Dear Patient/Clinician

AUSTIN, TX ● FAIRFAX, VA ● PHILADELPHIE, PA ● ROSEVILLE, MN
Modalités d'utilisation - médecin
La présente entente sur les modalités d'utilisation (l'« entente ») indique les modalités associées à l'achat de sperme par la clinique
désignée comme « clinique », ainsi que les conditions relatives aux services facultatifs fournis par la cryobanque Fairfax Cryobank
(« cryobanque »). En ouvrant un compte avec la cryobanque, la clinique accepte d'être liée par ses modalités, ainsi que les modalités
établies à l'égard des services facultatifs que la clinique choisit de recevoir maintenant ou à l'avenir.
A.
Ententes et attestations de la clinique. Dans le but d'assurer la conformité aux exigences juridiques en vigueur, de respecter les
plus hautes normes d'éthique et de protéger l'anonymat des donneurs, la clinique et la cryobanque concluent les ententes et attestations
suivantes en lien avec l'achat d'un ou de plusieurs lots de sperme par la clinique (« échantillon »).
1.
La clinique ne redistribuera pas d'échantillon à des fins autres que l'utilisation à l'interne par la clinique sans
l'approbation écrite de la cryobanque. Seule la clinique doit utiliser le sperme de donneur qu'elle a acheté aux
fins d'utilisation par les patientes de la clinique (« bénéficiaire »). La distribution ou le partage du sperme des
donneurs à une personne autre que la bénéficiaire prévue nuit au suivi des grossesses et à la circulation des
antécédents médicaux pertinents au besoin.
2.
Les renseignements fournis par la cryobanque concernant les donneurs, y compris les photographies, seront à
l'usage exclusif de la clinique pour choisir un donneur et ne seront pas distribués ou autrement mis à la
disposition du public de quelque manière que ce soit par la clinique. Ces renseignements et images sont
offerts pour choisir un donneur et diffuser ces renseignements pourrait mettre indûment en péril l'anonymat des
donneurs, ainsi qu'avoir un effet négatif sur la capacité de la cryobanque à continuer d'offrir ses services.
Veuillez noter que l'affichage de photos ou de renseignements sur les médias sociaux et fils de nouvelles
constitue une distribution de l'information et est interdit en vertu de la présente partie.
3.
La clinique ne doit pas chercher à obtenir l'identité d'un donneur par quelque moyen que ce soit, sauf dans les
limites des lois et règlements qui régissent la clinique dans l'État, la province ou le pays de résidence. La
cryobanque ne divulguera pas les renseignements d'identification de la clinique au donneur. Si la
cryobanque découvre que la clinique a tenté de découvrir l'identité d'un donneur, outre les exigences juridiques,
elle prendra les mesures nécessaires pour protéger les intérêts du donneur.
4.
Le donneur a renoncé à l'ensemble de ses droits et privilèges et est libéré de toute obligation envers les enfants nés
à la suite de l'utilisation de son sperme. La clinique peut souhaiter consulter un conseiller juridique en ce qui
concerne les droits de paternité et communiquer avec la cryobanque pour obtenir des documents de
consentement à l'égard de l'utilisation de gamètes et de l'entreposage d'embryons, ainsi que de l'utilisation
d'échantillons pour la recherche.
5.
La clinique reconnaît que la cryobanque ne fait pas de garantie ou de promesse de grossesse ou que la grossesse
ou la progéniture sera exempte de maladie génétique, de défaut ou de maladie infectieuse. Dans la
population générale, chaque grossesse présente un risque de 3 % à 4 % de produire un enfant avec une
déficience de naissance ou une déficience mentale. La cryobanque utilise des critères de sélection et d'analyse
rigoureux dans le but de réduire le risque au minimum, mais on ne peut pas l'éliminer. Les critères de sélection
et d'analyse actuels de la cryobanque sont décrits sur son site Web et peuvent changer en tout temps aux fins de
respect des exigences juridiques, d'amélioration de la qualité ou d'autres raisons. En ce qui concerne les critères
de sélection et d'analyse de la cryobanque, les points suivants sont importants pour la clinique, qui doit les
noter :
(a)
La cryobanque ne fait pas d'analyse pour toutes les maladies génétiques ou infectieuses parce qu'il n'y a pas
d'analyse pour toutes ces maladies ou parce qu'il n'est pas commode ou possible de réaliser ces tests.
