Ascotel Voice Mail System AVS 5150 Mode d`emploi

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ascom
Ascotel Voice Mail System AVS 5150
Mode d’emploi
Table des matières
Mode d'emploi succinct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Le concept d’utilisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Accès aux fonctions de gestion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Menus vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Ecouter des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Options: Mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Options: Langue. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Options: CLIP + heure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Message d'accueil personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Nom. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Ne pas déranger. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Envoyer des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Vers le menu principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Utilisation messagerie vocale par touches configurées . . . 11
3 exemples de configuration de touche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1
Mode d'emploi succinct
Mode d'emploi succinct
ascom
Mode d'emploi succinct Voice Mail System
Pour accéder à votre boîte vocale personnelle:
1. Entrez le numéro de téléphone interne ou externe
de votre Voice Mail System.
Numéro interne
Numéro externe
2. Activez le mode transparent/DTMF, si nécessaire
(cela dépend du type de l'appareil).
3. Appuyez sur toute autre touche, si nécessaire:
4. Suivez les indications du système (menu parlé).
Ecouter les
messages
Options
Message
d'accueil
personnel
Nom
1
2
3
4
Ne-pasdéranger
Avis de
réception
de message
Envoyer
un
message
5
6
8
2
1
1
2
Mot de
passe
3
2
1
Suivant
2
9
2
9
3
9
1
2
3
9
Retour
En/Hors
Entrer
le no
de tel.
Ecouter
le no
de tel.
Retour
1
Langues Clip+Heure Retour
En/Hors
Ecouter Changer
1
8
Enreg., Effacer
changer
Ecouter
1
Retour
4
9
(Commutation
automatisée)
En/Hors
Ecouter
Vers
menu
principal
2
8
Enreg., Effacer
changer
2
9
Retour
9
Ecouter Changer Retour
5
8
Répéter Mémoriser Trans- Répondre Effacer
mettre
9
Retour
valable dès SW-V5.0
Remarque:
Le mode transparent/DTMF doit être activé
(p.ex. appuyer sur la touche *-longtemps).
No de commande: 20322329
No de document: 20322329fr_ka_000_b0
Menus parlés
Le concept d’utilisation
En votre qualité d’abonné de la messagerie vocale, vous possédez votre boîte
vocale personnelle. Celle-ci fonctionne comme un répondeur téléphonique,
c.-à-d. que les appelants entendent un message d'accueil et peuvent laisser un
message vocal. Le système de messagerie vocale AVS vous offre des possibilités
supplémentaires qui vont bien au-delà des fonctions usuelles des répondeurs.
On y trouve notamment la "commutation automatisée", la notification interne et
externe, l'envoi simultané de messages à des groupes, le plurilinguisme, etc.
L'utilisateur est guidé par des menus vocaux proposant diverses possibilités.
La rubrique de menu désirée est sélectionnée par entrée de caractères de numérotation DTMF (Dual Tone Multi Frequency) sur le clavier de votre téléphone.
Le téléphone doit pour cela être réglé en mode transparent/DTMF. Par défaut, les
téléphones Office 10, 25, 35, 45 et 130 sont automatiquement commutés dans
ce mode après libération d'une communication. Les téléphones Office 20, 30, 40,
100 et 150 doivent être commutés manuellement en mode transparent/DTMF,
après chaque communication. Cette opération est réalisée par une pression prolongée sur la touche * ou avec touche fox.
3
Accès aux fonctions de gestion
Procédez comme suit pour appeler votre boîte vocale personnelle:
1. Composez le numéro de RC ou le numéro SDA de votre système de messagerie vocale.
2. Assurez-vous que le téléphone émet des caractères de numérotation DTMF.
Au besoin, vous pouvez le commuter en mode transparent/DTMF par une
pression prolongée sur la touche * ou au moyen de la touche fox.
3. Vous entendez: "Veuillez introduire votre mot de passe". A la première utilisation, le mot de passe par défaut est "1234". Il est recommandé de modifier
immédiatement ce mot de passe afin qu'aucune personne non-autorisée ne
puisse écouter les messages qui vous sont destinés.
Note:
Si, après avoir appelé le système de messagerie vocale, vous entendez à
la place une annonce générale, cela signifie qu'aucune boîte vocale n'est
affectée à votre numéro d’abonné. Dans ce cas, adressez-vous à votre
administrateur du système.
