'INGÉNIEUR
POUR LE MONTANT ADÉQUAT].
4.6
Conformément à l’article 45 des Conditions Générales, les penalités de retard
s’élèvent à [INSÉRER LE POURCENTAGE] du prix du Contrat par semaine de
retard, jusqu'à concurrence de 10% du montant total du Contrat.
5.
Soumission des factures
5.1
L’Entrepreneur devra soumettre un original et une copie d'une facture pour chaque
paiement, conformément aux termes du Contrat à l'adresse de l'Ingénieur spécifiée au
paragraphe 8.2 ci-dessous.
5.2
Les factures soumises par télécopie ne sont pas acceptées par l’UNOPS.
6.
Délais et mode de paiement
6.1
Les factures seront réglées dans les trente (30) jours suivant la date de réception et de
leur acceptation par l'UNOPS.
6.2
Tous les paiements seront crédités par l'UNOPS au compte en banque de
l'Entrepreneur ci- dessous:
[NOM DE LA BANQUE]
[NUMÉRO DU COMPTE]
[ADRESSE DE LA BANQUE]
7.
Modifications
18
Cet article doit être utilisé quand on accorde une avance de paiement (quel qu'en soit le
montant) dans le cas d'un contrat de remboursement sur frais
7.1
Toute modification du présent Contrat nécessitera un avenant par écrit, dûment signé
par les représentants habilités de l'Entrepreneur et de l'UNOPS.
8.
Notifications
8.1
Toute notification, demande, ou approbation entre les parties requise en vertu du
Contrat, sera faite aux adresses suivantes:
Pour l'UNOPS
[INSÉRER LE NOM DU CHEF DE DIVISION]
Chef de Division
[...........]
United Nations Office for Project Services
The Chrysler Building, 405 Lexington Avenue, 4th Floor
New York, NY 10174
Réf._____/ ______/______
[INSÉRER LA RÉFÉRENCE ET LE NUMÉRO DU CONTRAT]
Télex:______________________________________
Télécopie:__________________________________
Adresse télégraphique_______________________
Pour l'Entrepreneur:
[Insérer le nom, l'adresse et les numéros de télex, fax et adresse télégraphique]
8.2
Pour les besoins de communication avec l'Ingénieur, l'adresse de ce dernier sera la
suivante:
Pour l’Ingénieur:
[Insérer le nom, l'adresse et les numéros de télex, fax et adresse télégraphique de
l'Ingénieur]
OU
8.2
L'UNOPS communiquera aussitôt que possible après la signature du Contrat, l'adresse
de l'Ingénieur à l'Entrepreneur, conformément aux termes du Contrat.
En foi de quoi, les modalités énoncées ci-dessus et celles figurant dans les pièces II à
V constituant ce Contrat étant à l’agréement des deux parties, les soussignés mandataires
des parties ont signé et daté deux originaux de ce Contrat, chaque page de la présente Pièce,
et des autres documents constituant le Contrat étant paraphés.
[INSÉRER LE NOM DU CHEF DE DIVISION]
Pour [Insérer le nom de l’Entrepreneur]
Pour l’UNOPS
Nom___________________
Nom _________________
Titre___________________
Titre_________________
Date___________________
Date _________________
Signature_______________
Signature_____________
ANNEXE I
CONDITIONS GENERALES DE L’UNOPS
APPLICABLES AUX TRAVAUX DE CONSTRUCTION
[INSERER REVISION ET DATE CORRESPONDANTES
SELON LA “CONTRACTS DOCUMENTS LIBRARY”]
ANEXE II
DOSSIER D’APPEL D’OFFRES
ANNEXE 18 A :
MODELE DE CONTRAT D’ACQUISITION DE BIENS
Entre :
Le Comité de Gestion du Micro-Projet représentant le [Nom du groupement communautaire de base]
représenté par son président
M./Mme/Mlle …………………………………sis au village de
………………………, et, désigné dans ce qui suit sous le vocable de "MAITRE D'OUVRAGE"
d’une part,
Et :
La société…………………………….représentée par Mr/Mme/Mlle………………………. ayant son
siège Social à …………………Tél. :…………………………….. et, désigné ci-après sous le vocable
"LE FOURNISSEUR" d’autre part
Il a été convenu ce qui suit :
Article premier : Objet du contrat
Le présent contrat concerne la fourniture de [la liste des fournitures avec les quantités ainsi que les
prestations connexes].
Article 2 : Montant du contrat
Le montant des prestations, objet du présent marché est évalué à _________________ ( _________ )
FRANCS CFA reparti comme suit :
-
Contribution FLCD RPS
: _____________
-
Contribution bénéficiaires : ____________
FCFA soit ___ % du marché
FCFA soit ___ % du marché
Article 3 : Délai et lieu de livraison
Le délai de livraison des fournitures est de ….. (jours, semaines, ou mois) à compter de la date de
signature du présent contrat. Les fournitures seront livrées et installées à [lieu et destination]
Article 4 : Réception
La réception s’effectuera [lieu de destination] par une commission désignée à cet effet en présence du
fournisseur ou de son représentant.
Si la fourniture est jugée conforme, il sera établi un procès – verbal de réception.
Article 5 : Garantie
Le fournisseur s’engage à garantir le matériel contre tous vices de fabrication ou défectuosité pendant
une période de un (1) an après la réception.
Durant la période de garantie, exception faite de l’entretien courant, toute réparation d’équipement
défectueux le sera au frais du fournisseur, y compris les pièces de rechange et les frais généraux. Le
fournisseur devra assurer un service après vente pour l’entretien et le fourniture régulière et rapide de
pièces détachées.