(b)
Même si les tests avec le donneur donnent des résultats normaux, les tests ont leurs limites et ne sont pas
toujours fiables, même lorsqu'ils sont réalisés correctement.
(c)
La cryobanque se fie aux déclarations du donneur voulant que (a) les échantillons produits par le donneur sont
les siens (les dons des donneurs sont faits sur place à nos laboratoires) et que (b) le donneur présente les
caractéristiques génétiques et héréditaires, ainsi que l'état de santé déclarés sur son profil de donneur
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rempli par lui.
B.
6.
La cryobanque offre une vérification de l'état de santé du donneur, qui est un système de classification des donneurs qui
indique si un donneur fait l'objet d'une restriction en raison d'un grave problème d'ordre médical avec la
progéniture. Ce ne sont pas tous les problèmes de santé qui mènent à une restriction – seuls ceux considérés
accroître le risque avec d'autres enfants entraîneront la restriction du donneur. Veuillez visiter notre site Web
pour en apprendre davantage sur la manière à laquelle nous informons les clients et cliniques concernant ces
problèmes médicaux sur la page de la vérification de l'état de santé du donneur. Si la clinique achète des unités
et les entrepose avec un autre fournisseur, la cryobanque encourage la clinique à vérifier l'état de santé
du donneur en ligne ou en appelant le service à la clientèle au 1-800-338-8407 avant d'aller de l'avant
avec une procédure de fertilité.
7.
La clinique reconnaît que la disponibilité du donneur peut être limitée en fonction de la disponibilité des
échantillons et des restrictions du donneur. La cryobanque distribue les unités de sperme selon la règle du
« premier arrivé, premier servi ». En cas de non-disponibilité, mais si des unités sont prévues bientôt, les
cliniques peuvent inscrire leur nom sur une liste d'attente limitée (voir la FAQ à propos de la liste d'attente sur
notre site Web) en communiquant avec le service à la clientèle. La cryobanque NE PRIVILÉGIE PAS les frères
et sœurs propres lorsque des unités sont vendues ou des noms sont ajoutés à la liste d'attente. De plus, la
cryobanque limite le nombre total de naissances par donneur à vingt-cinq (25) familles (enfants d'un même
donneur habitant dans la même résidence) déclarées à l'intérieur des É.-U. La distribution internationale prend
fin lorsque que quinze (15) familles sont déclarées à l'extérieur des États-Unis. (La cryobanque reconnaît que les
limites relatives aux unités familiales peuvent varier d'un pays à l'autre et, dans certains cas, peuvent mener à la
création de moins de quinze (15) familles selon ce qu'exige la loi. La cryobanque collaborera directement avec
la clinique pour ne pas dépasser ces limites.) Une fois la limite familiale atteinte, les flacons ne seront distribués
que pour les grossesses fraternelles. Les unités familiales avec des enfants du même donneur pourront recevoir
d'autres unités du donneur, si possible, en tant qu'unités pour « grossesse fraternelle uniquement ». Lorsqu'un
donneur atteint ses limites maximales de familles ou d'unités totales distribuées, on peut le réactiver pour les
grossesses fraternelles. (Réactiver signifie qu'on peut demander à un donneur de fournir d'autres échantillons
après qu'il ait quitté le programme. Le donneur doit d'abord accepter d'être réactivé et, si c'est le cas, la clinique
ou le client rembourse tous les coûts qui, en général, sont de plusieurs milliers de dollars à la cryobanque.)
8.
La clinique doit déclarer toutes les grossesses (cliniques ou menant à une naissance) à la cryobanque dans les
quatre-vingt-dix (90) jours de l'événement. Une déclaration de grossesse est envoyée avec chaque commande
de sperme de donneur et on peut faire la déclaration sur le site Web de la cryobanque. La capacité de surveiller
les grossesses est impérative pour que la cryobanque puisse suivre le nombre de grossesses et respecter ses
limites de grossesses par donneur et les limites de grossesses par donneur de l'État, la province ou le pays
décrites ci-dessus.
Expédition des échantillons. Si la clinique n'utilise pas les échantillons, elle peut les retourner à la cryobanque aux fins
d'entreposage. La cryobanque expédiera les échantillons par Federal Express (ou service de messagerie semblable) dans des réservoirs
d'azote liquide spécialement conçus pour garder les échantillons congelés jusqu'à sept (7) jours (le jour 1 est la date d'expédition).
