Tableau de gestion des archives communales

Tableau de gestion
des archives communales
Outil élaboré par les
Archives départementales des Vosges,
service du Conseil général des Vosges
Sources des préconisations de tri (Colonne « Références »)
A.D.V.
Archives départementales des Vosges.
Circ. AD 94/7
Circulaire de la Direction des archives de France du 5 juillet 1994 : « Traitement et conservation
des documents liés à la nationalité, produits par les préfectures et sous-préfectures ».
Circ. AD 98/4
Circulaire de la Direction des archives de France du 6 juillet 1998 : « Tri et conservation des
documents produits ou reçus par les commissariats de police ».
Épinal, 21/12/2009
1
Charte de Seine-et-Marne
« Archives communales, mode d’emploi », Melun, Archives départementales de Seine-et-Marne,
1989.
Charte du Lot
« Guide pratique à l’usage des communes », Cahors, Archives départementales du Lot, 1996.
Duchein
Duchein (Michel), « Projet de nouveau cadre de classement et de tri des archives communales
postérieures à 1789 », Paris, Direction des archives de France, 1979.
Instruction 1993
« Instruction pour le tri et la conservation aux archives communales des documents postérieurs à
1982 produits par les services et établissements publics des communes », Paris, Direction des
archives de France, 1993.
Instruction 2009
« Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des
collectivités territoriales (communes, départements, régions) et structures intercommunales »,
Paris, Direction des archives de France, 2009.
Série D - Administration générale de la commune
1 D - Conseil municipal
Catégorie de documents
DUA
Propositions
Référence
Dossier de séance (convocation, compte rendu et rapport, procès-verbal, liste
des présents…)
Dossier de dissolution
Commissions : dossier de séance (convocation, compte rendu et rapport,
procès-verbal, liste des présents…)
Délibérations :
* Extraits (collection chronologique)
1 an
C
Instruction 2009, p.29
1 an
1 an
C
C
Instruction 2009, p.30
Instruction 2009, p.32
1 an
Instruction 2009, p.30
1 an
10 ans
E
(après vérification des registres)
C
E (sauf contentieux)
DUA
Propositions
Référence
5 ans
1 an
E
T
(C années 3 et 8)
E
A.D.V.
Instruction 2009, p.35
* Extraits (conservés dans les dossiers d'affaires)
Contrôle de légalité : actes soumis à l’obligation de transmission
Instruction 2009, p.30
Instruction 2009, p.31
2 D – Actes de l’administration municipale
Catégorie de documents
Correspondance :
* Chrono
* Courrier réservé
* Registre (arrivée et départ)
Épinal, 21/12/2009
6 ans
Instruction 1993, p.22
2
3 D – Administration générale de la commune
Catégorie de documents
Préfecture : circulaires et arrêtés
Association des maires des Vosges
Association de maires, association de communes :
* Circulaires, correspondance courante
* Statuts, procès-verbal d'assemblées générales et de conseils
d'administration, procès-verbal de congrès
Consultation et référendum locaux :
* Dossier préparatoire et procès-verbal
* Déroulement du vote (bulletins nuls, liste d'émargement, feuille de
dépouillement, vote par procuration, liste électorale)
DUA
10 ans
5 ans
Propositions
E
E
Référence
A.D.V.
A.D.V.
