L ordre fait gagner du temps des nerfs et de l argent

L'ordre fait gagner du temps, des nerfs et de l'argent
Toute cette paperasserie! Contrat de travail, polices d'assurance, documents fiscaux, sans compter
tous les justificatifs de factures! Que faire de tout cela? Et combien de temps doit-on les conserver?
Souvent, des cartons ou tiroirs font office de classeur, ce qui complique la recherche d'un justificatif
ou d'un document particulier. On perd beaucoup de temps et les nerfs sont parfois mis à rude
épreuve.
Mais comment éviter cela? Quand on veut faire de l'ordre, on doit d'abord faire du classement et
donc classer ses documents. Et la meilleure méthode est d'utiliser des classeurs et registres rangés
par thèmes.
Le bon moment pour commencer un système de classement est le début de la formation
professionnelle. Avant le début de l'apprentissage, on se procure un classeur avec un registre
comportant différentes rubriques.
Voici un exemple de classement:
Bulletins de salaire / contrat d'apprentissage / certificats
Justificatifs bancaires: compte de salaire
Justificatifs bancaires: compte d'épargne
Caisse maladie: primes mensuelles / réduction de prime / factures de médecin
Dentiste / opticien
Téléphone portable
Frais de transport: abonnement / vélo / roller
Sport / adhésions / revues / divers
Impôts
Certificat AVS / déclaration de résidence principale
Certificats de garantie / reçus
Astuces:
Les factures non payées doivent être regroupées de façon bien visible en début
de classeur ou dans un casier séparé sur le bureau
Régler les factures 1x par mois en l'absence d'ordre de virement permanent!
Classer immédiatement après avoir payé!
En fonction de la situation, d'autres classeurs seront nécessaires. Lorsqu'on emménage dans
son propre appartement, le contrat de location (ainsi que les documents de caution), les charges
locatives, l'énergie, Internet/TV/Billag, etc. viendront se greffer en plus.
Le système parfait ou le classement parfait n'existe pas. L'important est d’établir son propre
système, qui permet de retrouver rapidement un justificatif recherché (document, facture, police
d'assurance, certificat de garantie).
Mais il existe toutefois un classement éprouvé:
Profession / Formation initiale et continue (dossiers de candidature / certificats intermédiaires /
bulletins de salaire)
Finances (compte privé / compte d'épargne, etc.)
Assurances / Prévoyance (caisse maladie / assurance habitation et responsabilité civile privée /
3ème pilier, etc.)
Habitation (paiement du loyer / contrat de location / frais de chauffage / eau / électricité / ménage /
etc.)
Mobilité (abonnements transports publics/ vélo / roller / moto / voiture)
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Communication (TV / Billag / téléphone / portable / Internet / ordinateur)
Divers (sport / adhésions / loisirs / journaux / revues / vacances)
Impôts (impôt fédéral, impôt communal, impôt ecclésiastique / impôt fédéral direct / taxe pompiers
/ taxe militaire)
Les certificats de garantie des achats (appareils ménagers, ordinateurs, etc.) seront de préférence
conservés avec le justificatif d'achat et la quittance d'achat dans le registre correspondant.
Dans le cas de justificatifs qui peuvent être classés dans différents classeurs, comme p. ex.
l'assurance automobile, on doit se demander dans quel classeur (assurances ou mobilité?) on
chercherait d’emblée ces documents.
Astuce:
Un sommaire clair dans chaque classeur facilite la recherche des documents.
Pour les documents administratifs, on prévoira un classeur séparé ou un classeur de documents
spécial avec des pochettes transparentes de grand format.
Il s'agit en l'occurrence des documents administratifs suivants:
- Acte de naissance / déclaration de résidence principale
- Diplômes (écoles / formation)
- Certificat AVS / livret de service
- Acte de mariage / livret de famille
- Testament / disposition de fin de vie
Mais on se demande toujours quelle doit être la durée de conservation des différents
justificatifs. L'experte juridique Doris Slongo a répondu à cette question en décembre 2010 dans
l'émission de radio Espresso sur DRS 1:
« Il est important de se demander si un justificatif peut encore une fois servir à prouver quelque
chose plus tard. »
« Les justificatifs fiscaux doivent être conservés jusqu'à ce que l'assiette de l'impôt soit définitivement
établie.Cela peut durer 15 ans. Les justificatifs de paiement des impôts peuvent être détruits cinq ans
après l'exigibilité juridique des impôts. »
Les délais de prescription ne sont pas réglementés de manière homogène. La plupart des justificatifs
(tels que les bulletins de salaire, les loyers, les primes d'assurance) devraient être conservés cinq
ans. Les bons-cadeaux à durée indéterminée sont périmés après dix ans et les actes de défaut de
bien, après vingt ans.
Certains documents spéciaux importants à long terme doivent être conservés ad vitam aeternam: les
actes, les extraits bancaires au moment du mariage, les documents concernant la propriété d'un
logement, les certificats des caisses de retraite, les documents relatifs aux héritages, etc.
Le manque de temps est le plus souvent la raison principale du désordre. Il est vrai que faire de
l'ordre prend du temps. Mais chercher aussi! Un bon système de classement permet de conserver
une vue d'ensemble, car
l'ordre signifie savoir d'emblée où l'on n'a pas besoin de chercher!
Auteure: Monika Göldi-Wehrli, conseillière en budget Nutzwerk Schaffhausen
Janvier 2012
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