Politique sur les voyages d`affaires

Résumé des modifications apportées (Jan 1, 2015)
Page
Rubrique
12
Annexe F
Modification
Le montant du remboursement des hôtels a été augmenté de 300,00 $ à
325,00 $ par nuit (taxes comprises).
i
POLITIQUE
Titre :
Politique sur les voyages d’affaires
Diffusion :
Services
intégrés
Approbation :
Date :
4 décembre
2013
Date :
Entrée en
vigueur :
22 février 2014
Dernière
modification :
Bureau du
Conseil
22 février 2014
1 jan 2015
Objectif et portée :
Objectif
Cette politique explique les conditions, les lignes directrices et la procédure à respecter lors
de voyages d'affaires effectués au nom du Collège royal.
Portée
La politique s’applique à toutes les personnes qui effectuent un voyage d’affaires au nom du
Collège royal et explique la contribution que ce dernier peu apporter pour les frais de
voyage.
Principes directeurs :
i.
Devoir de diligence à l’égard des voyageurs
En vertu d’une obligation légale1, le Collège royal est tenu de s’occuper des personnes
qui effectuent des voyages d’affaires en son nom, en leur accordant la même attention
qu’aux personnes qui travaillent dans les lieux où il mène ses activités.
ii.
Remboursement équitable et rentabilité
En tant qu’organisation dont la solidité lui vient de ses membres, les cotisations
annuelles étant sa principale source de financement, le Collège royal a le devoir
d’utiliser les fonds destinés aux déplacements effectués en son nom avec le souci de la
plus grande rentabilité tout en s'assurant que les voyageurs sont remboursés.
iii.
Respect des exigences de l'Agence du revenu du Canada (ARC)
Le Collège royal doit respecter les lignes directrices de l’ARC qui exigent de fournir des
reçus pour tous les frais de voyage et dépenses connexes.
1
Au Canada, le devoir d’exercer un niveau de diligence raisonnable est inscrit dans le Code criminel. Le projet de loi C-45 est une
loi fédérale qui a modifié le Code criminel. Entré en vigueur le 31 mars 20043, il a ajouté l’article 217.1 au Code criminel qui prévoit
ce qui suit :
« 217.1 Il incombe à quiconque dirige l’accomplissement d’un travail ou l’exécution d’une tâche ou est habilité à le faire de prendre
les mesures voulues pour éviter qu’il n’en résulte de blessure corporelle pour autrui. »
Le projet de loi C-45 a aussi ajouté les articles 22.1 et 22.2 au Code criminel, imposant une responsabilité pénale aux organisations
ainsi qu’à leurs agents pour la négligence (22.1) et autres infractions (22.2).
1
Titre :
Politique sur les voyages d’affaires
Définitions :
Aux fins de la présente politique, les définitions qui suivent ont cours :
Activité
Désigne tout rassemblement en lien avec les affaires, dont les salons professionnels, la
formation, les réunions, les sondages et les groupes spéciaux.
Agence de gestion des voyages
L’agence de gestion des voyages officielle du Collège royal.
Compte de facturation du Collège royal
Le numéro de carte de crédit du Collège royal auquel l'agence de gestion des voyages
impute les frais de voyage par avion et par train.
Déplacement
Le trajet effectué par le voyageur (avion, train, autocar, véhicule personnel, voiture de
location, etc.) pour se rendre vers le lieu de l’activité.
Formulaire de demande de remboursement
Le formulaire à remplir pour obtenir un remboursement.
Fournisseurs
Hôtels, transporteurs aériens et ferroviaires, autocars, services de location de voiture, taxis,
etc.
Hébergement
Un hôtel, un motel, une auberge ou une habitation où le voyageur séjourne durant son
déplacement ou l’activité à laquelle il participe.
Lieu d'activité
Le lieu (ville ou autre) où se tient l’activité.
Lieu de départ
Le lieu (ville ou autre) d’où s’effectue le voyage.
Transport local
Déplacement dans une ville (taxi, métro, navette vers l'aéroport, voiture urbaine, etc.)