Article 6 : Paiement
Les paiements se feront par le CGMP en espèces, par chèque ou virement bancaire sur présentation
d’un décompte établi en trois (03) exemplaires par l’entrepreneur.
Les montants dûs seront payés de la manière suivante :
-
% du montant du contrat à la livraison de l’ensemble des fournitures avec les services
connexes y afférent.
-
% après certification du service fait.
Article 7 : Pénalité
Au cas où les marchandises ne sont pas livrées dans le délai imparti, le fournisseur sera sujet, à une
pénalité d’1 / 1000 du prix de la marchandise commandée par jour calendaire de retard. Le plafond des
pénalités est fixé à 10 % du montant total de la commande.
Au cas où le plafond de 10% est atteint, le CGMP se réserve le droit d’annuler le présent contrat.
Article 8 : Résiliation
Le CGMP peut résilier le contrat après une mise en demeure de 15 jours pour les cas suivants :
1. Refus ou négligence du fournisseur à se conformer aux dispositions du présent contrat ;
2. Retard de plus de 30 jours observé dans la livraison de la fourniture ou de services connexes ;
3. Lorsque le montant total des pénalités excède 10 % du montant du contrat.
Article 9 : contestations et litiges
Si des difficultés s’élèvent entre le CGMP et le fournisseur et qu’aucune solution à l’amiable n’est
trouvée, alors le différent est soumis aux tribunaux compétents.
Fait à ……….., le……………
Pour le CGMP
Pour le fournisseur
ANNEXE 18 bis : MODELE DE COMMANDE DE FOURNITURES
Le CGMP représentant le [Nom de l’OCB]
A : [Nom du Directeur et de la Société attributaire au contrat].
Adresse : [Adresse de la société]
Objet : Fourniture et installation de [Equipement, matériel, etc…]
Monsieur le Directeur,
Le [nom du CGMP…….] souhaiterait passer une commande de fourniture et installation de ………,
conformément à votre facture proforma N° ……….du …….. ci-jointe, spécifiant les prix des articles
du marché dont vous êtes attributaire.
La présente commande ne sera effective qu’après avoir été signée par vous-même.
Nous vous saurions gré de bien vouloir signer le contrat ci-joint et nous en retourner une copie.
Veuillez recevoir, Monsieur le Directeur, l’expression de notre considération distinguée.
PJ : Contrat
Signé : [CGMP]
ANNEXE 19 :
MODELE DE CONTRAT DE CONSULTANT
Cet accord est passé
Entre
Le Comité de gestion du micro-projet dénommé « C.G.M.P » agissant au nom et pour le compte de
[nom du bénéficiaire dont OCB] de [village/C.R./Département]
D’une part
Et
[nom et adresse du consultant]
d’autre part
1. OBJET DU CONTRAT
Le présent contrat a pour objet les prestations de services de consultant pour
………………………………………..[préciser tels que études, assistance technique, consultation,
supervision].
2. CONTENU ET DEROULEMENT DU CONTRAT
L’étude et son déroulement se feront conformément aux termes de référence joints au présent
document.
3. MONTANT DU CONTRAT
Le montant du contrat est fixé à ………. F CFA.
Il est décomposé comme suit :
)
Etudes …………..
)
Suivi……………..
Il est fixe et non révisable.
4. DEMARRAGE DE LA MISSION ET SOUMISSION DU RAPPORT FINAL
La date de démarrage de la mission correspond à la date de signature du présent contrat.
Le Consultant devra soumettre un rapport provisoire édité ( en 5 copies) au CGMP à la fin des
prestations.
Après examen et avis du CGMP sur le rapport provisoire, le consultant devra établir et transmettre le
rapport final en cinq (5) exemplaires.
5. DUREE DE LA MISSION
La durée des études est fixée à ………….mois calendaires.
Les prestations de suivi s’étaleront jusqu’à la réception définitive des travaux.
6. PENALITES
Au cas où les études ne sont pas réalisées dans le délai impartis dans le contrat, le Consultant sera
sanctionné par une pénalité d’un millième (1/1000) du prix des études par jour calendaire de retard.
Cependant, ces pénalités ne pourront dépasser un plafond de 10 % du montant total du contrat.
Au cas ou le plafond de 10 % serait dépassé, le CGMP se réserve le droit de résilier le contrat.
7. CALENDRIER ET MODE DE PAIEMENT
Les montants dus seront payés de la manière suivante :
-
% à la fin des études et après dépôt du rapport correspondant
-
% du montant du contrat durant le suivi sur présentation de décomptes périodiques
-
% du montant du contrat après la réception définitive des prestations et le dépôt du rapport
final en cinq (5) exemplaires.
8 : SOUS-TRAITANCE
Le consultant ne peut céder ou sous-traiter le présent contrat sans l’approbation écrite préalable du
CGMP.
9 : RESILIATION
En cas de non respect des clauses, chaque partie a la faculté de résilier le présent contrat.
10 : REGLEMENT DES DIFFERENDS
Tout différend lié au présent contrat que les parties ne pourraient régler à l’amiable sera soumis aux
tribunaux qui statueront en application des règles et lois en vigueur au Sénégal.