1.
La cryobanque n'est pas responsable des dommages occasionnés par un retard d'expédition ou une défaillance
des réservoirs. Un retard d'expédition peut survenir en raison du mauvais temps, du transport, de problèmes
mécaniques ou d'autres événements hors du contrôle de la cryobanque.
2.
La clinique peut améliorer l'expédition en utilisant un réservoir de deux (2) semaines conçu pour garder les
échantillons congelés jusqu'à quatorze (14) jours (y compris le jour d'expédition) ou expédier les
échantillons dans plusieurs réservoirs. La clinique est responsable des frais supplémentaires liés à
l'amélioration au chapitre du réservoir ou à l`utilisation de plusieurs réservoirs.
3.
Une fois l'échantillon expédié, la cryobanque n'accepte pas qu'elle soit retournée pour obtenir un crédit ou un
remboursement. La clinique peut retourner l'échantillon à la cryobanque aux fins d'entreposage et d'utilisation
ultérieure, conformément à l'entente d'entreposage en vigueur de la cryobanque (voir ci-dessous pour connaître
les modalités de l'entente d'entreposage actuelle de la cryobanque).
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4.
5.
C.
Marche à suivre pour passer une commande d'expédition.
(a)
La clinique doit passer une commande d'expédition plusieurs jours avant la date d'utilisation des échantillons.
La cryobanque expédie les envois du lundi au vendredi.
(b)
Ce ne sont pas tous les emplacements qui font la livraison le samedi et le dimanche.
(c)
Les commandes avec expédition le jour même doivent être reçues avant 16 h HE pour Federal Express. Il faut
passer les commandes par service de messagerie avant 11 h HE.
(d)
Si la commande est expédiée à l'extérieur des États-Unis, la clinique doit planifier les formalités douanières et
autres permis nécessaires et, avant l'expédition, elle doit fournir à la cryobanque des copies de ces permis
ou une déclaration écrite stipulant qu'aucun permis n'est exigé. Les envois internationaux présentent un
risque accru de retard et de dommage et, par conséquent, un risque accru de dommage ou de perte
concernant l'échantillon congelé; la clinique accepte ce risque accru.
Les médecins ou le personnel de laboratoire qui reçoivent l'échantillon doivent vérifier le réservoir à l'arrivée pour
s'assurer que l'échantillon est congelé. Un avis sans délai à la cryobanque concernant la décongélation est
essentiel à la capacité de la cryobanque à remplacer rapidement l'échantillon. Si la clinique soupçonne que
l'échantillon est décongelé, elle doit communiquent immédiatement avec un préposé au service à la clientèle de
la cryobanque.
Norme de qualité de la cryobanque. Voici les normes de qualité de la cryobanque pour les échantillons :
Type d'échantillon
IIU
Total de cellules
motiles/millilitre (TCM)
10 millions/flacon
IIC
10 millions/flacon
IVF
5 millions/flacon
Utilisation clinique
Flacons prélavés, prêts pour l'insémination intrautérine (IIU)
Prêts pour l'insémination intra-cervicale (IIC) ou
à laver pour produire un échantillon pour l'IIU
Prêts pour l'IIC ou à laver pour utiliser comme
IIU ou IVF avec ou sans IICS
Sous réserve de ce qui suit, si l'échantillon de la clinique n'est pas conforme à la norme de qualité applicable de la cryobanque pour les
échantillons, alors la clinique peut faire, à la cryobanque, une demande de remplacement qui respecte les points suivants : dans les trente
(30) jours qui suivent la décongélation, la clinique doit appeler le service à la clientèle de la cryobanque (800-338-8407). Par la suite, la
cryobanque enverra à la clinique une demande d'information afin d'obtenir les renseignements d'identification requis pour évaluer la qualité
des échantillons. La cryobanque examinera les renseignements fournis et décidera si un échantillon de rechange est justifié, puis expliquera
sa décision à la clinique. Si la cryobanque détermine que l'échantillon de rechange est justifié, mais qu'aucun n'est disponible, elle peut
fournir un crédit à la clinique.
Les modalités suivantes s'appliquent en ce qui concerne le droit de la clinique à un remplacement ou un crédit :
1.
