Charte d`archivage et tableau de gestion

Charte d’archivage
et
tableau de gestion
Pour connaître les délais de conservation et modalités de tri de ses archives, on élabore,
en étroite collaboration avec le service des archives territorialement compétent, un tableau de
gestion (également appelé « charte d’archivage »).
Une enquête préalable dans les services permet de connaître :
•
•
•
•
Les attributions du service
Ses procédures administratives
La nature des documents et dossiers qu'il produit et reçoit
La composition type des dossiers
• Les modes de classement
• Le format des informations (papier, électronique)
• L'existence de doubles.
Il convient également de répertorier les anciens bordereaux d’élimination et/ou de versement qui
permettent d’identifier les documents éliminables ou à conserver.
Sur cette base, et au vu des textes légaux et réglementaires (codes, lois, circulaires et
règlements divers) en vigueur établissant soit des délais de conservation explicites, soit
des délais de recours, on peut ensuite établir le tableau de gestion, qui va définir pour chaque
catégorie de document ou de dossier :
• Le délai d’utilité administrative (DUA)
• L’option (ou sort final) à l’issue de ce délai :
- C = conservation définitive et versement aux A.D.
- E = élimination avec visa d'élimination
- T = tri selon des modalités variables
- E = échantillonnage
• Les modalités de tri
Tout tableau de gestion doit être daté et signé par le responsable du service producteur et
le directeur des Archives départementales, ce qui en fait un véritable contrat d'archivage.
Ces outils ont pour première finalité de permettre ensuite la planification des éliminations
et versements. Le tableau de gestion ne remplace toutefois pas le bordereau d'élimination : toute
proposition de destruction indiquée dans le tableau doit ensuite faire l’objet d’un bordereau, à
faire viser préalablement par le directeur des Archives départementales.
1
EXEMPLE DE TABLEAU DE GESTION
LA DIRECTION DE LA PROTECTION MATERNELLE ET INFANTILE
SECRETARIAT
Type de documents Durée d’utilité Sort final Communicabilité Observations Sauf mentions concernant la vie privée
Administrative (DUA) Chrono courrier
2 ans
E
I
Avis de situation de
danger adressés par
d'autres départements
3 ans
E
50 ans
Documentations
reçues par
des associations
Durée de validité
E
I
SERVICES DES ASSISTANTS MATERNELS
(un dossier par centre)
Type de documents Durée d’utilité Sort final Communicabilité Observations Administrative (DUA) Dossiers assistants
maternels qui passent
devant la Commission
consultative paritaire
départementale des
Assistants maternels
(CCPD)
10 ans
T
50 ans
Cette commission
statue sur les retraits,
les suspensions ou les
modifications
d'agrément
Dossiers individuels
(agrément, correspondances, attestation de
formation, retrait
d'agrément...)
6 ans après le dernier
agrément
T
50 ans
Ne garder
que les lettres
B et T
Dossiers de formation
obligatoire et
complémentaire des
Assistants maternels
6 ans
E
50 ans
Factures
de fonctionnement
5 ans après la clôture du
marché
E
I
Originaux à la direction
des finances et
des marchés
Pièces de marché
(cahier des charges)
2 ans
E
I
Originaux à la direction
des finances et
des marchés et à la
paierie départementale
Dossiers d'élections à la
CCPD (élections tous
les 6 ans
des représentants des
assistants maternels)
20 ans
C
I
Intérêt historique
Hier, aujourd’hui, demain
les Archives de l’Essonne
2