fiche de poste - Bas-Rhin

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Service Emploi et Compétences
FICHE DE POSTE
Date de création : 13/02/2008
Date de mise à jour : 07/11/2011
POSTE
Numéro de poste :
528
Poste :
Permanent
Intitulé du poste :
Secrétaire de la commission d'appel d'offres et du service de la commande publique
Métier :
Secrétaire assistante
Pôle :
Pôle Fonctionnel
Direction :
Direction des Finances et de la Commande Publique
Service :
Service de la Commande Publique
Unité :
Non Concerné
Cellule / Collège :
Non Concerné
Codification budgétaire :
0201
Missions :
- Assure le secrétariat de la Commission d'Appel d'Offres (CAO) et de la Commission de Délégation de Service Public du
Département du Bas-Rhin (CDSP)
- Assure le secrétariat du service de la commande publique, dans un souci de fiabilité, de rigueur et de continuité des missions
du Service de la Commande Publique (SCP)
Activités principales :
1/ Tenue du secrétariat de la CAO et de la CDSP
- Exerce ses activités en binôme avec le coordinateur de la CAO
- Etablit le planning des réunions de la commission et réserve les salles
- Prépare l'ordre du jour des commissions et les convocations
- S'assure du quorum pour les réunions des commissions
- Procède aux inscriptions des marchés à l'ordre du jour des commissions
- Prépare les dossiers pour les membres des commissions
- Assure le bon déroulement des commissions (accueil des élus et des services, logistique, vérification des signatures ...)
- Tient le registre des disfonctionnements de la CAO et de la CDSP
- Transmet les rapports et procès-verbaux au président des commissions et aux services
- Complète le tableau récapitulatif des marchés
- Archive les procès-verbaux et rapports
2/ Assure le bon fonctionnement du Guichet Unique de Réception des Plis (GURP) et tient le registre des dépôts des offres
- Assure l'accueil des entreprises de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 16h30 du lundi au vendredi
- Identifie les procédures de marchés auxquels les entreprises soumissionnent
- Enregistre les offres et organise la gestion des plis
- Rédige les courriers à l'attention des entreprises retardataires
- Gère les copies de sauvegarde des offres électroniques ainsi que leur destruction
- Organise l'ouverture des plis en amont de la CAO
3/ Prépare en liaison avec le coordinateur de la CAO les délibérations de la commission permanente relatives à la passation des
marchés et avenants
4/ Participe à l'animation du réseau des acheteurs du Département
5/ Tenue du secrétariat du SCP :
- Gestion du courrier du service
- Rédige les correspondances et les notes de service
- Assure le classement et l'archivage
- Tient l'agenda de service
- Etablit les commandes de fournitures du service
- Tient à jour le planning des congés, formations et centralise les arrêts maladie
- Assure en cas de besoin, et par intérim, le secrétariat de la Direction des finances et de la commande publique
- Réceptionne et traite, le cas échéant, les demandes de renseignements des services et entreprises relatives aux procédures
1
de passation des marchés du Département
Relations hiérarchiques :
Avec le chef du Service de la Commande Publique - le Directeur des Finances et de la Commande Publique
Relations fonctionnelles internes :
Avec le coordinateur de la CAO, les élus et membres des commissions, avec tous les services acheteurs et la Direction des
Affaires Juridiques
Relations fonctionnelles externes :
Avec la Paierie départementale, les services de la Préfecture assurant le contrôle de légalité, la DGCCRF
SPECIFICITE(S) DU POSTE
Permis obligatoire(s) :
Non Concerné
Déplacements sur le
département ou un
secteur d'intervention :
Ponctuellement
Habilitation(s)
obligatoire(s) :
Non Concerné
Disponibilité pour les
réunions en soirée :
Non
Vaccin(s) obligatoire(s) :
Non Concerné
Risque(s) lié(s) au poste :
Travail sur écran (>4h/jour)
Règlement du temps de
travail applicable :
Règlement général
Résidence administrative :
CUS
Poste :
A temps complet
Affectation géographique :
Hôtel du Département
Autre :
Non Concerné
SUJETION(S) DU POSTE
Travail de week-end :
Non
Déplacements hors
départements :
Non
Travail de soirée :
Non
Tenue de service et / ou
équipements de sécurité :
Non
Astreintes :
Non
Poste logé :
Non
Travail de nuit :
Non
Autre :
Non Concerné
AVANTAGE(S) LIE(S) AU POSTE
NBI :
Aucune NBI applicable
Primes de fonctions informatiques :
Non Concerné
Voiture de fonction :
Non
Logement de fonction pour
nécessité absolue de service :
Non
Voiture de service avec autorisation
permanente de remisage à domicile
Non
Logement de fonction pour utilité
de service :
Non
Autre :
Non Concerné
PROFIL DE RECRUTEMENT
Cadre d'emplois du poste :
REDACTEUR TERRITORIAL
Autre(s) cadre(s) d'emplois possibles
ADJOINT ADMINISTRATIF TERRITORIAL
Niveau d'études :
BAC
Diplôme :
DEUG Droit Public : Facultatif
Expérience :
Débutant accepté
Expérience souhaitée : Marchés Publics
COMPETENCES
2
Savoir :
- Connaître le Code des Marchés Publics et les règles applicables à la commande publique en général
- Connaître l'environnement des collectivités territoriales (pratiques administratives et réglementation)
Savoir - faire :
- Maîtriser l'outil bureautique (Pack Office) + logiciels dédiés (MARCO et AIRDELIB)
- Etre capable d'appliquer une procédure
- Etre capable d'expliquer le déroulement d'une procédure de marché
- Etre capable d'anticiper et prendre des initiatives
- Savoir respecter les échéances
- Faire preuve d'ordre et de rigueur
- Capacités de synthèse
Savoir - être :
- Etre rigoureux et méthodique
- S'adapter à une matière évolutive
- Travailler en équipe
- Savoir faire preuve de diplomatie
- Probité
- Savoir faire preuve de discrétion
3