enjeux, opportunités, freins du dépôt électronique

Urfist de Paris : atelier
Le dépôt légal des thèses sur
support électronique :
enjeux, opportunités, freins
Isabelle Mauger Perez - ABES
9 mars 2009
1
1. Présentation de STAR
2. Pourquoi rejoindre STAR ?
3. Si vous êtes convaincus : le déploiement
de votre établissement dans STAR
2
Ce que STAR n’est pas
• un catalogue des thèses électroniques
≠ Sudoc
• une chaîne de transformation du
document thèse
≠ Cyberdocs
• Un outil de GED
≠ DSpace, Eprints, ORI/OAI…
• Une plate-forme de diffusion des thèses
≠ TEL
3
Introduction
STAR en une diapositive
• Signalement des Thèses
électroniques, Archivage et
Recherche
• Une application nationale
pour un nouveau dépôt légal
des thèses
• Un ensemble de programmes
informatiques développés par
l’ABES avec une couche
visible (formulaires web)
• Une boîte noire, un tunnel :
enrichir le document thèse
de métadonnées ad hoc
4
Introduction
Les faux amis
Attention aux confusions :
• thèse de doctorat ≠ thèse d’exercice
⇒ STAR ne concerne que les premières
• thèse nativement électronique ≠ thèse
numérisée
⇒ STAR ne concerne que les premières
• thèse originelle ≠ thèse reproduite : notion de
dépôt légal
⇒ STAR ne concerne que les premières
• archivage pérenne ≠ archives ouvertes
⇒ STAR permet le premier et est en relation avec les secondes
• le « dépôt mixte » n’a pas de réalité
réglementaire
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Introduction
1. Présentation de STAR
Pourquoi STAR ?
Qui est concerné ?
A quoi sert STAR ?
A quoi peut servir STAR ?
Comment on s’en sert ?
2. Pourquoi rejoindre STAR ?
3. Si vous êtes convaincus : le déploiement
de votre établissement dans STAR
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2006 : réforme du
dépôt légal des thèses
Thèses
électroniques (dépôt légal)
Thèses
papier (dépôt légal)
Thèses papier (dépôt légal)
Thèses microfichées
Thèses
microfichées
Date de soutenance
2005
2006
2007
…
7
1. Pourquoi STAR existe ?
L’état du droit en 2006 et
l’organisation DES circuitS
• Dépôt légal papier ou (EXCLUSIF) électronique
• Au choix des établissements
• Au niveau national, coexistence de deux
circuits
• Au niveau local, mieux vaut qu’il n’y ait pas
coexistence des deux circuits (mais théoriquement
possible)
• Si dépôt légal papier : 2 exemplaires papier,
envoi à l’ANRT pour microfichage, catalogage
dans le Sudoc
• Si dépôt légal électronique : STAR
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Introduction
1. Pourquoi STAR existe ?
Les acteurs de STAR
Les établissements habilités à délivrer le
diplôme de doctorat c’est-à-dire :
• toutes les personnes concernées par le dépôt
légal des thèses
– les services administratifs (scolarité, écoles
doctorales, service de la recherche…)
– les bibliothécaires
– le doctorant (rôle facultatif)
– le CRI ? …
• toutes les personnes concernées par la
valorisation des thèses
– le service de la valorisation de la recherche
– les « formateurs » en contact avec les doctorants
– les responsables d’archives institutionnelles…
9
Introduction
1. Qui est concerné par STAR ?
Ce qui sort de STAR
Entrepôt local :
chaque
établissement de
soutenance *
Entrepôts national,
international…
Diffusion
Etc.
serveur
OAI
STAR
Archivage pérenne *
Signalement *
URL
pérenne *
10
1. Star: à quoi ça sert ?
* obligatoire
L’archivage pérenne
• Transparent et gratuit : intégré à STAR.
L’ABES est le seul « service versant » auprès
du CINES.
• La seule contrainte : fournir des métadonnées
et des fichiers conformes. Deux formats
possibles :
• PDF
– PDF et si possible PDF/A c’est-à-dire PDF
1.4
– Attention : de quoi parle-t-on ? Car
beaucoup d’outils génèrent du PDF
• XML
– Prend en compte les contenus non textuels
11
1.1.Star:
Star:ààquoi
quoiça
çasert
sert?? L’archivage pérenne
Le signalement
dans le Sudoc
• Les métadonnées saisies et / ou
générées dans STAR permettent le
signalement automatique dans le Sudoc
• Des conversions en chaîne alimentent le
Sudoc :
TEF => MarcXML => Unimarc Sudoc
• Le tout redescend dans votre SIGB
12
1.