La clinique reconnaît qu'elle doit respecter les procédures de décongélation imprimées de la cryobanque jointes
avec chaque envoi, ainsi que les autres directives de manipulation écrites (dont les exigences d'expédition
si la clinique souhaite expédier l'échantillon) pour être admissible à un remplacement ou un crédit si un
échantillon n'est pas conforme aux normes de qualité. Les procédures de décongélation peuvent varier selon
le type d'échantillon et les échantillons peuvent faire l'objet d'une contamination ou d'une détérioration en cas de
manipulation ou d'expédition inadéquate.
2.
Le dénombrement des cellules visant à s'assurer qu'un échantillon est conforme aux normes de qualité doit se
dérouler avant tout traitement autre que les procédures de décongélation précisées. Une manipulation, un
entreposage ou un traitement inadéquat peuvent nuire à la qualité d'un échantillon.
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D.
E.
3.
La clinique reconnaît que le nombre de spermatozoïdes varie de 10 % à 30 % selon le personnel de laboratoire et
la méthode utilisée pour compter.
4.
La clinique reconnaît qu'on n'offre pas de remplacement ou de crédit une fois que les échantillons ont quitté le
site depuis plus de 120 jours ou en cas de grossesse. La cryobanque n'a pas de contrôle sur les pratiques
d'entreposage et de manipulation des laboratoires externes ou d'autres installations d'entreposage.
5.
La clinique reconnaît que le remplacement ou le crédit ne comprend pas les coûts liés à l'expédition, la
manipulation et autres frais connexes.
Règlement des différends; limitation de responsabilité; loi applicable. Les conditions et dispositions suivantes s'appliquent aux
différends entre la clinique et la cryobanque en vertu de la présente entente, y compris les services facultatifs que la clinique choisit de
recevoir.
1.
Tout différend résultant de la présente entente (sauf les différends concernant les frais d'entreposage) ou lié directement à
la qualité des soins fournis par la cryobanque ou ses médecins, son personnel infirmier, ses conseillers ou autres
membres du personnel sera réglé par le biais d'un arbitrage exécutoire de JAMS conformément aux règles et
procédures d'arbitrage simplifiées de JAMS (JAMS Streamlined Arbitration Rules and Procedures). Tout
arbitrage se déroulera au Comté de Fairfax, en Virginie. La décision de l'arbitre ou des arbitres sera finale et
exécutoire, et exécutoire par tout tribunal compétent. Les frais d'arbitrage seront divisés en parts égales entre la
cryobanque et la clinique. La partie essentiellement gagnante lors d'un différend sera en droit de recevoir de
l'autre ses honoraires d'avocat raisonnables et autres frais et dépenses associés au différend.
2.
La présente entente et les conditions des services facultatifs que la clinique choisit de recevoir seront interprétées et
régies en vertu des lois du Commonwealth de l'État de Virginie.
3.
Si la clinique nomme la cryobanque ou ses employés ou mandataires en tant que partie à tout différend découlant d'un
désaccord, la clinique ou sa succession est responsable des honoraires d'avocat raisonnables et autres frais de la
cryobanque pour un tel différend.
4.
Limitation de responsabilité.
Qualité des échantillons. La responsabilité de la cryobanque à l'égard de toute lacune sur le plan de la qualité
des échantillons se limite à la norme de qualité de la cryobanque décrite à la partie C ci-dessus.
(b)
Services d'entreposage. Si la clinique choisit d'entreposer des échantillons avec la cryobanque et qu'il y a perte
ou destruction d'échantillons pour toute raison, la clinique reconnaît que les dommages qui en découlent
seraient très conjecturaux, spéculatifs et difficiles à déterminer. En conséquence, en vertu du
paragraphe 204(2) du Titre 8.7 du code de la Virginie (Title 8.7, Code of Virginia), la responsabilité de la
cryobanque pour les dommages causés à la suite du non-respect par la cryobanque de la norme de
diligence applicable à sa fourniture de services d'entreposage se limitera à un montant égal aux frais
d'entreposage pour l'année au cours de laquelle la perte s'est produite, et ce, en plus du prix, ou d'une
partie du prix, d'achat de l'échantillon perdu ou détruit.