4. Après introduction correcte du mot de passe, vous entendez: "Vous avez X
nouveaux messages et Y messages enregistrés" ou "Vous n'avez pas de
(nouveaux) messages". Vous vous trouvez maintenant dans le menu principal
des fonctions de gestion de votre boîte vocale et pouvez depuis là écouter des
messages, les éditer ou régler les options de votre boîte vocale personnelle.
Ces fonctions sont décrites en détail dans les paragraphes suivants.
4
Menus vocaux
Menus vocaux
Les paragraphes suivants décrivent les fonctions de gestion de votre boîte vocale
personnelle. Une fois que vous avez appelé votre boîte vocale, une voix vous propose toutes les possibilités du premier niveau de menu vocal, en vous indiquant à
chaque fois la touche correspondante.
Note:
A l'aide du mode d'emploi succinct (voir page 2), vous pouvez appeler
les fonctions de gestion désirées en introduisant leurs numéros au clavier, sans avoir à attendre le texte parlé correspondant. Ceci est vrai pour
les menus vocaux de tous les niveaux.
Ecouter des messages
Ce menu vous permet d'écouter les messages, de les conserver, de les retransmettre en interne avec ou sans commentaires, d'y répondre directement ou de les
effacer.
Ecouter les
messages
1
haz1310aafra0
1
2
3
4
5
8
9
Suivant
Répéter
Mémoriser
Transmettre
Répondre
Effacer
Retour
Note:
Veuillez relever que les messages restent normalement 30 jours dans
votre boîte vocale avant d'être automatiquement effacés. La durée de
conservation peut être modifiée par l'administrateur de votre système.
Veuillez respecter l'ordre des menus vocaux.
5
Menus vocaux
Options: Mot de passe
Il est conseillé de protéger par un mot de passe personnel l'accès à sa propre boîte
vocale. Le mot de passe est un nombre composé de quatre chiffres, 0..9. Les
caractères de numérotation DTMF * et # ne doivent pas être utilisés. Si le propriétaire d'une boîte vocale oublie son mot de passe, l'administrateur du système peut
le remettre à sa valeur par défaut, à savoir "1234". L’introduction du nombre
"0000" désactive l'invitation à introduire le mot de passe.
Options
2
1
Mot de passe
haz1311aafra0
1
2
Ecouter Changer
6
9
Retour
Menus vocaux
Options: Langue
Le système de messagerie vocale offre un choix de 3 langues système. La 1ère
langue est la langue par défaut. Vous pouvez changer la langue par défaut pour
votre boîte vocale. Toutes les annonces du système seront alors déclamées dans
la nouvelle langue choisie. Ceci est vrai, p. ex., pour le menu vocal des fonctions
de gestion de votre boîte vocale ou pour le message d'accueil par défaut à ceux
qui appellent votre boîte vocale.
Options
2
2
Langues
haz1312aafra0
1
2
9
Ecouter Changer
Retour
Options: CLIP + heure
L'heure, la date et (si disponible) le numéro d'appel de l'appelant sont automatiquement enregistrés lors de la réception d'un message. Avec cette option, vous
indiquez si vous voulez entendre ou non ces informations avant un message.
Options
2
haz1314aafra0
1
Mot de
passe
2
3
9
Langues Clip+Heure Retour
En/Hors
7
Menus vocaux
Message d'accueil personnel
Le système de messagerie vocale assigne à chaque boîte vocale un message
d'accueil par défaut, p. ex., "Vous êtes en contact avec la boîte vocale numéro
NNN". Ce menu vous permet d'enregistrer un message d'accueil personnel.
Le propriétaire de la boîte vocale peut écouter, modifier ou effacer à tout instant
le message d'accueil personnel.
Message d'accueil
personnel
3
haz1313aafra0
1
2
8
9
Ecouter
Enreg.,
changer
Effacer
Retour
Note:
Les appelants peuvent éviter le message d'accueil avec la "touche #"
et laisser immédiatement leur message.
Nom
C'est dans ce menu que vous pouvez faire enregistrer votre nom. Le nom remplace le numéro de boîte vocale dans le message d'accueil par défaut. L'appelant
entend alors: "Vous êtes en contact avec la boîte vocale de "Nom". De plus, le
nom enregistré est automatiquement rajouté lors de la retransmission d'un message.