1.Star:
Star:ààquoi
quoiça
çasert
sert?? Le signalement
La diffusion au sein de
l’établissement de
soutenance
• OBLIGATOIRE
• Les modalités techniques sont au choix
de l’établissement. L’intranet (ou ENT)
semble le plus simple.
• Le doctorant ne peut pas s’y opposer.
13
1.1.Star:
Star:ààquoi
quoiça
çasert
sert?? La diffusion en local
Le serveur OAI-PMH de STAR
• Pour disséminer les métadonnées :
– récupération par des clients OAI-PMH
– indexation par le moteur de recherche OAISTER
• Pour récupérer les métadonnées :
– de son établissement : aux formats souhaités (TEF, DC,
MarcXML). Par analogie avec le Sudoc, le protocole OAIPMH assure les transferts réguliers.
– des autres établissements en fonction des points de vue
possibles prévus (exemple : les disciplines)
14
1.1.Star:
A quoi
à quoi
peutça
servir
sert ?
STAR? L’exposition des métadonnées
Héberger les thèses à l’ABES
pour diffusion
• Permettre la mise en ligne sans passer par une
plate-forme de diffusion
– hébergement de la thèse à l’ABES
– attribution d’une URL par l’ABES
• L’interface de recherche de ce service : le Sudoc
1. A quoi peut servir STAR? L’hébergement des thèses pour
diffusion
15
Alimenter des plateformes de
diffusion
• Pas de scénario unique concernant la diffusion
sur Internet.
• Chaque établissement est maître de sa politique
de valorisation. A vous de choisir :
– les formats de fichiers
– les plate-formes de diffusion
– ce qui est diffusé :
• métadonnées
• métadonnées + document
– les choix techniques relatifs aux échanges de
données : webservices, serveur OAI..
16
1.1.Star:
A quoi
à quoi
peutça
servir
sert STAR?
?
Alimenter des plate-formes
Ce qui rentre dans STAR
DSpace, EPrints,
Castor, Cyberthèses,
ORI-OAI, Apogée,
ADUM, GRAAL,…
imports de données et/ou
du document thèse
formulaires web de
STAR
STAR
Éviter la double saisie !
17
2.
1. Star : comment on s’en sert ?
L’alimentation de STAR :
libre choix de l’établissement
• L’établissement dispose-t-il de données
informatiques relatives aux thèses
électroniques et peut-il les réutiliser ?
• Oui -> importer dans STAR
un peu, beaucoup, à la folie… :
– imports partiels
– imports complets (métadonnées et documents)
• Non -> tout saisir dans les formulaires de
STAR. A éviter !
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1. Star : comment on s’en sert ?
Les imports (1)
Qu’est ce qu’on échange ? TEF
• Des métadonnées spécifiques : TEF =
« Thèses Électroniques Françaises »
• Format
– pour échanger …
– entre institutions françaises …
– les métadonnées qui décrivent les thèses
(de doctorat) électroniques validées par un
jury
• Un format basé sur une modélisation
FRBR
• Recommandation AFNOR depuis 2006
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1. Star : comment on s’en sert ? Importer du TEF
Les imports (2)
Comment pouvez-vous fabriquer du TEF ?
Exemple avec une application de gestion de la
scolarité des doctorants
1. Expertiser les données (contenu potentiel,
réel et qualité)
2. Exporter les données en XML ou en CSV
3. Utiliser (modifier, adapter…) les
programmes de conversion mis à votre
disposition par l’ABES
4. Convertir : obtenir des fichiers XML de TEF
incomplet mais valide.
• Attention : un noyau minimal d’informations
est nécessaire.
20
1. Star : comment on s’en sert ? Importer du TEF
Les imports (3)
Les protocoles d’échange de données
Comment ?
• la messagerie électronique
• le service web
Quand ?
• pour alimenter STAR : envoyer les données
quand elles sont toutes prêtes : aujourd’hui,
pas de mise à jour des données
• en sortie de STAR : dès l’intervention de
l’acteur VALIDATEUR
21
1. Star : comment on s’en sert ? Importer du TEF
Les formulaires web (1)
l’environnement de travail
• Accessible sur Internet avec Firefox
• L’accès est protégé par login / mot de passe
• Chaque établissement de soutenance travaille
dans un environnement dédié.