(c)
Limitation générale. La cryobanque ne sera en aucun cas responsable des dommages particuliers, indirects ou
consécutifs, y compris mais sans s'y limiter les frais et dépenses associés à un traitement d'infertilité.
Paiement.
1.
F.
(a)
Achat d'un échantillon. La clinique paiera le prix d'achat de l'échantillon applicable à l'achat de sperme. La clinique
reconnaît que les prix peuvent varier. Le prix sera déterminé lorsque la clinique choisit le sperme à acheter.
Lorsqu'elle fait son choix, la clinique détermine quel mode de paiement alors accepté par la cryobanque elle
utilisera.
Dispositions diverses.
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1.
Avis. Les avis à fournir à la clinique seront envoyés à l'adresse indiquée sur le formulaire d'ouverture de compte de
médecin ou une autre adresse à la demande écrite de la clinique à cette fin. Les avis à fournir à la cryobanque
seront envoyés à l'adresse de Fairfax, en Virginie, indiquée à la première page de la présente entente. La
clinique (ou le conjoint survivant/la conjointe survivante ou la personne désignée survivante, le cas échéant)
tient la cryobanque informée par écrit en tout temps pendant la durée de l'entente de tout changement d'adresse,
y compris l'adresse postale actuelle, les adresses courriel et les numéros de téléphone.
2.
Divisibilité. Si une disposition de la présente entente est déclarée invalide ou inexécutable par un tribunal compétent,
cette disposition sera sans effet uniquement dans la mesure où elle viole les dispositions législatives en vigueur
sans que le reste des dispositions soient invalidées, à moins que l'invalidité et le caractère non exécutoire
n'aillent à l'encontre d'un élément essentiel de la présente entente.
3.
Entente dans son intégralité. La présente constitue l'intégralité de l'entente entre les parties concernant l'objet et il n'existe
pas d'autre accord, entente ou représentation que ce qui est établi aux présentes. Seul un acte écrit signé par les
parties permet de modifier la présente entente.
4.
Force obligatoire. La présente entente aura force obligatoire pour les parties et leurs ayants droit, héritiers, exécuteurs et
administrateurs respectifs.
5.
Cryobanque. La cryobanque est une division du Genetics & IVF Institute, Inc., une société par actions de la Virginie. Les
références à la « cryobanque » dans la présente entente comprennent le Genetics & IVF Institute, Inc.
En ouvrant un compte auprès de la cryobanque, la clinique et la cryobanque acceptent d'être liées par les modalités précitées, ainsi
que les conditions associées aux services facultatifs choisis par la clinique et décrits ci-dessous.
Conditions d'entreposage facultatives
À la demande de la clinique, la cryobanque entreposera les échantillons de la clinique à ses installations d'entreposage. Si la
clinique choisit, au moment de l'achat de l'échantillon, de ne pas l'entreposer aux installations d'entreposage de la cryobanque, la clinique
peut le faire à une date ultérieure et les conditions suivantes s'appliquent aux services d'entreposage fournis par la cryobanque.
A.
Entreposage d'un échantillon. Par la présente, la clinique confie la garde de ses échantillons à la cryobanque aux fins
d'entreposage aux installations de la cryobanque, sous réserve des modalités de la présente entente.
B.
Frais d'entreposage. Les frais d'entreposage, de manipulation, de remise et autres, et les options de paiement, sont
indiqués sur le site Web de la cryobanque et peuvent changer sans préavis. La clinique est responsable du
paiement rapide des frais applicables. Lorsque la clinique choisit d'entreposer ses échantillons auprès de la
cryobanque, elle choisit une option de paiement, dont un mode de paiement, qui sera reconnue à ce moment.
1.
Par courtoisie professionnelle, la cryobanque donne à la clinique quatre-vingt-dix (90) jours d'entreposage sans
frais. Après la période de quatre-vingt-dix (90) jours, la clinique sera responsable du paiement des frais
d'entreposage des échantillons autorisés à l'entreposage conformément au compte.
2.
Toute annulation d'un accord de facturation prépayée nécessite un préavis écrit à la cryobanque. L'annulation
d'un contrat d'un an ou plus pour toute raison avant la fin de sa durée entraîne des frais administratifs de 50,00 $
soustraits de tout remboursement des frais d'entreposage calculé au prorata par rapport à la période
d'entreposage utilisée selon le taux d'entreposage mensuel actuel alors en vigueur.
