Logiciel Référence Gestion des Temps de Présence et Absentéisme

Guide Reference Livre 23
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Logiciel Référence
Gestion des Temps de
Présence et Absentéisme
Note Technique
Génération nouvelle année
Reference - Livre 23
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Guide Reference Livre 23
Table des matières
23.
Génération nouvelle année ................................................................................................ 3
23.1.
Généralités ..................................................................................................................................3
23.2.
Objectif : .....................................................................................................................................3
23.3.
Génération de l’historique pour la nouvelle année : ...............................................................5
23.4.
Préparation de la liste du personnel pour la génération du planning :.................................7
23.5.
Génération du planning pour la nouvelle année : ...................................................................9
23.6.
Purge de la base de données REFERENCE : ..........................................................................9
23.7.
Compactage de la base de données :.......................................................................................11
23.8.
Annexe technique :...................................................................................................................12
Reference - Livre 23
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23. Note technique – Génération nouvelle année
23.
23.1.
Génération nouvelle année
Généralités
Les lignes qui suivent fournissent toutes les précisions concernant les opérations
annuelles de maintenance à exécuter dans la suite logicielle REFERENCE.
23.2.
Objectif :
La base de données de REFERENCE doit être initialisée chaque année afin de mémoriser
l’historique des pointages et le planning prévisionnel.
Il n’est pas nécessaire de générer l’historique pour plusieurs années futures. En effet, la
génération d’une nouvelle année, génère des enregistrements supplémentaires dans la
base de données et par conséquent augmente sa taille.
Cette procédure « Opération Annuelle de Maintenance », elle doit être réalisée en
totalité.
1) Génération de l’historique et du planning prévisionnel
2) Purge des anciennes données des années précédentes
3) Réparation et compactage de la base de données
Taille de la base vierge et initialisée :
Nb de fiches
Historique généré
100 personnes
2 ans
Taille
50 méga-octets
Evolution de la taille de la base de données REFERENCE :
Nb de fiches
Historique généré
Taille
50 personnes
1 an
+ 13 méga-octets
100 personnes
1 an
+ 25 méga-octets
200 personnes
1 an
+ 50 méga-octets
La règle d’évolution est la suivante : + 0,25 méga-octets / personne / année
Attention, cette règle n’intègre pas le volume des absences saisies.
Il est conseillé d’exécuter cette procédure avant la date « Alerte Historique » paramétrée,
de manière à exécuter la procédure en totalité. En effet, en cas d’utilisation en réseau, en
mode multi-utilisateurs, cet écran apparaîtra sur le poste qui, le premier, lancera le
logiciel REFERENCE lorsque la date du jour sera égale ou supérieure à la date « Alerte
Historique », et cet utilisateur risque de ne pas effectuer en totalité la procédure.
Attention, avant d’exécuter cette procédure, il est conseillé d’effectuer une sauvegarde
de la base de données RefData.mdb.
Comment savoir si l’historique est bien généré pour la nouvelle année ?
Dans l’historique mensuel, on sélectionne la date du 31/12/2010 par exemple :
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23. Note technique – Génération nouvelle année
Dates de la
nouvelle année.
Si les dates du début de l’année suivante apparaissent, cela indique que la nouvelle année
est bien générée.
Dans l’historique mensuel, on sélectionne la date du 31/12/2011 par exemple :
Si les dates du début de l’année suivante n’apparaissent pas, cela indique que la nouvelle
année n’est pas générée. Dans ce cas il est nécessaire d’exécuter la procédure décrite dans
ce document sinon les pointages et saisies des absences ne seront pas mémorisés.
Dans l’exemple ci-dessus, l’historique est généré jusqu’au 31/12/2011.
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23. Note technique – Génération nouvelle année
Quand le logiciel prévient-il de la nécessité de générer le nouvel historique ?
Dans l’écran « Paramètres généraux » :
La date indiquée dans la zone « Alerte Historique »
Il est conseillé de positionner cette date au minimum 6 mois avant la fin de l’année.
La date correspond toujours à la date de la prochaine « alerte ». Cette date est définie à
l’installation du logiciel, elle est incrémentée automatiquement après chaque génération de
nouvelle période.
23.3.
Génération de l’historique pour la nouvelle année :
Après le lancement du programme REFERENCE,
Après l’écran de saisie du login et mot de passe,
Lorsque la date programmée « Alerte Historique » pour générer une nouvelle année correspond
à la date du jour (ou est inférieure), l’écran suivant apparaît :
Cet écran propose de générer l’année suivante, pour permettre la saisie d’absences
prévisionnelles. En effet, la saisie d’absences prévisionnelles sur l’année suivante ne sera pas
autorisée si la génération de l’année n’est pas effectuée.
Attention, en cas d’utilisation en réseau, en mode multi-utilisateurs, cet écran apparaîtra sur le
poste qui, le premier, lancera le logiciel REFERENCE.
Il est possible et autorisé de ne pas confirmer la génération de la nouvelle année, dans ce cas, cet
écran réapparaîtra lors du prochain lancement de REFERENCE, et cela tant que la génération ne
sera pas effectuée.
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23. Note technique – Génération nouvelle année
Pour exécuter manuellement la procédure, il suffit de cliquer sur le bouton « Génération
Historique » dans l’écran « Paramètres Généraux » :
Attention, la date proposée dans cet écran ne doit en aucun cas être modifiée. Si par hasard celleci était modifiée, il conviendrait de sélectionner la date du 31 décembre de la nouvelle année à
générer. Le bouton à droite de l’année permet d’afficher le calendrier pour sélectionner la date.
Après confirmation de la génération de l’historique de la nouvelle année (par le bouton vert),
l’écran affiche les N° des fiches générées ainsi que les dates.