• Au sein de cet établissement, toutes les saisies
sont visibles (≠ modifiables) par tous.
• On peut commencer sa saisie, enregistrer et
terminer (beaucoup) plus tard
• Plusieurs personnes peuvent travailler avec le
même login / mot de passe mais pas
simultanément sur la même thèse
22
1. Star : comment on s’en sert ? Les formulaires web
Les formulaires web (2)
les principes de saisie
• Les métadonnées de la thèse sont saisies via
des formulaires
• Idem pour déposer les fichiers du document
thèse
• Un formulaire par thèse, identifiable par un
numéro unique. On parle de « fiche de
thèse ».
• Les formulaires visent à simuler un
« workflow » : une circulation d’informations
avec des étapes contrôlées.
23
2.
1.Star
Star::comment
commenton
ons’en
s’ensert
sert?? Les formulaires web
Les formulaires web (3)
les acteurs
Par exemple :
•
•
•
•
•
le nom et le prénom du doctorant -> DEPOSANT
la discipline -> DEPOSANT
le numéro national de thèse (NNT) -> BIBLIOTHEQUE
le liens aux autorités du Sudoc -> BIBLIOTHEQUE
le résumé de la thèse -> le DOCTORANT ou acteur
BIBLIOTHEQUE
• les mots clés libres -> le DOCTORANT ou acteur
BIBLIOTHEQUE
• le dépôt des fichiers du document thèse -> DEPOSANT
24
2.
1.Star
Star::comment
commenton
ons’en
s’ensert
sert?? Les formulaires web
École Doctorale
Scolarité
SCD / SICD
C.R.I.
Acteur Déposant
Le doctorant
Acteur Bibliothèque
1. Les trois acteurs contribuent à la saisie des métadonnées TEF :
métadonnées de gestion (principalement acteur Déposant)
métadonnées descriptives (principalement le doctorant et l’acteur Bibliothèque)
2. Dépôt des « fichiers thèse » (acteur Déposant)
extraction automatique des métadonnées techniques
L’acteur Validateur : appose le sceau final
Périmètre de STAR
Archivage
pérenne
Signalement,
attribution d’une URL pérenne
Diffusion de la thèse
Exposition
métadonnées
2.
1.Star
Star::comment
commenton
ons’en
s’ensert
sert?? Les formulaires web
1. Présentation de STAR
2. Pourquoi rejoindre STAR ?
Exemples d’enjeux, d’opportunités et de freins
3. Si vous êtes convaincus : le déploiement
de votre établissement dans STAR
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Comment se décharger de ce
que l’on est obligé de faire ?
• En ce qui concerne l’archivage pérenne,
le dépôt légal des thèses électroniques
entraîne un transfert de responsabilité
vers le CINES.
• L’établissement de soutenance :
– se décharge
– d’une obligation réglementaire
– tout en gardant le choix des formats de
fichiers
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2. Une opportunité : l’archivage pérenne
Comment faire plus vite ce
que l’on est obligé de faire ?
• Le signalement dans le Sudoc est en grande
partie automatisé.
• Des conversions en chaîne
• Ce qui doit (encore) être fait « à la main » par
les bibliothécaires dans WinIBW :
– Création / modifications des notices
d’autorités
– Création des exemplaires
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2. Une opportunité : le signalement automatique dans le Sudoc
Remettre à plat le circuit des
thèses dans l’établissement
• Nouveau circuit, nouvelles procédures
– Bilan de l’existant
– Nouvelle répartition des tâches entre
services administratifs et bibliothèques ?
– Réutiliser des données informatiques déjà
existantes, intervention du CRI ?
– Une nouveauté : gérer le dépôt du
document électronique. Qui s’en charge ?
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2. Une opportunité : fluidifier le circuit / un frein : changer des
habitudes
Pourquoi diffuser les thèses?
• Communication scientifique
et partage des
connaissances
• Valoriser les travaux de la
recherche
– au niveau national
– au niveau international
• Indicateur de performance
des établissements ?
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2. Un enjeu : valoriser les travaux de la recherche
Comment diffuser les thèses?
• Tout dépend de l’ampleur du projet
et des orientations choisies
– Chaîne de conversion XML ?
– Plate-forme locale de diffusion ?
• Inclure les thèses électroniques
dans un projet plus vaste d’archive
institutionnelle ?