11. Une copie du présent contrat sera transmise à l’Administrateur du Fonds.
Lieu et date : ………………………………………
Pour le Bénéficiaire
Le président du CGMP
Lu et approuvé
Pour le CZGF
Le Président
Pour le Consultant
(Représentant du consultant)
Lu et approuvé
ANNEXE 20 : TERMES DE REFERENCE TYPE POURLA SELECTION DE
MAITRE D’ŒUVRE
I. CONTENU DE LA MISSION DU MAITRE D’OEUVRE
1. Mandat général
Les maîtres d’œuvre sont des institutions de type ONG, bureaux d’études, consultants individuels,
ayant l’expérience et les compétences requises dans les domaines souhaités, qui seront recrutés par
les bénéficiaires dont les OCB en vue de les assister dans l’exécution de leur micro-projets.
Les résultats attendus doivent permettre au bénéficiaire (OCB ou autres) d’atteindre les objectifs de
réalisation du Micro-Projet consignés dans le Document de Micro-Projet et faisant l’objet d’un
accord entre le bénéficiaire et le Fonds.
Ainsi chaque maître d’œuvre, selon son domaine d’activités et de compétence a des objectifs
spécifiques qui lui sont assignés.
Le Maître d’œuvre est sollicité pour aider les bénéficiaires (OCB et autres) dans la conception, les
études préliminaires, le suivi, l’encadrement, la formation nécessaire pour la réalisation du micro
projet. Ils apportent des services de maîtrise d’œuvre dans le cas de constructions d’infrastructures et
d’équipements ou des services de conseil spécialisé dans le secteur dont relève le micro projet. En
rapport avec les IAC, ils doivent notamment :
•
•
•
•
•
•
concevoir et élaborer les documents de base techniques des Micro-Projets, en se
référant aux plans types et documents similaires adoptés par le Fonds
suivre les réalisations sur le terrain
conduire les réunions de chantier
participer aux réceptions provisoires et définitives des travaux
former les membres des Comités de Gestion des Micro-Projets (CGMP)
fournir des rapports sur l’exécution des micro-projets
Les principales missions sans que la liste ne soit limitative sont :
i)
l’appui aux bénéficiaires (OCB et autres) dans l’élaboration de leur Plan d’Action et
de leur Dossier de Micro-Projet, pour tous les aspects techniques en rapport avec les
IAC chargé également de les encadrer ;
ii)
les principales missions d'assistance de maîtrise d'œuvre telles que l'élaboration des
avants projets sommaires, avants projets définitifs, dossiers de consultations des
entreprises, fournisseurs de biens … et d'autres missions ;
iii)
l'assistance au maître d'ouvrage dans son processus de passation des marchés
notamment l’élaboration des dossiers d'appel d'offre, aide au dépouillement,
élaboration des contrats (basés sur les contrats types) ;
iv)
l’appui du CGMP pour le suivi et le contrôle de son Micro-Projet ;
v)
l'assistance au maître d'ouvrage pour tous les documents administratifs, pour la
transmission des informations demandées par le Fonds sur le suivi des travaux,
l'établissement des décomptes, le paiement des prestataires de service etc.
vi)
2
Avant l'attribution du marché de travaux:
(i)
(ii)
3
la mise en forme des documents contractuels.
Avant le démarrage des travaux :
(i)
(ii)
5
assistance à l’Agence pour l’analyse des offres ;
participation en qualité d’observateur au sein de la Commission des Marchés.
Avant la signature du marché de travaux :
(i)
4
La fourniture de biens et d’équipements
la préparation des pièces à caractère technique figurant dans le dossier de consultation
;
la vérification de tous les documents techniques, administratifs et financiers
préliminaires au démarrage des travaux.
En cours de chantier
Pendant la phase d'exécution, conformément aux pouvoirs et responsabilités du Maître d’Oeuvre, le
Maître d'œuvre doit :
•
•
•
•
•
contrôler l’exécution des travaux ;
proposer leur réception et leur règlement ;
identifier les lacunes des entreprises adjudicataires ;
suivre et encadrer les entreprises ;
suivre les prestations du Bureau de contrôle.( le cas échéant)
Pour la direction des travaux et le contrôle de leur exécution, il a le pouvoir d'émettre des ordres de
service exécutoire, à caractère non financier.
D’autre part, les tâches comprennent :
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
6
la surveillance continue des travaux par l'intermédiaire d'un (des) surveillant(s) de
travaux désigné qui est son représentant sur le chantier ;
la visite hebdomadaire du chantier avec le représentant de l'entreprise en vue
d'identifier les difficultés rencontrées, contrôler la qualité des travaux en cours
d’exécution, mesurer les quantités des ouvrages réalisés selon le bordereau de prix
pour paiement et donner toutes instructions nécessaires pour assurer la poursuite des
travaux dans les meilleures conditions possibles . Cette visite fait l’objet d’un bref
compte rendu, consigné dans le journal de chantier tenu à cet effet et destiné à vérifier
la conformité de l’application des recommandations ;
le contrôle et la certification des décomptes et le visa du certificat de paiement ;
la justification et la vérification de l’exécution des ordres de service ;
être l’interlocuteur permanent de l'entreprise pour toute question relative à l'exécution
des travaux.
En fin de chantier :
(i)
Assister l’Agence lors de la réception provisoire et la réception définitive des travaux.
(ii)
7
Et d'une manière générale : informer, assister, aider l’Agence à exercer son rôle, à
assumer ses engagements, à prendre toute décision nécessaire et utile à la bonne
conduite et à la bonne fin du projet.
Réception Provisoire
La réception s’effectuera en présence du Maître d’œuvre et du Maître d’Ouvrage. Les observations
éventuelles du Maître d’ouvrage seront consignées dans le procès-verbal.