5 ans
E
C
Duchein
Duchein
1 an
4 ans
C
E
Instruction 2009, p.34
Instruction 2009, p.34
DUA
Propositions
Référence
1 an à
compter de
l'extinction
des voies
de recours
30 ans
T (garder les dossiers avec un
intérêt historique)
Instruction 2009, p.87
T (garder les dossiers avec un
intérêt historique)
Instruction 2009, p.87
E
Instruction 2009, p.88
T (conserver les dossiers des
sinistres importants)
T (conserver les dossiers des
sinistres importants)
Instruction 2009, p.88
DUA
5 ans
5 ans
1 an
Propositions
E
E
E
Référence
Instruction 1993, p.39
Instruction 1993, p.39
Instruction 1993, p.40
5 ans
5 ans
E
E
Instruction 1993, p.39
Instruction 1993, p.39
4 D – Contentieux et assurances
Catégorie de documents
Contentieux :
* Dossier
* Litige réglé à l'amiable
Assurances :
* Contrat et avenant
* Sinistre ayant entraîné des dommages corporels
* Sinistre sans dommages corporels
Jusqu'à
péremption
+ 5 ans
30 ans
10 ans
Instruction 2009, p.88
Série E – État civil
Catégorie de documents
Décès : déclaration
Enfants sans vie : déclaration
Mariages : publication (affiche)
Naissances :
* Constatation (certificat médical)
* Déclaration
Naissances, mariages, décès, divorces :
Épinal, 21/12/2009
3
* Bulletin INSEE
* Tribunal d'instance (expédition de décisions judiciaires, mentions
opérées à la requête de l'avocat ou de l'intéressé, dossier de
mariage)
* Avis de mention et de mise à jour, rectifications, documents
transmis par d'autres communes
* Correspondance (demandes d'extraits d'actes, de livrets de
famille)
* Récépissé d'avis de mise à jour (registre)
* Certificat d'hérédité
Au gré de
la mairie
Au gré de
la mairie
E
Instruction 1993, p.40
E
Instruction 1993, p.40
1 an
E
Instruction 1993, p.39
1 an
E
Instruction 1993, p.40
10 ans
10 ans
E
E
Instruction 1993, p.40
Duchein (Bussang)
DUA
Propositions
Référence
5 ans
5 ans
5 ans
E
C listes avant1968
C
Charte du Lot
Instruction 1993, p.46
Instruction 1993, p.46
DUA
5 ans
5 ans
5 ans
1 an
Propositions
C
E
E
C jusqu'en 1955
C les années 3 et 8
Référence
Charte du Lot
Charte du Lot
Duchein
Instruction 1993, p.48
Instruction 1993, p.48
DUA
Propositions
Référence
C
Charte de Seine-et-Marne
5 ans
E
Charte de Seine-et-Marne
DUA
2 ans
Propositions
C
Référence
Instruction 2009, p.104
E dès que les éléments figurent
sur la matrice
Instruction 1993, p.47
Série F – Population, économie sociale, statistiques
1 F – Population
Catégorie de documents
Recensement :
* Dossier préparatoire
* Liste
* Tableau
3 F – Agriculture
Catégorie de documents
Calamités
Élevage : dossier d'aide
Essence détaxée
Recensement : instruction et relevé d'exploitation
Statistiques
4 F – Ravitaillement
Catégorie de documents
Foires :
* Dossier de création, de suppression, règlement, tableau
récapitulatif
* Autre document
Série G – Contributions, administrations financières
1 G – Contributions directes
Catégorie de documents
Commission communale des impôts directs locaux : compte rendu
Cadastre :
* Feuille de mutation
Épinal, 21/12/2009
4
* État des propriétés
État fourni par les services fiscaux (tableau de renseignement)
Commissaires répartiteurs : nomination, liste
2 ans
10 ans
C
C
E
Taxes : rôle, circulaire
Dégrèvement : liste des bénéficiaires
5 ans
5 ans
E
E
Instruction 1993, p.47
Instruction 2009, p.103
Charte de Seine-et-Marne
(Bussang)
Instruction 2009, p.103
Instruction 2009, p.104
DUA
5 ans
Propositions
E
Référence
Instruction 1993, p.46
DUA
5 ans
2 ans
Propositions
E
E
Référence
Circ. AD 98/4 (Epinal, 2003)
A.D.V. (Epinal, 2003)
5 ans
Validité
E
C
C
Charte du Lot
Instruction 1993, p.26
A.D.V. (Epinal, 2003)
1 an
E