Voyage
Le voyage d'affaires qui commence lorsque la personne quitte le lieu de départ et prend fin
lorsqu’elle y revient.
Voyages à l’étranger
Voyages effectués à l’extérieur du Canada, dont les voyages transfrontaliers en Amérique
du Nord et hors de l’Amérique du Nord.
Voyages au pays
Voyages effectués partout au Canada.
Voyageur
Toute personne qui effectue un voyage d’affaires au nom du Collège royal, dont les
bénévoles, les employés (à temps partiel et à temps plein) et les consultants.
2
Titre :
Politique sur les voyages d’affaires
Politique :
1. Préparation des voyages
Avant un voyage d’affaires effectué au nom du Collège royal, tous les voyageurs doivent
consulter la liste de contrôle de l’Annexe A, qui s’applique aux voyages au pays, et celle
de l’Annexe B, qui vise les voyages à l’étranger.
2. Réservations
2.1. Toutes les réservations concernant le déplacement et l’hébergement, incluant les
modifications et les annulations, doivent être faites directement auprès de l’agence
de gestion des voyages du Collège royal, dans la mesure du possible.
2.2. Dans des cas spéciaux, lorsque l’agence de gestion des voyages du Collège royal
ne peut se charger des réservations (p. ex., lorsque la chambre d’hôtel doit être
réservée sur le site Web de la conférence à laquelle le voyageur doit assister),
celui-ci doit fournir tous les détails de la réservation au Collège royal pour lui
permettre d’offrir un soutien en cas de problème lors du voyage d'affaires.
2.3. Les réservations doivent être effectuées dès que possible pour profiter des rabais
offerts.
2.4. L’annulation des réservations doit respecter la politique du fournisseur concernant
le remboursement ou le crédit. Le voyageur est tenu de connaître les politiques du
fournisseur et de s'y conformer.
2.5. Il y a lieu de faire affaire avec les fournisseurs choisis par le Collège royal, à moins
que les coûts ou la durée du déplacement ne soient augmentés de façon
considérable parce que le lieu d’hébergement n'est pas approprié, ni à proximité du
lieu de l’activité ou pour tout autre motif raisonnable. On trouve à l’Annexe C une
liste des fournisseurs choisis par le Collège royal.
2.6. Aux fins de gestion des risques, au plus quatre voyageurs doivent se trouver à
bord du même vol.
3. Déplacement
3.1. Avion
Les voyageurs peuvent voir à l’Annexe D les classes permises lors de voyages
effectués au Canada et aux États-Unis, et à l’Annexe E, les classes permises lors de
voyages internationaux. Les réservations auprès de transporteurs aériens non
inscrits aux annexes D et E doivent être effectuées dans une classe permise
équivalente.
3.1.1. Le Collège royal ne rembourse pas les certificats de surclassement, les
milles de programmes personnels de récompense ou l’accès aux salons des
aéroports.
3.1.2. Les coûts liés au transport aérien qui ne sont pas payés d’avance peuvent
être remboursés, y compris :
o
o
o
o
o
Les frais de modification en raison de nouveaux horaires et d'annulations
de vols
Frais d’améliorations aéroportuaires
Taxe d’aéroport de départ
Frais de sélection de siège
Frais d’excédent de bagages ou pour bagages de poids excédentaire
3
Titre :
Politique sur les voyages d’affaires
3.2. Train
Les voyageurs peuvent se rendre par train entre le lieu de départ et le lieu de
l'activité, dans les classes et catégories permises décrites à l’Annexe D.
3.3. Autocar
Les voyageurs peuvent se rendre par autocar entre le lieu de départ et le lieu de
l’activité (tous les services d’autocar sont autorisés).
3.4. Voiture de location
Les voyageurs peuvent utiliser une voiture de location pour se rendre vers le lieu
de l'activité ou dans les lieux prévus à cet effet durant l’activité en choisissant l’une
des catégories permises présentées à l’Annexe D.
3.4.1. Les voitures de location peuvent être utilisées au Canada et aux États-Unis
seulement à des fins de sécurité.
3.4.2. Dans certains cas, il est possible d’utiliser une voiture de location à
l’étranger en obtenant au préalable l'autorisation d'un directeur, d'un
gestionnaire ou d'un délégué du Collège royal.
