Gros plan sur l`office managem

Pro-Services
Gros plan sur l’office managem
Cette année 2008 a été
le théâtre d’importantes
fusions dans le domaine
de l’office management
mais aussi le décor de
petites révolutions
numériques. Regards
croisés de deux
spécialistes du document
management et
de la numérisation…
À l’ère de la numérisation, le secteur du document
management a d’importants défis à relever.
A
ctualité oblige, la question de
la crise financière s’invite
aujourd’hui dans toutes les discussions. Mais pour Thierry Benoît,
Operations Manager chez eXbo, l’une
des trois filiales de document management de la Poste, cette fameuse crise
aurait presque un effet bénéfique pour
le secteur du document management.
« En réalité, explique le spécialiste,
notre secteur représente des économies
potentielles pour les entreprises. Vu le
contexte actuel et les difficultés économiques qui en découlent, les entreprises
arrivent chez nous avec des demandes
concrètes de rationalisation de la gestion
de leurs documents. »
“Pour notre secteur, la crise a presque
un effet positif car nos services sont
synonymes de rationalisation et d’économies”
Thierry Benoît, Operations Manager chez EXBO.
André Rooms, responsable des relations publiques chez MERAK, entreprise spécialisée dans le secteur de la
numérisation et du document management, se réjouit également des bons
résultats de l’année écoulée : « En 2008,
nous avons atteint une nouvelle étape
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Profacility Guide 2009
dans notre capacité de scanning. Nous
en sommes actuellement à 250.000
documents par jour ! Cette grande capacité nous a permis de mener à bien
deux projets de grande ampleur. D’une
part, Deminor nous a confié la mission
de numériser les dossiers de ses clients
dans l’affaire Lernout & Hauspie, avec
pour objectif de pouvoir les consulter
depuis le tribunal et de présenter rapidement les documents originaux. Un
autre de nos clients nous a demandé
d’inventorier et de conserver 110 tonnes
d’archives, dont 70 tonnes de dossiers,
en huit semaines seulement. »
Une concurrence plus rude
Même si eXbo et Merak affichent toutes
deux un bilan satisfaisant pour l’année
2008, nos interlocuteurs constatent tous
deux que la concurrence se fait plus
âpre dans le secteur. Thierry Benoît
d’eXbo estime devoir faire face à des
concurrents très sérieux : « En réalité, le
secteur se compose de trois grands types
de sociétés : les sociétés commerciales
telles que la nôtre, les sociétés dites
sociales qui travaillent, par exemple,
en ateliers protégés, et enfin de sociétés
de nearshoring et d’offshoring. Ces dernières proposent des services de scanning et/ou de validation mais via des
Office Management
ment
André Rooms : « Cette activité demande de l’investissement
Thierry Benoît est devenu Operations Manager chez eXbo
de la spécialisation pour pouvoir assurer qualité et continuité. » après une vaste opération de numérisation réussie à La Poste.
pays étrangers tels que le Maroc, les
anciens pays de l’Est ou Madagascar, par
exemple. Vu les différences de législation, ces sociétés peuvent pratiquer des
tarifs extrêmement bas. Heureusement,
comme notre core business est celui
des documents récurrents, notre proximité vis-à-vis des clients reste un atout
important qui joue en notre faveur. »
André Rooms, de son côté, remarque
que quelques acteurs du secteur ont
disparu : « Peut-être ont-ils réalisé que
cette activité demande de l’investissement de la spécialisation pour pouvoir
assurer qualité et continuité. Dans cet
ordre d’idée, nous avons tenu, chez
Merak, à faire les efforts nécessaires
pour obtenir une certification ISO / IEC
27001:2005. Nous déplorons, chez
Merak, la tendance à négliger la qualité pour proposer de meilleurs prix. »
Les défis de demain
À l’ère de la numérisation, le secteur du
document management a d’importants
défis à relever. Chez eXbo, c’est la
« Digital Mailroom » qui retiendra toute
l’attention dès janvier 2009. Thierry
Benoît revient pour nous sur ce projet
de grande ampleur : « Dès le début de
l’année prochaine, nous allons mettre
sur place la Digital Mailroom, la version
Un projet ambitieux pour le SPF Sécurité Sociale
Le projet NoVo Record initié en 2008 par le SPF Sécurité Sociale fait partie
d’un vaste projet NoVo visant à faire du SPF une organisation plus attrayante
et à améliorer la fluidité du travail de tous les collaborateurs. NoVo Record est
un projet de gestion dynamique des archives – couplé d’ailleurs à un projet de
dynamic office. Une première phase d’analyse et de ventilation des archives a
déjà permis de réduire celles-ci de 60% environ. Ensuite, des responsables
ont été désignés pour les documents qui ont par la suite été placés dans
des boîtes munies de codes-barres et déplacés vers les archives
semi-dynamiques. Le résultat ? Une meilleure gestion de l’espace et des
documents mais aussi, quelques cinq millions d’euros d’économies par an !
numérique de la Mailroom physique
que nous proposons déjà à nos clients.
Ce projet sera lancé avec quelques
clients-pilotes mais notre volonté et de
faire évoluer les mentalités et de
généraliser l’utilisation des Digital
Mailrooms. Il reste, pour cela, du chemin à parcourir car les documents
papier restent omniprésents chez de
nombreux acteurs du monde de l’entreprise. Les grandes entreprises énergétiques, par exemple, doivent, depuis
la libéralisation, répondre à des obligations par rapport à leurs clients et à
d’éventuels clients sociaux. Les recommandés restent donc très utilisés et l’objectif, ici encore, est de les numériser
également pour les inclure totalement
dans le principe du facteur numérique ».
Chez Merak, on voit l’avenir placé sous
le signe de la sécurisation : « Fournir la
preuve de l’authenticité des documents
numérisés prend de plus en plus d’importance. Nous allons donc travailler
à évoluer encore dans ce domaine. Tout
notre secteur, d’ailleurs, est en constante évolution, à l’image du hardware et
du software nécessaires à la numérisation et à l’indexation des documents. »
Stéphanie KOPLOWICZ I
Profacility Guide 2009
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