II- DOCUMENTS DE BASE DE LA MISSION
Le Maître d’Ouvrage mettra à la disposition du Maître d’œuvre tous les documents nécessaires à sa
mission et principalement :
•
•
•
le dossier d'appel d'offres ;
les documents techniques autres que ceux figurant dans le dossier d'appel d'offres ; et
la copie du marché de travaux y compris l’offre présentée par l’Entreprise.
III- PRESENTATION DES RAPPORTS
Le Maître d’œuvre présentera au CGMP des rapports périodiques (hebdomadaire, mensuel, PV de
réunion de chantier, et rapport de fin de chantier), et selon l’état d’avancement des travaux.
IV- DELAI
Le Maître d’œuvre est tenu d’assurer sa mission de supervision jusqu’à la réception définitive des
travaux. Le délai contractuel d’exécution des travaux est stipule dans le(s) marché(s) de travaux.
ANNEXE 21 :
MODELE D’INVITATION A MANIFESTATION D’INTERET
1. La République du Sénégal, avec le concours de la Coopération Italienne, du CILLS et de
l’UNOPS, met en œuvre le Fonds Italie-CILSS de Lutte Contre la Désertification pour la Réduction
de la Pauvreté au Sahel (FLCD-RPS) dont l’objectif est d’améliorer les conditions socioéconomiques des populations rurales vulnérables dans des zones spécifiques, à travers des
investissements en leur faveur , qui permettent l’accès aux opportunités économiques et aux services
sociaux de base, et qui soient cohérents avec les priorités du développement local dans le cadre
d’une gestion rationnelle et durable des ressources naturelles.
2. Dans sa nature, le FLCD-RPS sera exécuté sur une période de 3 ans et comporte 5 composantes :
i) appui au développement communautaire ; ii) appui au développement socio-économique ; iii) le
renforcement de capacités des communautés ; iv) appui à la gestion des ressources naturelles ; v)
appui aux activités génératrices de revenus.
3. Le FLCD-RPS a l’intention d’utiliser une partie des ressources pour effectuer les paiements au
titre du contrat suivant : [insérer nature du service]
4. La mission a pour objectif [insérer objet de la mission]………………………….
5. Le FLCD-RPS invite les candidats admissibles à manifester leur intérêt à fournir les services
décrits ci-dessus. Les candidats intéressés doivent fournir les informations indiquant qu’ils sont
qualifiés pour exécuter les services (description sommaire de la méthodologie d’exécution qu’ils
comptent appliquer, référence concernant l’exécution des contrats analogues, expérience dans des
conditions semblables, disponibilité des connaissances nécessaires parmi le personnel, etc.).
6. Des candidats seront sélectionnés selon les procédures en vigueur aux niveau des Nations Unies.
7. Les manifestations d’intérêt doivent être déposées à l’adresse mentionnée ci-dessous au plus tard
[insérer date et adresse].
8. Les consultants qui souhaiteraient obtenir des renseignements complémentaires peuvent contacter
le FLCD-RPS à l’adresse ci-dessous indiquée.
L’Administrateur du FLCD-RPS
ANNEXE 22 A :
MODELE DE LETTRE D’INVITATION A SOUMISSIONNER
Le Président du CZGF de :......................
A
.................................................................
.................................................................
.................................................................
Objet : Projet de..............................................................................................................................
1. Nous vous invitons par la présente à soumettre une offre technique et financière pour la réalisation
des travaux de ........................................................................................................................
.........................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................
2. Les spécifications techniques relatives à la présente consultation sont jointes en annexe.
Vous ou votre Entreprise pourrez obtenir de plus amples informations en contactant le Président ou
le Secrétaire du CZGF de………………………………..……...à l’adresse suivante :
......................................................................................................................................................... …….
3. Les offres et toutes les informations requises dans les Instructions aux soumissionnaires cijointes, devront être envoyées au Président ou au Secrétaire du CZGF
de…………………………….. aux heures et dates indiquées dans le dossier technique.
4. Les dossiers déposés après l’heure limite ne seront pas ouverts.
Date : ……./………../200…
Le Président du CZGF :
Annexes :
1.
2.
3.
4.
Spécifications techniques et plans
Devis quantitatif
Soumission
Modèle de contrat
ANNEXE 22 B :
MODELE DE LETTRE D’INVITATION A SOUMISSIONNER
Bureau des Services d’Appui aux Projets
des Nations Unies Bureau Régional de Dakar
Madame, Monsieur,
Objet :
BKF/../… - (Titre du projet)
Appel de propositions pour la prestation de services de consultation de …
1.
Objet : Vous êtes invité à présenter une soumission en vue d’une consultation pour la
réalisation de ….
2.
Offres : Les offres seront rédigées en langue française et en 2 exemplaires (dont 1 original et
1 copie marqué comme tels) comprenant une offre technique et financière pour la réalisation
de l’étude.
3.
Source de financement : L’étude sera financée par le PNUD par l’intermédiaire de
l’UNOPS.
4.
Pièces communiquées au soumissionnaire
¾ Pièce N°1 : Invitation à soumissionner
¾ Pièce N°2 : Termes de référence
5.
Composition de l’offre : Les offres présentées par les soumissionnaires devront être
composées de :
- Une Offre Technique comprenant deux parties :
a) Pièces administratives
-
Attestation d'inscription au Registre de commerce
Quitus fiscal
b) Dossier technique
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Un plan de travail et un schéma d’organisation
La méthodologie proposée
Un planning d’exécution de l’étude.
Liste des services similaires exécutés prouvant avec indication des clients et montants des
marchés correspondants.
Une liste du personnel proposé pour les services et la qualification dudit personnel (CV
Détaillés).