Après génération complète de l’historique, un nouvel écran apparaît pour proposer la génération
du planning pour la nouvelle année.
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23. Note technique – Génération nouvelle année
Attention, le nouvel écran apparaît seulement lorsque la procédure a été déclenchée
automatiquement, en cas de déclenchement manuel, il sera nécessaire de cliquer sur le bouton
« Génération Planning » dans l’écran des « Paramètres Généraux » :
23.4.
Préparation de la
génération du planning :
liste du personnel
pour
la
Cet écran affiche la liste du personnel, les informations situées, en haut et à droite de cet écran
sont utilisées pour des opérations de maintenance (à effectuer uniquement avec notre assistance).
Important : bien vérifier les dates indiquées dans la section « Les Dates de Planification » :
Les dates doivent correspondre aux dates de la nouvelle période générée.
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23. Note technique – Génération nouvelle année
. Par défaut, l’ensemble du personnel est sélectionné (case cochée), ne rien modifier dans
cette liste.
. Faire un clic droit dans la liste du personnel. Un sous-menu apparaît et propose les
options d’exécution :
Cliquer sur « Générer pour tous à partir du planning précédent ».
Après sélection de la fonction, un écran de confirmation apparaît, cliquer sur Oui pour
confirmer la mise à jour de la liste du personnel afin de préparer la génération du
planning.
Option
cochée
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23. Note technique – Génération nouvelle année
23.5.
Génération du planning pour la nouvelle année :
Après la phase de préparation, cliquer sur le bouton « Génération du planning ». Après la
génération complète, l’écran disparaît et REFERENCE apparaît.
L’opération de génération de la nouvelle année est terminée.
23.6.
Purge de la base de données REFERENCE :
Cette opération permet de supprimer les dates anciennes de la base de données afin
d’optimiser sa taille, les traitements et les éditions.
L’opération de purge des informations est effectuée à l’aide du programme RefPurge.vbs
présent dans le dossier \Reference\.
. Effectuer une copie de la base de données REFDATA.MDB sous un autre nom, par
exemple REFDATA2007AP.MDB (AP pour Avant Purge), pour cela il faut utiliser le
principe du copier/coller.
. Lancer le programme \Reference\RefPurge.vbs
Le programme est un script qui peut être exécuté sur un poste qui dispose du
programme Internet Explorer version 8 mini.
. Saisir la date limite de purge puis valider avec « Ok ».
La date saisie doit l’être sous la forme JJ/MM/AAAA
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23. Note technique – Génération nouvelle année
Phase ultime de confirmation avec suppression définitive des données dans la
base. Attention, la durée de l’opération de purge peut être importante.
. Les tables concernées par la purge sont les suivantes :
Tables
Liste des contrats du personnel
Historique des accès
Historique des Mvts réels
Historique des Mvts reels Suivi d’Activités
Historique Gestion des Temps
Historique des Evénements
Historique des Activités
Historique des réservations d’absences RefCP
Condition de purge
ContratPers where FIN < DatePurge
HistoAcces where JOUR < DatePurge
HistoMvt where JOUR < DatePurge
HistoMvtSA where JOUR < DatePurge
Historique where JOUR < DatePurge
HistoriqueEve where JOUR < DatePurge
HistoSA where JOUR < DatePurge
Reservations where FIN < DatePurge
. Le script de purge est exécuté en arrière tâche et sans compte rendu intermédiaire
à l’écran sur la progression. Après l’opération de purge, le message d’avertissement
suivant apparaît :
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23. Note technique – Génération nouvelle année
23.7.
Compactage de la base de données :
Cette opération permet d’optimiser la taille de la base de données après l’opération de purge
en effaçant définitivement les enregistrements supprimés.
A partir de l’explorateur Windows, lancer le programme ExMaint2000.EXE situé en
général dans le dossier c:\Reference\
Attention, avant d’effectuer ces opérations, il convient de s’assurer que :
.TOUS les utilisateurs aient bien quitté le logiciel REFERENCE.
. Le programme Temps Réel soit stoppé (RefComm.exe)
. Aucune édition en cours.
En effet, l’opération de « Réparation et Compactage » nécessite l’exclusivité de
connexion à la base de données.
Sélection de
la base de
données
. Sélectionnez la base de données à compacter, à l’aide du bouton de sélection
. Cliquez sur le bouton « Réparer et Compacter ».
. Si un programme est encore connecté à la base de données RefData.mdb,
le message d’avertissement suivant apparaît :
. Lorsque l’opération démarre, le message « Compactage en cours » est affiché
dans le bas de la fenêtre et le curseur souris affiche le « sablier ».
. Attention, en fonction de la taille de la base de données, l’opération peut prendre
plusieurs minutes. Ne pas interrompre le déroulement de l’opération au risque de
rendre la base inexploitable.
. Attention, la taille disponible sur le disque dur doit être au minimum égale à 4
fois la taille de la base de données RefData.mdb.
. Lorsque le message en bas de l’écran disparaît et lorsque le curseur souris
n’indique plus le « sablier », cliquez sur la croix pour quitter le programme.
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23. Note technique – Génération nouvelle année
23.8.
Annexe technique :
Dans l’écran de génération du planning, deux autres options sont proposées :
Explication de l’option « Générer pour tous à partir du cycle de la fiche du
personne » :
Cette option génère le planning à partir de la date de début du cycle défini dans
la fiche du personnel. Attention, cette opération effacera toutes les modifications
de planning effectuées ponctuellement pour une ou plusieurs journées.
Explication de l’option « Générer pour tous à partir du cycle d’un autre cycle » :
Cette option génère le planning à partir des informations sélectionnées sur la
droite de l’écran.
Cette fonction est utilisable uniquement sous assistance technique.
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