Voyages professionnels et remboursement des frais

Numéro 30 / février 2010
Définitions
Sujet : Conformité
Voyage international — Tout voyage
entre deux pays.
Indemnités journalières de voyage —
La somme maximale d'argent que le
Gouvernement américain rembourse par
jour pour couvrir l'hébergement et les
repas et frais accessoires (M&IE) lorsque
vous voyagez dans le cadre de votre
programme.
Voyages—Partie 2
Voyages professionnels et remboursement
des frais
Q.
Quelles sont les directives du Gouvernement américain
(USG) relatives au remboursement des frais
professionnels lorsque je voyage dans le cadre de mon
projet ? Mon ONG a-t-elle besoin d'une directive sur les
voyages ?
M&IE — Repas et frais accessoires.
Frais accessoires — Frais engagés au
cours d'un voyage, comme des
gratifications ou des pourboires pour les
services, la blanchisserie, le nécessaire
de toilette, etc.
R.
Les voyages à l'intérieur du pays ou à l'étranger (pour une
conférence, une visite de site, un atelier ou pour une autre raison) sont
souvent nécessaires pour mettre en application votre programme financé par
le Gouvernement américain. Par conséquent, votre Accord de coopération
contient plusieurs exigences relatives aux voyages qui doivent être vérifiées
avant de planifier votre voyage. Si votre ONG a ses propres directives écrites
concernant les voyages, vous devez également les prendre en compte.
Dans le premier des deux numéros de NGOConnect eNews consacré aux
voyages, vous avez vu les exigences (autorisation, documents et autres) que
vous devez remplir lorsque vous voyagez à l'étranger dans le cadre de votre
subvention. Ce numéro se concentre sur l'importance d'avoir une directive de
voyage, les sujets qu'elle doit aborder et les réglementations du
Gouvernement américain en termes d'indemnités journalières de voyage.
Références
Tarifs journaliers du Département
d'état des États-Unis
pour les voyages internationaux
http://aoprals.state.gov/web920/
per_diem.asp and
http://www.state.gov/www/perdiem
s/breakdown.html
Réglementations fédérales sur
les voyages
www.gsa.gov/ftr
Site web de taux de change
www.oanda.com
Pourquoi mettre en place une directive de voyage ?
Une directive de voyage bien élaborée définit les procédures pour autoriser
un voyage officiel, aide à contrôler les dépenses professionnelles et fournit
des instructions claires sur les types de frais pouvant être remboursés et les
montants de remboursement. Une directive écrite concernant les voyages
vous aide également à vous assurer que tous les employés sont traités de
façon loyale et équitable.
Une directive de voyage doit aborder :
•
L'autorisation
La procédure suivie par un employé au sein de votre organisation
pour demander l’autorisation de voyager. Celle-ci comprend
notamment le formulaire à remplir par le voyageur, le délai à
respecter pour la remise du formulaire et la personne à qui il doit
être remis. (N'oubliez pas : en plus de votre procédure
d’autorisation interne, vous devez également obtenir l'autorisation
de l'USAID avant tout voyage à l’étranger.)
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•
Les avances
La façon dont les avances de fonds prévues pour les voyages sont
calculées. Par exemple, certaines directives précisent que les
avances ne doivent pas dépasser un certain pourcentage du
budget total du voyage.
La période où le rapprochement des avances doit être effectué. En
règle générale, n’autorisez qu’une avance à la fois et établissez un
délai à respecter par les employés pour effectuer le
rapprochement des avances (par exemple, entre deux semaines et
un mois après le retour du voyage).
•
Le remboursement
Les types de dépenses qui sont remboursés (par exemple, les
frais de transport, les visas, l'hébergement, la conversion de
devises, les appels téléphoniques, Internet, etc.).
La base de remboursement des frais : s'ils sont remboursés en
s'appuyant sur les reçus réels, les indemnités journalières ou une
combinaison des deux. Si vous choisissez de vous appuyer sur les
indemnités journalières, alors vous devez définir clairement une
directive relative aux indemnités journalières pour les voyages
nationaux et internationaux.
La façon dont les employés vont justifier leurs frais de voyage à leur
retour. De nombreuses ONG créent un modèle de note de frais à
l'aide de Microsoft Excel que les employés remplissent après
chaque voyage.
•
Le taux de change
Le taux à utiliser pour changer une devise étrangère en devise
locale. Par exemple, certaines ONG utilisent le taux de change
national et se réfèrent aux documents de change officiels alors que
d'autres utilisent le taux de change d'une source fiable sur Internet,
comme www.oanda.com.
Même si la politique de
votre organisation en ce
qui concerne le montant
maximum pour lequel vous
pouvez être remboursé
peut différer de la politique
du Gouvernement
américain, il est important
de noter que vous ne serez
pas remboursé par le
Gouvernement américain
pour un montant supérieur
au plafond établi par ce
dernier.