- Une Offre Financière comprenant
ƒ
ƒ
Lettre de soumission dûment remplie, datée et signée
Un budget estimatif des prestations, paraphé, daté et signé
M.
Nom du BE
Adresse
Ville, Pays
Aucune offre ne sera examinée si elle n'est pas accompagnée des pièces ci-dessus.
6.
Présentation des offres : Les propositions des bureaux d’études seront présentées sous la
forme suivante :
1) Une première enveloppe cachetée, portant extérieurement la raison sociale de l'entrepreneur
avec la mention :" Offre technique " et contenant les références et attestations citée à
l'article 5.
2) Une seconde enveloppe cachetée portant extérieurement la raison sociale de l'entrepreneur
avec la mention " Offre financière" et contenant :
- Le budget estimatif dûment rempli et signé.
- La soumission selon le modèle annexé au dossier dûment remplie et signée.
3) Une troisième enveloppe cachetée portant extérieurement et de façon très apparente les
mentions suivantes :
" (Titre de l’étude)"
Cette troisième enveloppe contiendra les deux premières.
7.
Remise des offres : Les offres devront avoir été reçus par courrier au (adresse du projet) , au
plus tard le (date et heure), à l’adresse suivante :
Tout pli qui serait remis ou parvenu après la date fixée ou reçu sous enveloppe non cachetée ne
sera pas examiné.
8.
Dispositions concernant les paiements : De façon générale, l’UNOPS effectue des
paiements après la prestation des services ou à l’achèvement de jalons prévus dans le contrat.
Toute demande de paiement d’avance devra être justifiée et documentée et doit être comprise
dans la proposition financière. La justification devra expliquer le besoin du paiement, et
montrer en détail le montant requis avec une table de son utilisation dans le temps. Le
soumissionnaire devra aussi fournir documentation sur sa condition financière - par exemple:
états financiers vérifiés au 31 décembre immédiatement antérieur - dans la proposition
financière. L’UNOPS pourra demander des informations additionnelles au cours de la
négociation du contrat.
9.
Délai de validité des offres : Le délai pendant lequel les soumissionnaires restent engagés
par leurs offres vis à vis de l’UNOPS, est de 90 jours à partir de la date limite fixée pour la
remise des dossiers.
10.
Evaluation des offres : Les offres technique et financière sont examinées séparément.
a) Offre technique
Chaque offre technique recevra une note technique (Nt) sur 80 points selon les critères et
barèmes suivant :
Critères
Nombre de points
Plan du travail
Schéma d’organisation
Planning d’exécution des services
Expérience dans le domaine des services
Qualification et expérience du personnel
Total
80
Si votre proposition technique reçoit au moins 60 points, votre proposition financière sera prise en
compte.
b) Offre financière
Les propositions financières sont vérifiées pour assurer qu’elles sont complètes et dépourvues
d’erreurs de calcul. L’offre la moins disante recevra une note financière de 20 points. La formule
suivante sera utilisée pour le calcul des autres notes financières Nf = 20 x m/M (M étant le
montant de l’offre pour le lot considéré, m étant le montant de l’offre la moins disante).
11.
Renseignements : Tous les renseignements complémentaires concernant cet appel d’offres
pourront être obtenus auprès du : (coordonnées du projet)
Veuillez noter que l’UNOPS ne s'engage pas à choisir aucune des entreprises/institutions
soumissionnaires. Le contrat sera octroyé à l'égard de la soumission qui sera la plus en
adéquation et répondant le mieux aux besoins du projet concerné, tout en tenant compte des
principes généraux du PNUD (économie et efficacité). L’UNOPS ne s'engage d'aucune manière
à choisir l'entreprise/institution offrant le prix le plus bas.
Veuillez agréer l'expression de mes sentiments distingués.
(Signature au nom de l’UNOPS)
ANNEXE 23 A :
MODELE D’INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES POUR
LES FOURNITURES
0) Dispositions générales
a. Les présentes instructions font référence à l’appel à la concurrence N° …….. en date du
………………….lancée par le [nom du groupement] pour l’acquisition de biens
b. Le soumissionnaire supporte tous les frais liés à la préparation et au dépôt de son offre et le
CGMP représentant [nom du groupement communautaire de base ] ci-après appelé
l’employeur n’est en aucun cas responsable de ces frais, ni tenu de les payer, quels que soient
le déroulement ou l’issue de la procédure d’appel d’offres.
c. Toutes les fournitures et tous les services annexes faisant l’objet du présent marché devront
provenir des pays répondant aux critères de provenance ou autres définis acceptés par les
Nations Unies.
1)
Description des fournitures
Les fournitures objet du présent appel d’offres comprennent :
Les caractéristiques sont indiquées dans les spécifications techniques joints en annexe des instructions
aux soumissionnaires.
2) Documents constitutifs du dossier d’appel d’offres
Le dossier d’appel d’offres comprend les documents suivants :
−
−
−
−
−
Instructions aux soumissionnaires
Spécifications techniques et plans (s’il y a lieu)
Bordereau des quantités
Modèle de lettre de soumission
Modèle de contrat de fournitures
3) Documents constitutifs de l’offre
L’offre présentée par le soumissionnaire comprendra les documents suivants dûment remplis :
−
−
lettre de soumission de l’offre
Bordereau des quantités et calendrier et calendrier de livraison remplis conformément aux
instructions aux soumissionnaires
−
−
Le cahier des spécifications techniques visé et paraphé par le soumissionnaire.
Le modèle de contrat revêtu de la mention «lu et approuvé».