Instruction 1993, p.25
C
Instruction 1993, p.25
E après 5 ans
C
E après 5 ans
E après 5 ans
C
Instruction 1993, p.26
Instruction 1993, p.26
Instruction 1993, p.26
Instruction 1993, p.26
A.D.V. (Epinal, 2003)
10 ans
E
Instruction 1993, p.130
30 ans
Validité
C
C
Instruction 1993, p.130
Instruction 1993, p.130
DUA
5 ans
Propositions
E
Référence
Instruction 1993, p.46
Série H – Affaires militaires
1 H – Recrutement
Catégorie de documents
Recensement des classes : liste et annexe (étranger bénéficiaire du droit
d'asile), dossier de préparation (dispense, sursit)
Série J – Police, justice, hygiène
1 J – Police locale
Catégorie de documents
Rapports journaliers
Lettre d'indulgence pour procès-verbal
Chasse :
* Demande de permis, permis
* Registre de délivrance
Chien méchant : déclaration
Commerce :
* Arrêté de fixation du prix des denrées et des conditions de vente
des produits
* Commerce (cessation d'activité ou transformation de magasin) :
arrêté (original) et pièces jointes
Débits de boissons :
* Arrêté d'ouverture temporaire ou tardive
* Registre de déclaration d'ouverture
* Avertissement préfectoral et rapport de police
* Arrêté préfectoral de fermeture et rapport de police
Épaves et dépôts : déclaration et liste
Pompes funèbres :
* Autorisation d'embaumement et de crémation, de transport de
corps, permis d'inhumer et d'exhumer
* Registre d'inhumation
* Convention de délégation de service public
1 an
1 an
1 an
2 J – Police générale
Catégorie de documents
Cartes d'identités, passeports : registre d'inscription des demandes et remises
Épinal, 21/12/2009
5
Carte nationale d'identité :
* Bordereau de préfecture (arrivée)
* Déclaration de perte
Passeport : déclaration de perte
Sortie du territoire : dossier
Sans domicile fixe : livret de circulation
Étrangers :
* Circulaire
* Dossier de naturalisation par mariage :
Avis favorable
Avis défavorable
* Dossier de regroupement familial
* Dossier d'expulsion
* Dossier de demande de titre de séjour
* Photocopie de cartes de séjour et récépissé
* Certificat d'hébergement
* Registre et fichier établis pour la demande de carte ou dossier
d'étranger
2 ans
1 an
1 an
5 ans
E
E
E
E
C
A.D.V. (Epinal, 2003)
Circ. AD94/7 (Epinal, 2003)
Circ. AD94/7 (Epinal, 2003)
Circ. AD 98/4 (Epinal, 2003)
A.D.V. (Epinal, 2003)
10 ans
E
A.D.V. (Bussang, 1996)
2 ans
5 ans
5 ans
4 ans
2 ans
5 ans
Validité
C les années 3 et 8
C les années 3 et 8
C
E (sauf contentieux)
E
E
E
E
Circ. AD 94/7 (Epinal, 2003)
Circ. AD 94/7 (Epinal, 2003)
A.D.V. (Epinal, 2003)
Circ. AD94/7 (Epinal, 2003)
Circ. AD94/7 (Epinal, 2003)
A.D.V. (Epinal, 2003)
A.D.V. (Saint-Dié, 1997)
Instruction 1993, p.46
DUA
Propositions
Référence
1 an
2 ans
10 ans
E
E
E
Instruction 1993, p.24
Instruction 1993, p.24
Duchein
DUA
Propositions
Référence
10 ans
Instruction 1993, p.129
5 ans
E après 10 ans pour les années
postérieures à 1977
E, sauf premiers dossiers 19501960
E
10 ans
10 ans
5 ans
E
C
E
Instruction 1993, p.128
Instruction 1993, p.128
Instruction 1993, p.128
Propositions
Référence
3 J – Justice
Catégorie de documents
Huissiers :
* Acte
* Registre d'émargement des actes
Jurés : liste préparatoire
5 J – Hygiène, santé, protection de l’environnement
Catégorie de documents
Établissements insalubres :
* Déclaration d'installation : dossier
* Enquête commodo et incommodo
* Procès-verbal de la commission
Surveillance sanitaire :
* Analyse
* Enquête et rapport
Vaccination : fiche, liste, registre
10 ans
Instruction 1993, p.129
Instruction 1993, p.129
Série K – Élections, personnel, protocole et distinctions honorifiques
1 K – Élections