3.4.3. Le nom du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada et le nom
du voyageur doivent être inscrits sur le contrat de location à des fins
d’assurance.
3.4.4. Il n’est pas obligatoire de se procurer une assurance auprès de l'entreprise
de location de voiture lorsque le voyage est effectué au Canada.
3.5. Véhicule personnel
Les voyageurs peuvent utiliser leur propre véhicule pour se rendre vers le lieu de
l’activité ou dans les lieux prévus à cet effet durant l’activité.
3.5.1. Les voyageurs ne peuvent réclamer que le kilométrage nécessaire pour
assister à l’activité.
3.5.2. Le Collège royal se dégage de toute responsabilité pour les réclamations des
voyageurs résultant de l’utilisation de leur véhicule personnel.
3.5.3. Le Collège royal n’est pas responsable de l’assurance et du versement des
primes d’assurance liées aux véhicules personnels.
3.5.4. Le taux par kilomètre payable pour l’utilisation d’un véhicule personnel est
précisé à l'Annexe F. Il couvre toutes les dépenses liées à l’utilisation du
véhicule, y compris (sans toutefois s’y limiter) :
o
L’essence, l’huile et tous les lubrifiants;
o
Les frais de remorquage, d’entretien, de réparation et de nettoyage;
o
Les infractions aux règlements (contraventions de stationnement ou
pour excès de vitesse, etc.);
o
Les primes d’assurance ou les augmentations de ces primes.
4. Stationnement
Tous les frais de stationnement peuvent être remboursés.
4.1.1. Le service de voiturier ne doit être utilisé que lorsqu’aucune autre possibilité
de stationnement n'est offerte.
4.1.2. Les amendes pour les contraventions de stationnement ne sont pas
remboursées.
4
Titre :
Politique sur les voyages d’affaires
5. Transport local
Lors d’un voyage, il est possible d’utiliser un taxi, une voiture urbaine, une navette et
d'autres services de transport local.
5.1.1. Les pourboires ne font pas partie des frais d'utilisation des formes de
transport décrites à l’article précédent.
6. Hébergement
Les frais d'hébergement durant le voyage et la participation à une activité sont
remboursés conformément à ce qui est précisé à l'Annexe F.
6.1. S’il s’avère impossible d’obtenir un hébergement offrant un tarif inférieur ou égal à
celui qui est précisé à l'Annexe F, le voyageur doit obtenir au préalable une
autorisation de la part d'un directeur, d'un gestionnaire ou d'un délégué du Collège
royal pour se faire rembourser le montant intégral.
6.2. Les frais d’utilisation d’Internet sont remboursés, lorsqu’ils ne sont pas inclus dans
le tarif des chambres.
6.3. Le nombre de nuitées ne doit pas être supérieur au nombre de jours consacrés à
l’activité, à moins qu’une nuitée supplémentaire ne soit nécessaire en raison de
l’horaire de vol et de l’activité, ou de retards imprévus (p. ex., surréservation,
catastrophes naturelles, grèves, etc.).
7. Frais de repas et frais accessoires
Les frais de repas et les frais accessoires inhérents à un voyage sont remboursés
conformément à l’Annexe F.
8. Assistance et assurance voyage
8.1. Voyages au pays
8.1.1. Tous les voyageurs doivent avoir une carte d’assurance maladie provinciale
(p. ex., Assurance-santé de l’Ontario). Tous les voyageurs doivent la porter en
tout temps.
8.1.2. Tous les voyageurs doivent faire appel aux fournisseurs de soins de santé ou
aux services d'urgence au besoin.
8.1.3. Tous les accidents, blessures et problèmes similaires, qu’elle qu’en soit la
gravité, doivent être signalés à un directeur, un gestionnaire ou un délégué du
Collège royal.
8.1.4. Le Collège royal offre une assurance contre les accidents de voyage (décès
accidentel-mutilation) en cas de perte ou de maladie durant un voyage.
