Chef de projet GED et usages numériques

REPERTOIRE DES METIERS
CHEF DE PROJET
GED ET USAGES NUMERIQUES
(H/F)
COMMUNAUTE
D’AGGLOMERATION
DU PAYS DE FLERS
DIRECTION GENERALE
A recruter
AGENT
IDENTIFICATION
FICHE DE POSTE
29/04/2014
Direction/Service
Direction générale mutualisée entre de la Ville de Flers et la Communauté d’Agglomération du
Pays de Flers
Cadre d'emplois
catégorie A : attaché de conservation (spécialité archives) ou ingénieur territorial
Cadre responsable
Directeur général des services et le Directeur des systèmes d’informations par délégation
Relations
fonctionnelles
La Direction générale
Collaboration étroite avec la Direction des systèmes d’informations (DSI) et la Direction culture
et plus particulièrement avec les Archives du Pays de Flers (APF)
Le comité de direction (CODIR)
Intervention transversale auprès de tous les services municipaux et communautaires,
Les prestataires et les fournisseurs extérieurs
Lieu de travail
CAPF – 41 Rue de la Boule – 61100 FLERS
Temps de travail
Cycle de travail
Sujétions
Temps complet- Cycle hebdomadaire du lundi au vendredi (36 heures sur 4 jours et demi ou
37 heures 30 sur 5 jours)
Horaires indicatifs – Disponibilité requise.
Participation éventuelle à des réunions hors cycle de travail (internes – externes)
Conditions d’exercice Activité à forte dimension humaine, relationnelle et technique
Références Document
Unique Evaluation
Risques
En cours d’élaboration
DEFINITION
Le Chef de projet GED et usages numériques définit et assure la mise en œuvre de la stratégie autour du
développement de la dématérialisation et des usages du numérique de manière mutualisée pour la Ville de Flers
et la Communauté d’Agglomération du Pays de Flers
Il/elle conseille en amont les services et acteurs autour des besoins associés et formule des propositions sur les
plans organisationnels et fonctionnels.
Il/elle pilote, notamment sur le plan fonctionnel et organisationnel, en lien avec la DSI, toutes les actions et
tous les projets menés autour de ces thématiques, depuis leur conception et jusqu’après leur déploiement, en
relation étroite avec les services et acteurs concernés, et rend compte de leur avancement auprès de la
direction générale.
En particulier, il/elle pilote et devient le référent principal des projets axés sur la gestion électronique de
documents (GED) et le cycle de vie des informations en lien avec le service des archives. Il/elle est le garant du
service rendu dans ce domaine et de la généralisation du dispositif.
Il/elle évalue et rend compte des usages observés et des points d’amélioration identifiés pour chacun des
dispositifs mis en œuvre.
MISSIONS
ACTIVITES
OPERATIONNELLES
PRINCIPALES
•
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•
1
Participe à la définition d’une
gestion électronique des
documents en collaboration
directe avec la DSI et les
Archives
•
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2
Participe à la mise en œuvre et
à la pérénisation d’une gestion
électronique des documents en
collaboration directe avec la
DSI et les Archives
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•
3
Participe à la définition et à la
mise en œuvre de la stratégie
de développement des usages
numériques, et aux projets
sous-jacents
•
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3
Accompagne les services dans
la conduite du changement
•
•
Participe au diagnostic au sein des différentes directions par l’étude
des activités et situations de travail et l’analyse des productions
documentaires par typologies
Intègre la réflexion relative au support de l’information et à la
méthodologie de la numérisation des documents
Contribue au nommage et à l’indexation des contenus d’une ressource
documentaire (plan de référencement) pour en permettre
l’identification, la recherche et la restitution
Intègre et respecte les dispositions légales, réglementaires et
conventionnelles
Définit le phasage et la planification des outils collaboratifs
Participe à l’analyse des risques et des menaces et hiérarchise les
différents scénarii
Participe à la sécurisation des accès et l’élaboration des droits des
usagers
Rédige les supports d’information et les communique
Réalise un examen précis en termes de qualité, de coûts et de délais
Collabore au développement des nouveaux usages associés à la GED
(intranet, interface métier)
Caractérise, hiérarchise les documents et repère les éléments vitaux,
critiques et confidentiels
Elabore les stratégies de sauvegarde et d'archivage électronique en
fonction du cycle de vie des documents
Contribue à l'élaboration des différents circuits de validation
(workflow)
Met en œuvre les droits d'accès des agents et des différents
partenaires
Définit la mise en œuvre des outils collaboratifs
Intègre au sein des différentes directions les outils nécessaires à la
dématérialisation des documents (LAD, OCR...)
