Etat de l`art du collaboratif et panorama de l`offre logicielle

Transcription

ADBS
Etat de l’art du collaboratif
Gonzague Chastenet de Géry
OUROUK
26 novembre 2010
[email protected]
Etat de l'art du collaboratif - 26/11/2010
1
Sommaire

De quoi parlons-nous ?

Les usages

Les nouveaux rôles
2
Les outils collaboratifs
Accélérer les
échanges
Partager et capitaliser
Faciliter l’accès à
l’information
Communication
Échange
Échange
d'information
d'information
•• E-mail
E-mail &
& notifications
notifications
•• SMS
SMS –– mobile
mobile -- PDA
PDA
•• Forums
Forums et
et "chat"
"chat"
•• Sondage
Sondage –– enquête
enquête
•• Calendrier
Calendrier partagé
partagé
•• Portail
Portail
•• ...
...
Coordonner les efforts
Coordination
Pilotage
Pilotage des
des acteurs
acteurs
•• Processus,
Processus, plan
plan
d'action
("Workflow")
d'action ("Workflow")
•• Gestion
Gestion de
de projet
projet
•• Planification
Planification (agendas
(agendas
partagé)
partagé)
•• …
…
Co-travail
Connexion
Partage
Partage de
de référentiels
référentiels
d’informations
d’informations et
et de
de
documents
documents
•• Classement
Classement et
et mise
mise àà
disposition
de
disposition de
documents
documents
Partage
Partage des
des outils
outils et
et
des
savoir-faire
des savoir-faire
•• Téléconférence
Téléconférence
•• Historique,
Historique, versions
versions
•• Web
Web conférence
conférence ::
partage
partage d'applications
d'applications
("Net
Meeting")
("Net Meeting")
•• Gestion
Gestion du
du contenu
contenu
•• Wiki
Wiki
•• Blog
Blog
•• …
…
•• Outils
Outils de
de recherche
recherche
•• ...
...
Gestion
Gestion des
des accès
accès // sécurité
sécurité (annuaire,
(annuaire, …)
…)
3
Quatre outils pour échanger en groupe rapidement

Portail de publication (+ GED)

Commentaires
Un auteur responsable de la ligne
éditoriale
Des commentateurs souhaités sans
limite
Wiki

Contenu
Blog

Une ligne éditoriale
Nombre d’auteurs limités
Un modérateur
Pas de commentaires souhaité
Plusieurs auteurs qui convergent par
itération
Un modérateur possible
Commentaires possibles des auteurs
Forum

Ligne éditoriale par le titre du forum
Plusieurs auteurs qui se commentent en
chaîne
Un modérateur possible
4
Environnement collaboratif , le point de vue d ’un acteur du projet :
un accès unique aux experts et aux outils pour résoudre des problèmes
au quotidien
Comment comprendre
rapidement les enjeux du projet ?
Quelles sont les dernières
mises à jour réglementaires ?
Comment partager avec
les autres acteurs
une réflexion sur l ’impact
de la …. ?
Portail du projet
Comment les autres entités
De …. ou en dehors
ont-elles mises
en œuvre … ?
Qui sont les chefs de projet …
au sein de … ?
Qui est l ’expert
de XXX
?
Quels sont les sites internet
ou intranet traitant de … ?
5
Environnement de collaboration , le point de vue collectif :
Tous les acteurs autorisés partagent un même niveau
d ’information et constituent progressivement un référentiel
Partage d ’informations :
- créer une bibliothèque du projet
- élaborer en groupe un document
- alerter en publiant des messages
- rechercher dans l ’historique du projet
- etc.
Collaboration :
- résoudre des problèmes ou anticiper
des risques en partageant des
questions/réponses
- réduire les délais en notifiant des
tâches ou des documents
- etc.
Suivi :
- formaliser la validation d ’étape
ou de document
- suivre l ’avancement d ’un rapport
- etc.
t
Discussion et notification
Classement, recherche et consultation via le forum du projet
de tous types de documents
ou la messagerie
Portail du projet
6
Deux grands types de processus collaboratifs
Production d’information
Accès à l ’information
• Processus structurés : Qualité, doc. technique, évaluation, etc.
• Processus itératifs : Communautés, Devis, projets, etc.
produire capturer
valider
stocker
indexer
publier
diffuser
rechercher
interagir
archiver
7
L’intégration des modules collaboratifs est d’autant plus
nécessaire que la collaboration souhaitée est forte.