Catégorie de documents
DUA
Élections politiques :
Épinal, 21/12/2009
6
* Bureaux de votes : liste des présidents, assesseurs et secrétaires
* Circonscriptions et sectionnement
* Listes électorales :
Instruction et correspondance
Avis d'inscription et de radiation
Cahier d'inscription
Tableau rectificatif, tableau des modifications, procèsverbal de la commission de révision
Liste électorale générale, fichier d'incapacité électorale
* Propagande électorale
* Opérations de vote :
Instruction du préfet
Profession de foi, déclaration des candidats, affiche
politique, tract
Organisation des bureaux : liste des présidents,
assesseurs et secrétaires
Statistique préparatoire
Carte électorale non retirée
Feuille de dépouillement et annexe
Vote par procuration et par correspondance
Bulletin de vote non utilisé
Procès-verbal (par bureau et récapitulatifs)
Élections professionnelles :
* Listes électorales
* Élections à la CPAM et à la CAF :
Procès-verbal
Autre document
* Élections aux chambres de commerce
* Élections aux chambres des métiers :
Procès-verbal
Autre document
* Élections des prud'hommes :
Déclaration nominative des salariés
Autre document
* Élections aux chambres d'agriculture :
Procès-verbal
Autre document
* Élections à la MSA :
Procès-verbal
Autre document
* Élections aux tribunaux des baux ruraux :
Épinal, 21/12/2009
3 ans
3 ans
C
C
Instruction 1993, p.41
Instruction 1993, p.41
3 ans
5 ans
5 ans
1 an
E
E
E
E
Instruction 1993, p.41
Instruction 1993, p. 41
Instruction 1993, p.41
Instruction 1993, p.41
3 ans
3 ans
C
T Conserver la propagande
relative aux élections
municipales
Instruction 1993, p.41
Instruction 1993, p. 41
3 ans
3 ans
E
C 1 ex.
Instruction 1993, p.41
Instruction 1993, p.41
3 ans
C
Instruction 1993, p.41
3 ans
5 ans
3 ans
3 ans
15 jours
3 ans
C
E
E
E après 5 ans
E
C
Instruction 1993, p.42
Charte de Seine-et-Marne
Instruction 1993, p.42
Instruction 1993, p.41
Instruction 1993, p.42
Instruction 1993, p.42
3 ans
E
Instruction 1993, p.41
3 ans
3 ans
3 ans
C
E
C
Instruction 1993, p.44
Instruction 1993, p.44
Instruction 1993, p.44
3 ans
3 ans
C
E
Instruction 1993, p.44
Instruction 1993, p.44
3 ans
3 ans
C
E après 5 ans,
C si volume faible
Instruction 1993, p.44
Instruction 1993, p.44
3 ans
3 ans
C
E
Instruction 1993, p.45
Instruction 1993, p.45
3 ans
3 ans
C
E
Instruction 1993, p.45
Instruction 1993, p.45
7
Procès-verbal
Autre document
* Élections aux centres régionaux de la propriété forestière :
Procès-verbal
Autre document
3 ans
3 ans
C
E
Instruction 1993, p.45
Instruction 1993, p.45
3 ans
3 ans
C
E
Instruction 1993, p.45
Instruction 1993, p.45
DUA
Propositions
Référence
Validité
Validité
Instruction 2009, p.51
Instruction 1993, p.53
Validité
C
E autres que celles ayant une
portée générale et
réglementaire
E
5 ans
E
A.D.V. (Epinal, 2003)
2 ans
2 ans
Validité
5 ans
E
E
C
E
Instruction 2009, p.49
Instruction 2009, p.59
Instruction 2009, p.55
Instruction 2009, p.59
2 et 6 ans
C
Instruction 2009, p.59-60
2 ans
5 ans
C
C
Instructions 2009, p.60
Instructions 2009, p.61
5 ans
2 ans
C
E
Instruction 2009, p.52
Instruction 2009, p.53
5 ans
5 ans
10 ans
E
E (sauf longue durée)
E
Instruction 2009, p.54
A.D.V. (Epinal, 2003)
Instruction 2009, p.53
5 ans
5 ans
C
E
Instruction 2009, p.58
Instruction 2009, p.50
5 ans
10 ans
5 ans
2 ans
10 ans
E
E
E
E
E
Instruction 2009, p.58
Instruction 2009, p.107
Instruction 2009, p.58
Instruction 2009, p.63
Instruction 2009, p.54
2 K – Personnel municipal
Catégorie de documents
Organisation du travail :
* Organigrammes, registre matricule, tableau des effectifs
* Notes de service