3.
Si, à n'importe quel moment, des frais d'entreposage sont exigibles, mais demeurent impayés, la cryobanque
cherchera à recouvrer les frais d'entreposage, y compris en ayant recours à une agence de recouvrement. Dans
un tel cas, la clinique paiera les coûts du recouvrement, y compris les frais raisonnables exigés par l'agence de
recouvrement, les autres coûts de recouvrement et les honoraires d'avocat raisonnables.
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C.
D.
Résiliation des services d'entreposage. La responsabilité de la cryobanque envers l'entreposage prendra fin lors d'une
ou de plusieurs des situations suivantes :
1.
La cryobanque donne un préavis écrit à la clinique indiquant qu'il a déterminé que l'échantillon n'est plus
approprié à l'entreposage. Les changements aux dispositions législatives, politiques publiques et exigences
éthiques peuvent entraîner des changements sur le plan des services de la cryobanque. Dans cette hypothèse, la
cryobanque doit pouvoir respecter ces dispositions législatives, politiques publiques et exigences éthiques.
2.
La clinique ne paie pas les frais d'entreposage dans les cent quatre-vingts (180) jours de la date limite. À la
résiliation des dispositions relatives à l'entreposage en raison du non-paiement des frais d'entreposage, la
cryobanque considèrera que l'échantillon a été abandonné. Il est impératif que la clinique avise la cryobanque
lors d'un changement d'adresse, d'une absence prolongée ou d'un congé sabbatique. La cryobanque enverra un
avis écrit, par le service postal des É.-U., concernant le non-paiement à la clinique à sa dernière adresse au
dossier de la cryobanque. Si un avis est retourné pour adresse insuffisante ou autre raison semblable or si
aucune réponse n'est reçue soit de la clinique ou du représentant de la clinique, il est convenu que la présente
entente est résiliée.
3.
Remise des échantillons par la clinique conformément aux conditions des dispositions relatives à
l'entreposage. Après la remise de l'échantillon conformément aux directives de la clinique, la cryobanque ne
sera plus dans l'obligation de fournir des services d'entreposage pour l'échantillon. Si la clinique souhaite que la
cryobanque fournisse d'autres services d'entreposage, elle doit alors conclure une entente d'entreposage
indépendante avec la cryobanque.
4.
La cryobanque reçoit des directives écrites notariées de la clinique autorisant la destruction ou le retour
des échantillons alors entreposés.
5.
Trente (30) jours après que la clinique ou la cryobanque fasse parvenir un avis de résiliation à l'autre. La
cryobanque ou la clinique peut résilier l'entente d'entreposage sur préavis de trente (30) jours. Si la cryobanque
met fin aux activités de ses installations d'entreposage, elle peut résilier les services d'entreposage
conformément à la présente partie.
Effets de la résiliation des services d'entreposage.
1.
La clinique est responsable des frais d'entreposage jusqu'à la date d'entrée en vigueur de la résiliation
des services d'entreposage. Si la clinique a payé des frais d'entreposage d'avance, elle a droit à un montant
calculé au prorata fondé sur la période restante en vertu de l'accord prépayé. Si la clinique n'a pas payé des frais
d'entreposage exigibles lors de la résiliation, elle continuera d'être responsable de ces frais d'entreposage.
2.
La clinique est responsable du transfert et de la distribution de ses échantillons à la résiliation des
services d'entreposage. La cryobanque collaborera de manière raisonnable avec la clinique au sujet du transfert
des échantillons par la clinique. Si les services d'entreposage sont résiliés en raison de la fin des activités des
installations d'entreposage de la cryobanque, alors à la résiliation (sauf si la cryobanque reçoit d'autres directives
de la clinique), la cryobanque aura le droit de transférer et d'attribuer les échantillons de la clinique et les
services d'entreposage de la cryobanque à des installations d'entreposage semblables. La cryobanque fournira un
préavis concernant le transfert à la clinique, avec les coordonnées des personnes-ressources des autres
installations d'entreposage.
Pour utiliser les services d'entreposage de la cryobanque, veuillez communiquer avec un préposé au service de la
cryobanque pour connaître les frais et modes de paiement en vigueur. Si la clinique choisit d'utiliser les services
d'entreposage de la cryobanque, les conditions et dispositions qui précèdent s'appliquent.
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