modalites de fonctionnement et de gestion de la carte affaires

Annexe
MODALITES DE FONCTIONNEMENT ET DE GESTION
DE LA CARTE PROFESSIONNELLE AU SEIN
DU CONSEIL GENERAL DES DEUX-SEVRES
I – Objet
La carte professionnelle (ou « carte affaires ») a pour but de faciliter les modalités de
paiement de prestations désignées de manière exhaustive à l’occasion des missions du
Président sur le territoire national ou à l’étranger.
Il est prévu de mettre en place ce dispositif uniquement pour le règlement des frais de
missions, de déplacements et de représentation en France et à l’étranger.
La carte professionnelle est nominative et adossée sur un compte bancaire personnel ouvert
à cet effet par son titulaire. Le contrat individuel conclu avec la Société Générale est au nom
de Eric GAUTIER.
Pour la collectivité, le dispositif de carte professionnelle permet un meilleur suivi des
dépenses professionnelles grâce notamment à la fourniture, par l’émetteur de la carte, de
relevés détaillés et d’états statistiques sur les opérations réalisées au moyen de la carte.
Pour le titulaire de la carte professionnelle, le différé de paiement attaché à ladite carte
permet à la collectivité de rembourser le titulaire des frais engagés avant que son compte ne
soit prélevé des opérations effectuées au moyen de celle-ci.
Les limites, adoptées par la Commission permanente, sont fixées :
en France :
 aux crédits votés par l’Assemblée délibérante et 1 500 € maximum par
période de 30 jours.
à l’étranger :
 10 000 € maximum par période de 30 jours (crédits votés par l’Assemblée
délibérante).
-
La carte est assortie d’un différé de paiement de 60 jours à compter de la date d’arrêté
des opérations par l’établissement émetteur.
-
Le département des Deux-Sèvres alimente le ou les comptes bancaires concernés dans
les deux mois à compter de la date de paiement effectué par la banque. Le ou les
comptes bancaires sont alimentés à hauteur des dépenses dûment justifiées par le
titulaire de la carte et au vu des relevés bancaires régulièrement transmis par la banque.
II – Dépenses éligibles
Les dépenses éligibles au dispositif de la carte affaires sont les dépenses effectuées dans le
cadre de activités électives et professionnelles de leur titulaire pour le paiement des frais
réels de missions, de déplacements et de représentation dont notamment :
-
Les frais d’hébergement et de restauration du Président : notes d’hôtel, de restaurant, de
bar ;
-
les frais d’hébergement et de restauration des personnes invitées par le Président :
notes d’hôtel, de restaurant, de bar ;
-
Les frais de déplacement, quel qu’en soit le mode ;
-
Les diverses prestations de services telles que : guides, interprètes, photographes,
droits d’entrée, etc… ;
-
Les frais postaux ;
-
Les achats divers dans le cadre des relations publiques.
Les dépenses à caractère personnel ou non liées à l’objet de la mission ne sont pas
éligibles et doivent être réglées par tout autre moyen de paiement à la disposition de celui
qui les engage.
Le cas échéant, si le titulaire s’acquitte du paiement de ces dépenses avec sa « carte
affaires », les dépenses ne seront pas remboursées par le département.
Il est précisé que les dépenses seront prises en charge quel que soit le mode de paiement
(terminal de paiement, espèces, paiement à distance, internet…).
III – Responsabilités du Département des Deux-Sèvres
Le Département des Deux-Sèvres, pour ce qui le concerne, s’engage à respecter les termes
du contrat signé avec la banque Société Générale et à alimenter le ou les comptes
concernés dans les conditions prévues avec l’établissement.
Le cas échéant, il supportera tous les frais inhérents à des retards d’approvisionnement.
IV – Gestion globale de la carte affaires
Le Conseil général des Deux-Sèvres confie à la Direction des Finances la gestion globale
de la carte professionnelle délivrée auprès du Président. Cette direction sera l’interlocuteur
unique de la banque en cas de besoin.
V – Modalités de remboursement des dépenses engagées par le titulaire de la carte
Le dispositif de la carte professionnelle ne modifie pas la nature des contrôles incombant au
comptable public.
A cet égard, il est précisé que la « facturette » éditée par le terminal de paiement
électronique du commerçant ne constitue pas une pièce justificative de la dépense. Le
titulaire doit donc fournir une facture portant la mention « facture acquittée par CB ».