Partager des fichiers

Partager des fichiers
C
omme la plupart des entreprises,
vous avez sans doute déjà eu besoin
de partager des fichiers : avec un
collaborateur sans lui donner accès à votre
ordinateur, avec un client pour essayer de
contourner la limite de poids de fichier de
sa messagerie, pour travailler à distance
sur des dossiers laissés sur l’ordinateur de
l’entreprise.
A QUOI ÇA SERT ?
Travailler à plusieurs sur un même fichier
Dès lors que vous disposez d’au moins deux
ordinateurs dans l’entreprise, vous pouvez avoir
besoin de partager des fichiers. Ce système permet
à plusieurs personnes d’accéder à certains fichiers
en fonction des droits attribués à chacun.
Envoyer un fichier volumineux
Les messageries empêchent souvent l’envoi de fichier
supérieur à 10 Mo (voire 2 Mo). Grâce au partage de fichier,
vous n’êtes plus limité par le poids de vos documents,
images, vidéos, pièces CAO
Accéder à distance à des fichiers
Certaines solutions de partage de fichiers permettent
d’accéder à un ensemble de fichiers de n’importe quel
ordinateur connecté à Internet de manière sécurisée.
COMMENT FAIRE ?
Partager des fichiers en interne
Le réseau informatique
Il s’agit de relier informatiquement les
ordinateurs de l’entreprise à un « serveur ».
Celui-ci stocke tous les fichiers de
l’entreprise. On peut créer un espace
commun pour le partage de fichiers
et des espaces privés pour chaque
collaborateur.
Le réseau informatique permet
également de partager des périphériques
comme des imprimantes.
Les services de partage en ligne
De nombreux services proposent
de stocker des fichiers sur Internet
et de donner un accès à certaines
personnes. La plupart des sites gratuits
restreignent leur service en limitant le
volume de fichiers stockés ou le nombre
d’utilisateurs. La continuité de services
n’est par ailleurs pas toujours garantie.
Les offres professionnelles sont en
général facturées mensuellement.
Elles permettent de stocker plusieurs
giga-octets de fichiers et de créer des
espaces privatifs pour les utilisateurs, y
compris extérieurs à l’entreprise (clients,
fournisseurs). Ceux-ci accèdent au
service de partage de fichiers grâce à
des identifiants personnels (login et mot
de passe).
Partager des fichiers avec des
clients ou des fournisseurs
Les sites d’envoi de fichier
L’accès à ces services ne demande
pas nécessairement de s’identifier sur
le site. Il suffit de fournir le fichier à
partager et les adresses mail du (ou
des) destinataire(s) à qui le fichier doit
être adressé. Le site se charge de leur
envoyer un lien hypertexte permettant
de télécharger le fichier.
Si la taille du fichier déposé et la durée
de stockage sont souvent limitées, ces
sites offrent néanmoins des volumes de
stockage importants (jusqu’à 10 Go).
Le serveur FTP
Il s’agit de créer un espace sur le serveur
de l’entreprise qui sera accessible par
Internet. Cet accès est généralement
protégé par un identifiant et un mot de
passe. Si l’entreprise possède un site
web, elle peut demander à son hébergeur
de lui créer un espace pour échanger des
fichiers en FTP.
Il est possible de donner accès à tout
ou partie du FTP à un tiers (client,
fournisseur, expert comptable…)
AVANT DE SE LANCER
Définir ses besoins
Avant de choisir une solution, évaluez le volume de fichiers que vous
souhaiteriez partager ainsi que le nombre et le type d’utilisateurs
(interne / tiers) auxquels vous souhaitez donner un accès.
Faire le tri dans les
fichiers
Profitez de ce nouveau
projet pour faire le tri dans
vos dossiers informatiques.
Archivez sur un support de
sauvegarde les fichiers dont
vous n’avez plus besoin.
Etablir des règles de partage des
fichiers
Etablissez des règles à propos de
l’arborescence, de la charte de nommage,
de la gestion des droits d’accès, du type de
fichiers stockés sur les différents supports.
Si vous choisissez une solution en ligne
(FTP ou partage de fichiers), vérifiez l’accès
réseau des différents utilisateurs.
Les pièges à éviter
Négliger la sécurité
CONTACT
CCI du Doubs
Nicolas Montagnon
[email protected]
03 81 25 26 50
Si votre partage de fichiers est mal défini ou utilise des
sites douteux, vous risquez de mettre en danger toutes
vos informations. Si votre système est ouvert, un pirate
informatique pourrait s’en servir pour vous attaquer ou attaquer
une autre entreprise.
Par ailleurs, contrôlez les accès, même pour les salariés de
l’entreprise, et vérifiez que chaque utilisateur n’a accès qu’aux
données qui le concernent.
Vouloir tout faire seul
Si vous souhaitez mettre en place un réseau informatique ou
un FTP, demandez conseil à un professionnel de l’informatique.
Vous éviterez ainsi de provoquer des dysfonctionnements ou de
rendre votre système vulnérable aux attaques informatiques.
Pensez également à impliquer l’ensemble des salariés dans
l’organisation des dossiers.
Conception : Communication - CCI du Doubs - Mai 2014