Nom
4
haz1315aafra0
8
1
2
8
9
Ecouter
Enreg.,
changer
Effacer
Retour
Menus vocaux
Ne pas déranger
C'est dans ce menu qu'est activée ou désactivée la protection contre les appels
"Prière de ne pas déranger". Le système de messagerie vocale ne commute plus
aucun appel vers l'abonné qui a activé cette fonctionnalité. L'appelant entend
alors un texte vocal spécial qui lui propose d'autres possibilités de commutation.
Après l'activation ou la désactivation, un message lui indique quel est le réglage
en vigueur.
Ne-pas-déranger
5
En/Hors
haz1316aafra0
Notification
La notification externe sert à signaler sur un raccordement externe l'arrivée de
nouveaux messages dans votre boîte vocale. C'est dans ce menu qu'est introduit
le numéro d'appel du raccordement externe (jusqu’à 20 chiffres) et que la notification externe est activée, respectivement désactivée.
Avis de réception
de message
6
haz1317aafra0
1
2
3
9
En/Hors
Entrer le
no de tel.
Ecouter le
no de tel.
Retour
Note:
Il est possible que cette rubrique de menu ne soit pas proposée dans
votre menu vocal. Veuillez dans ce cas vous adresser à l'administrateur
de votre système. Il peut vous accorder l'autorisation de notification
externe.
9
Menus vocaux
Envoyer des messages
Vous utilisez cette fonction pour envoyer un nouveau message à une ou plusieurs
boîtes vocales. Elle est surtout pratique dans les situations suivantes:
• Vous souhaitez laisser un message au propriétaire d'une boîte vocale qui n'a
pas activé de renvoi sur le système de messagerie vocale.
• Vous aimeriez envoyer un message à plusieurs ou à tous les propriétaires de
boîte vocale en même temps. Il y a cinq groupes de boîtes vocales avec les
numéros par défaut 000, 001, 002, 003 et 099. L'administrateur du système
peut attribuer des boîtes vocales aux quatre premiers groupes. Le groupe 099
contient toujours la totalité des boîtes vocales.
Envoyer
un message
8
haz1318aafra0
Vers le menu principal
Vous pouvez, avec la touche 9, passer du menu principal des fonctions de gestion
de votre boîte vocale personnelle au menu principal de la "commutation automatisée". Vous entendez alors le texte d'accueil du menu d'entrée pour le mode
d'exploitation (jour, pause, nuit, jours fériés/vacances) présentement actif.
L'administrateur du système peut redéfinir les touches.
Vers menu principal
9
(Commutation automatisée)
haz1319aafra0
10
Utilisation messagerie vocale par touches configurées
Vous pouvez utiliser les touches librement programmables de votre téléphone
Office pour améliorer le confort d’utilisation des fonctions de messagerie vocale
les plus employées (p. ex., activer/désactiver le renvoi d'appel ou la retransmission
d’appel vers votre boîte vocale, consulter les messages reçus, etc.). Ces touches
sont configurées à l'aide de commandes de fonction. Il suffit ensuite d'une seule
pression de touche pour exécuter la fonction désirée.
Les exemples de configuration suivants s'appliquent aux téléphones Office 25, 30,
35, 40 et 45. La ligne y est prise automatiquement et la fonction configurée exécutée.
Les commandes de fonction des exemples ci-après ont la signification suivante: :
Commande
de fonction
Signification
I
Prendre une ligne
X
Déconnecter la communication
P
1 seconde de pause avant l'action suivante
N
Insérer le numéro d'appel introduit en préparation de la
numérotation
Z
Activer le mode transparent/DTMF
11
3 exemples de configuration de touche
Vous arrivez au menu de configuration d'une touche avec les trois étapes suivantes. Cette procédure vaut pour tous les exemples ci-après:
1. Actionnez la touche de menu jusqu’à apparition de la configuration (ou de la
programmation) et confirmer avec la touche fox ou
appuyer longuement sur la touche de menu
2. Actionnez la touche de menu jusqu’à ce que "Touches" apparaisse
et confirmer avec la touche fox
3. Appuyer sur la touche libre à configurer
La suite au point 4 des exemples ci-après
Note:
Une pression prolongée sur la touche désirée permet de passer
directement au menu de configuration de cette touche.