4) Prix de l’offre
Le Soumissionnaire précisera dans la lettre de soumission le lieu de livraison et le prix de l’offre en
toutes hors taxes.
5) Délai de validité des offres
Les offres restent valables pendant une période de ………….. après la date d’ouverture des plis .
6) Cachetage et marquage des offres
Le Soumissionnaire placera l’original et deux (2) copies de l’offre dans deux enveloppes séparées.
L’original comme la copie de l’offre sera cachetée.
Les enveloppes porteront la mention «ORIGINAL» ou «COPIE» selon le cas et seront placées dans
une grande enveloppe.
Sur cette enveloppe, le Soumissionnaire indiquera :
−
Le nom et l’adresse du destinataire et,
−
L’identification suivante :
a. Offre pour ( nom du micro projet)
b. Numéro de référence de l’Appel d’offres.
c. La mention «ne pas ouvrir avant …… (date)»
7) Heure de dépôt des offres
Les offres doivent être reçues à l’adresse suivante : …………au plus tard…………. (date et heure).
Tout dossier reçu après cette date sera renvoyé non ouvert au Soumissionnaire.
8) Ouverture des plis
a. Le destinataire ouvrira les plis en présence de tous les soumissionnaires ou leurs représentants
qui auront choisi d’être présents, le ………..(heure et date) à l’adresse suivante ……… .
b. Les représentants des soumissionnaires qui auront choisi d’être présents à l’ouverture des plis
devront signer un registre attestant de leur présence.
c. Le nom du soumissionnaire et le montant total de chaque offre ainsi que les rabais proposés, et
le montant de toute autre variante qui aura été demandée ou autorisée seront lues à haute voix
et enregistrés à l’ouverture.
9) Evaluation des offres
a. Avant l’évaluation détaillée des offres, le destinataire vérifiera que les offres répondent aux
critères de provenance, ont été signées comme il se doit, sont conformes aux conditions requises
dans ce dossier d’appel d’offres, n’ont pas d’erreurs de calcul et sont d’une manière générale en
ordre.
b. Si une offre n’est pas conforme pour l’essentiel, c’est à dire comporte des déviations substantielles
aux termes, conditions et spécifications du dossier d’appel d’offres, elle sera rejetée. Le
soumissionnaire ne sera pas autorisé à corriger des erreurs ou retirer des dossiers une fois que le
pli aura été ouvert.
c. Les offres considérées conformes seront vérifiées par le destinataire pour toute erreur
arithmétique. Lorsqu’il y a une différence entre les montants en chiffres et ceux en lettre, les
montants en lettres prévaudront. Lorsqu’il y a une différence entre le prix unitaire et le total
obtenu en multipliant le prix unitaire par la quantité, le prix unitaire prévaudra. Si le
soumissionnaire refuse d’accepter la correction, son dossier sera rejeté.
10) Attribution du contrat
10.1.
L’employeur attribuera le contrat au soumissionnaire dont l’offre aura été considérée
conforme pour l’essentiel au dossier d’appel d’offres et qui aura offert le prix évalué le plus
bas.
10.2.
Avant l’expiration de la période de validité des offres prescrite par l’employeur,
l’employeur notifiera à l’attributaire du contrat que son offre a été retenue. Cette « Lettre
d’Acceptation » précisera le montant que l’employeur paiera à l’entrepreneur pour la
livraison et l’installation des fournitures, spécifiées par le contrat (ci-après et dans les
conditions de contrat appelé « Montant du contrat »). Parallèlement, l’employeur enverra
aussi au soumissionnaire le formulaire d’accord présenté avec le dossier d’appel d’offres
spécifiant tous les accords passés entre les deux parties.
10.3.
Une fois l’attributaire informé, l’employeur informera les autres soumissionnaires du
rejet de leurs dossiers
10.4.
L’attributaire devra signer le formulaire d’accord dans un délai de 15 jours après
réception de ce dernier et le renvoyer à l’employeur
10.5.
L’employeur peut rejeter toutes les offres. Toutes les offres ne devront pas être rejetées
pour faire appel à de nouvelles avec les mêmes spécifications dans le seul but d’obtenir
des prix plus bas, sauf au cas où l’offre la plus basse est largement supérieure aux
estimations de coût, le rejet de toutes les offres est aussi justifié si ces dernières ne sont
pas conformes ou s’il n’y a pas de concurrence effective. Si toutes les offres sont rejetées,
l’employeur devra examiner les causes justifiant le rejet et envisager de réviser les
spécifications ou/et modifier le sous-projet avant de lancer de nouveaux appels d’offres.
FORMULAIRE DU BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES
N°
Désignation
Prix en lettres
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
FORMULAIRE DU DEVIS ESTIMATIF
Prix
N°
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Désignation
Unités Quantité
unitaire
Coût total
MODELE DE LETTRE DE SOUMISSION DES OFFRES
En référence à votre appel d’offres du __________________, 200___pour le micro-projet
de______________________________________
Après avoir lu le dossier d’appel d’offres pour les fournitures mentionnées ci-dessus et en particulier
les quatre documents suivants :
-
Instructions aux Soumissionnaires
-
Contrat Préliminaire
-
Formulaire du bordereau des quantités et délais de livraison
-
Spécifications et Plans (s’il y a lieu).
Au nom de ma société, par la présente
-
J’accepte sans restriction, tous les termes du Dossier d’Appel d’Offres
-
Je soumets une offre portant ma signature et remplie par moi conformément aux directives
reçue ;
-
Je m’engage à réaliser en tant que fournisseur, les livraisons et les installations nécessaires
citées ci-dessous pour un montant de F CFA ………………………(montant en toutes
lettres ), et
-
Je soumets un contrat préliminaire portant ma signature.