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2. Un enjeu : valoriser les travaux de la recherche
Un des freins à la diffusion :
la gestion de la propriété
intellectuelle
• STAR n’est pas un outil miracle : il ne résout
pas les problèmes juridiques
• Mais il les prend en compte
• Permet la saisie par défaut d’un contrat de
diffusion
• Les droits prédéfinis sont automatiquement
reportés dans les fiches de thèse
• Les droits de chaque fiche de thèse peuvent
être modifiés si besoin
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2. Un frein : les droits de la propriété intellectuelle
Former les doctorants
• pour qu’ils déposent des documents
– techniquement corrects :
• feuille de style ?
• outils pour créer un PDF/A correct ?
– juridiquement corrects : sensibilisation aux
enjeux de la propriété intellectuelle
• pour qu’ils souhaitent diffuser leur thèse sur
Internet
– clivage notable entre disciplines
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2. Un enjeu : la formation des doctorants
Un projet pour (tout)
l’établissement
• Convaincre
– les enseignants-chercheurs
– les doctorants
– les personnels
• Prendre en compte tous les aspects du
projet
• (Faire) voter le dépôt légal sur support
électronique
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2. Une opportunité : un projet fédérateur
1. Présentation de STAR
2. Pourquoi rejoindre STAR ?
3. Si vous êtes convaincus : le déploiement
de votre établissement dans STAR
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CALENDRIER DES DEPLOIEMENTS
1er, 2e et 3e déploiements = bleu
Titre
Passage en
production
dès vote du
dépôt légal
électronique
4e déploiement (en cours) = vert
Échanges de courriers et
désignation des correspondants STAR
2009
janvier
Courrier de
l’ABES à propos
du prochain
déploiement
2010
31 mars
avril
Vote du CA
de l’ABES
Acte de
candidature
septembre
Formation
module 1 :
lancement
novembre - janvier
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Formation module
2:
correspondants STAR
Le correspondant STAR
• Au moins un correspondant STAR par
établissement
• Peu importe le service de rattachement
• Interlocuteur privilégié de l'ABES
• L'ABES s'engage à former les correspondants
STAR. Le correspondant STAR s'engage à
retransmettre.
• Durant la phase de déploiement de STAR, le
correspondant STAR peut être amené à piloter le
projet de mise en place de STAR.
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3. Vous êtes convaincus ?
Passage en production
• Après les formations (module 1 et 2)
• Uniquement si l’établissement a changé de
dépôt légal
• Uniquement si l’ABES a eu confirmation de ce
changement de mode de dépôt légal
• À une date précise, convenue entre
l’établissement et l’ABES
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3. Vous êtes convaincus ?
STAR en une (deuxième)
diapositive
• Une application nationale
• À prendre en main selon vos
souhaits
–
–
–
–
–
Quels formats ?
Quelles fonctionnalités ?
Quel mode d’alimentation ?
Quel accompagnement ?
…
• Une gare de triage : envoyer la
thèse électronique là où le
doctorant et l’établissement le
souhaitent
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Conclusion
Pour en savoir plus
DOCUMENTS DE REFERENCE
• Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de
reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux
présentés en soutenance en vue du doctorat [en ligne]
<http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnTexteDeJorf?numjo=MENS060
2085A >
• Site de l’ABES <http://www.abes.fr > – équipe STAR thelec[at]abes.fr
• TEF Métadonnées des thèses françaises
<http://www.abes.fr/abes/documents/tef/index.html >
• Site du CINES <http://www.cines.fr >
A CONSULTER
• Giloux, Marianne ; Mauger Perez, Isabelle, "Le dispositif national
d’archivage et de signalement des thèses électroniques", Bulletin des
Bibliothèques de France, 2007, n° 6, p. 46-49 [en ligne]
<http://bbf.enssib.fr>
• Nicolas, Yann, Tutoriel 1 : TEF (thèses électroniques françaises), présenté
aux Journées ABES 2008, [en ligne]
40
<http://www.abes.fr/abes/page,395,journees-abes.html >
Crédits (1)
Photos issues de Flickr
Davidreid :
http://www.flickr.com/photos/davidonformosa/524909255/
Tadworks :
http://www.flickr.com/photos/tadworks/499614461/
Psyschool[at]sbcglobal.net
http://www.flickr.com/photos/15738547@N02/2281830140/
41
Crédits (2)
Magnusdigity
http://www.flickr.com/photos/magnusdigity/54372428/
McPig
http://www.flickr.com/photos/mcpig/183933032/
Quelquepartsurlaterre
http://www.flickr.com/photos/quelquepartsurlaterre/231
9871614/
Schémas de l’ABES
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