8.2. Voyages à l’étranger
8.2.1. Pour toute forme d'aide (médicale, sécurité et assistance voyage), les
voyageurs doivent communiquer immédiatement avec International SOS.
8.2.2. Les voyageurs doivent assumer les frais médicaux d’urgence de 500 $ ou
moins et soumettre le reçu au Collège royal aux fins de remboursement.
International SOS fera approuver tous les frais médicaux de plus de 500 $ par le
Collège royal.
8.2.3. Tous les accidents, blessures et problèmes similaires, qu’elle qu’en soit la
5
Titre :
Politique sur les voyages d’affaires
gravité, doivent être signalés à un directeur, un gestionnaire ou un délégué du
Collège royal.
8.2.4. Le Collège royal offre une assurance contre les accidents de voyage (décès
accidentel-mutilation et besoins médicaux à l'étranger) en cas de perte ou de
maladie durant un voyage.
8.2.5. Le voyageur qui choisit d’effectuer un séjour personnel à l’étranger durant ou
après son voyage d'affaires pour le compte du Collège royal doit se procurer une
assurance voyage personnelle (p. ex., Assistance médicale globale de La GreatWest), puisque l’assistance d’International SOS n’est offerte que lors d’un
voyage d’affaires effectué au nom du Collège royal.
Rôles et responsabilités :
Services intégrés
•
•
•
Peaufiner et actualiser cette politique au besoin et la soumettre aux fins d’approbation.
•
Négocier et gérer les services des fournisseurs et de l’agence de gestion des voyages.
Répondre aux questions relatives à cette politique et au programme de voyages.
Élaborer et gérer un programme de voyages global en fonction des besoins des
voyageurs et des activités du Collège royal.
Finances
•
S'assurer que les demandes de remboursement sont approuvées et signées par un
directeur ou un gestionnaire (ou un délégué).
•
•
S’assurer que les codes du grand livre (ou centres de coûts) sont exacts.
S’assurer que les demandes de remboursement sont traitées.
Directeur, gestionnaire ou délégué
•
•
Déterminer si un voyage est nécessaire et l'approuver.
•
S’assurer que tous les frais étaient liés aux activités du Collège royal et que les reçus à
l’appui ont été joints à la demande de remboursement.
•
S’assurer que les demandes de remboursement sont conformes à la politique et qu’elles
sont vérifiées et approuvées avant le remboursement.
Distribuer cette politique aux personnes qu’il supervise et donner des conseils au sujet
des types et des niveaux de dépenses qui peuvent être engagées.
Voyageur
•
Prendre connaissance des dispositions de cette politique et s’y conformer.
6
Annexe A : Liste de contrôle pour un voyage au pays
1. Envisager des solutions de rechange telles les téléconférences et les
vidéoconférences
2. Obtenir une autorisation appropriée le cas échéant
3. Prendre connaissance de la Politique sur les voyages d'affaires et s’y conformer
4. Effectuer les réservations auprès de l’agence de gestion des voyages du Collège royal
5. Vérifier les crédits de vols émis à son nom et s’assurer qu’ils sont utilisés ou
transférés avant la date d’expiration
6. Revoir son itinéraire lorsque l’agence de gestion des voyages le remettra et en
fournir une copie à son superviseur le cas échéant
7. Comprendre toutes les politiques des fournisseurs en matière de modification et
d'annulation des réservations
8. Procéder aux modifications ou aux annulations de réservations conformément à la
politique des fournisseurs en matière de remboursement ou de crédit
9. Vérifier l’horaire de vol, de train ou d’autocar 24 heures avant l'heure de départ
10.Apporter une copie de l’itinéraire ainsi que les pièces d'identité appropriées au
comptoir d’enregistrement (aéroport, train, autocar)
11.Apporter sa carte d’assurance-maladie provinciale au cas où vous devriez voir un
médecin ou vous rendre à l’hôpital durant votre voyage
12.Conserver tous les reçus à joindre à la demande de remboursement ou au rapport
d'utilisation de la carte de crédit