Réglementation : circulaires du centre départemental de gestion et de la
fonction publique territoriale
Correspondance
Emploi :
* Demande non retenue
* Stages en mairie : refus
* Emploi temporaire, stages rémunérés : dossier individuel
* Stages non rémunérés en mairie : contrat et convention
Organismes paritaires :
* Élections des représentants du personnel : listes des candidats,
déclarations de candidatures, professions de foi, procès-verbaux
* CAP
* CTP, CHS, CAS
Gestion des absences :
* Grève : liste des absents
* Congés annuels, exceptionnels, ARTT : tableau, demande et
autorisation
* Listing des absences (périodique et annuel)
* Bordereau d'envoi des feuilles de maladie par les services
Cotisations et charges sociales : états annuels et pièces justificatives, envoyés
aux organismes sociaux
Formation :
* Congés pour formation : demande, réponse, diplôme, attestation
* Relation avec les organismes de formation (CNFPT, centre de
gestion…)
* Correspondance
* Facture
* Refus
Médecine du travail : convocation
Ordre de mission
Épinal, 21/12/2009
Instruction 2009, p.51
8
Avantages sociaux
Heures : éléments de paiement (état des heures, listing badgeuse, feuille de
pointage…)
Supplément familial de traitement : dossier d'allocataire
2 ans
10 ans
10 ans à
compter de
la
liquidation
de la
pension
Indemnités (frais de déplacement, de mission, allocation ou indemnité de
10 ans
logement) : bordereau et état
Bulletin de paie
5 ans
Dossier individuel du personnel :
* Maladie de longue durée
Durée de la
carrière
* Maladie de courte durée: arrêt de travail
5 ans
E
E
Instruction 2009, p. 54
Instruction 2009, p.51
E
Instruction 2009, p.52
E
Instruction 2009, p.51
E
Instruction 2009, p.52
C
Instruction 2009, p.58
E ou C
(n’éliminer que si le total des
jours d’arrêt maladie de courte
durée est inférieur à une année
sur les 5 dernières années)
* Médailles d'honneur
C
* Accidents du travail : correspondance, déclaration, certificat Durée de la
C
médical, d'hospitalisation, rapport
carrière
Heures : éléments de paiement (état des heures, listing badgeuse, feuille de
10 ans
E
pointage…)
Instruction 2009, p.59
Instruction 1993, p.58
Instruction 2009, p.58
Instruction 2009, p.51
3 K – Protocole et distinctions honorifiques
Catégorie de documents
Vie publique et protocole :
* Discours, entretien, carte de vœux
* Manifestations officielles, remise de décoration, voyages officiels
DUA
Propositions
Référence
1 an
E
Instruction 2009, p.36
10 ans
T
Conserver celles présentant un
intérêt historique pour la
commune
Instruction 2009, p.36
DUA
2 ans
5 ans
2 ans
Propositions
E (C les années en 3 et 8)
E
E
Référence
Instruction 2009, p.103
Instruction 2009, p.103
Instruction 2009, p.105
Série L – Finances communales
1 L – Budgets et comptes
Catégorie de documents
Dossier préparatoire
État des restes à réaliser
Virement de crédits
Épinal, 21/12/2009
9
Documents de suivi budgétaire et comptable
1 an
E
Instruction 2009, p.104
DUA
10 ans
2 ans
10 ans
10 ans
10 ans
Propositions
C années en 3 et en 8
E
E
E
C
E
Référence
Instruction 2009, p.105
Instruction 2009, p.106
Instruction 2009, p.106
Instruction 2009, p.106
A.D.V. (Epinal, 2003)
Instruction 2009, p.106
10 ans
5 ans
10 ans
10 ans
E
E
E
E
Instruction 2009, p.106
Instruction 2009, p.106
Instruction 2009, p.105
Instruction 2009, p.105
DUA
10 ans
10 ans
10 ans
10 ans
10 ans
1 an
2 ans
5 ans
Propositions
E
E
E
C années en 3 et en 8
E
E
E
E
Référence
Instruction 2009, p.107
Instruction 2009, p.107
Instruction 2009, p.107
Instruction 2009, p.107
Instruction 2009, p.107
Instruction 2009, p.107
Instruction 2009, p.107