Collabore à la mise en place d’outils de dématérialisation avec les
partenaires institutionnels (Préfecture, Trésors public…)
Participe à la vérification de la fiabilité du contenu et à la cohérence de
fonctionnement des systèmes
Propose des innovations issues d’analyses des retours d’expérience
Participe à l’actualisation des référentiels de gestion dans le cadre des
évolutions réglementaires et normatives
Rencontre les représentants des services pour faire état de la situation
existante et des besoins
Synthétise les orientations proposées auprès de la Direction générale
et propose son assistance dans les choix stratégiques
Définit en concertation les modalités de réalisation de ces projets en
termes d’organisation, de calendrier, de budget…
Contribue en concertation (DSI…), sur le plan fonctionnel, au choix des
outils requis par les projets et des prestataires associés
Assure la relation entre les services, la DSI et les prestataires autour
de la définition des spécifications fonctionnelles
Assure le pilotage opérationnel des projets
Participe à l’optimisation du processus (retour expérience, groupes
testeurs…)
Communique auprès des services et acteurs concernant les
orientations
retenues
et
l’avancement
des
projets
(GED,
dématérialisation…)
Définit et programme les actions de conduite du changement à mener
dans le cadre des différents projets, en lien avec les directions
concernées et la Direction des ressources humaines
Accompagne et/ou forme les utilisateurs aux nouveaux processus
métiers et applications
2
DMRH.CS/LCL-
OPERATIONNELLES
SPECIFIQUES OU OCCASIONNELLES
•
4
Accompagne les usagers à
l’utilisation des nouveaux
services
•
•
Synthétise et présente les projets relatifs au numérique auprès des
élus, sur demande de la Direction générale
Organise des sessions avec un panel d’usagers afin d’effectuer les
tests des applications et services nouveaux proposés
Effectue les synthèses des échanges et remonte les demandes
d’amélioration ou de simplification des nouveaux outils
COMPETENCES
1
SAVOIR
Etre diplômé/e de l’enseignement supérieur (bac+5) dans une spécialité archivistique (record manager)
ou informatique.
ou
Disposer d’une expérience confirmée sur une fonction équivalente.
Permis B (VL)
Connaître le contexte réglementaire, organisationnel et technique et les modalités de mise en œuvre de
la dématérialisation dans les collectivités
S’intéresser au développement des nouvelles technologies et de leurs usages dans le secteur public, les
entreprises et le grand public.
Maîtriser les principes et pratiques associés à la gestion du cycle de vie de l’information et de
l’archivage
2
SAVOIR
FAIRE
Maîtriser les outils bureautiques
Connaître le fonctionnement des outils de gestion électronique de documents et de dématérialisation
Etre en mesure de comprendre les architectures réseaux
Connaitre les règles de sécurité informatique
S’intéresser aux problématiques d’ergonomie et d’accessibilité
Savoir coordonner et superviser la réalisation de projets avec méthode
Etre en capacité de développer des méthodes d’analyse (systémique, fonctionnelle, de risques…)
Etre en mesure de proposer des outils de planification et de suivi
Être en mesure de recenser, d’analyser et de synthétiser un besoin exprimé par un métier
Savoir organiser et animer des groupes de travail et des réunions
Savoir animer une formation
Présenter des dispositions rédactionnelles et de communication
Savoir interpréter les textes juridiques et être en mesure d’en effectuer une veille
3
SAVOIR
ETRE
Respecter les règles d’hygiène et de sécurité
Etre rigoureux/se et organisé/e
Savoir être autonome, tout en rendant compte
Disposer de qualités relationnelles et savoir travailler en équipe
Etre à l’écoute et savoir négocier
Montrer du goût pour les contacts, la communication et l’animation d’équipe
Avoir le sens du dialogue et de la pédagogie
Etre réactif/ve et adaptable aux situations dans un milieu professionnel diversifié
Avoir le sens du service public
Faire preuve de discrétion
Etre disponible
OBSERVATION
La présente fiche n'est qu'un cadre indicatif susceptible d'évolution en fonction des nécessités du service.
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DMRH.CS/LCL-