Un environnement collaboratif
va devenir un outil de
production et de diffusion de
connaissance s’il permet de
faire vivre le savoir et le retour
d’expérience d’une
communauté.
Pour ce faire, il est nécessaire
qu’il devienne l’outil de travail
au quotidien et donc intègre les
différentes fonctions.
Intégration
Intégration des
des applications
applications sur
sur une
une plate-forme
plate-forme de
de
travail
travail collaboratif
collaboratif
Workflow
Email
Equipe A
Gestion
de projet
Calendrier
Equipe B
Intégration
Gestion de
document
Messagerie
instantanée
Conférence
virtuelle

Sans culture de travail en
groupe pré existante, l’usage
d’un tel environnement est peu
plausible.
8
CMS + GED + portail
+ structuration
Documents en pièces jointes
Contenus documentaires
extraits (titre, méta données,
paragraphe, etc.) :
- les plus récents
- les plus pertinents
-…
(GED)
Contenu éditorial
(CMS)
¾¾Un
Unenjeu
enjeu: :l’intégration
l’intégrationentre
entrelalaGED
GEDet
etleleCMS.
CMS.
¾¾Une
contrainte
:
le
respect
des
droits
d’accès
Une contrainte : le respect des droits d’accès
9
Chaque type de contenu doit être géré dans un outil adapté.
Type de contenu
Outil
Procédures et
réglementation
Portail de
publication
+ GED
Savoir faire tiré de
l’expérience
Wiki + workflow de
publication
Retour terrain
Forum/blog
Questions/réponses
Forum
Métriques
Portail de
publication +
commentaires
Travaux en cours
Publication/news
Contenus/Données
structurées
Base de données +
portail
…
…
10
Naviguer entre plusieurs niveaux d’information
Les liens de navigation sont physiques ou logiques.
REX
Document de référence
Document connexe
Extraits
Guide métier
Document générique
Autre
méta donnée
Modèle de document
Problématique client
Glossaire
Communication
Organisation
Document
Titre
Thème/concept/processus
Site Web
Résumé
Commentaire
Acteurs
Cartographie
Expert
Ouvrage
de référence
Documentation
Activité/projet
FAQ
Métrique
¾¾Une
Unebonne
bonneperformance
performancede
denavigation
navigationest
estun
unfacteur
facteurde
desuccès.
succès.
La gestion des contenus
11
Panorama du marché français
ECM
ECM
ECM
ECM
départemental
départemental
entreprise
entreprise

Documentum
Opentext
FileNet/IBM
Interwoven
Oracle (Stellent)
Ever
Archimed (Noesys)
SharePoint 2010

Lotus Notes
Sharepoint 2007
Dip systèmes
Ennov
Webfolio
Axemble (Vdoc)
Docubase
Knowing
…
Libre
Libre
CMS
CMS

Sharepoint
Vignette
Jalios
Jahia
Noheto
Kosmos

Alfresco
Zope
Nuxeo
CMS
eZpublish
Drupal
Typo3
SPIP
¾¾Une
Uneplate
plateforme
formeGED
GEDunique
uniquepour
pourtoute
toute l’entreprise
l’entreprise??
¾Deux
¾Deuxdomaines
domainespeu
peucompatibles
compatibles: :une
uneGED
GEDde
deproduction
productionetetune
uneGED
GEDen
enlibre
libreservice.
service.
¾Il
existe
aussi
des
éditeurs
de
documentation
structurées
ou
des
éditeurs
spécialisés
¾Il existe aussi des éditeurs de documentation structurées ou des éditeurs spécialiséspar
partype
typede
de
documents
(photothèque,
brevets,
Qualité,
etc.).
documents (photothèque, brevets, Qualité, etc.).
12
Sommaire

Les usages

Les nouveaux rôles
13
Les nouveaux usages

Interactivité avec les centres de documentation - service de
questions/réponses (esprit web 2.0)

Gestion (de la documentation) des projets (industrie, informatique,
etc.)

Gestion et animation de communautés de pratiques (bibliographie,
gestion des travaux, etc.)