Instruction 2009, p.105
DUA
10 ans
5 ans
2 ans
Propositions
E
C
C
Référence
Instruction 2009, p.77
Instruction 2009, p.78
Instruction 2009, p.78
10 ans
C
C
E
A.D.V. (Epinal, 2003)
A.D.V. (Epinal, 2003)
A.D.V. (Epinal, 2003)
DUA
Validité
Propositions
E après 5 ans
Référence
Instruction 1993, p.103
2 L – Recettes
Catégorie de documents
Subventions : dossier
Dotations
Taxes diverses : rôle
Emprunts : dossier
Legs : dossier
Poursuites, cotes irrécouvrables : rapport du receveur, délibération
T.V.A. :
État annuel
Notification de versement
État récapitulatif des recettes
Titre : bordereau journal des titres de recettes
3 L – Dépenses
Catégorie de documents
Bordereau de mandat
Bon d'engagement comptable
Facture
Subventions : dossier
Bon de commande
Bon de livraison
Compte, fiche des fournisseurs
Participation aux dépenses d’aide sociale du Conseil général
Série M – Biens communaux (Patrimoine bâti)
Catégorie de documents
Dossiers de location ou de mise à disposition
Bail emphytéotique
Rapport de la commission de sécurité
Travaux :
Devis
Détail estimatif
Fiche de régie
Série N – Biens communaux (Patrimoine non bâti)
1 N – Gestion des biens communaux
Catégorie de documents
Chasse : bail de location
Épinal, 21/12/2009
10
Cimetière :
* Dossier de concession
* État des concessions à l'abandon
* Registre des concessions ou fichier
100 ans
30 ans
100 ans
E
E
C
Instruction 1993, p.102
Instruction 1993, p.102
Instruction 1993, p.102
* Dossier de vente de produits d'exploitation, dossier d'affouage
* Dossier de coupe de bois
10 ans
10 ans
E
T
Instruction 2009, p.79
Instruction 2009, p.80
Propositions
E
Référence
Instruction 2009, p.54
5 ans
C
C
E
C
E après 5 ans
E
A.D.V. (Epinal, 2003)
A.D.V. (Epinal, 2003)
A.D.V. (Epinal, 2003)
Instruction 1993, p.87
Instruction 1993, p.89
Instruction 1993, p.109
30 ans
5 ans
C
E
Instruction 1993, p.125
Instruction 1993, p.125
DUA
Propositions
Référence
5 ans
5 ans
E
E
Instruction 1993, p.140
A.D.V. (Epinal, 2003)
C
C les années de mise en place,
puis après 30 ans
échantillonnage : patronymes
en Be- et Tr- ou années en 3 et
en 8
Instruction 1993, p.138
Instruction 1993, p.139
DUA
Propositions
Référence
10 ans
E
C
Charte de Seine-et-Marne
Charte de Seine-et-Marne
Forêt :
Série O – Travaux publics, voirie, transports et régime des eaux
1 O – Travaux publics, voirie
Catégorie de documents
Services techniques : ordre de mission
Travaux :
* Devis
* Détail estimatif
* Fiche de régie
Alignement des rues
Droits de voirie, permissions de voirie
Ordures ménagères : rôle
Distribution de l'eau :
* Demande de concession permanente au compteur
* Liste et rôle annuel d'abonnés
DUA
10 ans
10 ans
Série Q – Assistance et prévoyance
1 Q – Généralités et secours
Catégorie de documents
Logements sociaux :
* Demande, attribution
* Quittance
Aide sociale facultative :
* Fichier et liste nominative des bénéficiaires
* Dossier
5 ans et 30
ans
4 Q – Application des lois d’assistance et de prévoyance
Catégorie de documents
Accidents du travail :
* Fiche ou bulletin de déclaration
* Registre de déclaration
Épinal, 21/12/2009
11
Aide sociale légale et obligatoire :
* Fichier et liste nominative des bénéficiaires
* Dossier
C
C les années de mise en place,
puis après 30 ans
échantillonnage : patronymes
en Be- et Tr- ou années en 3 et
en 8
Instruction 1993, p.138
Instruction 1993, p.139
Propositions
E
T
(C années 3 et 8)
Référence
Instruction 2009, p.51
Instruction 1993, p.147
1 an
C
E après 5 ans
Instruction 1993, p.150
Instruction 1993, p.150
5 ans
10 ans
10 ans
C
E
E
Instruction 1993, p. 128
Instruction 1993, p. 128