Vous devez appliquer
uniformément la politique
de votre organisation aux
activités financées par le
Gouvernement américain
ainsi qu'aux autres,
excepté si l'accord
contractuel spécifique au
titre duquel le voyage est
mené requiert des
procédures/exigences
différentes.
REMARQUE : une fois les règles concernant les voyages adoptées, vous
devez les appliquer uniformément aux activités financées par le
Gouvernement américain ainsi qu'aux autres, excepté si l'accord contractuel
spécifique au titre duquel le voyage est mené requiert des
procédures/exigences différentes.
Et si une organisation n'a pas de directive écrite concernant
les voyages ?
Si vous n'avez pas de directive écrite concernant les voyages, la norme pour
déterminer le caractère raisonnable du remboursement est d'utiliser les
réglementations publiées par le Département d'état des États-Unis. Les tarifs
sont publiés tous les mois par pays (et par villes de chaque pays) sur
http://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp.
Un voyageur a-t-il besoin d'une approbation/autorisation ?
Votre directive de voyage doit exiger que les voyageurs remplissent un
formulaire de demande de voyage et le remettent à leur supérieur
hiérarchique en précisant les raisons du voyage, les dates, le coût estimé,
etc.
Un voyageur peut-il faire une demande d'avance pour
effectuer un voyage ?
Un voyageur peut demander une avance pour couvrir les dépenses
d’hébergement et de repas (calculée en se basant soit sur l’indemnité
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journalière soit sur les coûts réels, selon les directives de votre organisation)
et tout autre frais professionnel. Le calcul du montant de l'avance et le format
de la demande (par exemple, un formulaire) sont des sujets qui doivent être
abordés dans votre directive relative aux voyages.
Il est important de noter
que le Gouvernement
américain vous rembourse
uniquement les montants
inférieurs ou égaux aux
tarifs journaliers établis
pour la zone géographique.
Le voyageur doit payer
toute charge
supplémentaire.
Les bonnes pratiques : Autorisez une seule avance à la fois ;
n'attribuez aucune autre avance à un voyageur tant que celui-ci n’a pas
remis la note de frais et le rapport de voyage du dernier voyage effectué.
REMARQUE : les constatations d'audit révèlent souvent que les avances de
voyage ont été attribuées à l’encontre des directives de l'organisation.
Qu'est-ce qu'une indemnité journalière ?
Une indemnité journalière est le montant quotidien maximum qui peut être
remboursé à un voyageur pour chaque journée passée en dehors de son lieu
de travail habituel pour les activités officielles.
L'indemnité journalière se compose habituellement de deux parties :
1. L'hébergement : le montant maximum qui peut être remboursé pour
l'hébergement ; l'hébergement est généralement remboursé en
s'appuyant sur le coût réel engagé, sans dépasser le plafond établi par
l’USG. N'oubliez pas : les factures originales doivent être remises lors
de votre demande de remboursement pour tous les coûts
d'hébergement.
2. Les repas et frais accessoires (M&IE) : un montant fixe pour les repas
(petit-déjeuner, déjeuner, dîner et les taxes et pourboires associés) et
les frais accessoires (par exemple, les gratifications et pourboires, la
blanchisserie et le nécessaire de toilette).
Voici un exemple des tarifs journaliers du Département d'état des États-Unis
pour le Botswana, tiré du site Web
http://aoprals.state.gov/web920/per_diem.asp.
Nom du
pays
Début de Fin de
Tarif
Tarif
Tarif
la saison la
Hébergement M&IE journalier
saison
maximum
Botswana Francistown
01/01 31/12
172 USD
54 USD 226 USD
Botswana
Autre
01/01 31/12
103 USD
44 USD 147 USD
Nom de
la ville
Note
s.o.
s.o.
Date
d'entrée en
vigueur
01/12/2009
01/12/2009
Si la ville dans laquelle vous vous rendez n'est pas répertoriée sous la
catégorie « Nom de la ville », utilisez le tarif de la catégorie « Autre »
(colonne 2) qui est publié pour chaque pays.
Les coûts du voyage peuvent être calculés en s'appuyant sur le coût réel, les
indemnités journalières ou une combinaison des deux (par exemple, en
utilisant le coût réel pour l'hébergement et le tarif journalier de M&IE pour les
repas et frais accessoires), sous réserve que la méthode choisie soit
appliquée à l'intégralité et non à une partie d'un voyage.
REMARQUE : pour être remboursé pour l'hébergement et les autres coûts
relatifs au voyage d'un montant de 25 USD ou plus, le voyageur doit
conserver et remettre toutes les justificatifs d’achat (reçus et factures
originaux). Pour les repas et les frais personnels qui entrent dans la
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catégorie des M&IE, les reçus ne sont pas requis par le Gouvernement
américain mais il est possible que la politique de votre organisation relative
aux indemnités journalières les exige.
Les constatations d'audit
révèlent souvent que les
avances de voyage ont été
attribuées à l’encontre des
directives de l'organisation.
