Fiche de poste secrétariat Bénévoles Télécharger
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FICHE DE POSTE SECRETARIAT (EVENEMENTS FOND/BIATHLON) Nom des volontaires responsables : Françoise RENOU / Licia STARDERO Missions : La secrétaire de compétition est l’intermédiaire entre les équipes et le chef de compétition et supervise le bureau de compétition. L’équipe du bureau de compétition sera sélectionnée par le secrétaire de compétition, en lien avec l’organisateur, et sera composée de membres courtois et parlant les langues. La secrétaire de compétition et son équipe réalisent les missions suivantes : Préparer les réunions des chefs d’équipes (liste de présence, ordre du jour,), installer la salle et assister le chef de compétition pendant la réunion. Communiquer rapidement les résultats au webmaster et à la presse. Editer les listes de départ / gérer la remise des dossards. Proposer une liste pour les préinscriptions des équipes (validées par ces dernières à leur arrivée) Distribuer les invitations pour les réunions, les soirées des chefs d’équipes dans les casiers des équipes. Distribuer les bulletins d’engagement et assurer le suivi des retours. Distribuer les informations, le programme journalier aux équipes. Compiler et éditer immédiatement les résultats sur le stade. Préparer et distribuer le livre des résultats si cela est nécessaire, c.à.d. sur demande express du chef de compétition. Distribuer la météo en anglais et en français, seulement si nous avons un ordinateur. Distribuer les feuilles de contrôles et gérer les fiches d’assignation des cibles. Prendre contact avec le chef de compétition et les chefs de fonction sport. Réaliser un planning en collaboration avec l’organisateur. Organisation : Un bureau de compétition (sur le stade, et éventuellement un à Lanslebourg pour l’arrivée des équipes) Ouverture du bureau de compétition 1h avant les essais de tirs / fermeture 1h après la dernière course (information horaires à distribuer dans les casiers). Compétences : Rigueur et organisation Utilisation de l’outil informatique, si disponible Langue souhaitée : Anglais L’organisateur fournira : Le bulletin d’invitation aux équipes La liste des bénévoles pour la constitution du bureau de compétition -1- La secrétaire de compétition fournira à l’organisateur : Ses besoins en bénévole La liste de matériel Le planning des bénévoles pour la durée des compétitions Remarques/commentaires : Proposition formation Juge National, Le matériel doit être disponible 2 jours avant afin d’éviter de courir après. Besoin bénévoles : 1 secrétaire / 2 assistants + 3 personnes pour Comité de course Besoin matériel : 1 imprimante laser portable, ou dans la photocopieuse (dans ce cas prévoir de la relier à l’ordinateur) 2 photocopieuses perf. (une bâtiment, une stade) 1 photocopieuse pour comité de course 1 PC 1 tél. portable Casiers muraux Boîtes d’archive (1 par course) 1 horloge Décoration Transparents, spirales, cartons pour dernière page de couverture des dossiers Epingles à nourrices Crayons Stylos Surligneur Marqueur Agrafeuse 2 grosses minimum + 1 agrafeuse bois pour résultats 2 panneaux bois pour résultats Elastiques larges Sacs papier HMV pour ranger dossards Gommes Rouleau scotch normal et rouleau scotch brun Prévoir un emplacement pour donner listes départ Dossards techniques : secrétariat, stade, presse… Mobilier : Tables et chaises, 2 poubelles ou grands sacs poubelle. -2-