Instruction 1993, p. 148
DUA
Propositions
Référence
30 ans
5 ans
C
E
Instruction 1993, p.158
Instruction 1993, p.158
Catégorie de documents
Manifestations régulières : dossier de préparation
DUA
10 ans
Référence
Instruction 2009, p.149
Manifestations exceptionnelles : dossier de préparation
10 ans
Propositions
T
(C années 3 et 8)
C
Référence
Instruction 2009, p.149
Instruction 1993, p.155
5 ans et 30
ans
Série R – Enseignement, action culturelle, sports, tourisme
1 R – Enseignement
Catégorie de documents
Indemnités au personnel enseignant : bordereau, état nominatif
Accidents scolaires : dossier
Transports scolaires :
* Contrat avec une société privée, déclaration d'accident
* Liste d'élèves
Cantine :
* Rapports et enquêtes
* Analyse
* Bourses communales
DUA
10 ans
15 ans
2 R – Œuvres scolaires et périscolaires
Catégorie de documents
Colonies de vacances, centres aérés... :
* Dossier de création et d'organisation, d'accident
* Fiche ou registre de présence, dossier de participation des
familles, bourse, suivi médical
3 R – Action culturelle
Instruction 2009, p.149
4 R – Sport, tourisme, loisirs
Catégorie de documents
Manifestations régulières : dossier de préparation
DUA
10 ans
Manifestations exceptionnelles : dossier de préparation
Fêtes et bals :
* Calendrier, budget, protocole d'accord avec la SACEM, document
10 ans
Propositions
T
(C années 3 et 8)
C
1 an
C
Épinal, 21/12/2009
Instruction 2009, p.149
12
promotionnel, documents remis aux participants
* Redevance à la SACEM
Fête patronale : demande d'emplacement
Office municipal des sports :
* Dossier de subvention, relatif à l'organisation, décisions, rapports
* Correspondance courante
Syndicat d'initiative, office du tourisme : correspondance
Fête patronale : demande d'emplacement
10 ans
10 ans
E
E
Instruction 2009, p.149
Instruction 2009, p.149
5 ans
5 ans
10 ans
C
E
E
E
Duchein (Raon-l'Étape)
Duchein (Raon-l'Étape)
Duchein
Instruction 2009, p.149
Référence
Instruction 1993, p.78
5 ans
5 ans
Propositions
C les L111.5,
E autres après 5 ans
E
E
DUA
10 ans
10 ans
10 ans
Propositions
C
E
C (E le reste)
Référence
Instruction 2009, p.119
Instruction 2009, p.119
Instruction 2009, p.119
5 ans, à
partir de la
notification
du marché
E
Instruction 2009, p.120
3 ans à
compter de
la clôture
du
programme
E
Instruction 2009, p.120
10 ans
10 ans
E
T (Conserver les marchés de
fournitures très spécifiques)
Instruction 2009, p.121
Instruction 2009, p.122
5 ans
10 ans
E
C
Instruction 2009, p.122-123
Instruction 2009, p.122
10 ans
E
Instruction 2009, p.123
Série U – Urbanisme
Catégorie de documents
Certificat d'urbanisme
Déclaration de travaux
Note de renseignement d'urbanisme
DUA
18 mois
Instruction 1993, p.81
Instruction 1993, p.81
Série W – Marchés publics
Catégorie de documents
Études préalables
Publicité : annonces légales
Réception et examen des offres : procès-verbal de la commission d'ouverture
des plis, rapport d'analyse des offres
Offres non retenues :
* Financement français (sans subvention de l’Europe)
* Financement européens
Offres retenues :
* Marché de service récurrent
* Marché de fournitures
Offre infructueuse ou sans suite :
* Dossiers des entreprises
* Procès-verbal de la commission d'attribution
Exécution :
* Ordre de service
Épinal, 21/12/2009
13
* Suivi technique :
Planning
Procès-verbal de réception, compte rendu de réunion
de chantier, situation de travaux
* Suivi financier :
Certificat de paiement
Bon interne
Épinal, 21/12/2009
10 ans
10 ans
E
C
Instruction 2009, p.123
Instruction 2009, p.123
10 ans
10 ans
E
E
Instruction 2009, p.124
Instruction 2009, p.124
14