Gestion de référentiels d’entreprise

Knowledge management

Gestion de portails d’entreprise en « co-propriété »

Publication multicanal / multi support (papier, web, petit et grand
écrans)

Records management/archicage électronique

Veille

Self service administratif

…
14
Une trajectoire plus qu’une cible

La mutualisation des moyens
et la gestion globale se
mettent en œuvre par
périmètre autour d’un usage :

local

global
Usages
Outils principaux
Bibliothèque
d’entreprise
GED, médiathèque,
DAM, documentation
technique
Environnement projet
Collaboratif, GED et
archivage

Ces projets s’additionnent.
Publication
GED et CMS, portail,
progiciel documentaire

Le déploiement est
généralement pluri annuel, y
compris pour un usage.
Knowledge
management
Portail, GED, collaboratif,
CMS, recherche
Records management
& archivage
Workflow, archivage
Dématérialisation de
processus
Workflow, GED,
formulaire, intégration SI

Par où commencer ?
Comment anticiper les
besoins futurs ?
…
Comment cartographier ?
15
Animer une communauté
Publication
Publication
d’une
d’une
information
information
Questions
Questions
/réponses
/réponses
Animation
Animation
de
deréunion
réunion
Accueil
Accueil
d’un
d’unmembre
membre
•
•
•
•
•
•
•
•
Alerte
Alerte
Savoir académique
Guide métier
Méthodologie
Actualité
Calendrier/événement
Point de vue d’un
membre
Retour d’expérience
Questions/réponses
Départ
Départ
d’un
d’unmembre
membre
•
Forum
•
Bibliographie
•
Liste d’experts
•
Carnet d’adresses
•
Vocabulaire commun
•
Profil des participants
•
Charte de la communauté
Organisation
Organisation
d’un
d’unévénement
événement
Enquête
Enquête
d’opinion
d’opinion
Rédaction
Rédaction
collective
collective
d’un
d’unlivrable
livrable
¾¾Un
Unanimateur/modérateur
animateur/modérateurest
estindispensable
indispensablepour
pourpiloter
piloterl’animation
l’animationde
delalacommunauté.
communauté.
¾¾Une
communauté
s’inscrit
dans
un
cycle
de
vie.
Une communauté s’inscrit dans un cycle de vie.
¾¾La
production
La productiond’un
d’unlivrable
livrabledonne
donnedu
dusens
sensààlalacommunauté
communautémétier
métier. .
16 16
Le partage d’information requiert des médiateurs.
CAPITALISATION
Processus
Question/
réponse
BRASSAGE
Blog
Confiance
Forum
Intranet
Base
documentaire
Wiki
¾
¾Processus
Processuset
et confiance,
confiance,deux
deuxconditions
conditionspour
pourinstaurer
instaurerun
unpartage
partagedurable.
durable.
17
Quels outils pour quels usages ?
Processus
métier
Classement
courant
Processus
administratif
Publication
Gestion des
connaissances
Archivage
Serveur
de
fichiers
Application métier
Base
documentaire
Workflow
Intranet
Wiki
Formulaire
Messagerie
¾¾Promouvoir
Promouvoirdes
desbonnes
bonnespratiques.
pratiques.
18
Sommaire

Les usages

Les nouveaux rôles
19
Nouveaux usages, nouveaux métiers ?

Les outils collaboratifs veulent supprimer les
intermédiaires …

mais ils requièrent des fonctions de support :

Administration

Animation

Contrôle

Valorisation
et des concepteurs et des promoteurs.
20
Nouveaux usages, nouveaux rôles

Document & Information manager

Knowledge manager

Responsable éditorial de site web/portail d’entreprise

Animateur de communauté métier

Administrateur fonctionnel de référentiel documentaire

MOA ECM

Chef de projet collaboratif

Chef de programme ECM

Architecte des contenus

…
21
Quelles compétences ?

Gestion du programme ECM

Gestion des contenus

Connaissance des outils
Modélisation processus et contenus
Référentiel de métadonnées d’entreprise
Collaboration en équipe projet avec les métiers, la Communication, la
DSI
…
Cartographie et qualification des bases
Indexation adaptée
Publication dans des environnements métier
Animation de communautés métier
Qualification des documents
Revue des fonds documentaires (ex : documentation projet)
Rédaction de résumé
…
Animateur de « grosses têtes - fortes têtes »
22
Chantiers
fonctionnels
Une gestion en mode Programme
Pilote 1
Pilote 2
Déploiement
Gouvernance
globale
Initiatives
locales
...
Chantiers
techniques
Gestion de
programme
• Concevoir
• Elaboration itérative de la cible/charte
• Suivi et gestion projet
• Pilotage conduite du changement/formation
• Coordination des besoins utilisateurs
• Plan qualité
• Relation avec éditeurs
• Communication
• Convaincre
• Mettre en mouvement
• Guider
• Apprendre de la pratique
• Coordonner
Architecture
Integration
Administration système
Relation éditeurs technique
23 23