L’organisme d’Exécution (Employeur) devra payer les sommes dues et détaillées dans le calendrier de
livraison, en créditant le compte bancaire ouvert au nom de : [nom du fournisseur]
Numéro ___________ à la ______________ agence de la Banque ________________
Ou par chèque bancaire établi au nom de : [nom de l’entreprise].
Fait en une copie originale
à _________ le ___________ 200_____________
Signé par __________(L’Entrepreneur)___
Nom de l’entreprise _______________________
Adresse et téléphone ______________________
Registre du Commerce ou N° contribuable
ANNEXE 23 B :
MODELE D'INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES POUR
TRAVAUX
I DISPOSITIONS GENERALES
d. Les présentes instructions font référence à l’appel à la concurrence N° …….. en date du
………………….lancée par le [nom OP/ groupement/CT] pour l’acquisition de biens
e. Le soumissionnaire supporte tous les frais liés à la préparation et au dépôt de son offre et le
CGMP représentant [nom du groupement communautaire de base ] ci-après appelé
l’employeur n’est en aucun cas responsable de ces frais, ni tenu de les payer, quels que soient
le déroulement ou l’issue de la procédure d’appel d’offres.
f.
Toutes les fournitures et tous les services annexes faisant l’objet du présent marché devront
provenir des pays répondant aux critères de provenance ou autres définis acceptés par les
Nations Unies.
II DESCRIPTION DES TRAVAUX
Les travaux réalisés dans le cadre de ce contrat comprennent la construction
de………………….……………………………………………………….. et …………………. et sont
mentionnés ci-après sous l’appellation "Les Travaux".
III CONDITIONS D’ÉLIGIBILITE ET DE QUALIFICATION
Le présent appel d’offres est ouvert aux entreprises dont le nom figure sur la liste restreinte ci-après :
……………………….
……………………….
………………………...
Ces entreprises sont choisies parmi celles ayant manifestées leur intérêt et qui ont prouvé de manière
satisfaisante à l’Employeur leur éligibilité, leur capacité et l’adéquation de leurs ressources pour réaliser
les prestations attendues dans le cadre du Fonds.
IV VISITE SUR LE TERRAIN
Il est conseillé au soumissionnaire de visiter les sites des travaux et leurs environs et d’obtenir par luimême et à ses risques tous les renseignements qui peuvent s’avérer nécessaires pour la préparation
de l’offre et à la conclusion d’un contrat. Les coûts liés à la visite sur le terrain seront à la charge du
soumissionnaire.
V CONTENU DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRES
Le dossier d’appel d’offres comprend les documents suivants :
- Instructions aux Soumissionnaires
- Spécifications Techniques et Plans
- Devis Estimatifs des Quantités
- Lettre de soumission de l’Offre
- Contrat préliminaire
Le soumissionnaire est censé étudier soigneusement les instructions, conditions, formulaires, termes,
spécifications, et plans du dossier d’appel d’offres. La non conformité aux conditions de soumission
sera au risque du soumissionnaire.
VI DOSSIER DE SOUMISSION
L’offre présentée par le soumissionnaire comprendra les documents suivants :
- Lettre de soumission et annexe ;
- devis estimatif des quantités ;
- cahier des spécifications techniques visé et paraphé par le soumissionnaire ;
- contrat préliminaire revêtu de la mention «lu et approuvé» ;
- tout autre formulaire devant être rempli et soumis conformément aux instructions aux
soumissionnaires formulées dans le dossier d’appel d’offres.
VII PRIX DE L’OFFRE
Le prix de l’offre faite par le soumissionnaire devra être un montant forfaitaire et ne sera sujet à aucun
type d’ajustement sauf si cela est indiqué dans les termes du contrat.
VIII VALIDITE DE L’OFFRE
Les offres resteront valides et ouvertes pendant une période de ( ;;) jours après la date d’ouverture des
plis.
IX CACHETAGE ET MARQUAGE DES OFFRES
Le soumissionnaire cachettera l’original et chaque copie de l’offre en utilisant des enveloppes séparées
et marquant les enveloppes des mentions « ORIGINAL » ou « COPIE » selon le cas, et les fera suivre à
l’employeur.
Sur les enveloppes contenant l’original et la copie, il devra y avoir :
le nom et l’adresse du receveur, et
l’identification suivante :
Offre pour ___________________________
N° de réf . ___________________________
Nom du micro-projet _________________
Les mots « NE PAS OUVRIR AVANT _______ (date)
X DELAI DE SOUMISSION
Les offres doivent être reçues par l’Employeur à l’adresse spécifiée par celui-ci au-dessus au plus tard
le ________ (heure et date). Tout dossier reçu par l’employeur après cette date sera renvoyé non
ouvert au soumissionnaire.
XI OUVERTURE DES PLIS ET EVALUATION
11.1 L’Employeur ouvrira les plis en présence de tous les soumissionnaires ou leurs représentants qui
auront choisi d’être présents, le _______________________ (heure et date) à l’adresse suivante
______________
Les représentants des soumissionnaires devront signer un registre attestant de leur présence.
11.2 Le nom du soumissionnaire et le montant total de chaque offre, et de toute autre variante qui aura
été demandée ou autorisée, seront lus à haute voix et enregistrés à l’ouverture.