Quand un voyageur peut-il prétendre aux indemnités de M&IE ?
Les indemnités de M&IE sont calculées sur une base journalière. Le jour du
départ et le dernier jour du voyage, les voyageurs peuvent prétendre
uniquement à un pourcentage du tarif journalier applicable dans la zone
géographique visitée (ce pourcentage est celui déterminé par votre
organisation ou le taux USG de 75%, le taux le plus faible s’appliquant). Les
employés effectuant des petits déplacements dans leur région peuvent
uniquement prétendre aux indemnités de M&IE si le déplacement dure plus
de 12 heures.
Qu'en est-il si un repas est fourni à titre gratuit (par exemple, par une
autre organisation) lors du voyage ?
Les indemnités de M&IE doivent être ajustées si le ou les repas sont fournis
à titre gratuit lorsqu'une personne voyage à des fins professionnelles. Pour
calculer les réductions des tarifs journaliers du Département d'état des ÉtatsUnis, vous pouvez consulter le site Web http://www.state.gov/www/perdiems/
breakdown.html. Si vous développez votre propre directive relative aux
indemnités journalières, nous vous recommandons d'inclure une section sur
la réduction des M&IE lorsque le petit-déjeuner, le déjeuner et/ou le dîner
sont fournis à titre gratuit. L’indemnité ne doit généralement pas être ajustée
dans le cas des repas fournis par les transporteurs publics (comme les
compagnies aériennes ou ferroviaires) ou des hôtels (par exemple, quand le
tarif de l'hôtel comprend le petit-déjeuner).
Qu'en est-il si une personne voyage dans plusieurs pays différents (ou
différentes villes à l'intérieur d'un même pays) au cours du même voyage
et que chacun dispose d'un tarif journalier différent ?
Le tarif journalier est calculé en fonction de l'endroit où l'hébergement est
situé. Si l'hébergement n'est pas nécessaire, le tarif de M&IE applicable est
celui de la zone géographique. Si un voyageur se rend dans plusieurs zones
géographiques dans une même journée, la zone géographique ayant le tarif
de M&IE le plus élevé doit être utilisée. Si un voyageur se rend dans
plusieurs pays lors d'un même voyage, alors le tarif de chaque pays doit être
utilisé pour les journées passées dans le pays.
Qu'en est-il si l'hébergement ou les dépenses journalières dépassent
les plafonds admissibles du Gouvernement américain ?
Même s’il est possible que votre organisation ait un plafond de
remboursement différent du tarif journalier maximum de l’USG, il est
important de noter que si l'hébergement ou les M&IE dépassent les tarifs
journaliers établis par l’USG pour cette région, le voyageur devra payer la
différence. La seule exception possible est que vous demandiez
l’autorisation à l’avance d’engager des « frais de séjour réels » à un tarif plus
élevé, mais cette autorisation est uniquement accordée dans des
circonstances spéciales ou inhabituelles.
Qu'en est-il si un voyageur loge chez un ami ou un parent ?
Un voyageur qui loge chez un ami ou un parent lors d'un voyage officiel ne
doit pas demander à être remboursé pour les frais d'hébergement. Lorsque
l'hébergement n'est pas nécessaire, il faut appliquer le tarif journalier de
M&IE de la zone géographique.
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www.NGOConnect.NET. Le site
Web est un portail dynamique et
interactif visant à rapprocher et à
renforcer les Organisations non
gouvernementales (ONG), les réseaux
et les organisations de soutien des
ONG à travers le monde.
Cette publication a été financée par
l'Agence américaine de
développement international, dans le
cadre du Programme de partenaires
compétents (CAP). Son contenu, géré
par CAP, ne reflète pas
nécessairement les opinions d'USAID
ou du Gouvernement américain.
© février 2010, FHI 360. Cette
publication peut être photocopiée ou
adaptée pour un usage non
commercial sans autorisation
préalable à condition que FHI 360,
CAP, MSI et USAID soient mentionnés
comme source.
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Le rapprochement des avances doit être effectué rapidement après la fin du
voyage. Si le rapprochement des avances n’est pas effectué, le montant
avancé peut parfois être déduit du salaire du voyageur. (Bien qu'il s'agisse
d'une bonne pratique commerciale, il est important qu’elle soit en accord
avec la politique de l'organisation.)
Comment un voyageur calcule-t-il les frais engagés
en devise étrangère ?
Dans le cas d'un voyage international, la plupart, si ce n'est la totalité, des
frais seront en devise étrangère. Pour calculer ces frais, le voyageur doit
fournir les reçus appropriés avec le ou les taux de change des devises
applicables pour la période passée dans le pays. Pour obtenir le taux de
conversion approprié, utilisez soit le taux fourni lors du change comme
indiqué sur les reçus de change soit un site Web de conversion de devises
fiable, comme http://www.oanda.com/converter/classic. Assurez-vous de
documenter les taux de change utilisés en imprimant la page Web et en la
joignant à vos notes de frais.
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