13.Vérifier l’horaire de vol, de train ou d’autocar pour le voyage de retour 24 heures
avant la date de départ
7
Annexe B : Liste de contrôle pour un voyage à l'étranger
1. Envisager des solutions de rechange telles les téléconférences et les
vidéoconférences
2. Obtenir une autorisation appropriée le cas échéant
3. Prendre connaissance de la Politique sur les voyages d'affaires et s’y conformer
4. Effectuer des recherches
a. Vérifier l’information sur le lieu de l’activité, comme les risques médicaux, les
risques pour la sécurité, les risques pour les voyageurs, les us et coutumes et les
caractéristiques culturelles
•
Parmi les ressources disponibles, consulter International SOS et
Gouvernement du Canada
•
Déterminer s’il existe un danger à se rendre dans le pays où a lieu l’activité
b. Vérifier les vaccins requis
•
Parmi les ressources disponibles, consulter International SOS, Gouvernement
du Canada
•
S’assurer de recevoir les vaccins avant le voyage
c. Vérifier les exigences en matière de visa et les autres conditions d’entrée
•
Consulter entre autres le site Web du consulat où aura lieu l’activité, l’agence
de gestion des voyages du Collège royal, International SOS et Gouvernement
du Canada
•
S’assurer d’avoir le temps d'obtenir ces documents
d. Vérifier son passeport et s'assurer qu'il sera valide plus de six mois après la date
de départ
5. S’assurer d’obtenir les passeports, les visas, les documents d’entrée requis, ainsi que
les vaccins ou médicaments requis ou recommandés
6. Effectuer les réservations par l'entremise de l’agence de gestion des voyages du
Collège royal
7. Lorsque les réservations seront faites, le voyageur recevra automatiquement un
courriel d’International SOS
a. Lire les instructions du courriel
b. Lire aussi les avertissements en matière de voyage, de santé et de sécurité
c. Télécharger la demande d’assistance pour téléphones intelligents
d. Confirmer que les avertissements ont bien été lus et compris en cliquant sur
le bouton « Confirm » dans le courriel
8. S’inscrire au service d'inscription des Canadiens à l'étranger
9. Être à l’affût de l’information au sujet du lieu de l'activité, comme les avertissements
en matière de santé, de sécurité et de voyage, les exigences en matière de visas et
les conditions d'entrée
10. Vingt-quatre heures avant le départ, le voyageur recevra un courriel de confirmation
de la part de l’agence de gestion des voyages au sujet de ses réservations
11. Apporter une copie de l’itinéraire, le passeport, le visa, la fiche d’immunisation et les
médicaments
12. Si un séjour personnel est prévu par la suite à l'étranger, s’assurer de se procurer
une assurance voyage appropriée (p. ex., Assistance médicale globale de La Great8
West) puisque l’assistance d’International SOS n’est offerte que lors d’un voyage
d’affaires effectué au nom du Collège royal.
13. Prendre contact avec le Collège royal une fois arrivé sur les lieux de l’activité
14. Conserver tous les reçus à joindre à la demande de remboursement ou au rapport
d'utilisation de la carte de crédit
15. Vérifier l’horaire de vol, de train ou d’autocar pour le voyage de retour 24 heures
avant la date de départ
9
Annexe C : Fournisseurs choisis par le Collège royal
Transport par avion :
• Air Canada
•
•
•
•
Porter Airlines
Westjet
Emirates Airline
Qatar Airways
Transport par train :
•
Via Rail
Voiture de location :
•
Service de location de voitures Budget
Hôtels :
•
•
•
•
•
The Westin Ottawa
The Fairmont Chateau Laurier Ottawa
Arc the Hotel Ottawa
The Marriott Downtown Ottawa
The Delta Ottawa
10
Annexe D : Classes et catégories permises lors de voyages au Canada et
aux États-Unis
Remarque : Les réservations auprès de transporteurs aériens, ferroviaires et de
services de location de voiture non inscrits ci-dessous doivent être effectuées dans
une classe ou catégorie équivalente, conformément à cette annexe.