11.3Avant l’évaluation détaillée des offres, l’employeur vérifiera que les offres répondent aux critères de
provenance, ont été signés comme il se doit, et sont conformes aux conditions requises dans le dossier
d’appel d’offres, n’ont pas d’erreurs de calcul ; et sont d’une manière générale en ordre.
Si une offre n’est pas conforme pour l’essentiel, c’est à dire comporte des déviations substantielles
aux termes, conditions et spécifications du dossier d’appel d’offres, elle sera alors rejetée. Le
soumissionnaire ne sera pas autorisé à corriger des erreurs ou retirer des dossiers une fois que le
pli aura été ouvert.
11.5 Les offres considérées conformes seront vérifiées par l’Employeur pour toute erreur arithmétique.
Lorsqu’il y a une différence entre le prix unitaire et le total obtenu en multipliant le prix unitaire par la
quantité, le prix unitaire prévaudra. Si un soumissionnaire refuse d’accepter la correction, son dossier
sera rejeté.
XII ATTRIBUTION DE CONTRAT
L’employeur attribuera le contrat au soumissionnaire dont l’offre aura été considérée conforme pour
l’essentiel au dossier d’appel d’offres et qui aura offert le prix évalué le plus bas.
Avant l’expiration de la période de validité des offres prescrite par l’employeur, l’employeur notifiera à
l’attributaire du contrat que son offre a été retenue. Cette « Lettre d’Acceptation » précisera le montant
que l’employeur paiera à l’entrepreneur pour l’exécution, l’achèvement et l’entretien des travaux
spécifiés par le contrat (ci-après et dans les conditions de contrat appelé « Montant du contrat »).
Une fois l’attributaire informé, l’employeur informera les autres soumissionnaires du rejet de leurs
dossiers
L’attributaire sera invité à signer le contrat dans un délai de 15 jours après réception de la lettre de
notification envoyée par l ‘employeur
L’employeur peut rejeter toutes les offres. Toutes les offres ne devront pas être rejetées pour faire
appel à de nouvelles avec les mêmes spécifications dans le seul but d’obtenir des prix plus bas, sauf au
cas où l’offre la plus basse est largement supérieure aux estimations de coût,/ Le rejet de toutes les
offres est aussi justifié si ces dernières ne sont pas conformes ou s’il n’y a pas de concurrence
effective. Si toutes les offres sont rejetées, l’employeur devra examiner les causes justifiant le rejet et
envisager de réviser les spécifications ou/et modifier le micro-projet avant de lancer de nouveaux
appels d’offres.
FORMULAIRE DU BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES
N°
Désignation
Prix en lettres
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
FORMULAIRE DE DEVIS ESTIMATIF DES QUANTITES
N° Désignation
Unités Quantité Coût unitaire
Total des coûts :
Lettre de Soumission des Offres
Coût total
En référence à votre appel d’offres du ___________________, 200___pour le micro-projet
_______________
Après avoir lu le dossier d’appel d’offres pour les travaux mentionnés ci-dessus et en particulier les
quatre documents suivants :
- Instructions aux Soumissionnaires
- Contrat Préliminaire
- Formulaire de Devis Estimatif des Quantités, et
- Spécifications et Plans.
Au nom de mon entreprise, par la présente
J’accepte sans restriction, tous les termes du Dossier d’Appel d’Offres
Je soumets une offre portant ma signature et remplie par moi conformément aux directives reçues ;
Je m’engage à réaliser en tant qu’Entrepreneur, les travaux cités ci-dessus pour un montant de
………..FCFA
Je soumets un contrat préliminaire portant ma signature.
L’organisme d’Exécution (Employeur) devra payer les sommes dues et détaillées dans le programme
de travail, en créditant le compte bancaire ouvert au nom de : [nom de l’entreprise]
Numéro …………….., à la …………….………agence de la Banque ……………………
Ou par chèque bancaire établi au nom de : [nom de l’entreprise].
Fait en une copie originale
à _________ le ___________ 200_________
Signé par __________(L’Entrepreneur)___
Nom de l’entreprise _____________________
Adresse et téléphone ____________________
Registre du Commerce ou N° contribuable
ANNEXE 24 : FORMULAIRE D’EVALUATION DES OFFRES
Soumissionnaires
Prix de l’offre lu à
Etat complet
l’ouverture des plis
de l’office 1
Eligibilité 2
Erreur de calcul Prix de l’offre
du prix de
corrigé 4
Ordre des offres éligibles et
substantiellement conformes 5
l’offre 3
1/ Inscrire OUI ou NON après avoir vérifié que les documents du soumissionnaire contiennent le Formulaire de Soumission de l’offre (offre) et les annexes, le
bordereau des quantités (pour les fournitures), les informations sur l’éligibilité et la qualification et tout autre document devant être rempli et soumis
conformément aux instructions données aux soumissionnaires.
2/ Inscrire OUI et NON après avoir vérifié que le soumissionnaire satisfait les critères d’éligibilité établis dans l’appel d’offres.
3/ Les erreurs arithmétiques peuvent être corrigées ici. Les corrections substantielles nécessiteront une annexe ou un renvoi en bas de page décrivant les
corrections faites.
4/ Inscrire ici le « Prix de l’offre lu à l’ouverture des plis » plus/moins les montants des colonnes « Erreurs de calcul du prix de l’offre » et « correction
ajustement éventuelles »
5/ Seules les offres complètes (colonne 3), éligibles (colonne 4), et substantiellement conformes (colonne +5) seront classées ici . Le « Prix de l’offre corrigé »
le plus bas recevra la première place, le deuxième plus bas, la seconde place etc.