Exemple 1
Renvoi d'appel (RENV) ou retransmission d’appel (RDA) vers sa propre boîte vocale
4. Choisir "Touche de fonction" avec la touche fox et confirmer avec "Ok"
5. Choisir "Renvoyer" et "Abonné" ou "Retransmission d’appel" (RDA) avec la
touche fox et confirmer avec "Ok"
6. Les commandes de fonction affichées dans la mémoire 1 et 2 correspondent
maintenant aux fonctions choisies. La mémoire 1 contient la fonction
d'activation, la mémoire 2 la fonction de désactivation. Ces commandes de
fonction sont sauvées avec "Ok".
Activer (mémoire 1)
Désactiver (mémoire 2)
Renvoi d'appel
I*21N#PX
I#21PX
Retransmission d’appel
I*61N#PX
I#61PX
Pour activer le renvoi d'appel ou la retransmission d’appel, insérez en préparation
de la numérotation le numéro de votre système de messagerie vocale et appuyez
sur la touche de fonction correspondante. Une nouvelle pression sur la touche
désactive à nouveau la fonction.
12
Conseil:
Pour affecter également le numéro de votre système de messagerie
vocale à la touche de fonction, il faut éditer en conséquence le contenu
de la mémoire 1:
Activer le renvoi d'appel
I*21nnnPX
Activer la retransmission d’appel
I*61nnnPX
"nnn" représente ici le numéro de votre système de messagerie vocale .
Le numéro de votre boîte vocale sera attribué automatiquement et ne doit donc
pas être spécifié ici.
Note:
La fonction activée peut aussi être désactivée en appuyant sur la touche
fox sous "Réinitialiser".
Exemple 2
Entrée dans le menu principal des fonctions de gestion de votre propre boîte
vocale et consultation des messages
4. Choisir "Touche de numéro" avec la touche fox et confirmer avec "Ok"
5. Choisir l'emplacement de mémoire désiré avec la touche fox
6. Entrer les commandes de fonction suivantes:
"InnnZNf" où:
nnn
f
est le numéro du système de messagerie vocale
la fonction de gestion (p. ex., f=1 pour écouter des messages)
Pour activer la fonction, insérez en préparation de la numérotation le mot de
passe d’utilisateur de votre boîte vocale et appuyez sur la touche correspondante.
13
Conseil:
Pour mémoriser également le mot de passe de votre boîte vocale sur la
touche de fonction, il faut éditer le contenu de la mémoire 1 de la
manière suivante:
"InnnZxxxxf" où:
nnn
xxxx
f
est le mot de passe d’utilisateur
la fonction de gestion (p. ex., f=1 pour écouter des messages)
Note:
Par défaut, les téléphones Office 25, 35 et 45 commutent automatiquement en mode transparent/DTMF après libération de la communication.
La commande de fonction "Z" peut donc être omise.
Exemple 3
Consulter les messages d'une boîte vocale de tiers ou virtuelle
4. Choisir "Touche de numéro" avec la touche fox et confirmer avec "Ok"
5. Choisir l'emplacement de mémoire désiré avec la touche fox
6. Entrer les commandes de fonction suivantes:
"InnnZNP9Pfmmmxxxx" où:
nnn
9
f
mmm
xxxx
Passage au menu principal de la "commutation automatisée"
Caractères de numérotation DTMF pour écouter des messages dans
le menu principal
Numéro de la boîte vocale de tiers ou virtuelle
Mot de passe de la boîte vocale de tiers ou virtuelle
Pour activer la fonction, insérez en préparation de la numérotation le mot de
passe d’utilisateur de votre boîte vocale et appuyez sur la touche correspondante.
14
Conseil:
Pour mémoriser également le mot de passe de votre boîte vocale sur la
touche de numéro, il faut éditer en conséquence le contenu de la
mémoire. (Voir conseils sous les exemples 1 et 2)
Note:
Si vous configurez cette fonction sur une touche d'un téléphone n'ayant
pas sa propre boîte vocale, vous aboutissez directement au menu principal de la "commutation automatisée".
15
16
Sous réserve de possibilités de livraison et de modifications techniques.
L’étendue de prestations dépend du logiciel.
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No d’ordre: 20322316
No de document: 20322316fr_ba_000_b0

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