Air Canada
Tango
Permis
Flex
Latitude
Permis
Permis si la durée totale des segments + durée
totale des escales est de plus de trois heures
Westjet
Économie
Permis
Flex
Plus
Permis
Permis si la durée totale des segments + durée
totale des escales est de plus de trois heures
Porter
Fixe
Permis
Flexible
Permis
Liberté
Permis si la durée totale des segments + durée totale des
escales est de plus de trois heures
VIA Rail
Tarif en ligne
Permis
Économie
Permis
Économie Plus
Permis
Affaires
Permis
Affaires
Plus
Non
permis
Voiture de location Budget
Compacte
Permis
Intermédiaire
Permis
Standard
Permis
Pleine
grandeur
Permis
11
Annexe E : Classes et catégories permises lors de voyages effectués à l’extérieur
du Canada et des États-Unis
Remarque : Les réservations auprès de transporteurs aériens, ferroviaires et de services
de location de voiture non inscrits ci-dessous doivent être effectuées dans une classe ou
catégorie équivalente, conformément à cette annexe.
Air Canada
Classes économiques
Tango
Permis
Flex
Permis
Classes affaires
Latitude
Permis
Affaires (plus bas
tarif)
Permis
Affaires (Flex)
Non permis
Qatar Airways
Classes économiques
Flexible
Permis
Classes affaires
Affaires (semiflexible)
Permis
Affaires
(flexible)
Non permis
Emirates Airways
Permis
Classes économiques
Classes affaires
Économie
Affaires
Permis
12
Annexe F : Directives et modalités de remboursement
Remboursement des frais d’hébergement
Au Canada = jusqu’à 325 $
Le Collège royal rembourse un montant maximal de 325 $ la nuitée, y compris les
taxes et autres frais. Celui-ci ne comprend que l’hébergement et non les frais de
repas et frais accessoires, le stationnement, le service Internet ou les interurbains.
À l’étranger (y compris les États-Unis)
Un remboursement sera accordé pour le coût d'une chambre d'hôtel de base dans un
hôtel quatre diamants (ou quatre étoiles) affilié à l'American Automobile Association
(AAA).
Frais de repas et frais accessoires
Jour(s) de voyage = jusqu’à 50 $
Il s’agit d’un jour non consacré à l'activité mais aux aller-retour entre le lieu de
l'activité et le point de départ.
Jour(s) d’activité = jusqu’à 50 $ lorsque deux repas sont fournis.
Jour(s) d’activité = Jusqu’à 150 $ lorsque moins de deux repas sont fournis.
Jour que le voyageur consacre à une activité.
Regroupement des montants du remboursement
Il est possible de regrouper les montants du remboursement des frais engagés
durant les jours de déplacement et d’activité. Par exemple, pour deux jours de
déplacement (50 $ x 2) et un jour d’activité (150 $ x 1), le remboursement peut aller
jusqu’à 250 $.
Véhicule personnel
Le remboursement accordé par le Collège royal est de 54 cents le kilomètre
lorsque le voyageur utilise son véhicule personnel.
Modalités de remboursement
1. Le voyageur doit remplir le formulaire de demande de remboursement et le
soumettre à l’approbation d’un directeur, d’un gestionnaire ou d’un délégué du
Collège royal.
2. Des reçus sont exigés pour obtenir le remboursement des dépenses effectuées.
3. Aucun reçu n’est exigé pour le kilométrage effectué avec un véhicule personnel
ou pour le coût du billet d'avion ou de train imputé directement au numéro de
compte du Collège royal.
4. Tous les reçus doivent être joints au formulaire de demande de remboursement.
Il est possible de fournir une version photocopiée ou numérisée. En cas de perte
d'un reçu officiel, il est possible de soumettre un reçu écrit à la main portant la
signature d’un directeur, d’un gestionnaire ou d’un délégué du Collège royal.
5. Les formulaires de demande de remboursement dûment remplis et les reçus
doivent être soumis dans un délai de 40 jours ouvrables suivant la date du
voyage.
6. Les Services financiers du Collège royal émettront un remboursement lorsque
tous les formulaires et reçus dûment approuvés seront reçus.
7. Tous les voyageurs qui soumettent des formulaires de demande de
remboursement doivent s’inscrire auprès des Services financiers pour obtenir leur
remboursement par transfert électronique de fonds.
13